Ciao a tutti, ho già trovato diverse articoli sui hackathon: perché le persone partecipano, cosa funziona e cosa no. Potrebbe essere interessante per le persone sentire degli hackathon da un'altra prospettiva: quella dell'organizzatore. Si prega di notare che si parla della Gran Bretagna; gli organizzatori dalla Russia potrebbero avere un'opinione leggermente diversa al riguardo.
Un breve background: sono uno studente del terzo anno dell'Imperial College di Londra, programmatore, vivo qui da sette anni (la qualità del testo in russo potrebbe aver risentito), ho partecipato a sei hackathon, incluso quello di cui parlerò ora. Tutti gli eventi sono stati da me visitati personalmente, quindi c'è un po' di soggettività. A proposito dell'hackathon di cui parlo, sono stato partecipante due volte e organizzatore una volta. Si chiama IC Hack, creato da un team di studenti-volontari e ha assorbito 70-80 ore del mio tempo libero quest'anno. e alcune foto.
Gli hackathon sono solitamente organizzati da aziende (il cui dimensione non influisce) o università. Nel primo caso, ci sono meno questioni organizzative da affrontare. Gli sponsor sono forniti dalla stessa azienda, di solito viene assunta un'agenzia per organizzare l'evento (a volte i dipendenti stessi si occupano completamente dell'organizzazione); la giuria è composta da dipendenti e spesso viene fornito un tema sul quale si propone di realizzare un progetto. La situazione è molto diversa per gli hackathon universitari, che si suddividono in due categorie. La prima è interessante per piccole università con poca esperienza nello svolgere tali eventi. Sono organizzati tramite MLH (Major League Hacking), che si assume la responsabilità della quasi totalità del processo.
È MLH che si occupa di sponsorizzare, ricoprire gran parte dei posti in giuria e insegnare agli studenti come condurre hackathon nel processo. Esempi di tali eventi possono essere HackCity, Royal Hackaway e altri. Il principale vantaggio è la stabilità. Tutti gli hackathon organizzati in questo modo sono molto simili tra loro, seguono un unico scenario, hanno sponsor simili e non richiedono una preparazione particolare da parte degli studenti che organizzano questi eventi. Gli svantaggi sono evidenti: gli eventi non si distinguono molto l'uno dall’altro, persino nelle categorie dei premi. Un altro svantaggio è la limitata dimensione del finanziamento (dal sito ufficiale di Royal Hackaway 2018 si può vedere che lo sponsor d’oro porta loro 1500 GBP) e una scelta piuttosto scarsa di “swag” (merchandise gratuito fornito dalle aziende sponsor). Dalla mia esperienza, posso dire che questi eventi non sono molto grandi, sono amichevoli per i principianti e quasi sempre puoi trovare biglietti (ci ho pensato per tre giorni, ma nemmeno la metà dei biglietti era venduta) e hanno spesso team concorrenti molto simili (70-80% di tutti i progetti sono legati alle applicazioni web). Quindi, ai team “hipster” non è molto difficile emergere tra loro.
P.S. I biglietti sono quasi sempre gratuiti; vendere biglietti per un hackathon è considerato una cattiva prassi.
Ora che ho brevemente parlato delle alternative, torniamo al tema principale del post: hackathon organizzati da studenti-entiusiasti indipendenti. Prima di tutto, chi sono questi studenti e qual è il vantaggio nell'organizzare un evento del genere? La maggior parte di loro sono frequentatori abituali di hackathon, sanno cosa funziona bene e cosa no, e desiderano un hackathon con un'esperienza perfetta per i partecipanti. Il principale vantaggio qui è l'esperienza, inclusa la partecipazione personale/vittoria in altri hackathon. L'età e l'esperienza variano dal primo anno di laurea al terzo anno di dottorato. Le facoltà sono diverse: ci sono biochimici, ma per lo più si tratta di studenti programmatori. Nel nostro caso, la squadra ufficiale contava 20 persone, ma in realtà avevamo altre 20-25 volontari che aiutavano con piccoli compiti quando possibile. Ora, una domanda più interessante: come si riesce a organizzare un evento di dimensioni comparabili agli hackathon organizzati dai giganti dell'industria (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London - sono alcuni degli hackathon a cui ho partecipato personalmente, e lì è stata svolta un'enorme quantità di lavoro organizzativo)?
Iniziamo con il primo problema ovvio: il budget. Un piccolo spoiler: organizzare eventi del genere anche nel proprio università (dove l'affitto è basso/o inesistente) può facilmente costare 50.000 GBP e trovare tale somma è molto difficile. La principale fonte di finanziamento sono gli sponsor. Possono essere interni (altre comunità universitarie che desiderano pubblicità e attirare nuovi membri) o aziendali. Il processo con gli sponsor interni è piuttosto semplice: conoscenti, professori e tutor che si occupano dell'amministrazione di queste comunità. Purtroppo, il loro budget è limitato e in alcuni casi offre servizi (ottenere snack nel loro armadio, prestare una stampante 3D, ecc.) invece di denaro. Quindi si spera nel patrocinio aziendale. Qual è il vantaggio per le aziende? Perché vogliono investire denaro in questo evento? Assumere nuovi talenti promettenti. Nel nostro caso, 420 partecipanti, che è un record per il Regno Unito. Di questi, il 75% sono studenti del Imperial College (attualmente l'università numero 8 nella classifica mondiale).
Molte aziende praticano tirocini estivi / annuali per studenti e questa è un'ottima opportunità per trovare persone che hanno già esperienza e desiderio di lavorare in questo settore. Come ha detto il nostro presidente: perché pagare ai reclutatori 8.000 GBP per 2-3 potenziali candidati, quando possiamo pagare 2.000 a noi per 20 nuovi candidati direttamente? Le tariffe dipendono dalle dimensioni dell'hackathon, dalla reputazione degli organizzatori e da molti altri fattori. I nostri partono da 1.000 GBP per piccole startup e arrivano fino a 10.000 GBP per lo sponsor principale. Cosa ottengono esattamente gli sponsor dipende da quanto sono disposti a offrire: gli sponsor bronzo riceveranno il logo sul sito, la possibilità di parlare all'apertura, l'accesso ai curricoli di tutti i partecipanti e la possibilità di inviarci i loro prodotti da distribuire ai partecipanti. Tutti i livelli a partire dal livello argento danno la possibilità di inviare i propri ingegneri per reclutare direttamente sul campo, creare una categoria di premi personalizzata e un workshop per i partecipanti come bonus a tutti i vantaggi bronzo. Dalla mia esperienza personale, posso dire che una delle aziende di livello argento ha reclutato 3 persone (2 per l'estate e una per una posizione permanente) proprio durante l'hackathon, e non ho nemmeno contato quante altre potrebbero aver assunto dopo l'invio finale. Creare una categoria di premi personalizzata consente di trovare coloro che realizzano progetti simili ai prodotti dell'azienda. O vedere chi risponde alla domanda aperta in modo più creativo (Most Ethical Hack powered by Visa, ad esempio). Dipende dall'azienda. Ogni anno raccogliamo 15-20 sponsor, tra cui Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg e altri. Lavoriamo con tutti: dalle startup ai giganti dell'industria, la regola principale è il profitto per i nostri studenti. Se dobbiamo rifiutare uno sponsor perché i nostri studenti hanno lasciato recensioni non positive sulla loro esperienza lavorativa/stage in quell'azienda, probabilmente rinunceremo.
Come troviamo gli sponsor? Questo è un processo degno di un piccolo articolo, ma ecco un breve algoritmo: trova un reclutatore su LinkedIn / trova una persona con un contatto in questa azienda; concorda con il comitato degli organizzatori quanto sia grande l'azienda, quanto sia buona la sua reputazione (cerchiamo di non collaborare con chi ha una reputazione negativa tra gli studenti, sia per il trattamento degli stagisti che per tentativi di risparmiare sui loro salari) e chi sarà il principale punto di contatto. Successivamente seguono lunghi dibattiti su quanto questa azienda può offrirci e viene inviata loro un'offerta commerciale. Abbiamo un sistema di sponsorizzazione molto flessibile e quindi le trattative possono prolungarsi a lungo: lo sponsor deve capire per cosa sta pagando e quindi ci riserviamo il diritto di aggiungere/rimuovere alcuni elementi dalla proposta, se lo sponsor ritiene che non apporteranno un profitto significativo per l'azienda. Dopo le trattative, concordiamo l'importo con l'università, firmiamo il contratto e li invitiamo a un incontro con gli organizzatori per discutere cosa desiderano ottenere dall'evento e come vogliono promuoversi agli studenti. Ci sono casi in cui le aziende hanno pagato meno di 3.000 GBP e hanno ottenuto una dozzina di potenziali lavoratori per un'assunzione a tempo pieno dopo la laurea.
A cosa ci servono questi soldi? Siamo diventati avari a chiedere 3000 per la sponsorizzazione? In realtà, si tratta di una somma piuttosto modesta per un evento del genere. Questi fondi sono necessari per una grande varietà di cose indispensabili (pranzo x2, snack, cena x2, pizza, colazione e bevande per tutto il weekend) e non necessariamente (waffle, bubble tea, affitto delle console, affitto del bar per tre ore, karaoke e altro). Ci impegniamo a fare in modo che l'evento venga ricordato per le cose positive, per questo acquistiamo un'enorme quantità di cibo gustoso (Nandos, Dominos, Pret a Manger), tantissimi snack e bevande, e ogni anno aggiungiamo nuove forme di intrattenimento. Quest'anno ho preparato popcorn per 500 persone, l'anno scorso ho fatto zucchero filato. Tenendo presente il budget, considerando 420 partecipanti, 50 organizzatori e 60 sponsor, è facile superare le 20.000 GBP.
Inoltre, ci sono elettricità, sicurezza, premi (di grande valore per gli standard studenteschi: PS4, ad esempio) per tutti i membri del team. E questo è un massimo di 5 persone alla volta. Poi ci sono i “gadgets” che ci forniscono gli sponsor. Magliette, thermos, zaini e tonnellate di altre cose utili. Data la scala dell'evento, è facile spendere altri pochi mila. Anche se ospitiamo IC Hack presso l'università, paghiamo l'affitto. Meno di una compagnia esterna, ma comunque. Inoltre, ci sono costosissimi chef per i pranzi (l'università proibisce di organizzare il pranzo autonomamente, e chissà perché), l'affitto di un proiettore (poiché il suo costo è di gran lunga superiore a quello del hackathon) e altre spese a cui molti non pensano. La maggior parte delle categorie di premi è stata ideata da noi e i premi vengono scelti e acquistati anche da noi (di questo parlerò nella prossima parte). Quest'anno il budget per i premi ha superato le 7000 GBP. Non posso fornire una cifra precisa, ma posso dire che quest'anno le spese hanno facilmente superato le 60.000 GBP. Ecco una foto dei vincitori.
I soldi sono stati raccolti, il budget approvato, premi e cibo ordinati. E adesso? Il caos totale e la frenesia, meglio noti come la preparazione del luogo. Tutto inizia due mesi prima del hackathon. Un'enorme quantità di mobili deve essere spostata, le valutazioni di rischio devono essere completate, i carichi devono essere ricevuti, i piani firmati e così via. La lista è enorme. Proprio per questo chiamiamo un gran numero di volontari ad aiutarci nel processo di organizzazione. E anche così non sempre sono sufficienti. Ma questo è un tema per il prossimo articolo.
Questa è la prima parte della mia storia sull'organizzazione di IC Hack. Se ci sarà abbastanza interesse, pubblicherò altre 2 parti riguardo le principali problematiche e i blocchi nell'organizzazione del luogo stesso e parlerò un po' dei premi, delle categorie e delle esperienze di sponsor, organizzatori e partecipanti (inclusa una diretta della BBC dal vivo). Se siete interessati a conoscere IC Hack in modo più dettagliato, vi prego di contattarmi via email du216@ic.ac.uk, o se siete interessati a sponsorizzare il più grande hackathon nel Regno Unito, siete i benvenuti. Torno per un'ultima visita al quartier generale degli organizzatori.
Fonte: habr.com
