Ciao a tutti, sono Konstantin Kuznetsov, amministratore delegato e fondatore di RocketSales. Nel settore IT, è piuttosto comune incontrare la situazione in cui il dipartimento di sviluppo vive nel proprio universo. In questo universo ci sono umidificatori su ogni scrivania, una miriade di gadget e pulitori per schermi e tastiere, e probabilmente un proprio sistema di gestione delle attività e dei progetti.
Cosa c'è di strano in questo?
Forse per alcuni — nulla. Ma noi ci siamo scontrati con un problema. Ci occupiamo di costruzione e automazione di sistemi di vendita, implementiamo CRM, creiamo infrastrutture cloud per le aziende. Nei progetti dei clienti, oltre ai dipartimenti di sviluppo e produzione, vengono spesso coinvolti anche i marketer, i venditori, i contabili e altri dipendenti. È stato quindi necessario pensare a come organizzare un processo di gestione dei progetti efficace.
Se il processo di sviluppo e produzione è organizzato su una piattaforma come Jira o GitLab, allora nessuno, tranne il team di sviluppo, capisce cosa stia succedendo.. Per coinvolgere un collaboratore esterno nel progetto, è necessario incontrarlo, spiegare il contesto, fissare il compito da qualche parte e poi monitorare il grado di completamento nelle chat di lavoro, ricevere il risultato attraverso la chat e inserirlo in Jira. E così via ogni volta.
Lo sviluppo è isolato dagli altri reparti dell'azienda, non sanno come coinvolgerci, e noi non sappiamo se la nostra partecipazione sia necessaria.
Qualche anno fa abbiamo scoperto la piattaforma Asana. In questo materiale voglio raccontare come abbiamo organizzato il processo di gestione dello sviluppo e della produzione, in modo che:
- tutta l'azienda lavorasse in un'unica ecosistema,
- ciascuno avesse accesso a funzionalità adeguate,
- si potesse valutare il costo di ogni progetto in ore e denaro,
- il lavoro con i clienti fosse a lungo termine: non solo in un singolo compito, ma nell'ambito di un intero progetto con un costante backlog di idee.
Un po' su come ho conosciuto Asana
Ho dedicato 10 anni alla ricerca di un software comodo per la gestione dei progetti. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 e decine di altri task tracker non hanno superato il test della resistenza. Poi ho trovato Asana. E tutto è andato a posto.
Secondo noi, questa è la migliore e più veloce piattaforma per la gestione di compiti e progetti. Oggi Asana è leader mondiale in termini di popolarità e soddisfazione degli utenti. Questo è confermato dal grafico delle classifiche G2.
Siamo appassionati di Asana e abbiamo persino ottenuto la certificazione per implementarla per i nostri clienti.
Descriverò brevemente il processo dalla vendita all'implementazione del progetto.
Poiché vendiamo servizi IT, il nostro funnel è piuttosto lungo e, verso la fine, passa al reparto produzione e, a volte, allo sviluppo.
Il reparto vendite svolge le consuete operazioni: audit, approvazione della proposta commerciale, firma del contratto, trasferimento dell'affare alla produzione. La produzione potrebbe non accettare il contratto: è fondamentale che contenga il budget, la data di trasferimento alla produzione e il monte ore stimato per l'implementazione del progetto.
Grazie all'integrazione tra amoCRM e Asana, il trasferimento dell'affare dal reparto vendite alla produzione e viceversa avviene senza interruzioni. L'area di responsabilità del reparto vendite è contrassegnata in blu, quella del reparto produzione in arancione e quella del reparto sviluppo in rosa.
È importante che il reparto sviluppo non sia coinvolto in ogni progetto, a differenza del reparto progettazione. A volte la configurazione del sistema non richiede soluzioni personalizzate.
Quindi, una volta che il responsabile ha approvato il progetto per la produzione, il manager delle vendite passa ad Asana con un clic (screenshot). Da amoCRM, il progetto viene automaticamente creato in Asana.
Il task (compito) con la mappa del progetto e le proposte commerciali viene automaticamente creato sulla bacheca condivisa dei progetti dei clienti. Qui sono visualizzati tutti i clienti attualmente in produzione. Qui viene assegnato un manager responsabile, vengono fissate le scadenze, scelto il tipo di lavoro e cambiati gli stati dei compiti.
Il manager può avviare in ogni compito uno dei processi aziendali automatici proposti:
- Trovare/Crea progetto Cliente + Allegare compito
- Compilare il compito con le informazioni relative all'affare
- Creare un affare dal compito attuale
Il progetto si compila con tutte le informazioni fornite in amoCRM. A seconda del tipo di servizi, viene immediatamente creato un insieme di sottocompiti per l'attuazione dei blocchi di lavoro pertinenti. Al manager del progetto rimane solo da decomporre i compiti dettagliati, assegnare le responsabilità e le scadenze.
Questa bacheca aiuta a gestire nuovi progetti. Tuttavia, controllare i loro stati attuali e la presenza di progetti a rischio su di essa è scomodo.
Come raggruppiamo le attività e i progetti dei clienti
Dalla bacheca generale di tutti i progetti, il manager aggiunge un progetto su altre 3 bacheche:
- la bacheca personale del cliente;
- il portafoglio dei clienti attivi;
- il portafoglio del manager.
Vediamo a cosa serve ciascuna di queste entità.
Nello screenshot vedete la bacheca personale del cliente.
Qual è lo scopo di questa bacheca?
In passato pensavamo in termini di compiti. Completavamo un compito e passavamo a farne un altro. Finiva per essere che facevamo esattamente il volume di lavoro richiesto dal cliente. Ma volevamo costruire relazioni a lungo termine, quindi ci siamo allontanati dal lavoro con i compiti per concentrarci sul lavoro con i clienti.
Annotiamo sempre tutte le idee per i miglioramenti per il cliente. Anche se si tratta di un’idea, lanciata casualmente dal cliente, la registriamo e la portiamo a termine. Così si forma il backlog delle attività; il lavoro con il cliente non finisce mai.
Cosa c'è su questa bacheca?
La nostra Asana è collegata a diversi servizi:
- sistema CRM (per interagire con il reparto vendite),
- TimeDoctor (per la registrazione del tempo),
- Sistema ERP (per aggregare tutti i dati in un'interfaccia unificata).
Abbiamo implementato in Asana un pannello di controllo rapido delle risorse. Passando il mouse sui riquadri sopra il compito, puoi vedere chi e quanto ha lavorato sul compito e quale premio ha guadagnato.
Il lavoro del dipartimento di produzione viene valutato in base alle ore, quindi era importante per noi monitorare rigorosamente quanto tempo ogni dipendente ha dedicato alla risoluzione delle richieste dei clienti.
Cosa comporta l'utilizzo della bacheca?
Alla fine vediamo nel sistema ERP Report sui progetti. Stato dell'affare, partecipanti al progetto, budget del progetto, numero di ore lavorate e scadenze.
Possiamo prevedere il costo di progetti simili nel campo dello sviluppo, il calcolo dei KPI diventa assolutamente trasparente e non c'è spazio per illusioni secondo cui lo sviluppo richiede solo un paio d'ore. Se necessario, abbiamo sempre un'interfaccia che possiamo mostrare al cliente per la reportistica.
Portfolio Asana
Questa funzionalità è stata implementata in Asana già da tempo. Ma inizialmente non l'abbiamo valutata subito. Prima abbiamo semplicemente raccolto in portafogli tutti i progetti dei nostri manager. Si è scoperto che nel tempo in cui ha lavorato in azienda, Denis Kiselev ha collaborato con 61 clienti.
Sapere è interessante, ma non è sufficiente per giustificare il tempo speso nella raccolta. E abbiamo abbandonato i portafogli. Tutto è cambiato quando abbiamo associato il progetto in Asana a un affare nel sistema CRM.
In passato, il responsabile firmava tutti i progetti e riceveva notifiche per tutte le modifiche in Inbox (il feed delle notifiche). Ogni aggiornamento di stato, nuovo commento era visualizzato nel feed, partendo dal più recente. Il lunedì, il responsabile si sedeva e completava i compiti nell'inbox in modo sequenziale. Non si parlava di priorità, a volte non si arrivava nemmeno alle attività importanti.
Ora c'è il portafoglio del dipendente e il portafoglio del dipartimento progetti. Nel primo, il manager gestisce i propri progetti, il secondo offre al responsabile funzionalità di controllo sulle attuali difficoltà di carico di lavoro di tutti i dipendenti.
Portafoglio del dipartimento progetti
Nello screenshot puoi vedere i progetti ordinati per dipendente.
Una volta a settimana, il project manager aggiorna lo stato di ogni progetto. Scrive cosa è stato fatto la settimana precedente e cosa è pianificato per la settimana successiva. Imposta uno dei tre tag: sotto controllo, in zona rischiosa, ci sono problemi.
Il responsabile può valutare rapidamente:
- il volume attuale dei clienti nel dipartimento progetti,
- il numero di progetti in gestione per ogni manager,
- il numero di compiti scaduti sui progetti,
- la presenza di problemi e la necessità di partecipare ai progetti,
- le scadenze dei progetti, il tempo impiegato, la fase del funnel e la priorità del progetto.
I portafogli ci aiutano anche a redigere report. Dopo l'aggiornamento dello stato del progetto, il report sul lavoro svolto e pianificato viene automaticamente inviato nella chat con il cliente.
Il portfolio del dipendente
Anche il responsabile del dipartimento progetti ha un proprio portfolio. Se, tocchiamo ferro, decidesse di rinunciare ai suoi poteri, la nuova persona vedrà tutti i progetti sotto il suo controllo che deve continuare a monitorare.
I dipendenti di linea hanno anche apprezzato la comodità della pianificazione del carico nel portfolio. Nella scheda 'Carico', Asana analizza il volume di compiti considerando le scadenze e avverte se un dipendente ha pianificato un carico eccessivo di compiti. È possibile modificare le scadenze e correggere i dettagli senza lasciare questa scheda.
Risoluzione di bug e sviluppo personalizzato
Un team dedicato si occupa dello sviluppo da noi. All'interno del flusso di lavoro ricevono compiti di due tipi:
- bug,
- nuovo sviluppo.
I bug vengono controllati, valutati per la loro criticità e passati al team di supporto tecnico.
Le richieste di sviluppo provengono o dal backlog dei prodotti interni dell'azienda, o dal project manager in presenza di una richiesta da parte del cliente.
Il processo di sviluppo, in generale, si presenta così.
I compiti vengono inseriti nel board di sviluppo in Asana. Ecco qui.
Il creatore del compito seleziona il tipo “Bug” o “Feature”, stabilisce il grado di criticità, indica il cliente e i reparti interni dell'azienda coinvolti nel compito. Quando il compito soddisfa tutti i requisiti del regolamento interno, il creatore fa clic sull'icona a forma di fulmine nella parte superiore del compito e avvia il processo aziendale automatico “Valuta in sviluppo”.
Il responsabile del dipartimento di sviluppo riceve una notifica riguardo a un nuovo compito da valutare, e il compito stesso viene spostato temporaneamente su un board separato con lo stesso nome.
Dopo la valutazione, il responsabile sposta il compito nel sprint corrispondente al mese previsto per il completamento. I compiti si trovano sempre su più bacheche contemporaneamente:
- sulla bacheca personale del project manager,
- sulla bacheca del supporto tecnico,
- sulla bacheca di sviluppo.
Tutti i partecipanti e i dipendenti che controllano il compito vedono i progressi, ricevono notifiche e discutono direttamente nei commenti al compito. Quando il compito è completato, il project manager o il responsabile del supporto tecnico "prendono" il compito per continuare a lavorare nel progetto.
Cosa è successo quando abbiamo riportato i reparti di sviluppo e produzione in un ambiente unico con il team?
Prima di tutto, i progetti dei clienti sono diventati più a lungo termine. Grazie al backlog sempre aggiornato, è aumentato il valore medio degli ordini.
In secondo luogo, la qualità dei progetti è notevolmente migliorata, poiché il reparto di sviluppo poteva in qualsiasi momento porre domande al marketing, alle vendite, alla contabilità, ecc. Abbiamo ottenuto la possibilità di coinvolgere tempestivamente le competenze necessarie del team e offrire soluzioni di un livello completamente diverso.
In terzo luogo, Sia i collaboratori che i dirigenti, insieme ai clienti, hanno ottenuto una trasparenza totale nelle attività pianificate e completate. Abbiamo imparato a GESTIRE progetti, rendendoci conto che si tratta di un processo puramente tecnico, dal quale è possibile escludere quasi totalmente il fattore umano.
In quarto luogo, il team è diventato più coeso. Prima i dipendenti avevano una scarsa comprensione di cosa facessero i mitici reparti di sviluppo e produzione.
Adesso, vedendo il processo di sviluppo e configurazione tecnica dei sistemi:
- il reparto vendite trova in esso idee e ispirazione su come vendere,
- i marketer attingono regolarmente contenuti utili per post, articoli, posizionamento e testi pubblicitari,
- i dirigenti analizzano le esigenze e il comportamento dei clienti, adattando la strategia.
È stata una trasformazione win-win-win, in cui abbiamo vinto noi, i clienti e i nostri partner. Sarò felice se condividerete la vostra opinione nei commenti: c'era qualcosa di utile nel mio articolo e quali metodi di gestione dei progetti utilizzate nello sviluppo!
Fonte: habr.com
