Il passaggio da IBM Notes a Microsoft Exchange o Office 365 offre numerosi vantaggi per l'organizzazione, ma il progetto di migrazione può sembrare scoraggiante e non è sempre chiaro da dove iniziare. Exchange stesso non include strumenti propri per una migrazione completa o per stabilire la coesistenza tra Notes ed Exchange. In effetti, alcune attività di migrazione e coesistenza sono impossibili senza prodotti di terze parti. In questo articolo descriveremo sette passaggi chiave da seguire secondo le migliori pratiche e la nostra esperienza di migrazioni di successo.
Una migrazione di successo include i seguenti step:
- Valutazione preliminare della migrazione.
- Stabilire la coesistenza tra Notes e Exchange.
- Pianificare la massima accuratezza della migrazione.
- Assicurare la massima efficienza della migrazione.
- Eseguire una migrazione di prova.
- Pianificare il tempo di migrazione per minimizzare l'impatto sull'organizzazione.
- Avviare la migrazione e monitorarne il progresso.
In questo articolo vedremo come prepararsi per la migrazione e completarla utilizzando due soluzioni di Quest — e . Di seguito alcune informazioni dettagliate.
Passo 1: Valutazione preliminare della migrazione
Esecuzione di un inventario dell'ambiente attuale
Se hai deciso che Exchange è la piattaforma giusta per la tua organizzazione, resta da fare il trasferimento. Per prima cosa, è necessario raccogliere informazioni sull'ambiente attuale, compilare le informazioni di inventario sui dati che intendi trasferire, determinare cosa può essere rimosso per ridurre l'occupazione dello spazio su disco, calcolare la larghezza di banda disponibile tra gli ambienti, e così via. La valutazione preliminare dovrebbe includere le seguenti domande:
- Quanti domini Notes e server Domino esistono?
- Quanti caselle di posta hai? Quante di esse non vengono utilizzate?
- Quanto spazio su disco occupano i file della posta principale? Quanto negli archivi? Quanto nelle repliche locali?
- Dove si trovano gli archivi?
- Quanti utenti utilizzano la crittografia? È necessario trasferire contenuti crittografati?
- Quante cartelle personali esistono nell'ambiente?
- Quali utenti utilizzano collegamenti ai documenti? Quanti utenti hanno ricevuto collegamenti da altri utenti e applicazioni?
- Quantità di dati che intendi migrare? Ad esempio, desideri trasferire solo i dati degli ultimi sei mesi.
- Saranno trasferiti gli archivi nativi nei archivi personali di Exchange o nei file *.pst di Outlook?
- Quali sono le limitazioni della banda passante? Quanti dati possono essere trasferiti in
un intervallo di tempo specifico? - Quanta capacità di archiviazione sarà necessaria dopo la migrazione?
Come influenzerà la migrazione l'attività commerciale e operativa?
È necessario pianificare attentamente il progetto per ridurre al minimo i tempi di inattività e la perdita di produttività.
Ad esempio, è importante considerare la delega tra gli utenti: se un utente viene migrato, ma il suo delegato rimane sulla piattaforma originale, come influenzerà il loro lavoro quotidiano? In un senso più ampio, occorre considerare come il progetto di migrazione possa influire su tutti i processi aziendali e flussi di lavoro critici.
È importante considerare i punti critici di interazione all'interno di Notes. Ad esempio, quando si lavora con i messaggi, è fondamentale analizzare le applicazioni e considerare l'interazione tra la gestione della posta e le applicazioni, per evitare di compromettere i processi aziendali durante e dopo la migrazione. È essenziale porre le seguenti domande:
- Quali utenti hanno delegati e come la violazione di queste relazioni può influenzare i processi aziendali?
- Quali applicazioni e processi aziendali sono legati all'ambiente di posta elettronica? Qualsiasi integrazione chiave tra l'applicazione e il servizio di posta, come il processo di approvazione, sarà cruciale durante la pianificazione della migrazione.
- Quali componenti e caratteristiche importanti dell'applicazione devono essere mantenuti?
- Come possono essere utilizzate le caratteristiche integrate della nuova piattaforma per raggiungere la funzionalità desiderata?
- È necessario archiviare contenuti inattivi per un'ulteriore conservazione?
- Sarà necessario ricostruire alcune applicazioni e garantire che funzionino correttamente nel nuovo ambiente?
- Come sarà misurato il successo?
Prima di iniziare la migrazione, è fondamentale definire i criteri per misurare il successo. In particolare, bisogna comprendere che non è realistico aspettarsi un trasferimento dei dati al 100%. Non tutti i tipi di elementi in Notes hanno un equivalente in Exchange (Active Mail è l'esempio più eclatante). Di conseguenza, la realtà è che non tutti gli elementi in Notes esisteranno in Exchange dopo la migrazione. Un obiettivo raggiungibile e misurabile è il 95% degli elementi trasferiti per il 95% delle caselle di posta. Misurare e documentare i risultati è cruciale per garantire il successo della migrazione, e risultati concreti sono possibili solo se sono stati definiti i criteri di successo all'inizio del progetto di migrazione della posta elettronica.
Passo 2: stabilire la coesistenza tra Notes e Exchange
Per la maggior parte delle organizzazioni, la migrazione è un processo, non un evento. Pertanto, la migrazione delle caselle di posta e la traslazione delle applicazioni devono seguire un programma che si adatta meglio alle attività commerciali e operative, non basato su requisiti tecnici.
Sviluppo di una strategia di coesistenza
Per massimizzare i benefici della migrazione, un piano completo di coesistenza dovrebbe essere sviluppato e attuato all'inizio del processo di migrazione. Il concetto di "coesistenza" può variare tra le diverse organizzazioni. Alcune organizzazioni utilizzano attivamente i dati Free/Busy, mentre altre non ne fanno uso. Alcuni si concentrano sulla migrazione dei dati del calendario, mentre altri si focalizzano su un trasferimento accurato dell'intero catalogo degli utenti. È fondamentale lavorare con tutte le parti interessate per ottenere una chiara comprensione di ciò che è realmente importante e per aiutare tutti a capire l'importanza di una strategia di coesistenza efficace.
La transizione da Notes a Exchange e Office 365 richiede una pianificazione della migrazione delle caselle di posta e delle applicazioni in contemporanea. La funzionalità attuale delle applicazioni Notes deve essere supportata per tutti gli utenti, indipendentemente dalla loro piattaforma di posta elettronica attuale. Quando gli utenti passeranno a Exchange e Office 365, devono poter accedere e utilizzare le applicazioni Notes nel contesto dei flussi di lavoro esistenti. Questa possibilità deve rimanere disponibile fino a quando le applicazioni Notes non saranno trasferite su SharePoint o su un'altra piattaforma.
Oltre alla coesistenza delle applicazioni, l'interazione tra gli utenti su diverse piattaforme deve essere attivata prima dell'inizio della migrazione. Ciò include il routing automatico e l'aggiornamento dei cataloghi, gli stati Free/Busy e i calendari per tutti gli utenti, indipendentemente dalla loro piattaforma attuale.
Infine, è necessario considerare la collaborazione non solo del servizio di posta elettronica, ma anche di calendari e risorse condivise, come le sale conferenze. Gli utenti devono avere la possibilità di caricare informazioni sugli appuntamenti. Ciò include sia gli appuntamenti una tantum che quelli ricorrenti. Che siano state programmate prima della migrazione o create durante la migrazione, la precisione dei dati del calendario deve essere garantita per tutto il progetto. È necessario assicurarsi che gli utenti possano, ad esempio, cambiare la sala riunioni per il prossimo appuntamento delle riunioni ricorrenti o annullare un appuntamento, senza creare conflitti e confusione negli appuntamenti successivi.
Passo 3: Pianificazione della massima precisione della migrazione
La pianificazione della transizione da Notes a Exchange o Office 365 richiede la comprensione di alcune differenze specifiche tra le piattaforme.
Indirizzi email
Le note solitamente contengono indirizzi proprietari che compaiono in diversi luoghi: nelle intestazioni dei messaggi, incorporati in archivi, contatti personali e liste distribuite. Durante il processo di migrazione, questi indirizzi proprietari devono essere aggiornati a indirizzi SMTP per garantire la piena funzionalità nell'ambiente Exchange. Molte organizzazioni preferiscono anche aggiornare il dominio SMTP o lo standard di indirizzamento durante la migrazione. Se questo riguarda la tua organizzazione, è importante comprendere che alcune soluzioni di migrazione aggiornano automaticamente le istanze dell'indirizzo SMTP storico per ciascun utente.
Struttura della cartella
In molte organizzazioni, gli utenti utilizzano le proprie caselle di posta e archivi, quindi è importante conservare questi dati. La capacità degli utenti di visualizzare la propria struttura di cartelle completa influisce anche sull'esperienza dell'utente a seguito della migrazione. È importante trovare soluzioni e processi di transizione che supportino l'integrità delle cartelle e delle strutture di dati.
Replica locale e archivi
Per controllare i costi di archiviazione e gestire meglio la crescita del volume dei dati, molte organizzazioni impostano quote sulle caselle di posta. Una conseguenza non intenzionale di questa politica è spesso l'aumento del numero e delle dimensioni degli archivi. Questi dati aggiuntivi devono essere valutati e la loro migrazione deve essere considerata durante la pianificazione della migrazione. È possibile fornire agli utenti un componente self-service che consenta loro di trasferire solo i dati importanti. Per ottimizzare l'archiviazione di Exchange, raccomandiamo di utilizzare un altro prodotto di Quest — , che offre, in particolare, funzionalità utili per la deduplicazione dei file nidificati, simile a DAOS in Notes.
ACL e delega
Le liste autorizzate per il controllo degli accessi (ACL) e la delega sono elementi chiave per le operazioni in un ambiente Notes, e sono fondamentali per proteggere l'integrità. È pertanto cruciale convertire con precisione i diritti e i permessi correlati in diritti equivalenti in Exchange Server e Office 365. L'ideale sarebbe farlo automaticamente, accelerando il processo ed evitando errori umani. Per mantenere l'efficacia della protezione degli attivi informativi dell'organizzazione, l'ACL e la conversione della delega dovrebbero essere eseguite contemporaneamente ai dati di posta. Alcune organizzazioni cercano di assegnare i diritti equivalenti manualmente o tramite script, dopo aver completato il trasferimento dei dati. Tuttavia, questo approccio può avere un impatto negativo sulle prestazioni e introdurre vulnerabilità nella sicurezza dei dati dell'organizzazione.
Contenuto proprietario di Notes
Il celebre Active Mail. Un altro comune problema è che durante la migrazione da IBM Notes si incontrano grandi quantità di testo formattato. Exchange e Office 365 non supportano tabelle integrate con schede, pulsanti, moduli salvati e altri contenuti proprietari di Notes. Di conseguenza, dovrai prepararti a perdere questa funzionalità o investire in una soluzione di migrazione in grado di convertire questi elementi in un formato trasferibile. Dobbiamo dire subito che le soluzioni di Quest non effettuano alcuna conversione in questo senso e possono al massimo trasferire tali email come allegati, così che l'utente possa aprirli successivamente attraverso il client Notes.
Gruppi e rubrica personale
Molte organizzazioni utilizzano ampiamente elenchi di distribuzione pubblici per comunicazioni interne e
connessione esterna. Inoltre, gli utenti di Notes spesso considerano importante mantenere contatti commerciali nelle proprie rubriche personali. Queste fonti di dati sono cruciali per le operazioni aziendali e devono essere efficacemente convertite durante la migrazione alla piattaforma Microsoft. Pertanto, è fondamentale preparare automaticamente i gruppi per la migrazione in Active Directory e convertire in modo efficiente tutti gli indirizzi personali, anche quelli archiviati sui computer degli utenti.
Interazione con le applicazioni Notes
I punti di integrazione tra le applicazioni e il servizio email, come i processi di approvazione, sono fondamentali nella pianificazione e programmazione della migrazione. IBM Notes ha un'integrazione più stretta tra email e applicazioni rispetto ad altre piattaforme. Queste integrazioni possono includere tutto, dai semplici doclink ai processi aziendali.
Risorse e database di posta
Molte organizzazioni utilizzano database di prenotazione delle risorse, database di posta e altri database condivisi in Notes. Di conseguenza, questi database svolgono un ruolo fondamentale nel funzionamento dell'organizzazione. Per garantire la continuità aziendale e la produttività dei dipendenti, è molto importante considerare l'approccio e i tempi di attuazione per:
- La creazione di cassette postali delle risorse nell'ambiente target;
- Il trasferimento dei dati dal database di prenotazione a Exchange;
- Garantire che gli utenti di entrambi i sistemi possano collaborare e utilizzare le risorse in Notes e Exchange.
Fase 4: garantire la massima efficienza della migrazione
Oltre a garantire l'accuratezza dei dati, è anche importante assicurare una migrazione il più efficace possibile, tenendo conto delle esigenze dell'organizzazione. L'efficacia della migrazione dipende direttamente non solo dai costi diretti, ma anche dall'impatto sul business.
Architettura della soluzione di migrazione
Uno dei fattori più importanti che influenzano l'efficacia è l'architettura della soluzione di migrazione. È fondamentale scegliere una soluzione con un'architettura multi-thread che consenta a un singolo server di migrazione di gestire più utenti simultaneamente. L'architettura multi-thread riduce i requisiti hardware per la migrazione e aumenta la velocità di migrazione, riducendo drasticamente il costo totale del progetto. Non lasciatevi ingannare dalle soluzioni di migrazione che affermano di essere multi-thread, ma in realtà eseguono la migrazione di un solo utente alla volta e richiedono aggiunta di workstation per trasferire più utenti contemporaneamente. A seconda della configurazione e dell'ambiente, le vere soluzioni multi-thread possono essere da 30 a 5000 volte più efficaci nel trasferimento di dati su Exchange e Office 365.
Il processo di migrazione
La migrazione comprende molte fasi e i processi devono avvenire al momento giusto per garantire un passaggio fluido. Per ridurre al minimo le interruzioni dell'attività e massimizzare i vantaggi del cambiamento, tutti i processi devono essere integrati e controllati da un'unica applicazione in grado di eseguire tempestivamente ogni fase della migrazione.
Flessibilità e autoservizio
Alcuni utenti e reparti potrebbero richiedere una deviazione dalla procedura standard di migrazione. Ad esempio, il reparto legale potrebbe avere requisiti diversi per l'archiviazione, oppure i dirigenti potrebbero aver bisogno di trasferire l'intera casella di posta e tutti gli archivi. Pertanto, è importante scegliere una soluzione di migrazione flessibile che consenta al team di migrazione di adattarsi facilmente a queste esigenze. Uno dei metodi più efficaci per garantire tale flessibilità è l'utilizzo della funzione di autoservizio per parte degli utenti. Ad esempio, ad alcuni utenti potrebbe essere consentito trasferire dati aggiuntivi dai loro archivi di posta principali o dai dati locali, per poi convertirli in un archivio personale sul server.
Passo 5: avvio della migrazione di prova
Dopo aver completato la valutazione preliminare della migrazione, l’ottimizzazione della strategia di coesistenza e definito i piani di ottimizzazione, è fondamentale confermare la correttezza della strategia attraverso una o più migrazioni pilota.
L'obiettivo della migrazione pilota è testare le procedure sviluppate e identificare eventuali problematiche che potrebbero sorgere all'inizio della migrazione completa, offrendo la possibilità di risolverle prima di avviare la migrazione definitiva. È normale e auspicabile affrontare problemi durante la migrazione pilota.
Definizione dell'ambito della migrazione pilota
La migrazione pilota deve essere sufficientemente ampia da raccogliere un campione rappresentativo di dati e rispondere a domande pertinenti che potrebbero sorgere durante la migrazione definitiva. Se trasferite diverse migliaia di caselle di posta, il campione dovrebbe essere adeguato. Per migrazioni molto grandi, la percentuale può essere inferiore.
Selezione dei dati e dei sistemi
Durante la migrazione pilota, è importante utilizzare dati e sistemi reali. Questo è cruciale per diverse ragioni:
- È fondamentale capire come si comporterà l'ambiente di combattimento. Un ambiente creato sinteticamente non sarà rappresentativo di un ambiente di battaglia.
- Puoi ottenere ulteriori informazioni sui messaggi crittografati, la frequenza dei tipi di messaggi non presenti in Exchange e i requisiti di archiviazione basati su campioni di dati.
Stabilire le aspettative
Il processo di migrazione pilota offre anche un'ottima opportunità per verificare i criteri di successo stabiliti per il progetto e calibrare le aspettative per la migrazione rimanente. Se sono necessarie modifiche, devono essere documentate e considerate durante la migrazione effettiva.
Passo 6: pianificazione del tempo di migrazione per ridurre al minimo l'impatto sull'organizzazione
Raggruppamento degli utenti
Per ridurre al minimo l'impatto sugli utenti e sull'organizzazione nel suo complesso, è importante migrare contemporaneamente gli utenti che lavorano insieme. I fattori principali da considerare nella creazione di questi gruppi includono la delega. Cerca una soluzione in grado di consigliare collezioni per la migrazione basate su informazioni sui legami degli utenti nell'ambiente sorgente.
Tempistiche della migrazione
Dopo aver completato la migrazione del gruppo, è fondamentale indicare nel programma l'orario in cui
l'impatto su questi utenti è minimo. Ciò può significare pianificare la finestra di migrazione in un determinato momento della giornata per evitare la migrazione durante l'orario lavorativo, alla fine del mese o durante le finestre di manutenzione. Ad esempio, i team di vendita probabilmente non dovrebbero migrare vicino alla fine del trimestre, mentre i dipartimenti contabili e legali avranno sicuramente vincoli sulle tempistiche della loro migrazione.
Passo 7: avviare la migrazione e monitorarne il progresso
Con approcci validati per la migrazione dei dati, le migrazioni operative dovrebbero diventare eventi di routine. Ci potrebbero essere piccole modifiche durante il processo per considerare le esigenze di gruppi specifici. Un attento monitoraggio sarà comunque necessario per garantire che tutte le circostanze imprev viste siano prese in considerazione durante la fase di pianificazione e pilota. Tuttavia, il processo deve diventare sempre più automatizzato. È importante documentare e comunicare i progressi nel rispettare il programma delle migrazioni operative a tutta l'organizzazione, per garantire che le aspettative siano soddisfatte. Monitoraggio e feedback rimangono aspetti chiave per una migrazione di successo durante tutto il processo.
Conclusione
Abbiamo parlato delle cose da tenere in considerazione durante la migrazione del servizio email. Se sei attualmente nel processo di scelta di una soluzione per la migrazione o stai solo pensando a questa possibilità, è importante considerare tutto questo. Lavoriamo con soluzioni di migrazione di Quest e siamo pronti a raccomandarle come le più efficaci per ridurre il numero di azioni manuali e aumentare la quantità di dati trasferiti durante la migrazione.
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Fonte: habr.com
