Era il 2013. Sono entrato a lavorare in una delle aziende di sviluppo che creano software per utenti privati. Mi hanno detto molte cose, ma meno di tutto mi aspettavo di vedere quello che ho visto: 32 virtual machine non utilizzate su un VDS allora già indecentemente costoso, tre licenze 'libere' di Photoshop, 2 di Corel, potenza di VoIP pagata e inutilizzata e altro ancora. Nel primo mese ho 'ridotto' l'infrastruttura di 230 mila rubli, nel secondo quasi 150 mila, poi l'eroismo è finito, sono cominciate le ottimizzazioni e alla fine abbiamo risparmiato mezzo milione in sei mesi.
L'esperienza ci ha ispirato e abbiamo iniziato a cercare nuovi modi per risparmiare. Ora lavoro in un'altra azienda (indovinate quale), quindi con la coscienza pulita posso condividere la mia esperienza con il mondo. E voi condividete, facciamo l'infrastruttura IT più economica ed efficiente!
«Hanno strappato l'ultima lana dai vostri costi per server, licenze, beni IT e outsourcing», ha brontolato il direttore finanziario chiedendo pianificazione e budgeting.
1. Siate noiosi: pianificate e budgettate
Pianificare il budget dell'ambiente IT della tua azienda può sembrare noioso, e la sua approvazione a volte può addirittura sembrare pericolosa. Tuttavia, avere un budget praticamente ti protegge da:
- riduzioni dei costi per lo sviluppo delle attrezzature e del software (anche se ci possono essere ottimizzazioni trimestrali, dove si può difendere la propria posizione)
- l'insoddisfazione del direttore finanziario o della contabilità al momento dell'acquisto o dell'affitto di un nuovo elemento infrastrutturale
- l'ira dei dirigenti a causa di spese impreviste.
Non è necessario redigere un budget solo nelle grandi aziende, ma in qualsiasi tipo di azienda. Raccogli i requisiti di software e hardware da tutti i reparti, calcola le capacità necessarie, prendi in considerazione la dinamica dei cambiamenti nel numero del personale (ad esempio, se il tuo call center o il supporto aumentano durante la stagione di alta attività e vengono ridotti in quella di bassa attività), giustifica le spese e sviluppa un piano di budget dettagliato per periodi (preferibilmente mensile). In questo modo, saprai esattamente quanti fondi avrai a disposizione per le tue attività ad alta richiesta e ottimizzerai i costi.
2. Usa correttamente il budget
Una volta approvato e firmato il budget, può sorgere la tentazione di riassegnare i costi e, per esempio, investire totalmente nel server più costoso, dove si può implementare un intero DevOps con monitoraggio e gateway 🙂 In questo caso, potresti trovarti a dover affrontare una carenza di risorse per le altre attività e subire sforamenti. Pertanto, focalizzati esclusivamente sulle reali necessità e sugli obiettivi aziendali che richiedono potenza di calcolo.
3. Aggiorna i server in tempo utile
I server obsoleti, sia fisici che virtuali, non apportano alcun valore all'organizzazione — sollevano preoccupazioni riguardo alla sicurezza, alla velocità e all'intelligenza. Spendi più tempo, energie e denaro per compensare la mancanza di funzionalità, per risolvere problemi di sicurezza e per applicare delle toppe per velocizzare il sistema. Quindi, aggiorna le tue risorse fisiche e virtuali — ad esempio, puoi farlo subito approfittando della nostra promozione. , i prezzi non è imbarazzante mostrarli su Habr.
A proposito, mi è capitato spesso di trovarmi in situazioni in cui un server fisico in ufficio era una scelta completamente ingiustificata: la maggior parte delle piccole e medie imprese può svolgere tutte le proprie attività su risorse virtuali risparmiando moltissimo denaro.
4. Ottimizza il lavoro degli utenti comuni
Abitua tutti i tuoi utenti a risparmiare elettricità e utilizzando l'infrastruttura con parsimonia. Ecco alcuni esempi di un tipico spreco da parte degli utenti:
- Installazione di programmi applicativi non necessari con la logica del «per tutto il reparto» — gli utenti chiedono di installare software come quello del vicino, perché è necessario o viene semplicemente presentata una richiesta del tipo «7 licenze di Photoshop per il reparto design». Nel reparto design ci lavorano quattro persone, mentre gli altri tre sono grafici e lo usano una volta ogni sei mesi. In questo caso sarebbe meglio acquistare 4 licenze e affrontare 1-2 progetti all'anno con la collaborazione dei colleghi. Ma più spesso accade che questa situazione si verifichi con il software da ufficio (in particolare con il pacchetto MS Office, che è necessario a tutti completamente). In realtà, la stragrande maggioranza dei dipendenti può fare a meno di editor open source o utilizzare pratici Google Docs.
- Gli utenti occupano risorse virtuali e consumano metodicamente tutta la potenza affittata: ad esempio, i tester amano creare macchine virtuali sovraccaricate e dimenticarsi di spegnerle, anche gli sviluppatori non disdegnano questo comportamento. La ricetta è semplice: quando te ne vai, spegni tutto 🙂
- Gli utenti utilizzano i server dell'azienda come deposito globale: caricano fotografie (in RAW), video, pubblicano gigabyte di musica, i più sfrenati possono addirittura creare un piccolo server di gioco sulle risorse di lavoro (che abbiamo criticato sul portale aziendale in forma umoristica — funzionava davvero bene).
- I costosi dipendenti portano al lavoro software pirata, e così arrivano multe, problemi con la polizia e i fornitori. Gestite gli accessi e le politiche, perché alla fine porteranno comunque il software, anche se parlerete di dolci morali nella mensa aziendale e scriverete manifesti motivazionali.
- Gli utenti ritengono di avere il diritto di richiedere qualsiasi strumento che preferiscano. Nel mio arsenale ho avuto Trello, Asana, Wrike, Basecamp e Bitrix24. Ogni project manager ha scelto il prodotto più comodo o familiare per il proprio dipartimento. Alla fine, avevo 5 soluzioni di supporto, 5 listini prezzi, 5 conti, 5 marketplace diversi e personalizzazioni, e così via. Nessuna integrazione, unificazione e automazione end-to-end — solo un vero e proprio mal di testa cervello. Alla fine, dopo aver concordato con il Direttore Generale, ho chiuso l'attività, scelto Asana, aiutato a migrare i dati, ho addestrato i colleghi e ho risparmiato bene, incluse energie e nervi.
In generale, accordatevi con gli utenti, formate li, organizzate corsi di aggiornamento e cercate di semplificare il loro lavoro e il vostro. Alla fine, vi saranno grati per l'ordine nelle cose e i dirigenti per la riduzione dei costi. E probabilmente, voi, miei cari professionisti di Habra, avrete notato che la soluzione ai problemi elencati non è altro che la formazione della sicurezza informatica aziendale. Per questo va un ringraziamento speciale all'amministratore di sistema (non puoi ringraziarti da solo…).
5. Combinare soluzioni cloud e desktop
In generale, dato che lavoro per un provider di hosting e alla fine dell'articolo sono ansioso di parlarvi di una fantastica vendita di potenza server per aziende di qualsiasi dimensione, dovrei sventolare il flag e urlare "Tutti nel cloud!". Ma in quel caso peccerei contro le mie qualifiche ingegneristiche e sembrerei un marketer. Pertanto, vi invito ad affrontare la questione in modo ragionevole e a combinare soluzioni cloud e desktop. Ad esempio, potete affittare come servizio (SaaS) un sistema CRM cloud, e secondo la brochure costa 1000 ₽ a utente al mese — un vero affare (eviterò la questione dell'implementazione, di cui si è già parlato su Habr). Ecco, in tre anni per 10 dipendenti spenderete 360.000 rubli, per 4 — 480.000, per 5 — 600.000 e così via. Nel frattempo, potete implementare un CRM desktop, pagando licenze competitive (+100 per il risparmio) per circa 250.000 rubli e gestirlo come quel Photoshop. A volte, il risparmio in un periodo di 2-5 anni è davvero impressionante.
E viceversa, spesso le tecnologie cloud permettono di risparmiare su hardware, stipendi degli ingegneri, questioni relative alla protezione dei dati (ma non risparmiate su di esse!), scalabilità. Le risorse cloud sono facili da attivare e disattivare, e i costi per il cloud non ricadono sulle spese di capitale dell'azienda — insomma, ci sono molti vantaggi. Scegliete soluzioni cloud quando questo è giustificato in termini di scalabilità, rapidità e flessibilità.
Calcolate, combinate e scegliete le combinazioni vincenti — non vi darò una ricetta universale, poiché sono uniche per ogni azienda: alcuni rifiutano completamente il cloud, mentre altri costruiscono l'intero business nel cloud. A proposito, non rinunciate mai agli aggiornamenti software (anche a pagamento) — in genere, gli sviluppatori di software applicativo per il business rilasciano versioni più stabili e funzionali.
E un'altra regola per il software: liberatevi del vecchio software che consuma più di quanto produca in termini di manutenzione e supporto. Sul mercato esiste sicuramente un'alternativa.
6. Evitate la duplicazione del software
Ho già parlato di cinque sistemi di gestione dei progetti nel mio zoo IT, ma voglio evidenziarne uno separatamente. Se avete abbandonato un certo software e scelto un nuovo programma, non dimenticate di smettere di pagare per il vecchio. Se avete trovato nuovi servizi di hosting, rescindete il contratto con il vecchio fornitore, a meno che non ci siano motivi particolari. Monitorate i profili di utilizzo del software da parte dei dipendenti e liberatevi dei programmi non utilizzati e duplicati.
È ideale avere un sistema di monitoraggio e analisi del software installato: in questo modo potete vedere automaticamente i duplicati e i problemi. A proposito, questo tipo di lavoro aiuta l'azienda a evitare duplicazioni e ripetizioni di dati: a volte ci vuole troppo tempo per scoprire chi ha commesso un errore.
7. Sistemate l'infrastruttura applicativa e le periferiche
Chi si preoccupa di materiali come cartucce, chiavette USB, carta, alimentatori, UPS, stampanti e dischi vari? È un errore. Iniziate con la carta e le stampanti: analizzate i profili di stampa e create una rete di stampanti o MFP accessibili pubblicamente. Rimarrete sorpresi da quanta carta e quante cartucce potrete risparmiare, e da quanto si ridurrà il costo di stampa di un foglio. E no, non si tratta di risparmiare sul penny, ma di ottimizzare un processo importante. Nessuno vieta di stampare tesi o relazioni su apparecchiature da ufficio, ma stampare libri che si avrebbero dovuto acquistare o che non si ha voglia di leggere sullo schermo è un po' eccessivo.
Inoltre, assicuratevi sempre di avere una scorta di materiali di consumo che acquistate dai fornitori a prezzi scontati, in modo da non doverli comprare a prezzo maggiorato in un negozio di elettronica nei momenti di crisi. Monitorate l'ammortamento e l'usura, tenete traccia e create un fondo di sostituzione: a proposito, è consigliabile avere un fondo di sostituzione anche per la base dell'ufficio. Semplicemente perché i fermi di lavoro non vi faranno guadagnare punti, e rappresentano anche una perdita di denaro, soprattutto nelle aziende commerciali e di servizi.
Per quanto riguarda l'infrastruttura applicativa, ci sono due principali voci di spesa: internet e telecomunicazioni. Quando scegli un fornitore, fai attenzione alle offerte pacchetto, leggi le note a piè di pagina delle tariffe e controlla la qualità del servizio e il SLA. Alcuni amministratori decidono di non complicarsi la vita e acquistano, ad esempio, la telefonia IP in un pacchetto con una centrale telefonica virtuale a pagamento, per la quale viene attivata anche un'abbonamento mensile. Non essere pigro, acquista solo il traffico e impara a lavorare con Asterisk: è il migliore tra le soluzioni per la VATS ed è quasi esente da problemi per le esigenze aziendali delle piccole e medie imprese (se hai manualità).
8. Documenta e crea istruzioni per i dipendenti
Questa è pigrizia, e bisogna farlo. In primo luogo, lavorerai più facilmente; in secondo luogo, l'adattamento dei nuovi arrivati sarà senza problemi. Infine, saprai tu stesso che la tua infrastruttura è aggiornata, completa e in perfette condizioni. Redigi istruzioni di sicurezza, brevi manuali per gli utenti, FAQ; descrivi le regole e le normative per l'uso delle attrezzature d'ufficio. Un'istruzione materiale esistente è molto più convincente delle parole, ed è sempre consultabile. In questo modo, puoi inviare il link al documento per qualsiasi domanda pertinente e non dover affrontare l'argomento "Non sono stato avvisato". Così facendo, risparmierai notevolmente nella risoluzione degli errori.
9. Utilizza i servizi di outsourcing
Anche se la tua azienda ha un intero dipartimento IT o una piccola infrastruttura, non è affatto imbarazzante utilizzare i servizi di outsourcers. Perché non approfittare delle competenze di professionisti esperti, specializzati in qualcosa di complesso, a un costo contenuto, senza dover assumere tali specialisti internamente? Esternalizza parte del DevOps, la gestione della stampa, l'amministrazione di un sito web impegnativo, se ne hai uno, il supporto e il call center. Il tuo valore non diminuirà, al contrario, otterrai competenze aggiuntive nella gestione dei rapporti con fornitori esterni.
Se il tuo capo pensa che l'outsourcing sia costoso, spiegagli semplicemente quanto dovrà pagare per uno specialistica dedicato. Funziona davvero.
10. Non coinvolgerti in open source e nel tuo sviluppo
Sono un ingegnere, un ex sviluppatore e credo fermamente che sia il software open source a salvare il mondo: pensate a librerie, sistemi di monitoraggio, sistemi di gestione dei server, ecc. Tuttavia, se la vostra azienda decide di acquistare un CRM, un ERP, un ECM open source, o se il vostro capo durante una riunione urla che dovete creare il vostro sistema di fatturazione in fretta, fate attenzione: la nave sta andando sugli scogli. Ecco i punti su cui dovreste insistere di fronte a un dirigente ispirato con uno sguardo ardente:
- il supporto per l'open source è scarso se proviene da un repository pubblico, o estremamente costoso se deriva da soluzioni open source aziendali (DBMS, pacchetti per ufficio, ecc.) — pagherete letteralmente per ogni domanda, richiesta e ticket;
- un esperto interno per il deploy di un prodotto open source interno sarà molto costoso a causa della sua rarità;
- le personalizzazioni dell'open source possono essere fortemente limitate dalle conoscenze, dalle abilità o addirittura dalle licenze;
- con l'open source sarà molto difficile avviare il progetto in tempi brevi e sarà complicato adattarlo ai processi aziendali.
È evidente che sviluppare internamente richiede molto tempo e spese elevate. Secondo la mia esperienza, ci vogliono almeno tre anni per arrivare a un prototipo funzionante che soddisfi i requisiti di business e consenta agli utenti di utilizzarlo. E considerando che avrete una buona squadra di programmatori (i salari potete consultarli su "Mój krąg" — le conclusioni si fanno da sole).
Pertanto, sarò banale e mi ripeterò: considerate tutte le opzioni.
Riassumendo brevemente, per assicurarmi di non dimenticare nulla:
- contate il denaro — confrontate diverse opzioni, considerate i fattori e fate un confronto;
- puntate a ridurre il tempo per la gestione e l'addestramento degli utenti, riducendo il rischio di "interferenze stupide";
- cercate di consolidare e integrare le tecnologie — un'architettura snella e un'automazione end-to-end sono risolutive;
- investite nello sviluppo IT, non vivete con tecnologie obsolete — esse prosciugheranno le risorse;
- mettere in relazione domanda e consumo delle risorse IT.
Puoi chiederti: perché risparmiare i soldi degli altri se l'azienda paga? È una domanda logica! Ma la tua capacità di ottimizzare i costi e gestire efficacemente le risorse IT è prima di tutto la tua esperienza e il tuo segno distintivo come professionista. Qui siamo tutti in grado di trasformare materiali di fortuna in qualcosa di straordinario 🙂
A come un'ottima occasione per aggiornare le tue risorse virtuali. Visita il sito, dai un'occhiata e scegli — ci sono pochi giorni rimasti fino al 30 aprile.
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Fonte: habr.com
