Era il 2013. Ho iniziato a lavorare per una delle società di sviluppo che creava software per utenti privati. Mi avevano detto cose diverse, ma l'ultima cosa che mi aspettavo di vedere era ciò che ho visto: 32 macchine virtuali inutilizzate sul VDS in affitto, allora indecentemente costoso, tre licenze Photoshop "gratuite", 2 Corel, capacità di telefonia IP pagata e inutilizzata e altre piccole cose. Nel primo mese ho "ridotto il prezzo" dell'infrastruttura di 230 mila rubli, nel secondo di quasi 150 (mila), poi l'eroismo è finito, sono iniziate le ottimizzazioni e alla fine abbiamo risparmiato mezzo milione in sei mesi.
L'esperienza ci ha ispirato e abbiamo iniziato a cercare nuovi modi per risparmiare. Ora lavoro in un altro posto (indovinate dove), quindi posso raccontare al mondo la mia esperienza con la coscienza pulita. E condividetela, rendiamo l'infrastruttura IT più economica ed efficiente!
"Hai sprecato l'ultima parte della tua lana con le spese per server, licenze, risorse IT ed esternalizzazione", brontolò il direttore finanziario, chiedendo pianificazione e budget.
1. Sii un nerd: pianifica e fai un budget
Pianificare il budget IT della tua azienda è un compito noioso e coordinarlo può essere rischioso in alcuni punti. Ma il fatto stesso di avere un budget ti proteggerà quasi sicuramente da:
- riduzione dei costi per lo sviluppo del parco attrezzature e software (anche se ci sono ottimizzazioni trimestrali, ma è possibile difendere la propria posizione)
- insoddisfazione del direttore finanziario o del reparto contabilità al momento dell'acquisto o della locazione del prossimo elemento dell'infrastruttura
- la rabbia del manager dovuta alle spese impreviste.
La pianificazione del budget è necessaria non solo nelle grandi aziende, ma letteralmente in qualsiasi azienda. Raccogli i requisiti software e hardware da tutti i reparti, calcola le capacità necessarie, considera le dinamiche delle variazioni del personale (ad esempio, il call center o l'assistenza aumentano durante la stagione di punta e diminuiscono durante la stagione di riposo), giustifica le spese e sviluppa un piano di budget suddiviso per periodi (idealmente per mesi). In questo modo, saprai esattamente quanto riceverai per le tue attività ad alta intensità di risorse e ottimizzerai i costi.
2. Usa il tuo budget saggiamente
Una volta concordato e firmato il budget, si corre la forte tentazione di ridistribuire i costi e, ad esempio, di investire l'intero budget in un server costoso su cui implementare l'intero DevOps con monitoraggio e gateway 🙂 In questo caso, si rischia di trovarsi in una situazione di deficit di risorse per altre attività e di finire con una spesa eccessiva. Pertanto, è opportuno concentrarsi esclusivamente sulle esigenze reali e sulle attività aziendali che richiedono potenza di calcolo.
3. Aggiorna i tuoi server in tempo
Server hardware obsoleti, così come quelli virtuali, non apportano alcun vantaggio all'organizzazione: sollevano problemi in termini di sicurezza, velocità e intelligenza. Si spende più tempo, sforzi e denaro per compensare le funzionalità mancanti, per eliminare problemi di sicurezza e per alcune patch di accelerazione. Pertanto, è consigliabile aggiornare le risorse hardware e virtuali: ad esempio, è possibile farlo subito con la nostra promozione. , i prezzi non sono imbarazzanti da mostrare su Habr.
A proposito, mi è capitato spesso di imbattermi in situazioni in cui un server hardware in ufficio si è rivelato una soluzione del tutto ingiustificata: la maggior parte delle piccole e medie imprese può risolvere tutti i problemi con capacità virtuali e risparmiare un sacco di soldi.
4. Ottimizzare il lavoro degli utenti abituali
Forma tutti i tuoi utenti a risparmiare energia elettrica e a utilizzare l'infrastruttura con attenzione. Ecco alcuni esempi tipici di un utilizzo eccessivo da parte degli utenti:
- Installazione di applicazioni non necessarie "per l'intero reparto": gli utenti chiedono di installare software come quello del vicino perché ne hanno bisogno o semplicemente formulano una richiesta del tipo "7 licenze di Photoshop per il reparto design". Allo stesso tempo, quattro persone lavorano con Photoshop nel reparto design, mentre le altre tre sono impaginatrici e lo usano una volta ogni sei mesi. In questo caso, è meglio acquistare 4 licenze e svolgere 1-2 attività all'anno con l'aiuto dei colleghi. Ma più spesso, questa situazione si verifica con i software per ufficio (in particolare, il pacchetto MS Office, di cui tutti hanno bisogno). Infatti, la stragrande maggioranza dei dipendenti se la cava con editor open source o con il pratico Google Docs.
- Gli utenti occupano risorse virtuali e consumano metodicamente tutte le capacità affittate: ad esempio, i tester amano creare macchine virtuali caricate e dimenticarsi almeno di spegnerle, e anche gli sviluppatori non disdegnano questo. La ricetta è semplice: quando si esce, spegnere tutti 🙂
- Gli utenti utilizzano i server dell'azienda come archivio globale di file: caricano foto (in formato RAW), video, pubblicano gigabyte di musica e i più incalliti possono persino creare un piccolo server di gioco sfruttando le capacità di lavoro (abbiamo criticato queste persone in forma umoristica sul portale aziendale, ma funzionava benissimo).
- Cari dipendenti, portate software pirata al lavoro, e voilà, multe, problemi con la polizia e i fornitori. Lavorate con gli accessi e le policy, perché continueranno a trascinarvi dietro comunque, anche se fate discorsi strappalacrime nella mensa aziendale e scrivete poster motivazionali.
- Gli utenti credono di avere il diritto di richiedere qualsiasi strumento a loro comodo. Quindi, ho inserito Trello, Asana, Wrike, Basecamp e Bitrix24 nel mio arsenale. Perché ogni project manager ha scelto un prodotto comodo o familiare per il suo reparto. Di conseguenza, vengono supportate 5 soluzioni, 5 diversi prezzi, 5 fatture, 5 diversi marketplace e ottimizzazioni, ecc. Nessuna integrazione, unificazione e automazione end-to-end: una vera emorroide cerebrale. Di conseguenza, in accordo con il direttore generale, ho chiuso il negozio, ho scelto Asana, ho contribuito alla migrazione dei dati, ho formato personalmente i miei strenui colleghi e ho risparmiato molto, tra cui forza e nervi.
In generale, negoziate con gli utenti, formateli, organizzate programmi formativi e impegnatevi a semplificare il loro e il vostro lavoro. Alla fine, vi saranno grati per l'ordine nei loro affari, e i manager per la riduzione dei costi. Bene, e probabilmente voi, miei cari professionisti Habr, avrete notato che la soluzione ai problemi elencati non è altro che la creazione di un sistema di sicurezza informatica aziendale. Per questo, un ringraziamento speciale all'amministratore di sistema (non potete ringraziare voi stessi...).
5. Combinare soluzioni cloud e desktop
In generale, dato che lavoro per un provider di hosting e alla fine dell'articolo non vedo l'ora di raccontarvi di una fantastica vendita di capacità server per aziende di qualsiasi dimensione, dovrei sventolare una bandiera e gridare "Tutti sul cloud!". Ma poi peccherei contro le mie qualifiche ingegneristiche e farei la figura del marketer. Pertanto, vi esorto ad affrontare la questione con saggezza e a combinare soluzioni cloud e desktop. Ad esempio, potete noleggiare un sistema CRM cloud come servizio (SaaS) e, secondo la brochure, costa 1000 rubli per utente al mese: pochi centesimi (tralascio la questione dell'implementazione, Habr ne ha già parlato). Quindi, in tre anni spenderete 10 rubli per 360 dipendenti, 000 per 4, 480 per 000, ecc. Allo stesso tempo, potete implementare un CRM desktop pagando licenze competitive (+5 di risparmio) per circa 600 rubli e mantenerlo come Photoshop. A volte i benefici nell'arco di un periodo di 000-100 anni sono davvero impressionanti.
Al contrario, le tecnologie cloud spesso consentono di risparmiare su hardware, stipendi degli ingegneri, problemi di protezione dei dati (ma non risparmiateci affatto!) e scalabilità. Gli strumenti cloud sono facili da connettere e disconnettere, i costi del cloud non sono inclusi nelle spese in conto capitale dell'azienda: in generale, i vantaggi sono molteplici. Scegliete soluzioni cloud quando è giustificato in termini di scalabilità, efficienza e flessibilità.
Calcola, combina e scegli le combinazioni vincenti: non darò una ricetta universale, sono specifiche per ogni azienda: c'è chi rifiuta completamente il cloud, chi costruisce l'intera attività sul cloud. A proposito, non rifiutare mai gli aggiornamenti software (anche quelli a pagamento): di norma, gli sviluppatori di software applicativi per le aziende rilasciano versioni più stabili e funzionali.
Un'altra regola per il software: sbarazzatevi dei vecchi software che generano meno di quanto consumano in termini di manutenzione e supporto. Esiste sicuramente già un software analogo sul mercato.
6. Evitare la duplicazione del software
Vi ho già parlato di cinque sistemi di gestione dei progetti nel mio zoo IT, ma li inserirò in una sezione separata. Avete rifiutato un certo software, ne avete scelto uno nuovo (non dimenticate di smettere di pagare per quello vecchio), avete trovato nuovi servizi di hosting (non dimenticate di rescindere il contratto con il vecchio fornitore, se non ci sono particolari considerazioni). Monitorate i profili di utilizzo del software dei dipendenti ed eliminate i software inutilizzati e duplicati.
L'ideale sarebbe avere un sistema di monitoraggio e analisi del software installato: in questo modo, sarà possibile individuare automaticamente duplicati e problemi. Questo tipo di lavoro, tra l'altro, aiuta l'azienda a evitare duplicazioni e ripetizioni di dati: a volte, cercare qualcuno che ha commesso errori richiede troppo tempo.
7. Rinfrescare l'infrastruttura applicativa e le periferiche
Chi conta questi materiali di consumo: cartucce, chiavette USB, carta, caricabatterie, UPS, stampanti e altri dischi e tubi? E invano. Inizia con carta e stampanti: analizza i profili di stampa e crea una rete di stampanti o multifunzione con accesso pubblico: rimarrai sorpreso da quanta carta e cartucce risparmierai e da quanto diminuirà il costo di stampa di un singolo foglio. E no, questa non è avarizia, questa è l'ottimizzazione di un processo importante. Nessuno vieta di stampare tesine e saggi sulle apparecchiature per ufficio, ma stampare libri che ti dispiace comprare o che non vuoi leggere sullo schermo è troppo.
Successivamente, tieni sempre una scorta di materiali di consumo che acquisti dai fornitori a prezzi scontati, in modo da non dover acquistare a prezzi esorbitanti nel più vicino negozio di elettronica in caso di problemi con le attrezzature. Monitora il deprezzamento e l'usura, tieni una contabilità e crea un fondo di sostituzione: a proposito, è una buona idea avere un fondo di sostituzione per le attrezzature di base dell'ufficio. Semplicemente perché non verrai elogiato per i tempi di inattività sul lavoro, questo rappresenta anche una perdita di denaro, soprattutto nelle aziende commerciali e di servizi.
Per quanto riguarda l'infrastruttura applicativa, ci sono due voci di costo principali: Internet e comunicazioni. Quando si sceglie un provider, è bene esaminare le offerte a pacchetto, leggere le stelle sulle tariffe, prestare attenzione alla qualità della comunicazione e agli SLA. Alcuni amministratori decidono di non preoccuparsene e acquistano, ad esempio, la telefonia IP in un pacchetto con un centralino virtuale a pagamento, a cui viene anche emesso un abbonamento mensile. Non siate pigri, acquistate solo traffico dati e imparate a lavorare con Asterisk: questo è il meglio che è stato creato nel campo dei centralini e una soluzione praticamente senza problemi per le attività aziendali delle piccole e medie imprese (se avete le mani dritte).
8. Documentare e creare istruzioni per i dipendenti
Questa è pigrizia ed è necessaria. In primo luogo, sarà più facile per te lavorare, in secondo luogo, l'adattamento dei nuovi arrivati sarà fluido. Infine, tu stesso saprai che la tua infrastruttura è pertinente, completa e in perfetto ordine. Crea istruzioni di sicurezza, brevi manuali utente, FAQ, descrivi le regole e le norme per l'utilizzo delle apparecchiature per ufficio. Un'istruzione materialmente esistente è molto più convincente delle parole, puoi sempre farvi riferimento. In questo modo, puoi inviare un link al documento con qualsiasi domanda pertinente e non accettare l'argomento "Non sono stato avvisato". In questo modo risparmierai molto sull'eliminazione degli errori.
9. Utilizzare servizi di outsourcing
Anche se la vostra azienda dispone di un intero reparto IT o, al contrario, di una piccola infrastruttura, non è una vergogna affidarsi a dei fornitori esterni. Perché non affidarsi a grandi professionisti specializzati in attività complesse a un costo contenuto, senza dover assumere uno specialista del genere nel proprio organico? Affidate in outsourcing parte del DevOps, la manutenzione delle stampanti, l'amministrazione di una sede molto frequentata, se ne avete una, l'assistenza e un call center. Il vostro valore non diminuirà, anzi, otterrete una maggiore competenza nei contatti con fornitori terzi.
Se il tuo capo pensa che l'outsourcing sia costoso, spiegagli semplicemente quanto dovrà pagare per uno specialista dedicato. Funziona davvero.
10. Non lasciarti coinvolgere nell'open source e nel tuo sviluppo
Sono un ingegnere, in passato ho lavorato come sviluppatore e credo fermamente che sia l'open source a salvare il mondo: quanto valgono le librerie, i sistemi di monitoraggio, i sistemi di gestione dei server, ecc.? Ma se la tua azienda decide di acquistare CRM, ERP, ECM, ecc. open source, o se il capo urla durante una riunione che metterai insieme il tuo sistema di fatturazione, salva la nave, sta andando a sbattere contro gli scogli. Ecco gli argomenti che vale la pena sostenere di fronte a un manager ispirato e dallo sguardo ardente:
- l'open source è scarsamente supportato se si tratta di un repository pubblico o è supportato in modo molto costoso se è open source di aziende (DBMS, suite per ufficio, ecc.): pagherai letteralmente per ogni domanda, richiesta e ticket;
- uno specialista interno per la distribuzione di un prodotto open source interno sarà molto costoso a causa della sua rarità;
- le modifiche open source possono essere fortemente limitate dalla conoscenza, dalle competenze o persino dalla licenza;
- Con l'open source non sarai in grado di iniziare prima di molto tempo e sarà troppo difficile adattarlo ai processi aziendali.
Inutile dire che sviluppare un proprio software è un'impresa molto lunga e costosa. Per esperienza personale, posso dire che ci vogliono tre anni per creare un prototipo funzionante che soddisfi i requisiti aziendali e consenta agli utenti di lavorarci. E questo se si dispone di un buon team di programmatori (potete consultare gli stipendi su "My Circle": le conclusioni verranno da sole).
Quindi sarò banale e mi ripeterò: considerate tutte le opzioni.
Quindi, lasciatemi riassumere brevemente per essere sicuro di non aver dimenticato nulla:
- contare i soldi - confrontare diverse opzioni, tenere conto dei fattori, confrontare;
- cercare di ridurre i tempi di manutenzione e di formazione degli utenti, ridurre il rischio di "interferenze errate";
- cercare di consolidare e integrare le tecnologie: un'architettura semplificata e un'automazione end-to-end sono la chiave;
- investi nello sviluppo IT, non convivere con tecnologie obsolete: ti prosciugheranno i soldi;
- correlare la domanda e il consumo di risorse IT.
Potreste chiedervi: perché risparmiare soldi altrui, se a pagare è l'azienda? Una domanda logica! Ma la vostra capacità di ottimizzare i costi e gestire efficacemente le risorse IT dipende principalmente dalla vostra esperienza e dalle vostre caratteristiche professionali. Sappiamo tutti come fare caramelle con materiali di scarto 🙂
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Fonte: habr.com
