Era il 2013. Sono venuto a lavorare per una delle società di sviluppo che creano software per utenti privati. Mi hanno detto cose diverse, ma l'ultima cosa che mi aspettavo di vedere era quello che ho visto: 32 macchine virtuali eccezionali su un VDS noleggiato allora oscenamente costoso, tre licenze Photoshop "gratuite", 2 Corel, capacità di telefonia IP a pagamento e inutilizzata e altro piccole cose. Nel primo mese ho “ridotto il prezzo” dell'infrastruttura di 230mila rubli, nel secondo di quasi 150 (mila), poi è finito l'eroismo, sono iniziate le ottimizzazioni e alla fine abbiamo risparmiato mezzo milione in sei mesi.
L'esperienza ci ha ispirato e abbiamo iniziato a cercare nuovi modi per risparmiare. Ora lavoro in un altro posto (indovina dove), quindi con la coscienza pulita posso raccontare al mondo la mia esperienza. E tu condividi, rendiamo l'infrastruttura IT più economica ed efficiente!
“I costi per server, licenze, risorse IT e outsourcing sono stati tolti fino all’ultimo”, si è lamentato il CFO, chiedendo pianificazione e definizione del budget.
1. Sii un nerd: pianifica e budget.
La pianificazione del budget per l'ambiente IT della tua azienda è noiosa e il coordinamento a volte è persino pericoloso. Ma il fatto stesso di avere un budget è quasi garantito per proteggerti da:
- tagliare i costi per lo sviluppo di una flotta di attrezzature e software (anche se ci sono ottimizzazioni trimestrali, ma lì puoi difendere la tua posizione)
- insoddisfazione del direttore finanziario o del reparto contabilità al momento dell'acquisto o della locazione di un altro elemento dell'infrastruttura
- la rabbia del manager a causa di spese non pianificate.
È necessario elaborare un budget non solo nelle grandi aziende, ma letteralmente in qualsiasi azienda. Raccogliere i requisiti per software e hardware da tutti i reparti, calcolare la capacità richiesta, tenere conto delle dinamiche dei cambiamenti nel numero del personale (ad esempio, il call center o il supporto aumenta durante l'alta stagione e diminuisce durante la stagione libera), giustificare spese e sviluppare un piano di budget suddiviso per periodi (idealmente - per mese). In questo modo saprai esattamente quanti soldi riceverai per le tue attività ad alta intensità di risorse e ottimizzerai i costi.
2. Usa saggiamente il tuo budget
Dopo che il budget è stato concordato e firmato, c'è una tentazione infernale di ridistribuire i costi e, ad esempio, versare l'intero budget in un server costoso su cui è possibile distribuire tutti i DevOps con monitoraggio e gateway :) In questo caso, potresti trovare te stesso in una modalità di carenza di risorse per altre attività e ottieni un sovraccarico. Pertanto, concentrati esclusivamente sui bisogni reali e sui problemi aziendali che richiedono potenza di calcolo per essere risolti.
3. Aggiorna i tuoi server in tempo
I server hardware obsoleti, così come quelli virtuali, non apportano alcun vantaggio all'organizzazione: sollevano dubbi in termini di sicurezza, velocità e intelligenza. Spendi più tempo, impegno e denaro per compensare le funzionalità mancanti, per eliminare i problemi di sicurezza, per applicare alcune patch per accelerare le cose. Aggiorna quindi il tuo hardware e le tue risorse virtuali: puoi farlo, ad esempio, adesso con la nostra promozione , non è un peccato mostrare i prezzi su Habré.
A proposito, più di una volta mi sono imbattuto in situazioni in cui un server di ferro in ufficio era una soluzione del tutto ingiustificata: la maggior parte delle piccole e medie imprese può risolvere tutti i problemi utilizzando capacità virtuali e risparmiare un sacco di soldi.
4. Ottimizza l'esperienza dell'utente medio
Insegna a tutti i tuoi utenti a risparmiare energia elettrica e a utilizzare con attenzione l'infrastruttura. Ecco alcuni esempi di tipici superamenti lato utente:
- Installazione di programmi applicativi non necessari su base "intero reparto": gli utenti chiedono di installare software come quello del loro vicino perché ne hanno bisogno, o semplicemente inviano una domanda come "7 licenze Photoshop per il reparto di progettazione". Allo stesso tempo, quattro persone lavorano nel reparto di progettazione con Photoshop, mentre le restanti tre sono progettisti di layout e lo utilizzano una volta ogni sei mesi. In questo caso è meglio acquistare 4 licenze e risolvere 1-2 problemi all'anno con l'aiuto dei colleghi. Ma più spesso questa storia accade con i software per ufficio (in particolare, il pacchetto MS Office, di cui tutti hanno assolutamente bisogno). In effetti, la stragrande maggioranza dei dipendenti può cavarsela con editor open source o pratici documenti Google.
- Gli utenti occupano risorse virtuali e consumano metodicamente tutta la capacità noleggiata: ad esempio, ai tester piace creare macchine virtuali caricate e dimenticare almeno di spegnerle, e gli sviluppatori non lo disdegnano. La ricetta è semplice: quando esci, spegni tutti :)
- Gli utenti utilizzano i server dell'azienda come archivio di file globale: caricano foto (in RAW), video, caricano gigabyte di musica, soprattutto gli incalliti possono persino creare un piccolo server di gioco utilizzando la capacità di lavoro (lo abbiamo condannato sul portale aziendale in modo umoristico modo - ha funzionato molto bene).
- Cari dipendenti in tutti i sensi portano al lavoro software piratato, ed eccoli qui, multe, problemi con la polizia e i venditori. Lavorate con l’accesso e le politiche, perché vi trascineranno comunque, anche se tenete discorsi pieni di lacrime nella mensa aziendale e scrivete poster motivazionali.
- Gli utenti credono di avere il diritto di richiedere qualsiasi strumento ritengano conveniente. Quindi, nel mio arsenale avevo a noleggio Trello, Asana, Wrike, Basecamp e Bitrix24. Perché ogni project manager ha scelto un prodotto conveniente o familiare per il suo dipartimento. Di conseguenza, sono supportate 5 soluzioni, 5 diversi cartellini dei prezzi, 5 account, 5 diversi mercati e ottimizzazioni, ecc. Nessuna integrazione, unificazione o automazione end-to-end per te: emorroidi cerebrali complete. Di conseguenza, d'accordo con il direttore generale, ho chiuso il negozio, ho scelto Asana, ho aiutato a migrare i dati, ho formato io stesso i miei fieri colleghi e ho risparmiato un sacco di soldi, compresi fatica e nervi.
In generale, negozia con gli utenti, formali, conduci programmi educativi e cerca di rendere più semplice il loro e il tuo lavoro. Alla fine ti ringrazieranno per aver tenuto le cose in ordine e i manager ti ringrazieranno per aver tagliato i costi. Bene, voi, miei cari professionisti di Habr, probabilmente avete notato che la soluzione ai problemi elencati non è altro che la formazione della sicurezza delle informazioni aziendali. Per questo un ringraziamento speciale all'amministratore di sistema (non puoi ringraziare te stesso...).
5. Combina soluzioni cloud e desktop
In generale, visto che lavoro per un provider di hosting e che alla fine dell'articolo sono pieno di voglia di raccontarvi di una bella vendita di capacità server per aziende di qualsiasi dimensione, dovrei sventolare la bandiera e gridare " Tutti verso le nuvole!” Ma poi peccherò contro le mie qualifiche di ingegnere e sembrerò un operatore di marketing. Pertanto, ti esorto ad affrontare il problema con saggezza e a combinare soluzioni cloud e desktop. Ad esempio, puoi noleggiare un sistema CRM cloud come servizio (SaaS) e, secondo il libretto, costa 1000 rubli. per utente al mese - pochi centesimi (tralascerò la questione dell'implementazione, di cui si è già parlato su Habré). Quindi, in tre anni spenderai 10 rubli per 360 dipendenti, in 000 - 4, in 480 - 000, ecc. Allo stesso tempo, puoi implementare il CRM desktop pagando licenze competitive (+5 risparmi) per circa 600mila rubli. e servirlo come lo stesso Photoshop. A volte i benefici nell’arco di 000-100 anni sono davvero impressionanti.
E viceversa, le tecnologie cloud spesso consentono di risparmiare sull’hardware, sugli stipendi degli ingegneri, sui problemi di protezione dei dati (ma non risparmiare affatto!) e sulla scalabilità. Gli strumenti cloud sono facili da connettere e disconnettere, i costi del cloud non rientrano nelle spese in conto capitale dell'azienda: in generale, ci sono molti vantaggi. Scegli le soluzioni cloud quando scalabilità, agilità e flessibilità hanno senso.
Conta, combina e scegli le combinazioni vincenti: non fornirò una ricetta universale, sono diverse per ogni azienda: alcune persone abbandonano completamente le nuvole, altre costruiscono l'intera attività nelle nuvole. A proposito, non rifiutare mai gli aggiornamenti software (anche quelli a pagamento): di norma, gli sviluppatori di software applicativi aziendali distribuiscono versioni più stabili e funzionali.
E un'altra regola per il software: sbarazzarsi del vecchio software che frutta meno di quanto consuma per manutenzione e supporto. Esiste sicuramente già un analogo sul mercato.
6. Evitare la duplicazione del software
Ho già parlato di cinque sistemi di gestione dei progetti nel mio zoo IT, ma li inserirò in un paragrafo a parte. Se rifiuti un determinato software, scegli un nuovo software - non dimenticare di smettere di pagare per quello vecchio, trova nuovi servizi di hosting - risolvi il contratto con il vecchio fornitore, a meno che non ci siano considerazioni particolari. Monitora i profili di utilizzo del software dei dipendenti ed elimina il software inutilizzato e duplicato.
L'ideale sarebbe se disponi di un sistema per il monitoraggio e l'analisi del software installato: in questo modo puoi vedere automaticamente i duplicati funzionanti e i problemi. A proposito, questo tipo di lavoro aiuta l'azienda a evitare la duplicazione e la ripetizione dei dati: a volte la ricerca di chi ha commesso l'errore richiede troppo tempo.
7. Pulisci l'infrastruttura e le periferiche dell'applicazione
Chi conta questi materiali di consumo: cartucce, unità flash, carta, caricabatterie, UPS, stampanti, ecc. dischi tubolari. Ma invano. Inizia con carta e stampanti: analizza i profili di stampa e crea una rete di stampanti o multifunzione con accesso pubblico, rimarrai sorpreso dalla quantità di carta e cartucce che potrai risparmiare e di quanto diminuirà il costo della stampa di un foglio. E no, non si tratta di succhiare soldi, si tratta di ottimizzare un processo importante. Nessuno vieta di stampare tesine e saggi sulle apparecchiature per ufficio, ma stampare libri che ti dispiacerebbe comprare o che non vorresti leggere dallo schermo è troppo.
Successivamente, tieni sempre una scorta di materiali di consumo che acquisti dai fornitori con uno sconto, in modo che, in caso di problemi con le apparecchiature, non acquisti a prezzi esorbitanti presso il mercato tecnologico più vicino. Monitorare il deprezzamento e l'usura, conservare i registri e creare un fondo sostitutivo: a proposito, è una buona idea avere un fondo sostitutivo per le apparecchiature di base per ufficio. Solo perché non sarai elogiato per i tempi di inattività sul lavoro, anche questa è una perdita di denaro, soprattutto nelle società commerciali e di servizi.
Per quanto riguarda l'infrastruttura applicativa, le principali voci di costo sono due: Internet e le comunicazioni. Quando scegli un fornitore, guarda le offerte dei pacchetti, leggi le stelle sulle tariffe, presta attenzione alla qualità della comunicazione e allo SLA. Alcuni amministratori decidono di non preoccuparsi e di acquistare, ad esempio, la telefonia IP in un pacchetto con un PBX virtuale a pagamento, per il quale viene rilasciato anche un abbonamento mensile. Non essere pigro, acquista solo traffico e impara a lavorare con Asterisk: questo è il meglio che è stato creato nel campo dell'IVA e una soluzione quasi senza problemi per i problemi aziendali delle piccole e medie imprese (se hai mani dirette).
8. Documentare e creare istruzioni per i dipendenti
È pigro ed è necessario. In primo luogo, sarà più facile per te lavorare e, in secondo luogo, l'adattamento dei nuovi arrivati sarà fluido. Finalmente tu stesso saprai che la tua infrastruttura è aggiornata, integra e in perfetto ordine. Componi istruzioni di sicurezza, brevi manuali per gli utenti, FAQ, descrivi le norme e i regolamenti per l'uso delle apparecchiature per ufficio. Le istruzioni materialmente esistenti sono molto più convincenti delle parole; puoi sempre rivolgerti a loro. In questo modo, puoi inviare un collegamento al documento per qualsiasi domanda pertinente e non accettare l'argomento "Non sono stato avvisato". In questo modo risparmierai molto sull'eliminazione degli errori.
9. Utilizzare servizi in outsourcing
Anche se la tua azienda ha un intero reparto IT o, al contrario, una piccola infrastruttura, non c'è vergogna nell'utilizzare i servizi degli outsourcer. Perché non ottenere i servizi di grandi professionisti, specializzati in qualcosa di complesso, per pochi soldi, cioè senza assumere uno specialista del genere nel personale. Esternalizza parte dei DevOps, dei servizi di stampa, dell'amministrazione di un sito Web affollato, se ne hai uno, del supporto e del call center. Il vostro valore non diminuirà per questo, al contrario, riceverete ulteriore esperienza nel campo dei contatti con fornitori terzi.
Se il tuo manager ritiene che l'outsourcing sia costoso, spiegagli semplicemente quanto dovrà pagare lo specialista dedicato. Funziona veramente.
10. Non lasciarti coinvolgere nell'open source e nel tuo sviluppo
Sono un ingegnere, sono uno sviluppatore in passato e credo fermamente che sia l'open source a salvare il mondo: quanto costano le librerie, i sistemi di monitoraggio, i sistemi di gestione dei server, ecc. Ma se la tua azienda decide di acquistare CRM, ERP, ECM, ecc. oppure il capo grida durante una riunione che manderai all'aria la tua fatturazione, salverai la nave, andrà a rotoli. Ecco gli argomenti su cui schierarsi di fronte a un leader ispirato e dallo sguardo ardente:
- l'open source è scarsamente supportato se si tratta di un repository pubblico o è molto costoso da supportare se è open source di aziende (DBMS, suite per ufficio, ecc.) - pagherai letteralmente per ogni domanda, richiesta e ticket;
- uno specialista interno per l'implementazione di un prodotto open source interno sarà molto costoso a causa della sua rarità;
- i miglioramenti all’open source possono essere fortemente limitati dalle conoscenze, dalle competenze o persino dalle licenze;
- Ci vorrà molto tempo per iniziare con l'open source e sarà troppo difficile per te adattarlo ai processi aziendali.
Inutile dire che svilupparne uno proprio è un'impresa molto lunga e costosa? Dalla mia esperienza posso dire che ci vogliono almeno tre anni per creare un prototipo funzionante che soddisfi i requisiti aziendali e consenta agli utenti di utilizzarlo. E solo se hai una buona squadra di programmatori (puoi guardare gli stipendi su "My Circle" - le conclusioni arriveranno a te).
Quindi sarò banale e ripeterò: considera tutte le opzioni.
Quindi, vorrei riassumere brevemente per essere sicuro di non aver dimenticato nulla:
- contare i soldi: confrontare diverse opzioni, tenere conto dei fattori, confrontare;
- sforzarsi di ridurre i tempi di manutenzione e formazione degli utenti, ridurre il rischio di “intervento di un pazzo”;
- cercare di consolidare e integrare le tecnologie: un'architettura coerente e un'automazione end-to-end fanno la differenza;
- investire nello sviluppo IT, non convivere con tecnologie obsolete: succhiano denaro;
- correlare la domanda e il consumo delle risorse IT.
Potresti chiederti: perché risparmiare i soldi degli altri, dal momento che l'ufficio paga? Domanda logica! Ma la tua capacità di ottimizzare i costi e gestire le risorse IT in modo efficace dipende principalmente dalla tua esperienza e dalle tue caratteristiche di professionista. Sappiamo tutti come fare caramelle con materiali di scarto qui :)
У come un ottimo motivo per aggiornare le capacità virtuali. Entra, guarda, scegli: ne restano pochissimi fino al 30 aprile.
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Fonte: habr.com