10 modi per risparmiare sull'infrastruttura IT per tutti

Era il 2013. Ho iniziato a lavorare in una delle aziende di sviluppo che creano software per utenti privati. Mi hanno detto molte cose, ma meno di tutte mi aspettavo di vedere ciò che ho visto: 32 virtual machine non scollegate su un VDS affittato che all'epoca era ridicolmente costoso, tre licenze 'libere' di Photoshop, 2 di Corel, potenza di telefonia IP pagata e inutilizzata e altro ancora. Nel primo mese ho 'ridotto' l'infrastruttura di 230.000 rubli, nel secondo di quasi 150. Poi la mia eroica azione è finita, sono iniziate le ottimizzazioni e in definitiva abbiamo risparmiato mezzo milione in sei mesi.

L'esperienza ci ha ispirato e abbiamo cominciato a cercare nuovi modi per risparmiare. Ora lavoro in un'altra azienda (indovinate dove), quindi posso condividere la mia esperienza con il mondo senza remore. E anche voi condividete, facciamo economia nell'infrastruttura IT più efficace!

«L'ultima pelliccia è stata strappata con le vostre spese per server, licenze, attivi IT e outsourcing», brontolava il direttore finanziario chiedendo pianificazione e budgeting.

1. Siate noiosi — pianificate e budgettate.

La pianificazione del budget per l'ambiente IT della vostra azienda è noiosa, e l'approvazione può essere persino pericolosa. Ma avere un budget praticamente vi protegge da:

• riduzioni della spesa per lo sviluppo del parco macchine e software (anche se ci sono ottimizzazioni trimestrali, ma lì si può sostenere la propria posizione).
• insoddisfazione del direttore finanziario o della contabilità al momento dell'acquisto o dell'affitto di un altro elemento dell'infrastruttura.
• ira della direzione a causa di spese impreviste.

Il budget deve essere redatto non solo nelle grandi aziende, ma praticamente in tutte. Raccogliete le esigenze di software e hardware da tutti i reparti, calcolate le potenze necessarie, tenete conto della dinamica del cambiamento del numero dei dipendenti (ad esempio, se il vostro call center o supporto aumentano in alta stagione e diminuiscono nei periodi liberi), giustificate le spese e sviluppate un piano di budgeting suddiviso per periodi (ideale — per mesi). In questo modo saprete esattamente quanto denaro avrete per i vostri compiti con elevato consumo di risorse e ottimizzerete i costi.

2. Utilizzate correttamente il budget.

Una volta che il budget è stato approvato e firmato, c'è una tentazione terribile di riallocare le spese e, ad esempio, investire l'intero budget in un server costoso, su cui si può implementare tutto il DevOps con monitoraggio e gateway 🙂 In tal caso, potreste trovarvi in una situazione di carenza di risorse per gli altri compiti e ricevere uno sforamento. Pertanto, orientatevi esclusivamente sulle reali esigenze e sugli obiettivi aziendali per cui sono necessarie le capacità di calcolo.

3. Aggiornate i server in tempo

I server hardware obsoleti, così come quelli virtuali, non apportano alcun beneficio all'organizzazione: pongono interrogativi in termini di sicurezza, velocità e intelligenza. Spenderete più tempo, risorse e denaro per compensare la mancanza di funzionalità, per risolvere problemi di sicurezza e per applicare delle patch per velocizzare. Pertanto, aggiornate le vostre risorse hardware e virtuali: ad esempio, potete farlo subito con la nostra promozione. «Turbo VPS», i prezzi non sono imbarazzanti da mostrare su Habr.

A proposito, mi sono trovato più volte in situazioni in cui un server fisico in ufficio era una decisione completamente ingiustificata: la maggior parte delle piccole e medie imprese può risolvere tutte le sue esigenze su risorse virtuali e risparmiare molti soldi.

4. Ottimizzate il lavoro degli utenti normali

Incoraggiate tutti i vostri utenti a risparmiare energia e a usare l'infrastruttura in modo oculato. Ecco alcuni esempi di tipico spreco sul lato utente:

• Installare software non necessario con il principio «per tutto il reparto» — gli utenti chiedono di installare software come il vicino, oppure viene semplicemente presentata una richiesta del tipo «7 licenze Photoshop per il reparto design». Tuttavia, nel reparto design lavorano solo quattro persone con Photoshop, mentre le altre tre — i grafici — lo usano una volta ogni sei mesi. In questo caso, sarebbe meglio acquistare 4 licenze e risolvere 1-2 compiti all'anno con l'aiuto dei colleghi. Ma spesso questa situazione si verifica con il software per ufficio (in particolare, con il pacchetto MS Office, di cui hanno assolutamente bisogno tutti in pieno). In realtà, la stragrande maggioranza dei dipendenti potrebbe cavarsela con editor open source o con pratici Google Docs.
• Gli utenti occupano risorse virtuali e consumano metodicamente tutta la potenza affittata: ad esempio, i tester amano creare macchine virtuali sovraccariche e dimenticare di spegnerle, e non sono da meno nemmeno gli sviluppatori. La ricetta è semplice: quando lasciate, spegnete tutto 🙂
• Gli utenti utilizzano i server dell'azienda come una memoria globale: caricano foto (in RAW), video, mettono gigabyte di musica, e i più sfacciati possono persino creare un piccolo server di gioco sulle risorse aziendali (questo è stato condannato in forma umoristica sul nostro portale aziendale — ha funzionato molto bene).
• I dipendenti costosi in tutti i sensi portano al lavoro software pirata, e così ecco che arrivano multe, problemi con la polizia e i fornitori. Lavorate con i permessi e le politiche, perché tanto lo porteranno lo stesso, anche se fate discorsi strappalacrime nella mensa aziendale e scrivete manifesti motivazionali.
• Gli utenti pensano di avere il diritto di richiedere qualsiasi strumento a loro comodo. Nel mio arsenale avevo noleggiato Trello, Asana, Wrike, Basecamp e Bitrix24. Perché ogni project manager sceglieva il prodotto più comodo o familiare per il proprio dipartimento. Risultato: 5 soluzioni da supportare, 5 prezzi diversi, 5 fatture, 5 marketplace diversi e così via. Nessuna integrazione, unificazione e automazione continua: solo una vera emicrania cerebrale. Alla fine, in accordo con l'amministratore delegato, ho chiuso il rubinetto, ho scelto Asana, ho aiutato a migrare i dati, ho formato i colleghi più testardi e ho risparmiato bene, inclusi forze e nervi.

Insomma, parlate con gli utenti, istruiteli, tenete corsi di aggiornamento e cercate di semplificare il loro lavoro e il vostro. Alla fine, vi saranno grati per l'ordine nelle cose, e i dirigenti — per la riduzione dei costi. E probabilmente, cari professionisti di Habra, avete notato che la soluzione a questi problemi è nient'altro che la creazione di una sicurezza informatica aziendale. Un grazie speciale all'amministratore di sistema (altrimenti non vi ringrazierete mai…).

5. Combinare soluzioni cloud e desktop

In generale, dato che lavoro per un provider di hosting e alla fine dell'articolo sono pieno di voglia di raccontarvi di un'incredibile vendita di potenze server per aziende di qualsiasi dimensione, dovrei sventolare una bandiera e urlare "Tutti nel cloud!". Ma in quel caso peccerei contro le mie qualifiche ingegneristiche e sembrerei un marketer. Pertanto, vi esorto ad avvicinarvi alla questione con saggezza e a combinare soluzioni cloud e desktop. Ad esempio, potete noleggiare come servizio (SaaS) un sistema CRM cloud che, secondo il depliant, costa 1000 ₽ per utente al mese — veramente poco (non parlerò dell'implementazione, ne hanno già discusso su Habr). Dunque, in tre anni per 10 dipendenti spenderete 360.000 rubli, per 4 — 480.000, per 5 — 600.000 e così via. Nel frattempo, potete implementare un CRM desktop, pagando licenze competitive (+100 al risparmio) per circa 250.000 rubli e gestirla come lo stesso Photoshop. A volte il risparmio in un periodo di 2-5 anni è davvero impressionante.

E viceversa, le tecnologie cloud spesso vi permettono di risparmiare su hardware, salari degli ingegneri, questioni di protezione dei dati (ma in realtà non risparmiate su di esse!), scalabilità. Le risorse cloud si collegano e si scollegano facilmente, le spese per il cloud non si riflettono nei costi capitali dell'azienda — insomma, ci sono moltissimi vantaggi. Scegliete soluzioni cloud quando è giustificato in termini di scalabilità, rapidità e flessibilità.

Contate, abbinate e scegliete combinazioni vantaggiose — non vi darò una ricetta universale, poiché ciascuna è unica per ogni business: c'è chi rifiuta completamente il cloud, chi costruisce l'intero business nel cloud. A proposito, non rifiutate mai gli aggiornamenti software (anche a pagamento) — di solito, gli sviluppatori di software applicativo per il business rilasciano versioni più stabili e funzionali.

E un'altra regola per il software: liberatevi di software obsoleto che consuma più di quanto produca in assistenza e supporto. Sul mercato ci sarà sicuramente un'alternativa.

6. Evitate la duplicazione del software

Ho già parlato di cinque sistemi di gestione progetti nel mio zoo IT, ma lo evidenzierò di nuovo. Se avete rinunciato a un determinato software e scelto un nuovo, non dimenticate di smettere di pagare per il vecchio; se avete trovato nuovi servizi di hosting, annullate il contratto con il vostro vecchio fornitore, a meno che non ci siano particolari motivi. Monitorate l'uso dei software da parte dei dipendenti e liberatevi dei programmi inutilizzati e duplicati.

È ideale avere un sistema di monitoraggio e analisi del software installato: in questo modo potete vedere automaticamente i duplicati e i problemi. A proposito, un lavoro di questo tipo aiuta l'azienda a evitare duplicazioni e ripetizioni di dati: a volte trovare chi ha sbagliato richiede troppo tempo.

7. Ristrutturate l'infrastruttura applicativa e le periferiche

Chi conta queste risorse: cartucce, pen drive, carta, caricatori, UPS, stampanti e vari dischi? Eppure, sarebbe utile. Iniziate dalla carta e dalle stampanti: analizzate i profili di stampa e create una rete di stampanti o multifunzione con accesso pubblico; vi sorprenderà quanto si risparmi in carta e cartucce e quanto si riduca il costo della stampa di un foglio. E no, non è spreco, è un'ottimizzazione di un processo importante. Nessuno vieta di stampare tesi e articoli su macchine d'ufficio, ma stampare libri che vi dispiace acquistare o che non volete leggere sullo schermo è davvero esagerato.

In seguito, assicuratevi di avere sempre una scorta di materiali di consumo che acquistate dai fornitori a prezzi scontati, in modo da non doverli comprare a prezzi esorbitanti nel negozio di elettronica in caso di problemi con la tecnologia. Monitorate l'ammortamento e l'usura, tenete traccia e create un fondo di sostituzione; per inciso, non è affatto male avere un fondo di sostituzione anche per la tecnologia di base. Semplicemente perché non verrete elogiati per i fermi di lavoro: è anche una perdita di denaro, soprattutto nelle aziende commerciali e di servizi.

Per quanto riguarda l'infrastruttura applicativa, ci sono due principali voci di costo: internet e comunicazione. Quando scegli il fornitore, guarda le offerte in pacchetti, leggi le note a piè di pagina delle tariffe e fai attenzione alla qualità delle comunicazioni e SLA. Alcuni amministratori decidono di non complicarsi la vita e acquistano, ad esempio, la telefonia IP in un pacchetto con una centrale telefonica virtuale a pagamento, per la quale è prevista anche un'abbonamento mensile. Non essere pigro, acquista solo il traffico e impara a lavorare con Asterisk: è la migliore soluzione creata nel campo delle centrali telefoniche e una soluzione quasi priva di problemi per le esigenze aziendali delle piccole e medie imprese (se hai manualità).

8. Documenta e crea istruzioni per i dipendenti

È pigrizia ed è necessario. In primo luogo, ti sarà più facile lavorare, in secondo luogo, l'adattamento dei nuovi arrivati sarà senza interruzioni. Infine, saprai tu stesso che la tua infrastruttura è attuale, intera e in perfetto ordine. Redigi istruzioni per la sicurezza, brevi manuali per gli utenti, FAQ, descrivi le regole e le norme per l'uso delle attrezzature d'ufficio. Un'istruzione fisicamente esistente è molto più convincente delle parole, e può sempre essere consultata. In questo modo, puoi inviare un link al documento per qualsiasi domanda pertinente e non ricevere la scusa "Non sono stato avvertito". In questo modo risparmierai notevolmente nella risoluzione degli errori.

9. Utilizza i servizi di outsourcer

Anche se hai un intero dipartimento IT in azienda o, al contrario, una piccola infrastruttura, non c'è nulla di sbagliato nell'utilizzare i servizi di outsourcer. Perché non approfittare dei servizi di professionisti di alto livello, specializzati in qualcosa di complesso, a basso costo, senza dover assumere tale specialista a tempo pieno? Esternalizza una parte del DevOps, la gestione delle stampe, l'amministrazione di un sito web ad alto traffico, se hai uno, supporto e call center. Il tuo valore non diminuirà, al contrario, otterrai un'ulteriore esperienza nel settore dei rapporti con fornitori esterni.

Se il tuo manager pensa che l'outsourcing sia costoso, spiegagli semplicemente quanto dovrà pagare a uno specialista dedicato. Funziona davvero.

10. Non intraprendere open source e sviluppo interno

Sono un ingegnere, un ex sviluppatore e credo fermamente che sia l'open source a salvare il mondo: basta pensare alle librerie, ai sistemi di monitoraggio, e ai sistemi di gestione dei server, ecc. Ma se la vostra azienda decide di acquistare un CRM, un ERP, un ECM open source, o se il capo grida in riunione che dovete realizzare la vostra fatturazione da zero, salvate il vostro lavoro, sta andando verso gli scogli. Ecco gli argomenti su cui dovreste insistere di fronte a un dirigente ispirato e dagli occhi accesi:

• l'open source è poco supportato se è un repository pubblico o ha costi di supporto elevati se si tratta di open source di aziende (DBMS, pacchetti office, ecc.) — pagherete letteralmente per ogni domanda, richiesta e ticket;
• un esperto interno per implementare un prodotto open source interno sarà molto costoso a causa della sua rarità;
• le personalizzazioni dell'open source possono essere fortemente limitate dalle conoscenze, dalle competenze o persino dalla licenza;
• con l'open source non partirai rapidamente e sarà troppo complicato adattarlo ai processi aziendali.

Vale la pena dire che lo sviluppo personalizzato richiede un tempo molto lungo e costoso? Dalla mia esperienza, ci vogliono almeno tre anni per avere un prototipo funzionante che soddisfi i requisiti di business e che consenta agli utenti di lavorarvi, e questo se hai un buon team di programmatori (puoi controllare i salari su 'Moj Krug' - le conclusioni si trarranno da sole).

Quindi sarò banale e mi ripeterò: considerate tutte le opzioni.

Quindi, riassumendo brevemente, per assicurarmi di non aver dimenticato nulla:

• considerate il budget - confrontate diverse opzioni, tenete in conto i fattori, confrontate;
• cercate di ridurre i tempi di manutenzione e formazione degli utenti, diminuite il rischio di 'interferenze stupide';
• cercate di consolidare e integrare le tecnologie - una solida architettura e automazione end-to-end risolvono;
• investite nello sviluppo IT, non vivete con tecnologie obsolete - esse prosciugheranno il budget;
• correlate la domanda e il consumo di risorse IT.

Potete chiedere: perché risparmiare i soldi degli altri, se l'azienda paga? È una domanda legittima! Ma la vostra capacità di ottimizzare i costi e gestire efficacemente le risorse IT rappresenta soprattutto la vostra esperienza e il vostro profilo come professionisti. Siamo tutti in grado di fare miracoli con materiali di recupero 🙂

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Fonte: habr.com