Credo che tutti noi andiamo al ristorante con amici o colleghi. E dopo una piacevole serata, il cameriere porta il conto. A questo punto, ci sono diverse opzioni per risolvere la situazione:
- Il primo metodo, "gentilmente". Alla somma del conto viene aggiunto un 10–15% di mancia per il cameriere, e l'importo risultante viene diviso equamente tra tutti gli uomini presenti.
- Il secondo metodo, "socialista". Il conto viene diviso equamente tra tutti, indipendentemente da quanto ognuno ha mangiato o bevuto.
- Il terzo metodo, "giusto". Ognuno utilizza il calcolatore sul telefono e inizia a calcolare il costo dei propri piatti più una certa somma "per mancia", anch'essa individuale.
La situazione del ristorante è molto simile a quella dei costi IT nelle aziende. Questo post tratta proprio della suddivisione delle spese tra i vari reparti.
Ma prima di addentrarci nel mondo IT, torniamo all'esempio del ristorante. Ognuno dei metodi di "allocazione dei costi" ha i propri pro e contro. L'innegabile svantaggio del secondo metodo è che uno potrebbe aver mangiato un'insalata Caesar vegetariana senza pollo, mentre un altro ha ordinato un ribeye, quindi le somme possono differire notevolmente. Uno svantaggio del metodo "giusto" è che il processo di calcolo è molto lungo, e la somma risultante è sempre inferiore a quella del conto. Situazione familiare?
E ora immaginiamo di aver festeggiato in un ristorante in Cina, e il conto è stato portato in cinese. Tutto ciò che è comprensibile è l'importo. Alcuni potrebbero sospettare che non sia affatto un importo, ma la data corrente. Oppure, supponiamo che si tratti di Israele. Lì si legge da destra a sinistra, e come scrivono i numeri? Chi può rispondere senza Google?
Perché l'allocazione è necessaria per IT e business
Quindi, il dipartimento IT fornisce servizi a tutti i reparti dell'azienda, vendendo di fatto i propri servizi ai business unit. Sebbene non ci siano relazioni finanziarie formali tra i reparti all'interno dell'azienda, ogni business unit deve almeno comprendere quanto spende per IT, quanto costa avviare nuovi prodotti, testare nuove iniziative, ecc. È chiaro che non è un "mitologico modernizzatore, protettore di integratori di sistemi e produttori di attrezzature" a coprire i costi per la modernizzazione e l'espansione dell'infrastruttura, ma l'azienda, che deve comprendere l'efficacia di tali spese.
Le business unit variano in termini di dimensioni e anche di "intensità" nell'uso delle risorse IT. Quindi, dividere i costi per la modernizzazione dell'infrastruttura IT equamente tra i reparti è proprio quel secondo metodo con tutti i suoi svantaggi. Il metodo "giusto" in questo caso è più preferibile, ma è anche molto dispendioso in termini di tempo. L'opzione più ottimale sembra essere un'opzione "quasi-giusta", dove i costi vengono allocati non al centesimo, ma con una ragionevole approssimazione, proprio come noi usiamo il numero π in geometria scolastica come 3,14, e non l'intera sequenza di numeri dopo la virgola.
La valutazione dei costi dei servizi IT è molto utile nelle holding con un'unica infrastruttura IT quando si unisce o si scinde una parte della holding in una struttura separata. Questo consente di calcolare immediatamente i costi dei servizi IT, così da tenerne conto nella pianificazione. Comprendere il costo dei servizi IT aiuta anche a confrontare diverse opzioni di utilizzo e possesso delle risorse IT. Quando uomini in giacca e cravatta per migliaia di dollari raccontano come il loro prodotto può ottimizzare i costi IT, migliorare ciò che deve essere migliorato e ridurre ciò che deve essere ridotto, valutare i costi attuali dei servizi IT consente al direttore IT di non fidarsi ciecamente delle promesse di marketing, ma di valutare precisamente l'effetto atteso e controllare i risultati.
Per le aziende, l'allocazione è un modo per capire in anticipo i costi dei servizi IT. Qualsiasi richiesta aziendale non viene valutata come un aumento generale del budget IT di una certa percentuale, ma viene definita come un importo per una specifica richiesta o servizio.
Caso reale
Il principale "problema" del direttore IT di una grande azienda era capire come suddividere i costi tra le business unit e proporre una partecipazione allo sviluppo di IT proporzionale al consumo.
Come soluzione abbiamo sviluppato un calcolatore di servizi IT, che è stato in grado di distribuire i costi IT complessivi prima ai servizi IT e poi alle business unit.
Le sfide sono in realtà due: calcolare il costo del servizio IT e distribuire i costi tra le business unit che utilizzano questo servizio, secondo determinati driver (metodo "quasi-giusto").
A prima vista, potrebbe sembrare semplice, se fin dall'inizio i servizi IT sono stati descritti adeguatamente, le informazioni sono state inserite nel database di configurazione CMDB e nel sistema di gestione degli asset ITAM, sono stati costruiti modelli di risorse e servizi e sviluppato un catalogo dei servizi IT. In effetti, in questo caso, per ogni servizio IT è possibile determinare quali risorse utilizza e quanto costano queste risorse considerando l'ammortamento. Ma ci confrontiamo con un'azienda russa tipica, e questo impone alcune restrizioni. Infatti, CMDB e ITAM sono assenti, esiste solo un catalogo dei servizi IT. Ogni servizio IT, in generale, rappresenta un sistema informativo, l'accesso ad esso, il supporto utenti, ecc. Un servizio IT utilizza servizi infrastrutturali come 'Server DB', 'Server applicazioni', 'Sistema di archiviazione dati', 'Rete di trasmissione dati' e altro. Di conseguenza, per affrontare le sfide poste è necessario:
- determinare il costo dei servizi infrastrutturali;
- distribuire il costo dei servizi infrastrutturali sui servizi IT e calcolarne il costo;
- determinare i driver (coefficiente) per la distribuzione del costo dei servizi IT alle unità aziendali e allocare il costo dei servizi IT alle unità aziendali, in modo da distribuire il totale delle spese del dipartimento IT tra le altre divisioni dell'azienda.
Tutti i costi annuali legati all'IT possono essere rappresentati come un sacco di denaro. Da questo sacco, una parte è spesa per attrezzature, lavori di migrazione, modernizzazione, licenze, supporto, stipendi ai dipendenti, ecc. Tuttavia, la complessità risiede nella procedura contabile per la registrazione delle immobilizzazioni e degli attivi intangibili nell'IT.
Prendiamo come esempio un progetto di modernizzazione dell'infrastruttura SAP. Nel contesto del progetto vengono acquistate attrezzature e licenze, e i lavori vengono effettuati con l'ausilio di un integratore di sistema. Al termine del progetto, il manager deve elaborare documenti affinché le attrezzature siano registrate come immobilizzazioni, le licenze come attivi intangibili, e i lavori di progettazione e messa in servizio siano contabilizzati come spese future. Problema numero uno: nel registrare come immobilizzazioni, il contabile del cliente non si preoccupa di come sarà chiamato. Pertanto, tra le immobilizzazioni otteniamo un attivo chiamato 'UpgradeSAPandMigration'. Se nel contesto del progetto è stata effettuata la modernizzazione di un'unità di storage che non ha nulla a che fare con SAP, ciò complica ulteriormente la ricerca del costo e della successiva allocazione. Di fatto, dietro l'attivo 'UpgradeSAPandMigration' può nascondersi qualsiasi tipo di attrezzatura, e più tempo passa, più difficile diventa capire cosa sia stato acquistato realmente.
Lo stesso vale per gli attivi intangibili, che presentano una formula di calcolo significativamente più complessa. Aggiunge ulteriore complessità il fatto che il momento in cui l'attrezzatura viene messa in funzione e registrata può differire di circa un anno. Inoltre, l'ammortamento è di 5 anni, ma in realtà l'attrezzatura può funzionare per un periodo maggiore o minore, a seconda delle circostanze.
Pertanto, calcolare il costo dei servizi IT con una precisione del 100% è teoricamente possibile, ma praticamente si tratta di un compito lungo e piuttosto privo di senso. Per questo motivo abbiamo scelto un modo più semplice: le spese che possono essere facilmente attribuite a un servizio infrastrutturale o IT devono essere immediatamente allocate al servizio corrispondente. Le altre spese saranno distribuite tra i servizi IT in base a regole predefinite. Questo consentirà di ottenere una precisione di circa l'85%, che è perfettamente adeguata.
Nella prima fase per la distribuzione delle spese sui servizi infrastrutturali vengono utilizzati report finanziari e contabili sui progetti IT e 'buon senso volitivo' nei casi in cui non è possibile attribuire le spese a un servizio infrastrutturale. Le spese vengono attribuite subito ai servizi IT o ai servizi infrastrutturali. A seguito della distribuzione delle spese annuali, otteniamo la somma delle spese per ogni servizio infrastrutturale.
Nella seconda fase si determinano i coefficienti di distribuzione tra i servizi IT per i servizi infrastrutturali come 'Server applicazioni', 'Server database', 'Sistemi di archiviazione dati', ecc. Alcuni servizi infrastrutturali, come 'Postazioni di lavoro', 'Accesso Wi-Fi', 'Videoconferenza', non vengono distribuiti tra i servizi IT e vengono allocati direttamente alle unità aziendali.
A questo punto inizia il bello. Come esempio, consideriamo un servizio infrastrutturale come i "Server per applicazioni". Questo servizio è presente praticamente in ogni servizio IT, sia in architetture con virtualizzazione che senza, con ridondanza e senza. Il modo più semplice è allocare i costi in proporzione ai core utilizzati. Per calcolare "in termini uniformi" e non confondere i core fisici con quelli virtuali, considerando la sottoscrizione, assumiamo che un core fisico sia equivalente a tre virtuali. Allora la formula per la ripartizione dei costi del servizio infrastrutturale "Server per applicazioni" per ciascun servizio IT sarà la seguente:
,
dove Rsp è il costo totale del servizio infrastrutturale "Server per applicazioni", e Kx86 e Kr sono i coefficienti che indicano la quota server x86 e P-series.
I coefficienti sono determinati empiricamente sulla base dell'analisi dell'infrastruttura IT. Il costo del software per cluster, del software di virtualizzazione, dei sistemi operativi e del software applicativo viene calcolato come servizi infrastrutturali separati.
Prendiamo un esempio più complesso. Il servizio infrastrutturale "Server per database" include i costi dell'hardware e le spese per le licenze del database. Pertanto, il costo dell'attrezzatura e delle licenze può essere espresso nella formula:
dove RHW e RLIC rappresentano rispettivamente il costo totale dell'hardware e il costo totale delle licenze del database, mentre KHW e KLIC sono i coefficienti empirici che determinano la quota dei costi per l'hardware e le licenze.
Successivamente, per quanto riguarda l'hardware, il discorso è analogo al caso precedente, mentre con le licenze la situazione è un po' più complessa. Nella realtà aziendale possono essere utilizzati diversi tipi di database, come Oracle, MSSQL, Postgres, ecc. Pertanto, la formula per calcolare l'allocazione di un determinato database, ad esempio MSSQL, a un servizio specifico è la seguente:
dove KMSSQL è il coefficiente che determina la quota di questo database nell'infrastruttura IT dell'azienda.
Ancora più complicata è la questione del calcolo e dell'allocazione dei sistemi di archiviazione con diversi produttori di array e diversi tipi di dischi. Ma la descrizione di questa parte è un argomento per un post a parte.
Quali sono i risultati finali?
Alla fine di questo esercizio può risultare un calcolatore Excel o uno strumento di automazione. Tutto dipende dalla maturità dell'azienda, dai processi avviati, dalle soluzioni implementate e dalla volontà della dirigenza. Questo calcolatore o strumento di visualizzazione dei dati aiuta a ripartire correttamente i costi tra le unità aziendali, mostrando come e su cosa viene distribuito il budget IT. Questo strumento può anche dimostrare facilmente come il miglioramento dell'affidabilità del servizio (ridondanza) ne aumenti il costo, tenendo conto di tutte le spese accessorie. Ciò consente all'azienda e al direttore IT di "giocare sullo stesso piano" seguendo le stesse regole. Nella pianificazione di nuovi prodotti, è possibile calcolare in anticipo il costo e valutare la fattibilità. сервера, e tenendo conto di tutte le spese associate. Questo consente alle aziende e ai direttori IT di "giocare nella stessa squadra" secondo le stesse regole. Durante la pianificazione di nuovi prodotti, è possibile calcolare in anticipo i costi e valutare la fattibilità.
Igor Tyukachev, consulente di "Infosistema Jet"
Fonte: habr.com
