Credo che tutti noi andiamo al ristorante con amici o colleghi. E dopo una piacevole serata, il cameriere porta il conto. Da lì, la questione può essere risolta in diversi modi:
- Primo modo, "alla gentiluomo". Al totale del conto si aggiunge un 10–15% di "mancia" per il cameriere, e la somma risultante viene divisa equamente tra tutti gli uomini.
- Secondo modo, "socialista". Il conto viene diviso in modo equo tra tutti, a prescindere da chi ha mangiato e bevuto di più.
- Terzo modo, "equo". Ognuno prende il calcolatore sul telefono e inizia a calcolare il costo dei propri piatti più una certa somma di "mancia", anch'essa individuale.
La situazione al ristorante è molto simile a quella delle spese IT nelle aziende. Questo post riguarderà proprio la distribuzione delle spese tra i vari dipartimenti.
Ma prima di immergerci nel mare dell'IT, torniamo all'esempio del ristorante. Ognuno dei modi di "allocazione dei costi" di cui sopra ha pro e contro. Un evidente svantaggio del secondo modo: uno potrebbe aver mangiato un'insalata Caesar vegetariana senza pollo, mentre un altro un filetto Ribeye, quindi le somme possono differire significativamente. Lo svantaggio del modo "equo" è il lungo processo di calcolo, e la somma di denaro risulta sempre inferiore al conto. Situazione familiare?
E ora immaginiamo di divertirci in un ristorante in Cina e che il conto venga presentato in cinese. Tutto ciò che si riesce a capire è l'importo. Anche se alcuni potrebbero avere il sospetto che si tratti non di un importo, ma della data attuale. Oppure, supponiamo che la situazione si svolga in Israele. Lì leggono da destra a sinistra, ma come scrivono i numeri? Chi può rispondere senza Google?
Perché l'allocazione è necessaria per l'IT e il business?
Pertanto, il dipartimento IT fornisce servizi a tutte le unità aziendali, vendendo di fatto i suoi servizi alle divisioni aziendali. E, sebbene non ci siano rapporti finanziari formali tra le unità all'interno dell'azienda, ogni divisione deve almeno comprendere quanto spende per l'IT, quanto costa lanciare nuovi prodotti, testare nuove iniziative, ecc. È evidente che non è un «modernizzatore mitico, protettore degli integratori di sistemi e dei produttori di hardware» a pagare per la modernizzazione e l'espansione delle infrastrutture, ma il business stesso, che deve comprendere l'efficacia di queste spese.
Le divisioni aziendali differiscono per dimensione e per «intensità» dell'uso delle risorse IT. Pertanto, dividere i costi per la modernizzazione dell'infrastruttura IT equamente tra le unità è il classico secondo metodo, con tutti i suoi svantaggi. Un metodo «giusto» in questo caso è più preferibile, ma è troppo dispendioso. L'opzione più ottimale sembra essere un approccio «quasi-giusto», in cui i costi sono allocati non al centesimo, ma con una ragionevole approssimazione, proprio come noi in geometria scolastica utilizziamo il numero π come 3,14 e non l'intera sequenza di numeri dopo la virgola.
La valutazione del costo dei servizi IT è molto utile nei gruppi con un'unica infrastruttura IT quando si aggrega o si separa una parte del gruppo in una struttura indipendente. Questo consente di calcolare immediatamente il costo dei servizi IT, da considerare in fase di pianificazione. Inoltre, comprendere il costo dei servizi IT aiuta a confrontare le diverse opzioni di uso e possesso delle risorse IT. Quando uomini in giacca e cravatta per diverse migliaia di dollari spiegano come il loro prodotto possa ottimizzare i costi IT, aumentare ciò che deve essere aumentato e ridurre ciò che deve essere ridotto, la valutazione dei costi attuali dei servizi IT consente al direttore IT di non fidarsi ciecamente delle promesse di marketing, ma di valutare con precisione l'effetto atteso e controllare i risultati.
Per il business, l'allocazione rappresenta un'opportunità per comprendere in anticipo il costo dei servizi IT. Qualsiasi requisito aziendale non è valutato come un aumento percentuale del budget complessivo per l'IT, ma determinato come importo per un'esigenza o un servizio specifico.
Caso reale
Il problema chiave del CIO di una grande azienda era capire come distribuire i costi tra le unità aziendali e proporre la partecipazione allo sviluppo IT in proporzione al consumo.
Come soluzione, abbiamo sviluppato un calcolatore di servizi IT in grado di distribuire i costi IT complessivi prima ai servizi IT e poi alle unità aziendali.
Le attività da svolgere sono in realtà due: calcolare il costo del servizio IT e distribuire i costi tra le unità aziendali che utilizzano questo servizio, secondo determinati driver (modo "quasi equo").
A prima vista, questo potrebbe sembrare semplice, se fin dall'inizio i servizi IT erano stati descritti correttamente, se le informazioni erano state inserite nel database delle configurazioni CMDB e nel sistema di gestione degli asset ITAM, e se erano stati costruiti modelli di risorse e servizi e sviluppato un catalogo di servizi IT. In effetti, in questo caso, per ogni servizio IT si potrebbe determinare quali risorse utilizza e quanto costano queste risorse, tenendo conto dell'ammortamento. Ma ci troviamo di fronte a un normale business russo, e questo comporta alcune limitazioni. Infatti, CMDB e ITAM non sono presenti, c'è solo un catalogo di servizi IT. Ogni servizio IT rappresenta generalmente un sistema informativo, accessibilità, supporto utenti, ecc. Un servizio IT utilizza servizi infrastrutturali come "Server DB", "Server applicativi", "Sistema di archiviazione dati", "Rete di trasmissione dati", ecc. Pertanto, per risolvere i problemi posti è necessario:
- determinare il costo dei servizi infrastrutturali;
- distribuire il costo dei servizi infrastrutturali ai servizi IT e calcolarne il costo;
- determinare i driver (coefficienti) di distribuzione del costo dei servizi IT sulle unità aziendali e allocare il costo dei servizi IT sulle unità aziendali, distribuendo così la somma delle spese del dipartimento IT tra le altre divisioni dell'azienda.
Tutti i costi annuali per l'IT possono essere rappresentati come un sacco di denaro. Da questo sacco, una certa somma è stata spesa per attrezzature, lavori di migrazione, ammodernamento, licenze, supporto, stipendi dei dipendenti, ecc. Tuttavia, la complessità risiede nella procedura contabile per la registrazione delle immobilizzazioni e degli attivi immateriali nell'IT.
Consideriamo, ad esempio, un progetto di modernizzazione dell'infrastruttura SAP. Nell'ambito del progetto vengono acquistati attrezzature e licenze, e si svolgono lavori con l'aiuto di un integratore di sistema. Alla chiusura del progetto, il manager deve compilare documenti affinché le attrezzature contabilmente rientrino negli attivi fissi, le licenze negli attivi intangibili, e gli altri lavori di progettazione e avviamento siano considerati spese per periodi futuri. Il problema numero uno: quando si formalizzano gli attivi fissi, al contabile dell'acquirente non importa come sarà denominato. Quindi, tra gli attivi fissi otteniamo l'attivo «UpgradeSAPandMigration». Se nell'ambito del progetto è stata effettuata la modernizzazione di un array di dischi che non ha alcuna relazione con SAP, ciò complica ulteriormente la ricerca del costo e la successiva allocazione. Infatti, dietro l'attivo «UpgradeSAPandMigration» potrebbe nascondersi qualsiasi attrezzatura, e più tempo passa, più difficile diventa capire cosa sia stato effettivamente acquistato.
Lo stesso vale per gli attivi intangibili, che hanno una formula di calcolo significativamente più complessa. Aggiunge ulteriore complessità il fatto che il momento in cui l'attrezzatura entra in funzionamento e il momento in cui viene messa in bilancio possono differire di circa un anno. Inoltre, l'ammortamento è di 5 anni, ma in realtà l'attrezzatura può funzionare di più o di meno, a seconda delle circostanze.
Pertanto, calcolare il costo dei servizi IT con una precisione del 100% è teoricamente possibile, ma praticamente è un'attività lunga e piuttosto priva di senso. Per questo motivo abbiamo scelto un modo più semplice: le spese che possono essere facilmente attribuite a un'infrastruttura o a un servizio IT vengono immediatamente associate al servizio corrispondente. Le altre spese vengono ripartite tra i servizi IT secondo determinate regole. Questo permetterà di ottenere una precisione di circa l'85%, il che è assolutamente sufficiente.
Nella prima fase Per la ripartizione dei costi sui servizi infrastrutturali vengono utilizzati report finanziari e contabili sui progetti IT e il «buon volontarismo» nei casi in cui non sia possibile attribuire i costi a un servizio infrastrutturale specifico. I costi vengono attribuiti immediatamente ai servizi IT o ai servizi infrastrutturali. Di conseguenza, dalla ripartizione dei costi annuali otteniamo l'importo delle spese per ciascun servizio infrastrutturale.
Nella seconda fase vengono definiti i coefficienti di ripartizione tra i servizi IT per servizi infrastrutturali come «Server dell'applicazione», «Server del database», «Sistemi di archiviazione» e così via. Alcuni servizi infrastrutturali, ad esempio, «Postazioni di lavoro», «Accesso Wi-Fi», «Videoconferenza» non vengono ripartiti tra i servizi IT e vengono allocati direttamente alle unità aziendali.
In questa fase inizia la parte più interessante. Prendiamo come esempio un servizio infrastrutturale come «Server delle applicazioni». È presente praticamente in ogni servizio IT, sia in architetture con virtualizzazione che senza, con ridondanza e senza. Il metodo più semplice consiste nell'allocare i costi proporzionalmente ai core utilizzati. Per calcolare in «popolazioni uniformi» e non confondere core fisici con quelli virtuali, tenendo conto della sovrascrittura, si considera che un core fisico equivalga a tre virtuali. Quindi la formula di ripartizione dei costi del servizio infrastrutturale «Server dell'applicazione» per ciascun servizio IT sarà la seguente:
,
dove Psp – costo totale del servizio infrastrutturale «Server delle applicazioni», e Kx86 e Kr – coefficienti che indicano la quota server x86 e P-series.
I coefficienti vengono determinati empiricamente sulla base dell'analisi dell'infrastruttura IT. Il costo del software di clustering, del software di virtualizzazione, dei sistemi operativi e del software applicativo viene calcolato come servizi infrastrutturali separati.
Prendiamo un esempio più complesso. Servizio infrastrutturale «Server dei database». Include i costi per l'hardware e i costi delle licenze del database. Pertanto, il costo dell'hardware e delle licenze può essere espresso nella seguente formula:
dove RHW e RLIC rappresentano il costo totale dell'attrezzatura e il costo totale delle licenze DB rispettivamente, mentre KHW e KLIC sono coefficienti empirici che determinano la quota delle spese per l'hardware e le licenze.
In seguito, per l'hardware, le cose sono simili all'esempio precedente, mentre per le licenze la situazione è un po' più complicata. Nel panorama aziendale possono essere utilizzati diversi tipi di database, come Oracle, MSSQL, Postgres, ecc. Pertanto, la formula per calcolare l'allocazione di un determinato database, ad esempio MSSQL, a un servizio specifico è:
dove KMSSQL è il coefficiente che determina la quota di questo database nel panorama IT dell'azienda.
La situazione è ancora più complessa quando si tratta di calcolare e allocare sistemi di archiviazione dati con diversi produttori di array e diversi tipi di dischi. Ma la descrizione di questa parte è un tema per un post separato.
Qual è il risultato finale?
Alla fine di tale esercizio, si potrebbe ottenere un calcolatore Excel o uno strumento di automazione. Tutto dipende dalla maturità dell'azienda, dai processi avviati, dalle soluzioni implementate e dalla volontà della direzione. Questo calcolatore o strumento di visualizzazione dei dati aiuta a distribuire correttamente i costi tra i reparti aziendali, mostrando come e su cosa viene distribuito il budget IT. Questo stesso strumento può facilmente dimostrare come il miglioramento dell'affidabilità del servizio (ridondanza) ne aumenta il costo, considerando non solo il prezzo server, ma anche tutte le spese associate. Ciò consente all'azienda e al direttore IT di "giocare su una stessa scacchiera" secondo le stesse regole. Nella pianificazione di nuovi prodotti è possibile calcolare in anticipo il costo e valutare la fattibilità.
Igor Tyukachev, consulente di "Infostystem Jet"
Fonte: habr.com
