Credo che tutti noi andiamo al ristorante con amici o colleghi. E dopo essersi divertiti, il cameriere porta il conto. Il problema può quindi essere risolto in diversi modi:
- Metodo uno, “gentiluomo”. All'importo dell'assegno viene aggiunta una "mancia" del 10-15% al cameriere e l'importo risultante viene diviso equamente tra tutti i maschi.
- Il secondo metodo è “socialista”. L'assegno viene diviso equamente tra tutti, indipendentemente da quanto hanno mangiato e bevuto.
- Il terzo metodo è “giusto”. Tutti accendono la calcolatrice del cellulare e cominciano a calcolare il costo dei piatti più una certa “mancia”, anche individuale.
La situazione dei ristoranti è molto simile a quella dei costi IT nelle aziende. In questo post parleremo della distribuzione delle spese tra i dipartimenti.
Ma prima di tuffarci nell’abisso dell’IT, torniamo all’esempio del ristorante. Ciascuno dei suddetti metodi di “ripartizione dei costi” presenta vantaggi e svantaggi. L'ovvio svantaggio del secondo metodo: uno potrebbe mangiare un'insalata Caesar vegetariana senza pollo e l'altro una bistecca ribeye, quindi le quantità potrebbero differire notevolmente. Lo svantaggio del metodo “equo” è che il processo di conteggio è molto lungo e l’importo totale del denaro è sempre inferiore a quello presente sull’assegno. Situazione comune?
Ora immaginiamo che ci stessimo divertendo in un ristorante in Cina e che l'assegno fosse stato portato in cinese. Tutto ciò che è chiaro è l'importo. Anche se alcuni potrebbero sospettare che questo non sia affatto l'importo, ma la data attuale. Oppure supponiamo che ciò accada in Israele. Si leggono da destra a sinistra, ma come scrivono i numeri? Chi può rispondere senza Google?
Perché è necessaria un'allocazione per l'IT e il business?
Pertanto, il reparto IT fornisce servizi a tutte le divisioni dell'azienda e vende effettivamente i propri servizi alle divisioni aziendali. E, anche se potrebbero non esserci rapporti finanziari formali tra i dipartimenti di un’azienda, ciascuna unità aziendale dovrebbe almeno capire quanto spende in IT, quanto costa lanciare nuovi prodotti, testare nuove iniziative, ecc. È ovvio che la modernizzazione e l’espansione delle infrastrutture non sono pagate dal mitico “modernizzatore, mecenate degli integratori di sistemi e dei produttori di apparecchiature”, ma dalle imprese, che devono comprendere l’efficacia di questi costi.
Le unità aziendali variano in dimensioni e nell'intensità dell'utilizzo delle risorse IT. Pertanto, dividere equamente i costi per l’aggiornamento dell’infrastruttura IT tra i dipartimenti è il secondo metodo, con tutti i suoi svantaggi. In questo caso è preferibile il metodo “equo”, ma richiede troppo lavoro. L'opzione più ottimale sembra essere l'opzione "quasi equa", quando i costi non vengono ripartiti in centesimi, ma con una certa precisione ragionevole, proprio come nella geometria scolastica usiamo il numero π come 3,14, e non l'intera sequenza di numeri dopo la virgola decimale.
La stima del costo dei servizi informatici è molto utile nelle aziende dotate di un'unica infrastruttura informatica in caso di fusione o separazione di parte dell'azienda in una struttura separata. Ciò consente di calcolare immediatamente il costo dei servizi IT in modo da tenere conto di questi importi in fase di pianificazione. Inoltre, comprendere il costo dei servizi IT aiuta a confrontare diverse opzioni per l'utilizzo e il possesso delle risorse IT. Quando uomini in abiti da migliaia di dollari parlano di come il loro prodotto può ottimizzare i costi IT, aumentare ciò che deve essere aumentato e ridurre ciò che deve essere ridotto, la valutazione dei costi correnti dei servizi IT consente al CIO di non fidarsi ciecamente delle promesse di marketing , ma per valutare con precisione l'effetto atteso e controllare i risultati.
Per le aziende, l'allocazione è un'opportunità per comprendere in anticipo il costo dei servizi IT. Qualsiasi requisito aziendale non viene valutato come un aumento del budget IT complessivo di una certa percentuale, ma viene determinato come l'importo per un requisito o servizio specifico.
Caso reale
Il “dolore” principale del CIO di una grande azienda era che era necessario capire come distribuire i costi tra le business unit e offrire la partecipazione allo sviluppo IT in proporzione al consumo.
Come soluzione, abbiamo sviluppato un calcolatore dei servizi IT in grado di allocare i costi IT totali prima ai servizi IT e poi alle unità aziendali.
In realtà i compiti sono due: calcolare il costo di un servizio IT e distribuire i costi tra le unità aziendali che utilizzano questo servizio secondo determinati fattori (un metodo “quasi equo”).
A prima vista, ciò potrebbe sembrare semplice se, fin dall'inizio, i servizi IT fossero stati adeguatamente descritti, le informazioni fossero state inserite nel database di configurazione del CMDB e il sistema di gestione delle risorse IT ITAM, fossero stati costruiti modelli di risorse e servizi e fosse stato creato un catalogo dei servizi IT. sviluppato. In questo caso, infatti, per qualsiasi servizio IT è possibile determinare quali risorse utilizza e quanto costano tali risorse, tenendo conto dell'ammortamento. Ma si tratta di normali affari russi, e questo impone alcune restrizioni. Pertanto non esistono CMDB e ITAM, esiste solo un catalogo di servizi IT. Ogni servizio IT rappresenta generalmente un sistema informativo, l'accesso allo stesso, il supporto all'utente, ecc. Il servizio IT utilizza servizi infrastrutturali come “DB Server”, “Application Server”, “Data Storage System”, “Data Network”, ecc. Di conseguenza, per risolvere i compiti assegnati è necessario:
- determinare il costo dei servizi infrastrutturali;
- distribuire il costo dei servizi infrastrutturali sui servizi IT e calcolarne il costo;
- determinare i fattori trainanti (coefficienti) per distribuire il costo dei servizi IT alle unità aziendali e allocare il costo dei servizi IT alle unità aziendali, distribuendo così l'importo dei costi del dipartimento IT tra le altre divisioni dell'azienda.
Tutti i costi IT annuali possono essere rappresentati come un sacco di soldi. Parte di questa borsa è stata spesa in attrezzature, lavoro di migrazione, modernizzazione, licenze, supporto, stipendi dei dipendenti, ecc. Tuttavia, la complessità risiede nella procedura contabile per la contabilizzazione delle immobilizzazioni e delle attività immateriali nell'IT.
Prendiamo come esempio un progetto di modernizzazione dell'infrastruttura SAP. Nell'ambito del progetto vengono acquistate attrezzature e licenze e il lavoro viene svolto con l'aiuto di un integratore di sistema. Quando si chiude un progetto, il manager deve redigere documenti in modo che le attrezzature contabili siano incluse nelle immobilizzazioni, le licenze siano incluse nelle attività immateriali e altri lavori di progettazione e messa in servizio vengano ammortizzati come spese differite. Problema numero uno: al momento della registrazione come cespite, al contabile del cliente non interessa come verrà chiamato. Pertanto, nelle immobilizzazioni riceviamo l'asset “UpgradeSAPandMigration”. Se nell'ambito del progetto è stato modernizzato un array di dischi, che non ha nulla a che fare con SAP, ciò complica ulteriormente la ricerca dei costi e l'ulteriore allocazione. Dietro l’asset “UpgradeSAPandMigration”, infatti, può nascondersi qualsiasi attrezzatura, e più passa il tempo, più diventa difficile capire cosa sia stato effettivamente acquistato lì.
Lo stesso vale per le attività immateriali, che hanno una formula di calcolo molto più complessa. Un'ulteriore complessità è aggiunta dal fatto che il momento di avvio dell'attrezzatura e di messa in bilancio può differire di circa un anno. Inoltre l'ammortamento è di 5 anni, ma in realtà l'attrezzatura può funzionare più o meno, a seconda delle circostanze.
Pertanto, teoricamente è possibile calcolare il costo dei servizi IT con una precisione del 100%, ma in pratica si tratta di un esercizio lungo e piuttosto inutile. Abbiamo quindi scelto un metodo più semplice: i costi che possono essere facilmente attribuiti a qualsiasi infrastruttura o servizio IT vengono attribuiti direttamente al servizio corrispondente. I costi rimanenti sono distribuiti tra i servizi IT secondo determinate regole. Ciò ti consentirà di ottenere una precisione di circa l'85%, il che è abbastanza.
Nella prima fase Per distribuire i costi dei servizi infrastrutturali si ricorre alla rendicontazione finanziaria e contabile dei progetti informatici e al “sano volontarismo” nei casi in cui non è possibile attribuire i costi ad alcun servizio infrastrutturale. I costi vengono imputati direttamente ai servizi IT o ai servizi infrastrutturali. Come risultato della distribuzione dei costi annuali, otteniamo l'importo delle spese per ciascun servizio infrastrutturale.
Nel secondo stadio per i servizi infrastrutturali quali “Application Server”, “Database Server”, “Data Storage”, ecc. vengono determinati coefficienti di distribuzione tra i servizi IT. Alcuni servizi infrastrutturali, ad esempio “Luoghi di lavoro”, “Accesso Wi-Fi”, “Videoconferenza” non sono distribuiti tra i servizi IT e sono assegnati direttamente alle business unit.
A questo punto inizia il divertimento. Ad esempio, consideriamo un servizio infrastrutturale come "Application Server". È presente in quasi tutti i servizi IT, in due architetture, con e senza virtualizzazione, con e senza ridondanza. Il modo più semplice è ripartire i costi in proporzione ai nuclei utilizzati. Per contare i “pappagalli identici” e non confondere i nuclei fisici con quelli virtuali, tenendo conto dell'abbonamento eccessivo, assumiamo che un nucleo fisico sia uguale a tre virtuali. Quindi la formula di distribuzione dei costi per il servizio di infrastruttura “Application Server” per ciascun servizio IT sarà simile a questa:
,
dove Rsp è il costo totale del servizio infrastrutturale “Application Server”, e Kx86 e Kr sono coefficienti che indicano la quota di server x86 e serie P.
I coefficienti sono determinati empiricamente sulla base di un'analisi dell'infrastruttura informatica. Il costo del software cluster, del software di virtualizzazione, dei sistemi operativi e del software applicativo viene calcolato come servizi infrastrutturali separati.
Facciamo un esempio più complicato. Servizio di infrastruttura “Database Server”. Comprende i costi dell'hardware e i costi delle licenze dei database. Pertanto, il costo delle attrezzature e delle licenze può essere espresso nella formula:
dove РHW e РLIC sono rispettivamente il costo totale delle apparecchiature e il costo totale delle licenze per database, e KHW e KLIC sono coefficienti empirici che determinano la quota dei costi per hardware e licenze.
Inoltre, con l’hardware è simile all’esempio precedente, ma con le licenze la situazione è un po’ più complicata. Il panorama di un'azienda può utilizzare diversi tipi di database, come Oracle, MSSQL, Postgres, ecc. Pertanto, la formula per calcolare l'assegnazione di un database specifico, ad esempio MSSQL, a un servizio specifico è simile alla seguente:
dove KMSSQL è un coefficiente che determina la quota di questo database nel panorama IT dell’azienda.
La situazione è ancora più complicata nel caso del calcolo e dell'assegnazione di un sistema di memorizzazione dati con diversi produttori di array e diversi tipi di dischi. Ma la descrizione di questa parte è un argomento per un post separato.
Il risultato?
Il risultato di questo esercizio potrebbe essere una calcolatrice Excel o uno strumento di automazione. Tutto dipende dalla maturità dell'azienda, dai processi avviati, dalle soluzioni implementate e dalla volontà del management. Tale calcolatore o rappresentazione visiva dei dati aiuta a distribuire correttamente i costi tra le unità aziendali e mostra come e quale è il budget IT assegnato. Lo stesso strumento può facilmente dimostrare come il miglioramento dell'affidabilità di un servizio (ridondanza) ne aumenti il costo, non per il costo del server, ma tenendo conto di tutti i costi associati. Ciò consente all’azienda e al CIO di “giocare sullo stesso tavolo” secondo le stesse regole. Quando si pianificano nuovi prodotti, è possibile calcolare in anticipo i costi e valutarne la fattibilità.
Igor Tyukachev, consulente di Jet Infosystems
Fonte: habr.com