Buongiorno a tutti! Oggi vorrei condividere un piccolo esempio di automazione del processo di creazione delle richieste di uscita per i nuovi dipendenti utilizzando i prodotti Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate e Teams. Quando implementi questo processo, non sarà necessario acquistare piani utente PowerApps e Power Automate separati; sarà sufficiente un abbonamento Office365 E1/E3/E5. Creeremo elenchi e colonne sul sito di SharePoint, PowerApps ti aiuterà a creare un modulo e Power Automate fornirà opportunità per personalizzare la logica dei processi aziendali. Collegheremo il processo finale al team di MS Teams. Non perdiamo tempo e vediamo cosa succede.
Nella prima fase creiamo elenchi e dettagli. Abbiamo bisogno di elenchi:
- Richieste di uscita dei dipendenti
- Divisioni
- Risorse umane per dipartimento
- Amministratori
Ogni elenco svolgerà il suo ruolo in futuro e vedremo quale. Crea i dettagli e configura il menu di navigazione:
PowerApps
Ora creiamo un modulo per l'elenco "Richieste di uscita dei dipendenti" utilizzando PowerApps. Nella forma finale sarà simile a questo:
Nel campo "Dipendente", si seleziona dall'elenco degli utenti di Office 365, "Data di uscita" è indicata dal calendario, "Divisione" è indicata dalla directory del dipartimento e "HR" è selezionato da "HR per dipartimento" rubrica:
Ma è necessario assicurarsi che l'elenco delle risorse disponibili per la selezione sia filtrato in base al dipartimento indicato nel modulo. Usiamo una formula per filtrare i dati in PowerApps. Per la proprietà “Items” del campo “HR” scriviamo:
Inoltre, puoi apportare piccole modifiche al valore predefinito per il campo Stato nel modulo. Per la proprietà “Default” del campo “Status” scriviamo:
Se si apre il modulo per la creazione di un elemento, nel campo "Stato" verrà scritto il valore "Nuovo", altrimenti nel campo stato del modulo verrà sostituito il valore della colonna SharePoint per l'elemento corrente.
Uno dei problemi con PowerApps è l'incapacità di recuperare facilmente i dati dai gruppi di SharePoint. Per questo motivo, non è possibile configurare facilmente la visibilità/disponibilità dei campi o degli oggetti nel modulo se si desidera fare affidamento sul fatto che l'utente sia membro di un gruppo di SharePoint. Ma puoi trovare una soluzione alternativa. Soprattutto a questo scopo, abbiamo creato in anticipo un elenco di amministratori:
Questo elenco contiene un campo “Dipendente” di tipo “Utente o Gruppo”, visualizzato solo nel modulo, e un campo “Nome”, in cui è scritto il nome del dipendente selezionato, visualizzato solo nella visualizzazione elenco. Ora proviamo un piccolo trucco in PowerApps. Ad esempio, puoi configurare la disponibilità di qualsiasi campo se l'utente corrente è nell'elenco Amministratori. Trova la proprietà “Modalità di visualizzazione” del campo “Data di rilascio” e scrivi:
Secondo questa formula, se nell'elenco Amministratori è presente almeno un dipendente il cui login corrisponde a quello dell'utente corrente, il campo sarà disponibile per la modifica, altrimenti per la visualizzazione. Per una maggiore affidabilità, riduciamo il login in minuscolo, altrimenti possono verificarsi casi di ogni genere.
Potresti aver notato che nell'intestazione del modulo è presente il pulsante “Azioni sull'applicazione”:
Questo pulsante porterà ad un'altra schermata, dove, per comodità, vengono raccolte tutte le possibili azioni sull'applicazione:
Dopo aver fatto clic su ciascun pulsante, si apre una finestra di azione aggiuntiva, ad esempio, se è selezionata l'azione "Annulla domanda", si apre una finestra aggiuntiva con la possibilità di inserire un commento:
Dopo aver cliccato sul pulsante “Conferma”, lo stato dell'applicazione cambia e questo può essere fatto anche senza avviare il flusso di Power Automate. Usiamo la funzione “Patch” per la proprietà “OnSelect” del pulsante:
Utilizzando la funzione Patch, aggiorniamo l'elemento dell'elenco degli ordini filtrandolo in base all'ID dell'elemento corrente. Modifichiamo il valore del campo “Stato” e andiamo alla schermata principale. Per gli altri pulsanti di azione la logica è simile.
Non resta che configurare il flusso di approvazione. Facciamolo nella forma più semplice.
Power automatico
Il nostro flusso di approvazione verrà eseguito automaticamente quando viene creato un ticket. Durante l'esecuzione, lo stato della domanda cambierà, il capo del dipartimento la riceverà e al capo verrà inviata una notifica via email della nuova domanda. Per determinare il leader, abbiamo una directory "Divisioni":
Crea un flusso di Power Automate:
Durante l'esecuzione di questo flusso, il capo del dipartimento riceve una notifica via email sulla creazione di una nuova domanda e può seguire il collegamento per prendere una decisione facendo clic sul pulsante:
Facendo clic sul pulsante "Accetto" o "Rifiuta" viene inoltre avviato un flusso di Power Automate, che modifica lo stato della domanda e invia una notifica tramite posta elettronica allo specialista delle risorse umane:
Il processo è pronto.
Teams
E il tocco finale è l'organizzazione della collaborazione con questo processo. Per fare ciò, collega il processo al comando MS Teams:
Ora tutti i membri del team MS Teams hanno accesso al processo di disconnessione del nuovo dipendente in una scheda separata.
Naturalmente, puoi fornire approvazioni in più passaggi nella logica del flusso, inoltre puoi utilizzare il componente Approvazioni per assegnare attività di Power Automate. Puoi anche personalizzare report e generare notifiche che verranno inviate al chatbot di Microsoft Teams. Ma ne parleremo più approfonditamente nei prossimi articoli. Grazie per l'attenzione e buona giornata a tutti!
Fonte: habr.com