Ape libera. Dal 2016 trasferiamo le persone al lavoro a distanza

Hi!

Ci auguriamo che tu stia leggendo questo post durante l'orario di lavoro, essendo già stato trasferito al lavoro a distanza dal tuo datore di lavoro.

Siamo riusciti a trasferire i dipendenti al lavoro a distanza abbastanza rapidamente per un semplice motivo: dal 2016 l'azienda dispone di BeeFREE, il nostro progetto strategico di lavoro a distanza, che consente a un dipendente di lavorare da casa.

Sotto il taglio - su come funziona tutto per noi, perché i programmi per monitorare i desktop dei dipendenti sono un successo, perché abbiamo implementato tutto questo anche 4 anni fa e anche alcuni consigli per coloro per i quali il lavoro remoto temporaneo si è rivelato essere un evento piuttosto improvviso, comprendente tre trappole remote.

E anche un piccolo sondaggio.

Ape libera

BeeFREE è stato concepito come un progetto che avrebbe influenzato positivamente sia la cultura aziendale nel suo complesso sia lo stato (e l'umore) di un individuo. Non importa quanto grande sia un'azienda, è sempre composta da persone, ognuna delle quali ha le proprie idee sulla bellezza e sull'ambiente circostante, compreso l'ambiente di lavoro, gli orari, la temperatura confortevole per il lavoro, l'(in)accettabilità di scaldare il pesce in una cucina condivisa e altre cose.

Ad alcune persone piace lavorare in ufficio, comunicare di persona con i colleghi e (sì, sì) partecipare alle riunioni. Alcuni sono d'accordo con coloro per i quali lo spazio aperto è uno dei gironi dell'inferno, in cui è semplicemente un po' più rumoroso che in altri. Altri ancora sono fermamente convinti che una lettera ben scritta con una domanda chiaramente formulata possa ottenere molto di più che convocare tre riunioni in momenti diversi a questo scopo. E spesso anche più velocemente.

In generale, nel 2016 si è deciso di lanciarlo come progetto pilota, per poi vedere se avrebbe preso piede o se non valesse la pena di espanderlo. Come il lettore attento ha già capito, ha messo radici con successo e continua a funzionare.

Allora, come funziona e cosa serve affinché un dipendente possa passare a BeeFREE.

1. Discuti tutto con il tuo diretto superiore che, a seconda della situazione, ti darà il via libera o ti spiegherà perché non è possibile. Diciamo che se una persona ha già più o meno dimostrato di essere in grado di lavorare in modo indipendente e di risolvere problemi, allora ok, proviamo a farlo a casa. Ma se una persona, al contrario, diventa un brillante esempio di dipendente che ha bisogno di essere costantemente osservato, corretto, aggiustato qualcosa o ricordato che puoi (e dovresti) passare tre ore sui social network nel tuo tempo libero, allora è un'altra storia..

   E, naturalmente, un certo numero di posizioni semplicemente non implicano il lavoro a distanza. Sarà un po’ difficile mandare un installatore di cavi in ​​fibra ottica a lavorare da casa. Naturalmente potrà fornire supporto morale ai suoi colleghi tramite videoconferenza, ma qui è un po’ diverso. O dipendenti di negozi di comunicazione. In generale, questo è abbastanza ovvio: uno specialista che lavora bene su un laptop e svolge tutti i suoi compiti da un computer può lavorare altrettanto bene fuori dall'ufficio.

2. Informa i colleghi che non sei in ufficio in giorni specifici. BeeFREE è una cosa flessibile e, ad esempio, se durante una conversazione con il tuo manager viene deciso che lavorerai da casa per 3 giorni e in ufficio, diciamo, martedì e mercoledì (o lunedì e venerdì), allora sarebbe bene che i tuoi colleghi più prossimi lo sapessero. Ti hanno immediatamente scritto via e-mail o chiacchierato a riguardo invece di cercarti in tutto l'ufficio.
3. Una volta alla settimana, coordina i tuoi compiti attuali con il tuo manager e stabilisci le priorità. Sembra una cosa piuttosto banale, ma aiuta davvero a mettere gli accenti e ad alleviare questa strana tensione manageriale alla "Allora, cosa sta facendo esattamente questo ragazzo, a che punto?" Per fare ciò, nell'account personale del dipendente e del manager è presente un elenco speciale di cose da fare, ma, come dimostra la pratica, l'importante è semplicemente essere d'accordo. E chi, dove e come registra attività e progressi è una questione secondaria. La cosa principale è che dovrebbe essere semplice. E non solo verbalmente.

I principi fondamentali: con tale distanza, valutiamo provocare, non un processo. In parole povere, la cosa peggiore che puoi fare in una situazione del genere è cercare di controllare costantemente il dipendente, chiarendo cosa sta facendo in questo momento, se è impegnato con il lavoro o qualcos'altro. Nei casi più estremi, i datori di lavoro a volte chiedono di installare un software speciale per il monitoraggio (leggi: sorveglianza) sul desktop di un dipendente. C'è una strana opinione secondo cui questo motiva il dipendente a fare sempre affari e non qualcosa che distragga.

In effetti, questa dovrebbe essere un'ottima motivazione per aggiornare il tuo curriculum e trovare un lavoro senza tali eccessi in termini di controllo.

In realtà, questo è tutto. Successivamente lavoriamo come prima, utilizzando quanto segue.

I nostri strumenti

Alcune risorse aziendali sono accessibili solo dalla rete interna, quindi il problema dell'accesso ad esse viene risolto utilizzando VDI. Per iniziare a godere dei vantaggi del lavoro a distanza, questo è ciò di cui hai bisogno.

1. Presentiamo le richieste necessarie. Probabilmente l'unica fase che è in qualche modo connessa alla burocrazia e alle formalità. Ma quando sei una grande azienda, è difficile fare diversamente.
2. Dopo che tutte queste richieste sono state completate, VDI viene installato sul laptop del dipendente (personale o di lavoro), che utilizziamo Horizon.
3. Per autenticare l'utente vengono utilizzati i dati del suo account + inserendo un token univoco (questa è responsabilità di Gemalto, l'applicazione può essere installata su uno smartphone con Android/iOS).
4. Posta e calendario aziendale - Microsoft Outlook.

A proposito, questo è l'elenco completo dei software necessari, in termini di comunicazione e impostazione dei compiti abbiamo lasciato tutto ai capi dipartimento e ai dipendenti stessi. È più conveniente per qualcuno comunicare in Slack, per favore. Non ci sono abbastanza adesivi per esprimere emozioni: c'è sempre Telegram. Nessuno ha cancellato Whatsapp e Skype.

Una volta alla settimana, molti dipartimenti effettuano un controllo dello stato. In una situazione epidemiologica normale, questa è stata una grande trattativa con il VKS, perché abbiamo dipendenti della sede centrale di Mosca, lavoratori a distanza, ragazzi della regione e persone delle regioni, quindi era nella "Presenza personale o Formato “Bluejeans”. Ora tutti gli incontri e le trattative si svolgono solo a distanza, Bluejeans o Zoom.

E software più utili per un comodo lavoro da remoto

Succede che il lavoro della tua azienda è legato a un fornitore o semplicemente utilizzi già i suoi prodotti. Oppure, al contrario, le politiche di sicurezza dell’azienda per una serie di motivi vietano l’uso di software di una determinata azienda, il che significa che sono necessarie alternative.

Videoconferenza

Zoom (gratuito fino a 100 partecipanti e 40 minuti per conferenza, poi da $ 15 al mese)
Blue jeans (fino a 50 partecipanti da $ 12 al mese, poi di più)
Google Hangouts incontra (all'interno di GSuite, da $ 5,5 al mese per utente, fino a 100 partecipanti, 14 giorni di prova gratuita)
Cisco WebEx Meetings
Microsoft Squadre (all'interno di Office 365)

Chat e basi di conoscenza

Slack — il prodotto ha quasi 7 anni e durante questo periodo ha acquisito numerose integrazioni utili (Dropbox, Asana, Google Drive, ecc.). Da una semplice chat di lavoro, Slack è diventata una combinazione in cui è possibile creare un canale per ogni reparto dell'azienda, scambiare file, connettere rapidamente i bot necessari, monitoraggio degli eventi, avvisi per i tester, in generale ci sono abbastanza funzioni.

Nozione - aiuta a creare comode basi di conoscenza (come fare, un corso per giovani combattenti per l'inserimento di nuovi dipendenti, orari convenienti, attività con stati e, ovviamente, note).

Asana - forse un classico del genere in termini di definizione di compiti, scadenze, responsabilità, priorità e altro ancora. Tante integrazioni utili.

Trello - per gli amanti delle tavole e di Atlassian.

A proposito di persone

Sembrerebbe che tutto sia semplice, sei passato al lavoro a distanza e al lavoro da casa. Naturalmente, ci sono molti vantaggi: non perdi tempo andando al lavoro (e anche nervi), risparmi su abbonamenti, benzina e altri servizi. Ma ci sono anche una serie di pericoli che attendono una persona che decide di intraprendere questa strada. Il più famoso è associato ad un'autorganizzazione impropria. In realtà, tutto il resto deriva da lì.

Trappola n.1. Fatti in casa

Se vivi non da solo, ma con il coniuge, figli o genitori o, cosa ancora più pericolosa, con un gatto, all'inizio il tuo lavoro a distanza sarà percepito da loro in modo molto inequivocabile: bello, sei a casa, il che significa che puoi chiedere qualsiasi cosa. Vai al negozio, prepara un tè, cambia il pannolino, rimprovera il gatto per una lotta impari con il ficus, pulisci la casa, cambia di nuovo il pannolino.

In generale, anche se decidi tu stesso di lavorare da casa in modo altrettanto responsabile e altruista, dovrai comunicare chiaramente alla tua famiglia che non sei solo a casa davanti al computer, stai lavorando.

Aiuta a isolarti da tale stipulazione di un momento libero in cui non puoi essere distratto. Perché i tuoi familiari capiscano che dalle 10 alle 18 (per esempio) non devi assillarti con domande, distrarti o chiederti di fare qualcosa, visto che sei “tanto a casa”.

Naturalmente, qui dobbiamo evitare gli estremi, e se all'improvviso ti restano ancora 20 minuti fino alla fine del lavoro, e la tua visione periferica segnala che il bambino è finalmente uscito dal box ed è andato a esplorare un'altra stanza da solo, allora è meglio alzarsi e agire. Oppure se vuoi andare a fare una passeggiata di mezz'ora in un parco vicino, devi andare a fare una passeggiata.

Trappola n.2. Tempo ingannevole

Potrebbe sembrare che, visto che sei seduto a casa, il computer è a portata di mano, il software è configurato e sei letteralmente sempre a un clic dal lavoro, ora avrai sicuramente tempo per tutto e potrai rilassarti e fare tutto tre volte più lento.

Mai affatto. Ed ecco perché.

Molto probabilmente, ci saranno più compiti. Con un alto grado di probabilità, la velocità complessiva e abituale del lavoro del tuo dipartimento diminuirà leggermente. Perché lavorare in remoto per un anno di fila e lavorare da remoto per due settimane sono due cose molto diverse. La vita ha preparato alcune persone a questo negli ultimi 20 o 30 anni. Ma per alcuni, un rilassamento così improvviso non avrà un effetto molto positivo sulla produttività.

Anche se tu, sì, cambi molto rapidamente, in modo responsabile e sei sempre in contatto, completando i tuoi compiti due volte più velocemente, ci sarà sempre qualcuno che rallenterà il tuo lavoro. O qualcuno stava facendo delle riparazioni, oppure le luci erano spente, oppure un vicino con un trapano a percussione si è reso conto che era giunto il momento. E ora ogni videoconferenza è una sessione collettiva di filantropia.

In generale, non ti incoraggiamo a spingerti in un quadro molto rigido e a rispondere immediatamente a qualsiasi messaggio in arrivo, ma tieni presente che la prima fase del trasferimento di una squadra nuova in una posizione remota sarà associata a un leggero rallentamento.

Trappola n.3. Mancanza di controllo

Come abbiamo scritto sopra, la cosa peggiore che un datore di lavoro può fare è rivolgersi al custode e cercare di essere consapevole di ogni tuo passo: a che punto è il compito, perché non tutti sono stati inclusi nella copia della lettera, quanto tempo hai impiegato oggi al computer, che marca di trapano hai vicino, perché hai uno sfondo così strano sul desktop e così via.

La cosa principale qui è non iniziare a pensare che dal momento che sei fuori ufficio, all'improvviso a nessuno importa dove sei e cosa fai. Che tutti i tuoi compiti siano stati inseriti in una sorta di cartella senza scadenze per la gestione, e in generale che non sia necessario svolgerli.

Il controllo più importante per un lavoratore remoto è l’autocontrollo. Nessuno sa meglio di te a che ora lavori meglio. Forse nel tuo caso è più bello e più utile dimenticare completamente il lavoro e guardare programmi TV prima delle 15.00, e dalle 16.00 a mezzanotte la tua produttività è oltre ogni lode, e in un giorno farai tanto quanto un fan dell'ufficio può fare in tre. Il sistema ufficio con spazi aperti e ignorando i ritmi delle persone non riesce a capirlo.

Il lavoro a distanza è sia un'opportunità per un datore di lavoro di concludere quanto bene lavori quando sei seduto a casa, sia un'opportunità per dimostrare con le tue azioni che le persone possono effettivamente fare cose interessanti non solo dalle 10 alle 18, e se non lo hai fatto Se non hai fatto nulla prima di mezzogiorno, significa solo che non hai fatto nulla prima di mezzogiorno.

E un'altra cosa

Nel corso degli anni, noi di Beeline abbiamo testato molto bene BeeFREE, raccolto molti feedback sia dai dipendenti che dai loro manager, tratto conclusioni, apportato un paio di correzioni e continuiamo a utilizzare attivamente l'approccio ora.

Ora stiamo aiutando attivamente altre aziende ad abilitare BeeFREE. Sia dal punto di vista hardware che software, e di consulenza. Ad esempio, ti aiuteremo a implementare rapidamente VDI per attività di qualsiasi profilo, sia che i tuoi ragazzi lavorino con attività quotidiane o che si tratti di modellazione 3D in remoto. Abbiamo soluzioni per audio e videoconferenze, puoi leggere di più su BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service in questa pagina. Inoltre, le aziende possono trovare il nostro webinar, registrati per il quale in anticipo puoi farlo qui.

Ed ecco un webinar dettagliato sull'organizzazione del lavoro a distanza da Olga Filatova (Vicepresidente esecutivo per le risorse umane, sviluppo organizzativo e supporto) e Alina Dragun, (Responsabile dello sviluppo organizzativo di Beeline, curatrice del progetto BeeFREE).

Solo gli utenti registrati possono partecipare al sondaggio. AccediPer favore.

E un breve sondaggio per le aziende sul lavoro da remoto (puoi selezionare diverse opzioni di risposta)

• 11,3%Ho trasferito i miei dipendenti al lavoro da remoto, il volo è normale, dopo che la situazione si sarà normalizzata lascerò chi vuole lavorare da remoto6

• 7,6%Dipendenti trasferiti al lavoro remoto, impressioni contrastanti4

• 1,9%Ho trasferito i miei dipendenti al lavoro da remoto, non mi è piaciuto, poi riporterò tutti in open space1

• 69,8%Credo che il lavoro a distanza sia il futuro, le persone potranno lavorare normalmente da casa e non in spazi aperti37

• 20,8%Non credo nel lavoro da remoto come forma di lavoro a tempo pieno; senza controllo in ufficio tutti lavorano peggio11

53 utenti hanno votato. 29 utenti si sono astenuti.

Fonte: habr.com