Ciao!
Speriamo che tu stia leggendo questo post durante l'orario di lavoro, già essendo stato trasferito al lavoro remoto dal tuo datore di lavoro.
Noi siamo riusciti a trasferire i collaboratori al lavoro remoto piuttosto rapidamente per un semplice motivo: dal 2016 in azienda esiste BeeFREE, il nostro progetto strategico di lavoro a distanza, che permette ai dipendenti di lavorare da casa.
Sotto il 'leggi di più' - come funziona tutto da noi, perché i programmi di monitoraggio del desktop dei dipendenti sono un colpo al piede, perché abbiamo implementato tutto ciò quattro anni fa e alcuni consigli per chi si è trovato ad affrontare un'improvvisa esperienza di lavoro a distanza, comprese tre trappole del lavoro remoto.
E anche un piccolo sondaggio.
BeeFREE
BeeFREE è stato concepito come un progetto che influisce positivamente sia sulla cultura aziendale nel suo insieme, sia sullo stato (e l'umore) di ogni singolo individuo. Non importa quanto sia grande un'azienda, è sempre composta da persone, ognuna delle quali ha le proprie idee sul bello e sull'ambiente, incluso l'ambiente di lavoro, l'orario, la temperatura confortevole per lavorare, l'(in)accettabilità di riscaldare il pesce nella cucina comune e altre questioni.
Alcuni amano lavorare in ufficio, comunicare di persona con i colleghi e (sì, sì) partecipare a riunioni. Alcuni si identificano con coloro per cui gli open space sono uno dei gironi dell'inferno, dove è solo un po' più rumoroso che altrove. Altri sono fermamente convinti che con una email ben redatta contenente una domanda chiara si possa ottenere molto di più che convocando tre riunioni a orari diversi. E spesso anche più rapidamente.
In generale, nel 2016 si è deciso di avviare questo come pilota e poi vedere se si sarebbe affermato o se non valesse la pena espanderlo. Come ha già capito il lettore attento, ha avuto successo e continua a funzionare.
Dunque, come funziona e cosa serve per trasferire un dipendente a BeeFREE.
- Discutere tutto con il proprio superiore diretto, che, a seconda della situazione, darà l'approvazione o spiegherà perché non è possibile. Ad esempio, se una persona ha già dimostrato di essere in grado di lavorare autonomamente e di risolvere i problemi, allora va bene, può provare a farlo da casa. Ma se una persona, al contrario, diventa un esempio lampante di un dipendente che deve essere costantemente monitorato, corretto, sistemato in alcune cose o ricordato che può (e deve) passare tre ore sui social network nel tempo libero, allora è un'altra storia.
E, naturalmente, alcune posizioni semplicemente non prevedono il lavoro da remoto. Sarà un po' difficile far lavorare da casa un installatore di fibra ottica. Certo, potrà supportare moralmente i colleghi tramite videochiamate, ma non è esattamente la stessa cosa. O i dipendenti dei negozi di telefonia. In generale, è abbastanza evidente: un professionista che lavora bene al computer e svolge tutti i suoi compiti da un laptop può lavorare altrettanto bene anche al di fuori dell'ufficio.
- Informare i colleghi che in determinate giornate non sarai in ufficio. BeeFREE è uno strumento flessibile e, ad esempio, se durante una conversazione con il tuo responsabile è stato deciso che lavori da casa per 3 giorni e in ufficio, diciamo, il martedì e il mercoledì (o il lunedì e il venerdì), sarebbe utile che i tuoi colleghi diretti ne fossero a conoscenza e ti scrivessero subito via email o in chat invece di cercarti in giro per l'ufficio.
- Una volta a settimana concordare con il responsabile le proprie attività attuali e stabilire le priorità. Sembra una cosa abbastanza banale, ma aiuta davvero a mettere a fuoco le questioni e a alleviare quella strana tensione manageriale del tipo 'Cos'è esattamente che fa questo ragazzo, a che punto siamo?'. Per questo nel profilo personale del dipendente e del responsabile c'è una lista to-do speciale, ma, come dimostra la pratica, è sufficiente semplicemente accordarsi. Chi, dove e come tiene traccia delle attività e dei progressi è un’altra questione. L'importante è che ci sia, e non solo in forma verbale.
I principi fondamentali — con questo tipo di lavoro a distanza valutiamo il risultato, e non un processo. In parole povere, la cosa peggiore che si possa fare in una situazione del genere è tentare di controllare costantemente il lavoratore, chiedendo cosa stia facendo in quel preciso momento, se è impegnato nel lavoro o in qualcos'altro. Nei casi più estremi, i datori di lavoro talvolta chiedono di installare software speciale per monitorare (leggi: sorvegliare) il desktop del dipendente. Esiste un'opinione strana secondo cui questo motiva il dipendente a considerare sempre il proprio lavoro, piuttosto che distrarsi.
In realtà, questo dovrebbe motivare molto bene a rivedere il proprio curriculum e a cercare un lavoro senza simili eccessi di controllo.
Insomma, è tutto. Proseguiamo come prima, utilizzando quanto segue.
Il nostro strumento
Diversi risorse aziendali sono accessibili solo dalla rete interna, quindi il problema dell'accesso viene risolto tramite VDI. Per iniziare a beneficiare dello smart working, è necessario fare quanto segue.
- Richiedere le domande necessarie. Probabilmente è l'unica fase, in un modo o nell'altro, connessa alla burocrazia e alle formalità. Ma quando sei una grande azienda, è difficile fare diversamente.
- Dopo aver eseguito tutte queste richieste, sul laptop del dipendente (personale o di lavoro) viene installato VDI, utilizziamo .
- Per l'autenticazione dell'utente vengono utilizzati i dati del suo account + l'inserimento di un token unico (questo è gestito da , l'app può essere installata su un smartphone con Android / iOS).
- La posta elettronica aziendale e il calendario sono Microsoft Outlook.
A proposito, questo è l'intero elenco del software obbligatorio; per quanto riguarda le comunicazioni e la pianificazione delle attività, abbiamo lasciato tutto alla responsabilità dei responsabili di dipartimento e degli stessi dipendenti. A qualcuno può risultare più comodo comunicare su Slack — va bene. Se mancano adesivi per esprimere emozioni — c'è sempre Telegram. Nessuno ha annullato WhatsApp e Skype.
Una volta alla settimana, molti reparti effettuano uno stato. In una normale situazione epidemiologica, si trattava di una grande sala riunioni con videoconferenza, perché abbiamo sia dipendenti dell'ufficio centrale a Mosca, sia lavoratori remoti, e ragazzi dalla zona, e persone dalle regioni, quindi si trattava di un formato “Presenza fisica o Bluejeans”. Ora, invece, tutti gli incontri e le riunioni si svolgono solo da remoto, su Bluejeans o Zoom.
E altro software utile per un comodo lavoro a distanza
A volte il lavoro della tua azienda dipende da un solo fornitore, oppure stai semplicemente già utilizzando i suoi prodotti. Oppure, al contrario, le politiche di sicurezza in azienda, per vari motivi, vietano l'uso del software di una determinata azienda, quindi sono necessarie delle alternative.
Videoconferenze
(gratuito fino a 100 partecipanti e 40 minuti per conferenza, poi da 15$ al mese)
(fino a 50 partecipanti da 12$ al mese, poi di più)
(nell'ambito di GSuite, da 5,5$ al mese per utente, fino a 100 partecipanti, 14 giorni di prova gratuita)
(nell'ambito di Office 365)
Chat e basi di conoscenza
— il prodotto compie presto 7 anni e nel tempo è stato arricchito con molte integrazioni utili (Dropbox, Asana, Google Drive e altro). Da semplice chat di lavoro, Slack è diventato un tool completo dove è possibile creare un canale per ogni dipartimento dell'azienda, scambiare file, connettere rapidamente i bot necessari, monitorare eventi, notifiche per i tester, insomma, le funzionalità non mancano.
— aiuta a creare basi di conoscenza funzionali (how-to, corsi di onboarding per i nuovi dipendenti, orari comodi, attività con stati e, naturalmente, note).
— probabilmente, un classico nel campo della gestione delle attività, scadenze, responsabilità, priorità e altro ancora. Molte integrazioni utili.
— per gli amanti dei tabelloni e di Atlassian.
Sulle persone
Potrebbe sembrare semplice, sei passato al lavoro remoto e lavori da casa. Certamente ci sono molti vantaggi: non perdi tempo per il tragitto per andare al lavoro (e nemmeno i nervi), risparmi sui trasporti e sulla benzina e altre comodità. Ma ci sono anche diversi pericoli che attendono chi decide di intraprendere questa strada. Il più noto è legato a una cattiva gestione del tempo. Da essa derivano poi tutti gli altri.
Trappola #1. Casa
Se non vivi da solo, ma con un coniuge, figli o genitori, o, peggio ancora, con un gatto, all'inizio il tuo lavoro da remoto verrà percepito da loro in modo molto chiaro: bello, sei a casa, quindi puoi essere interpellato per qualsiasi cosa. Andare a fare la spesa, preparare un tè, cambiare un pannolino, rimproverare il gatto per la lotta impari con un ficus, pulire la casa, cambiare di nuovo un pannolino.
In sintesi, anche se decidi personalmente di lavorare responsabilmente e con dedizione da casa, dovrai chiarire a chi vive con te che non sei semplicemente a casa al computer, stai lavorando.
Aiuta a delimitare un momento preciso in cui non si può essere disturbati. In modo che i familiari capiscano che dalle 10 alle 18 (ad esempio) non bisogna infastidirti con domande, interromperti o chiedere di fare qualcosa, dato che sei "comunque a casa".
Certo, bisogna evitare estremi, e se improvvisamente ti mancano 20 minuti prima di finire il lavoro, e la tua visione periferica ti fa notare che il bambino è riuscito a uscire dal suo box e sta esplorando un’altra stanza da solo, è meglio alzarsi e prendere provvedimenti. O se hai voglia di andare a fare una passeggiata per mezz'ora nel parco vicino — devi andare e passeggiare.
Trappola #2. Tempo ingannevole
Potresti cominciare a pensare che poiché sei a casa, con il computer a portata di mano, il software funzionante e sei letteralmente sempre a un clic dal lavoro, ora riuscirai a fare tutto e puoi rilassarti, facendo tutto tre volte più lentamente.
Assolutamente no. Ecco perché.
È molto probabile che alcuni compiti aumenteranno. Con una buona probabilità, la velocità complessiva abituale del tuo dipartimento diminuirà un po’. Perché lavorare in un team remoto per un anno intero e lavorare da remoto per due settimane è due cose molto diverse. Qualcuno è stato preparato a questo per gli ultimi 20 o 30 anni. E per qualcun altro, un rilassamento così improvviso non avrà un buon impatto sulla produttività.
Anche se tu, sì, proprio tu, ti adatterai molto rapidamente, agirai responsabilmente e sarai sempre disponibile, completando i tuoi compiti il doppio più velocemente, ci sarà sempre chi rallenterà il lavoro. C'è chi ha lavori di ristrutturazione, chi non ha luce, o chi ha un vicino con un trapano che ha deciso che è arrivato il momento. E ora ogni videoconferenza è una seduta collettiva di umanità.
In generale, non stiamo dicendo di rinchiuderti in regole così rigide e di rispondere immediatamente a ogni messaggio in arrivo, ma tieni presente che la prima fase di passaggio a un team che non è abituato a questo modo di lavorare da remoto comporterà un piccolo rallentamento.
Trappola #3. Mancanza di controllo
Come abbiamo già scritto sopra, la cosa peggiore che un datore di lavoro possa fare è mettere un guardiano e cercare di tenere traccia di ogni vostra mossa: a che punto è il compito, perché non tutti sono stati messi in copia nella mail, quanto tempo hai trascorso oggi davanti al computer, che marca è il trapano del vicino, perché hai delle carte da parati così strane sulla scrivania, e così via.
Qui è fondamentale non iniziare a pensare che, poiché sei fuori ufficio, a tutti non importi più nulla di dove sei e cosa stai facendo. Che tutte le tue attività siano finite per la dirigenza in una qualche cartella senza scadenze e, in generale, che farle non sia obbligatorio.
Il controllo più importante per chi lavora da remoto è l'autocontrollo. Nessuno conosce meglio di te quando lavori al meglio. Forse, nel tuo caso, è più utile e produttivo trascurare il lavoro fino alle 15:00 e guardare serie TV, mentre dalle 16:00 fino a mezzanotte la tua produttività è eccellente, e in un giorno riesci a fare quanto un appassionato di ufficio in tre. Il sistema d'ufficio con open space e ignoranza dei ritmi delle persone non è in grado di capirlo.
Il lavoro da remoto è contemporaneamente un'opportunità per il datore di lavoro di valutare quanto bene lavori quando sei a casa e un'occasione per te di dimostrare concretamente che le persone possono fare cose straordinarie non solo dalle 10:00 alle 18:00, e se non hai fatto nulla fino a mezzogiorno, ciò significa solo che non hai fatto nulla fino a quel momento.
E un'altra cosa
Noi di Beeline in questi anni abbiamo testato molto bene BeeFREE, raccogliendo molte opinioni sia dai dipendenti che dai loro dirigenti, abbiamo tratto conclusioni, apportato alcune modifiche e continuiamo a utilizzare attivamente l'approccio anche ora.
Ora aiutiamo attivamente altre aziende ad implementare BeeFREE. Sia dal punto di vista hardware e software, sia con consigli. Ad esempio, ti aiuteremo a implementare rapidamente VDI per attività di qualsiasi profilo, che i tuoi ragazzi stiano lavorando su compiti quotidiani o a modellazione 3D da remoto. Abbiamo soluzioni per conferenze audio e video, puoi leggere ulteriori informazioni su BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service . Oltre a questo, per le aziende potrebbe risultare utile il nostro , per cui è necessario registrarsi in anticipo .
Ecco un webinar dettagliato sull'organizzazione del lavoro da remoto di Olga Filatova (Vicepresidente esecutivo per la gestione delle risorse umane, sviluppo organizzativo e supporto) e Alina Dragun (Responsabile dello sviluppo organizzativo di Beeline, curatrice del progetto BeeFREE).
Solo gli utenti registrati possono partecipare al sondaggio. , per favore.
E un breve sondaggio per le aziende riguardo al lavoro da remoto (puoi scegliere più di una risposta).
11,3%Ho trasferito i dipendenti al lavoro da remoto, tutto bene, dopo la normalizzazione della situazione lascerò quelli che vorranno rimanere a casa.
7,6%Ho trasferito i dipendenti al lavoro da remoto, le impressioni sono contrastanti.
1,9%Ho trasferito i dipendenti al lavoro da remoto, non mi è piaciuto, poi riporterò tutti indietro in open space.
69,8%Credo che il futuro sia del lavoro da remoto, le persone possono lavorare bene anche da casa, e non in open space.
20,8%Non credo nel lavoro da remoto come forma di occupazione completa, senza controllo in ufficio tutti lavorano peggio.
53 utenti hanno votato. 29 utenti si sono astenuti.
Fonte: habr.com
