Ciao!
Speriamo che tu stia leggendo questo post durante l'orario di lavoro, già trasferito in modalità remota dal tuo datore di lavoro.
Noi siamo riusciti a trasferire rapidamente i dipendenti in smart working per un motivo molto semplice: dal 2016, nella nostra azienda esiste BeeFREE, il nostro progetto strategico per il lavoro a distanza che consente ai dipendenti di lavorare da casa.
Di seguito parliamo di come funziona tutto, del perché i programmi di monitoraggio dello schermo dei dipendenti siano un autogol, del motivo per cui abbiamo implementato tutto ciò 4 anni fa e di alcuni consigli per coloro che si sono trovati improvvisamente a lavorare da remoto, comprese tre trappole del lavoro a distanza.
E anche un breve sondaggio.
BeeFREE
BeeFREE è stato concepito come un progetto che influisce positivamente sia sulla cultura aziendale nel suo complesso che sullo stato (e sull'umore) del singolo individuo. Qualunque sia la dimensione dell'azienda, essa è sempre composta da persone, ognuna delle quali ha le proprie idee su ciò che è bello e sull'ambiente, compresi l'ambiente di lavoro, l'orario, la temperatura confortevole per lavorare, l'(in)accettabilità di riscaldare il pesce in cucina e altre questioni.
C'è chi ama lavorare in ufficio, comunicare di persona con i colleghi e (sì, sì) partecipare a riunioni. Altri condividono l'opinione di chi considera l'open space una delle cerchie dell'inferno, in cui è solo un po' più rumoroso rispetto agli altri. Alcuni sono convinti che un'e-mail ben scritta con una domanda chiara possa portare a risultati migliori rispetto alla convocazione di tre riunioni in momenti diversi. E spesso anche più rapidamente.
In sintesi, nel 2016 è stato deciso di avviare questo progetto come pilota e poi vedere se avrebbe preso piede o meno. Come avrà intuito il lettore attento, è riuscito piuttosto bene e continua a funzionare.
Quindi, come è organizzato e cosa serve per trasferire un dipendente a BeeFREE.
- Discutere tutto con il proprio diretto superiore, che, a seconda della situazione, darà l'approvazione o spiegherà perché non è possibile. Se una persona ha dimostrato di essere in grado di lavorare in modo autonomo e di risolvere problemi, allora va bene, provi a farlo da casa. Se invece una persona rappresenta un chiaro esempio di dipendente che necessita di continui controlli, correzioni, appunti o promemoria che è possibile dedicarsi ai social media per tre ore (e che è anche necessario) nel tempo libero, allora è un'altra storia.
E, naturalmente, ci sono diverse posizioni che semplicemente non prevedono il lavoro a distanza. Sarà difficile inviare a lavorare da casa un tecnico di fibra ottica. Certo, potrà supportare moralmente i colleghi tramite videochiamate, ma non è proprio la stessa cosa. O i dipendenti dei negozi di comunicazione. In generale, è abbastanza ovvio: uno specialista che lavora bene al computer e svolge tutte le sue mansioni dal laptop può fare altrettanto bene anche al di fuori dell'ufficio.
- Comunicare ai colleghi che in determinati giorni non ci si trova in ufficio. BeeFREE è flessibile e, ad esempio, se durante la conversazione con il proprio superiore è stato deciso che si lavora da casa per tre giorni e in ufficio, diciamo, il martedì e il mercoledì (o il lunedì e il venerdì), è bene che i colleghi diretti siano a conoscenza di questo e ti scrivano immediatamente via email o nei chat invece di cercarti in tutto l'ufficio.
- Una volta a settimana, concordare con il proprio superiore le attività attuali e stabilire le priorità. Sembra una cosa piuttosto banale, ma aiuta davvero a mettere a fuoco e rimuove quella strana tensione da manager come “Allora, cosa sta facendo esattamente quel tipo, a che punto siamo?”. Per questo nel profilo personale del dipendente e del superiore esiste una lista di cose da fare, ma come dimostra l'esperienza, ciò che conta è semplicemente raggiungere un accordo. E chi, dove e come tiene traccia delle attività e dei progressi è un'altra questione. L'importante è che ci sia, e non solo in forma orale.
I principi fondamentali — in un contesto di lavoro a distanza, valutiamo risultato, e non il processo. In parole povere, la cosa peggiore che si possa fare in una simile situazione è cercare di controllare costantemente il dipendente, chiedendo cosa stia facendo esattamente in quel momento, se è impegnato nel lavoro o in qualcos'altro. Nei casi più estremi, i datori di lavoro a volte chiedono di installare software di monitoraggio (leggi — sorveglianza) sui computer dei dipendenti. Esiste una strana opinione che ciò motivi il dipendente a occuparsi sempre del proprio lavoro, senza distrazioni.
In realtà, questo dovrebbe piuttosto motivare a aggiornare il proprio CV e cercare un lavoro senza tali eccessi in termini di controllo.
In sostanza, è tutto. Da qui in poi lavoriamo come abbiamo sempre fatto, utilizzando quanto segue.
Il nostro strumento
Alcune risorse aziendali sono disponibili solo dalla rete interna, quindi il problema dell'accesso viene risolto tramite VDI. Per iniziare a beneficiare del lavoro da remoto, è necessario quanto segue.
- Iniziamo con le necessarie richieste. Probabilmente l'unico passaggio legato in qualche modo alla burocrazia e alle formalità. Ma quando sei una grande azienda, non è facile fare diversamente.
- Dopo l'implementazione di tutte queste richieste sul laptop del dipendente (personale o aziendale), si installa VDI, noi utilizziamo .
- Per l'autenticazione dell'utente vengono utilizzati i dati del suo account + l'inserimento di un token unico (questo è gestito da , l'applicazione può essere installata su uno smartphone Android / iOS).
- E-mail aziendale e calendario - Microsoft Outlook.
A proposito, questo è l'intero elenco del software obbligatorio; per quanto riguarda le comunicazioni e l'assegnazione di compiti, abbiamo lasciato tutto nelle mani dei dirigenti e dei dipendenti stessi. Qualcuno preferisce comunicare tramite Slack? Va benissimo. Hai bisogno di adesivi per esprimere emozioni? C'è sempre Telegram. E nessuno ha mai annullato WhatsApp e Skype.
Ogni settimana, molti reparti partecipano a uno status meeting. In una normale situazione epidemiologica, questo avveniva in una grande sala conferenze con videoconferenza, poiché abbiamo sia i dipendenti della sede centrale a Mosca, sia quelli in remoto, così come collaboratori da diverse regioni. Quindi era in forma di “Presenza fisica o Bluejeans”. Ora, tutte le riunioni e i colloqui si svolgono solo in remoto, con Bluejeans o Zoom.
E ulteriori software utili per un comodo lavoro a distanza
A volte il lavoro della vostra azienda dipende da un singolo fornitore, o forse state già utilizzando i suoi prodotti. Al contrario, la politica di sicurezza dell'azienda per vari motivi vieta di utilizzare il software di una certa azienda, quindi servono alternative.
Videoconferenze
(gratuito fino a 100 partecipanti e 40 minuti per conferenza, poi a partire da 15$ al mese)
(fino a 50 partecipanti a partire da 12$ al mese, oltre a questo — di più)
(nell'ambito di GSuite, da 5,5$ al mese per utente, fino a 100 partecipanti, 14 giorni di prova gratuita)
(nell'ambito di Office 365)
Chat e basi di conoscenza
— il prodotto ha quasi 7 anni, e in questo tempo ha accumulato una serie di integrazioni utili (Dropbox, Asana, Google Drive e altro). Da semplice chat lavorativa, Slack è diventato un hub in cui puoi creare un canale per ogni dipartimento dell'azienda, scambiare file, collegare rapidamente i bot necessari, monitorare eventi, inviare avvisi ai tester; insomma, ci sono molte funzionalità.
— aiuta a creare comodi database di conoscenza (how-to, corsi di onboarding per nuovi dipendenti, agende pratiche, compiti con stati e, naturalmente, appunti).
— probabilmente un classico in termini di assegnazione di compiti, scadenze, responsabili, priorità e altro. Tante integrazioni utili.
— per gli amanti delle bacheche e di Atlassian.
Su di noi
Sembra semplice: sei passato al lavoro a distanza e lavori da casa. Certamente, ci sono molti vantaggi: non perdi tempo negli spostamenti (e nemmeno nervi), risparmi su abbonamenti e carburante e altre comodità. Ma ci sono anche una serie di insidie che attendono chi decide di intraprendere questa strada. La più nota è legata a una cattiva auto-organizzazione. In effetti, da essa derivano tutte le altre.
Trappola #1. In casa
Se vivi con altre persone, come un coniuge, dei figli o genitori, o, cosa ancora più pericolosa, con un gatto, il tuo lavoro da remoto sarà percepito da loro in modo piuttosto univoco: bello, sei a casa, quindi puoi essere interpellato per qualunque cosa. Andare a fare la spesa, fare un tè, cambiare un pannolino, rimproverare il gatto per una lotta impari con un ficus, sistemare la casa e cambiare di nuovo un pannolino.
Insomma, anche se tu stesso decidi di lavorare con la massima responsabilità e dedizione da casa, dovrai chiarire ai tuoi familiari che non sei solo a casa al computer, ma stai lavorando.
Aiuta a separarti da queste situazioni stabilire un orario chiaro, durante il quale non dovresti essere distratto. Affinché i familiari capiscano che dalle 10 alle 18 (ad esempio) non dovrebbero disturbarti con domande, distrarti o chiederti di fare qualcosa, solo perché “sei a casa”.
Certo, bisogna evitare gli estremismi; se ti mancano solo 20 minuti di lavoro e la tua visione periferica segnala che il bambino è finalmente uscito dal passeggino ed è andato a esplorare un'altra stanza da solo, è meglio alzarsi e intervenire. Oppure se hai voglia di fare una passeggiata di mezz'ora nel parco vicino, devi andare e passeggiare.
Trappola #2. Illusoria gestione del tempo
Può iniziare a sembrare che, dato che sei a casa, con il computer a portata di mano, il software impostato e sei letteralmente a un clic dal lavoro, ora sei sicuro di riuscire a fare tutto e puoi rilassarti, lavorando tre volte più lentamente.
Assolutamente no. Ecco perché.
Probabilmente ci saranno più compiti da affrontare. Con un'alta probabilità, la velocità di lavoro complessiva e abituale del tuo team potrebbe diminuire leggermente. Perché lavorare in un team remoto per un anno intero e lavorare da remoto per due settimane sono due situazioni molto diverse. Alcuni potrebbero essere stati preparati a questo dalla vita negli ultimi 20 o 30 anni. Per altri, un rilassamento così improvviso non avrà un buon impatto sulla produttività.
Anche se tu, proprio tu, riesci a fare il passaggio molto rapidamente, con responsabilità e rimanendo sempre in contatto, completando i tuoi compiti due volte più velocemente, ci sarà sempre qualcuno che rallenterà il lavoro. Che sia una riparazione a casa di qualcuno, un'interruzione di corrente, o il vicino che decide che è tempo di usare il trapano. E ora ogni videoconferenza diventa una sessione collettiva di umanità.
In generale, non stiamo suggerendo di costringerti in rigidi paletti e rispondere immediatamente a ogni messaggio in arrivo, ma tieni a mente che la prima fase di transizione verso il lavoro remoto per un team che non è abituato a questo comporterà un piccolo rallentamento.
Trappola #3. Mancanza di controllo
Come abbiamo già scritto, il peggior errore che un datore di lavoro può fare è diventare un guardiano e cercare di tenere traccia di ogni tuo passo: a che punto è il compito, perché non hai incluso tutti in copia nel messaggio, quanto tempo hai passato oggi al computer, che marca di trapano ha il vicino, perché hai delle carte da parati così strane sulla tua scrivania, e così via.
La cosa principale è non iniziare a pensare che, dato che sei fuori ufficio, a tutti non importi più dove sei e cosa stai facendo. Che tutti i tuoi compiti siano stati messi in una cartella per i dirigenti senza scadenze e, in generale, che non sia necessario farli.
Il controllo più importante per chi lavora da remoto è l'autocontrollo. Nessuno sa meglio di te a che ora lavori meglio. Potrebbe essere che nel tuo caso sia più utile e produttivo non lavorare fino alle 15:00 e guardare serie TV, e che, dalle 16:00 a mezzanotte, la tua produttività superi ogni aspettativa, realizzando in un giorno quanto un fan del lavoro in ufficio farebbe in tre. Il sistema d'ufficio con spazi aperti e ignorando i ritmi delle persone non è in grado di capire questo.
Il lavoro da remoto è sia un'opportunità per il datore di lavoro di valutare quanto bene lavori da casa, sia un'opportunità per te di dimostrare concretamente che le persone possono fare cose straordinarie non solo dalle 10:00 alle 18:00 e che se non hai realizzato nulla prima di mezzogiorno, significa solo che non hai fatto nulla prima di mezzogiorno.
E un'altra cosa
Negli anni abbiamo testato con successo BeeFREE in Beeline, raccogliendo molti feedback sia dai dipendenti che dai loro dirigenti, abbiamo tratto conclusioni, apportato alcune correzioni e continuiamo a utilizzare attivamente questo approccio.
Ora stiamo attivamente aiutando altre aziende a implementare BeeFREE. Sia dal punto di vista hardware che software, oltre a fornire consulenze. Ad esempio, ti aiuteremo a implementare rapidamente VDI per qualsiasi tipo di attività, che i tuoi collaboratori si occupino di compiti quotidiani o di modellazione 3D da remoto. Abbiamo soluzioni per conferenze audio e video, puoi leggere di più su BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service . Inoltre, per le aziende potrebbe essere utile il nostro , che può essere registrato in anticipo .
Ecco un webinar dettagliato sull'organizzazione del lavoro remoto da parte di Olga Filatova (vicepresidente esecutivo per la gestione delle risorse umane, sviluppo organizzativo e supporto) e Alina Dragun (manager per lo sviluppo organizzativo di Beeline, curatrice del progetto BeeFREE).
Solo gli utenti registrati possono partecipare al sondaggio. , per favore.
E un piccolo sondaggio per le aziende riguardo al lavoro remoto (puoi scegliere più opzioni di risposta)
11,3%Ho trasferito i dipendenti al lavoro remoto, va tutto bene, dopo la normalizzazione della situazione lascerò chi vuole rimanere da remoto.
7,6%Ho trasferito i dipendenti al lavoro remoto, le impressioni sono ambivalenti.
1,9%Ho trasferito i dipendenti al lavoro remoto, non mi è piaciuto, poi riporterò tutti indietro negli spazi aperti.
69,8%Credo che il futuro appartenga al lavoro remoto, le persone possono lavorare bene a casa, non solo negli spazi aperti.
20,8%Non credo nel lavoro remoto come forma di occupazione completa, senza controllo in ufficio le persone lavorano peggio.
Hanno votato 53 utenti. 29 utenti si sono astenuti.
Fonte: habr.com
