La migrazione da IBM Notes a Microsoft Exchange o Office 365 offre numerosi vantaggi a un'organizzazione, ma il progetto di migrazione in sé sembra scoraggiante e non è del tutto chiaro da dove iniziare la migrazione. Exchange stesso non include i propri strumenti per la migrazione completa o la coesistenza di Notes ed Exchange. In effetti, alcune attività di migrazione e coesistenza non sono possibili senza prodotti di terze parti. In questo articolo delineeremo sette passaggi chiave da seguire in base alle best practice e alla nostra esperienza con migrazioni di successo.
Una migrazione riuscita include i seguenti passaggi:
- Valutazione preliminare della migrazione.
- Stabilire la coesistenza tra Notes ed Exchange.
- Pianificare una precisione di migrazione ottimale.
- Garantire la massima efficienza di migrazione.
- Esegui una migrazione di prova.
- Pianificare i tempi della migrazione per ridurre al minimo l'impatto sull'organizzazione.
- Avvia la migrazione e monitora i suoi progressi.
In questo articolo esamineremo come prepararsi e completare la migrazione utilizzando due soluzioni Quest: и . Sotto il taglio ci sono alcuni dettagli.
Fase 1: valutazione preliminare della migrazione
Fare un inventario del tuo ambiente attuale
Se decidi che Exchange è la piattaforma giusta per la tua organizzazione, non devi fare altro che trasferirti lì. Innanzitutto, è necessario raccogliere informazioni sull'ambiente attuale, raccogliere informazioni di inventario sui dati che si intende migrare, determinare cosa può essere rimosso per ridurre l'utilizzo dello spazio su disco, calcolare la larghezza di banda disponibile tra gli ambienti, ecc. La valutazione preliminare dovrebbe includere il seguenti domande:
- Quanti domini Notes e server Domino esistono?
- Quante caselle di posta hai? Quanti di essi non vengono utilizzati?
- Quanto spazio su disco occupano i file di posta primari? Quanti ce ne sono negli archivi? Quanti ce ne sono nelle repliche locali?
- Dove si trovano gli archivi?
- Quanti utenti utilizzano la crittografia? Il contenuto crittografato deve essere trasferito?
- Quante cartelle personali sono presenti nell'ambiente?
- Quali utenti utilizzano i collegamenti ai documenti? Quanti utenti hanno ricevuto collegamenti da altri utenti e applicazioni?
- Quanti dati trasferirai? Ad esempio, desideri trasferire i dati solo negli ultimi sei mesi.
- Gli archivi nativi verranno migrati negli archivi personali di Exchange o nei file *.pst di Outlook?
- Quali sono i limiti di larghezza di banda? A quanti dati possono essere trasferiti
un certo periodo di tempo? - Quanto spazio di archiviazione sarà necessario dopo la migrazione?
In che modo la migrazione influirà sull'attività e sulle operazioni
Il progetto deve essere pianificato attentamente per ridurre al minimo i tempi di inattività e ridurre al minimo la perdita di produttività.
Ad esempio, è importante considerare la delega tra utenti: se un utente migra ma il suo delegato rimane sulla piattaforma originale, in che modo ciò influirà sul suo lavoro quotidiano? Più in generale, è necessario considerare in che modo un progetto di migrazione potrebbe influire su tutti i processi aziendali e i flussi di lavoro critici della vostra azienda.
È anche importante considerare i punti di contatto critici all'interno di Notes. Ad esempio, quando si ha a che fare con la messaggistica, è importante analizzare le applicazioni e considerare l'interazione tra il routing della posta e le applicazioni per evitare interruzioni dei processi aziendali durante e dopo la migrazione. Assicurati di porre le seguenti domande:
- Quali utenti hanno delegati e in che modo l'interruzione di questa relazione potrebbe influire sui processi aziendali?
- Quali applicazioni e processi aziendali sono associati all'ambiente di posta elettronica? Qualsiasi integrazione chiave tra l'applicazione e il servizio di posta elettronica, come il processo di approvazione, sarà fondamentale durante la pianificazione della migrazione.
- Quali componenti e caratteristiche importanti dell'applicazione dovrebbero essere preservati?
- Come puoi utilizzare le funzionalità integrate della nuova piattaforma per ottenere le funzionalità di cui hai bisogno?
- I contenuti inattivi dovrebbero essere archiviati per essere archiviati in futuro?
- Sarà necessario ricostruire qualche applicazione per funzionare correttamente nel nuovo ambiente?
- Come verrà misurato il successo?
Prima di iniziare la migrazione, devi definire i criteri per misurare il successo. In particolare, è necessario comprendere che non è ragionevole aspettarsi un trasferimento dei dati al 100%. Non tutti i tipi di elementi di Notes hanno un equivalente in Exchange (Active Mail è l'esempio più eclatante). Pertanto, la realtà è che non tutti gli elementi di Notes esisteranno in Exchange dopo la migrazione. Un obiettivo realizzabile e misurabile è che il 95% degli elementi venga spostato nel 95% delle cassette postali. Misurare e documentare i risultati è fondamentale per garantire il successo della migrazione e i risultati reali sono possibili solo se i criteri di successo sono stati definiti all'inizio di un progetto di migrazione della posta elettronica.
Passaggio 2: stabilire la coesistenza di note e scambi
Per la maggior parte delle organizzazioni, la migrazione è un processo, non un evento. Pertanto, le migrazioni delle cassette postali e delle applicazioni devono seguire una pianificazione che meglio si adatta all'azienda e alle operazioni e non è basata su requisiti tecnici.
Sviluppo di una strategia di coesistenza
Per massimizzare il valore della migrazione, è necessario sviluppare e implementare un piano di coesistenza completo nelle prime fasi del processo di migrazione. La definizione di “coesistenza” può variare da organizzazione a organizzazione. Alcune organizzazioni utilizzano attivamente i dati sulla disponibilità, altre non utilizzano affatto questa funzionalità. Alcuni si concentrano sulla migrazione dei dati del calendario, mentre altri si concentrano sulla messa a punto della migrazione di un'intera directory utente. È importante collaborare con ciascuna delle parti interessate per avere un quadro chiaro di ciò che conta davvero e aiutare tutti a comprendere l’importanza di un’efficace strategia di coesistenza.
La migrazione da Notes a Exchange e Office 365 richiede la pianificazione simultanea della migrazione delle cassette postali e delle applicazioni. La funzionalità corrente dell'applicazione Notes deve essere supportata per tutti gli utenti, indipendentemente dalla piattaforma di posta elettronica corrente. Gli utenti che migrano a Exchange e Office 365 dovrebbero essere in grado di accedere e utilizzare le app Notes come parte dei flussi di lavoro esistenti. Questa funzionalità dovrebbe continuare fino alla migrazione delle applicazioni Notes su SharePoint o su un'altra piattaforma.
Oltre alla coesistenza delle applicazioni, prima di avviare la migrazione è necessario implementare l'interazione tra utenti su piattaforme diverse. Ciò include il routing e gli aggiornamenti automatici delle directory, gli stati libero/occupato e i calendari per tutti gli utenti indipendentemente dalla loro piattaforma attuale.
Infine, devi considerare la collaborazione non solo tra il tuo servizio di posta elettronica, ma anche tra i tuoi calendari e le risorse condivise, come le sale riunioni. Gli utenti dovrebbero essere in grado di scaricare le informazioni sulla pianificazione delle riunioni. Ciò include sia riunioni singole che ricorrenti. Sia che gli appuntamenti siano stati pianificati prima della migrazione o creati durante la migrazione, la precisione dei dati del calendario deve essere mantenuta durante tutto il progetto. È necessario garantire che gli utenti possano, ad esempio, modificare la sala riunioni per la riunione successiva in una riunione ricorrente o annullare una riunione senza causare conflitti e confusione nelle riunioni successive.
Passaggio 3: pianificare una precisione di migrazione ottimale
La pianificazione di una migrazione da Notes a Exchange o Office 365 richiede la comprensione di una serie di differenze specifiche tra le piattaforme.
Indirizzi email
I dati di Notes in genere contengono indirizzi proprietari che appaiono in diversi posti: nelle intestazioni dei messaggi, incorporati negli archivi, nei contatti personali e negli elenchi distribuiti. Nell'ambito del processo di migrazione, questi indirizzi proprietari devono essere aggiornati in indirizzi SMTP per garantire la piena funzionalità nell'ambiente Exchange. Molte organizzazioni scelgono inoltre di aggiornare il dominio SMTP o lo standard di indirizzamento durante la migrazione. Se questo vale per la tua organizzazione, è importante comprendere che alcune soluzioni di migrazione aggiornano automaticamente le istanze cronologiche degli indirizzi SMTP per ciascun utente.
Struttura delle cartelle
In molte organizzazioni, gli utenti utilizzano le proprie caselle di posta e i propri archivi, quindi è importante preservare questi dati. Anche la capacità degli utenti di visualizzare la struttura completa delle cartelle influisce sull'esperienza utente come risultato della migrazione. È importante selezionare soluzioni e transizioni che mantengano l'integrità della cartella e delle strutture dei dati.
Repliche locali e archivi
Per controllare i costi di archiviazione e gestire meglio la crescita dei dati, molte organizzazioni impostano quote per le caselle di posta. Una conseguenza involontaria di questa politica è spesso un aumento del numero e delle dimensioni degli archivi. Queste origini dati aggiuntive devono essere valutate e la loro migrazione considerata durante la pianificazione della migrazione. Puoi fornire agli utenti un componente self-service che consenta loro di migrare solo i dati importanti. Per ottimizzare l'archiviazione di Exchange, ti consigliamo di utilizzare un altro prodotto Quest: , ha, in particolare, funzionalità utili per la deduplicazione dei file allegati, un analogo di DAOS in Notes.
ACL e delega
Gli elenchi di controllo degli accessi (ACL) e la delega sono elementi chiave per operare in un ambiente Notes e sono anche fondamentali per proteggere l'integrità. Di conseguenza, è importante tradurre accuratamente i diritti associati e i diritti di accesso in diritti equivalenti in Exchange Server e Office 365. Idealmente, eseguire questa operazione automaticamente accelererà il processo ed eliminerà l'errore umano. Per mantenere l'efficacia della protezione delle risorse informative di un'organizzazione, gli ACL e la mappatura delle deleghe devono essere eseguiti contemporaneamente ai dati di posta. Alcune organizzazioni tentano di assegnare diritti equivalenti manualmente o utilizzando script una volta completata la migrazione dei dati. Tuttavia, questo approccio può avere un impatto negativo sulla produttività e aggiungere buchi di sicurezza ai dati di un'organizzazione.
Nota il proprio contenuto
La stessa posta attiva. Un altro problema comune durante la migrazione da IBM Notes è la presenza di molto testo RTF. Exchange e Office 365 non supportano tabelle, pulsanti, moduli salvati e altri contenuti proprietari integrati in Notes. Di conseguenza, dovrai prepararti alla perdita di questa funzionalità o investire in una soluzione di migrazione in grado di convertire questi elementi in un formato che possa essere migrato. Diciamo subito che le soluzioni Quest non la convertono in alcun modo e possono solo trasferire tali lettere come allegati in modo che l'utente possa poi aprirle tramite il client Notes.
Gruppi e rubriche personali
Molte organizzazioni fanno ampio uso di mailing list pubbliche per scopi interni e
comunicazioni esterne. Inoltre, gli utenti di Notes spesso ritengono importante mantenere i contatti aziendali nelle rubriche personali. Queste origini dati sono fondamentali per le operazioni aziendali e devono essere trasformate in modo efficiente durante la migrazione alla piattaforma Microsoft. Di conseguenza, è importante preparare automaticamente i gruppi per la migrazione ad Active Directory e convertire in modo efficiente tutti gli indirizzi personali, anche quelli archiviati sui desktop degli utenti.
Interazione con le app Notes
I punti di integrazione tra le applicazioni e il servizio di posta, come i processi di riconciliazione, sono importanti durante la pianificazione e la pianificazione delle migrazioni. IBM Notes presenta un'integrazione più stretta tra e-mail e applicazioni rispetto ad altre piattaforme. Queste integrazioni possono includere qualsiasi cosa, dai semplici doclink ai processi aziendali.
Risorse e database di posta
Molte organizzazioni utilizzano database di prenotazione delle risorse, database di posta e altri database condivisi in Notes. Di conseguenza, questi database svolgono un ruolo importante nel funzionamento di un’organizzazione. Per garantire la continuità aziendale e la produttività dei dipendenti, è molto importante considerare l’approccio e i tempi di implementazione per:
- Creazione di cassette postali per le risorse nell'ambiente di destinazione;
- Trasferimento dei dati dal database delle prenotazioni a Exchange;
- Garantire che gli utenti di entrambi i sistemi possano collaborare e utilizzare le risorse in Notes ed Exchange.
Passaggio 4: massimizzare l'efficienza della migrazione
Oltre a garantire l'accuratezza dei dati, è anche importante garantire che la migrazione sia quanto più efficiente possibile, tenendo conto dei requisiti dell'organizzazione. L’efficacia della migrazione dipende direttamente non solo dai costi diretti, ma anche dal grado di impatto sull’impresa.
Architettura della soluzione di migrazione
Uno dei fattori più importanti che influenzano l’efficienza è l’architettura della soluzione di migrazione. È importante scegliere una soluzione con un'architettura multi-thread che consenta a un server di migrazione di migrare più utenti contemporaneamente. L'architettura multi-thread riduce i requisiti hardware di migrazione e aumenta la velocità di migrazione, riducendo drasticamente il costo complessivo del progetto. Non lasciarti ingannare dalle soluzioni di migrazione che dichiarano di essere multi-thread ma che in realtà migrano solo un utente alla volta e richiedono l'aggiunta di workstation per migrare più utenti alla volta. A seconda della configurazione e dell'ambiente, le vere soluzioni multi-thread sono dal 30 al 5000% più efficienti durante la migrazione dei dati su Exchange e Office 365.
Processo di migrazione
La migrazione prevede molte fasi e i processi devono avvenire al momento giusto per garantire una transizione senza intoppi. Per ridurre al minimo le interruzioni aziendali e massimizzare i vantaggi della migrazione, tutti i processi devono essere integrati e controllati da un'unica applicazione in grado di gestire ogni fase della migrazione in modo tempestivo.
Flessibilità e self-service
Alcuni utenti e dipartimenti dovranno discostarsi dal processo di migrazione standard. Ad esempio, l'ufficio legale potrebbe avere requisiti di archiviazione diversi oppure i manager potrebbero dover migrare l'intera casella di posta e gli archivi. Pertanto, è importante scegliere una soluzione di migrazione flessibile che consenta al team di migrazione di adattarsi facilmente a questi requisiti. Uno dei modi più efficaci per fornire questa flessibilità è abilitare il self-service per alcuni dei tuoi utenti. Ad esempio, ad alcuni utenti potrebbe essere consentito trasferire dati aggiuntivi dai propri file di posta principali o dati locali per convertirli successivamente in un archivio personale sul server.
Passaggio 5: esegui una migrazione di prova
Una volta completata la valutazione pre-migrazione, finalizzata la strategia di coesistenza e definiti i piani di ottimizzazione, è fondamentale ottenere conferma della strategia attraverso una o più migrazioni pilota.
Lo scopo della migrazione pilota è testare le procedure sviluppate e identificare i problemi che potrebbero sorgere dopo l'inizio della migrazione completa, dando loro l'opportunità di risolverli prima di iniziare la migrazione in tempo reale. Di conseguenza, i problemi durante la migrazione pilota sono prevedibili e addirittura benvenuti.
Determinazione del volume della migrazione pilota
La migrazione pilota dovrebbe essere sufficientemente ampia da raccogliere un campione rappresentativo di dati e rispondere a domande pertinenti che potrebbero essere incontrate durante la migrazione di combattimento. Se stai migrando diverse migliaia di caselle di posta, la dimensione del campione dovrebbe essere sufficiente. Per migrazioni molto grandi la percentuale potrebbe essere inferiore.
Selezione di dati e sistemi
Durante il processo di migrazione pilota, è importante utilizzare dati e sistemi di combattimento. Questo è molto importante per diversi motivi:
- Devi capire come si comporterà l'ambiente di combattimento. Un ambiente generato sinteticamente non sarà rappresentativo dell'ambiente di combattimento.
- È possibile ottenere ulteriori informazioni sui messaggi crittografati, sulla frequenza dei tipi di messaggi non trovati in Exchange e sui requisiti di archiviazione in base ai dati di esempio.
Fissare le aspettative
Il processo di migrazione pilota offre anche un’eccellente opportunità per testare i criteri di successo delineati per il progetto e calibrare le aspettative per la migrazione rimanente. Se sono necessari aggiustamenti, questi devono essere documentati e presi in considerazione durante la migrazione di combattimento.
Passaggio 6: pianificare il tempo di migrazione per ridurre al minimo l'impatto sull'organizzazione
Raggruppamento utenti
Per ridurre al minimo l'impatto sugli utenti e sull'organizzazione nel suo complesso, è necessario eseguire contemporaneamente la migrazione degli utenti che collaborano. I fattori chiave da considerare quando si creano questi gruppi includono la delega. Cerca una soluzione in grado di consigliare raccolte per la migrazione in base alle informazioni sulle relazioni degli utenti nell'ambiente di origine.
Tempi di migrazione
Una volta completata la migrazione del gruppo, assicurati di pianificare l'orario in cui
l'impatto su questi utenti è minimo. Ciò potrebbe significare pianificare una finestra di migrazione per un'ora specifica del giorno per evitare la migrazione durante l'orario lavorativo, alla fine di un mese dell'anno o durante le finestre di manutenzione. Ad esempio, i team di vendita probabilmente non dovrebbero migrare fino alla fine del trimestre, e i reparti contabilità e legale avranno probabilmente restrizioni su quando possono migrare.
Passaggio 7: avvia la migrazione e monitora i suoi progressi
Con l’adozione di approcci pilota alla migrazione dei dati, la lotta alle migrazioni dovrebbe diventare un evento di routine. Probabilmente ci saranno lievi aggiustamenti durante il processo per soddisfare le esigenze di determinati gruppi. Sarà comunque necessario un attento monitoraggio per garantire che tutti gli imprevisti siano presi in considerazione durante la fase di pianificazione e pilota. Tuttavia, il processo deve diventare sempre più automatizzato. L'esecuzione del programma di migrazione del combattimento è importante per documentare e comunicare i progressi in tutta l'organizzazione per fornire conferma che le aspettative vengono soddisfatte. Il monitoraggio e il feedback rimangono aspetti fondamentali per una migrazione di successo durante tutto il processo.
conclusione
Abbiamo trattato gli aspetti che devi considerare durante la migrazione del tuo servizio postale. Se stai attualmente scegliendo una soluzione di migrazione o ci stai semplicemente pensando, è importante tenere conto di tutto questo. Lavoriamo con le soluzioni di migrazione di Quest e siamo pronti a consigliarle come le più efficaci nel ridurre il numero di passaggi manuali e aumentare la quantità di dati trasferiti a seguito della migrazione.
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Fonte: habr.com