Il passaggio da IBM Notes a Microsoft Exchange o Office 365 offre un numero considerevole di vantaggi per l'organizzazione, ma il progetto di migrazione stesso appare spaventoso e non è chiaro da dove iniziare. Exchange non include strumenti propri per una completa migrazione o per stabilire la coesistenza tra Notes ed Exchange. Infatti, l'esecuzione di alcuni compiti di migrazione e coesistenza è impossibile senza prodotti di terze parti. In questo articolo descriveremo sette passaggi chiave che devono essere svolti in accordo con le migliori pratiche e la nostra esperienza in migrazioni di successo.
Una migrazione di successo include i seguenti passaggi:
- Valutazione preliminare della migrazione.
- Stabilire la coesistenza tra Notes ed Exchange.
- Pianificare la massima accuratezza della migrazione.
- Garantire la massima efficienza della migrazione.
- Avvio di una migrazione di prova.
- Pianificare il tempo di migrazione per minimizzare l'impatto sull'organizzazione.
- Avviare la migrazione e monitorare i progressi.
In questo articolo esamineremo come prepararsi per la migrazione e come eseguirla mediante due soluzioni di Quest — e . Di seguito alcuni dettagli.
Passo 1: Valutazione preliminare della migrazione
Condurre un inventario dell'ambiente attuale
Se hai deciso che Exchange è la piattaforma giusta per la tua organizzazione, è tempo di trasferirsi. Innanzitutto, è necessario raccogliere informazioni sull'ambiente attuale, raccogliere i dati inventariali relativi ai dati che intendi migrare, determinare cosa può essere rimosso per ridurre l'utilizzo dello spazio su disco, calcolare la larghezza di banda disponibile tra gli ambienti, ecc. La valutazione preliminare deve includere le seguenti domande:
- Quanti domini Notes e server Domino esistono?
- Quanti caselle di posta hai? Quante di esse non sono utilizzate?
- Quanto spazio su disco occupano i file della posta principale? Quanto negli archivi? Quanto nelle repliche locali?
- Dove si trovano gli archivi?
- Quanti utenti utilizzano la crittografia? Il contenuto crittografato deve essere migrato?
- Quante cartelle personali esistono nell'ambiente?
- Quali utenti utilizzano collegamenti ai documenti? Quanti utenti hanno ricevuto collegamenti da altri utenti e applicazioni?
- Quanti dati intendi trasferire? Ad esempio, desideri trasferire solo i dati degli ultimi sei mesi.
- Saranno trasferiti gli archivi nativi negli archivi personali di Exchange o nei file *.pst di Outlook?
- Quali sono i limiti di banda? Quanti dati possono essere trasferiti in
un determinato intervallo di tempo? - Di quanto spazio di archiviazione avremo bisogno dopo la migrazione?
In che modo la migrazione influenzerà le attività aziendali e operative?
È necessario pianificare attentamente il progetto per ridurre al minimo i fermi macchina e diminuire la perdita di produttività.
Ad esempio, è importante considerare le deleghe tra gli utenti: se un utente viene migrato ma il suo delegato rimane sulla piattaforma originale, come influenzerà il loro lavoro quotidiano? In un senso più ampio, è necessario considerare come il progetto di migrazione possa influenzare tutti i processi aziendali e i flussi di lavoro importanti nell'azienda.
È anche importante tenere in considerazione i punti critici di interazione all'interno di Notes. Ad esempio, quando si lavora con i messaggi, è fondamentale analizzare le applicazioni e considerare l'interazione tra la gestione della posta e le applicazioni per evitare interruzioni nei processi aziendali durante e dopo la migrazione. È necessario porsi le seguenti domande:
- Quali utenti hanno delegati e come l'interruzione di queste relazioni può influenzare i processi aziendali?
- Quali applicazioni e processi aziendali sono collegati all'ambiente email? Qualsiasi integrazione chiave tra l'applicazione e il servizio email, ad esempio, un processo di approvazione, sarà cruciale nella pianificazione della migrazione.
- Quali componenti e funzionalità importanti dell'applicazione devono essere mantenuti?
- Come possono essere utilizzate le funzionalità integrate della nuova piattaforma per raggiungere la funzionalità desiderata?
- È necessario archiviare contenuti non attivi per una conservazione futura?
- Sarà necessario ricostruire alcune applicazioni per farle funzionare correttamente nella nuova ambientazione?
- Come sarà misurato il successo?
Prima di iniziare la migrazione, è necessario definire i criteri per misurare il successo. In particolare, bisogna comprendere che non è ragionevole aspettarsi un trasferimento dati al 100%. Non ogni tipo di elemento Notes ha un equivalente in Exchange (Active Mail è il caso più eclatante). Di conseguenza, la realtà è che non tutti gli elementi in Notes esisteranno in Exchange dopo la migrazione. Un obiettivo raggiungibile e misurabile è quello di trasferire il 95% degli elementi per il 95% delle caselle di posta. La misurazione e la documentazione dei risultati sono fondamentali per garantire il successo della migrazione, e risultati concreti sono possibili solo se sono stati definiti criteri di successo all'inizio del progetto di migrazione della posta elettronica.
Passo 2: stabilire la coesistenza tra Notes ed Exchange
Per la maggior parte delle organizzazioni, la migrazione è un processo, non un evento. Di conseguenza, la migrazione delle caselle di posta e il trasferimento delle applicazioni devono seguire una tempistica più adatta al business e alle operazioni, piuttosto che basarsi su requisiti tecnici.
Sviluppo della strategia di coesistenza
Per aumentare il valore della migrazione, un piano completo di coesistenza deve essere sviluppato e implementato nelle fasi iniziali del processo di migrazione. La definizione del concetto di "coesistenza" può variare tra le diverse organizzazioni. Alcune organizzazioni utilizzano attivamente i dati Free/Busy, mentre altre non ne fanno uso. Alcune si concentrano sulla migrazione dei dati del calendario, mentre altre si focalizzano sul trasferimento accurato dell'intero catalogo utenti. È importante lavorare con ciascuna delle parti interessate per avere un quadro chiaro di ciò che è realmente importante e aiutare tutti a comprendere l'importanza di una strategia di coesistenza efficace.
La transizione da Notes a Exchange e Office 365 richiede una pianificazione della migrazione delle caselle di posta e delle applicazioni simultaneamente. Deve essere mantenuta la funzionalità attuale delle applicazioni Notes per tutti gli utenti, indipendentemente dalla loro piattaforma di posta attuale. Come utenti che hanno migrato a Exchange e Office 365, devono avere accesso e utilizzare le applicazioni Notes all'interno dei processi di lavoro esistenti. Questa possibilità deve rimanere fino a quando le applicazioni Notes non vengono migrate su SharePoint o un'altra piattaforma.
Oltre alla coesistenza delle applicazioni, è necessario implementare l'interazione tra gli utenti su diverse piattaforme prima di avviare la migrazione. Questo include la gestione automatica del routing e l'aggiornamento dei cataloghi, gli stati Free/Busy e i calendari per tutti gli utenti, indipendentemente dalla loro attuale piattaforma.
Infine, è fondamentale considerare la collaborazione non solo del servizio di posta elettronica, ma anche dei calendari e delle risorse condivise, come le sale conferenze. Gli utenti devono essere in grado di caricare informazioni sulle programmazioni degli incontri. Ciò include meeting singoli e ricorrenti. Sia che gli incontri siano stati programmati prima della migrazione o creati durante la migrazione, l'accuratezza dei dati del calendario deve essere garantita per tutta la durata del progetto. È necessario assicurare che gli utenti possano, per esempio, cambiare la sala per il prossimo incontro da incontri ricorrenti o cancellare un meeting senza causare conflitti e confusione negli incontri successivi.
Passo 3: Pianificazione dell'accuratezza ottimale della migrazione
La pianificazione del passaggio da Notes a Exchange o Office 365 richiede la comprensione di una serie di differenze specifiche tra le piattaforme.
Indirizzi email
I dati di Notes contengono solitamente indirizzi proprietari che compaiono in vari luoghi: nelle intestazioni dei messaggi, incorporati negli archivi, nei contatti personali e nelle liste di distribuzione. Nell'ambito del processo di migrazione, questi indirizzi proprietari devono essere aggiornati a indirizzi SMTP per garantire la piena funzionalità nell'ambiente Exchange. Molte organizzazioni preferiscono anche aggiornare il dominio SMTP o lo standard di indirizzamento durante la migrazione. Se questo riguarda la tua organizzazione, è importante comprendere che alcune soluzioni di migrazione aggiornano automaticamente le istanze degli indirizzi SMTP storici per ciascun utente.
Struttura delle cartelle
In molte organizzazioni, gli utenti utilizzano le proprie caselle di posta e archivi, quindi è importante preservare questi dati. La capacità degli utenti di visualizzare la propria struttura completa delle cartelle influisce anche sull'esperienza dell'utente a seguito della migrazione. È fondamentale adottare soluzioni e processi di transizione che mantengano l'integrità delle cartelle e delle strutture di dati.
Repliche locali e archivi
Per controllare i costi di archiviazione e gestire meglio la crescita del volume dei dati, molte organizzazioni impostano quote per le caselle postali. Una conseguenza involontaria di questa politica è spesso l'aumento del numero e delle dimensioni degli archivi. Questi dati aggiuntivi devono essere valutati e la questione della loro migrazione dovrebbe essere considerata durante la pianificazione della migrazione. È possibile fornire agli utenti un componente di self-service che consenta loro di trasferire solo i dati importanti. Per ottimizzare lo storage di Exchange, raccomandiamo di utilizzare un altro prodotto di Quest — , che include, in particolare, funzionalità utili per la deduplicazione dei file allegati, simile a DAOS in Notes.
ACL e delega
Le liste di controllo degli accessi (ACL) e la delega sono elementi chiave per l'operatività in un ambiente Notes e sono fondamentali per proteggere l'integrità. Pertanto, è importante convertire con precisione i diritti e i permessi correlati in diritti equivalenti in Exchange Server e Office 365. Idealmente, ciò dovrebbe avvenire in modo automatico, accelerando il processo e riducendo il margine di errore umano. Per sostenere l'efficacia nella protezione degli asset informativi dell'organizzazione, l'ACL e la conversione della delega devono essere eseguite contemporaneamente ai dati della posta. Alcune organizzazioni cercano di assegnare diritti equivalenti manualmente o attraverso script, dopo il completamento della migrazione dei dati. Tuttavia, questo approccio può influire negativamente sulle prestazioni e creare lacune nella sicurezza dei dati dell'organizzazione.
Contenuto proprietario di Notes
Il noto Active Mail. Un altro problema comune si verifica quando la migrazione da IBM Notes comporta un gran numero di testi formattati. Exchange e Office 365 non supportano le tabelle integrate con schede, pulsanti, moduli salvati e altri contenuti proprietari in Notes. Di conseguenza, dovrai prepararti a perdere questa funzionalità oppure investire in una soluzione di migrazione capace di convertire questi elementi in un formato che possa essere trasferito. Dichiariamo subito che le soluzioni di Quest non li convertono e possono al massimo trasferire tali e-mail come allegati, in modo che l'utente possa poi aprirli tramite il client Notes.
Gruppi e rubriche personali
Molte organizzazioni utilizzano ampiamente elenchi di distribuzione pubblici per comunicazioni interne ed
esterne. Inoltre, gli utenti di Notes spesso ritengono importante mantenere contatti professionali nei propri indirizzari personali. Queste fonti di dati sono importanti per le operazioni aziendali e devono essere efficacemente convertite durante la transizione alla piattaforma Microsoft. Di conseguenza, è fondamentale preparare automaticamente i gruppi per la migrazione in Active Directory e convertire efficacemente tutti gli indirizzi personali, anche quelli memorizzati sui posti di lavoro degli utenti.
Interazione con le applicazioni Notes
I punti di integrazione tra le applicazioni e il servizio di posta, come i processi di approvazione, sono cruciali nella pianificazione e nella programmazione della migrazione. IBM Notes ha un'integrazione più stretta tra email e applicazioni rispetto ad altre piattaforme. Queste integrazioni possono includere tutto, da semplici doclinks a processi aziendali.
Risorse e database di posta
Molte organizzazioni utilizzano database di prenotazione delle risorse, database di posta e altri database comuni in Notes. Di conseguenza, questi database svolgono un ruolo fondamentale nel funzionamento dell'organizzazione. Per garantire la continuità aziendale e la produttività dei dipendenti, è molto importante considerare l'approccio e le tempistiche di implementazione per:
- La creazione di caselle postali per le risorse nell'ambiente di destinazione;
- Il trasferimento dei dati dal database di prenotazione a Exchange;
- Assicurarsi che gli utenti di entrambi i sistemi possano collaborare e utilizzare le risorse in Notes e Exchange.
Passo 4: garantire la massima efficienza della migrazione
Oltre a garantire l'accuratezza dei dati, è anche importante garantire la massima efficienza della migrazione, tenendo conto delle esigenze dell'organizzazione. L'efficienza della migrazione dipende non solo dai costi diretti, ma anche dal grado di impatto sul business.
Architettura della soluzione di migrazione
Uno dei fattori più importanti che influenzano l'efficacia è l'architettura della soluzione di migrazione. È fondamentale scegliere una soluzione con architettura multi-threading, che consente a un server di migrazione di trasportare più utenti contemporaneamente. L'architettura multi-threading riduce i requisiti hardware per la migrazione e aumenta la velocità di migrazione, abbattendo drasticamente i costi complessivi del progetto. Non farti ingannare da soluzioni di migrazione che affermano di essere multi-threading, ma in realtà effettuano la migrazione di un solo utente alla volta e richiedono l'aggiunta di workstation per trasferire più utenti contemporaneamente. A seconda della configurazione e dell'ambiente, le vere soluzioni multi-threading sono da 30 a 5000 percento più efficienti nel trasferimento di dati su Exchange e Office 365.
Processo di migrazione
La migrazione comprende numerosi passaggi, e i processi devono avvenire al momento giusto per garantire una transizione senza intoppi. Per minimizzare le interruzioni nelle attività e massimizzare i vantaggi del passaggio, tutti i processi devono essere integrati e controllati da un'unica applicazione, in grado di eseguire tempestivamente ciascun passaggio della migrazione.
Flessibilità e autoservizio
Alcuni utenti e dipartimenti potrebbero aver bisogno di discostarsi dalla procedura standard di migrazione. Ad esempio, il dipartimento legale potrebbe avere requisiti di archiviazione diversi, o i dirigenti potrebbero aver bisogno di trasferire l'intera casella di posta e tutti gli archivi. Pertanto, è importante scegliere una soluzione di migrazione flessibile che consenta al team di migrazione di adattarsi facilmente a queste esigenze. Uno dei metodi più efficaci per garantire tale flessibilità è utilizzare la possibilità di autoservizio per alcuni utenti. Ad esempio, a certi utenti potrebbe essere consentito trasferire ulteriori dati dai propri file di posta principali o dati locali, per poi trasformarli in un archivio personale sul server.
Fase 5: avvio della migrazione pilota
Dopo aver completato la valutazione preliminare della migrazione, affinato la strategia di coesistenza e definito i piani di ottimizzazione, è fondamentale ottenere conferme sulla correttezza della strategia attraverso una o più migrazioni pilota.
L'obiettivo della migrazione pilota è testare le procedure sviluppate e identificare i problemi che possono sorgere dopo l'inizio della migrazione completa, consentendo di risolverli prima di avviare la migrazione in produzione. Di conseguenza, ci si può aspettare e persino accogliere problemi durante la migrazione pilota.
Definizione dell'ambito della migrazione pilota
La migrazione pilota deve essere sufficientemente ampia da raccogliere un campione rappresentativo di dati e rispondere alle domande pertinenti che possono sorgere durante la migrazione in produzione. Se si stanno migrando diverse migliaia di cassette postali, il campione deve essere adeguato. Per migrazioni molto grandi, la percentuale può essere inferiore.
Selezione dei dati e dei sistemi
Durante il processo di migrazione pilota, è importante utilizzare dati e sistemi di produzione. Questo è fondamentale per diverse ragioni:
- È necessario comprendere come si comporta l'ambiente di produzione. Un ambiente creato sinteticamente non sarà rappresentativo dell'ambiente di produzione.
- È possibile ottenere dati aggiuntivi sui messaggi crittografati, sulla frequenza dei tipi di messaggi assenti in Exchange e sui requisiti di archiviazione basati sui campioni di dati.
Stabilire le aspettative
Il processo di migrazione pilota offre anche una grande opportunità per verificare i criteri di successo definiti per il progetto e calibrare le aspettative per la migrazione rimanente. Se sono necessarie correzioni, esse devono essere documentate e considerate per la migrazione in produzione.
Passo 6: pianificare il tempo di migrazione per ridurre al minimo l'impatto sull'organizzazione
Raggruppamento degli utenti
Per minimizzare l'impatto sugli utenti e sull'organizzazione nel suo complesso, è necessario trasferire contemporaneamente gli utenti che lavorano insieme. I fattori principali da considerare nella creazione di questi gruppi includono la delega. Si cerca una soluzione in grado di raccomandare collezioni per la migrazione sulla base delle informazioni sulle relazioni degli utenti nell'ambiente sorgente.
Tempistiche della migrazione
Dopo il completamento delle migrazioni di gruppo, assicurati di programmare un orario in cui
l'influenza su questi utenti è minima. Ciò può significare pianificare una finestra di migrazione in orari specifici della giornata, per evitare migrazioni durante l'orario di lavoro, alla fine dell'anno o durante le finestre di manutenzione. Ad esempio, i team di vendita probabilmente non dovrebbero migrare vicino alla fine del trimestre, mentre i reparti contabilità e legale avranno sicuramente vincoli temporali per le loro migrazioni.
Passo 7: avvio della migrazione e monitoraggio dei progressi
Avendo approcci confermati attraverso il pilotaggio per il trasferimento dei dati, le migrazioni operative dovrebbero diventare eventi di routine. Ci saranno probabilmente piccole regolazioni durante l'intero processo per tenere conto delle esigenze di gruppi specifici. Un attento monitoraggio sarà ancora necessario per garantire che tutte le circostanze impreviste siano considerate durante la fase di pianificazione e pilota. Tuttavia, il processo dovrebbe diventare sempre più automatizzato. È importante documentare l'esecuzione del programma delle migrazioni operative e comunicare i progressi all'intera organizzazione per garantire la conferma che le aspettative siano soddisfatte. Monitoraggio e feedback rimangono aspetti chiave per una migrazione di successo durante tutto il processo.
Conclusione
Abbiamo parlato delle cose da considerare quando si migra il servizio di posta. Se sei attualmente nel processo di selezione di una soluzione per la migrazione o stai solo pensando ad essa, è importante tenere tutto questo in considerazione. Lavoriamo con soluzioni di migrazione da Quest e siamo pronti a raccomandarle come le più efficienti per ridurre il numero di azioni manuali e aumentare la quantità di dati trasferiti a seguito della migrazione.
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Fonte: habr.com
