Quando si implementano sistemi ERP già pronti, il 53% delle aziende sfide significative che richiedono cambiamenti nei processi aziendali e negli approcci organizzativi e il 44% delle aziende deve affrontare problemi tecnici significativi. In una serie di articoli, analizziamo cos'è un sistema ERP, perché è vantaggioso, come determinare la necessità della sua implementazione, cosa è necessario sapere quando si sceglie un fornitore di piattaforme e come implementarlo.
Il concetto di sistema ERP è venuto dagli Stati Uniti ed è letteralmente tradotto come pianificazione delle risorse aziendali - Enterprise Resource Planning. Accademicamente, sembra così: "ERP è una strategia organizzativa per l'integrazione di produzione e operazioni, gestione delle risorse umane, gestione finanziaria e gestione patrimoniale, incentrata sul bilanciamento e l'ottimizzazione continui delle risorse aziendali attraverso un pacchetto integrato specializzato di software applicativo (software) che fornisce un modello di dati e processi comuni per tutte le aree di attività.
Ogni fornitore può comprendere il sistema che ha sviluppato a modo suo, in base al suo obiettivo e ai suoi compiti. Ad esempio, un sistema ERP è più adatto per la vendita al dettaglio, ma non adatto per una raffineria di petrolio. Inoltre, ogni azienda e il suo dipendente che utilizza la piattaforma la rappresentano a modo loro, in base alla parte con cui entrano in contatto nel proprio lavoro.
Fondamentalmente, ERP è un sistema informativo per la gestione di tutti i processi aziendali e delle risorse aziendali basato su un unico database.
A cosa serve un sistema ERP?
Come ogni sistema informativo, ERP lavora con i dati. Ogni dipendente e reparto crea costantemente centinaia di megabyte di informazioni. In una piccola organizzazione, il manager ha accesso diretto a tutte le informazioni e tempo per tenere traccia dei processi. Se viene creata una grande quantità di dati all'interno di uno o due processi aziendali, è sufficiente che il manager li digitalizzi con soluzioni IT puntuali. Di norma, un'organizzazione acquista software di contabilità e, ad esempio, CRM.
Con la crescita dell'azienda, quei singoli processi che prima richiedevano un minimo di tempo per essere gestiti si trasformano in grandi quantità di informazioni. Insieme ad altri processi aziendali, flussi di informazioni disparati richiedono un enorme personale amministrativo per combinarli e analizzarli. Pertanto, un sistema ERP è richiesto non dalle piccole, ma dalle medie e grandi imprese.
Come capire che un'azienda ha bisogno di un sistema ERP
La solita storia dei nostri clienti è la seguente. Ad un certo punto, diventa chiaro che tutti i processi principali sono automatizzati e l'efficienza del lavoro non aumenta.
Si scopre che ogni processo si trova nel proprio sistema informativo separato. Per collegarli, i dipendenti inseriscono manualmente i dati in ciascun sistema, quindi la direzione raccoglie manualmente i dati replicati per analizzare le prestazioni a livello aziendale. In linea di principio, tali meccanismi di lavoro sono produttivi fino a un certo punto. L'importante è determinare il momento del raggiungimento della massima efficienza prima che si verifichi, e non quando sarà necessario modificare i meccanismi dei processi in modalità urgente.
Nessuno dei sistemi informativi segnalerà mai che è giunto il momento in cui l'azienda è cresciuta al punto in cui è necessario un sistema ERP. L'esperienza mondiale mostra 4 caratteristiche principali che permetteranno di capirlo:
Non ci sono dati sufficienti per prendere una decisione gestionale informata.
Qualsiasi decisione negli affari ha conseguenze che alla fine si traducono in perdite finanziarie o, al contrario, in entrate. La qualità di una decisione dipende dalle informazioni su cui si basa. Se i dati sono obsoleti, incompleti o errati, la soluzione sarà sbagliata o sbilanciata.
Le ragioni principali dell'incoerenza delle informazioni:
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le informazioni critiche sono sparse tra i singoli dipendenti e reparti;
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non ci sono regole per la raccolta dei dati;
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le informazioni vengono raccolte da dipendenti con ruoli diversi e in momenti diversi.
Con una piattaforma ERP che si adatta ai tuoi processi aziendali, puoi centralizzare tutti i tuoi dati. Tutte le informazioni vengono create da ciascun dipendente e reparto in un unico sistema in tempo reale. Ciò significa che i dati di cui tu e chiunque altro in azienda potreste aver bisogno sono sempre il più precisi e aggiornati possibile.
La mancanza di integrazione tra i sistemi IT porta a interruzioni e ostacola la crescita aziendale.
Ogni sistema informatico ha i propri requisiti per il formato dei dati, costruiti in tempi diversi e su tecnologie, principi e linguaggi di programmazione diversi. Ciò si riflette nel lavoro dei dipendenti che interagiscono come in lingue diverse e nella velocità dell'interazione.
Un sistema ERP combina le singole funzioni in uno spazio integrato e comprensibile. Il sistema ERP funziona come un traduttore che parla più linguaggi di programmazione per garantire collaborazione e coerenza.
I tuoi clienti non sono soddisfatti del servizio.
Se i clienti si lamentano o se ne vanno, dovresti pensare all'efficienza. Ciò è dovuto alla domanda che supera l'offerta, alle consegne in ritardo, al servizio lento o semplicemente alla sensazione generale che l'azienda non abbia le risorse o il tempo per prendersi cura di ogni cliente.
Quando un'azienda è cresciuta su scala media o grande, l'ERP trasforma i clienti insoddisfatti in fedeli. I clienti iniziano a sentire il miglioramento del servizio e sperimentano i cambiamenti con l'azienda.
Stai utilizzando sistemi obsoleti.
Secondo Veeam 2020 Data Protection Trends Report, le tecnologie obsolete sono il principale ostacolo alla trasformazione digitale del business. Se un'azienda lavora ancora con sistemi di inserimento manuale o documenti cartacei, allora nel periodo post-pandemia sarà sicuramente fuori bordo.
Inoltre, i sistemi informatici di un'azienda possono essere abbastanza moderni ma disintegrati. In questo caso ogni dipartimento crea il proprio bunker informativo, i cui dati escono dosati o errati. Se l'integrazione dei singoli sistemi è estremamente costosa o impossibile, è necessario convertirli in un unico sistema ERP.
Quali sono i vantaggi di un sistema ERP per un'azienda?
Un sistema ERP è un prodotto che un'azienda acquista a proprie spese. La sua realizzazione è vista come un investimento che dovrebbe portare profitto. Nessun produttore di un sistema ERP garantisce che porterà una crescita dei ricavi a un'azienda. E questo vale non solo per i sistemi ERP, ma anche per qualsiasi soluzione IT. Tuttavia, tutti i vantaggi dell'implementazione influiscono indirettamente sul profitto:
Risparmio sui sistemi informatici
Invece di spendere risorse su diversi sistemi diversi, ognuno dei quali necessita di supporto specializzato, infrastruttura, licenze, formazione dei dipendenti, puoi concentrare tutti i costi su un'unica piattaforma ERP. Si compone di moduli che sostituiscono sistemi disparati con parti integrate.
Se un sistema ERP viene sviluppato da zero per le esigenze di una determinata azienda, può includere sistemi e servizi di terze parti con cui sarà conveniente lavorare per partner commerciali, fornitori, clienti e altre controparti.
Piena trasparenza
L'ERP fornisce al management l'accesso completo a tutti i processi aziendali di qualsiasi reparto 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX. Ad esempio, puoi tenere traccia dell'inventario su base giornaliera, comprese le consegne programmate e le spedizioni in transito. Avendo un quadro completo del volume delle scorte, puoi controllare più accuratamente il capitale circolante.
Automazione dei report e forte pianificazione
ERP crea un unico sistema di reporting unificato per tutti i processi. Genera automaticamente report e analisi utili in qualsiasi momento. Con esso, la direzione non deve raccogliere manualmente fogli di calcolo e lettere.
Pertanto, la piattaforma libera tempo per la pianificazione strategica, una migliore analisi e il confronto delle prestazioni dipartimentali. Il sistema ERP aiuta a trovare nell'analisi quelle tendenze che non erano state notate prima e che non avevano nemmeno la possibilità di notare.
Maggiore efficienza
L'ERP in sé non è una panacea. È importante non solo rispettare le specifiche del business, ma anche la corretta implementazione. Secondo Dei 315 fornitori ERP standard, la percentuale di implementazioni con successo solo parziale è stimata tra il 25 e il 41%, a seconda del settore. Un ERP adatto riduce significativamente il tempo e gli sforzi spesi per la routine.
Assistenza clienti
Il servizio clienti è una parte fondamentale del business. Un sistema ERP sposta l'attenzione dei dipendenti dal mantenimento dei registri dei clienti alla costruzione e al mantenimento delle relazioni con i clienti.
Le statistiche mostrano che l'84 per cento dei clienti in azienda se non ricevono risposte sufficienti alle domande. ERP fornisce al dipendente tutte le informazioni necessarie e la cronologia del cliente proprio al momento del contatto. Con esso, i dipendenti non sono impegnati nella burocrazia, ma nell'attrarre e trattenere i clienti. I clienti percepiscono i vantaggi della sua implementazione senza nemmeno essere a conoscenza dei cambiamenti nell'azienda.
la protezione dei dati
Difficilmente esiste un sistema informativo che possa dare una garanzia assoluta di sicurezza dei dati. Dati personali di clienti e dipendenti, e-mail, proprietà intellettuale, dati finanziari, fatture, contratti: più sistemi elaborano queste informazioni, più è difficile tracciare i rischi. Il sistema ERP introduce standard uniformi per l'accesso, l'input e l'output dei dati e l'archiviazione centralizzata delle informazioni.
Tuttavia, maggiore è la quota di mercato di un sistema ERP finito, più spesso è soggetto ad attacchi di hacker. Sarebbe preferibile sviluppare il proprio sistema ERP, il cui accesso alla base di codice sarà solo tuo. Se il sistema ERP della tua azienda è stato sviluppato da zero, gli hacker non saranno in grado di trovare copie del sistema per verificarne preventivamente le vulnerabilità.
Produttività della collaborazione
Spesso l'interesse per la collaborazione tra reparti o dipendenti svanisce, perché il trasferimento dei dati richiede molte operazioni di routine oa causa del clima psicologico in azienda. Un unico sistema automatizza l'accesso alle informazioni, elimina l'esperienza negativa del fattore umano e velocizza la comunicazione all'interno dell'azienda.
Processi aziendali unificati
I sistemi ERP già pronti sono sviluppati in conformità con le migliori pratiche del settore. Ciò consente alle aziende di standardizzare i propri processi.
Tuttavia, in realtà, un'azienda deve fare una scelta difficile: o è lungo e costoso impostare e modificare il sistema ERP secondo gli standard dell'azienda, oppure è doloroso adeguare i propri processi aziendali agli standard del Sistema ERP.
C'è un terzo modo: sviluppare inizialmente un sistema per i propri processi aziendali.
scalabilità
Sia che tu stia espandendo la tua base di clienti, espandendoti in nuovi mercati, introducendo nuovi processi, reparti o prodotti o ridimensionando in altro modo la tua attività, con la giusta scelta del fornitore, una piattaforma ERP si adatta al cambiamento.
Poiché il sistema ERP è integrato in tutti i processi aziendali, l'elenco dei vantaggi può aumentare a seconda delle specifiche. Sul mercato sono state sviluppate dozzine e centinaia di soluzioni già pronte che guidano gli acquirenti nell'ambito degli abbonamenti, della velocità degli aggiornamenti e del supporto, della funzionalità e dell'architettura chiuse, nell'ambito di un unico fornitore. Solo lo sviluppo del tuo sistema ERP ti offre le massime opportunità senza alcuna restrizione.
Leggi i seguenti articoli per sapere come scegliere un produttore di sistemi ERP, quali domande porgli per non perdere denaro e cosa considerare quando pianifichi un'implementazione.
Fonte: habr.com