Nel implementare sistemi ERP pronti, il 53% delle aziende notevoli difficoltà che richiedono modifiche ai processi aziendali e agli approcci organizzativi, e il 44% delle aziende affronta problemi tecnici significativi. In una serie di articoli, analizziamo a fondo cosa sia un sistema ERP, quali vantaggi offre, come identificare la necessità della sua implementazione, cosa considerare nella scelta del fornitore della piattaforma e come procedere con l'implementazione.
Il concetto di sistema ERP proviene dagli Stati Uniti e si traduce letteralmente come pianificazione delle risorse d'impresa — Enterprise Resource Planning. Accademicamente, si presenta così: «ERP è una strategia organizzativa di integrazione della produzione e delle operazioni, gestione delle risorse umane, gestione finanziaria e gestione degli asset, orientata a un continuo bilanciamento e ottimizzazione delle risorse dell'azienda attraverso un pacchetto software applicativo integrato specializzato, che fornisce un modello dati e processi comune per tutte le aree operative».
Ogni fornitore può comprendere il sistema sviluppato in base alla propria visione, considerando la sua specializzazione e i problemi risolti. Ad esempio, un sistema ERP può essere più adatto per il settore retail, ma non per un'industria della raffinazione del petrolio. Inoltre, ogni azienda e ogni collaboratore che utilizza la piattaforma la percepisce in modo unico, in base alla parte con cui interagisce nel lavoro.
In sostanza, l'ERP è un sistema informativo per la gestione di tutti i processi aziendali e delle risorse di un'azienda, basato su un'unica banca dati.
A cosa serve un sistema ERP
Come ogni sistema informativo, l'ERP lavora con i dati. Ogni collaboratore e dipartimento crea costantemente centinaia di megabyte di informazioni. In una piccola organizzazione, il responsabile ha accesso diretto a tutte le informazioni e tempo per monitorare i processi. Se un grande volume di dati viene generato nell'ambito di uno o due processi aziendali, il responsabile può digitalizzarli attraverso soluzioni IT mirate. Di solito, l'organizzazione acquista software per la contabilità e, ad esempio, CRM.
Con la crescita dell'azienda, quei singoli processi la cui gestione richiedeva in precedenza il minimo tempo si trasformano in grandi volumi di informazioni. In combinazione con altri processi aziendali, i flussi informativi disconnessi richiedono un enorme personale amministrativo per la loro unione e analisi. Pertanto, un sistema ERP è necessario non solo per le piccole ma per le medie e grandi imprese.
Come capire se un'azienda ha bisogno di un sistema ERP
La storia tipica dei nostri clienti appare nel seguente modo. A un certo punto diventa chiaro che tutti i processi principali sono stati automatizzati, ma l'efficacia del lavoro non aumenta.
Si scopre che ogni processo si trova in un proprio sistema informatico separato. Per unirli, i dipendenti inseriscono manualmente i dati in ciascun sistema, e poi la direzione raccoglie manualmente i dati duplicati per analizzare le attività dell'intera azienda. In linea di principio, una tale meccanica di lavoro è produttiva fino a un certo punto. L'importante è determinare il momento in cui si raggiunge l'efficienza massima prima che questo momento arrivi, e non quando è necessario cambiare i meccanismi dei processi in modalità di emergenza.
Nessuno dei sistemi informativi avviserà mai che è giunto il momento in cui l'azienda è cresciuta fino al punto in cui ha bisogno di un sistema ERP. L'esperienza globale mostra 4 segnali principali che permetteranno di capirlo:
I dati necessari per prendere decisioni manageriali ponderate diventano insufficienti.
Qualsiasi decisione nel business ha delle conseguenze che alla fine si traducono in perdite finanziarie o, al contrario, in guadagni. La qualità della decisione dipende dalle informazioni su cui si basa. Se i dati sono obsoleti, incompleti o scorretti, la decisione sarà errata o squilibrata.
Principali motivi di contraddittorietà delle informazioni:
le informazioni critiche sono sparse tra singoli dipendenti e reparti;
mancano regolamenti per la raccolta dei dati;
la raccolta delle informazioni viene effettuata da dipendenti con ruoli diversi e in tempi diversi.
Con una piattaforma ERP adatta ai tuoi processi aziendali, puoi centralizzare tutti i dati. Tutte le informazioni vengono create da ogni dipendente e reparto in un sistema unico in tempo reale. Questo significa che i dati, che potrebbero essere necessari a te o a chiunque altro in azienda, sono sempre il più accurati e attuali possibile.
La mancanza di integrazione tra i sistemi IT porta a fallimenti operativi e ostacola la crescita dell'azienda.
Ogni sistema IT ha i propri requisiti per il formato dei dati, è stato costruito in tempi diversi e su diverse tecnologie, principi e linguaggi di programmazione. Questo si riflette sul lavoro dei dipendenti, che interagiscono come se parlassero lingue diverse, e sulla velocità di interazione.
Il sistema ERP riunisce funzioni separate in uno spazio integrato e comprensibile. Il sistema ERP funziona come un traduttore che parla diversi linguaggi di programmazione per garantire collaborazione e coerenza.
I tuoi clienti sono insoddisfatti del servizio.
Se i clienti si lamentano o se ne vanno, è utile riflettere sull'efficacia. Questo è legato a una domanda che supera l'offerta, a consegne tardive, a un servizio lento o semplicemente alla sensazione generale che l'azienda non abbia risorse o tempo per prendersi cura di ogni cliente.
Quando un'azienda cresce fino a diventare di medio o grande dimensione, l'ERP trasforma clienti insoddisfatti in clienti fedeli. I clienti iniziano a percepire un miglioramento del servizio e vivono i cambiamenti insieme all'azienda.
Stai utilizzando sistemi obsoleti.
Secondo Secondo il Veeam 2020 Data Protection Trends Report, il principale ostacolo alla trasformazione digitale delle aziende sono le tecnologie obsolete. Se un'azienda continua a lavorare con sistemi a input manuale o documenti cartacei, nel periodo post-pandemia si troverà sicuramente indietro.
Inoltre, i sistemi IT in azienda possono essere piuttosto moderni, ma disintegrati. In tal caso, ogni reparto crea il proprio bunker informativo, da cui i dati escono in modo frazionato o scorretto. Se l'integrazione dei singoli sistemi è estremamente costosa o impossibile, è necessario sostituirli con un sistema ERP unico.
Quali vantaggi offre il sistema ERP alle aziende?
Il sistema ERP è un prodotto che l'azienda acquista a proprie spese. La sua implementazione è vista come un investimento che dovrebbe portare profitto. Nessun produttore di sistemi ERP garantisce che porterà all'azienda una crescita dei ricavi. E questo vale non solo per i sistemi ERP, ma anche per qualsiasi soluzione IT. Tuttavia, tutti i vantaggi dell'implementazione influenzano indirettamente il profitto:
Risparmio sui sistemi IT
Invece di spendere risorse su più sistemi disparati, ognuno dei quali ha bisogno di supporto specializzato, infrastruttura, licenze e formazione del personale, è possibile concentrare tutte le spese su un'unica piattaforma ERP. Questa è composta da moduli che sostituiscono sistemi disgiunti con parti integrate.
Se il sistema ERP viene sviluppato da zero per le richieste di una specifica azienda, è possibile includere sistemi e servizi esterni con cui sarà comodo lavorare per i partner commerciali, fornitori, clienti e altri contraenti.
Massima trasparenza
L'ERP fornisce alla direzione accesso completo a ogni processo aziendale di qualsiasi divisione 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Ad esempio, è possibile monitorare quotidianamente le scorte, comprese le forniture pianificate e quelle in arrivo. Avere un quadro completo dei livelli di inventario consente di controllare con maggiore precisione il capitale circolante.
Automazione dei report e pianificazione avanzata
L'ERP crea un sistema di reportistica unificato per tutti i processi. Genera automaticamente report e analisi utili in qualsiasi momento. In questo modo, la direzione non dovrà più raccogliere manualmente fogli di calcolo ed email.
Pertanto, la piattaforma libera tempo per la pianificazione strategica, un'analisi di qualità superiore e il confronto delle prestazioni dei reparti. Il sistema ERP aiuta a individuare nelle analisi quelle tendenze che prima non venivano notate e che nemmeno si avevano chance di notare.
Aumento dell'efficienza
Di per sé, l'ERP non è una panacea. È importante non solo che sia coerente con la specificità del business, ma anche una corretta implementazione. Secondo 315 fornitori di sistemi ERP pronti, la percentuale di implementazioni il cui successo è stato solo parziale è stimata tra il 25 e il 41 percento a seconda del settore. Un ERP adeguato riduce notevolmente il tempo e gli sforzi dedicati alle attività routine.
Servizio clienti
Il servizio clienti è una parte fondamentale del business. Il sistema ERP sposta l'attenzione dei dipendenti dalla gestione dei registri clienti alla costruzione e al mantenimento delle relazioni con i clienti.
Secondo le statistiche, l'84% dei clienti dalla compagnia se non riceve risposte sufficienti alle richieste. L'ERP fornisce ai dipendenti tutte le informazioni necessarie e la storia del cliente nel momento in cui si rivolgono all'azienda. Con esso, i dipendenti non si occupano di burocrazia, ma di attrarre e mantenere i clienti. I clienti percepiscono i vantaggi della sua implementazione, anche senza conoscere i cambiamenti all'interno dell'azienda.
Protezione dei dati
È difficile trovare un sistema informatico che possa garantire la sicurezza assoluta dei dati. I dati personali di clienti e dipendenti, le email, la proprietà intellettuale, i dati finanziari, le fatture, i contratti – più sistemi gestiscono queste informazioni, più difficile è monitorare i rischi. Il sistema ERP introduce standard unificati per l'accesso, l'immissione e l'uscita dei dati e per la memorizzazione centralizzata delle informazioni.
Tuttavia, maggiore è la quota di mercato di un sistema ERP standard, più frequentemente esso è soggetto ad attacchi hacker. È preferibile sviluppare un sistema ERP proprietario, il cui accesso al codice sorgente sarà solo per voi. Se il sistema ERP per la vostra azienda è sviluppato da zero, gli hacker non potranno trovare copie del sistema per testarne preventivamente le vulnerabilità.
Produttività della collaborazione
Spesso l'interesse per la collaborazione tra reparti o dipendenti svanisce, poiché il trasferimento dei dati richiede molte operazioni routinarie o a causa del clima psicologico all'interno dell'azienda. Un sistema unificato automatizza l'accesso alle informazioni, elimina le esperienze negative legate al fattore umano e accelera la comunicazione all'interno dell'azienda.
Processi aziendali unificati
I sistemi ERP pronti vengono sviluppati in base alle migliori pratiche del settore. Ciò consente alle aziende di standardizzare i propri processi.
Tuttavia, nella pratica, l'azienda deve prendere una decisione complessa: o dedicare tempo e risorse per configurare e adattare il sistema ERP agli standard dell'azienda, oppure adattare i propri processi aziendali, con difficoltà, agli standard del sistema ERP.
Esiste un terzo modo: sviluppare inizialmente il sistema in base ai propri processi aziendali.
Scalabilità
Indipendentemente dal fatto che stiate ampliando la vostra base clienti, entrando in nuovi mercati, implementando nuovi processi, reparti o prodotti, o in altro modo scalando la vostra attività, con la giusta scelta del fornitore la piattaforma ERP si adatta ai cambiamenti.
Poiché il sistema ERP viene implementato in tutti i processi dell'azienda, l'elenco dei vantaggi può aumentare a seconda della specificità. Sul mercato sono stati sviluppati decine e centinaia di soluzioni pronte, che costringono i clienti a vincoli di abbonamento, velocità degli aggiornamenti e supporto, funzionalità e architetture chiuse, limitandosi a un unico fornitore. Solo lo sviluppo di un proprio sistema ERP offre massime possibilità senza alcuna restrizione.
Per sapere come scegliere un produttore di sistemi ERP, quali domande porre per non perdere denaro e cosa tenere a mente nella pianificazione dell'implementazione, leggete i prossimi articoli.
Fonte: habr.com
