Nell'implementazione di sistemi ERP pronti, il 53% delle aziende grandi difficoltà che richiedono modifiche ai processi aziendali e agli approcci organizzativi, e il 44% delle aziende affronta problemi tecnici significativi. In una serie di articoli analizziamo nel dettaglio cosa sia un sistema ERP, quali vantaggi offre, come identificare la necessità della sua implementazione, cosa considerare nella scelta del fornitore della piattaforma e come procedere con l'implementazione.
Il concetto di sistema ERP proviene dagli Stati Uniti e si traduce letteralmente come pianificazione delle risorse aziendali — Enterprise Resource Planning. Accademicamente, si presenta così: 'ERP è una strategia organizzativa di integrazione della produzione e delle operazioni, gestione delle risorse umane, gestione finanziaria e gestione degli asset, orientata al continuo bilanciamento e ottimizzazione delle risorse aziendali tramite un pacchetto software applicativo integrato specializzato, che fornisce un modello di dati e processi unico per tutte le aree operative'.
Ogni fornitore può interpretare il sistema che ha sviluppato a modo suo, in base alla sua direzione e agli obiettivi perseguiti. Ad esempio, un sistema ERP può adattarsi meglio al retail, ma non a un impianto di raffinazione del petrolio. Inoltre, ogni azienda e i suoi dipendenti che utilizzano la piattaforma la rappresentano a modo loro, in base alla parte con cui interagiscono nel loro lavoro.
In sostanza, l'ERP è un sistema informativo per la gestione di tutti i processi aziendali e delle risorse di un'azienda sulla base di un'unica banca dati.
A cosa serve un sistema ERP
Come qualsiasi sistema informativo, l'ERP lavora con i dati. Ogni dipendente e ogni reparto creano costantemente centinaia di megabyte di informazioni. In una piccola organizzazione, il responsabile ha accesso diretto a tutte le informazioni e il tempo per monitorare i processi. Se una grande quantità di dati viene generata nell'ambito di uno o due processi aziendali, il responsabile può digitalizzarli con soluzioni IT specifiche. Di solito, l'organizzazione acquista software per la contabilità e, ad esempio, un CRM.
Con la crescita dell'azienda, quei singoli processi, la cui gestione richiedeva prima poco tempo, si trasformano in grandi volumi di informazioni. In combinazione con altri processi aziendali, flussi informativi disgiunti richiedono un enorme personale amministrativo per la loro integrazione e analisi. Pertanto, un sistema ERP è essenziale non per le piccole, ma per le medie e grandi imprese.
Come capire se un'azienda ha bisogno di un sistema ERP
La storia tipica dei nostri clienti si presenta così. A un certo punto diventa chiaro che tutti i processi principali sono automatizzati, ma l'efficacia del lavoro non aumenta.
Si scopre che ogni processo si trova in un proprio sistema informativo separato. Per collegarli, i dipendenti inseriscono manualmente i dati in ogni sistema e poi la direzione raccoglie manualmente i dati duplicati per analizzare l'attività dell'intera azienda. In linea di principio, questa meccanica di lavoro è efficace fino a un certo punto. L'importante è identificare il momento in cui si raggiunge l'efficienza massima prima che si verifichi, e non quando sarà necessario modificare i meccanismi dei processi in modo urgente.
Nessun sistema informativo comunicherà mai che è arrivato il momento in cui l'azienda ha raggiunto il livello necessario per un sistema ERP. L'esperienza mondiale mostra quattro segni principali che permetteranno di capirlo:
Le informazioni per prendere decisioni manageriali ponderate stanno diventando insufficienti.
Ogni decisione nel business ha conseguenze, che alla fine si traducono in perdite finanziarie o, al contrario, in guadagni. La qualità della decisione dipende dalle informazioni su cui si basa. Se i dati sono obsoleti, incompleti o errati, la decisione sarà sbagliata o sbilanciata.
Le principali ragioni della contraddittorietà delle informazioni:
le informazioni critiche sono disperse tra diversi dipendenti e reparti;
mancano regolamenti per la raccolta dei dati;
la raccolta delle informazioni è effettuata da dipendenti con ruoli diversi e in tempi diversi.
Con un sistema ERP adatto ai tuoi processi aziendali, puoi centralizzare tutti i dati. Tutte le informazioni vengono create da ogni dipendente e reparto in un'unica piattaforma in tempo reale. Ciò significa che i dati necessari a te e a chiunque altro in azienda sono sempre il più precisi e aggiornati possibile.
La mancanza di integrazione tra i sistemi IT porta a interruzioni nel lavoro e ostacola la crescita dell'azienda.
Ogni sistema IT ha requisiti specifici riguardo al formato dei dati, è stato costruito in periodi differenti e su varie tecnologie, principi e linguaggi di programmazione. Questo influisce sul lavoro dei dipendenti, che interagiscono come se parlassero lingue diverse, e sulla velocità della collaborazione.
Il sistema ERP riunisce le funzioni distinte in un'unica area integrata e comprensibile. Il sistema ERP funge da traduttore, parlando diversi linguaggi di programmazione per garantire la collaborazione e la coerenza.
I tuoi clienti sono insoddisfatti del servizio.
Se i clienti si lamentano o se se ne vanno, è il momento di riflettere sull'efficacia. Questo è legato a una domanda che supera l'offerta, consegne ritardate, assistenza lenta o semplicemente alla sensazione generale che l'azienda non abbia le risorse o il tempo per prendersi cura di ogni cliente.
Quando l'azienda cresce fino a diventare di medie o grandi dimensioni, l'ERP trasforma i clienti insoddisfatti in clienti fedeli. I clienti iniziano a percepire un miglioramento del servizio e vivono i cambiamenti insieme all'azienda.
Stai utilizzando sistemi obsoleti.
Secondo Il Veeam 2020 Data Protection Trends Report afferma che il principale ostacolo alla trasformazione digitale delle aziende sono le tecnologie obsolete. Se un'azienda continua a lavorare con sistemi di immissione manuale o documenti cartacei, nel periodo post-pandemia sicuramente resterà indietro.
Inoltre, i sistemi IT dell'azienda possono essere piuttosto moderni, ma disintegrati. In tal caso, ogni dipartimento crea il proprio bunker informativo, i cui dati escono in modo frazionato o errato. Se l'integrazione di singoli sistemi è estremamente costosa o impossibile, è necessario sostituirli con un'unica soluzione ERP.
Quali vantaggi offre un sistema ERP alle aziende
Il sistema ERP è un prodotto che l'azienda acquista a proprie spese. La sua implementazione è considerata un investimento che dovrebbe generare profitto. Nessun produttore di sistemi ERP garantisce che questi porteranno a un aumento dei ricavi per l'azienda. Questo vale non solo per i sistemi ERP, ma per qualsiasi soluzione IT. Tuttavia, tutti i benefici dell'implementazione influenzano indirettamente il profitto:
Risparmi sulle soluzioni IT
Invece di spendere risorse per più sistemi disgiunti, ciascuno dei quali richiede supporto specializzato, infrastruttura, licenze e formazione dei dipendenti, è possibile concentrare tutte le spese su un'unica piattaforma ERP. Questa è composta da moduli che sostituiscono sistemi disgiunti con parti integrate.
Se il sistema ERP viene sviluppato su misura per le esigenze di una specifica azienda, è possibile includere sistemi e servizi esterni, rendendoli comodi per i partner commerciali, fornitori, clienti e altri contraenti.
Massima trasparenza
L'ERP offre alla direzione un accesso completo a ogni processo aziendale di qualsiasi reparto 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Ad esempio, è possibile monitorare quotidianamente le scorte, compresi le consegne pianificate e quelle in transito. Avere una visione completa dei volumi di magazzino permette di controllare meglio il capitale circolante.
Automazione dei report e pianificazione efficace
L'ERP crea un sistema di reportistica unificato per tutti i processi. Genera automaticamente report utili e analisi in qualsiasi momento. La direzione non dovrà più raccogliere manualmente fogli di calcolo e email.
Di conseguenza, la piattaforma libera tempo per la pianificazione strategica, un'analisi più qualitativa e un confronto dei KPI dei reparti. Il sistema ERP aiuta a scoprire nelle analisi quelle tendenze che prima non erano state notate e che non avevano nemmeno la possibilità di essere individuate.
Incremento dell'efficienza
L'ERP in sé non è una panacea. È importante non solo che rispecchi le specificità dell'azienda, ma anche una corretta implementazione. Secondo 315 fornitori di sistemi ERP pronti, la quota di implementazioni il cui successo è stato solo parziale, è stimata tra il 25 e il 41 percento a seconda del settore. Un ERP adeguato riduce significativamente il tempo e lo sforzo dedicati alle attività di routine.
Servizio Clienti
Il servizio clienti è una parte chiave del business. Il sistema ERP sposta il focus dei dipendenti dalla gestione dei registri clienti alla costruzione e al mantenimento delle relazioni con i clienti.
Statistiche mostrano che l'84% dei clienti da un'azienda se non riceve risposte sufficienti alle sue richieste. L'ERP fornisce ai dipendenti tutte le informazioni necessarie e la storia del cliente al momento della richiesta. Con essa, i dipendenti si occupano non di burocrazia, ma di attrarre e trattenere i clienti. I clienti percepiscono i benefici della sua implementazione, anche senza sapere delle modifiche in azienda.
Protezione dei Dati
È difficile trovare un sistema informativo che possa garantire una sicurezza assoluta dei dati. I dati personali di clienti e dipendenti, le email, la proprietà intellettuale, i dati finanziari, le fatture, i contratti: più sistemi elaborano queste informazioni, più diventa complicato monitorare i rischi. Un sistema ERP stabilisce standard unificati per l'accesso, l'immissione e l'uscita dei dati e un'archiviazione centralizzata delle informazioni.
Tuttavia, maggiore è la quota di mercato di un sistema ERP, più spesso è soggetta ad attacchi informatici. Sarebbe preferibile sviluppare un sistema ERP proprietario, al quale solo voi avrete accesso al codice sorgente. Se un sistema ERP viene sviluppato da zero per la vostra azienda, gli hacker non riusciranno a trovare copie del sistema per verificarne le vulnerabilità in anticipo.
Produttività del lavoro collaborativo
Spesso l'interesse verso la collaborazione tra i reparti o i dipendenti svanisce, poiché il trasferimento di dati richiede molte operazioni routinarie o a causa del clima psicologico in azienda. Un sistema integrato automatizza l'accesso alle informazioni, elimina l'esperienza negativa del fattore umano e accelera la comunicazione all'interno dell'azienda.
Processi aziendali unificati
I sistemi ERP pronti sono sviluppati in conformità con le migliori pratiche del settore. Questo consente alle aziende di standardizzare i propri processi.
Tuttavia, nella pratica, l'azienda si trova a dover prendere una difficile decisione: impiegare molto tempo e denaro per configurare e adattare il sistema ERP agli standard aziendali, oppure faticare per configurare i propri processi aziendali secondo gli standard del sistema ERP.
C'è una terza opzione: sviluppare sin dall'inizio un sistema adatto ai propri processi aziendali.
Scalabilità
Indipendentemente dal fatto che stiate espandendo la vostra base clienti, accedendo a nuovi mercati, implementando nuovi processi, reparti o prodotti, oppure scalando la vostra attività in altro modo, con la giusta scelta del fornitore, la piattaforma ERP si adatta ai cambiamenti.
Poiché il sistema ERP è implementato in tutti i processi aziendali, l'elenco dei vantaggi può aumentare a seconda della specificità. Sono state sviluppate decine e centinaia di soluzioni pronte sul mercato, che costringono i clienti in limiti di abbonamenti, velocità di aggiornamento e supporto, funzionalità e architettura chiuse – sotto un unico fornitore. Solo lo sviluppo di un proprio sistema ERP offre le massime possibilità senza alcuna restrizione.
Per scoprire come scegliere un produttore di sistemi ERP, quali domande porre per non perdere denaro e cosa considerare nella pianificazione dell'implementazione, leggi i seguenti articoli.
Fonte: habr.com
