Nonostante la popolarità del tema della gestione elettronica dei documenti, nelle banche russe e nel settore finanziario in generale, la maggior parte delle transazioni viene eseguita alla vecchia maniera, su carta. E il punto qui non è tanto il conservatorismo delle banche e dei loro clienti, ma la mancanza di software adeguati sul mercato.
Più la transazione è complessa, meno è probabile che venga effettuata nell’ambito dell’EDI. Ad esempio, un'operazione di leasing è complessa in quanto coinvolge almeno tre parti: la banca, il locatario e il fornitore. Ad essi spesso si aggiungono un garante e un pegno. Abbiamo deciso che tali transazioni possono essere completamente digitalizzate, per questo abbiamo creato il sistema E-Leasing, il primo servizio in Russia che fornisce completamente EDI in tali scenari. Di conseguenza, all’inizio di luglio 2019, il 37% del numero totale di transazioni di leasing avviene tramite E-Leasing. Di seguito il taglio analizzeremo l'E-Leasing dal punto di vista della funzionalità e della realizzazione tecnica.
Abbiamo iniziato a sviluppare il sistema all’inizio del 2017. La parte più difficile è stata iniziare: formulare i requisiti del prodotto, trasformare le idee in specifiche tecniche specifiche. La prossima è la ricerca di un imprenditore. Preparazione delle specifiche tecniche, consultazioni: tutto ciò ha richiesto circa quattro mesi. Altri quattro mesi dopo, nel novembre 2017, è stata rilasciata la prima versione del sistema, un’operazione piuttosto rapida per un progetto così ambizioso. La prima versione di E-Leasing aveva le funzioni di richiesta e firma di documenti - non solo quelli principali, ma anche il contratto di fideiussione e altri accordi aggiuntivi che potrebbero essere richiesti nel processo di lavoro con un contratto di leasing. A marzo 2018 abbiamo aggiunto la possibilità di richiedere documenti nell’ambito del monitoraggio e a luglio dello stesso anno abbiamo aggiunto la possibilità di inviare fatture elettroniche.
Come funziona l'E-Leasing?
Abbiamo iniziato a sviluppare il sistema all’inizio del 2017. L'intero percorso dalla formulazione dei requisiti del prodotto alla scelta di un appaltatore e al rilascio della prima versione ha richiesto meno di un anno: ci siamo laureati a novembre.
Le richieste per un pacchetto di documenti da parte delle controparti vengono effettuate dal nostro sistema aziendale basato sul database Corus SQL e Microsoft Dynamics NAV 2009. Anche tutti i documenti forniti dai partecipanti come parte della transazione vengono inviati lì per l'archiviazione. Frontend è un portale di E-Leasing che permette a fornitori e clienti di richiedere, scaricare, stampare documenti e firmarli tramite ECES (firma elettronica qualificata avanzata).
Vediamo ora il funzionamento del sistema in modo più dettagliato secondo lo schema sopra riportato.
Viene generata una richiesta dall'entità “Carta Controparte” o “Progetto”. Quando viene inviata una richiesta, i record vengono generati nella tabella delle richieste. Contiene una descrizione della richiesta e dei parametri. L'oggetto codeunit è responsabile della generazione della richiesta. Viene creata una voce nella tabella con lo stato Pronto, il che significa che la richiesta è pronta per essere inviata. La tabella della richiesta contiene una descrizione del corpo della richiesta. Tutti i documenti richiesti si trovano nella tabella dei documenti. Quando si richiede un documento, il campo “Stato EDS” è impostato su “Richiesto”.
Un lavoro sul server CORUS in esecuzione sull'agente SQL monitora i record con stati Pronto nella tabella delle query. Quando viene trovato tale record, l'attività invia una richiesta al portale E-Leasing. Se l'invio è andato a buon fine la voce viene contrassegnata nella tabella con lo stato Risposto, altrimenti con lo stato Errore. Il risultato della risposta viene registrato in diverse tabelle: il codice di risposta dal server e la descrizione dell'errore, se la richiesta non può essere inviata, in un'unica tabella; record che descrivono il corpo della risposta - in un altro e nel terzo - record con i file ricevuti a seguito della richiesta, con il valore Crea nel campo Stato e il valore Controlla nel campo Stato scansione. Inoltre, l'attività monitora gli eventi dal portale E-Leasing e genera query in tabelle di query, che elabora autonomamente.
Un altro lavoro monitora le voci nella tabella dei documenti ricevuti con il valore Crea nel campo Stato e il valore Verificato nel campo Stato scansione. L'attività viene eseguita una volta ogni 10 minuti. L'antivirus è responsabile del campo Stato scansione e, se la scansione ha avuto esito positivo, viene registrato il valore Verificato. Questa funzionalità si riferisce al servizio di sicurezza delle informazioni. L'oggetto codeunit è responsabile dell'elaborazione dei record. Se la voce nella tabella dei documenti accettati è stata elaborata con successo, viene contrassegnata nel campo Stato con il valore Successo e il documento richiesto nel campo “Stato EDS” nella tabella dei documenti riceve lo stato “Ricevuto”. Se non è stato possibile elaborare una voce nella tabella dei documenti accettati, questa viene contrassegnata nel campo Stato con il valore Fail e viene scritta una descrizione dell'errore nel campo “Testo errore”. Non cambia nulla nella tabella dei documenti.
La terza attività monitora tutti i record nella tabella dei documenti il cui stato non è vuoto o "Accettato". L'attività viene eseguita una volta al giorno alle 23:30 e richiama tutta la documentazione contrattuale che non è stata firmata durante la giornata corrente. L'attività genera una richiesta di eliminazione della documentazione contrattuale nelle tabelle di richiesta e risposta e modifica il campo "Stato" nel valore "Ritirato" nella tabella del documento.
E-Leasing lato utente
Per l'utente, tutto inizia con la ricezione di un invito ad aderire all'EDF da parte del nostro gestore clienti. Il cliente riceve una lettera e segue una semplice procedura di registrazione. Le difficoltà possono sorgere solo se il posto di lavoro dell’utente non è pronto a lavorare con le firme elettroniche. Una parte significativa delle chiamate al supporto tecnico è associata a questo. Il sistema consente alla controparte di concedere l'accesso al proprio conto personale ai propri dipendenti, ad esempio i contabili per lavorare con le fatture, ecc.
Registrati
Anche l'ulteriore schema di lavoro è il più semplice possibile per ciascuna delle parti. La richiesta di documenti per una transazione, così come la firma della documentazione contrattuale, viene effettuata impostando attività nel nostro sistema interno.
Richiesta fascicolo
Dopo aver inviato al cliente qualsiasi richiesta o documento da firmare, viene inviata una notifica al suo indirizzo e-mail che l'attività corrispondente è stata generata nel suo account personale. Dalla sua interfaccia, il cliente carica un pacchetto di documenti nel sistema, inserisce una firma elettronica e noi possiamo rivedere la transazione. Successivamente, la documentazione contrattuale viene firmata lungo il percorso “Fornitore – Cliente – Sberbank Leasing”.
Accordo attuale
La gestione elettronica dei documenti nel nostro caso non implica necessariamente alcuna azione da parte del cliente dall'inizio alla fine. Puoi connetterti al sistema in qualsiasi fase della transazione. Ad esempio, un cliente ha fornito un dossier su carta e poi ha deciso di firmare un accordo in EDI: questo scenario è del tutto possibile da implementare. Allo stesso modo, i clienti che hanno un contratto di leasing valido con Sberbank Leasing possono connettersi a E-Leasing per ricevere le fatture elettronicamente.
Dopo aver calcolato l'effetto economico dell'utilizzo dell'E-Leasing, abbiamo offerto ai clienti un ulteriore sconto per l'utilizzo del servizio. Si è scoperto che alla fine non era necessario recarsi dal cliente e dal fornitore per firmare, così come i contratti di stampa e pinzatura riduce il costo della transazione (creazione e supporto) del 18%.
Come si svilupperà il progetto
Al momento l'E-Leasing funziona stabilmente, anche se non in modo impeccabile. Il meccanismo di invio delle fatture elettroniche per i nostri dipendenti non è ancora sufficientemente intuitivo. Il problema è spiegato dal fatto che questa stessa procedura è piuttosto complessa, poiché vi è costantemente coinvolto un operatore EDF. Emette una ricevuta in cui dichiara di aver emesso una fattura e il gestore firma questa ricevuta. Poi l'utente dall'altra parte (cliente) firma l'avviso e le ricevute, che passano nuovamente attraverso l'operatore della gestione elettronica dei documenti. Nelle versioni future cercheremo di rendere questo processo più conveniente. La "zona di sviluppo" include anche la funzionalità per richiedere documenti di monitoraggio, che è abbastanza rilevante per i grandi clienti.
Nei prossimi sei mesi prevediamo di spostare il sistema su una nuova piattaforma, che ci consentirà di ottimizzare il lavoro con la gestione elettronica dei documenti, rendere l'interfaccia più comprensibile e facile da usare ed espandere le funzionalità dell'account personale. E aggiungi anche nuove funzioni: dalla generazione di una richiesta alla visualizzazione dei documenti su tutte le transazioni effettuate dal cliente tramite E-Leasing. Ci auguriamo che il sistema, al quale già aderiscono attivamente clienti, fornitori e garanti, diventi ancora più conveniente per tutti.
Fonte: habr.com