Abbiamo scritto più volte su come le nostre tecnologie aiutano e anche elaborare informazioni da qualsiasi tipo di documento e inserire dati nei sistemi contabili. Oggi vi racconteremo come l'abbiamo implementato в – il più grande fornitore di calore e acqua calda a Mosca.
Immagina di essere al posto di un normale contabile. Comprendiamo che non è facile, ma provaci comunque. Ogni giorno ricevi un numero enorme di fatture cartacee, certificati e così via. E soprattutto molto, nei giorni precedenti la segnalazione. Tutti i dettagli e gli importi devono essere controllati rapidamente e attentamente, riscritti e inseriti nel sistema contabile, eseguire manualmente le transazioni e inviare documenti all'archivio, in modo che possano poi essere tempestivamente sottoposti per la verifica ai revisori interni, al servizio fiscale, al tariffario autorità di regolamentazione e altri. Difficile? Ma questa è una pratica commerciale di lunga data che esiste in molte aziende. Insieme a MOEK abbiamo semplificato questo lavoro scrupoloso e lo abbiamo reso più conveniente. Se sei interessato a sapere com'è andata, benvenuto nel gatto.
La foto mostra il CHPP-21 di Mosca, il più grande produttore europeo di energia termica. Il calore generato in questa stazione viene fornito da MOEK a 3 milioni di residenti nella zona nord di Mosca. .
MOEK ha una dozzina e mezza di filiali a Mosca. Servono 15 km di reti di riscaldamento, 811 centrali termiche e caldaie, 94 punti di riscaldamento e 10 stazioni di pompaggio, oltre a costruire e installare nuovi sistemi di fornitura di calore. L'azienda acquista una varietà di attrezzature e servizi per le attività aziendali: . La preparazione dei documenti in ciascun dipartimento che avvia l'acquisto viene effettuata da dipendenti speciali - supervisori del contratto.
Come funzionano i contratti in una grande azienda? Quando i curatori stipulano un accordo, ricevono molti documenti cartacei importanti dalle loro controparti: bolle di consegna, certificati di fornitura di servizi, fatture, certificati, ecc. In genere, il curatore esegue la scansione dei documenti aziendali e quindi allega le scansioni all'ordine nella risorsa aziendale sistema di gestione. Il controllore finanziario verifica manualmente tutti i dati. Successivamente, il curatore porta i documenti originali al reparto contabilità. Oppure lo fa il corriere, quindi lo spostamento dei documenti può richiedere più tempo, da diverse ore a un paio di giorni.
E tutto andrebbe bene, ma, come in molte altre aziende:
- I documenti possono arrivare al reparto contabilità diversi giorni prima della presentazione della relazione. Quindi i contabili devono trascorrere giorni e notti sul posto di lavoro. È necessario verificare manualmente se tutte le fatture, fatture, ecc. sono compilate correttamente, quindi, se tutto è corretto, il dipendente digita nuovamente i dati nel sistema contabile ed effettua registrazioni. Allo stesso tempo, il 90% del tempo del contabile viene dedicato alla ristampa dei dati: dettagli, importi, date, numeri di articoli, ecc. Per questo motivo c'è il rischio di commettere errori.
- I documenti potrebbero arrivare con errori. E a volte mancano alcune fatture o certificati. A volte questo diventa chiaro negli ultimi giorni prima dell'invio della segnalazione. Per questo motivo i tempi di approvazione del documento potrebbero subire ritardi.
- Dopo aver effettuato le registrazioni, i contabili archiviano fatture, fatture e atti in archivi cartacei ed elettronici separati. Perché è difficile? Ad esempio, il MIPC lavora sulle tariffe, quindi è obbligato a riferire regolarmente sui suoi costi alle autorità esecutive. E quando il prossimo controllo statale o fiscale arriva al reparto contabilità, i dipendenti devono cercare i documenti per molto tempo.
Ecco come appariva il reparto contabilità del MOEK:
MOEK è stato il primo nel settore energetico a decidere di ricostruire e semplificare questo schema al fine di chiudere rapidamente le transazioni e presentare rapporti, valutare meglio i cambiamenti del mercato negli appalti e pianificare la propria strategia finanziaria. Non è stato facile cambiare da soli il sistema di lavoro di lunga data del reparto contabilità, quindi l'azienda ha deciso di trasformarlo insieme al suo partner ABBYY.
Detto fatto
Un team di specialisti ABBYY ha implementato una piattaforma universale per l'elaborazione intelligente delle informazioni presso MOEK e configurato:
- descrizioni flessibili (modelli di estrazione dati) per l'elaborazione dei documenti. Abbiamo parlato in dettaglio di cos'è e a cosa serve su Habré и . Utilizzando la soluzione, MOEK elabora più di 30 tipi di documenti (ad esempio, un certificato di attrezzatura installata o un certificato di spese di agenzia) ed estrae da essi oltre 50 attributi (numero del documento, importo totale inclusa IVA, nome dell'acquirente, venditore, appaltatore, quantità della merce, ecc.);
- un connettore per eseguire controlli e caricare dati, che collegava ABBYY FlexiCapture, SAP e OpenText. Grazie al connettore è diventato possibile verificare automaticamente i dati dell'ordine e del contratto utilizzando varie directory. Ne parleremo di seguito;
- esportazione di documenti in un archivio elettronico basato su OpenText. Ora tutte le scansioni dei documenti vengono archiviate in un unico posto;
- bozze di scritture contabili in SAP ERP con collegamenti alle immagini scansionate dei documenti.
Successivamente i dipendenti di ABBYY e MOEK hanno sviluppato un modulo di ricerca in modo che il contabile potesse, in pochi secondi, trovare conti importanti in base a qualsiasi attributo nell'archivio elettronico e sottoporli a controlli fiscali.
La ricerca è possibile secondo 26 criteri diversi (l'immagine è cliccabile):
Dopo che MOEK ha testato con successo l'intero sistema, è stato messo in funzione. L'intero progetto, comprese approvazioni, chiarimenti e miglioramenti, è stato completato in 10 mesi.
Schema di lavoro dopo l'implementazione di ABBYY FlexiCapture:
Hai la sensazione che nulla sia cambiato? Sì, il processo aziendale rimane lo stesso, solo che la maggior parte delle funzioni ora vengono eseguite dalla macchina.
Cablaggio, fatto!
Come vanno le cose adesso? Supponiamo che il curatore del contratto abbia ricevuto una serie di documenti primari per una transazione per la fornitura di pompe per centrali termoelettriche o, ad esempio, per la costruzione di reti di riscaldamento. Lo specialista non ha più bisogno di verificare personalmente la completezza e il contenuto dei documenti, chiamare un corriere e inviare i documenti originali al reparto contabilità. Il curatore esegue semplicemente la scansione della serie firmata di documenti primari e poi la tecnologia prende il sopravvento.
Utilizzando un sistema di scansione di rete, un dipendente invia le scansioni in formato TIFF o PDF alla sua hot folder o alla sua posta elettronica. Quindi apre la stazione di input web ABBYY FlexiCapture e seleziona il tipo di documento impostato da elaborare. Ad esempio, “acquisto di lavori/servizi con spese di agenzia”, “ricezione di risorse materiali e tecniche (MTR)” o “contabilità immobiliare”.
La tipologia di set determina il numero e la tipologia dei documenti e dei dati richiesti che il sistema deve classificare, riconoscere e verificare.
Il curatore carica le scansioni per il riconoscimento. Il sistema controlla automaticamente la presenza di tutti i documenti, il contenuto di ciascun documento e il server riconosce i dettagli: data del contratto, importo, indirizzo, codice fiscale, punto di controllo e altri dati. A proposito, MOEK è la prima compagnia energetica in Russia ad utilizzare questo approccio.
Se il curatore non ha caricato tutti i documenti o qualche fattura non contiene tutti i dati, il sistema se ne accorge e chiede immediatamente al dipendente di correggere l'errore:
Il sistema protesta e chiede di aggiungere i documenti mancanti (di seguito gli screenshot sono cliccabili):
Il sistema ha notato che il documento è scaduto:
Pertanto, il dipendente non ha più bisogno di determinare se il documento è redatto correttamente. Se tutto è corretto, la maggior parte dei controlli dei dati avviene automaticamente direttamente nella stazione di ingresso web. È sufficiente inserire il numero d'ordine specificato in SAP ERP. Successivamente i dati riconosciuti vengono confrontati con le informazioni elaborate in SAP: TIN e KPP della controparte, numeri e importi dei contratti, IVA, nomenclatura del prodotto o del servizio. L'elaborazione e il controllo di un documento richiedono solo un paio di minuti.
Utilizzando i dettagli - INN e KPP - è possibile selezionare l'azienda desiderata dalla directory:
Se è presente un errore nella fattura o nella fattura, non consentirà l'esportazione del documento nell'archivio. Ad esempio, se un documento è compilato in modo errato o uno dei caratteri viene riconosciuto in modo errato, il sistema lo indicherà e chiederà al dipendente di correggere tutte le imprecisioni. Ecco un esempio:
Il sistema ha rilevato che Vasilek CJSC non è incluso nell'elenco dei fornitori MOEK.
Ciò consente ai dipendenti di tenere traccia degli errori prima che il documento raggiunga il reparto contabilità.
Se tutti i controlli vengono completati con successo, con un clic una copia scansionata del documento viene inviata all'archivio elettronico OpenText e in SAP vengono visualizzati un collegamento e una scheda con i relativi metadati. Un contabile o un curatore può sempre visualizzare nell'archivio elettronico un elenco di documenti per l'ordine richiesto e informazioni su chi ha elaborato i documenti, in quale periodo e con quale risultato.
Pyotr Petrovich ha esaminato l'archivio elettronico, ...
...per vedere chi ha caricato i documenti per l'ordine n. 1111.
Dopo aver caricato i dati e le scansioni da ABBYY FlexiCapture a SAP, viene visualizzata una bozza di transazione con dati precompilati e collegamenti alle immagini scansionate dei documenti.
Progetto di cablaggio:
Quindi il contabile riceve una notifica via email con un collegamento alla bozza finita ed esegue la scansione. Lo specialista non ha più bisogno di soffrire con la carta. Tutto quello che deve fare è verificare nelle scansioni l'importo finale della transazione, la presenza del sigillo, della firma ed effettuare la transazione. Il contabile ora ci dedica meno di un minuto.
Risultati del progetto
- Utilizzando le tecnologie ABBYY, MOEK ha semplificato e accelerato non solo la contabilità, ma anche il controllo finanziario. Per effettuare una registrazione i dipendenti non devono più attendere il corriere con i documenti originali: basta ricevere in un clic una scansione con i dati già verificati dall'archivio elettronico. È vero, è ancora necessario un documento cartaceo. Ma ora può essere inviato successivamente al reparto contabilità. Quando arriva lì, il dipendente selezionerà la casella "Originale ricevuto" nel sistema contabile.
- I dipendenti ricevono immediatamente tutti i dati necessari sulla transazione dalle scansioni, effettuano le transazioni in tempo e preparano in anticipo tutti i documenti per la rendicontazione. Ora non hanno paura né dei controlli interni né di quelli esterni.
- I contabili conducono le transazioni finanziarie 3 volte più velocemente e il MOEK chiude il periodo di riferimento 10 giorni prima.
- Tutte le filiali MOEK conservano i documenti contabili in un unico archivio elettronico. Grazie a questo, puoi trovare qualsiasi fattura, contratto o atto di completamento, nonché i relativi attributi (importi, IVA, gamme di prodotti o servizi) 4 volte più velocemente di prima.
- La soluzione elabora più di 2,6 milioni di pagine di documenti all'anno.
Invece di una conclusione
MOEK utilizza ormai da 2 anni e durante questo periodo ho raccolto statistiche. Si è scoperto che i contabili effettuano il 95% delle registrazioni senza apportare modifiche alle bozze. Ciò significa che in futuro tali registrazioni potranno essere saltate in modo completamente automatico. Si è scoperto che questo prodotto è stato in realtà il primo passo dell’azienda verso l’introduzione di elementi di “intelligenza artificiale” nei processi aziendali: MOEK sta sviluppando un programma corrispondente.
Anche altre aziende russe stanno automatizzando il lavoro di contabilità, rendendolo più semplice e conveniente. Ad esempio, utilizzando le tecnologie ABBYY, il servizio di controllo finanziario "» Riceve informazioni aziendali importanti 2 volte più velocemente e dedica il 20% in meno di tempo alla ricerca delle fatture e delle bolle di consegna necessarie. Le tecnologie intelligenti di elaborazione delle informazioni aiutano i dipendenti del reparto contabilità dell'azienda "»trova immediatamente i documenti finanziari necessari durante le verifiche fiscali di massa. Nel 2019 gli specialisti dell'azienda prevedono di elaborare circa 10 milioni di pagine di documenti.
Vuoi saperne di più sul progetto MIPC e ABBYY? Il 3 aprile alle ore 11:00, il vice capo del Centro informatico MOEK, Vladimir Feoktistov, parlerà gratuitamente dei dettagli del caso . Iscriviti se vuoi fare domande.
Elisabetta Titarenko,
Redattore del blog aziendale di ABBYY
Fonte: habr.com