Ciao, Habr! Mi chiamo Oleg e sono responsabile del servizio IT nel gruppo ABBYY. Più di un mese fa, i dipendenti di ABBYY in tutto il mondo hanno iniziato a lavorare e vivere esclusivamente da casa. Niente più open space e trasferte. È cambiato il mio lavoro? No. Anche se in realtà sì, ma è cambiato 2-3 anni fa. Ora supportiamo tecnicamente gli uffici in 13 paesi come prima. Solo che ora lo facciamo da casa: in cucina, sul divano o sul balcone, mentre in ufficio c'è solo un turno di guardia. A proposito, ecco anche lui:
Oggi parlerò delle attività che il servizio IT di ABBYY deve affrontare ora, di come i turni di guardia in ufficio ci salvano, perché MS Teams e Zoom sono diventati fondamentali per noi e molto altro ancora. Benvenuti sotto il post.
Tanto tempo fa, prima del lockdown…
5-7 anni fa ABBYY era un'azienda che si concentrava sullo sviluppo dell'infrastruttura interna. Utilizzavamo poco i prodotti cloud, cercavamo di installare le applicazioni internamente, e perciò l'accesso dall'esterno era complicato. Ma i tempi cambiavano...
I prodotti cloud si sono evoluti molto più rapidamente, offrendo maggiore flessibilità e varietà nelle funzionalità. Ora è spesso impossibile trovare equivalenti con capacità on-premise.
I dipendenti necessitavano di mobilità. Venditori e marketer sono spesso in viaggio, si spostano in tutto il mondo e partecipano a riunioni: hanno bisogno di accesso ai sistemi aziendali in qualsiasi momento e ovunque.
È cambiata anche la generazione delle persone. I nuovi giovani dipendenti preferiscono lavorare in coworking, caffè, da casa. La mobilità è importante per loro. Pertanto, abbiamo tecnicamente creato un ambiente di lavoro simile a quello della vita quotidiana. I colleghi si sentono molto più a loro agio quando non devono passare da un ufficio a un altro luogo di lavoro.
Attualmente, gli uffici internazionali di ABBYY sono aperti in 13 paesi, dagli Stati Uniti all'Australia. È molto più comodo avere un'infrastruttura cloud condivisa piuttosto che essere 'legati' a una posizione specifica da servizi interni.
Alcuni anni fa abbiamo rivisto la nostra strategia e abbiamo iniziato a utilizzare attivamente applicazioni cloud. Ad esempio, ci piace molto il pacchetto Office 365 – MS Teams, OneDrive, SharePoint e altri.
Ciò non significa che tutti i dipendenti dipendano dalle soluzioni cloud. In ABBYY abbiamo una ricca infrastruttura interna; ad esempio, gli sviluppatori utilizzano risorse locali per l'addestramento delle reti neurali. Direi che utilizziamo prodotti cloud e la nostra infrastruttura interna in modo abbastanza equilibrato, circa 50 e 50.
Sulla popolarità di RDP
Abbiamo sempre permesso il lavoro sulla rete interna in remoto, e ciascuno sceglieva il metodo che preferiva. Coloro che sono più spesso in ufficio preferiscono RDP (desktop remoto). In genere, a casa ognuno ha la propria attrezzatura: non sempre potente e a volte utilizzata da tutta la famiglia. Mentre in ufficio c'è un computer moderno, configurato e collegato a tutto. Pertanto, è più comodo collegarsi a RDP e lavorare da casa, senza preoccuparsi di cosa hai sul tuo computer personale.
Per l'ufficio situato a Mosca (dove si trovano il centro R&D, gli uffici di ABBYY Russia e ABBYY Emerging Markets), di solito ci erano sempre bastati due gateway di desktop remoto (RD Gateway) per le connessioni remote, gestivano il tutto. Ma adesso questo metodo di connessione è diventato molto popolare. Per bilanciare il carico, il servizio IT ha implementato altri due gateway aggiuntivi. Probabilmente questa è l'unica modifica all'infrastruttura che abbiamo effettuato da marzo.
Qui e di seguito fornirò statistiche relative all'ufficio di Mosca di ABBYY, poiché qui lavorano più di 800 persone e i dati sono i più rappresentativi.
VPN
Ci sono colleghi che sono abituati a lavorare con VPN. Ora molti hanno portato a casa l'attrezzatura aziendale. La maggior parte ha preso con sé laptop e monitor. Quando si lavora costantemente da remoto, avere un ulteriore grande monitor è decisamente più comodo. Non abbiamo acquistato attrezzature aggiuntive per i dipendenti.
Turnisti
Anche durante la quarantena è impossibile fare a meno di avere persone in ufficio. Abbiamo designato due amministratori di sistema di turno – Yura e Stas. Ognuno di loro lavora in ufficio una settimana e da casa la settimana successiva. Il loro orario è normale – dalle 10 alle 19.
Aiutano a risolvere i problemi tecnici che incontrano i dipendenti. Abbiamo molte attrezzature e, a volte, si rompono. Più spesso, qualcuno ha un computer bloccato. Un paio di volte a settimana, il disco rigido si guasta, qualcosa si brucia, è necessario sostituire o riparare.
Ci sono stati alcuni casi di interruzione della corrente, quindi qualcuno deve riavviare i computer, perché i dipendenti non possono farlo da remoto. In generale, il 90% del loro tempo è dedicato a mantenere la tecnologia dell'ufficio accesa.
Ci sono anche alcuni compiti atipici che i custodi hanno iniziato a svolgere durante il periodo di quarantena.
- Ricaricare la carta nelle stampanti e rimuovere i documenti stampati. Questo è necessario per i dipendenti che elaborano i documenti in entrata e li stampano dalle loro computer domestici sulla stampante dell'ufficio. Quando torneranno in ufficio, prenderanno subito tutti i documenti, anziché stampare centomila pagine. Certamente, si sarebbe potuto fare anche dopo, ma aiutiamo i colleghi a non cambiare il loro processo abituale, dato che ci sono già molte novità.
- Abbiamo imballato e consegnato scanner e stampanti ai colleghi che ne hanno bisogno per il lavoro. A un dipendente, che si era ritirato in campagna, è stato fornito supporto per collegare il cavo, garantendogli una connessione internet stabile.
Tra l'altro, l'app mobile ABBYY FineScanner AI è utile anche per scansionare documenti, riconoscere testi, apporre firme, convertire file in 12 formati popolari e molto altro. Fino al 31 luglio incluso, offriamo E nel fine settimana?
Nel fine settimana non ci sono dipendenti in ufficio. Abbiamo accordato con il nostro amministratore di sistema, che vive a Otradnoe (dove si trova il nostro ufficio), che in caso di necessità si reca e fornisce assistenza. E il suo aiuto è stato utile: ci sono stati alcuni casi di interruzione di corrente nel fine settimana, ed era necessario ripristinare il funzionamento delle attrezzature.
Pass
Trascura
A tutti i dipendenti che devono recarsi in ufficio durante la quarantena, a marzo abbiamo rilasciato i permessi su mos.ru. Ora, se necessario andare al lavoro, il dipendente deve anche richiedere un permesso con codice QR. Tuttavia, avere la possibilità di recarsi in ufficio non significa che i colleghi ci vadano ogni giorno. Di solito, c'è solo un turno di guardia nell'edificio. Agli altri è consentito venire solo in caso di estrema necessità.
Negli uffici di altri paesi
La situazione negli altri uffici ABBYY è complessivamente simile: sono chiusi e i dipendenti lavorano da casa usando gli stessi strumenti. Ad esempio, nell'ufficio americano non c'è nemmeno un turno di guardia. L'amministratore di sistema locale ha ritirato parte delle attrezzature dal magazzino prima della quarantena e, quando entra un nuovo dipendente, semplicemente invia un laptop configurato per posta.
Come rimanere in contatto
Attualmente, il carico sulle linee di comunicazione è persino diminuito rispetto al periodo in cui le persone lavoravano in ufficio. Il traffico principale – download di file e visione di video – ora è su provider domestici. Non è stato necessario ampliare i canali, anche se lo avevamo pianificato per quest'anno.
Durante il periodo di quarantena, abbiamo innanzitutto esaminato attentamente i regolamenti per il ripristino delle comunicazioni: abbiamo aggiunto alcuni test di monitoraggio, perfezionato lo schema di commutazione ai canali di riserva e rivisitato le regole di bilanciamento del carico.
Come abbiamo garantito la sicurezza durante il lavoro remoto?
Sicuramente, la sicurezza è diventata la questione più importante. Ma ci siamo preparati anche a questo. Un anno fa abbiamo implementato l'autenticazione a due fattori. Ritengo che sia una misura indispensabile quando le persone lavorano frequentemente al di fuori dell'ambiente aziendale. E si tratta di una cosa che non si può installare rapidamente. Adesso, l'accesso a tutte le risorse aziendali richiede l'autenticazione a due fattori. Chiunque stia pianificando di passare al lavoro da remoto, deve considerarla un elemento essenziale per la sicurezza informatica.
Osserviamo un'attivazione dei truffatori che cercano di ottenere le credenziali. Principalmente si tratta di attacchi di phishing. Anche se le email sono protette, non si può tecnicamente prevenire completamente il phishing. È importante che i dipendenti stessi capiscano che non devono cliccare su link sospetti o aprire file da messaggi inaspettati. Per questo motivo abbiamo organizzato un webinar per i dipendenti e abbiamo ricordato loro come comportarsi in queste situazioni. Ora è un momento molto propizio per tali webinar, poiché le persone, trovandosi in una situazione insolita, sono più concentrate, ricettive e aperte alle informazioni.
Abbiamo anche sottolineato semplici regole per lavorare da casa, ad esempio la necessità di disattivare la sessione di lavoro e bloccare il computer quando ci si allontana, oltre a separare gli account: tu lavori con uno, tuo figlio gioca con un altro. Questo è molto importante, poiché il bambino vede come papà o mamma scrivono sulla tastiera e ha voglia di fare lo stesso. Potrebbe avvicinarsi e scrivere, ma non sappiamo cosa potrebbe combinare e in quale programma potrebbe eliminare o sostituire dati.
Abbiamo anche chiesto ai colleghi di controllare come è configurata la loro connessione Internet domestica, quale sia la password e se esista. Naturalmente, abbiamo precisato che se qualcuno non sa cosa fare, è meglio evitare. Rimanere connessi è molto più importante. Abbiamo chiesto ai dipendenti di controllare anche i router Wi-Fi domestici. Alcuni sono stati persino consigliati di acquistare qualcosa di nuovo, poiché avevano attrezzature così obsolete che non permettevano di lavorare con le attuali velocità degli operatori.
Le applicazioni più popolari per il lavoro da remoto
Probabilmente avrete già indovinato che si tratta di strumenti di comunicazione. Poiché utilizziamo Office 365, i dipendenti comunicano tramite il messenger Teams sia tra di loro che con persone esterne. Ha dimostrato di funzionare molto bene.
Il numero di messaggi di gruppo inviati in Teams dai dipendenti di tutti gli uffici è cresciuto:
- Dal 21 febbraio al 20 marzo abbiamo inviato >689 mila messaggi.
- Dal 21 marzo al 19 aprile abbiamo inviato >1 milione di messaggi.
È aumentato anche il numero di chiamate (uno a uno):
- Dal 21 febbraio al 20 marzo ci sono state 11,5 mila chiamate.
- Dal 21 marzo al 19 aprile – >16 mila.
Oltre a Teams, utilizziamo anche Zoom, poiché la qualità audio e video di questo servizio è tra le migliori sul mercato. Inoltre, Zoom offre la possibilità di "chiamare" una conferenza e partecipare tramite telefono.
Fino al 15 marzo, il numero di riunioni in Zoom non superava quasi mai le 100 al giorno, ma dalla seconda metà del mese abbiamo iniziato a utilizzare attivamente questo servizio in ABBYY:
Ad aprile, quasi ogni giorno lavorativo ci sono state più di 100 riunioni in Zoom:
Attualmente ci sono molte segnalazioni online riguardo l'affidabilità di Zoom. Non è sorprendente che uno strumento così popolare riceva così tanta attenzione. Siamo in contatto con i nostri rappresentanti di Zoom e vediamo quanto seriamente l'azienda prenda tutte le segnalazioni. Anche noi abbiamo adottato alcune misure. La più semplice ed efficace è il divieto di salvare le registrazioni delle riunioni nel cloud.
La sicurezza online è, prima di tutto, un'informazione da parte dell'utente stesso. Crediamo che Zoom riuscirà a superare questa situazione e che essa renderà il servizio ancora più forte.
Nel grafico si può vedere come, dalla seconda metà di marzo, il numero di partecipanti alle riunioni in Zoom ha cominciato a crescere, così come il numero di minuti.
Ad aprile, la tendenza è continuata, sempre più dipendenti partecipano a webinar e riunioni su Zoom.
Per noi, Zoom e Teams sono servizi che si sovrappongono. Tuttavia, avere due strumenti di comunicazione è probabilmente essenziale in questo momento, dato il grande carico sulle telecomunicazioni. Ci sono stati casi in cui uno dei servizi ha iniziato a un malfunzionamento nel momento meno opportuno, quindi i dipendenti si sono rapidamente connessi all'altro servizio e hanno continuato a lavorare.
Inoltre, sono strumenti per la comunicazione. È importante per le persone rimanere in contatto. La maggior parte delle chiamate in ABBYY avviene con le telecamere accese. Quando lavoravo in ufficio, a quanto pare, non accendevo mai la telecamera. Ora, in qualunque modo ti presenti, devi sempre accenderla. Quasi sempre.
In conclusion
La preparazione tecnica dell'azienda per il lavoro remoto non è qualcosa che può essere realizzato in pochi giorni. È meglio prepararsi in anticipo. Abbiamo iniziato a passare ai servizi cloud da tempo, perché volevamo aiutare i nostri dipendenti a essere più mobili. Ma, come si è rivelato, questa mobilità è utile anche in una situazione in cui si annuncia un lockdown.
Probabilmente, ora abbiamo ripagato tutti i nostri sforzi per il passaggio e la modifica dell'infrastruttura da interna a più esterna, poiché le persone hanno portato la propria attrezzatura, hanno lasciato gli uffici, si sono trasferite a casa e nelle loro villette... e nulla è cambiato.
Grazie al nostro amministratore di sistema Yura Anikeev per le foto del post.
Fonte: habr.com
