Come viene gestita attualmente la contabilità nelle aziende? Di solito si tratta di un pacchetto 1C installato sul computer locale del contabile, con cui lavora un contabile interno o un professionista in outsourcing. L'outsourcer può gestire contemporaneamente più aziende cliente, talvolta anche concorrenti.
Con questo approccio, gli accessi ai conti correnti, ai mezzi di sicurezza crittografica, alla gestione documentale elettronica e ad altri servizi importanti sono configurati direttamente sul computer del contabile.
Cosa significa questo? Significa che tutto è nelle mani del contabile e se decidesse di tradire il proprietario dell'azienda, lo farebbe in un attimo.
film «RocknRolla» (2008)
In questo articolo vi mostreremo come rinchiudere in modo sicuro tutti i servizi, incluso 1C, in un unico cloud, in modo da avere la possibilità di disattivare tutti i servizi con un solo clic, anche se il contabile è volato su un'isola da sogno.
Cosa potrebbe realmente accadere? Due casi reali
Sysadmin di Wall Street
La moglie del nostro co-fondatore è una contabile esperta e il mese scorso ha ricevuto una richiesta di aiuto da una grande catena di ristoranti a Mosca. Il ristorante gestiva tutti i database sul proprio server, amministrato da un sistemista del team del ristorante.
Proprio mentre la contabile stava lavorando, il sistemista è andato in un casinò online e ha preso un virus che ha distrutto l'intero database. Di chi è stata la colpa? Giusto, della contabile appena arrivata.
La nostra eroina è stata molto fortunata che suo marito sia il partner manager di un hosting e capisca di queste cose. Dopo lunghe discussioni al telefono (il nostro collega era già pronto a partire per affrontare il sistemista), sono state trovate le prove e il colpevole è stato punito. Ma il database era andato perduto, quindi per il sistemista non c'è stato un lieto fine.
Un laptop bloccato nell'appartamento di un estraneo
Questa è una vecchia storia di altri nostri conoscenti.
Una donna di 64 anni ha gestito con successo la contabilità di un negozio online di gadget cinesi tramite 1C. Il cliente e il database erano memorizzati su un laptop che le era stato fornito dal lavoro. Era comodo: facile stampare con le stampanti dell'ufficio, il database era piccolo e poteva stare su un netbook, rendendolo portabile per portarlo in campagna o a casa.
Poi è accaduta una tragedia: venerdì sera è stata portata via con un ictus in ambulanza. Il netbook era rimasto a casa, perché la contabile era responsabile e aveva portato il lavoro per il weekend.
Il laptop, ovviamente, è stato recuperato, la contabile si è ripresa, ma se si trasferisse questa situazione ai giorni attuali e si sostituisse l'ictus con il Coronavirus, l'operazione di recupero del computer da un appartamento chiuso assumerebbe dimensioni completamente diverse.
Due gatti e un labrador possono aprire la porta? Anche se la vicina innaffia i fiori e nutre i gatti, vi restituirebbe il computer?
Ma passiamo a 1C nel cloud: quali sono le opzioni di distribuzione e utilizzo nel cloud?
Quali sono le opzioni per lavorare con 1C nel cloud?
Opzione 1. Client + server di applicazione aziendale + database
Adatto per grandi aziende che necessitano dei servizi di un intero team di contabili. Si tratta di un'opzione piuttosto costosa (richiede molte licenze aggiuntive), quindi non la considereremo poiché l'articolo tratta della configurazione del lavoro di un contabile per piccole aziende.
Opzione 2. 1С: Фреш
1С: Фреш è un modo piuttosto comodo per lavorare con 1С attraverso il browser. Non è necessaria alcuna configurazione: affittando questa licenza, l'azienda franchising si occuperà di tutto, e ti fornirà login e password.
Tuttavia, ci sono due svantaggi:
✗ Prezzo elevato: la tariffa di base per una sola applicazione richiede il pagamento anticipato di almeno 6 mesi per due postazioni di lavoro — 6808 р.
✗ Non puoi configurare tu stesso il server VPS, su cui lavorano molte aziende contemporaneamente. Ti viene fornita solo la chiave della tua stanza in un dormitorio, sul principio dell'hosting condiviso.
Nel frascheto c'è anche la configurazione 1С: БизнесСтарт, la cui sottoscrizione in promozione costa 400 р. al mese. Le possibilità di configurazione sono notevolmente limitate, senza promozione la sottoscrizione costerà 1000 р., e deve essere pagata almeno per sei mesi.
Opzione 3: il tuo VPS personale, su cui è installato il client 1С e il database
Questa soluzione è adatta per piccole aziende con 1-2 contabili, che possono lavorare comodamente senza dover installare il server delle applicazioni 1C: Impresa e il server SQL.
La bellezza di questo approccio è che la VPS affittata può fungere da vero e proprio computer di lavoro per il contabile, con accesso a RDP.
Quando tutte le basi, i documenti e gli accessi sono memorizzati su una VPS sotto il tuo controllo, non devi temere né i portatili bloccati in casa né la fuga congiunta del contabile e dell'amministratore di sistema su un'isola, portando via tutti i documenti e i soldi dal conto. Puoi disabilitare l'accesso con un semplice clic, rimuovendo l'utente.
Questo metodo è vantaggioso anche per altri motivi:
- Quando il contabile lavora con i prodotti 1C, 1C genera molti documenti Word, Excel e Acrobat. Quando il client 1C è avviato sul computer del contabile, tutti i documenti vengono salvati sul suo portatile. Lavorando su una VPS, tutto viene salvato sulla macchina virtuale.
- Le basi 1C e i documenti non vengono mai trasferiti sul computer personale del contabile (in caso di utilizzo di 1C: Fresh, i documenti sarebbero dovuti essere scaricati).
- Possibilità di integrare VPS nella rete aziendale tramite VPN e garantire al commercialista un accesso sicuro alle risorse interne (utilizzando 1C: Fresh, sarebbe stato necessario collegare il computer del commercialista a una rete locale protetta).
- È possibile configurare un'integrazione sicura di 1C: Enterprise con sistemi esterni: EDI, portali bancari, servizi governativi, ecc. In caso di utilizzo di 1C: Fresh, sarebbe stato necessario impostare l'accesso a molti servizi critici sul computer personale del commercialista.
E ovviamente il prezzo. L'affitto di una macchina virtuale con licenza 1C costerebbe circa 1500 rubli al mese, se si scelgono le tariffe elevate dei provider costosi. Questo non è molto più costoso del pacchetto base minimo per 1C: Fresh e significativamente più economico rispetto ad altre sottoscrizioni. È possibile pagare mensilmente.
La licenza può essere acquistata da qualsiasi franchising e il prezzo varia a seconda della configurazione del pacchetto di prodotti e servizi; al termine del periodo, sarà necessario pagare per il supporto tramite il portale 1C: ITS, per ricevere aggiornamenti.
Se consideriamo Per queste esigenze, offriamo una virtual machine con il client 1C: Enterprise preinstallato (basta contattarci in supporto con la descrizione della tua richiesta). L'affitto della virtual machine costa circa 800 ₽ al mese, mentre il costo per l'affitto della licenza 1C per un posto di lavoro sarà di 700 ₽. Offriamo supporto senza costi aggiuntivi e i nostri specialisti aggiornano 1C: Enterprise se necessario. all'assistenza tecnica.
Per un contabile, tutto apparirà esattamente come al solito: scrivania familiare, icone, è possibile anche impostare sfondi familiari. Adesso passiamo al dunque, come creare e configurare un cloud a cui si può disattivare l'accesso con un semplice clic.
Ordiniamo un VPS con 1C: Enterprise integrato
Per un contabile, il sistema operativo ideale è Windows. Per quanto riguarda le risorse del VPS, secondo la nostra esperienza, per un lavoro confortevole di uno o due dipendenti con la versione server di 1C: Enterprise è sufficiente una configurazione con due core di calcolo, almeno 4-5 GB di RAM e un SSD veloce da 50 GB.
Non automatizziamo i servizi finché non siamo certi che siano necessari ai clienti, quindi al momento la sua attivazione non è automatizzata e per ordinare un server con 1С è necessario farlo tramite il sistema di ticket. Configureremo tutto manualmente per voi.
Quando vi connetterete alla virtual machine creata tramite RDP, potrete vedere un'immagine simile.
Trasferiamo il database 1С
La fase successiva consiste nell'esportare il database dalla versione 1С: Enterprise precedentemente installata sul computer contabile.
Successivamente, è necessario caricarlo sul server virtuale tramite FTP, utilizzando qualsiasi archiviazione cloud o collegando un'unità locale al VPS tramite il client RDP.
Dopo, è necessario aggiungere il database informativo nel programma client: mostriamo come farlo attraverso gli screenshot.
Dopo aver aggiunto con successo il database, 1С: Enterprise è pronto per funzionare sul vostro VPS. Resta da configurare i desktop remoti per gli utenti e l'integrazione con vari sistemi esterni come i portali bancari o i servizi di gestione documentale elettronica.
Configurazione dei desktop remoti
Per impostazione predefinita, Windows Server consente un massimo di due sessioni RDP simultanee per l'amministrazione del sistema. Utilizzarle per il lavoro non è tecnicamente difficile (è sufficiente aggiungere un utente non privilegiato al gruppo corrispondente), ma questo viola i termini del contratto di licenza.
Per implementare complete funzionalità dei servizi desktop remoto (Remote Desktop Services o RDS), è necessario aggiungere i ruoli e i componenti del server, attivare il server di licenza o utilizzare uno esterno, e installare le licenze client acquistate separatamente (RDS CAL).
Anche qui possiamo aiutarvi: potete acquistare RDS CAL semplicemente scrivendo . Poi ci occuperemo noi: installeremo le licenze sul nostro server di licenza e configureremo i servizi di desktop remoto.
Ovviamente, se desiderate configurare tutto da soli, non vi priveremo del piacere di farlo.
Una volta configurato RDS, il commercialista può iniziare a lavorare con 1C: Enterprise su un server virtuale come se fosse su una macchina locale. Non dimenticate di installare sul VPS il software contabile standard: una suite per ufficio, un browser di terze parti, Acrobat Reader.
Ora è il momento di occuparsi della connessione del cliente 1C ai portali bancari.
Impostiamo l'integrazione con le banche
In 1C: Enterprise è presente la tecnologia DirectBank per lo scambio diretto di dati con le banche, senza bisogno di installare software aggiuntivo. Essa consente di scaricare estratti conto e inviare documenti di pagamento senza doverli esportare in file, a condizione che la banca supporti tale standard di interazione (in caso contrario, sarà necessario utilizzare i tradizionali file di testo in formato 1C, ma non c'è problema: ora vengono salvati sulla virtual machine).
Per iniziare, nella programma contabile deve essere creato un conto corrente (se non è già stato creato), e poi è necessario aprire il suo modulo nella scheda dell'organizzazione e selezionare l'opzione «Collegare 1C: DirectBank». Le impostazioni di scambio possono essere caricate in 1C: Enterprise automaticamente o manualmente: per istruzioni dettagliate è consigliabile consultare il sito web della banca. In alcuni casi, l'integrazione con i prodotti 1C deve essere attivata separatamente nel portale personale.
Per la configurazione possono essere necessari il login e la password per l'area personale dell'azienda presso la banca. Spesso si utilizza l'autenticazione a due fattori (2FA) tramite SMS.
Un altro opzione popolare, il token hardware sicuro, non è adatta a causa dell'uso di un server virtuale. Inoltre, il dispositivo sicuro dovrebbe essere portato fuori dai locali dell'azienda e consegnato al commercialista che lavora a distanza, perdendo così il controllo su di esso.
L'opzione con login/password e 2FA tramite SMS può essere anche non sicura, anche se la tecnologia DirectBank consente solo di ricevere estratti conto e inviare documenti di pagamento. Per effettuare un pagamento, questi devono essere firmati con la firma elettronica, che è conservata su un supporto fisico sicuro del cliente o presso la banca. Nel primo caso non ci sono problemi: se il commercialista esterno non ha accesso al token, potrà solo generare documenti.
Nel caso della firma digitale in cloud, un SMS con un codice monouso per confermare il pagamento viene solitamente inviato allo stesso numero di telefono utilizzato per l'autenticazione nell'area personale. Alcune banche hanno affrontato questo problema consentendo ai clienti di scambiare dati tramite DirectBank senza 2FA. In questo caso, il contabile potrà solo scaricare estratti conto e inviare documenti, ma non avrà accesso ai fondi o anche all'area personale.
C'è un'altra opzione per separare i livelli di accesso: molte banche consentono di utilizzare l'account sui servizi pubblici attraverso un sistema unico di identificazione e autenticazione (). Il responsabile deve semplicemente accedere alle impostazioni del proprio account, selezionare la scheda "Organizzazioni" e invitare il collaboratore. Quando quest'ultimo accetta l'invito, nella sezione "Accessi ai sistemi" sarà possibile trovare la propria banca (dopo aver configurato preventivamente l'integrazione con essa) e concedere all'utente accesso all'area personale. Non è necessario fornire il telefono o il token utilizzato per firmare i documenti di pagamento.
Colleghiamo ai servizi EDO
I servizi per lo scambio di documenti elettronici sono comodi e il lavoro da remoto ha reso la loro utilizzo indispensabile. Il cliente 1C: Enterprise si integra con essi, ma un EDO legalmente significativo richiede l'uso di una firma elettronica qualificata.
Essa può essere registrata solo su una chiavetta USB o conservata in un servizio cloud che possiede i certificati necessari rilasciati dagli enti regolatori nazionali.
Non è possibile caricare la firma elettronica su alcun supporto o conservarla su VPS; pertanto, di solito il contabile lavora con il flusso di documenti elettronici dal computer locale, collegando la chiavetta. Su di essa viene installato uno strumento certificato di protezione crittografica delle informazioni (detto anche crypto provider) e il certificato pubblico della firma elettronica. La sua parte privata è memorizzata sulla chiavetta, che deve essere fisicamente collegata al computer per firmare documenti nei programmi che supportano questa funzione. Per lavorare con EDO attraverso un'interfaccia web, sono necessari i plugin per i browser.
Per evitare che un sistema critico per l'attività venga implementato su un computer personale di un dipendente che lavora in remoto, è utile considerare un VPS; tuttavia, l'opzione con un token fisico non funzionerà qui.
È difficile prevedere come si comporterà il fornitore di criptografia in un ambiente virtuale, soprattutto nel tentativo di inoltrare una porta USB su un VPS tramite client RDP. Rimane l'uso della firma elettronica basata su cloud senza un supporto fisico, ma non tutti i servizi di EDO offrono tale opzione. Tra l'altro, costa circa mille rubli all'anno, escluse le tariffe di abbonamento per il servizio di scambio documenti, che variano in base ai volumi.
La buona notizia è che praticamente tutti i servizi russi popolari hanno ormai stabilito un roaming documentale reciproco, quindi è possibile collegarsi a qualsiasi servizio. La cattiva notizia è che non sarà possibile abbandonare completamente la carta, poiché tra i partner ci saranno sicuramente coloro che non utilizzano l'EDO.
Configuriamo l'accesso ai servizi utilizzando i certificati
Molti servizi consentono l'autenticazione e l'autorizzazione senza nome utente e password utilizzando certificati SSL client, che possono essere installati su VPS invece che sul computer del contabile.
Allo stesso modo, è possibile impostare l'autenticazione su risorse web aziendali. Ecco come fare:
- Acquistare un'autorità di certificazione fidata per firmare e verificare i certificati SSL client;
- Creare certificati SSL client firmati da un certificato fidato;
- Configurare i server web affinché richiedano e verifichino i certificati SSL client;
- Installare i certificati client per gli utenti dei desktop remoti su VPS.
Il tema del deployment di 1C: Enterprise per piccole imprese su server virtuali è ampio, abbiamo descritto solo un modo adatto per garantire la sicurezza della contabilità.
Il VPS può anche rivelarsi utile per evitare l'installazione di soluzioni IT critiche e la trasmissione di dati aziendali privati su computer personali di specialisti in remoto.
Speriamo che l'articolo sia stato utile per voi.
Fonte: habr.com
