I media sono pieni di notizie sulla situazione epidemiologica e di raccomandazioni per l’autoisolamento.
Ma non ci sono semplici raccomandazioni per quanto riguarda gli affari. I manager aziendali si sono trovati di fronte a una nuova sfida: come trasferire i dipendenti a distanza con perdite minime in termini di produttività e strutturare il loro lavoro in modo che tutto fosse “come prima”.
Ciò che funzionava in ufficio spesso non funziona da remoto. In che modo i team distribuiti possono mantenere una collaborazione e una comunicazione efficaci all'interno e all'esterno del team?
La disponibilità di comunicazioni mobili, Internet veloce, applicazioni convenienti e altre tecnologie moderne, in generale, aiutano a superare molte barriere e costruire un lavoro produttivo con partner o colleghi.
Ma dobbiamo prepararci.
Tutto andrà secondo i piani. Se lo è
Il lavoro a distanza richiede una costruzione speciale di processi e comunicazioni interni. E la fase preparatoria può eliminare molte domande e problemi prima che si presentino.
Sia in ufficio che in condizioni di lavoro da remoto, tutto si basa su quattro pilastri:
- pianificazione
- Organizzazione
- Controllo
- motivazione
Prima di tutto, tu e il tuo team dovete stabilire gli obiettivi giusti, ricostruire il sistema di reporting e combinare correttamente le comunicazioni asincrone e sincrone all'interno del team. La comunicazione asincrona include lettere, chat, report aggiornati e qualsiasi opzione di comunicazione che non richieda una risposta immediata. La comunicazione sincrona è una comunicazione in tempo reale con feedback rapido.
È molto importante ricordare che quando si lavora da remoto la pianificazione richiede regolarità. È necessario mantenere un equilibrio tra lavoro e compiti strategici e operativi, fissando il ritmo di lavoro sui compiti prioritari settimanalmente o addirittura quotidianamente. Una corretta pianificazione e definizione degli obiettivi renderanno il lavoro più chiaro e contribuiranno a evitare il burnout dei dipendenti. Non si sentiranno isolati dal processo.
Videoconferenza: lo strumento numero uno
L’isolamento dei dipendenti remoti è più informativo che sociale. Non sentono la mancanza così tanto di sedersi accanto a qualcuno (anche se varia) che si preoccupano soprattutto della mancanza di un rapido accesso alle informazioni e della comunicazione con i colleghi. Non hanno l'opportunità di porre una domanda a un collega e ottenere una risposta immediata, celebrare una piccola vittoria o un debriefing, fare un brainstorming o semplicemente parlare dei programmi per il fine settimana.
Questo deficit è parzialmente compensato dai servizi di videoconferenza.
La videoconferenza consente a una o più persone di conversare in tempo reale, sia al telefono che attraverso piattaforme di videoconferenza online. Le chiamate sono un canale di comunicazione sincrono, ma possono essere utilizzate anche quando solo una persona sta parlando in un gruppo, ad esempio per condurre . Esempi di tali servizi: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Vantaggi:
- Le videochiamate trasmettono l'intonazione, le emozioni, i segnali facciali e altri segnali verbali dell'interlocutore, aiutando così a chiarire e comprendere il suo umore.
- Ulteriori informazioni rendono i messaggi più chiari, aggiungono contenuto emotivo e aiutano a creare connessione e fiducia.
Svantaggi:
- Coordinamento nel tempo. Le chiamate possono avvenire solo in tempo reale, rendendo difficile la comunicazione per un team distribuito in diversi fusi orari.
- Il corso della comunicazione non è documentato in alcun modo. Le sfide non lasciano un risultato scritto.
- Interpretazione. La qualità della comunicazione non è ottimale per tutti (soprattutto per chi è in autoisolamento nel Paese). Non sempre le parole vengono percepite correttamente.
Quando utilizzare la videoconferenza?
- Incontri periodici, sia individuali che di gruppo
- Incontri di squadra
- Pianificazione e brainstorming (meglio con video)
- Risoluzione di malintesi o gestione di situazioni esacerbate o emotive da altri canali (come e-mail, chat)
Se ritieni che il tuo lavoro di squadra remoto non sia abbastanza produttivo, non perdere tempo: prova a cambiare la situazione.
- Presentare i check-in giornalieri con il team.
- Segui rigorosamente i tempi e gli obiettivi dell'incontro, scrivili nell'invito e ricordali fin dall'inizio.
- Fai i tuoi compiti. Preparati per l'incontro e scrivi su carta quali idee ti hanno portato a questo incontro, quali aspettative hai dai partecipanti e cosa hanno loro da te?
- Chiedi ai partecipanti di condividere i ruoli (prendere appunti, presentare informazioni, agire come moderatore della riunione).
- Non organizzare riunioni per un team numeroso (più di 8 persone).
- Ricordati di sincronizzare le tue riunioni con il fuso orario dei partecipanti.
Quando tutti sono insieme: come organizzare le assemblee generali aziendali
Le riunioni di tutti i dipendenti dell'azienda sono diventate un modo popolare per scambiare informazioni.
Ci sono diversi consigli su come organizzarli al meglio:
- Tempo. Per le aziende in Russia, è meglio tenere tali riunioni alle 11-12. Cerca di scegliere un orario conveniente per il maggior numero possibile di dipendenti. Assicurati di registrare la riunione. Su molte piattaforme, incluso MegaFon, questo può essere fatto con un clic e poi caricato in formato mp4.
- Trasmissione in diretta. Ciò potrebbe non essere necessario per le piccole aziende, ma per quelle grandi con una rete distribuita di filiali ha senso condurre trasmissioni in diretta.
- Domande e risposte. Puoi chiedere alle persone di porre domande che le riguardano in anticipo, quindi puoi preparare informazioni rilevanti per il pubblico.
- Non dimenticare l'umorismo. Questa non è una formazione a scuola, ma un'opportunità per fornire una connessione personale e contribuire a creare fiducia tra i team distribuiti.
Brainstorming: eliminare la confusione
Quando si tratta di brainstorming, è importante che i team distribuiti utilizzino uno strumento digitale comune. Ti consente di raccogliere, raggruppare e classificare le idee durante il brainstorming.
Ecco alcuni suggerimenti importanti per aiutarti a prendere d'assalto in modo efficace:
- Il team remoto può scegliere uno strumento di gestione collaborativa del progetto che supporti la funzionalità della scheda kanban con cui molti team hanno già familiarità, come Trello.
- Un’alternativa potrebbe essere quella fornita dalla piattaforma. Lo strumento è un tavolo da disegno che tutti possono vedere e può essere modificato da qualsiasi partecipante.
- Utilizza l'opzione di voto per valutare quale idea è la più interessante da realizzare. Tutte le statistiche potranno essere scaricate successivamente in formato csv o xlsx.
- L'esperienza dimostra che è meglio avvisare in anticipo i dipendenti dell'aggressione in modo che abbiano il tempo di pensare alle idee. Quando il gruppo si riunirà, i partecipanti non arriveranno più a mani vuote.
Le comunicazioni sincrone, come le videochiamate, se utilizzate correttamente, possono essere un ottimo strumento per condurre il lavoro di squadra, monitorarne i risultati e fornire supporto emotivo a tutti i membri del team. E se combinati con strumenti asincroni, aiutano i partecipanti distribuiti nel processo a essere altrettanto (e talvolta più) produttivi dei loro colleghi in ufficio.
Fonte: habr.com