Rendere di nuovo grande “udalenka”: come trasferire l'intera azienda al lavoro da remoto in 4 fasi

Mentre il coronavirus dilaga sul pianeta, i servizi igienici guidano il mercato azionario e interi paesi vengono messi in quarantena, sempre più aziende sono costrette a trasferire i dipendenti al lavoro a distanza. Noi di RUVDS non abbiamo fatto eccezione e abbiamo deciso di condividere con Habr la nostra esperienza nell'organizzazione del flusso di lavoro remoto in tutta l'azienda. Vale subito la pena ricordare che l'articolo non conterrà consigli del capitano del tipo "se sei a casa, mettiti i pantaloni", ma solo dura realtà e linee guida per l'azione.

Per evitare dolori lancinanti derivanti dal trasferimento dei dipendenti al lavoro a distanza, abbiamo suddiviso l’intero processo in piccole fasi.

Fase 1: dividere l'azienda in gruppi/direzioni

Dato che abbiamo una piccola azienda (fino a 20 persone), per noi è più facile in questo senso, perché non ci sono molti dipartimenti, divisioni e unità più piccole che dividono le persone. In totale, RUVDS può distinguere 5 gruppi/direzioni condizionali:

• Supporto tecnico;
• Amministratori di sistema;
• Sviluppatori;
• Servizi finanziari (contabilità, pagamenti e flusso di documenti);
• Servizio di gestione e marketing.

Nel nostro caso la divisione è condizionata, perché gruppi di persone strutturalmente diversi, come nel nostro caso del management e del marketing, necessitano di diritti di accesso simili. Siamo solidali con coloro che non hanno 5, ma molti più gruppi, ognuno dei quali richiede il proprio livello di accesso.

Fase 2: determinare le esigenze lavorative dei gruppi/direzioni e impostare l'accesso

• Per mantenere la loro efficienza, i ragazzi del supporto tecnico - che abbiamo XNUMX ore su XNUMX - hanno bisogno dell'accesso al nostro sistema di ticket interno (OTRS) e della capacità di rispondere tempestivamente ai clienti, il che significa che devono inoltrare le chiamate dal lavoro ai numeri di cellulare dei dipendenti . In senso positivo, l'ubicazione del TP non ha alcuna importanza, purché il supporto sia competente e tempestivo.
  Per consentirti di connetterti al sistema di ticket da qualsiasi luogo, si basa su uno dei server virtuali e duplicato in un altro data center; non c'è nulla in ufficio. Se un server cade, il secondo si rialza nel giro di un minuto; i lavoratori non sempre si accorgono nemmeno della sostituzione.
• Gli amministratori di sistema lavorano direttamente con server che non sono collegati all'ufficio, quindi per loro il passaggio al lavoro da casa è il più indolore. Inoltre tutti i nostri server sono dotati di una speciale interfaccia di gestione, molto più funzionale della classica KVM. La nostra interfaccia consente agli amministratori di lavorare con il server anche dall'Antartide (questa è stata l'esperienza recentemente).
• Gli sviluppatori hanno sempre potuto lavorare da remoto e il loro trasferimento al lavoro da casa non influirà affatto sulla produttività.
• I pagamenti, la contabilità e il flusso dei documenti sono forse gli aspetti più confusi in termini di trasferimento da remoto, ma anche in questo caso esistono diverse soluzioni per le quali utilizziamo i nostri server virtuali.
  Pertanto, i pagamenti che richiedono la verifica da parte di singoli individui vengono controllati su macchine virtuali di servizio situate in due dei nostri data center. I pagamenti ricevuti da persone giuridiche che richiedono la connessione a una banca cliente vengono raccolti ed elaborati nuovamente su una macchina virtuale situata in uno dei data center. Gli assegni vengono elaborati online e non dipendono dal nostro ufficio o dal data center, e i resi vengono effettuati manualmente e nuovamente su uno dei server virtuali.

  I database contabili si trovano su un server nel nostro data center a Korolev sul territorio dell'impianto di difesa composita - in un ex rifugio antiaereo - e per affidabilità sono duplicati nel data center M9 (un oggetto di importanza strategica per l'intera Russia ). Ad un certo punto avviene la copia, che consente, in caso di perdita di uno dei server, di continuare rapidamente il lavoro del reparto contabilità con costi minimi.

• Abbiamo anche automatizzato il flusso dei documenti: nel Conto personale, il cliente può scaricare lui stesso gli estratti conto del contratto e della riconciliazione con i sigilli, questo di solito è sufficiente per i privati. Ma la maggior parte dei nostri clienti sono persone giuridiche che necessitano di documenti originali. In questo caso, l'ufficio contabilità stampa tutto ciò di cui hai bisogno a casa e lo invia tramite posta o corriere ovunque. Tutta la corrispondenza in entrata viene ritirata tramite sicurezza e inviata tramite corriere per la firma al reparto contabilità, quindi i documenti vengono rispediti all'ufficio del mittente. Bene, una persona della direzione viene in ufficio un paio di volte a settimana, per ogni evenienza. Tuttavia, quando si tratta di documenti cartacei, una visita in ufficio è assolutamente impossibile.
• Il modo più semplice per svolgere il lavoro da remoto è per i reparti di gestione e marketing che lavorano da laptop, dove è sufficiente distribuire un certificato per accedere alle risorse dell'azienda e il gioco è fatto.

Fase 3: Assicuratevi contro rischi, informazioni e ferro

Una delle principali difficoltà quando si lavora in remoto è la fuga di dati, motivo per cui diventa una seccatura per molti professionisti della sicurezza. Applichiamo le stesse regole da remoto dell'ufficio: l'accesso alle risorse sensibili viene fornito tramite autenticazione a due fattori utilizzando un certificato e login/password. In questo modo puoi negare immediatamente l'accesso a un dipendente specifico revocando il suo certificato.

Come si suol dire, è meglio prevenire che curare, quindi abbiamo usato tempi così difficili come motivo per un test di resistenza non programmato dell '"hardware" dell'infrastruttura. Tre servizi sono responsabili della sua disponibilità nel DC: ingegneri in servizio che sono al loro posto XNUMX ore su XNUMX, supporto tecnico e amministratori di sistema.

Tutti i nodi chiave dei nostri data center sono riservati secondo lo schema N+1 secondo standard non inferiori a Tier III, comprese le apparecchiature di telecomunicazione e l'alimentazione elettrica. Anche se per limitare la fornitura di energia deve verificarsi qualcosa di più grave di una quarantena generale, abbiamo comunque condotto esercizi per trasferire l’energia nei data center ai generatori diesel. Gli accordi per la fornitura di carburante consentiranno al data center di punta RUCLOUD di funzionare in modo autonomo durante una disconnessione a lungo termine dalla rete elettrica. Allo stesso tempo, abbiamo effettuato un audit di tutti i kit di riparazione, in caso di problemi con la consegna di nuovi componenti. 

Poiché la pandemia di coronavirus è già riconosciuta come causa di forza maggiore, che consente di non adempiere agli obblighi, abbiamo verificato quale delle controparti potrebbe trarne vantaggio e fallire in un momento difficile.

Sulla base dell’esperienza di Cina e Italia, possiamo dire che anche la diffusione capillare della malattia non colpisce direttamente i fornitori di servizi Internet, soprattutto perché ogni data center dispone di almeno 2 canali di comunicazione indipendenti che si duplicano a vicenda.

Fase 4: Prescrivere le regole per lavorare da remoto

Le regole consentono al team di non rilassarsi e di passare al lavoro a distanza senza perdere la qualità del lavoro. Abbiamo fatto una piccola lista per noi stessi:

• Rispetto degli orari di lavoro, anche tenendo conto del fatto che il lavoro è focalizzato sul risultato e non sul processo. Ciò è particolarmente importante per il supporto tecnico, che deve essere disponibile XNUMX ore su XNUMX. L’orario di lavoro è la costante entro la quale tutti possono comunicare tra loro.
• Determinare il luogo principale di comunicazione (chat di squadra) su tutte le questioni importanti. Tradizionalmente, questo è il lavoro di Slack. Per coloro a cui piace Slack, ma non amano fare donazioni, prova Mattermost open source.
• Utilizza le videochiamate per attività e discussioni complesse (Zoom non ha concorrenza). Tutto ciò che è stato concordato durante la videochiamata deve essere registrato e pubblicato nella chat generale del team o nel thread della chat i cui membri sono interessati ai dettagli della tua chiamata. Questa fissazione consente all'intero team di trovarsi in un unico campo informativo.
• In condizioni di lavoro remoto a lungo termine, è necessario condurre riunioni video regolari e individuali. Ad esempio, due volte a settimana, con una panoramica dello stato delle tue attività. Ciò è ancora una volta necessario affinché si comprenda chi sta facendo cosa.

L'elenco è il più unificato possibile, ma puoi prenderlo come base e apportare modifiche e integrazioni in base alle specificità del tuo lavoro.

In conclusione, vorrei sottolineare che la tendenza per il lavoro a distanza non è una stagnazione, ma piuttosto un’evoluzione in cui sopravvivono solo coloro che si adattano attivamente ai cambiamenti ambientali. Pertanto, chi impara a lavorare senza un costante controllo d'ufficio, si concentrerà sul risultato, e non sul tempo impiegato, trarrà solo beneficio dalla situazione attuale.

Quali misure sono state adottate per passare al lavoro remoto nel tuo team o azienda? Forse abbiamo qualcosa da imparare gli uni dagli altri.

Fonte: habr.com