Dalle lezioni scolastiche alle settimane dell'alta moda, sembra che gli eventi online siano qui per restare. Sembrerebbe che non dovrebbero esserci grandi difficoltà nel passaggio a un formato online: basta tenere la tua conferenza non davanti a una folla di ascoltatori, ma davanti a una webcam, e cambiare le diapositive in tempo. Ma no :) Come si è scoperto, gli eventi online - anche le conferenze modeste, anche gli incontri aziendali interni - hanno i loro "tre pilastri": migliori pratiche, consigli utili e trucchetti. Oggi ne parliamo in una conversazione con Denis Churaev, team leader del team di supporto tecnico Veeam, Bucarest, Romania (anche se nel mondo del Work from Home questo non è così importante).
— Denis, questa stagione tu e i tuoi colleghi avete partecipato alla conferenza online VeeamON 2020, un nuovo evento Veemathon. Per favore, dicci un po' più in dettaglio di cosa si trattava?
— Ai nostri tecnici del supporto tecnico è stato concesso un periodo di tempo limitato per dimostrare una certa conoscenza o la capacità di fare qualcosa di non standard per risolvere problemi (risoluzione dei problemi) o attività di configurazione. Cioè, c'è stato un tale blitz di supporto per mostrare cos'altro si può fare con i prodotti Veeam, oltre ai compiti ben noti, e quanto sono bravi i nostri ragazzi.
Inizialmente [l’idea di Veeamathon] sembrava un po’ più brillante perché non c’erano confini chiusi a causa del virus, e speravamo tutti di andare a mettere in piedi uno spettacolo così interessante sul posto. Ma alla fine è passato al formato online, e abbastanza bene.
- E come hai fatto? Erano discorsi, demo online o demo registrate?
— Come ho già detto, in questo progetto sono stati coinvolti gli ingegneri. In linea di principio, l'assistenza non ha problemi a comunicare con i clienti, i nostri ragazzi sono molto esperti tecnicamente e parlano bene [le lingue straniere), ma alcuni non si sentono abbastanza a proprio agio nel presentarsi di fronte a un gran numero di persone - e ce n'erano migliaia le persone che ci hanno raccontato hanno guardato (e poi viene anche registrato e rivisualizzato).
Di conseguenza, qualcuno ha preparato una registrazione dal vivo, l'ha modificata e, quando era soddisfatto del risultato, l'ha semplicemente pubblicata. Cioè, era come se fosse uno streaming, ma in realtà era una registrazione. Ma allo stesso tempo, l'autore del rapporto era nello stream stesso e quando le persone glielo hanno chiesto nella chat, ha risposto.
E c'era un formato in cui le persone presentavano le loro esibizioni dal vivo. Ad esempio, il mio caso: in primo luogo, non ho avuto abbastanza tempo per preparare e modificare la registrazione video e, in secondo luogo, sono abbastanza fiducioso nelle mie capacità di parlare, quindi ho parlato direttamente.
Una testa va bene, ma due meglio
— Prendiamo l'esempio di Teams (Denis ha già parlato di lui - ca. ed.) - questo era il mio collega di San Pietroburgo Igor Arkhangelsky (lui e io abbiamo lavorato insieme alla preparazione dei rapporti). Si è esibito anche dal vivo.
E alla fine, noi due ci siamo aiutati a vicenda: da parte mia, si trattava di risolvere problemi con VMware ed ESXi: lui era il mio gregario, per così dire, rispondeva alle domande e io conducevo la parte dal vivo. E poi viceversa: ci siamo scambiati, cioè ha parlato del ripristino di Teams e di cosa è possibile eseguire il backup, e in quel momento ho risposto alle domande nella chat dei clienti e di quelle persone che hanno guardato la registrazione.
— Si scopre che avevi un tale tandem.
- SÌ. Avevamo solo 20 minuti per ogni presentazione e la maggior parte delle nostre presentazioni prevedeva un minimo di 2 persone, perché non volevamo distrarre l'oratore principale dalla storia, ma allo stesso tempo volevamo rispondere alle domande nel modo più completo possibile . Pertanto, ci siamo sincronizzati in anticipo sugli argomenti, abbiamo scoperto i dettagli, pensato a quali domande potevano esserci e durante lo streaming, durante la presentazione, la seconda persona era pronta a rispondere non peggio della prima.
Suggerimento utile n. 1: Gli ascoltatori dovrebbero avere l'opportunità di porre domande “nel flusso”, ovvero qui e ora. Dopotutto, molte persone vengono alla conferenza per ottenere risposte alle loro domande. E quando "il treno è partito" (un altro rapporto è iniziato), allora è già più difficile per una persona: ha bisogno di cambiare, scrivere da qualche parte separatamente, quindi attendere una risposta e tu aspetterai... questo non è un conferenza offline in cui puoi incontrare il relatore durante una pausa caffè. Spesso viene lasciato del tempo per le domande alla fine del discorso, dove vengono espresse dal moderatore e ricevono risposta dall'oratore. Anche lavorare in tandem - uno riporta, il secondo risponde immediatamente alle domande in chat - è una buona opzione.
— Hai detto che hai già molta esperienza come esibizionista. E gli altri ingegneri? Si esibiscono spesso per un vasto pubblico?
— A proposito dell'esperienza: è interessante che molte persone ce l'abbiano. Perché all'interno del team di supporto siamo già abituati a preparare presentazioni di formazione l'uno per l'altro. Tutta la nostra procedura di formazione si basa sul fatto che il supporto stesso trova specialisti chiave che capiscono qualcosa e forniscono formazione.
NB: Puoi scoprire come il nostro supporto ha integrato il suo sistema di formazione .
È stato simile durante la preparazione del Vimathon: molte persone hanno risposto [all'invito a partecipare], e tra la grande massa di persone c'è sempre qualcuno con idee interessanti. Cioè, se prendiamo solo una persona responsabile di tutto e preparerà gli argomenti, allora una persona potrebbe essere limitata dai suoi orizzonti. E quando includiamo molte persone contemporaneamente, avviene questo tipo di brainstorming, e vengono fuori molte idee interessanti.
Svolgiamo i nostri corsi di formazione nello stesso formato: abbiamo anche la pratica di preparare registrazioni video di discorsi e teniamo lezioni ai colleghi semplicemente nel corso del lavoro quotidiano.
E anche se né io né il mio collega avevamo l'abitudine di parlare davanti a un gran numero di persone, quando parli su uno schermo (non vedi le persone sedute di fronte a te), immagini semplicemente di parlare per una classe o per un gruppo. E questo mi ha aiutato a non perdermi e a non innervosirmi.
Life hacking: Se hai una buona immaginazione, puoi immaginare il pubblico. Per alcuni, una foto con una folla di colleghi o semplicemente un'immagine molto famosa di molte persone aiuterà:
"Attenzione, domanda!"
— Ci sono state domande difficili a cui non hai potuto rispondere subito?
— Non ci sono state domande difficili sull’argomento, perché conoscevamo abbastanza bene i nostri argomenti e potevamo rispondere a qualsiasi domanda. Ma per qualche motivo sono sorte domande completamente estranee all'argomento. (Cioè, dovevi elaborarlo nella tua testa per alcuni secondi, perché la persona ti sta chiedendo questo qui?) Abbiamo detto a queste persone o di aspettare e chiedere una risposta dopo la sessione, oppure abbiamo detto che c'è un altro argomento che Imyarek presenta e, per quanto riguarda le tue domande, puoi andare lì e chiedere a uno specialista che lo capisce meglio. Hanno fornito alcuni collegamenti a risorse generali, documentazione, ecc.
Ad esempio, per qualche motivo, durante una sessione di formazione su come comprendere la velocità dei dischi VMware, mi hanno chiesto delle licenze Vim. Rispondo: ragazzi, ecco il link al documento, e potete andare alla presentazione sulle licenze, ve lo diranno anche lì.
Suggerimento utile n. 2: E per i relatori (così come per gli ascoltatori) è necessario un promemoria dell'evento, con gli argomenti di tutte le relazioni e il programma.
— Hai incontrato difficoltà durante la preparazione o l'attuazione? Qual è stata la cosa più difficile?
— Questa è la domanda più difficile a cui rispondere:) Ci è stato detto della partecipazione a questo evento a febbraio. Di conseguenza, abbiamo avuto molto tempo per prepararci: tutte le diapositive, i test, i laboratori, le registrazioni dei test sono stati realizzati con diversi mesi di anticipo. In effetti, non vedevamo l’ora di fare tutto questo per poter già vedere i nostri risultati. Cioè non ci sono state difficoltà nel modo in cui è stato organizzato, nel tempo che ci è stato concesso. Alla fine, stavamo solo aspettando che VeeamON diventasse realtà. Abbiamo già affinato tutto 10 volte, provato e non ci sono stati più problemi.
A proposito di "abbandono scolastico"
— La cosa principale era “non bruciarsi”?
“A quanto ho capito, è stato difficile per coloro che hanno deciso se andare o meno [per partecipare] dopo che si è scoperto che non saremmo andati a Las Vegas. Non appena è diventato chiaro chi era rimasto, tutti quelli rimasti erano già interessati a questo [evento online].
— Cioè c'erano persone che volevano andare all'evento offline?
— Mi sembra che questo accada sempre, perché è una nuova esperienza, la comunicazione con le persone, il networking dal vivo... È più interessante che sedersi al computer e parlare davanti allo schermo. Ma, per quanto ricordo, non molte persone “caddero”. Tutti gli oratori con cui comunico personalmente sono rimasti tutti. E posso spiegare perché così tante persone sono rimaste. Perché, in primo luogo, è stato un peccato che tu avessi già preparato [il materiale] - e vorrei mostrarlo. E in secondo luogo, volevo ancora che Vimaton avesse successo, in modo che si ripetesse l'anno prossimo. Tutto questo era nel nostro interesse.
— A quanto ho capito, i vostri preparativi sono iniziati in inverno, cioè la convocazione è stata all'inizio dell'anno?
- Sì, ho solo guardato le date: è stato molto tempo fa, avevamo molto tempo. Durante questo periodo ho rotto il mio laboratorio tre volte, durante le quali ho effettuato il test. Cioè, ho avuto il tempo di controllare completamente tutto. (Ho anche trovato molte cose per me che non ho incluso nella presentazione, è stato interessante.)
— C'erano requisiti speciali, restrizioni o sfumature riguardo ai rapporti?
— Sì, posso dire che le relazioni sono state selezionate per eliminazione, poiché c'erano molti candidati.
Abbiamo un gruppo di Veeam Vanguard, sono piuttosto avanzati. Inoltre product manager e altri compagni che conoscono bene le indicazioni dell’azienda. E così hanno controllato che i nostri argomenti e i nostri abstract fossero conformi agli argomenti VeeamON.
Ecco, ad esempio, il mio intervento: avevo due argomenti diversi invece di uno. Erano completamente indipendenti. Ma nessuno di loro era coperto per me, nessuno mi ha detto: “Concentrati su uno solo, non fare gli altri!” Sia lì che lì ho ricevuto correzioni minime.
Fondamentalmente, tutto si è ridotto a una sorta di gestione del tempo e di limite di tempo, perché per 20 minuti questo [contenuto] è troppo: all'inizio sono arrivato con un numero enorme di idee, volevo raccontare tutto, ma è impossibile! Tuttavia, è necessario dare a tutti il tempo di parlare.
Quindi la mia recensione è stata abbreviata un po', ho finito per concentrarmi su cose più chiare, e probabilmente è meglio. Perché le persone poi hanno dato un feedback: “Questo è quello che stavo cercando! È qualcosa che mi interesserebbe sapere!” E se parlassi di più cose, non riuscirei a parlarne.
Di conseguenza, ci hanno dato alcuni consigli, ci hanno aiutato a correggere qualcosa, ma allo stesso tempo abbiamo avuto una libertà abbastanza ampia nella preparazione.
Suggerimento utile n. 3: Il tempismo è tutto per noi. Regola generale: se ci sono 30 diapositive in un report di 20 minuti, c’è un alto rischio di prolungare la presentazione e di intromettersi nel tempo di qualcun altro. Il focus è sulle cose più importanti. Redazione, poi le prove. Il risultato, come puoi vedere, piace agli ascoltatori e allo stesso oratore.
A proposito di immagini
— Abbiamo anche realizzato noi stessi le diapositive, ci è stata data l'opportunità di realizzare il nostro design (l'unica cosa è che ci è stato dato un certo sfondo e così via, cioè ci hanno dato un formato, immagini, bitmap da disegnare ). Nessuno ci ha limitato in quello che abbiamo fatto lì. Non mi piace, ad esempio, quando creo una bella diapositiva tematica in PowerPoint, e poi il team di progettazione la prende e la rifa in modo che alla fine nulla sia chiaro nemmeno a me. Ovviamente può sembrare più bello, ma per un ingegnere è incomprensibile. Ebbene, non ci sono stati problemi a questo riguardo, è andato tutto molto bene.
— Quindi hai fatto tutto tu per quanto riguarda il design?
— Noi stessi, ma abbiamo comunque consultato Karinn [Bisset], che era la responsabile principale dell'intero progetto. Ci ha dato buoni consigli, perché ha già esperienza in questo settore, ha partecipato a VeeamON più di una volta, quindi ci ha aiutato ad apportare modifiche.
Suggerimento utile n. 4: I modelli, ovviamente, rendono la vita molto più semplice. Ma se stai tenendo, ad esempio, una conferenza interna, allora è del tutto possibile dare ai relatori una certa libertà creativa. Altrimenti, immagina 5 rapporti di fila con un modello assolutamente identico, anche se bellissime diapositive. Visivamente, molto probabilmente, nessuno di loro "cattura".
— Karinn, come so, ha agito come ideologo e ispiratore.
— Era essenzialmente un'organizzatrice, sì. Cioè, inizialmente ha interessato le persone, le ha attratte, ha compilato elenchi e messo insieme un sistema. Non avremmo potuto farlo senza di lei. Karinn ci ha aiutato molto.
— E alla fine hai preparato ben 2 discorsi.
- Sì, ho parlato di due argomenti completamente diversi ed erano in momenti diversi. Ne ho presentato uno durante la [sessione per la] regione degli Stati Uniti e poi per la regione dell'APG [Asia-Pacifico] (ovvero, Asia ed Europa l'hanno giocato in seguito), l'altro è stato raccontato durante l'APG ed è stato giocato per gli Stati Uniti . Di conseguenza, ho avuto due presentazioni al mattino e alla sera. Ho anche dormito tra loro.
A proposito del pubblico
— Hai già testato queste presentazioni, questi argomenti sui tuoi colleghi, sui junior?
- NO. Era una tale idea: deliberatamente non ho mostrato nulla a nessuno, e poi ho detto: "Ragazzi, sostenetemi!" Volevo che più persone venissero a vedere VeeamON e alla fine mi hanno ringraziato perché erano interessati.
Sai come a volte succede: sembrerebbe un evento interessante, ma sei occupato, non hai tempo [per arrivarci]. (Questa, tra l'altro, è ancora una volta una questione di gestione del tempo.) E poi quelli a cui ero interessato in seguito mi hanno ringraziato, perché si sono presi una piccola pausa da una simile routine e hanno fatto qualcos'altro di interessante.
— Quindi hai portato con te il tuo pubblico target?
- Beh, in parte sì, diversi manager, miei colleghi e ingegneri - hanno guardato. Non tutti hanno guardato online, alcuni hanno guardato nelle registrazioni. E hanno anche confermato che lo scorrimento è di buona qualità, il video è visibile e va tutto bene. Hanno potuto godersi la mia presentazione in un altro momento in cui non erano così occupati.
la vita l'hacking per chi intende partecipare all'evento live online:
Qui puoi e dovresti fare quasi tutto come nelle riunioni offline: pianificare il tempo per la partecipazione, preparare e porre domande, prendere appunti, fare screenshot, discutere, condividere esperienze. Maggiore è il tuo coinvolgimento, migliore sarà la tua concentrazione e, di conseguenza, i benefici della partecipazione. Ci sono anche premi per la migliore domanda :)
— C'erano molti partecipanti russi, oltre ai tuoi colleghi di San Pietroburgo? C'erano ascoltatori di lingua russa?
— Ci sono stati visitatori, ma pochi relatori provenienti dalla Russia, e vorrei correggere la cosa l'anno prossimo. Da quanto ho capito, alcuni ragazzi hanno perso l'opportunità di partecipare all'evento quest'anno. Perché? Perché negli anni passati, come ho detto, questo evento riguardava altri dipartimenti, ma non tanto il sostegno. E non tutti hanno visto nella grande lettera su VeeamON che ci sarebbe stato anche Vimaton a supporto. E quando abbiamo iniziato a connettere le persone, sfortunatamente, alcune semplicemente non hanno avuto il tempo di preparare il materiale. Ma ora, dopo che i ragazzi l'hanno visto, sono già più interessati. E sono sicuro che l'anno prossimo coinvolgeremo il sostegno (compreso il sostegno russo) in questa questione in modo molto più attivo.
— Hai ricevuto feedback?
— Sì, a ogni relatore è stato inviato un file Excel con le risposte basate sulla sua presentazione, con feedback personale (anonimo, ovviamente) da parte di tutti coloro che lo hanno visualizzato. E poiché c'erano centinaia di persone, tutti hanno ricevuto un file enorme.
Per quanto ne so e ho chiesto ad altri ragazzi, tutti [gli ascoltatori] erano abbastanza adeguati in termini di comprensione di alcuni problemi tecnici (quando Internet di qualcuno non funzionava, qualcos'altro), e tutti erano molto soddisfatti del contenuto stesso.
Suggerimento utile n. 5: Fai un breve promemoria per gli ascoltatori sulla risoluzione dei possibili problemi - FAQ - che potrebbero sorgere durante l'evento. Anche se probabilmente continueranno a inviare richieste di aiuto in chat, è meglio dare a tutti brevi istruzioni in anticipo. Fornire supporto anche ai relatori, soprattutto durante le esibizioni con demo dal vivo (qualcuno registra un video per questo caso). Pensa a cosa potrebbe andare storto e quando, e trova soluzioni alternative. È meglio se il supporto tecnico è gestito da una persona separata che aiuterà, a cominciare dalle prove; Denis ha parlato di com'è andata alla Veeamathon-e .
— Il feedback che ricordavamo era che 20 minuti sono troppo brevi per trattare argomenti interessanti. Cioè, l'anno prossimo molto probabilmente dovremo fare doppie sessioni - ad esempio dividerle in 2 parti - o ridurre la quantità di materiale per facilitarne l'assorbimento da parte delle persone. Perché siamo dei tecnici, sappiamo già molto, parliamo tecnicamente, e forse qualcuno aveva bisogno di una piccola introduzione o di materiale un po' più semplice.
Nel complesso ci sono stati molti momenti positivi che hanno spinto gli organizzatori a pensare di realizzare un formato ibrido il prossimo anno. Quindi i colleghi di Veeam possono ora prepararsi al fatto che la call for papers riguarderà molti team, per diverse regioni.
Preparate la slitta d'estate e il carro d'inverno
— Vedendo come alcuni ragazzi non hanno avuto il tempo di registrarsi per la partecipazione, posso dire a coloro che sono coinvolti nella condivisione della conoscenza: è meglio pianificare in anticipo per il prossimo anno a quali conferenze si vuole parlare e prepararsi in anticipo. E poi puoi aspettare con calma questa conferenza. È molto meno stressante rispetto a quando sei nell'ultima settimana di preparazione.
Avevo il principio di essere impegnato con tutto, ho un calendario. E quando ho fornito i resoconti, mi stavo già preparando prima degli eventi stessi. Quindi quest'anno mi sono divertito molto di più sapendo di essere stato preparato in anticipo, avendo controllato e fatto tutto. Come si dice questo? Fallo e basta. Perché il solito problema è come riuscire a fare le slide e tutto il resto. Ma creiamo questo problema per noi stessi. Anche questa è una questione di gestione del tempo. Sfortunatamente, io stesso non me ne ero reso conto prima, anche se ho lavorato molto in questo settore - e solo ora me ne sono reso conto. Forse questo consiglio aiuterà qualcuno.
Suggerimento utile n. 6 di Denis: Qualcuno vuole partecipare a convegni? Un'ottima idea: nei fine settimana o nel tempo libero, fai qualcosa per la tua performance per almeno mezz'ora a settimana. E non noterai quanto velocemente si accumulerà il materiale. Questo aiuta molto.
— Consigli molto validi e nemmeno difficili da mettere in pratica, grazie!
— E inoltre, non stressarti. Perché, ripeto, se hai tempo in anticipo, allora puoi prepararti con calma, senza preoccuparti minimamente, e allo stesso tempo apparire molto più professionale di chi lo ha fatto all'ultimo momento. Sfortunatamente, me ne sono reso conto solo adesso, dopo Vimaton, quando ho scoperto che avevo semplicemente molto tempo [per prepararmi]. E dopo il fatto mi sono reso conto: cosa è successo per cui è stato così piacevole e divertente per me farlo? E poiché nessuno mi sollecitava, avevo molto tempo e l'ho fatto con calma. È stato molto bello.
- Non posso che applaudire!
- Sì, l'importante è sfruttare al massimo ogni opportunità e tutto andrà bene.
Fonte: habr.com