L’importanza dell’editing collaborativo dei documenti nelle aziende moderne non può essere sopravvalutata. La capacità di redigere contratti e accordi con la partecipazione dei dipendenti dell'ufficio legale, scrivere proposte commerciali online sotto la supervisione dei superiori e così via, consente all'azienda di risparmiare migliaia di ore di lavoro precedentemente spese per numerose approvazioni. Ecco perché una delle principali innovazioni in è stata la comparsa di Zextras Docs, una soluzione che consente di organizzare la piena collaborazione con i documenti direttamente nel client web Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.
Attualmente, Zextras Docs supporta la collaborazione con documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni e può anche gestire un numero enorme di formati di file. L'interfaccia della soluzione non è molto diversa da quella di qualsiasi editor di testo, quindi i dipendenti aziendali non devono dedicare molto tempo alla formazione per passare all'utilizzo di Zextras Docs. Ma la cosa più interessante, come sempre, è “sotto il cofano”. Diamo un'occhiata insieme a come funziona Zextras Docs e quali vantaggi può offrire questa soluzione di collaborazione documentale.
Zextras Docs piacerà soprattutto a coloro che già utilizzano Zimbra OSE e Zextras Suite nella propria azienda. Utilizzando questa soluzione è possibile implementare un nuovo servizio in produzione senza aumentare il numero di sistemi informativi e, di conseguenza, senza aumentare il costo di proprietà dell'infrastruttura IT. Chiariamo che Zextras Docs è compatibile solo con Zimbra OSE versione 8.8.12 e precedenti. Ecco perché, se utilizzi ancora versioni obsolete di Zimbra, ti consigliamo vivamente di eseguire l'aggiornamento alla versione 8.8.15 LTS. Grazie al lungo periodo di supporto, questa versione rimarrà valida e sicura per molti altri anni e sarà anche compatibile con tutti i componenti aggiuntivi attuali.
I vantaggi di Zextras Docs includono anche la possibilità della sua piena implementazione sull'infrastruttura aziendale. Ciò evita il trasferimento di informazioni a terzi, come spesso accade quando si utilizzano servizi ibridi o cloud. Ecco perché Zextras Docs è ideale per le aziende con una rigorosa politica di sicurezza delle informazioni e per quegli amministratori di sistema che preferiscono controllare completamente i flussi di dati e i processi che si verificano nell'azienda. Inoltre, un servizio di collaborazione documentale distribuito localmente consente di evitare i rischi associati all'indisponibilità di un servizio cloud in caso di problemi con il fornitore di servizi o con l'accesso a Internet ad alta velocità.
Zextras Docs è composto da tre parti: un server autonomo, un'estensione e un winterlet. Ognuna di queste tre parti fa la sua parte di lavoro:
- Il server Zextras Docs è un motore LibreOffice progettato per la collaborazione e l'integrazione con Zimbra OSE. È sul server Zextras Docs che tutti i documenti a cui accedono gli utenti vengono aperti, elaborati e archiviati. Deve essere installato su un nodo di elaborazione dedicato che esegue Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 o CentOS 7. Se il carico sul servizio Zextras Docs è abbastanza grande, puoi allocare più server contemporaneamente.
- L'estensione Zextras Docs non richiede installazione poiché è integrata nella Zextras Suite. Grazie a questa estensione, l'utente è connesso al server Zextras Docs, oltre al bilanciamento del carico quando si utilizzano più server. Inoltre, tramite l'estensione Zextras Docs, più utenti possono connettersi contemporaneamente a un documento, nonché scaricare file dalla memoria locale al server.
- La winterlet Zextras Docs, a sua volta, è necessaria per integrare il servizio nel client web. È grazie a lui che nel client web Zimbra appare la possibilità di creare e visualizzare in anteprima i documenti Zextras Docs.
Per distribuire Zextras Docs in un'azienda, devi prima assegnarle uno o più server fisici o virtuali. Successivamente, è necessario scaricare le distribuzioni delle applicazioni server dal sito Web Zextras per , o , quindi decomprimerlo e installarlo. Nella fase finale dell'installazione, il server ti chiederà di specificare l'indirizzo IP del server LDAP, nonché una coppia login/password che verrà utilizzata per inserire i dati sul nuovo server in LDAP. Tieni presente che al termine dell'installazione, ciascun server Zextras Docs sarà visibile a tutti gli altri nodi dell'infrastruttura.
Poiché l'estensione Zextras Docs è già inclusa nella Zextras Suite, puoi semplicemente abilitarla per quegli utenti e gruppi che necessitano di accedere agli strumenti di collaborazione dei documenti. Il winterlet Zextras Docs può essere attivato dalla console di amministrazione Zimbra. Tieni presente che dopo aver aggiunto il server Zextras Docs all'infrastruttura Zimbra OSE, è necessario aggiornare la configurazione del server proxy Zimbra. Per fare ciò, basta eseguire il file /opt/zimbra/libexec/zmproxyconfgen come utente Zimbra ed eseguire il comando riavvio zmproxyctl per riavviare il servizio proxy.
Per tutte le domande relative a Zextras Suite, è possibile contattare il rappresentante della società Zextras Katerina Triandafilidi via e-mail [email protected]
Fonte: habr.com