L'importanza della modifica collaborativa dei documenti nel business moderno è difficile da sovrastimare. La possibilità di redigere contratti e accordi con la partecipazione di membri del personale del dipartimento legale, scrivere proposte commerciali sotto la supervisione della direzione in tempo reale e così via, consente all'azienda di risparmiare migliaia di ore lavorative che prima erano spese in numerose approvazioni. Proprio per questo uno delle principali innovazioni in è stata l'introduzione di Zextras Docs, una soluzione che consente di organizzare un'efficace collaborazione documentale direttamente nel client web di Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.
Attualmente Zextras Docs supporta la collaborazione su documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni, oltre a gestire un'ampia varietà di formati di file. L'interfaccia della soluzione è molto simile a quella di un qualsiasi editor di testo, il che significa che i dipendenti non dovranno dedicare molto tempo alla formazione per passare all'uso di Zextras Docs. Ma la parte più interessante, come al solito, si trova "sotto il cofano". Diamo un'occhiata insieme a come è strutturato Zextras Docs e quali vantaggi questa soluzione di collaborazione documentale è in grado di offrire.
Zextras Docs piacerà soprattutto a coloro che già utilizzano Zimbra OSE e Zextras Suite nella propria azienda. Con questa soluzione è possibile implementare un nuovo servizio in azienda, senza aumentare il numero di sistemi informativi e, di conseguenza, senza far lievitare i costi di gestione dell'infrastruttura IT. Va precisato che Zextras Docs è compatibile solo con Zimbra OSE versione 8.8.12 e successive. Pertanto, se stai ancora usando versioni obsolete di Zimbra, ti consigliamo vivamente di aggiornarti alla versione 8.8.15 LTS. Grazie al lungo periodo di supporto, questa versione rimarrà attuale e sicura per diversi anni, e sarà compatibile con tutti gli attuali componenti aggiuntivi.
I vantaggi di Zextras Docs includono anche la possibilità di una piena implementazione nell'infrastruttura dell'azienda. Questo consente di evitare la trasmissione di informazioni a terzi, come spesso accade con servizi ibridi o basati su cloud. È proprio per questo che Zextras Docs si adatta perfettamente alle aziende con una rigorosa politica di sicurezza informatica e ai sistemisti che preferiscono controllare completamente i flussi di dati e i processi aziendali. Inoltre, il servizio di collaborazione sui documenti installato localmente riduce i rischi associati all'indisponibilità di un servizio cloud in caso di problemi con il fornitore o di difficoltà nell'accesso a Internet ad alta velocità.
Zextras Docs è composto da tre parti: un server autonomo, un'estensione e un zimlet. Ognuna di queste tre parti svolge un ruolo specifico:
- Il server Zextras Docs funge da motore LibreOffice, ottimizzato per la collaborazione e l'integrazione con Zimbra OSE. È qui che tutti i documenti a cui accedono gli utenti vengono aperti, elaborati e archiviati. Deve essere installato su un nodo di calcolo dedicato che esegue Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 o CentOS 7. Se il carico sul servizio Zextras Docs è particolarmente elevato, è possibile dedicare più server ad esso.
- L'estensione Zextras Docs non richiede installazione, in quanto è integrata in Zextras Suite. Grazie a questa estensione, gli utenti possono connettersi al server Zextras Docs e bilanciare il carico quando si utilizzano più server. Inoltre, attraverso l'estensione di Zextras Docs è possibile consentire a più utenti di collegarsi contemporaneamente a un unico documento e caricare file dallo storage locale sul server.
- Lo zimlet Zextras Docs, d'altra parte, è necessario per integrare il servizio nel client web. È grazie ad esso che nel client web Zimbra è possibile creare e visualizzare in anteprima i documenti di Zextras Docs.
Per implementare Zextras Docs in azienda, è innanzitutto necessario dedicare uno o più server fisici o virtuali. Successivamente, è necessario scaricare dalla pagina di Zextras i pacchetti dell'applicazione server per , o , e poi estrarlo e installarlo. Nella fase finale dell'installazione, il server ti chiederà di specificare l'indirizzo IP del server LDAP, oltre a una coppia di nome utente/password, che verranno utilizzati per inserire i dati del nuovo server nell'LDAP. Si noti che, al termine dell'installazione, ogni server Zextras Docs sarà visibile a tutti gli altri nodi dell'infrastruttura.
Poiché l'estensione Zextras Docs è già inclusa nel Zextras Suite, sarà sufficiente abilitare la sua utilizzabilità per gli utenti e i gruppi che devono avere accesso agli strumenti di collaborazione sui documenti. Il zimlet Zextras Docs può essere attivato dalla console di amministrazione di Zimbra. Si noti che, dopo aver aggiunto il server Zextras Docs all'infrastruttura Zimbra OSE, è necessario aggiornare la configurazione del server Proxy di Zimbra. Per fare ciò, basta eseguire il file /opt/zimbra/libexec/zmproxyconfgen come utente Zimbra e poi eseguire il comando zmproxyctl restart per riavviare il servizio proxy.
Per qualsiasi domanda relativa a Zextras Suite, puoi contattare il rappresentante dell'azienda 'Zextras', Katerina Triandafillidi, all'indirizzo email katerina@zextras.com
Fonte: habr.com
