L'importanza della collaborazione nella modifica dei documenti nel business moderno è difficile da sovrastimare. La possibilità di redigere contratti e accordi con la partecipazione dei membri del dipartimento legale, di scrivere proposte commerciali sotto la supervisione della direzione in modo online e così via consente alle aziende di risparmiare migliaia di ore di lavoro, che in precedenza venivano spese in numerose approvazioni. È per questo che una delle principali innovazioni in è stata l'introduzione di Zextras Docs, una soluzione che consente di organizzare una collaborazione completa sui documenti direttamente nel client web di Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.
Attualmente, Zextras Docs supporta la collaborazione su documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni, e ha la capacità di gestire un'ampia varietà di formati di file. L'interfaccia della soluzione è poco diversa da quella di un qualsiasi editor di testo, il che significa che i dipendenti non dovranno dedicare molto tempo a formarsi per passare all'uso di Zextras Docs. Ma la vera sorpresa, come sempre, si trova "sotto il cofano". Diamo un'occhiata a come è strutturato Zextras Docs e quali vantaggi questa soluzione per la collaborazione sui documenti può offrire.
Zextras Docs piacerà soprattutto a coloro che già utilizzano Zimbra OSE e Zextras Suite nella propria azienda. Grazie a questa soluzione è possibile implementare un nuovo servizio senza aumentare il numero dei sistemi informatici e, di conseguenza, evitare di incrementare i costi di proprietà dell'infrastruttura IT. È importante notare che Zextras Docs è compatibile solo con Zimbra OSE versione 8.8.12 e successive. Pertanto, se stai ancora utilizzando versioni obsolete di Zimbra, ti consigliamo vivamente di aggiornarti alla versione 8.8.15 LTS. Grazie al lungo periodo di supporto, questa versione rimarrà attuale e sicura per diversi anni, oltre a essere compatibile con tutti i plugin attuali.
Tra i vantaggi di Zextras Docs va anche menzionata la possibilità di un'implementazione completa sull'infrastruttura aziendale. Questo consente di evitare la condivisione di informazioni con terze parti, come spesso accade nell'uso di servizi ibridi o cloud. Per questo motivo, Zextras Docs è ideale per le aziende con rigide politiche di sicurezza informatica e per quegli amministratori di sistema che preferiscono avere il controllo totale sui flussi di dati e sui processi aziendali. Inoltre, un servizio di collaborazione documentale installato localmente permette di evitare i rischi associati all'indisponibilità del servizio cloud in caso di problemi con il fornitore o di difficoltà nell'accesso veloce a Internet.
Zextras Docs è costituito da tre parti: un server autonomo, un'estensione e un zimlet. Ognuna di queste tre componenti svolge un ruolo specifico:
- Il server Zextras Docs è un motore LibreOffice progettato per la collaborazione e l'integrazione con Zimbra OSE. È su questo server che vengono aperti, elaborati e archiviati tutti i documenti a cui accedono gli utenti. Deve essere installato su una macchina dedicata gestita da Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 o CentOS 7. Se il carico sul servizio Zextras Docs è abbastanza elevato, si possono dedicare più server.
- L'estensione Zextras Docs non richiede installazione, poiché è integrata in Zextras Suite. Grazie a questa estensione, si collega l'utente al server Zextras Docs e si bilanciano i carichi quando si utilizzano più server. Inoltre, tramite l'estensione Zextras Docs è possibile consentire a più utenti di accedere contemporaneamente a un documento, così come caricare file dallo storage locale al server.
- Lo zimlet Zextras Docs, a sua volta, è necessario per integrare il servizio nel client web. È grazie a questo che nel client web di Zimbra si ha la possibilità di creare e visualizzare in anteprima i documenti di Zextras Docs.
Per implementare Zextras Docs in azienda, è prima necessario dedicare uno o più server fisici o virtuali. Dopodiché si devono scaricare dal sito di Zextras i pacchetti dell'applicazione server per , o , quindi decompressirli e installarli. Durante la fase finale dell'installazione, il server ti chiederà di specificare l'indirizzo IP del server LDAP, così come una coppia di login/password che saranno usati per registrare il nuovo server in LDAP. È importante notare che dopo il completamento dell'installazione, ogni server Zextras Docs sarà visibile a tutti gli altri nodi dell'infrastruttura.
Poiché l'estensione Zextras Docs è già inclusa in Zextras Suite, è sufficiente abilitare l'utilizzo per quegli utenti e gruppi che devono avere accesso agli strumenti di collaborazione sui documenti. Il zimlet Zextras Docs può essere attivato dalla console di amministrazione di Zimbra. Si noti che dopo aver aggiunto il server Zextras Docs all'infrastruttura Zimbra OSE, è necessario aggiornare la configurazione del server proxy di Zimbra. A tal fine, è sufficiente eseguire il file /opt/zimbra/libexec/zmproxyconfgen come utente Zimbra e poi eseguire il comando zmproxyctl restart per riavviare il servizio proxy.
Per qualsiasi domanda relativa a Zextras Suite, puoi contattare il rappresentante dell'azienda «Zextras», Katerina Triandafili, all'indirizzo email katerina@zextras.com
Fonte: habr.com
