La storia dell'email risale a diversi decenni fa. Nel corso di questo tempo, questo standard di comunicazione aziendale non solo non è invecchiato, ma diventa ogni anno sempre più popolare grazie all'implementazione di sistemi di collaborazione nelle varie aziende, che di solito si basano proprio sull'email. Tuttavia, a causa della mancanza di tempestività dell'email, sempre più utenti stanno abbandonando questo strumento a favore di chat testuali, chiamate vocali e videochiamate, così come videoconferenze. Questi modi di comunicazione aziendale aiutano i dipendenti a risparmiare molto tempo e, di conseguenza, a essere più efficaci e a generare maggiori profitti per l'azienda.
Tuttavia, l'uso di chat e videochiamate per risolvere questioni lavorative porta spesso all'emergere di nuove minacce per la sicurezza informatica dell'azienda. Il problema è che, in assenza di una soluzione aziendale adeguata, i dipendenti possono iniziare a comunicare in servizi pubblici, con il rischio di una fuga di informazioni importanti. D'altra parte, la dirigenza dell'azienda non sempre è disposta a investire in piattaforme aziendali per videoconferenze e chat, poiché molti credono che queste distraggano i dipendenti dal lavoro anziché aumentare la loro produttività. Una possibile soluzione potrebbe essere l'implementazione di chat aziendali e videoconferenze basate su sistemi informatici già esistenti. Coloro che utilizzano come piattaforma di collaborazione Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition possono affrontare la questione della creazione di chat aziendali e videoconferenze grazie a Zextras Team, una soluzione che aggiunge a Zimbra OSE una serie di nuove funzionalità legate alla comunicazione aziendale online.
Zextras Team è disponibile in due edizioni: Zextras Team Basic e Zextras Team Pro, che si differenziano per il set di funzioni offerte. La prima opzione è completamente gratuita e consente di organizzare chat testuali sulla piattaforma Zimbra OSE sia in formato uno-a-uno che in formato chat di gruppo, oltre a videochiamate e chiamate audio in formato uno-a-uno. Tutte queste funzionalità saranno disponibili direttamente dal client web di Zimbra OSE. Inoltre, gli utenti di Zextras Team Basic possono utilizzare l'app mobile disponibile su piattaforme iOS e Android. Queste applicazioni consentono di accedere a chat private e testuali, e in futuro permetteranno di effettuare videochiamate. È importante notare che per le videochiamate e le chiamate audio gli utenti di Zextras Team avranno bisogno di una webcam e/o di un microfono funzionanti.
Zextras Team Pro offre una funzionalità molto più ricca. Oltre alle capacità già menzionate, gli utenti di Zextras Team potranno creare videoconferenze per un gran numero di dipendenti. Questo consente di tenere riunioni tra i membri del team che si trovano in luoghi diversi, risparmiando così tempo che prima si sarebbe speso per riunire i partecipanti in un'unica sede, permettendo di concentrarsi su una discussione più approfondita delle questioni o sulla risoluzione di compiti lavorativi specifici.
Inoltre, Zextras Team Pro consente la creazione di spazi virtuali e sale riunioni virtuali per i dipendenti. Questi spazi possono contenere diverse sale riunioni in cui i vari partecipanti possono discutere temi comuni. Ad esempio, consideriamo un'azienda con un dipartimento vendite composto da 16 persone. Di queste, 5 lavorano nel settore b2c, 5 nel b2b e 5 nel b2g. L'intero dipartimento è guidato da un responsabile vendite.
Dal momento che tutti i dipendenti lavorano nello stesso reparto, è opportuno creare uno spazio comune in cui discutere tutte le tematiche che riguardano ciascun membro del team vendite. Tuttavia, ci sono spesso argomenti che riguardano solo la divisione che lavora, ad esempio, con il b2b. È chiaro che i dipendenti delle vendite, che operano in altri ambiti, non hanno bisogno di partecipare a tali discussioni, ma il capo reparto deve essere coinvolto nei dibattiti di ogni divisione. Per questo motivo, è possibile all'interno dello spazio dedicato alle esigenze del team vendite creare sale virtuali separate per ogni settore, in modo che ciascuna di esse possa consentire ai dipendenti di comunicare tra loro e con il responsabile del reparto. Inoltre, tutte e tre le sale virtuali saranno comodamente raccolte in uno spazio separato per il responsabile. E considerando che tutta la comunicazione avviene su server Poiché i dati delle aziende non vengono trasferiti, queste chat possono essere considerate piuttosto sicure dal punto di vista della protezione delle informazioni. Oltre al dipartimento vendite, il principio degli spazi e delle sale riunione virtuali può essere applicato a tutta l'impresa.
Oltre alle videoconferenze, gli utenti hanno accesso anche alle chiamate audio. Oltre a caricare meno le linee di comunicazione, molti dipendenti si sentono spesso imbarazzati a comunicare in formato video e talvolta anche coprono la webcam dei loro laptop.
Oltre alle videochiamate e alle chiamate audio con i colleghi, Zextras Team consente di creare videochiamate e chiamate audio con qualsiasi utente che non sia un dipendente dell'azienda, generando e inviando un link speciale per collegarsi alla riunione. Poiché per utilizzare Zextras Team è necessario solo un browser moderno, questa funzione permette di comunicare rapidamente con un cliente o un partner nei casi in cui la corrispondenza scritta richiederebbe troppo tempo. Inoltre, in Zextras Team è supportato lo scambio di file, che i dipendenti possono inviare l'uno all'altro direttamente durante la videochiamata o la chat testuale.
Non si può non menzionare l'app mobile speciale di Zextras Team, che consente ai dipendenti di partecipare a chat aziendali anche quando non si trovano sul posto di lavoro. L'app è disponibile per le piattaforme iOS e Android e attualmente consente agli utenti di:
- Comunicare, ricevendo e inviando messaggi dal proprio smartphone
- Creare e cancellare chat private, nonché unirsi a esse
- Creare e cancellare chat di gruppo, nonché unirsi a esse
- Unirsi a spazi virtuali e sale riunioni, nonché crearli ed eliminarli
- Invitare utenti negli spazi virtuali e sale riunioni, oppure rimuoverli
- Ricevere notifiche push e stabilire una connessione sicura con il corporate server.
In futuro l'applicazione includerà funzionalità per videochiamate private, conferenze video e condivisione di file.
Un'altra funzionalità interessante di Zextras Team è la possibilità di trasmettere il contenuto dello schermo del computer in tempo reale e di trasferire il controllo a un altro utente. Questa funzione può essere molto utile durante i webinar formativi, dove è necessario presentare un nuovo interfaccia ai dipendenti. Inoltre, questa funzione può aiutare il dipartimento IT a supportare i dipendenti nella risoluzione di problemi con i loro computer senza la presenza fisica del tecnico IT.
Pertanto, Zextras Team rappresenta una soluzione completa per facilitare la comunicazione online tra i dipendenti, sia all'interno della rete aziendale che all'esterno. Grazie alla capacità di Zextras Backup di eseguire il backup completo di tutte le informazioni generate in Zextras Team, le informazioni non andranno perse e, a seconda della severità delle politiche di sicurezza, l'amministratore di sistema potrà configurare autonomamente diverse restrizioni per gli utenti.
Per qualsiasi domanda relativa a Zextras Suite, puoi contattare il rappresentante dell'azienda «Zextras», Ekaterina Triandafili, via email all'indirizzo katerina@zextras.com.
Fonte: habr.com
