La storia della posta elettronica risale a diversi decenni fa. Durante questo periodo, questo standard di comunicazione aziendale non solo non è diventato obsoleto, ma sta diventando sempre più popolare ogni anno grazie all'introduzione di sistemi di collaborazione in varie aziende, che, di regola, si basano specificamente sulla posta elettronica. Tuttavia, a causa della scarsa efficienza della posta elettronica, sempre più utenti la abbandonano a favore delle chat di testo, delle chiamate vocali e video e delle videoconferenze. Tali metodi di comunicazione aziendale aiutano i dipendenti a risparmiare molto tempo e, di conseguenza, a essere più efficienti e a portare più denaro all'azienda.
Tuttavia, l’utilizzo di chat e comunicazioni video per risolvere problemi di lavoro porta spesso all’emergere di nuove minacce alla sicurezza informatica di un’impresa. Il fatto è che in assenza di una soluzione aziendale adeguata, i dipendenti possono iniziare autonomamente a corrispondere e comunicare nei servizi pubblici, il che può portare alla fuga di informazioni importanti. D'altra parte, il management aziendale non è sempre disposto a stanziare fondi per l'implementazione di piattaforme aziendali per videoconferenze e chat, poiché molti sono convinti che distraggano i dipendenti dal lavoro piuttosto che aumentarne l'efficienza. Una via d'uscita da questa situazione potrebbe essere l'implementazione di chat aziendali e videoconferenze basate sui sistemi informativi esistenti. Chi utilizza Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition come piattaforma di collaborazione può risolvere il problema della creazione di chat e videoconferenze aziendali con Zextras Team, una soluzione che aggiunge a Zimbra OSE molte nuove funzionalità legate alla comunicazione aziendale online.
Zextras Team è disponibile in due edizioni: Zextras Team Basic e Zextras Team Pro, e si differenziano per l'insieme di funzioni fornite. La prima opzione di consegna è completamente gratuita e ti consente di organizzare chat di testo sia in formato individuale che di gruppo, nonché chat video e chiamate audio individuali basate su Zimbra OSE. In questo caso tutte queste funzionalità saranno disponibili direttamente dal web client Zimbra OSE. Inoltre, gli utenti di Zextras Team Basic possono utilizzare l'applicazione mobile, disponibile su piattaforme iOS e Android. Queste app ti consentono di accedere a chat private e di testo e in futuro ti permetteranno di effettuare videochiamate. Notiamo subito che per le chat video e le chiamate audio, gli utenti di Zextras Team avranno bisogno di una webcam e/o di un microfono correttamente funzionanti.
Ma Zextras Team Pro offre funzionalità molto più ricche. Oltre alle funzionalità già elencate, gli utenti di Zextras Team avranno la possibilità di creare videoconferenze per un gran numero di dipendenti. Ciò consente di organizzare riunioni tra dipendenti che si trovano geograficamente in luoghi diversi e quindi di risparmiare tempo, precedentemente impiegato per riunire i partecipanti alla riunione in una stanza, e di spenderlo per uno studio più approfondito di problemi o per risolvere compiti lavorativi specifici.
Zextras Team Pro ti consente anche di creare spazi virtuali e riunioni virtuali per i dipendenti. Lo spazio può contenere più sale riunioni contemporaneamente, in cui i vari partecipanti nello spazio possono discutere argomenti comuni. Ad esempio, consideriamo un'impresa che dispone di un reparto vendite di 16 persone. Di questi, 5 dipendenti lavorano nelle vendite b2c, 5 dipendenti svolgono vendite b2b e altri 5 dipendenti lavorano nel b2g. L'intero reparto è diretto dal responsabile del reparto vendite.
Poiché tutti i dipendenti lavorano nello stesso reparto, sarebbe saggio creare uno spazio comune in cui discutere tutti gli argomenti che riguardano ciascun addetto alle vendite. Allo stesso tempo, spesso sorgono argomenti che riguardano solo un dipartimento che lavora, ad esempio, con il B2B. Naturalmente, i dipendenti del reparto vendite che lavorano in altre aree non hanno bisogno di partecipare alle discussioni su tali argomenti, ma il capo del dipartimento dovrebbe prendere parte alle discussioni di ciascun dipartimento. Ecco perché è possibile allocare riunioni virtuali separate per ciascuna direzione all'interno dello spazio assegnato per le esigenze del reparto commerciale, in modo che in ciascuna di esse i dipendenti possano comunicare tra loro e con il responsabile del reparto. Allo stesso tempo, il manager stesso avrà tutti e tre gli incontri virtuali comodamente raccolti in uno spazio separato. E se si considera che tutte le comunicazioni avvengono sui server dell'azienda e che i dati non vengono trasferiti da nessuna parte, tali chat possono essere definite abbastanza sicure in termini di sicurezza delle informazioni. Al di là del reparto vendite, il concetto di spazi e sale riunioni virtuali può essere applicato all’intera azienda.
Oltre alle riunioni video, sono disponibili per gli utenti anche le chiamate audio. Oltre a caricare molto meno i canali di comunicazione, molti dipendenti sono spesso semplicemente imbarazzati a comunicare in formato video e spesso coprono persino la webcam dei loro laptop.
Oltre alle chat video e alle chiamate audio con i dipendenti, Zextras Team consente di creare chat video e chiamate audio con qualsiasi utente che non sia un dipendente dell'azienda generando e inviandogli un collegamento speciale per partecipare alla riunione. Poiché Zextras Team richiede solo un browser moderno, utilizzando questa funzione puoi sempre comunicare rapidamente con un cliente o una controparte nei casi in cui la corrispondenza regolare richiederebbe troppo tempo. Inoltre, Zextras Team supporta la condivisione di file, che i dipendenti possono scambiarsi direttamente durante una videochiamata o una conversazione di testo.
Impossibile non citare la speciale applicazione mobile Zextras Team, che consente ai dipendenti di partecipare alle chat aziendali anche quando non sono sul posto di lavoro. L'app è disponibile per piattaforme iOS e Android e attualmente consente agli utenti di:
- Conduci la corrispondenza ricevendo e inviando messaggi sul tuo smartphone
- Crea, elimina e partecipa a chat private
- Crea, elimina e partecipa alle chat di gruppo
- Partecipa a spazi virtuali e conversazioni, nonché creali ed eliminali
- Invita gli utenti a spazi e conversazioni virtuali o viceversa, rimuovili da lì
- Ricevi notifiche push e stabilisci una connessione sicura con il server aziendale.
In futuro, l'applicazione aggiungerà funzionalità per la comunicazione video privata, nonché per videoconferenze e una funzione di condivisione di file.
Un'altra caratteristica interessante di Zextras Team è la capacità di trasmettere il contenuto dello schermo del computer in tempo reale e di trasferirne il controllo a un altro utente. Questa funzionalità può essere molto utile durante lo svolgimento di webinar di formazione, durante i quali è necessario familiarizzare i dipendenti con la nuova interfaccia. Questa funzionalità può anche aiutare un reparto IT aziendale ad aiutare i dipendenti a risolvere i problemi con i propri computer senza la presenza fisica di una persona IT.
Pertanto, Zextras Team è una soluzione completa per organizzare una comoda comunicazione online tra i dipendenti sia all'interno della rete interna dell'azienda che oltre. Dato che Zextras Backup è in grado di eseguire il backup completo di tutte le informazioni generate in Zextras Team, le informazioni da lì non andranno perse da nessuna parte e, a seconda della gravità delle politiche di sicurezza, l'amministratore di sistema sarà in grado di configurare in modo indipendente vari restrizioni per gli utenti.
Per tutte le domande relative a Zextras Suite, è possibile contattare il rappresentante di Zextras Ekaterina Triandafilidi via e-mail [email protected]
Fonte: habr.com