Trasformazione digitale fai da te per le piccole imprese

Un errore comune degli uomini d'affari alle prime armi è che non prestano la dovuta attenzione alla raccolta e all'analisi dei dati, all'ottimizzazione dei flussi di lavoro e al monitoraggio degli indicatori chiave. Ciò comporta una riduzione della produttività e uno spreco non ottimale di tempo e risorse. Con processi errati, devi correggere gli stessi errori più volte. Man mano che il numero di clienti cresce, il servizio si deteriora e senza l'analisi dei dati non c'è una chiara comprensione di ciò che deve essere migliorato. Di conseguenza, le decisioni vengono prese per capriccio.

Per essere competitive, le aziende moderne, oltre a prodotti e servizi di qualità, hanno bisogno di avere processi trasparenti e raccogliere dati analitici. Senza questo, è difficile capire il reale stato delle cose negli affari e prendere le giuste decisioni. Pertanto, è importante avere nel proprio arsenale gli strumenti necessari che non solo sono comodi da usare, ma consentono anche di semplificare il lavoro e creare i processi più trasparenti.

Oggi esiste un numero enorme di strumenti e soluzioni. Ma la maggior parte degli imprenditori non li usa perché o non ne vedono il valore, o non capiscono come usarli, o sono costosi o complicati o 100500 in più. Ma coloro che l'hanno capito, trovato o creato tali strumenti per se stessi, hanno un vantaggio a medio termine.

Da più di 10 anni creo prodotti e soluzioni IT che aiutano le aziende ad aumentare i profitti attraverso l'automazione e la trasformazione digitale dei processi. Ho aiutato a creare dozzine di startup e creato dozzine di strumenti online utilizzati da centinaia di migliaia di persone in tutto il mondo.

Ecco uno dei buoni esempi nella mia pratica che mostra i vantaggi della trasformazione digitale. Per un piccolo studio legale americano, io e il mio team abbiamo creato uno strumento di generazione di documenti legali che consentiva agli avvocati di generare documenti più velocemente. E successivamente, dopo aver ampliato le funzionalità di questo strumento, abbiamo creato un servizio online e trasformato completamente l'azienda. Ora servono i clienti non solo nella loro città, ma in tutto il paese. Per tre anni, la capitalizzazione dell'azienda è cresciuta più volte.

Nell'articolo condividerò con voi la vera esperienza della creazione di un sistema trasparente per il monitoraggio degli indicatori aziendali chiave. Cercherò di instillare il valore dell'utilizzo di soluzioni digitali, dimostrerò che non è difficile e non sempre costoso. Quindi andiamo!

С чего все началось

Se vuoi avere ciò che non hai mai avuto, dovrai fare ciò che non hai mai fatto.
Coco Chanel

Mia moglie era stanca di stare seduta in congedo di maternità e abbiamo deciso di aprire una piccola impresa: una sala giochi per bambini. Dato che ho la mia attività, mia moglie si occupa della sala giochi e io aiuto nelle questioni strategiche e nello sviluppo.

I dettagli dell'apertura di un'attività sono una storia completamente diversa, ma nella fase di raccolta dati e analisi dei concorrenti, oltre a evidenziare i problemi specifici di questa attività, abbiamo prestato attenzione ai problemi dei processi interni che la maggior parte dei concorrenti non ha combattuto Comunque.

Con mia sorpresa, nel XNUMX° secolo, quasi nessuno conservava il CRM in nessuna forma, molti tenevano registri per iscritto, su quaderni. Allo stesso tempo, i proprietari stessi si sono lamentati del fatto che i dipendenti rubano, commettono errori nei calcoli e devono dedicare molto tempo a ricalcolare e confrontare con le voci nel libro mastro, i dati sulle prenotazioni, i depositi vengono persi, i clienti se ne vanno per motivi che non capire.

Analizzando i dati raccolti, ci siamo resi conto che non vogliamo ripetere i loro errori e abbiamo bisogno di un sistema trasparente che riduca al minimo questi rischi. Prima di tutto, abbiamo iniziato a cercare soluzioni già pronte, ma non siamo riusciti a trovare che soddisfacessero pienamente le nostre esigenze. E poi ho deciso di realizzare il mio sistema, anche se non ideale, ma funzionante e poco costoso (quasi gratuito).

Quando ho scelto uno strumento, ho tenuto conto dei seguenti criteri: dovrebbe essere poco costoso, dovrebbe essere flessibile e accessibile e dovrebbe essere facile da usare. Potrei scrivere un sistema completo, potente e costoso per questa attività, ma avevamo poco tempo e un budget limitato, inoltre non capivamo appieno se il nostro progetto avrebbe funzionato e non sarebbe saggio spendere molte risorse su questo sistema . Pertanto, al momento di testare l'ipotesi, ho deciso di iniziare con MVP (Minimum Viable Product - prodotto minimo vitale) e nel più breve tempo possibile con un investimento minimo realizzare una versione funzionante, ed eventualmente finirla o rifarla.

Di conseguenza, la mia scelta è ricaduta sui servizi Google (Drive, Fogli, Calendario). La principale fonte di informazioni input-output è Fogli Google, poiché mia moglie ha esperienza con i fogli di calcolo, può apportare modifiche da sola se necessario. Ho anche tenuto conto del fatto che lo strumento verrà utilizzato anche da dipendenti che potrebbero non essere molto bravi a usare il computer, e insegnare loro a inserire dati in una tabella sarà molto più semplice che insegnargli a lavorare con qualche programma specializzato come 1C.

I dati inseriti nelle tabelle cambiano in tempo reale, ovvero in qualsiasi momento puoi vedere la situazione dell'azienda, la sicurezza è integrata, puoi limitare l'accesso a determinate persone.

Sviluppo dell'architettura e della struttura dei dati

La sala giochi per bambini fornisce diversi servizi di base.

• Visita standard - quando un cliente acquista il tempo trascorso nella stanza dei giochi dei propri figli.
• Visita guidata - quando un cliente acquista il tempo trascorso nella stanza dei giochi dei propri figli e paga un extra per la supervisione. Cioè, il cliente può lasciare il bambino e occuparsi dei suoi affari, e l'addetto alla stanza guarderà e giocherà con il bambino durante l'assenza del genitore.
• compleanno all'aperto – il cliente affitta un tavolo separato per mangiare e accogliere gli ospiti e paga una visita standard alla sala giochi, mentre la sala funziona come al solito.
• Compleanno chiuso – il cliente affitta l'intero locale, la stanza non accetta altri clienti durante il periodo di affitto.

È importante che il proprietario sappia quante persone hanno visitato la stanza, quanti anni avevano, quanto tempo hanno trascorso, quanti soldi hanno guadagnato, quanto hanno speso (spesso capita che l'amministratore debba comprare qualcosa o pagare per qualcosa, ad esempio consegna o acqua), quanti compleanni.

Come ogni progetto IT, ho iniziato pensando all'architettura del sistema futuro e elaborando la struttura dei dati. Poiché il coniuge è impegnato in affari, sa tutto ciò di cui ha bisogno per vedere, controllare e governare, quindi ha agito come cliente. Insieme abbiamo tenuto un brainstorming e stabilito i requisiti per il sistema, sulla base dei quali ho pensato alla funzionalità del sistema e ho formato la seguente struttura di file e cartelle in Google Drive:

Il documento "Riepilogo" contiene informazioni generali sulla società: entrate, spese, analisi

Il documento "Spese" contiene informazioni sulle spese mensili dell'azienda. Per maggiore trasparenza è suddiviso in categorie: spese d'ufficio, imposte, spese del personale, spese pubblicitarie, altre spese.

spese mensili

Tabella riassuntiva delle spese dell'anno

Ci sono 12 fogli Google nella cartella Entrate, uno per ogni mese. Questi sono i principali documenti di lavoro che i dipendenti compilano quotidianamente. Contengono la scheda e le schede obbligatorie del dashboard per ogni giorno lavorativo. La scheda dashboard mostra tutte le informazioni necessarie per il mese corrente per una rapida comprensione del business, ed è anche possibile impostare prezzi e aggiungere servizi.

scheda dashboard

scheda giornaliera

Nel processo di sviluppo del business, iniziarono ad apparire ulteriori esigenze sotto forma di sconti, abbonamenti, servizi aggiuntivi ed eventi. Abbiamo anche implementato tutto questo nel tempo, ma questo esempio mostra la versione base del sistema.

Creazione di funzionalità

Dopo aver individuato gli indicatori principali, elaborato l'architettura e lo scambio di dati tra entità, ho iniziato l'implementazione. Prima di tutto, nella cartella "Reddito", ho creato un documento Google Sheet. Ho creato due schede al suo interno: dashboard e il primo giorno del mese, in cui ho aggiunto la seguente tabella.

Foglio di lavoro principale

Questo è il foglio di lavoro principale con cui lavorerà l'amministratore. Deve solo compilare i campi obbligatori (contrassegnati in rosso) e il sistema calcolerà autonomamente tutti gli indicatori necessari.

Per ridurre gli errori di input e comodità, il campo "Tipo di visita" è stato implementato da un elenco a discesa dei servizi forniti, che possiamo modificare nella pagina del dashboard. Per fare ciò, aggiungiamo la convalida dei dati a queste celle e indichiamo l'intervallo da cui ottenere i dati.

Per ridurre l'errore umano nei calcoli, ho aggiunto un calcolo automatico delle ore trascorse dal cliente in camera e il calcolo della somma di denaro da pagare.

Per fare ciò, l'Amministratore deve semplicemente registrare l'ora di arrivo del cliente (colonna E) e l'ora di partenza (colonna F) nel formato HH:MM. Per calcolare il tempo totale trascorso da un cliente nella sala giochi, utilizzo questa formula:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)

Per calcolare automaticamente la somma di denaro per l'utilizzo dei servizi, ho dovuto utilizzare una formula più complessa, poiché il prezzo di un'ora può variare a seconda del tipo di servizio. Pertanto, ho dovuto collegare i dati alla tabella dei servizi nella pagina del dashboard utilizzando la funzione QUERY:

=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)

Oltre alle azioni principali, ho aggiunto funzioni aggiuntive per eliminare errori IFERROR o ISBLANK indesiderati, nonché la funzione ROUNDDOWN - per non scherzare con le sciocchezze, ho arrotondato l'importo finale per difetto, verso il cliente.

Oltre al reddito principale (affitto a tempo), la stanza dei giochi per bambini ha entrate aggiuntive sotto forma di servizi o vendita di giocattoli, e i dipendenti fanno alcune piccole spese, ad esempio pagano l'acqua potabile o acquistano dolci per i complimenti, tutto questo deve essere preso in considerazione anche.

Pertanto, ho aggiunto altre due tavole, in cui registreremo questi dati:

Per facilitare il lavoro con i segni, li ho colorati e ho aggiunto la formattazione condizionale delle celle.

Le tabelle principali sono pronte, ora devi portare gli indicatori principali in una tabella separata, in modo da poter vedere chiaramente quanto hai guadagnato in un giorno e quanto di questi soldi è nel registratore di cassa e quale è sulla mappa.

Per il conteggio totale del denaro per tipo di pagamento, ho utilizzato nuovamente la funzione QUERY:

=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")

Alla fine della giornata lavorativa, l'amministratore deve solo ricontrollare le entrate e non occuparsi del ricalcolo manualmente. Non costringiamo una persona a svolgere lavori aggiuntivi e il proprietario può vedere e controllare la situazione in qualsiasi momento.

Tutte le tabelle necessarie sono pronte, ora dobbiamo solo duplicare la scheda per ogni giorno, numerarla e ottenere quanto segue.

Grande! Quasi tutto è pronto, resta da visualizzare tutti gli indicatori principali del mese nella scheda dashboard.

Per ottenere l'importo totale del reddito per il mese, puoi scrivere la seguente formula

='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1

dove D1 è la cella con le entrate giornaliere e '1', '2' e così via è il nome della scheda. Esattamente allo stesso modo, ottengo dati su entrate e uscite aggiuntive.

Per chiarezza, ho deciso di visualizzare la redditività totale per categoria. Per fare ciò, ho dovuto effettuare una selezione e un raggruppamento complessi da tutte le schede, quindi filtrare e rimuovere le righe vuote e non necessarie.

Redditività per categoria

Il principale strumento di contabilità dei redditi è pronto, ora duplichiamo il file per ogni mese dell'anno.

Dopo aver creato uno strumento per la contabilità e il controllo delle entrate, ho iniziato a creare una tabella delle spese in cui terremo conto di tutte le spese mensili: affitto, buste paga, tasse, acquisto di beni e altre spese.

Nella cartella dell'anno in corso, ho creato un documento Google Sheet e vi ho aggiunto 13 schede, una dashboard e dodici mesi.

scheda dashboard

Per chiarezza, nella scheda dashboard, ho riassunto tutte le informazioni necessarie sulle spese finanziarie dell'anno.

E in ogni scheda del mese ho creato una tabella in cui terremo tutte le spese dei fondi dell'azienda per categoria.

Scheda Mese

Si è rivelato molto conveniente, ora puoi vedere e controllare tutte le spese dell'azienda e, se necessario, vedere la cronologia e persino fare analisi.

Poiché le informazioni su entrate e uscite si trovano in file diversi e non è molto comodo monitorarle, ho deciso di creare un file in cui ho riassunto tutte le informazioni rilevanti necessarie al proprietario per controllare e gestire l'azienda. Ho chiamato questo file "Riepilogo".

tabella riassuntiva

In questo file ho creato una tabella che riceve i dati mensili dalle tabelle, per questo ho utilizzato la funzione standard:

=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")

dove passo l'ID del documento come primo argomento e l'intervallo importato come secondo argomento.

Poi ha portato il bilancio annuale: quanto è stato guadagnato, quanto è stato speso, quale profitto, redditività. Visualizza i dati richiesti.

E per comodità, in modo che l'imprenditore possa vedere tutti i dati in un unico posto e non scorrere i file, ho integrato la possibilità di selezionare qualsiasi mese dell'anno e visualizzare gli indicatori principali in tempo reale.

Per fare ciò, ho creato un gruppo di ID del mese e del documento

Quindi ho creato un elenco a discesa utilizzando "Dati -> Convalida dati", specificato l'intervallo del collegamento e impostato l'importazione con un collegamento dinamico al documento

=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")

conclusione

Come puoi vedere, migliorare i processi nella tua attività non è così difficile come potrebbe sembrare, e per questo non è necessario disporre di super abilità. Certo, questo sistema presenta molti inconvenienti e sarà impossibile utilizzarlo con la crescita dell'azienda, ma per una piccola impresa o all'inizio quando si verifica un'ipotesi, questa è un'ottima soluzione.

Questa sala giochi ha lavorato a questa soluzione per il terzo anno e solo quest'anno, quando comprendiamo già chiaramente tutti i processi, conosciamo il nostro cliente e il mercato. Abbiamo deciso di creare uno strumento di gestione aziendale online completo. App dimostrativa su Google Drive

PS

Non è molto comodo utilizzare Fogli Google per monitorare un'attività, soprattutto da un telefono. Così ho fatto Applicazione PWA, che visualizza in tempo reale tutti i principali indicatori di business in un comodo formato

Fonte: habr.com