Ciao a tutti, mi chiamo Konstantin Kuznetsov e sono il CEO e fondatore di RocketSales. Nel mondo IT, è abbastanza comune vedere storie in cui il reparto sviluppo vive in un universo a sé stante. In questo universo, ci sono umidificatori su ogni scrivania, un sacco di gadget e detergenti per monitor e tastiere e, molto probabilmente, un proprio sistema di gestione delle attività e dei progetti.
Cosa c'è di sbagliato in questo?
Forse, per qualcuno, niente. Ma ci siamo trovati di fronte a un problema. Siamo impegnati nella costruzione e nell'automazione di sistemi di vendita, nell'implementazione di CRM e nella creazione di un'infrastruttura cloud per le aziende. Oltre ai reparti di sviluppo e produzione, i progetti dei clienti spesso coinvolgono addetti al marketing, venditori, contabili e altri dipendenti. E abbiamo iniziato a riflettere su come organizzare un processo di gestione dei progetti efficace.
Se il processo di sviluppo e produzione è organizzato in una piattaforma come Jira o GitLab, allora nessuno tranne gli sviluppatori capisce cosa sta succedendo lìPer collegare un dipendente terzo a un progetto, è necessario incontrarlo, spiegargli il contesto, registrare l'attività da qualche parte, quindi monitorare il livello di preparazione nelle chat di lavoro, ottenere il risultato tramite la chat, inserirlo in Jira. E così via ogni volta.
Lo sviluppo è isolato dagli altri dipartimenti dell'azienda, non sanno come coinvolgerci e non sappiamo se hanno bisogno della nostra partecipazione.
Un paio di anni fa abbiamo scoperto la piattaforma Asana. In questo articolo, voglio raccontarvi come abbiamo organizzato il processo di gestione dello sviluppo e della produzione per:
- l'intera azienda lavorava in un unico ecosistema,
- c'era abbastanza funzionalità per tutti,
- è stato possibile stimare il costo di ogni progetto in ore e denaro,
- il lavoro con i clienti era a lungo termine: non nell'ambito di un singolo compito, ma nell'ambito di un intero progetto con un costante arretrato di idee.
Un po' di informazioni su come conoscere Asana
Ho passato 10 anni alla ricerca di un software di project management pratico. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 e decine di altri task tracker non superavano il test di durabilità. Poi ho trovato Asana. E tutto ha funzionato.
A nostro avviso, questa è la piattaforma migliore e in più rapida crescita per la gestione di attività e progetti. Oggi, Asana è leader mondiale in termini di popolarità e soddisfazione degli utenti, come dimostra la classifica di G2.
Siamo fan di Asana e abbiamo persino ottenuto la certificazione per poterlo implementare per i nostri clienti.
Descriverò brevemente il processo dalla vendita all'implementazione del progetto.
Poiché vendiamo servizi IT, il nostro imbuto è piuttosto lungo e, verso la fine, entra nel reparto produzione e, a volte, nello sviluppo.
L'ufficio commerciale esegue le normali procedure: audit, approvazione della proposta commerciale, firma del contratto, trasferimento dell'accordo alla produzione. La produzione potrebbe non accettare il contratto: deve necessariamente indicare il budget, la data di trasferimento alla produzione, il budget stimato per l'implementazione del progetto.
Grazie alla connessione amoCRM + Asana, quando un'operazione viene trasferita dal reparto vendite alla produzione e viceversa, il lavoro non viene interrotto da nessuna parte. Il colore blu indica l'area di responsabilità del reparto vendite, l'arancione quella della produzione, il rosa quella dello sviluppo.
È importante che il reparto sviluppo, a differenza del reparto progettazione, non sia coinvolto in ogni progetto. A volte, l'implementazione di un sistema non richiede soluzioni personalizzate.
Quindi, quando il responsabile ha accettato il progetto in produzione, il responsabile delle vendite accede ad Asana con un clic (screenshot). Da amoCRM, il progetto viene creato automaticamente in Asana.
Un'attività con una mappa del progetto e offerte commerciali viene creata automaticamente nella bacheca generale dei progetti dei clienti. Qui vengono visualizzati tutti i clienti attualmente in produzione. Qui viene assegnato un responsabile, vengono impostate le scadenze, viene selezionato il tipo di lavoro e vengono modificati gli stati delle attività.
Il responsabile può avviare uno qualsiasi dei processi aziendali automatici proposti nell'attività:
- Trova/Crea progetto client + Allega attività lì
- Compila l'attività con le informazioni sulla transazione
- Crea un'offerta dall'attività corrente
Il progetto viene compilato con tutti i dati specificati in amoCRM. A seconda del tipo di servizio, viene immediatamente creato un set di sottoattività per implementare i blocchi di lavoro correnti. Il project manager deve solo scomporre le attività dettagliate, assegnare responsabili e scadenze.
Questa bacheca aiuta ad accettare nuovi progetti di lavoro. Tuttavia, è scomoda per controllare lo stato attuale e la presenza di progetti nella zona a rischio.
Come raggruppiamo le attività e i progetti dei clienti
Dalla bacheca generale di tutti i progetti, il responsabile aggiunge un progetto ad altre 3 bacheche:
- bacheca personale dei clienti;
- portafoglio di clienti attivi;
- portafoglio del gestore.
Cerchiamo di capire a cosa serve ciascuna entità.
Nello screenshot che vedi bacheca personale dei clienti.
A cosa serve questa tavola?
In precedenza, ragionavamo in termini di compiti. Completavamo un compito, ne facevamo un altro. Alla fine, svolgevamo per il cliente esattamente la quantità di lavoro che ci aveva chiesto. Ma volevamo costruire relazioni a lungo termine, quindi siamo passati dal lavorare per compiti al lavorare con i clienti.
Annotiamo sempre tutte le idee di miglioramento per il cliente. Anche se si tratta di un'idea lanciata casualmente dal cliente, la registriamo e la portiamo a termine. È così che si forma il backlog di attività, il lavoro con il cliente non finisce mai.
Cosa c'è su questa bacheca?
Il nostro Asana è collegato a diversi servizi:
- Sistema CRM (per l'interazione con il reparto vendite),
- TimeDoctor (per il monitoraggio del tempo),
- Sistema ERP (per aggregare tutti i dati in un'unica interfaccia).
Abbiamo introdotto un pannello di controllo rapido delle risorse in Asana. Passando il mouse sull'icona dell'attività, è possibile vedere chi ha lavorato all'attività, per quanto tempo e quale bonus ha guadagnato.
Il lavoro del reparto produzione viene valutato a ore, quindi per noi era importante monitorare rigorosamente quanto tempo ogni dipendente dedicava alla risoluzione dei problemi del cliente.
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di una tavola?
Di conseguenza, nel sistema ERP vediamo Rapporto di progettoStato della transazione, partecipanti al progetto, budget del progetto, numero di ore lavorate e scadenze.
Possiamo prevedere i costi di progetti di sviluppo simili, il calcolo dei KPI diventa assolutamente trasparente e non c'è spazio per l'illusione che lo sviluppo richieda solo un paio d'ore. Se necessario, disponiamo sempre di un'interfaccia che possiamo mostrare al cliente per la reportistica.
Portafogli Asana
Questa funzionalità è stata implementata in Asana da molto tempo. Ma non l'abbiamo apprezzata subito. Inizialmente, abbiamo semplicemente raccolto tutti i progetti dei nostri manager in portafogli. Abbiamo scoperto che durante il suo lavoro in azienda, Denis Kiselev ha lavorato con 61 clienti.
È bello saperlo, ma non abbastanza da giustificare il tempo dedicato alla raccolta. E abbiamo rinunciato ai portafogli. Tutto è cambiato quando abbiamo equiparato un progetto in Asana a un singolo affare in un sistema CRM.
In precedenza, il responsabile si iscriveva a tutti i progetti e riceveva notifiche su tutte le modifiche nella Posta in arrivo (feed delle notifiche). Ogni aggiornamento di stato e ogni nuovo commento venivano visualizzati nel feed, a partire dal più recente. Lunedì, il responsabile si sedeva e completava le attività dalla Posta in arrivo in sequenza. Non si parlava di priorità e a volte non c'era tempo per le attività importanti.
Ora ci sono un portfolio dipendenti e un portfolio reparto progetti. Nel primo, il manager gestisce i suoi progetti, mentre nel secondo il manager ha il controllo sul carico di lavoro corrente di tutti i dipendenti.
Portfolio del dipartimento di design
Nello screenshot puoi vedere i progetti ordinati per dipendenti.
Una volta alla settimana, il project manager aggiorna lo stato di ogni progetto. Annota cosa è stato fatto la settimana precedente e cosa è pianificato per la successiva. Imposta uno dei tre tag: sotto controllo, a rischio, ci sono problemi.
Il gestore può valutare rapidamente:
- volume attuale di clienti nel reparto progettazione,
- il numero di progetti in corso per ciascun responsabile,
- numero di attività scadute per progetto,
- la presenza di problemi e la necessità di impegnarsi in progetti,
- scadenze del progetto, tempo impiegato, fase dell'imbuto e priorità del progetto.
I portfolio ci aiutano anche nella reportistica. Dopo aver aggiornato lo stato del progetto, un report sul lavoro svolto e pianificato viene inviato automaticamente alla chat del cliente.
Portafoglio dipendenti
Anche il responsabile del reparto progetti ha il suo portfolio. Se, toccando ferro, rinuncia alla sua autorità, la nuova persona vedrà tutti i progetti sotto il suo controllo, che dovrà continuare a monitorare.
Anche i dipendenti di linea hanno apprezzato la praticità della pianificazione del carico di lavoro nel portfolio. Nella scheda "Carico di lavoro", Asana analizza il volume di attività tenendo conto delle scadenze e avvisa il dipendente se ha pianificato un volume di attività ingestibile. È possibile modificare le scadenze e i dettagli senza uscire da questa scheda.
Correzione di bug e sviluppo personalizzato
Disponiamo di un team dedicato responsabile dello sviluppo. All'interno del processo aziendale, gli vengono assegnati due tipi di compiti:
- insetto,
- nuovo sviluppo.
I bug vengono controllati, valutati in base alla criticità e inoltrati al servizio di supporto tecnico per la risoluzione.
Le attività di sviluppo provengono dal product backlog interno dell'azienda oppure dal project manager, se il cliente ne fa richiesta.
In generale, il processo di sviluppo si svolge in questo modo.
Le attività vengono trasferite alla bacheca di sviluppo di Asana. Eccola.
L'assegnatario dell'attività seleziona la tipologia "Bug" o "Feature", imposta il livello di criticità, specifica il cliente e i reparti interni dell'azienda interessati dall'attività. Quando l'attività soddisfa tutti i requisiti della normativa interna, l'assegnatario clicca sull'icona del fulmine nel pannello superiore sopra l'attività e avvia il processo aziendale automatico "Valutazione in fase di sviluppo".
Il responsabile del reparto sviluppo riceve una notifica relativa a un nuovo compito da valutare e il compito stesso viene spostato in una bacheca separata con lo stesso nome per tutta la durata della valutazione.
Dopo la valutazione, il manager sposta l'attività nello sprint corrispondente al mese di completamento previsto. Le attività sono sempre presenti contemporaneamente su più board:
- sulla bacheca personale del project manager,
- sulla tavola di supporto,
- nel consiglio di sviluppo.
Tutti i partecipanti e i dipendenti che monitorano l'attività ne visualizzano l'avanzamento, ricevono notifiche e conducono discussioni direttamente nei commenti. Una volta completata l'attività, il project manager o lo specialista del supporto tecnico responsabile la "prende" in carico per continuare a lavorare sul progetto.
Cosa è successo quando abbiamo riunito i reparti di sviluppo e produzione in un unico ambiente con il team?
In primo luogo, I progetti dei clienti sono diventati più a lungo termine. A causa del costante aumento del portafoglio ordini, l'importo medio degli assegni è aumentato.
Secondo, l' La qualità dei progetti è migliorata significativamente, poiché il reparto sviluppo poteva porre domande al marketing, alle vendite, alla contabilità, ecc. in qualsiasi momento. Siamo stati in grado di collegare tempestivamente le competenze necessarie del team e offrire soluzioni di livello completamente diverso.
In terzo luogo, Sia i dipendenti, sia i manager che i clienti hanno ricevuto la massima trasparenza sulle attività pianificate e completate. Abbiamo imparato a GESTIRE i progetti, rendendoci conto che si tratta di un processo assolutamente tecnico, da cui il fattore umano può essere quasi completamente escluso.
Quarto, Il team è diventato più unito. In precedenza, i dipendenti avevano poca idea di cosa stessero facendo i mitici reparti di sviluppo e produzione.
Ora, osservando il processo di sviluppo e configurazione tecnica dei sistemi:
- il reparto vendite trova in esso idee e ispirazione su come vendere,
- I professionisti del marketing prendono regolarmente contenuti utili per post, articoli, posizionamenti e testi pubblicitari,
- I manager analizzano le esigenze e il comportamento dei clienti e adattano la strategia.
È stata una trasformazione win-win-win, da cui abbiamo tratto beneficio sia noi che i nostri clienti e i nostri partner. Mi farebbe piacere se condivideste la vostra opinione nei commenti: avete trovato qualcosa di utile nel mio articolo e quali metodi di project management utilizzate nello sviluppo?
Fonte: habr.com
