Ciao a tutti, mi chiamo Konstantin Kuznetsov, sono il CEO e fondatore di RocketSales. Nel campo IT, una storia è abbastanza comune quando il reparto di sviluppo vive nel proprio universo. Questo universo ha umidificatori su ogni desktop, una serie di gadget e detergenti per monitor e tastiere e, molto probabilmente, un proprio sistema di gestione delle attività e dei progetti.
Cosa riguarda?
Forse per alcuni non è niente. Ma abbiamo riscontrato un problema. Costruiamo e automatizziamo sistemi di vendita, implementiamo CRM, creiamo un'infrastruttura cloud per il business. Oltre ai reparti di sviluppo e produzione, i progetti dei clienti spesso includono venditori, venditori, contabili e altri dipendenti. E abbiamo iniziato a pensare a come organizzare un efficace processo di gestione del progetto.
Se il processo di sviluppo e produzione è organizzato in una piattaforma come Jira o GitLab, allora nessuno, tranne lo sviluppo, capisce cosa è cosa. Per collegare un dipendente di terze parti al progetto, devi incontrarlo, spiegare il contesto, fissare l'attività da qualche parte, quindi controllare il grado di prontezza nelle chat di lavoro, ottenere il risultato attraverso la chat e aggiungerlo a Jira. E così ogni volta.
Lo sviluppo è tagliato fuori dalle altre parti dell'azienda, non sanno come coinvolgerci e non sappiamo se hanno bisogno del nostro contributo.
Un paio di anni fa abbiamo scoperto la piattaforma Asana. In questo articolo voglio raccontarvi come abbiamo organizzato il processo di sviluppo e gestione della produzione al fine di:
- l'intera azienda ha lavorato in un unico ecosistema,
- tutti avevano abbastanza funzionalità,
- è stato possibile stimare il costo di ogni progetto in ore e denaro,
- lavorare con i clienti era a lungo termine: non nell'ambito di un compito, ma nell'ambito di un intero progetto con un costante arretrato di idee.
Un po' per conoscere Asana
Ho trascorso 10 anni alla ricerca di un software conveniente per la gestione dei progetti. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 e dozzine di altri task tracker non hanno superato il test di resistenza. Poi ho trovato Asana. E tutto ha funzionato.
A nostro avviso, è la migliore e la piattaforma di gestione dei progetti e delle attività in più rapida crescita. Oggi Asana è il leader mondiale per popolarità e soddisfazione degli utenti. Ciò è evidenziato dal grafico del rating g2.
Siamo fan di Asana, abbiamo persino ottenuto la certificazione per poterlo implementare ai nostri clienti.
Descriverò brevemente il processo dalla vendita alla realizzazione del progetto
Dato che vendiamo servizi IT, il nostro funnel è piuttosto lungo e, verso la fine, va al reparto di produzione e, a volte, allo sviluppo.
Il reparto vendite esegue le manipolazioni standard: audit, approvazione della proposta commerciale, firma del contratto, trasferimento della transazione alla produzione. La produzione può non accettare il contratto: deve contenere il budget, la data di passaggio alla produzione, il fondo di tempo stimato per la realizzazione del progetto.
Grazie al pacchetto amoCRM + Asana, durante il trasferimento di un affare dal reparto vendite alla produzione e viceversa, il lavoro non viene interrotto da nessuna parte. In azzurro è indicata l'area di responsabilità del reparto commerciale, in arancione il reparto produttivo e in rosa il reparto sviluppo.
È importante che il reparto sviluppo, a differenza del reparto progettazione, non sia coinvolto in ogni progetto. A volte l'installazione del sistema non richiede soluzioni personalizzate.
Quindi, quando il manager ha accettato il progetto per la produzione, il responsabile delle vendite va ad Asana in 1 clic (screenshot). Un progetto viene creato automaticamente da amoCRM in Asana.
Un'attività (attività) con una mappa del progetto e offerte commerciali viene creata automaticamente su una scheda di progetto del cliente comune. Qui vengono visualizzati tutti i client attualmente in produzione. Qui viene nominato un manager responsabile, vengono fissate le scadenze, viene selezionato il tipo di lavoro e gli stati delle attività cambiano.
Il manager può avviare uno qualsiasi dei processi aziendali automatici proposti in un'attività:
- Trova/Crea un progetto cliente + Allega un'attività lì
- Completa l'attività con le informazioni sull'affare
- Crea un accordo dall'attività corrente
Il progetto è riempito con tutti i dati specificati in amoCRM. A seconda del tipo di servizi, viene immediatamente creato un insieme di attività secondarie per l'implementazione di blocchi di lavoro effettivi. Spetta al project manager scomporre compiti dettagliati, assegnare persone responsabili e scadenze.
Questa scheda aiuta a portare nuovi progetti al lavoro. Ma è scomodo controllare gli stati attuali e la presenza di progetti a rischio su di esso.
Come raggruppiamo le attività e i progetti dei clienti
Dalla bacheca comune di tutti i progetti, il manager aggiunge il progetto ad altre 3 bacheche:
- scheda personale del cliente;
- portafoglio di clienti attivi;
- portafoglio del gestore.
Scopriamo perché abbiamo bisogno di ciascuna delle entità.
Nello screenshot che vedi scheda personale del cliente.
Perché questa tavola?
Pensavamo in termini di compiti. Finito il compito, andò a farne un altro. Si è scoperto che facciamo per il cliente esattamente la quantità di lavoro che ha richiesto. Ma volevamo costruire relazioni a lungo termine, quindi siamo passati dal lavorare con le attività al lavorare con i clienti.
Ci assicuriamo di annotare tutte le idee di miglioramento per il cliente. Anche se questo è un pensiero lanciato accidentalmente in aria dal cliente, lo sistemiamo e lo finiamo. È così che si forma l'arretrato delle attività, il lavoro con il cliente non finisce.
Cosa c'è su questa bacheca?
Il nostro Asana è collegato a diversi servizi:
- Sistema CRM (per l'interazione con il reparto vendite),
- TimeDoctor (per tenere traccia del tempo),
- Sistema ERP (per l'aggregazione di tutti i dati in un'unica interfaccia).
Abbiamo aggiunto un rapido pannello di controllo delle risorse ad Asana. Passi il mouse sopra l'attività e vedi chi e quanto ha lavorato sull'attività, quale bonus ha guadagnato.
Il lavoro del reparto di produzione è stimato su base oraria, quindi per noi era importante tenere traccia rigorosamente di quanto tempo ogni dipendente impiegava per risolvere i compiti del cliente.
Cosa dà l'uso del tabellone?
Di conseguenza, nel sistema ERP vediamo Rapporto di progetto. Stato della transazione, partecipanti al progetto, budget per il progetto, numero di ore lavorate e scadenze.
Possiamo prevedere il costo di progetti di sviluppo simili, il calcolo dei KPI diventa assolutamente trasparente e non c'è spazio per l'illusione che lo sviluppo sia solo di un paio d'ore. Se necessario, abbiamo sempre un'interfaccia che possiamo mostrare al cliente per la segnalazione.
Valigette Asana
Questa funzionalità è stata implementata in Asana da molto tempo. Ma non l'abbiamo apprezzato subito. All'inizio, abbiamo semplicemente raccolto tutti i progetti dei nostri manager in portafogli. Si è scoperto che durante la sua permanenza in azienda, Denis Kiselev ha lavorato con 61 clienti.
Sapere questo è bello, ma non abbastanza per giustificare il tempo speso a collezionare. E abbiamo segnato sui portafogli. Tutto è cambiato quando abbiamo equiparato un progetto in Asana a un affare in un sistema CRM.
In precedenza, il manager si iscriveva a tutti i progetti e riceveva le notifiche di tutte le modifiche nella Posta in arrivo (feed di notifica). A ogni aggiornamento dello stato, nel feed veniva visualizzato un nuovo commento, a partire dal più recente. Lunedì, il manager si è seduto ed ha eseguito le attività dalla posta in arrivo in sequenza. Non si parlava di priorità, a volte non si raggiungevano compiti importanti.
Ora c'è un portafoglio dei dipendenti e un portafoglio del dipartimento di progetto. Nel primo, il manager gestisce i suoi progetti, il secondo dà al manager il controllo sul carico di lavoro corrente di tutti i dipendenti.
Portafoglio di progettazione
Nello screenshot puoi vedere i progetti ordinati per dipendenti.
Una volta alla settimana, il project manager aggiorna lo stato di ciascun progetto. Scrive cosa è stato fatto la scorsa settimana e cosa è previsto per la prossima. Imposta uno dei tre tag: sotto controllo, a rischio, ci sono problemi.
Il manager può valutare rapidamente:
- l'attuale volume di clienti nel reparto progettazione,
- il numero di progetti nel lavoro di ciascun manager,
- il numero di attività di progetto scadute,
- la presenza di problemi e la necessità di essere coinvolti in progetti,
- scadenze del progetto, tempo impiegato, fase del funnel e priorità del progetto.
I portfolio ci aiutano anche a segnalare. Dopo aver aggiornato lo stato del progetto, viene automaticamente inviato alla chat con il cliente un rapporto sul lavoro svolto e pianificato.
Portafoglio dipendenti
Anche il capo del dipartimento progetti ha il proprio portfolio. Se, pah-pah-pah, si allontana, la nuova persona vedrà sotto il suo controllo tutti i progetti che deve continuare a monitorare.
I dipendenti di linea hanno anche apprezzato la comodità della pianificazione del carico di lavoro del portafoglio. Nella scheda "Carica", Asana analizza il volume delle attività tenendo conto delle scadenze e avverte se un dipendente ha pianificato un volume insopportabile di attività. Puoi modificare le scadenze e regolare i dettagli senza uscire da questa scheda.
Risoluzione dei bug e sviluppo personalizzato
Un team separato è responsabile del nostro sviluppo. Come parte di un processo aziendale, riceve attività di due tipi:
- insetto,
- nuovo sviluppo.
I bug vengono controllati, valutati per criticità e trasferiti al lavoro del servizio di supporto tecnico.
Le attività di sviluppo provengono dal backlog dei prodotti interni dell'azienda o dal project manager se esiste una richiesta corrispondente da parte del cliente.
Il processo di sviluppo, in generale, si presenta così.
I compiti ricadono sulla scheda di sviluppo di Asana. Eccola qui.
Il task setter seleziona il tipo di “Bug” o “Feature”, imposta il grado di criticità, indica il cliente, i reparti interni dell'azienda interessati dall'attività. Quando l'attività soddisfa tutti i requisiti del regolamento interno, il direttore fa clic sull'icona del fulmine nella barra in alto sopra l'attività e avvia il processo aziendale automatico "Valutazione in sviluppo".
Il capo del dipartimento di sviluppo riceve una notifica su una nuova attività per la valutazione, l'attività stessa viene spostata in una scheda separata con lo stesso nome durante la valutazione.
Dopo la valutazione, il manager sposta l'attività allo sprint corrispondente al mese di completamento pianificato. Le attività sono sempre su più schede contemporaneamente:
- nel consiglio personale del project manager,
- sulla tavola di supporto
- sulla scheda di sviluppo.
Tutti i partecipanti e i dipendenti che controllano l'attività vedono l'avanzamento, ricevono notifiche e discutono direttamente nei commenti all'attività. Quando l'attività è completata, il project manager o lo specialista del supporto tecnico responsabile "la prende" dalla sua parte per continuare a lavorare sul progetto.
Cosa è successo quando abbiamo riportato i reparti di sviluppo e produzione in un unico ambiente con il team?
In primo luogo, i progetti dei clienti sono diventati a lungo termine. A causa dell'arretrato costantemente reintegrato, il controllo medio è aumentato.
Secondo, l' la qualità dei progetti è notevolmente migliorata, dal momento che il dipartimento di sviluppo potrebbe porre una domanda al marketing, alle vendite, alla contabilità, ecc. in qualsiasi momento. Abbiamo avuto l'opportunità di collegare in tempo le competenze necessarie del team e offrire soluzioni di livello completamente diverso.
In terzo luogo, e dipendenti, dirigenti e clienti hanno ricevuto piena trasparenza nelle attività pianificate e completate. Abbiamo imparato a GESTIRE i progetti, ci siamo resi conto che si tratta di un processo assolutamente tecnico, dal quale il fattore umano può essere quasi del tutto escluso.
Quarto, La squadra è diventata più coesa. In precedenza, i dipendenti non avevano idea di cosa stessero facendo i mitici reparti di sviluppo e produzione.
Ora, vedendo il processo di sviluppo e configurazione tecnica dei sistemi:
- il reparto commerciale trova in esso idee e ispirazioni su come vendere,
- i marketer prendono regolarmente contenuti utili per post, articoli, posizionamento e testi pubblicitari,
- i manager analizzano le esigenze e il comportamento dei clienti, adattando la strategia.
Si è rivelata una trasformazione vantaggiosa per tutti, in cui abbiamo vinto noi, i nostri clienti e i nostri partner. Sarei felice se condividessi la tua opinione nei commenti: c'era qualcosa di utile nel mio articolo e quali metodi di gestione del progetto usi nello sviluppo!
Fonte: habr.com