Ciao a tutti, mi chiamo Konstantin Kuznetsov, sono il CEO e fondatore di RocketSales. Nel settore IT, spesso si verifica la situazione in cui il reparto sviluppo vive nel proprio universo. In questo universo ci sono umidificatori d'aria su ogni scrivania, un sacco di gadget e pulitori per monitor e tastiere e, molto probabilmente, un proprio sistema di gestione delle attività e dei progetti.
E qual è il problema?
Forse per alcuni non c'è alcun problema. Ma noi abbiamo affrontato una questione. Ci occupiamo di costruzione e automazione di sistemi di vendita, implementiamo CRM e creiamo infrastrutture cloud per le aziende. Nei progetti dei clienti, oltre ai reparti di sviluppo e produzione, vengono coinvolti spesso anche i marketer, i venditori, i contabili e altri dipendenti. E abbiamo iniziato a riflettere su come organizzare un processo efficace di gestione dei progetti.
Se il processo di sviluppo e produzione è organizzato su una piattaforma tipo Jira o GitLab, allora nessuno, tranne lo sviluppo, capisce come stanno le cose. Per coinvolgere un dipendente esterno nel progetto, è necessario incontrarlo, spiegare il contesto, fissare da qualche parte l'attività, poi controllare il grado di preparazione nelle chat di lavoro, ottenere il risultato attraverso la stessa chat e inserirlo in Jira. E così ogni volta.
Lo sviluppo è tagliato fuori dagli altri reparti dell'azienda, non sanno come coinvolgerci e noi non sappiamo se è necessario il nostro intervento.
Qualche anno fa abbiamo scoperto la piattaforma Asana. In questo articolo voglio raccontare come abbiamo organizzato il processo di gestione dello sviluppo e della produzione, in modo da:
- fare in modo che l'intera azienda lavorasse in un'unica ecosistema,
- che a tutti fosse sufficiente il funzionalità,
- che fosse possibile valutare il costo di ogni progetto in ore e denaro,
- che il lavoro con i clienti fosse a lungo termine: non nell'ambito di un'unica attività, ma nell'ambito di un intero progetto con un backlog continuo di idee.
Un po' di contesto sul nostro incontro con Asana
Ho passato 10 anni a cercare un software comodo per la gestione di progetti. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 e decine di altri task tracker non hanno superato il test di robustezza. Poi ho trovato Asana. E tutto si è incastrato.
A nostro avviso, questa è la migliore e più rapidamente crescente piattaforma per la gestione di attività e progetti. Oggi Asana è un leader mondiale in termini di popolarità e soddisfazione degli utenti. Questo è confermato dal grafico del ranking g2.
Siamo fan di Asana, abbiamo persino ottenuto una certificazione per poterla implementare presso i nostri clienti.
Descriverò brevemente il processo dalla vendita all'implementazione del progetto
Poiché vendiamo servizi IT, il nostro funnel è piuttosto lungo e, verso la fine, approda al reparto produzione e, a volte, a quello di sviluppo.
Il reparto vendite esegue operazioni standard: audit, approvazione della proposta commerciale, firma del contratto, trasferimento dell'affare alla produzione. La produzione può rifiutare il contratto: devono essere specificati budget, data di trasferimento alla produzione, e il fondo di tempo stimato per l'implementazione del progetto.
Grazie all'integrazione tra amoCRM + Asana, quando si trasferisce un affare dal reparto vendite alla produzione e viceversa, il lavoro non si interrompe. L'area di responsabilità del reparto vendite è contrassegnata in blu, quella della produzione in arancione, e quella dello sviluppo in rosa.
È importante notare che il reparto sviluppo, a differenza di quello di progetto, non partecipa a ogni progetto. A volte, la configurazione del sistema non richiede soluzioni personalizzate.
Quindi, quando il responsabile accetta un progetto per la produzione, il manager delle vendite può passare ad Asana con un clic (screenshot). Il progetto viene automaticamente creato in Asana da amoCRM.
Il task (attività) con la mappa del progetto e le proposte commerciali viene automaticamente creato sulla bacheca comune dei progetti clienti. Qui sono visualizzati tutti i clienti che sono attualmente in produzione. Viene assegnato un manager responsabile, vengono fissati dei deadline, viene scelto il tipo di lavoro e vengono cambiati gli stati delle attività.
Il manager può avviare in un'attività uno qualsiasi dei processi aziendali automatici proposti:
- Trovare/Creare il progetto del Cliente + Allegare un'attività
- Compilare l'attività con le informazioni sull'affare
- Creare un affare dalla task attuale
Il progetto viene riempito con tutti i dati specificati in amoCRM. In base al tipo di servizi, viene automaticamente creato un set di sottoattività per l'implementazione dei blocchi di lavoro attuali. Al manager del progetto rimane solo da decomporre le attività dettagliate, assegnare i responsabili e fissare le scadenze.
Questa bacheca aiuta a prendere in carico nuovi progetti. Ma controllare i relativi stati e la presenza di progetti a rischio - è scomodo.
Come raggruppiamo le attività e i progetti dei clienti
Dal pannello generale di tutti i progetti, il manager aggiunge il progetto ad altre 3 bacheche:
- bacheca personale del cliente;
- portafoglio dei clienti attivi;
- portafoglio del manager.
Chiariremo a cosa serve ciascuna di queste entità.
Nello screenshot vedete la bacheca personale del cliente.
A cosa serve questa bacheca?
In passato pensavamo in termini di compiti. Completiamo un compito e passiamo a un altro. È risultato che facciamo esattamente il volume di lavoro richiesto dal cliente. Ma volevamo costruire relazioni a lungo termine, quindi ci siamo allontanati dal lavoro con i compiti per lavorare con i clienti.
Annotiamo sempre tutte le idee per le migliorie per il cliente. Anche se è un pensiero, lanciato casualmente dal cliente, lo registriamo e lo approfondiamo. Così si forma il backlog delle attività, il lavoro con il cliente non si interrompe.
Cosa c'è su questa bacheca?
Il nostro Asana è collegato a diversi servizi:
- sistema CRM (per interagire con il dipartimento vendite),
- TimeDoctor (per il monitoraggio del tempo),
- sistema ERP (per aggregare tutti i dati in un'unica interfaccia).
Abbiamo implementato in Asana un pannello di controllo rapido delle risorse. Passi il mouse sopra la tessera del compito e vedi chi e quanto ha lavorato sul compito, quale premio ha guadagnato.
Il lavoro del dipartimento produzione viene valutato in base alle ore, quindi era importante per noi monitorare attentamente quanto tempo ogni dipendente ha dedicato alla risoluzione delle attività del cliente.
Cosa comporta l'uso della bacheca?
Alla fine, nel sistema ERP vediamo Rapporto sui progetti. Stato dell'affare, partecipanti al progetto, budget per il progetto, numero di ore lavorate e scadenze.
Possiamo prevedere il costo di progetti simili di sviluppo, il calcolo dei KPI diventa completamente trasparente e non lascia spazio all'illusione che lo sviluppo richieda solo poche ore. In caso di necessità, abbiamo sempre un'interfaccia che possiamo mostrare al cliente per la rendicontazione.
Portafogli Asana
Questa funzionalità è stata implementata in Asana già da tempo. Ma non l'abbiamo valutata subito. Inizialmente abbiamo semplicemente raggruppato in portafogli tutti i progetti dei nostri manager. È emerso che nel tempo trascorso in azienda, Denis Kiselev ha lavorato con 61 clienti.
Saperlo è interessante, ma non basta per giustificare il tempo dedicato alla raccolta. E abbiamo abbandonato i portafogli. Tutto è cambiato quando abbiamo equiparato il progetto in Asana a un affare nel sistema CRM.
In passato, il responsabile firmava tutti i progetti e riceveva notifiche per tutte le modifiche in Inbox (il feed delle notifiche). Ogni aggiornamento di stato, nuovo commento veniva visualizzato nel feed a partire dal più recente. Il lunedì, il responsabile si sedeva e affrontava le attività dall'inbox in sequenza. Non si parlava di priorità, a volte non si arrivava nemmeno a gestire le attività importanti.
Ora c'è il portafoglio del dipendente e il portafoglio del dipartimento progetti. Nel primo il manager gestisce i propri progetti, il secondo offre al responsabile funzionalità di controllo sull'attuale carico di lavoro di tutti i dipendenti.
Portafoglio del dipartimento progetti
Nello screenshot, puoi vedere i progetti ordinati per dipendente.
Una volta alla settimana, il project manager aggiorna lo stato di ogni progetto. Scrive cosa è stato fatto nella settimana precedente e cosa è previsto per la prossima. Imposta uno dei tre tag: sotto controllo, a rischio, ci sono problemi.
Il responsabile può valutare rapidamente:
- il volume attuale dei clienti nel dipartimento progetti,
- il numero di progetti in corso per ogni manager,
- il numero di attività scadute nei progetti,
- la presenza di problemi e la necessità di intervenire nei progetti,
- le scadenze dei progetti, il tempo speso, il fase del funnel e la priorità del progetto.
I portafogli ci aiutano anche a generare report. Dopo l'aggiornamento dello stato del progetto, il report sul lavoro svolto e pianificato viene inviato automaticamente alla chat con il cliente.
Portafoglio del dipendente
Anche il responsabile del dipartimento progetti ha il proprio portafoglio. Se, toccando ferro, decidesse di rinunciare ai suoi poteri, la nuova persona vedrà tutti i progetti sotto il suo controllo che dovrà continuare a monitorare.
I dipendenti hanno apprezzato anche la comodità di pianificare il carico di lavoro nel portafoglio. Nella scheda “Carico” Asana analizza il volume delle attività tenendo conto delle scadenze e avverte se un dipendente ha pianificato un carico di lavoro eccessivo. È possibile modificare le scadenze e correggere i dettagli senza uscire da questa scheda.
Risoluzione di bug e sviluppo personalizzato
Un team separato si occupa dello sviluppo. Riceve compiti di due tipi nell'ambito del processo aziendale:
- bug,
- nuovo sviluppo.
I bug vengono controllati, valutati per criticità e trasmessi per la gestione dal servizio di supporto tecnico.
I compiti di sviluppo provengono dal backlog dei prodotti interni dell'azienda o dal project manager in presenza di una richiesta specifica del cliente.
Il processo di sviluppo, in generale, si presenta così.
I compiti vengono assegnati al board di sviluppo in Asana. Eccolo.
Il responsabile del compito sceglie il tipo “Bug” o “Feature”, imposta il grado di criticità, indica il commitente e i dipartimenti interni dell'azienda coinvolti. Quando il compito soddisfa tutti i requisiti del regolamento interno, il responsabile clicca sull'icona del fulmine nella barra superiore sopra il compito e avvia il processo aziendale automatico “Valuta in sviluppo”.
Il responsabile del dipartimento di sviluppo riceve una notifica del nuovo compito da valutare; il compito stesso viene momentaneamente spostato su una board separata con lo stesso nome.
Dopo la valutazione, il responsabile sposta il compito nel sprint corrispondente al mese di completamento previsto. I compiti si trovano sempre su più board contemporaneamente:
- sulla board personale del project manager,
- sulla board del supporto tecnico,
- sulla board di sviluppo.
Tutti i partecipanti e i dipendenti che controllano il compito vedono i progressi, ricevono notifiche, e discutono direttamente nei commenti al compito. Quando il compito è completato, il project manager o il responsabile del supporto tecnico lo “prendono” dalla loro parte per continuare il lavoro nel progetto.
Cosa è successo quando abbiamo riportato i dipartimenti di sviluppo e produzione in un'unica ambiente con il team?
Per prima cosa, i progetti clienti sono diventati più a lungo termine. Grazie al backlog continuamente rifornito, è aumentato il valore medio dell'ordine.
In secondo luogo, la qualità dei progetti è notevolmente migliorata, poiché il dipartimento di sviluppo poteva fare domande al marketing, alle vendite, alla contabilità, ecc. Abbiamo ottenuto la possibilità di collegare tempestivamente le competenze necessarie del team e offrire soluzioni di un livello completamente diverso.
In terzo luogo, I dipendenti, i dirigenti e i clienti hanno ottenuto una trasparenza totale sulle attività pianificate ed eseguite. Abbiamo imparato a GESTIRE i progetti, rendendoci conto che è un processo assolutamente tecnico, dal quale è possibile escludere quasi completamente il fattore umano.
In quarto luogo, il team è diventato più unito. In precedenza, i dipendenti avevano una scarsa conoscenza di ciò che facevano i mitici reparti di sviluppo e produzione.
Ora, vedendo il processo di sviluppo e configurazione tecnica dei sistemi:
- il reparto vendite trova idee e ispirazione su come vendere,
- i marketer prendono regolarmente contenuti utili per post, articoli, posizionamento e testi pubblicitari,
- i dirigenti analizzano le esigenze e i comportamenti dei clienti, adattando la strategia.
Si è creata una trasformazione win-win-win, in cui hanno vinto noi, i clienti e i nostri partner. Sarò felice se condividerete la vostra opinione nei commenti: c'era qualcosa di utile nel mio articolo e quali metodi di gestione dei progetti utilizzate nello sviluppo!
Fonte: habr.com
