Abbiamo scritto più volte di come le nostre tecnologie aiutino e anche a elaborare informazioni da qualsiasi tipo di documento e a inserire dati nei sistemi contabili. Oggi ti racconteremo come abbiamo implementato in il principale fornitore di calore e acqua calda a Mosca.
Immagina di essere un normale contabile. Comprendiamo che non sia facile, ma prova a farlo. Ogni giorno ricevi un'enorme quantità di fatture cartacee, bolle di accompagnamento, certificati e così via. E soprattutto ci sono molte di queste nelle giornate prima della scadenza per la presentazione dei report. Tutti i dati e le somme devono essere rapidamente e attentamente controllati, riscritti e inseriti nel sistema contabile, le transazioni devono essere effettuate manualmente e i documenti archiviati, in modo da poterli presentare per tempo agli auditor interni, all'agenzia delle entrate, agli organi di regolazione tariffaria e ad altri. Difficile? Ma questa è una prassi commerciale da anni consolidata in molte aziende. Insieme alla MOEK, abbiamo semplificato questo lavoro laborioso e lo abbiamo reso più conveniente. Se ti interessa sapere come è andata, benvenuto sotto il tag.
Nella foto – la centrale termica TETs-21 di Mosca, il più grande produttore di energia termica in Europa. Il calore prodotto da questa centrale è fornito da MOEK a 3 milioni di abitanti nel nord di Mosca. .
MOEK ha a Mosca una quindicina di filiali. Gestiscono 15.811 km di reti termiche, 94 centrali termiche e caldaie, 10.000 punti termici e 24 stazioni di pompaggio, e inoltre costruiscono e mettono a punto nuovi sistemi di fornitura di calore. L'azienda acquista un gran numero di attrezzature e servizi per le sue attività: . La gestione della documentazione in ogni divisione che avvia l'acquisto è compito di personale specializzato – curatori dei contratti.
Come funziona la gestione dei contratti in una grande azienda? Quando i coordinatori stipulano un contratto, ricevono dai contraenti molti documenti cartacei importanti: fatture, documenti di trasporto, rapporti sui servizi prestati e altro ancora. Di solito, il coordinatore scansiona i documenti di lavoro e poi allega le scansioni all'ordine nel sistema di gestione delle risorse aziendali. Il controllore finanziario verifica manualmente tutti i dati. Dopo di che, il coordinatore porta i documenti originali in contabilità. Oppure un corriere se ne occupa, e in tal caso il trasferimento dei documenti può richiedere più tempo, da alcune ore a un paio di giorni.
E tutto sarebbe a posto, ma, come in molte altre aziende:
- I documenti possono arrivare in contabilità diversi giorni prima della scadenza per la presentazione dei rapporti. Allora, i contabili devono passare notti e giorni al lavoro. È necessario controllare manualmente che tutte le fatture, le note di spedizione, ecc. siano compilate correttamente. Poi, se tutto è corretto, l'impiegato reinserisce i dati nel sistema contabile e registra le operazioni. Nel frattempo, il 90% del tempo del contabile è occupato a reinserire dati — dettagli, somme, date, numeri di catalogo, ecc. Questo comporta un rischio di errore.
- I documenti possono arrivare già con errori. E a volte mancano alcune fatture o certificati. A volte questo viene scoperto nei giorni finali prima della scadenza della rendicontazione. Di conseguenza, i tempi di approvazione dei documenti possono allungarsi.
- Dopo aver registrato le operazioni, i contabili conservano fatture, documenti e verbali in archivi cartacei ed elettronici disordinati. Perché questo rappresenta una difficoltà? Ad esempio, MOEK lavora con tariffe, quindi deve segnalare regolarmente le proprie spese alle autorità esecutive. E quando l'ufficio contabile riceve un'altra ispezione statale o fiscale, i dipendenti devono cercare a lungo i documenti.
Com'era in precedenza lo schema di lavoro dell'ufficio contabile di MOEK:
MOEK, prima nel settore energetico, ha deciso di ristrutturare e semplificare questo schema per chiudere più rapidamente le transazioni e presentare rapporti, migliorando la valutazione delle variazioni di mercato negli acquisti e pianificare la propria strategia finanziaria. Cambiare autonomamente e da solo un sistema di lavoro contabile consolidato da molti anni non è stato facile, quindi l'azienda ha scelto di trasformarlo insieme a un partner – ABBYY.
Detto-fatto
Il team di specialisti ABBYY ha implementato per MOEK una piattaforma universale per l'elaborazione intelligente delle informazioni e ha configurato:
- descrizioni flessibili (modelli di estrazione dei dati) per l'elaborazione dei documenti. Di cosa si tratta e a cosa serve, ne abbiamo parlato in dettaglio su Habr e . MOEK elabora tramite la soluzione oltre 30 tipi di documenti (ad esempio, l'atto dell'attrezzatura installata o l'atto per la commissione dell'agente) ed estrae da essi oltre 50 attributi (numero del documento, importo totale IVA inclusa, nome dell'acquirente, venditore, appaltatore, quantità del prodotto, ecc.);
- un connettore per eseguire controlli e scaricare dati, che ha collegato ABBYY FlexiCapture, SAP e OpenText. Grazie a questo connettore, è diventata possibile la verifica automatica dei dati degli ordini e dei contratti attraverso diversi registri. Di questo parleremo più avanti;
- esportazione di documenti in un archivio elettronico basato su OpenText. Ora tutte le scansioni dei documenti sono conservate in un unico luogo;
- bozze delle registrazioni contabili in SAP ERP con riferimenti alle scansioni dei documenti.
Successivamente, i dipendenti di ABBYY e MOEK hanno sviluppato un modulo di ricerca, permettendo ai contabili di trovare in pochi secondi fatture importanti nell'archivio elettronico, utilizzando qualsiasi attributo, e fornirle per le ispezioni fiscali.
La ricerca è possibile utilizzando 26 criteri diversi (l'immagine è cliccabile):
Dopo che MOEK ha testato con successo l'intero sistema, è stato messo in produzione. L'intero progetto, comprese le approvazioni, le chiarificazioni e le modifiche, è stato realizzato in 10 mesi.
Schema di lavoro dopo l'implementazione di ABBYY FlexiCapture:
Ti sembra che nulla sia cambiato? Sì, il processo aziendale è rimasto lo stesso, solo che ora gran parte delle funzioni è eseguita dalla macchina.
Registrazione, avviata!
Qual è la situazione attuale? Supponiamo che il curatore del contratto abbia ricevuto un insieme di documenti primari per un contratto per la fornitura di pompe per le centrali elettriche, o, per esempio, per la costruzione di reti termiche. Lo specialista non deve più controllare da solo la completezza e il contenuto dei documenti, chiamare un corriere e inviare gli originali in contabilità. Il curatore semplicemente scansiona l'insieme firmato dei documenti primari, e poi la tecnologia prende in carico il resto.
Utilizzando il sistema di scansione di rete, l'impiegato invia le scansioni in formato TIFF o PDF nella propria cartella di lavoro o alla propria email. Poi apre la stazione di input web ABBYY FlexiCapture e seleziona il tipo di insieme di documenti da elaborare. Ad esempio, "acquisto di lavori/servizi con commissione d'agente", "ricezione di risorse materiali e tecniche (MTR)" o "contabilità dei beni".
Il tipo di insieme determina il numero e il tipo di documenti e dati necessari che il sistema deve classificare, riconoscere e verificare.
Il curatore carica le scansioni per il riconoscimento. Il sistema verifica automaticamente la presenza di tutti i documenti, il contenuto di ciascun foglio e riconosce sul server i dati essenziali – la data del contratto, l'importo, l'indirizzo, il codice fiscale, il numero di registrazione e altre informazioni. A proposito, MOEK è la prima compagnia energetica in Russia a utilizzare questo approccio.
Se il curatore non ha caricato tutti i documenti o in qualche documento mancano dati, il sistema lo rileva immediatamente e richiede al dipendente di correggere l'errore:
Il sistema segnala e chiede di aggiungere i documenti mancanti (qui e nei prossimi screenshot i link sono cliccabili):
Il sistema ha rilevato che il documento è scaduto:
In questo modo, il dipendente non deve più verificare se il documento è compilato correttamente. Se tutto è in ordine, la maggior parte dei controlli dei dati avviene automaticamente sulla stazione web di input. È sufficiente inserire il numero dell'ordine, indicato in SAP ERP. Successivamente, avviene il confronto dei dati riconosciuti con le informazioni elaborate in SAP: il codice fiscale e il numero di registrazione del partner commerciale, i numeri e gli importi del contratto, l'IVA, la nomenclatura del prodotto o del servizio. L'elaborazione e il controllo di un documento richiedono solo un paio di minuti.
Utilizzando i dati – codice fiscale e numero di registrazione – è possibile selezionare l'azienda desiderata dall'elenco:
Se ci sono errori nella fattura o nella bolla di consegna, il documento non sarà accettato per l'archiviazione. Ad esempio, se il documento è stato redatto in modo errato o se uno dei caratteri è stato riconosciuto in modo non corretto, il sistema lo segnalerà e chiederà al dipendente di correggere tutte le imprecisioni. Ecco un esempio:
Il sistema ha rilevato che la compagnia ZAO «Vasiliek» non è presente nell'elenco dei fornitori di MOEK.
Questo permette ai dipendenti di monitorare gli errori ancor prima che il documento arrivi in contabilità.
Se tutte le verifiche vengono superate con successo, una copia scannerizzata del documento viene inviata con un clic all'archivio elettronico OpenText, mentre in SAP appaiono il collegamento e la scheda con i suoi metadati. Il contabile o il curatore possono sempre consultare nell'archivio elettronico l'elenco dei documenti relativi all'ordine desiderato e le informazioni su chi, entro quali termini e con quale risultato ha gestito i documenti.
Pietro Petrovich ha dato un'occhiata all'archivio elettronico, …
…per vedere chi ha caricato i documenti relativi all'ordine n. 1111.
Dopo l'esportazione dei dati e degli scan da ABBYY FlexiCapture, in SAP appare una bozza di registrazione con dati precompilati e collegamenti alle immagini scannerizzate dei documenti.
Bozza di registrazione:
Successivamente, il contabile riceve un avviso via email con un collegamento alla bozza pronta e agli scan. Lo specialista non deve più combattere con la carta. Gli resta solo da verificare negli scan l'importo finale dell'affare, la presenza del timbro, della firma e effettuare la registrazione. Ora il contabile impiega meno di un minuto per farlo.
Risultati del progetto
- Grazie alla tecnologia ABBYY, MOEK ha semplificato e velocizzato non solo la contabilità, ma anche il controllo finanziario. Per effettuare la registrazione, i dipendenti non devono più aspettare il corriere con gli originali dei documenti: è sufficiente un clic per ottenere la scansione con i dati già verificati dall'archivio elettronico. Tuttavia, il documento cartaceo è ancora necessario. Ma ora può essere inviato in contabilità successivamente. Quando arriva, l'impiegato potrà segnare nel sistema contabile la voce "Origine ricevuta".
- I dipendenti ricevono immediatamente tutte le informazioni necessarie sulle transazioni dalle scansioni, effettuano tempestivamente le registrazioni e preparano in anticipo tutti i documenti per la rendicontazione. Ora non temono né i controlli interni né quelli esterni.
- I contabili eseguono le operazioni finanziarie tre volte più velocemente, e MOEK chiude il periodo di rendicontazione dieci giorni prima.
- Tutti i filiali di MOEK conservano i documenti contabili in un unico archivio elettronico. Grazie a ciò, è possibile trovare qualsiasi fattura, contratto o verbale di lavori eseguiti, così come qualsiasi attributo di essi (importi, IVA, nomenclature di beni o servizi) quattro volte più velocemente rispetto a prima.
- Ogni anno, la soluzione elabora oltre 2,6 milioni di pagine di documenti.
In conclusion
MOEK utilizza da già 2 anni e in questo tempo ha raccolto statistiche. Si è scoperto che i contabili effettuano il 95% delle registrazioni senza apportare modifiche alle bozze. Questo significa che tali registrazioni in futuro potranno essere saltate completamente in modo automatico. In effetti, questo prodotto è diventato il primo passo dell'azienda verso l'integrazione di elementi di 'intelligenza artificiale' nei processi aziendali: MOEK sta sviluppando un programma corrispondente.
Altre aziende russe stanno anche automatizzando il lavoro di contabilità: lo rendono più semplice e conveniente. Ad esempio, grazie alle tecnologie ABBYY, il servizio di controllo finanziario '' riceve informazioni commerciali importanti 2 volte più velocemente e impiega il 20% in meno di tempo per cercare le fatture e le note di consegna necessarie. Le tecnologie di elaborazione intelligente delle informazioni aiutano i dipendenti della contabilità del holding '' a trovare immediatamente i documenti finanziari necessari durante le massicce verifiche fiscali. Nel 2019, gli specialisti dell'azienda prevedono di elaborare circa 10 milioni di pagine di documenti.
Vuoi saperne di più sul progetto MOEK e ABBYY? Il 3 aprile alle 11:00, il vice direttore del Centro Tecnologie Informatiche di MOEK, Vladimir Feoktistov, parlerà dei dettagli del caso in un . Unisciti a noi se vuoi porre delle domande.
Elizaveta Titarenko,
editor del blog aziendale di ABBYY
Fonte: habr.com
