Perché 17, vi chiederete? Perché il mio percorso nell'IT è iniziato proprio 17 anni fa. Negli ultimi dieci anni lavoro presso 'Infosistemy Jet', dove si è svolta la mia crescita professionale. Oggi, però, non parlerò delle peripezie della vita aziendale, ma dell'autoeducazione e della letteratura che mi ha supportato in tutti questi anni.
La mia prima necessità di una consapevole auto-organizzazione è emersa quando lavoravo come business analyst all'inizio degli anni dieci. A un certo punto, mi sono ritrovato con un numero molto elevato di compiti e ho chiesto consiglio a un collega che portava sempre un diario. In risposta, mi ha suggerito un libro sul time management. Così nel 2012 ho scoperto il libro di Gleb Arkhangelsky "Time Drive". Gleb descrive con attenzione come gestire il tempo e propone il suo stesso sistema di registrazione e pianificazione del tempo. È stato lui il primo a parlarmi delle "rane" che bisogna "mangiare" al mattino. Con "rana" lui (o forse qualcun altro prima di lui) si riferiva a compiti che si trovano sgradevoli, ma affrontando un tale compito al mattino e realizzando che non ne hai più, provi un'incredibile soddisfazione. Mi ha anche raccontato che "il elefante va mangiato a pezzetti": significa che se hai un compito enorme, è meglio suddividerlo in parti e "mangiarlo a bistecche". Così sulla mia scrivania sono apparsi diari cartacei (da non confondere con i bloc-notes, che ho sempre avuto e ho ancora ora), e in essi – annotazioni.
Nel 2014 è iniziato uno sviluppo molto attivo, c'era tanto lavoro, l'azienda correva come un razzo. Quando avevo delle emergenze, applicavo ancora i metodi che in qualche modo avevo memorizzato: "ranocchie", "elefanti", annotando i compiti su dei foglietti. Una volta il mio collega Vitaliy mi ha suggerito di dedicare un giorno per rimanere in ufficio e sbrigare tutto ciò che avevo. Non so se avesse letto dei libri, ma intuitivamente ha applicato una strategia che avevo già trovato in diversi libri: il "revisionare settimanale". O ad esempio, mia moglie tiene costantemente un elenco elettronico delle sue attività sul suo iPhone e non dimentica nulla (con mio dispiacere =( ). Tenere tali liste è un altro dei metodi più popolari (chiave).
Nel 2015, ho dovuto aiutare i colleghi per un certo periodo – era necessario testare le funzioni e rimanere dalla parte del cliente. La mia responsabilità è aumentata: ho testato, analizzato errori, coordinato più team, decidendo dove indirizzare ciascun errore, gestendo vari registri per quelli, per questi e anche per quegli altri ragazzi. A febbraio 2016, un mio collega è andato in congedo prolungato e mi è stata offerta la posizione di coordinatore tra due divisioni dell'azienda. Ho accettato e, con ciò, mi sono imposto di cercare nuove opportunità per l'auto-organizzazione.
Continuo a tenere i miei diari cartacei (e i quaderni), ma ho iniziato a rendermi conto che avevo bisogno di uno strumento elettronico. Ho scelto EverNote. Lì è tutto simile a come è su carta, solo che cercare le informazioni è più facile e può essere accessibile da molti dispositivi. Quando EverNote è diventato a pagamento su tutte le piattaforme, sono passato a OneNote, che fino ad ora mi accompagna solo come sostituto della carta per appunti e per conservare informazioni di riferimento che utilizzo continuamente. I suoi principali vantaggi sono che è multipiattaforma, gratuito e si sincronizza bene, nonostante sia un prodotto Microsoft. Inoltre, è basato sul cloud.
Nel 2017 ho iniziato a imparare a spiegare chiaramente i miei pensieri usando strumenti visivi – non tanto a imparare a disegnare, quanto a esercitarmi. Disegnavo immagini del mio piano per la giornata – funziona bene ed è anche divertente.
Nel 2018, le sfide sono aumentate drasticamente (sotto la direzione è emersa una squadra). Mi sono nuevamente rivolto ai miei amici per chiedere consiglio, e la mia collega di «Infostek Jet», Masha, mi ha suggerito un ottimo libro: «Tecniche da Jedi» di Max Dorofeev. Infatti, proprio come Gleb Arkhangelsky, Max Dorofeev propone il suo sistema di gestione del tempo, di se stessi e delle proprie attività. Max mi ha fatto capire che ero sotto un enorme stress perché tenevo tutto nella mia testa (nonostante avessi quaderni, agende e altro). Propone tecniche semplici per alleggerirsi, come il «Martello notturno» – quando ti metti a letto e, invece di addormentarti normalmente, inizi a ricordare: «Oh, ho dimenticato di fare questo!» Suggerisce di dedicare cinque minuti per sederti e ripercorrere la tua giornata all'indietro. Durante questo ripercorrere, potrebbe venire in mente ciò che volevi fare e non hai registrato. Se te lo ricordi, annotalo nel tuo sistema di auto-organizzazione, dove gestisci le tue attività, o semplicemente su un foglio. E bisogna continuare fino alla fine della giornata. Questo aiuta davvero (prova, non essere pigro).
Inoltre, l'autore affronta il problema della procrastinazione: suggerisce di creare compiti come i primi passi da intraprendere, mantenendoli il più semplici e chiari possibile. Spiega anche le mansioni in modo intelligente: per ogni compito bisogna rispondere alle domande «cosa? perché? per quale motivo? quando? quanto?» e, soprattutto, formulare la prima azione fisica da compiere per raggiungere l'obiettivo (completamento del compito, progetto). Parla dei motivi per cui ci lasciamo andare e delle caratteristiche della motivazione, offrendo molti utili consigli sulla concentrazione. Uno dei consigli che ho applicato è contrassegnare tutte le nuove email come lette, in modo che non mi distraggano, e leggerle quando è necessario. In passato, le nuove email mi distraevano constantemente dai compiti su cui stavo lavorando. Seguendo il consiglio di Max, ho anche disattivato tutte le notifiche, ed è stato spaventoso! Ho dovuto forzarmi. Ho detto a me stesso: «Roma, se succede qualcosa di importante, prima riceverai un SMS, e in situazioni più gravi ti chiameranno». Ho realmente avvertito la differenza: questo ha alleviato la prima ondata di stress. Successivamente, ho iniziato ad applicare altre pratiche che mi hanno aiutato a liberare la mente per riflettere sulla vita a un livello di percezione più alto. Ma, il cammino verso l'«illuminazione» deve ancora venire.
Oltre ai libri già menzionati, posso consigliare i seguenti titoli: «Un giorno», «Life hack per ogni giorno», «Come mettere in ordine le cose» e «Unfuck yourself. Stressati di meno, vivi di più». Questi libri chiariscono alcune questioni particolari e supportano la motivazione personale.
Di recente ho imparato a gestire il flusso di compiti, anche se non diminuisce, ma sento comunque la necessità di ulteriore sviluppo.
E voi, cosa vi aiuta a gestire il carico di lavoro e a mantenere un buon umore? Apprezzerei i vostri consigli.
Roman Gribkov, responsabile del gruppo progetti di servizio di «Infostystems Jet»
Fonte: habr.com
