E cosa ne è venuto fuori
Ciao!
Nella produzione è importante monitorare la qualità del prodotto, sia quello in arrivo dai fornitori che quello che produciamo noi. A tal fine, vengono spesso effettuati prelievi — dipendenti appositamente formati prendono dei campionatori e, seguendo le istruzioni, raccolgono campioni che poi vengono inviati in laboratorio, dove vengono testati per la qualità.
Mi chiamo Katia, sono il proprietario di uno dei prodotti all'interno di SIBUR, e oggi parlerò di come abbiamo migliorato la vita (almeno durante l'orario di lavoro) degli specialisti che raccolgono campioni e di altri partecipanti a questo affascinante processo. Nella continuazione — sulle ipotesi e il loro test, sull'atteggiamento nei confronti degli utenti del tuo prodotto digitale e un po' su come funziona tutto da noi.
Ipotesi
Inizia col fatto che il nostro team è piuttosto giovane, lavoriamo insieme da settembre 2018, e una delle nostre prime sfide nell'ambito della digitalizzazione dei processi è il controllo della produzione. De facto, questo implica la verifica di tutto nella fase compresa tra l'arrivo della materia prima e l'uscita del prodotto finito dai nostri stabilimenti. Abbiamo deciso di affrontare il problema a piccoli passi e abbiamo iniziato con il prelievo dei campioni. Infatti, per mettere su binari digitali la ricerca di laboratorio dei campioni, questi campioni devono innanzitutto essere raccolti e portati da qualcuno. Di solito, a mano.
Le prime ipotesi riguardavano l'abbandono della carta e del lavoro manuale. In precedenza, il processo si svolgeva in questo modo: una persona doveva scrivere su un foglio cosa stava per raccogliere nel campionatore, identificarsi (cioè, scrivere sul foglio il proprio nome e cognome e l'orario di prelievo), attaccare questo foglio al provettone. Successivamente, doveva andare sulla rampa, prendere un campione da diversi vagoni e tornare nel locale operatorio. Nel locale operatorio, la persona doveva reinserire gli stessi dati nel verbale di prelievo, che veniva poi inviato in laboratorio insieme al campione. Inoltre, doveva scrivere un registro proprio, per potersi eventualmente confrontare successivamente con chi e quando aveva prelevato un determinato campione. E il chimico che registrava il campione in laboratorio trasferiva poi le annotazioni dai fogli in un apposito software di laboratorio (LIMS).
I problemi sono evidenti. In primo luogo, ci vuole tempo e, inoltre, osserviamo la duplicazione della stessa operazione. In secondo luogo, la bassa precisione — il tempo di prelievo è stato calcolato in parte a occhio, perché è una cosa scrivere su carta un tempo approssimativo, un'altra è quando arrivi al vagone e inizi a raccogliere i campioni; sarà già un tempo un po' diverso. Per l'analisi dei dati e il monitoraggio del processo, questo è più importante di quanto sembri.
Come vedete, il campo per ottimizzare il processo è davvero inesplorato.
Abbiamo avuto poco tempo e dovevamo fare tutto rapidamente, all'interno del contesto aziendale. Fare qualcosa nel cloud in produzione è un'idea poco pratica, perché si lavora con una grande quantità di dati, alcuni dei quali rappresentano segreti commerciali o contengono dati personali. Per creare il prototipo, avevamo bisogno solo del numero del vagone e del nome del prodotto — questi dati sono stati approvati dal team di sicurezza e abbiamo iniziato.
Nel mio team ci sono attualmente 2 sviluppatori esterni, 4 interni, un designer, uno scrum master e un junior product. Ecco, per inciso, quali sono attualmente .
In una settimana abbiamo creato un pannello di amministrazione per il team e una semplice applicazione mobile per gli utenti usando Django. Poi abbiamo dedicato un'altra settimana a ritocchi e configurazioni, e infine l'abbiamo consegnata agli utenti, abbiamo fatto formazione e abbiamo iniziato a testare.
Prototipo
Qui è tutto semplice. C'è una parte web che consente di creare un compito per il prelievo di un campione, e c'è un'applicazione mobile per i dipendenti, dove tutto è chiaro, ad esempio, vai a quell’asta e raccogli campioni da quel vagone. Inizialmente abbiamo attaccato dei codici QR sui raccoglitori di campioni, per non reinventare la ruota, perché una modifica più seria del raccoglitore di campioni avrebbe richiesto delle approvazioni, mentre qui è tutto innocuo; basta attaccare un foglietto e andare a lavorare. All'impiegato restava solo da selezionare il compito nell'app e scansionare il codice, dopodiché il sistema registrava i dati sul fatto che lui (quell'impiegato specifico) avesse prelevato campioni dal vagone con quel numero a tale ora. In termini figurati, "Ivan ha prelevato un campione dal vagone n. 5 alle 13:44". Al ritorno nella sala operatoria, gli bastava stampare già il verbale pronto con gli stessi dati e semplicemente firmarlo.
La vecchia versione del pannello di amministrazione
Creazione di un compito nel nuovo pannello di amministrazione
Per le ragazze in laboratorio, a questo punto è diventato più semplice: ora non è necessario decifrare le scritte su un foglio, ma basta scansionare il codice e capire immediatamente cosa c'è nel campionatore.
E qui ci siamo imbattuti in un problema simile anche dal lato del laboratorio. Le ragazze qui hanno il loro software complesso, LIMS (Laboratory Information Management System), nel quale dovevano inserire manualmente tutto dai verbali di campionamento. E a questo punto, il nostro prototipo non risolveva affatto i loro problemi.
Per questo abbiamo deciso di fare un'integrazione. La situazione ideale sarebbe quella in cui tutta la tecnologia che siamo stati in grado di sviluppare per integrare questi due estremi, dalla raccolta dei campioni all'analisi di laboratorio, aiuti a eliminare completamente la carta. L'app web sostituirà i registri cartacei, il verbale di campionamento sarà compilato automaticamente, con l'uso della firma elettronica. Grazie al prototipo abbiamo capito che il concetto era applicabile e abbiamo iniziato a sviluppare l'MVP.
Prototipo della versione precedente dell'app mobile
MVP della nuova app mobile
Dita e guanti
Qui bisogna considerare anche il fatto che lavorare in produzione non è +20 gradi e una leggera brezza che smuove i campi di paglia del cappello, ma a volte -40 e un vento così forte che non hai affatto voglia di togliere i guanti per toccare lo schermo del tuo smartphone antiexcplosione. Assolutamente no. Anche sotto la minaccia di dover compilare verbali cartacei e perdere tempo. Ma le dita sono con te.
Quindi abbiamo cambiato leggermente il processo di lavoro per i ragazzi: prima di tutto, abbiamo integrato una serie di azioni nei tasti laterali del smartphone, che si premono facilmente con i guanti, e in secondo luogo, abbiamo migliorato i guanti stessi: i nostri colleghi, che si occupano di fornire ai dipendenti dispositivi di protezione individuale, ci hanno trovato guanti che soddisfano tutti gli standard necessari, inoltre anche con la possibilità di lavorare con schermi touch.
Qui c'è un breve video su di loro.
C'è stata anche un feedback riguardo alle etichette sui campionatori. Il fatto è che ci sono diversi tipi di campionatori: di plastica, di vetro, di forma curva, insomma in varie forme. Attaccare un codice QR su quelli curvi è scomodo, la carta si piega e potrebbe non essere scansionata così bene come si vorrebbe. Inoltre, sotto il nastro adesivo scansiona peggio, e se si attacca il nastro abbondantemente, non si scansiona affatto.
Abbiamo sostituito tutto con etichette NFC. È molto più comodo, ma non siamo ancora riusciti a renderlo completamente pratico: vogliamo passare a etichette NFC flessibili, ma al momento siamo bloccati nelle approvazioni relative alla protezione contro le esplosioni, quindi abbiamo etichette grandi, ma esplosioni-resistenti. Ma ci lavoreremo con i colleghi della sicurezza industriale, quindi c'è ancora molto da fare.
Ancora sulle etichette
LIMS come sistema prevede la stampa di codici a barre per tali necessità, ma ha un grosso svantaggio: sono monouso. Significa che l’hai attaccata al campionatore, hai terminato il lavoro e devi staccarla, gettarla e poi attaccarne una nuova. In primo luogo, non è proprio ecologico (si spreca molta più carta di quanto si pensi). In secondo luogo, richiede tempo. Le nostre etichette sono riutilizzabili, con possibilità di riscrittura. Quando un campionatore arriva in laboratorio, è sufficiente scansionarlo. Poi il campionatore viene pulito con cura e restituito per la raccolta dei prossimi campioni. L'operatore in produzione lo scansiona di nuovo e scrive sull'etichetta nuovi dati.
Questo approccio si è dimostrato piuttosto efficace, e l'abbiamo testato a fondo cercando di risolvere tutti i punti critici. Alla fine, siamo attualmente nella fase di sviluppo di un MVP in un contesto industriale con piena integrazione nei sistemi aziendali e nei registri. Qui ci aiuta il fatto che in passato abbiamo migrato molte cose ai microservizi, quindi non ci sono stati problemi nel lavorare con gli account. A differenza di LIMS, per la quale non è stato fatto nulla. Abbiamo affrontato alcune difficoltà nell'integrare correttamente il sistema con il nostro ambiente di sviluppo, ma ce l'abbiamo fatta e in estate lanceremo tutto.
Controlli e formazione
Da questa piuttosto comune problematica è nato un caso: un giorno è emersa l'ipotesi che a volte il controllo dei campioni mostri risultati anomali semplicemente perché i campioni non vengono prelevati correttamente. Le ipotesi sul perché erano le seguenti.
- I campioni vengono prelevati in modo errato a causa della non conformità da parte del personale locale nei processi tecnologici.
- Entrano in produzione molti principianti, a cui potrebbe non essere spiegato tutto in dettaglio, con conseguenza che i prelievi dei campioni non sono del tutto corretti.
Il primo approccio l'abbiamo criticato fin dall'inizio, ma per precauzione abbiamo iniziato a controllare anche quello.
Qui segnalo una cosa importante. Stiamo attivamente insegnando all'azienda a ristrutturare il modo di pensare verso una cultura di sviluppo di prodotti digitali. In passato, il modello di pensiero era tale che esisteva un fornitore, bisognava solamente redigere un chiaro documento con le soluzioni una volta, consegnarlo e lasciare che fosse lui a fare tutto. In altre parole, si arrivava al punto in cui le persone si basavano de facto su potenziali soluzioni già pronte che dovevano essere incluse nel documento come dati di fatto, invece di partire dai problemi esistenti che si desiderava risolvere.
E ora stiamo spostando il focus da questo "generatore di idee" alla formulazione di problemi chiari.
Pertanto, ascoltando la descrizione di questi problemi, abbiamo iniziato a ideare modi per verificare queste ipotesi.
Verificare la qualità del lavoro dei selezionatori di campioni è più semplice grazie alla videosorveglianza. È chiaro che per verificare l'ipotesi successiva dotare tutta la rampa di telecamere a prova di esplosione non è affatto semplice, il calcolo preliminare ci ha subito dato milioni di rubli e abbiamo rinunciato a quest'idea. È stata presa la decisione di contattare i ragazzi del settore 4.0, che attualmente stanno collaudando l'uso dell'unica telecamera wifi a prova di esplosione in Russia. Dalla descrizione, dovrebbe assomigliare a qualcosa delle dimensioni di un bollitore elettrico, ma in realtà questo aggeggio non è più grande di un evidenziatore per cancelli.
Abbiamo preso questa piccola e siamo andati sulla rampa, spiegando nel modo più dettagliato possibile ai dipendenti cosa stessimo offrendo, per quanto tempo e a quale scopo. Era importante far capire subito che si trattava in effetti di una verifica di esperimento e che era temporanea.
Per un paio di settimane, le persone hanno lavorato in modo ordinario, non sono state rilevate violazioni e abbiamo deciso di verificare la seconda ipotesi.
Per un apprendimento rapido e dettagliato, abbiamo scelto il formato di video istruzioni, sospettando che un adeguato videotutorial, di cui tu possa spendere qualche minuto per la visione, mostri molto meglio e in modo più chiaro tutto e tutti, piuttosto che un manuale di istruzioni di 15 pagine. Inoltre, avevano già un manuale simile.
Detto — fatto. Sono andata a Tobol'sk, ho visto come prendono i campioni e si è scoperto che la meccanica di prelievo è rimasta invariata negli ultimi vent'anni. Sì, è un processo piuttosto routinario, che può essere portato all'automatismo con ripetizioni frequenti, ma ciò non significa che non possa essere automatizzato e semplificato. Tuttavia, inizialmente l'idea di un video con le istruzioni per il personale è stata scartata, dicendo che non era necessario girare quei video se da vent'anni facciamo sempre la stessa cosa.
Ci siamo messi d'accordo con il nostro team PR, abbiamo scelto il ragazzo giusto per girare il video, gli abbiamo dato una splendida chiave inglese lucida e abbiamo registrato il processo di prelievo dei campioni in condizioni ideali. È venuta fuori una versione esemplare. Dopo ho anche doppiato il video per maggiore chiarezza.
Abbiamo riunito i dipendenti di otto turni, abbiamo organizzato una proiezione cinematografica e chiesto il loro parere. Si è rivelato che era come guardare per la terza volta i primi 'Avengers': fantastico, bello, ma nulla di nuovo. Dicono, in fondo facciamo tutto questo da sempre.
Poi abbiamo chiesto direttamente ai ragazzi cosa non gli piacesse in questo processo e quali fossero i disagi. Qui la diga è crollata: dopo una sessione di design improvvisata con i lavoratori, abbiamo presentato alla direzione un backlog piuttosto ampio, mirato a cambiare i processi operativi. Perché prima era necessario apportare alcune modifiche ai processi stessi, e poi creare un prodotto digitale che fosse recepito correttamente nelle nuove condizioni.
Ma sul serio, se una persona ha un grande prelevatore di campioni scomodo e senza manico, deve trasportarlo con due mani, e tu dici: 'Ecco, Iva, prendi il cellulare, scannerizza lì' — non è molto motivante.
Le persone per le quali crei il prodotto devono capire che li ascolti, e non stai semplicemente preparando di sfornare qualcosa di trendy che attualmente non gli serve affatto.
Sui processi e sugli effetti
Se stai creando un prodotto digitale e hai un processo inefficace, non dovresti implementare il prodotto per ora; è necessario prima sistemare questo processo. La nostra priorità attuale è ottimizzare tali processi. Durante le sessioni di design, continuiamo a raccogliere il backlog non solo per il prodotto digitale, ma anche per miglioramenti operativi globali, che a volte riusciamo a implementare anche prima del prodotto stesso. Questo da solo produce un ottimo effetto.
Inoltre, è importante notare che parte del team si trova direttamente in azienda. Abbiamo ragazzi provenienti da diverse divisioni che hanno deciso di costruire una carriera nel digitale e di aiutarci con l'implementazione dei prodotti e lo studio dei processi. Questi cambiamenti operativi vengono suggeriti da loro.
Per i dipendenti è più facile. Capiscono che non siamo qui solo per chiacchierare, ma stiamo realmente discusso su come annullare documenti inutili, o ridurre da 16 documenti necessari per il processo a 1 documento (e poi anche quello annullare), come creare una firma elettronica e ottimizzare il lavoro con le autorità pubbliche, e altro ancora.
E se parliamo del processo in sé, abbiamo scoperto anche questo.
La raccolta dei campioni richiede in media circa 3 ore. In questo processo, ci sono persone che svolgono il ruolo di coordinatori, e per tutte e tre le ore il loro telefono squilla in continuazione, mentre comunicano constantemente gli aggiornamenti — dove inviare i veicoli, come distribuire gli ordini ai laboratori e cose simili. Questo avviene dalla parte del laboratorio.
Dalla parte della produzione c'è una persona simile con lo stesso telefono che squilla incessantemente. Abbiamo deciso che sarebbe utile creare un dashboard visivo, che aiuti a vedere lo stato del processo, dalle richieste di raccolta campioni fino all'emissione dei risultati in laboratorio, con le necessarie notifiche e altro. In seguito, pensiamo di collegare questo all'ordine dei trasporti e ottimizzare l'attività dei laboratori stessi, distribuendo il lavoro tra i dipendenti.
In conclusione, grazie alle modifiche digitali e operative, riusciremo a risparmiare circa 2 ore di lavoro umano e un'ora di inattività del personale per ogni campione prelevato, rispetto a come lavoravamo in precedenza. E questo è solo per un campione; in un giorno possono essercene diversi.
Degli effetti, attualmente viene condotta circa un quarto delle raccolte di campioni. Risultato, liberiamo circa 11 unità di personale per lavori più utili. E la riduzione delle ore carrozza (e anche delle composizioni-ore) apre spazi per la monetizzazione.
Certo, non tutti comprendono appieno cosa faccia qui il team digitale e perché si occupi di miglioramenti operativi, nella mente delle persone rimane questa percezione non del tutto corretta, quando pensi che gli sviluppatori siano arrivati, ti abbiano fatto un'app in un giorno e risolto tutti i problemi. E il personale operativo, ovviamente, è contento di questo approccio, anche se con un certo scetticismo.
Ma è importante ricordare che non esistono scatole magiche. Tutto questo è lavoro, ricerca, ipotesi e verifiche.
Fonte: habr.com
