Ciao a tutti, mi è capitato di imbattermi in articoli sui hackathon: perché la gente partecipa, cosa funziona e cosa no. Potrebbe interessare a qualcuno sentire parlare degli hackathon da un'altra prospettiva: quella degli organizzatori. Si prega di notare che si tratta della Gran Bretagna, e gli organizzatori russi potrebbero avere un'opinione leggermente diversa in merito.
Un breve background: sono uno studente del terzo anno al Imperial College di Londra, programmatore, vivo qui da sette anni (la qualità del testo in russo potrebbe averne risentito), ho partecipato personalmente a sei hackathon, incluso quello di cui si parlerà ora. Tutti gli eventi sono stati da me seguiti personalmente, quindi c'è un po' di soggettività. All'hackathon di cui si parla sono stato partecipante due volte e organizzatore una volta. Si chiama IC Hack, ed è stato realizzato da studenti volontari, consumando circa 70-80 ore del mio tempo libero quest'anno. e alcune foto.
Gli hackathon sono di solito organizzati da aziende (qui le dimensioni dell'azienda non hanno importanza), oppure università. Nel primo caso, ci sono molto meno problemi organizzativi. Il patrocinio è fornito direttamente dall'azienda, di solito viene ingaggiata un'agenzia per organizzare l'evento (a volte i dipendenti stessi si occupano dell'organizzazione al 100%), mentre la giuria è composta da dipendenti e spesso viene proposta un tema sul quale realizzare un progetto. Gli hackathon universitari, invece, sono completamente diversi e si dividono in due categorie. La prima è di interesse per le piccole università con poca esperienza nell'organizzazione di tali eventi. Vengono organizzati tramite MLH (Major League Hacking), che si assume quasi tutta la responsabilità del processo.
MLH si occupa della sponsorizzazione, occupando gran parte dei posti nella giuria e insegnando agli studenti come organizzare hackathon. Esempi di eventi di questo tipo includono HackCity, Royal Hackaway e altri. Il principale vantaggio è la stabilità. Tutti gli hackathon organizzati in questo modo sono molto simili tra loro, seguono lo stesso copione, hanno sponsor simili e non richiedono una preparazione particolare da parte degli studenti che organizzano questi eventi. Gli svantaggi sono evidenti: gli eventi non si differenziano molto, fino alle categorie premio. Un altro svantaggio è la dimensione ridotta del finanziamento (dal sito ufficiale di Royal Hackaway 2018 si può vedere che lo sponsor d'oro porta loro 1500 GBP) e una scelta molto limitata di “swag” (merchandise gratuito fornito dalle aziende sponsor). Dalla mia esperienza, posso dire che questi eventi non sono molto grandi, sono accoglienti per i principianti e ci sono quasi sempre biglietti disponibili (ho riflettuto per tre giorni se andare o meno, ma persino metà dei biglietti non era stata venduta) e spesso hanno team concorrenti simili (il 70-80% di tutti i progetti è legato ad applicazioni web). Pertanto, per i team “hipster” non è molto difficile distinguersi tra di loro.
P.S. I biglietti sono quasi sempre gratuiti, vendere un biglietto per un hackathon è considerato una cattiva creanza.
Ora che ho brevemente parlato delle alternative, torniamo al tema principale del post: i hackathon organizzati da studenti indipendenti appassionati. Prima di tutto, chi sono questi studenti e qual è esattamente il vantaggio di organizzare un evento del genere? La maggior parte di queste persone partecipa regolarmente a hackathon, sa cosa funziona bene e cosa no, e desidera un hackathon con un tocco di stile e un'esperienza ideale per i suoi partecipanti. Il principale vantaggio qui è l'esperienza, incluso il personale partecipazione/vittorie in altri hackathon. L'età e l'esperienza variano dal primo anno di laurea al terzo anno di dottorato. Anche i dipartimenti sono diversi: ci sono biochimici, ma la maggior parte sono studenti programmatori. Nel nostro caso, il team ufficiale contava 20 persone, ma in realtà avevamo ulteriori 20-25 volontari che aiutavano con piccoli compiti quando possibile. Ora, una domanda più interessante: come si riesce a organizzare un evento di dimensioni comparabili agli hackathon condotti dai giganti dell'industria (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London — questi sono alcuni degli hackathon a cui ho partecipato personalmente, e lì è stato fatto un lavoro organizzativo colossale)?
Iniziamo dalla prima ovvia problema: il budget. Un piccolo spoiler: organizzare eventi del genere anche nel proprio ateneo (dove l'affitto è modesto o inesistente) può facilmente costare 50.000 GBP e trovare tale somma è davvero difficile. La principale fonte di questi fondi sono gli sponsor. Possono essere sia interni (altri gruppi nell'ateneo che desiderano pubblicità e vogliono attirare nuovi partecipanti) sia corporativi. Il processo con gli sponsor interni è piuttosto semplice: conoscenti, professori e tutor che si occupano dell'amministrazione di questi gruppi. Sfortunatamente, il loro budget è limitato e in alcuni casi offrono servizi (mettere snack nel loro armadietto, prestare una stampante 3D e altro) anziché denaro. Quindi bisogna sperare nel patrocinio aziendale. Qual è il vantaggio per le aziende? Perché vogliono investire denaro in questo evento? Assumere nuovi talenti promettenti. Nel nostro caso, 420 partecipanti, un record per il Regno Unito. Di questi, il 75% sono studenti del Imperial College (attualmente l'università numero 8 nella classifica mondiale).
Molte aziende praticano stage estivi/annuali per studenti ed è un'ottima opportunità per trovare persone che hanno già esperienza e voglia di lavorare in questo settore. Come ha detto il nostro presidente: perché pagare 8000 a un'agenzia di reclutamento per 2-3 candidati potenziali, quando possiamo pagarci 2000 per 20 nuovi candidati direttamente? I costi dipendono dalla dimensione dell'hackathon, dalla reputazione degli organizzatori e da molti altri fattori. I nostri partono da 1000 GBP per piccole startup e arrivano fino a 10.000 GBP per il principale sponsor. Cosa esattamente ricevono gli sponsor dipende interamente da quanto sono disposti a offrire: gli sponsor bronzo riceveranno il logo sul sito, la possibilità di intervenire all'apertura, accesso a tutti i curriculum dei partecipanti e la possibilità di inviarci il proprio merchandise da distribuire ai partecipanti. Tutti gli status a partire da quello argento consentono di inviare i propri ingegneri affinché reclutino direttamente in loco, creazione di una propria categoria di premi, workshop per i partecipanti in aggiunta a tutti i vantaggi bronzo. Per esperienza personale, posso dire che una delle aziende di livello argento ha reclutato 3 persone (2 per l'estate e una per una posizione permanente) proprio durante l'hackathon, e non ho nemmeno contato quanti ne avrebbero potuti assumere dopo l'invio delle email al termine. Creare una propria categoria di premi consente di trovare coloro che realizzano progetti simili ai prodotti dell'azienda. O di vedere chi può rispondere a una domanda aperta in modo più creativo (Most Ethical Hack powered by Visa, per esempio). Dipende dall'azienda. Ogni anno raccogliamo 15-20 sponsor, tra cui Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg e altri. Lavoriamo con tutti: dalle startup ai giganti del settore, la regola principale è il profitto per i nostri studenti. Se siamo costretti a rifiutare uno sponsor perché i nostri studenti hanno lasciato recensioni poco positive sull'esperienza lavorativa/presso quella azienda, molto probabilmente ci tireremo indietro.
Come facciamo a trovare sponsor? È un processo meritevole di un piccolo articolo, ma ecco un breve algoritmo: trovare un reclutatore su LinkedIn / trovare una persona con un contatto in questa azienda; concordare con il comitato organizzatore quanto sia grande questa azienda, quale sia la sua reputazione (cerchiamo di non lavorare con chi ha una cattiva reputazione nei circoli studenteschi, sia per il modo in cui trattano gli stagisti sia per tentativi di risparmiare sui loro stipendi) e chi sarà il principale punto di contatto. Seguono lungo dibattiti su quanto questa azienda può offrirci e viene inviata una proposta commerciale. Abbiamo un sistema di sponsorizzazione molto flessibile e quindi le trattative possono prolungarsi a lungo: lo sponsor deve capire per cosa paga e quindi ci riserviamo il diritto di aggiungere/rimuovere alcuni punti dalla proposta, se lo sponsor ritiene che non porteranno alcun vantaggio all'azienda. Dopo le trattative, concordiamo l'importo con l'università, firmiamo il contratto e li invitiamo a una riunione degli organizzatori per discutere esattamente cosa vogliono ottenere dall'evento e come desiderano pubblicizzarsi agli studenti. Ci sono casi in cui le aziende hanno pagato meno di 3000 GBP e hanno ricevuto una dozzina di potenziali dipendenti per un'assunzione a tempo pieno dopo la laurea.
A cosa ci servono questi soldi? Ci siamo forse dati delle arie per richiedere 3000 per lo sponsorship? In realtà, si tratta di una cifra molto modesta per gli standard dell'evento. I soldi sono necessari per un'enorme quantità di cose necessarie (pranzo x2, snack, cena x2, pizza, colazione e bevande per tutte le 48 ore) e non così necessarie (biscotti, bubble tea, noleggio console, noleggio bar per tre ore, karaoke, e altro). Cerchiamo di fare in modo che tutti ricordino l'evento solo per le cose belle, quindi compriamo tonnellate di cibo delizioso (Nandos, Dominos, Pret a Manger), una grande quantità di snack e bevande, e ogni anno aggiungiamo nuove forme di intrattenimento. Quest'anno ho fatto il popcorn per 500 persone, lo scorso anno ho preparato la zucchero filato. Il budget per tutto ciò, tenendo a mente 420 partecipanti, 50 organizzatori e 60 sponsor, può facilmente superare le 20.000 GBP.
C'è anche elettricità, sicurezza, premi (veramente buoni per gli standard studenteschi: PS4 ad esempio) per tutti i membri del team. Il massimo è 5 persone al minuto. Poi ci sono i “regali” da parte degli sponsor e da parte nostra. Magliette, tazze termiche, zaini e tonnellate di altre utili cose domestiche. Considerando la scala, si possono facilmente spendere altre migliaia. Anche se teniamo l'IC Hack all'interno dell'università, paghiamo per il noleggio. Meno di una società esterna, ma pur sempre. Inoltre ci sono i costi per i cuochi per il pranzo (l'università vieta di organizzare il pranzo autonomamente, e chissà perché), il noleggio del proiettore (dato che il suo costo è di gran lunga superiore al costo stesso dell'hackathon) e altre spese a cui molti non pensano. La maggior parte delle categorie dei premi è stata inventata da noi e anche i premi vengono scelti e acquistati da noi (di questo parleremo nella prossima parte). Quest'anno il budget per i premi ha superato le 7000 GBP. Non posso fornire un importo esatto, ma posso dire che quest'anno le spese hanno facilmente superato le 60.000 GBP. Ecco anche una foto dei vincitori.
I soldi sono stati raccolti, il budget approvato, i premi e il cibo ordinati. E ora? Un inferno totale e una sodomia, note anche come preparazione del luogo. Tutta questa bellezza inizia 2 mesi prima dell'hackathon. Una enorme quantità di mobili deve essere spostata, i rischi valutati, i caricamenti ricevuti, i piani firmati e così via. La lista è enorme. Ecco perché chiamiamo un gran numero di volontari per aiutarci nel processo di organizzazione. E nemmeno loro sono sempre sufficienti. Ma questo è un argomento per il prossimo articolo.
Questa è la prima parte della mia storia sull'organizzazione dell'IC Hack. Se ci sarà abbastanza interesse, pubblicherò altre 2 parti sulle principali problematiche e ostacoli nell'organizzazione stessa del luogo e parlerò un po' dei premi, delle categorie e dell'esperienza degli sponsor, degli organizzatori e dei partecipanti (compresa la diretta della BBC dal luogo dell'evento). Se sei interessato a saperne di più sull'IC Hack, ti prego di contattarmi alla mia email du216@ic.ac.uk, o se sei interessato a sponsorizzare il più grande hackathon nel Regno Unito, sei il benvenuto. Torno al quartier generale degli organizzatori ancora una volta.
Fonte: habr.com
