Nel XX secolo, la vita e il lavoro delle persone seguivano un piano. Al lavoro (semplificando: possiamo immaginare una fabbrica), le persone avevano un programma chiaro per la settimana, il mese, l'anno a venire. Semplificando: devi produrre 20 pezzi. Nessuno verrà a dirti che ora devi produrre 37 pezzi, e oltre a ciò, scrivere un articolo con riflessioni su perché la forma di questi pezzi sia proprio questa — e preferibilmente ieri.
Nella vita quotidiana, le cose andavano più o meno così: un imprevisto era un vero imprevisto. Non ci sono telefoni cellulari, non puoi ricevere una chiamata da un amico che ti chiede di "venire urgentemente ad aiutare a risolvere un problema", vivi nello stesso posto praticamente tutta la vita («trasloco come un incendio»), e aiutare i genitori significava pensare "arrivare a dicembre per una settimana".
In queste condizioni si è formato un codice culturale, in cui ti senti soddisfatto se hai completato tutti i compiti. E questo era reale. Il non completamento di tutti i compiti era una deviazione dalla norma.
Adesso è tutto diverso. Lo strumento di lavoro è diventato l'intelletto, e nei processi lavorativi è necessario utilizzarlo in diverse forme. Un manager moderno (in particolare un top manager) affronta decine di compiti di tipo diverso durante la giornata. E soprattutto — non si può gestire la quantità di "messaggi in entrata". I nuovi compiti possono annullare i vecchi, modificarne la priorità, alterare la stessa impostazione dei vecchi compiti. In queste condizioni, pianificare in anticipo e poi eseguire passo dopo passo è praticamente impossibile. Non puoi dire di fronte a un compito arrivato "abbiamo una richiesta urgente dall'agenzia delle entrate, dobbiamo rispondere oggi, altrimenti multano": “lo pianifico per la prossima settimana”.
Come vivere con questo — per avere ancora tempo per la vita al di fuori del lavoro? E si possono applicare alcuni algoritmi lavorativi di gestione nella vita quotidiana? Tre mesi fa ho cambiato radicalmente tutto il sistema di impostazione dei compiti e il controllo su di essi. Voglio raccontare come sono arrivato a tutto ciò e cosa ne è uscito. La storia sarà in due parti: nella prima — un po' su, se così si può dire, l'ideologia. E la seconda — completamente sulla pratica.
A mio avviso, il problema per noi non è il numero crescente di compiti. Il problema è che il nostro codice socio-culturale è ancora impostato per completare "tutti i compiti programmati per oggi". Ci preoccupiamo quando i piani vengono interrotti, ci preoccupiamo quando non riusciamo a completare tutto ciò che era stato pianificato. Allo stesso tempo, le scuole e le università funzionano ancora secondo il vecchio codice: c'è un insieme di lezioni stabilito, ci sono compiti per casa chiaramente programmati, e il bambino sviluppa nella sua mente un modello che presuppone che la vita continuerà in questo modo. Se immaginiamo una versione rigida, nella vita reale la lezione di inglese può iniziare a parlare di geografia, la seconda lezione invece di quaranta minuti può durare un'ora e mezza, la terza lezione viene cancellata, e nella quarta, in mezzo alla lezione, tua madre ti chiama e ti chiede urgentemente di comprare e portare a casa la spesa.
Questo codice socio-culturale porta una persona a sperare di poter cambiare il flusso in entrata — e in questo modo sistemare la propria vita, mentre la vita descritta sopra è anormale, poiché non c'è un piano chiaro.
Ecco qual è il problema principale. Dobbiamo consapevolmente accettare che non possiamo controllare il numero di messaggi in arrivo; possiamo solo controllare il nostro atteggiamento nei loro confronti e come, sostanzialmente, elaboriamo i messaggi in arrivo.
Non è necessario preoccuparsi per il fatto che continuano ad arrivare nuove richieste per cambiare i piani: non lavoriamo più sulle macchine (fatta eccezione per rare occasioni), le lettere non impiegano un mese per arrivare (sì, sono ottimista), e il telefono fisso è diventato un'anacronismo. Pertanto, è necessario cambiare il processo di elaborazione dei messaggi, e accettare la vita attuale così com'è, rendendoci conto che il vecchio codice socio-culturale non funziona.
Cosa possiamo fare per rendere le cose più facili? È molto difficile "creare un buon sito web", ma con un chiaro capitolato tecnico (o almeno semplicemente con una descrizione più chiara del compito assegnato) ottenere il risultato corretto (e in generale, ottenere un qualche risultato) diventa molto più semplice.
Prenderò il mio esempio personale, quindi proverò a decomporre i miei desideri. È chiaro che ciò che accade nella gestione dei piani di vita e lavorativi non va bene: ora è "male", e io voglio che diventi "bene".
Cosa significano «male» e «bene» a un livello «alto» di decomposizione?
Male: sento ansia per l'incertezza di poter fare tutto ciò che ho promesso ad altre persone o a me stesso, mi preoccupo di non riuscire a portare a termine i progetti che ho pianificato da tempo, poiché sono costretto a rimandarli per via di compiti urgenti o perché sono troppo complessi da affrontare; non riesco a dedicarmi a tutto ciò che mi interessa, poiché la maggior parte del tempo è assorbita dal lavoro e dalle faccende quotidiane, non posso concedere tempo alla mia famiglia e al riposo. Punto separato: non sono costantemente in modalità di cambio di contesto, il che causa in gran parte tutto quanto sopra.
Bene: non sento ansia, perché so a cosa sarò dedicato nel prossimo periodo; l'assenza di questa preoccupazione mi permette di sfruttare meglio il mio tempo libero, non avverto una sensazione di stanchezza regolare (la parola “costante” non è adatta a me, è proprio regolare), non devo preoccuparmi di cambiare continuamente per qualsiasi comunicazione in arrivo.
In generale, molte cose che ho descritto sopra possono essere riassunte con una semplice frase: «riduzione dell'incertezza e dell'ignoto».
Pertanto, il compito tecnico diventa qualcosa del tipo:
- Modifica del processo di gestione delle richieste in arrivo — in modo che il contesto possa cambiare.
- Lavoro con il sistema di gestione delle attività — in modo che almeno le questioni attuali e le idee non vengano dimenticate e possano essere elaborate in seguito.
- Regolazione della prevedibilità del giorno successivo.
Prima di cambiare qualcosa, devo capire cosa posso cambiare e cosa no.
La sfida complessa e enorme è capire e riconoscere che non posso cambiare il flusso in arrivo, e che questo flusso fa parte della mia vita, nella quale mi trovo volontariamente; i vantaggi di questa vita superano gli svantaggi.
Forse, a un primo livello di soluzione del problema, dovresti chiederti: vuoi davvero trovarsi nel posto in cui si trova nella vita, o desideri qualcosa di diverso? E se ti sembra di volere qualcosa di diverso, potresti parallelamente riflettere su questo con uno psicologo/psicoanalista/psicoterapeuta/guru/chiamali come vuoi — questa questione è così profonda e seria che preferisco non addentrarmi qui.
Quindi, mi trovo dove mi trovo, mi piace, ho un'azienda con 100 persone (ho sempre voluto fare affari), faccio un lavoro interessante (che consiste nell'interazione con le persone, inclusa la raggiungimento di obiettivi lavorativi — e mi è sempre interessata la «ingegneria sociale» e la tecnologia), l'azienda è costruita sulla «risoluzione dei problemi» (e mi è sempre piaciuto essere un «fixer»), mi sento bene a casa. Mi piace qui, tranne per gli «effetti collaterali» elencati nella parte «negativa».
Nelle condizioni in cui questa vita mi piace, non posso cambiare (eccetto delegare compiti, di cui parlerò più avanti) il flusso in ingresso, ma posso cambiare il suo trattamento.
In che modo? Sono un sostenitore del concetto di andare dal piccolo al grande — prima risolvere i problemi più urgenti, affrontando quelli risolvibili con cambiamenti semplici, e poi avanzare verso cambiamenti più grandi.
Tutti i cambiamenti che ho fatto possono essere ridotti a tre direzioni; li elencherò dalle modifiche semplici (per me) a quelle complesse:
1. Elaborazione e salvataggio delle attività.
Non sono mai riuscito a tenere un diario cartaceo in modo normale (e nemmeno ora ci riesco), scrivere e formulare un compito è per me una cosa molto difficile, e sedere regolarmente in un task tracker è proprio faticoso.
Ho accettato questo, e la mia concezione principale era che le cose che ho in testa sono le più importanti.
L'elaborazione dei compiti avveniva secondo questo schema:
- compito di cui ricordo — completarlo appena ho la possibilità;
- compito in ingresso — se si fa rapidamente, completarlo subito appena ricevuto, se richiede tempo — promettere che lo farò;
- compiti di cui ho dimenticato — farli solo quando mi vengono ricordati.
Con questo, ho vissuto più o meno normalmente per un certo periodo di tempo, finché i «compiti di cui ho dimenticato» non sono diventati un problema.
Questo è diventato un problema in due forme:
- Praticamente ogni giorno arrivavano compiti dimenticati che dovevano essere completati entro oggi (un hardcore che mi ha colpito — un messaggio dagli ufficiali di giustizia riguardo al prelievo di denaro dai conti per una multa della GIBDD prima della partenza per gli Stati Uniti e l'urgenza di scoprire se mi avrebbero lasciato partire).
- Un'enormità di persone reputa inappropriato chiedere nuovamente riguardo a una richiesta e lo tiene per sé. Le persone si offendono quando dimentichi qualcosa, se si tratta di una richiesta personale, mentre se è una richiesta lavorativa, alla fine si trasforma in un'emergenza da risolvere oggi (vedi punto uno).
Era necessario fare qualcosa.
Per quanto mi sia sembrato strano, ho cominciato a scrivere giù tutte le mie attività. Davvero tutte. Sono stato fortunato a pensarci da solo, ma in generale, l'intera idea si accorda molto con la concettualizzazione di .
Il primo passo è stato semplicemente scaricare tutte le attività dalla mente in un sistema per me molto semplice. Si è rivelato essere : l'interfaccia è molto veloce, la procedura per creare un'attività richiede pochissimo tempo, esiste una semplice app per il telefono (poi sono passato a Todoist, ma di questo parlerò nella seconda parte, quella tecnica).
Grazie al cielo, da dieci anni mi occupo di management nel settore IT e capisco che "creare un'applicazione" è un compito destinato a fallire, proprio come "andare dal medico". Pertanto, ho iniziato a scomporre le attività in compiti più piccoli sotto forma di azioni.
Capisco chiaramente che sono una persona molto dipendente dal feedback positivo, che posso dare a me stesso sotto forma di feedback "guarda quanto hai fatto oggi" (se lo vedo). Pertanto, il compito "andare dal medico" si trasforma in compiti "scegliere quale medico visitare", "scegliere l'orario in cui andare dal medico", "chiamare e prenotare un appuntamento". In questo modo non voglio affaticarmi: ognuno di questi compiti può essere svolto in uno dei giorni della settimana e sono soddisfatto che un certo passo nel compito l'ho già completato.
Il punto chiave: scomporre i compiti e registrare le attività sotto forma di azioni concise.
Finché il compito è nella tua mente, finché pensi che debba essere completato, non sarai tranquillo.
Se poi non è nemmeno annotato e te ne sei scordato, soffrirai quando ti ricorderai di esso e realizzerai di averlo dimenticato.
Questo vale per tutte le attività, comprese quelle quotidiane: andare al lavoro e lungo la strada ricordarsi di non aver buttato via la spazzatura, non è affatto piacevole.
Queste preoccupazioni sono del tutto superflue. Di conseguenza, ho iniziato a scrivere giù ogni singola attività.
L'obiettivo è quello di allenarsi a scaricare ogni (assolutamente ogni) attività in un qualsiasi tracker, il passo successivo sarà smettere di pensare alle attività registrate nella mente.
Quando comprendi che tutto ciò che avevi pensato di fare è annotato e prima o poi ci arriverai, per me l'ansia svanisce.
Smetti di preoccuparti quando, nel mezzo della giornata, ricordi di voler cambiare le lampadine del corridoio, parlare con un collaboratore o scrivere un documento (e ti butti subito a scriverlo).
Minimizzando il numero di compiti dimenticati (in questo contesto, quelli non annotati), minimizzo l'ansia che si genera quando ricordo questi stessi compiti dimenticati.
Non si possono annotare e ricordare tutto, ma se prima c'erano 100 compiti, a un certo punto ne rimangono 10 e semplicemente ci sono meno 'incidenti' di ansia.
Il punto chiave: annotiamo tutto, proprio tutto, anche se siamo certi di ricordarlo.
Non si può ricordare tutto: per quanto possa suonare stupido, scrivo tutto, fino a 'portare a spasso il cane'.
Cosa ho realizzato in questo modo? È diminuita l'ansia di temere costantemente di dimenticare qualcosa (ripassavo mentalmente piani, compiti, promesse, ecc.) e in generale è scomparsa la necessità di pensarci su, su 'a cosa avrei potuto promettere'.
2. Riduzione della reattività.
Non possiamo ridurre il flusso in entrata, ma possiamo modificare il nostro modo di reagire ad esso.
Sono sempre stato una persona reattiva e ne traevo piacere, rispondevo immediatamente alla richiesta di qualcuno per qualcosa da fare al telefono, cercavo di svolgere subito il compito che mi era stato assegnato nella vita o in casa, in generale ero il più veloce possibile e provavo piacere in questo. Questo non è un problema, ma diventa problematico quando tale reazione si trasforma in un istinto. Smetti di distinguere dove sei davvero necessario immediatamente e dove le persone possono ragionevolmente aspettare.
Il problema è che ciò porta anche a sensazioni negative: prima di tutto, se non riuscivo a fare qualcosa o dimenticavo di rispondere a qualcosa promesso, mi sentivo molto frustrato, ma questo da solo non era critico. È diventato critico nel momento in cui il numero di compiti a cui volevo reagire istintivamente immediatamente è aumentato rispetto alle possibilità fisiche di farlo.
Ho iniziato a imparare a non reagire subito alle richieste. Inizialmente era solo una soluzione puramente tecnica: per ogni richiesta in arrivo "per favore, fallo", "per favore, aiutami", "incontriamoci", "sentiamoci", ho cominciato, invece di reagire e anche di analizzare quando lo avrei fatto, a mettere come primo obiettivo semplicemente elaborare questa richiesta in arrivo e pianificare quando l'avrei eseguita. Cioè, il primo compito nel tracker non è più l'attività da completare, ma l'attività "domani leggere ciò che ha scritto Vanya su Telegram e capire se posso farlo e quando lo farò, se posso". La cosa più difficile qui è combattere con gli istinti: un'enorme quantità di persone di default chiede una reazione rapida, e tu, se sei abituato a vivere nel ritmo di questo tipo di reazione, ti senti a disagio se non rispondi immediatamente a qualcuno.
Ma è avvenuto un miracolo: si scopre che 9 persone su 10, che chiedono qualcosa da fare "ieri", possono tranquillamente aspettare fino a "domani", quando ti occupi della loro richiesta, se semplicemente hai detto loro che domani te ne occuperai. Questo, insieme alla registrazione delle attività e al mantenimento delle promesse di occuparsi delle stesse, semplifica così tanto la vita che inizia a sembrare che ora stai vivendo in un piano strutturato (e forse è proprio così). Ci vuole ovviamente un grande allenamento, ma, in realtà, nelle condizioni in cui hai adottato questa regola, si può imparare rapidamente. E questo risolve in larga misura i problemi di cambiamento di contesto e di non adempiere ai piani fissati. Cerco di pianificare tutte le nuove attività per domani, tutte le richieste a cui prima reagivo in modo reattivo le pianifico per domani, e già "domani" al mattino mi occupo di cosa si può fare e quando. I piani per "oggi" diventano meno fluttuanti.
3. Stabilire le priorità e registrare compiti imprevisti.
Come ho detto all'inizio, ho riconosciuto per me stesso che il flusso di compiti di ogni giorno è maggiore di quanto possa completare. Il set di compiti reattivi rimane comunque. Pertanto, ogni mattina mi occupo dei compiti fissati per oggi: quali sono davvero urgenti, quali possono essere rinviati a domani mattina per decidere quando dovrebbero essere completati, quali dovrebbero essere delegati e quali possono essere semplicemente scartati. Ma non mi fermo qui.
Una grande frustrazione si verifica quando la sera ti rendi conto di non aver portato a termine i compiti critici pianificati per oggi. Ma di solito accade perché oggi sono emersi compiti non pianificati, ai quali, nonostante i massimi sforzi per rimandare le reazioni, bisognava rispondere oggi. Ho iniziato a segnare tutte le attività che ho svolto oggi, subito dopo averle completate. E alla sera rivedevo l'elenco delle attività completate. Sono andato a parlare con un avvocato — segnato, ho chiamato un cliente — segnato. C'è stata un'emergenza a cui dovevo rispondere — segnato. Il servizio di assistenza ha chiamato e ha detto che dovevo portare l'auto proprio oggi per ripararla entro domenica, — segnato. Questo mi permette di capire perché non sono riuscito a completare i compiti previsti per oggi e di non preoccuparmi (se i compiti improvvisi ne valevano la pena), così come di annotare dove avrei potuto gestire le attività in arrivo in modo meno reattivo (dire al servizio che non riesco e che porterò l'auto solo domani, e scoprire che comunque entro domenica potrà essere fatta, anche consegnandola domani). Cerco di segnare ogni compito svolto, fino a "firmato due documenti dalla contabilità" e a una conversazione di un minuto con un collega.
4. Delegazione.
L'argomento più difficile per me. E qui in realtà sono più felice di ricevere consigli che di darli. Sto solo imparando a farlo nel modo giusto.
Il problema nella delegazione risiede nell'organizzazione dei processi di delega. Dove questi processi sono ben strutturati, trasmettiamo facilmente le attività. Dove i processi non sono affinati, la delegazione sembra o troppo lunga (rispetto a quando svolgi il compito da solo), o semplicemente impossibile (questo compito nessun altro, tranne me, può svolgerlo con certezza).
Questa mancanza di processi crea un blocco nella mente: non mi viene nemmeno in mente che si possa delegare un compito. Appena un paio di settimane fa, quando ho deciso di passare da Trello a Todoist, mi sono accorto che stavo già trasferendo attività da un sistema all'altro da tre ore, senza nemmeno pensare che qualcun altro potesse farlo.
Per me, ora, la principale sperimentazione è superare il mio blocco nel chiedere alle persone di fare qualcosa nei casi in cui sono sicuro che non accetteranno o non sanno come farlo. Perdere tempo a spiegare. Accettare che le cose richiederanno più tempo. Se condividerai la tua esperienza, sarò molto felice.
Trappole
Tutte le modifiche sopra menzionate sono descritte da raccomandazioni tecniche piuttosto dettagliate su come utilizzare il software, di cui scriverò nella parte successiva, mentre alla conclusione di questa parte parlerò di due trappole in cui sono caduto durante il processo di tutta questa mia riorganizzazione della vita.
Il concetto di affaticamento.
Poiché lavoriamo con la mente e non fisicamente, sorge un'enorme e inaspettata problematica: comprendere e catturare il momento in cui si comincia a sentirsi stanchi. Questo consente di prendersi una pausa in tempo.
Il lavoratore convenzionale davanti alla macchina non ha mai avuto questo problema in linea di principio. Prima di tutto, la sensazione di affaticamento fisico ci è nota fin dall'infanzia, inoltre è piuttosto difficile continuare a fare qualcosa di fisico quando il corpo non è in grado di farlo. Non possiamo, dopo aver fatto 10 serie in palestra, farne altre 5 'perché così devono andare le cose'. Questa motivazione non funzionerà per ragioni biologiche ovvie.
Con il pensiero la situazione è un po' diversa: non smettiamo mai di pensare. Non ho esplorato quest'area, ma in generale le ipotesi sono le seguenti:
- Una persona che si trova in uno stato di continua esaurimento mentale non avverte subito l'affaticamento mentale. Non si verifica con un semplice 'non posso più pensare, mi sdraio' — prima influisce sullo spettro emotivo, sulle capacità mentali, poi sulla percezione. Solo qui si può percepire che è sopraggiunto il problema.
- Per disconnettersi dal flusso, non basta semplicemente smettere di occuparsi di lavoro. Ho notato che se, ad esempio, smetto di lavorare, mi sdraio e fisso il telefono, leggo, guardo e il mio cervello continua a lavorare, l'affaticamento non passa. Il vero aiuto consiste nel sdraiarsi e costringere se stessi a non fare nulla in assoluto (compreso scrollare il telefono). I primi 10 minuti sono molto difficili per uscire dal flusso di attività, nei successivi 10 minuti mi vengono in mente milioni di idee su come fare tutto correttamente, ma oltre questo — c'è solo silenzio.
È importante e necessario dare riposo al cervello, e poiché è molto difficile cogliere questo momento, bisogna farlo semplicemente regolarmente.
Tempo per riposo / vita / famiglia.
Come ho già scritto, sono una persona dipendente dal feedback positivo, ma posso generarlo da solo: è sia un vantaggio che un problema.
Dal momento in cui ho iniziato a monitorare tutti i compiti, mi lodo da solo per quelli completati. A un certo punto sono passato da uno stato di "regolazione della vita lavorativa" a uno stato di "ora sono un supereroe e posso fare un massimo di cose", arrivando a 60 compiti al giorno.
Ho bilanciato lavoro e faccende domestiche e assicurato di includere nel mio elenco quotidiano anche i lavori di casa, ma il problema è proprio che si tratta di faccende. È fondamentale avere del tempo per il riposo e per la famiglia.
Il lavoratore del laboratorio viene cacciato alle 6, mentre l'imprenditore prova piacere anche quando lavora. Risulta così che c'è più o meno lo stesso problema che con l'impossibilità di cogliere il momento di "fatica mentale": nel piacere derivante dai compiti completati dimentichi che devi, in effetti, vivere.
È molto difficile uscire dal flusso, quando tutto funziona e ti dà piacere; devi costringerti a farlo.
La stanchezza non arriva dalla voglia di "sdraiarsi", ma da un disturbo emotivo ("tutto infastidisce fin dal mattino"), dalla difficoltà a ricevere informazioni e dal deterioramento della capacità di cambiare contesto.
È cruciale dedicare tempo al riposo, anche se è frustrante. È importante che questo non influisca su di te in seguito. Non è bello gioire della propria produttività per due mesi e poi ritrovarsi in uno stato in cui tutto stanca e non riesci a vedere le persone.
In fin dei conti non viviamo solo per la produttività, nel mondo ci sono moltissime cose interessanti e sorprendenti 😉
In generale, queste sono alcune considerazioni su come vale la pena (ri)organizzare i processi di lavoro e non lavorativi. Nella seconda parte parlerò degli strumenti che ho utilizzato per questo e dei risultati raggiunti.
P.S. Questo tema si è rivelato così importante per me che ho persino creato un canale Telegram separato, dove condivido le mie riflessioni al riguardo, unitevi a me —
Fonte: habr.com
