Molti anni fa sono diventato sviluppatore in un'azienda e sono presto diventato testimone di una scena insolita. Il team leader dell’ufficio accanto ha chiamato il suo collaboratore in piena giornata lavorativa e gli ha detto piuttosto ad alta voce e senza fronzoli: «Senti, ecco dei soldi. Vai al negozio, comprati un whisky e degli stuzzichini».
Ho pensato: «Ma dai! È tutto stranissimo...». Ma la situazione si è ripetuta altre volte. Dopo aver lavorato in azienda per un po', ho capito che un comportamento simile era la norma. Alcuni team erano amici contro altri, si prosperava con le manovre sottobanco, e il top management non reagiva affatto. Sono andato via, nonostante le attività fossero interessanti e le condizioni non fossero male. Ma il clima morale era insostenibile.
Non ero l'unico a pensarla così: ora quell'azienda non esiste più. Ma in quel momento ho capito quanto fosse importante lavorare sulle relazioni informali, quanto influenza possono avere sul business in generale. Inoltre, a lavorarci devono essere prima di tutto i manager di linea, non i responsabili delle risorse umane o gli psicologi aziendali, perché sono proprio i manager a essere in contatto quotidiano con i loro collaboratori.
Ma i team leader nel settore IT, di solito, sono cresciuti come sviluppatori e ingegneri e non hanno una formazione specifica nei campi della psicologia e delle metodologie di gestione. Per questo motivo, spesso i manager comprendono i loro compiti in modo piuttosto ristretto: risolvere problemi aziendali, raggiungere obiettivi, ecc. E non capiscono perché dovrebbero prendersi cura di persone adulte.
Negli ultimi dieci anni ho guidato team di sviluppo, sette dei quali in Badoo. Questo articolo è basato sul mio intervento al : in esso cercherò di spiegare come e perché sia necessario lavorare sulle relazioni informali all'interno del team.
Problemi con le relazioni informali
Come si può capire che ci sia qualcosa che non va con le relazioni informali nel team? Ci sono diversi indicatori.
I nuovi arrivati non rimangono
Sono sicuro che per la maggior parte delle persone cambiare lavoro sia uno stress. Un neofita si trova in una situazione estremamente scomoda e instabile, anche perché la sua esperienza e le sue capacità non sono confermate nel nuovo gruppo. D'altro canto, potrebbe essere stato una persona importante e rispettata nel precedente posto di lavoro. In questo caso, il contrasto sarà ancora più pronunciato e porterà a un ulteriore disagio.
Cosa fa una persona per farsi notare? Mostra iniziativa. Ma l'iniziativa dei nuovi dipendenti viene spesso sottolineatamente respinta: «Dove pensi di andare? Qui sappiamo già come funziona tutto senza di te!».
Inoltre, i neofiti vengono spesso esclusi dalla comunicazione informale. Se si va a pranzo, il neofita non è stato invitato. Se si festeggia il compleanno di qualcuno, il neofita non è stato invitato. È già stressato per questioni lavorative e in più non ha nessuno con cui parlarne. È doppiamente difficile.
In queste condizioni, molti decidono semplicemente di trasferirsi in un'altra azienda.
Colleghi sconosciuti
Un altro problema è la mancanza di conoscenza dei colleghi. Questo avviene più spesso al confine tra i reparti, piuttosto che all'interno della stessa unità. I collaboratori non conoscono i loro committenti interni e viceversa: ad esempio, il team di prodotto e il team di sviluppo non si conoscono tra loro.
La cosa più triste è quando i dirigenti non conoscono i propri subordinati: non sanno quali siano le loro reali aspettative e non sanno come motivarli.
Leader informali in opposizione al potere formale
In ogni gruppo ci sono leader informali. Come gli altri, hanno i loro obiettivi. La caratteristica dei leader informali è che sanno coinvolgere altre persone nel raggiungimento dei propri obiettivi. Se l'obiettivo di un leader informale non rientra negli obiettivi dell'organizzazione, queste persone possono diventare molto tossiche. E la cosa peggiore che possa accadere è che possano portare parte del gruppo in un'altra azienda.
Disgregazione
Tutti i problemi che ho segnalato — scarsa gestione dei neofiti, mancanza di comunicazione, leader informali in opposizione — portano alla disgregazione. In un caso particolare, ciò può essere illustrato da un meme molto eloquente:
Le persone non sanno cosa facciano i loro colleghi. Di conseguenza, non apprezzano il loro contributo all'obiettivo comune. La disgregazione porta all'assenza di lavoro di squadra: i membri del team non si completano a vicenda, con conseguente soluzione inefficace dei compiti. Manca la flessibilità a causa del fatto che le comunicazioni non sono stabilite. I leader faticano a motivare e far crescere i loro subordinati. Tutto ciò porta al fatto che le persone se ne vanno.
Ma si desidera che sia tutto bene, che sia almeno così:
E ancora meglio, se fosse così:
Cosa fare allora?
Cosa fare affinché le relazioni informali nella vostra azienda siano “giuste” e lavorino a favore del business? Parlerò di ciò che abbiamo fatto e continuiamo a fare noi in Badoo. Questi sono tre componenti importanti:
- cultura aziendale;
- lavoro regolare per rafforzare il team;
- reazione a deviazioni distruttive.
Cultura aziendale
La cultura aziendale è un insieme di valori fondamentali che formano il modo di pensare e le norme comportamentali dei dipendenti. È ciò che unisce le persone in un team, ciò che distingue l'azienda dalle altre e consente di esserne orgogliosi. Sono valori condivisi dalla maggior parte del team.
I valori fondamentali non sono una costante. Possono mutare, essere integrati in base al cambiamento della strategia aziendale. Non è opportuno inventarli o copiare ciecamente i valori di altre aziende. Non è nemmeno consigliabile coinvolgere esperti esterni, aspettandosi che creino questi valori per voi: i valori devono nascere all'interno dell'azienda.
Molti anni fa lavoravo come programmatore in un'azienda di marketing multinivello. Lì regnava il culto del capo: i suoi ritratti e le sue citazioni erano appesi negli uffici. Tutti i dipendenti dovevano essere appassionati, migliorare il mondo. Lì, invece del solito saluto, c'era uno slogan: “100 miliardi sono il nostro destino!”. Ora sembra ridicolo, ma all'epoca non era affatto divertente. Questo è un esempio di come non si deve fare, un esempio di pseudocultura.
Torniamo a Badoo. A un certo punto ci siamo riuniti, abbiamo fatto brainstorming e creato un elenco dei nostri valori fondamentali.
Ma ciò che conta non è l'elenco in sé, ma come lo usiamo.
In primo luogo, lo utilizziamo durante le assunzioni: cerchiamo di capire se i candidati sono pronti a condividere i nostri valori fondamentali. In secondo luogo, lo utilizziamo per valutare i dipendenti: durante il periodo di prova, nelle revisioni trimestrali e semestrali.
Come valutiamo i candidati nei colloqui? Poniamo domande specifiche. Ad esempio, riguardo agli errori passati; scopriamo il loro atteggiamento nei riguardi di essi, per capire quanto una persona sia consapevole, quanto sia autocritica e capace di apprendere dai propri errori.
Osserviamo la reazione alle domande a cui il candidato non sa rispondere. Molti iniziano a deviare, a spostare la conversazione in un'altra direzione o si arrendono subito. Noi preferiamo quando una persona cerca di arrivare logicamente alla risposta corretta e, una volta raggiunto il limite, ammette onestamente di non sapere. In questo caso vediamo che la persona è capace di riconoscere ciò che non comprende, ed è normale.
Chiediamo se ci sono persone a cui il candidato ha aiutato nella carriera e nello sviluppo, come le ha aiutate. Questo è un segno che la persona è aperta al mondo e pronta ad aiutare gli altri.
Ci interessa sapere se ci sono persone da cui il candidato ha imparato qualcosa di recente. Questo indica indirettamente quanto una persona, in primo luogo, ami apprendere e, in secondo luogo, sia grata alle persone che la circondano e pronte a offrirle qualcosa di nuovo.
È interessante sapere le circostanze della partenza dal precedente lavoro. Qui ci interessa non tanto la ragione del licenziamento, quanto come la persona ha trasferito le sue responsabilità: ha preparato tutto o ha lasciato tutto in balia degli eventi? Questo parla di responsabilità.
Spesso le persone durante i colloqui affermano di voler crescere e quindi di aver lasciato la precedente azienda. È interessante scoprire: cosa impediva di crescere lì? Rispondendo a questa domanda, i candidati a volte iniziano a cercare colpevoli, dicendo che il capo era insoddisfacente, i colleghi stupidi, ecc. Così verifichiamo quanto una persona sia proattiva, quanto sia pronta a riconoscere il proprio problema e a fare qualcosa per risolverlo.
Lavoro regolare per il rafforzamento del team
Una volta riconosciuta e definita la cultura aziendale, è necessario lavorare sul rafforzamento del team. Ho suddiviso questo in diverse aree:
- lavoro con leader informali;
- lavoro con i nuovi arrivati;
- lavoro con dipendenti problematici;
- incontri individuali corretti;
- considerazione delle circostanze personali;
- eliminazione della divisione.
Leader informali
I leader informali sono uno strumento efficace nelle mani del team leader. Attraverso di loro possiamo proiettare gli obiettivi dell'azienda su tutti gli altri membri del team.
Non forzare, ma vendere
La cosa principale nel lavorare con un leader informale è la fiducia. Non bisogna agire in modo direttivo, dirgli cosa fare e come. È necessario convincerlo che il compito è importante, la sua soluzione renderà migliore l'azienda. Oppure, ci si può rivolgere a lui come esperto e chiedere: "Guarda, abbiamo questo problema. Come pensi sia meglio risolverlo?". Questo conferma l'autorità del leader, che è il suo principale strumento e arma.
Elogiare, apprezzare
Elogiate tempestivamente il leader informale. Questo consiglio si applica a qualsiasi collaboratore, ma nel caso di un leader informale, il complimento è ancora più importante.
Non mettere in discussione l'autorità
Non mettere in discussione l'autorità del leader informale, non criticarlo pubblicamente e non prenderlo in giro. Per voi non è un rivale: il dirigente formale e il leader informale giocano su campi diversi. Il primo ha una serie di strumenti per influenzare il personale, mentre il secondo, fondamentalmente, ha solo la sua influenza e autorità.
Accettare feedback
Ascoltate il feedback dai leader informali (riguardo ad altri collaboratori, processi) — loro lo apprezzano. Il fatto che voi ascoltiate conferma anche l'autorità del leader informale.
Affidare responsabilità formale
Se possibile, è consigliabile affidare al leader informale una responsabilità formale. A lungo termine, questo eliminerà la motivazione a opporsi, oltre a soddisfare le ambizioni di leadership del leader informale.
Lavorare con i neofiti
Da un lato, i neofiti sono quelle persone che portano con sé le idee più fresche, interessanti ed efficaci di cui forse non eravate a conoscenza. Dall'altro, sono quelle persone che possono potenzialmente "diluire" la cultura aziendale.
Cosa facciamo noi in Badoo?
"Gentile" onboarding
Fin dal primo giorno, assegniamo un mentore al nuovo arrivato. Può essere un leader o qualsiasi dipendente esperto pronto a rispondere alle domande del neofita in qualsiasi momento. Non lasciamo il nuovo dipendente immediatamente ad affrontare compiti "operativi" e non ci aspettiamo troppo da lui. Le prime settimane, il nuovo arrivato si familiarizza con il lavoro a stretto contatto con il mentore.
Feedback regolare
All'inizio, i nuovi arrivati lo aspettano con ansia, perché, in fin dei conti, il feedback è per loro l'unico punto di riferimento e indicatore su quanto stiano lavorando correttamente. In Badoo, nei primi due mesi, il responsabile incontra il nuovo arrivato una volta alla settimana, in incontri individuali, per discutere tutte le questioni emerse. È fondamentale gestire la critica con molta cautela in questo periodo. È importante sottolineare che sbagliare è normale, soprattutto in fase iniziale. È utile coinvolgere un esperto HR, in modo che il nuovo arrivato possa dare feedback al proprio responsabile: ciò che non riesce a dire di persona, lo dirà al manager HR.
Coinvolgimento in comunicazioni informali
Non si devono escludere i nuovi arrivati dalle interazioni informali. Se andate a pranzo in gruppo, invitate il nuovo arrivato. Se festeggiate un compleanno, estendete l'invito al nuovo membro. Può rifiutare, ma dopo un po' accetterà sicuramente. L'importante è fargli capire che non è di troppo, ma un membro a pieno titolo del team.
Iniziative
È altrettanto importante gestire le iniziative con attenzione. Ciò non significa che si debba seguire ogni proposta del nuovo arrivato. Il peso della prova della validità e del cambiamento dello status quo in azienda ricade su chi propone, cioè in questo caso sul nuovo dipendente. Se la sua iniziativa non è adatta per qualche motivo, cercate di discuterne con lui in modo argomentato, come si farebbe con un professionista, spiegando perché non va bene.
Aiuto
All'inizio, l'aiuto per i principianti è molto importante. Siamo tutti interessati affinché il nuovo collaboratore si adatti il prima possibile e inizi a risolvere problemi concreti. Spesso i principianti hanno paura di chiedere aiuto, poiché considerano le proprie domande sciocche. Oggi è già venuto una volta: se viene di nuovo, probabilmente penseranno che non sia professionale. Spieghiamo che non c'è niente di male: bisogna avvicinarsi a un collega non appena ci si imbatte in un problema. Hai provato a capire per mezz'ora o un'ora e non sei riuscito? Avvicinati, altrimenti farai solo peggio per tutti.
Lavorare con collaboratori difficili
I collaboratori difficili sono persone che lavorano contro la cultura aziendale, contro i suoi valori fondamentali. Sono collaboratori che sistematicamente fanno commenti irrispettosi, cercano di minare l'autorità del responsabile e così via. Come lavorarci?
Capire i veri motivi della resistenza
Può esserci un'offesa che non hai notato, oppure può essere un atteggiamento nella vita: sono contro, e basta. Puoi provare a chiedere direttamente. Se non riesci a scoprire qual è il problema e la persona si chiude in una difensiva totale, puoi provare a parlare con le persone con cui ha maggior contatto. Forse loro possono fare luce sui suoi motivi.
Se i motivi sono chiari, provare a trovare un accordo
Potrebbe essere necessario scendere a compromessi in alcune situazioni. Se non riesci a trovare un accordo direttamente con il collaboratore, puoi provare a coinvolgere un cosiddetto mediatore, ad esempio un esperto HR, che parli in privato con il collaboratore, parli in privato con te, tragga conclusioni e fornisca raccomandazioni preziose a entrambi.
Allontanare il collaboratore: ad esempio, trasferirlo in un altro team
A volte il conflitto è a livello personale: le persone semplicemente non si piacciono, e basta. In questo caso, puoi provare a trasferire la persona in un altro reparto per non perdere un collaboratore prezioso.
Ignorare
Se le misure sopra descritte non funzionano, puoi provare a escludere la persona dai processi in cui si sente importante. Questo colpirà la sua autorità e, forse, lo farà ragionare.
Licenziare
Se anche questo non funziona, rimane solo un'opzione: separarsi dal dipendente problematico, poiché i conflitti costanti con lui influiscono negativamente sull'autorità del dirigente.
Incontri one-on-one corretti
Ricordo che stiamo parlando solo di relazioni informali. Ritengo che incontri regolari one-on-one con i dipendenti siano un ottimo formato per costruire relazioni di fiducia tra dirigente e subordinati. Negli incontri 1:1, oltre ai momenti lavorativi, è importante dedicare attenzione anche a questioni collaterali.
- Dai la prima parola al tuo subordinato. Forse ha molte cose da dire e si è preparato. Non interromperlo: lascialo esprimere.
- Discuti delle difficoltà. Sia quelle lavorative che quelle personali, che possono influenzare i processi lavorativi.
- Discuti delle relazioni con i colleghi: va tutto bene? Se scopri che ci sono problemi, proponi il tuo aiuto, ovvero chiedi in che modo, come dirigente, puoi essere d'aiuto. La cosa principale è non dimenticare di aiutare veramente, se il dipendente lo chiede.
- Consiglio che ho trovato nel libro di Maxim Batyrev "45 tatuaggi del manager". Alla fine dell'incontro, quando sembra che si sia parlato di tutto, fai la seguente domanda: "Cosa altro dovremmo discutere?" Alcune persone in quel momento rivelano le informazioni più interessanti.
Considerazione delle circostanze personali
Se tra il dirigente e il subordinato ci sono relazioni di fiducia, il subordinato può sentirsi libero di informarti su alcune circostanze personali: la nascita di un bambino, problemi di salute, mutui, divorzi, ecc. Siamo tutti esseri umani e possono succedere molte cose.
Cosa farà in questo caso un dirigente competente?
- Darà una pausa. Sposterà il dipendente da progetti complessi e critici a compiti meno prioritari.
- Lo manderà in vacanza.
- Rivedrà il sistema di motivazione. Se una persona ha un mutuo, la questione finanziaria diventa prioritaria. Quindi, si può offrirgli un bonus, se ci sono motivi validi (invece di un semplice attestato).
- Cambiamento dell'orario di lavoro. Ad esempio, se i figli di una persona iniziano a frequentare l'asilo, si può modificare l'orario di inizio della giornata lavorativa. Perché non farlo?
Quando un leader ascolta le persone e considera le loro circostanze personali, questo viene apprezzato. E viceversa: quando una persona sa che il leader è a conoscenza dei suoi problemi e non li considera, ciò genera risentimento.
Eliminazione della disconnessione
Vi racconterò come combattiamo la disconnessione in Badoo.
Pranzi aziendali
Con sorpresa ho sentito che in molte aziende i dipendenti pranzano da soli o in coppia. Questo è estremamente inefficace! Infatti, mentre aspettiamo il cameriere, possiamo discutere di molte cose, scoprire qualcosa di nuovo sulle persone con cui lavoriamo. Se le dimensioni dell'ufficio lo permettono, si può organizzare una mensa, come abbiamo fatto noi. Durante l'ora di pranzo, persone di diversi dipartimenti siedono spalla a spalla e discutono di vari argomenti: funziona davvero bene per il rafforzamento del team.
Attività di team building, eventi aziendali con le famiglie
Nel nostro caso, le attività di team building consistono in uscite regolari (ogni tre mesi) in qualsiasi luogo: laser tag, bowling, biliardo, semplicemente andare al bar. Partecipare a questi eventi è facoltativo. Si sceglie un giorno comodo per la maggior parte, e teniamo conto prima di tutto dei nuovi arrivati, cercando di coinvolgerli il più possibile.
Gli eventi aziendali, nel nostro caso, sono eventi davvero grandiosi, ad esempio gite estive di tre giorni. Quest'anno siamo stati a Krasnaya Polyana. Partiamo con le famiglie, ma so che questo è un punto controverso. Sì, ci sono svantaggi: ovviamente, il costo, e anche il fatto che le famiglie riducono la 'dimensione di team building' dell'evento. Ci sono persone che preferiscono trascorrere il tempo con la famiglia piuttosto che con i colleghi. Ma abbiamo provato vari formati e ci siamo fermati su questo. In primo luogo, è molto più facile far uscire una persona con famiglia a un evento di tre giorni piuttosto che una persona sola, e la maggior parte di noi ha una famiglia. In secondo luogo, otteniamo una persona leale da parte — un coniuge. E spesso accade che le famiglie, dopo essersi conosciute all'evento aziendale, continuano a mantenere relazioni amichevoli nella vita di tutti i giorni.
Sport, escursioni, rafting
Questo è un metodo molto semplice e altrettanto efficace per unire il team. Abbiamo delle squadre di corsa, triathlon e tennis da tavolo. Ogni anno facciamo rafting. Considero questo uno dei modi più efficaci per unire il team, perché in condizioni insolite e a volte estreme, le persone scoprono cose nuove su se stesse e sugli altri.
Club di interesse
Coloro che non amano lo sport possono essere coinvolti a giocare a dama, scacchi o a "Cosa? Dove? Quando?". Circa tre anni fa i nostri colleghi hanno creato un gruppo musicale. È interessante notare che molti dei partecipanti a quel tempo non sapevano assolutamente suonare strumenti musicali o lo facevano con grande insicurezza. Recentemente hanno tenuto un concerto in ufficio, ed è stato fantastico! Ricordo con orgoglio le persone con cui lavoro.
Hackathon
È un altro modo abbastanza semplice. Persone di diversi dipartimenti si riuniscono per risolvere un compito interessante, non necessariamente lavorativo. Pizza, birra, ci si riunisce e si crea qualcosa insieme, apprendendo anche molte cose nuove l'uno dell'altro che nel flusso di lavoro ordinario sarebbe impossibile scoprire.
Reazione
L'ultimo blocco riguarda la reazione a vari fenomeni distruttivi che agiscono contro i valori fondamentali dell'azienda e quindi influenzano negativamente il clima morale nel team.
Familiarità
Quando il dirigente e il sottoposto sono troppo coinvolti nella loro interazione amichevole, rischiano di oltrepassare i limiti. In questo caso, il manager deve sempre ricordare che è un manager (anche durante feste e uscite insieme) e fermare con decisione qualsiasi oltrepassamento, stabilendo lui stesso i confini.
Osservazioni e azioni irrispettose
È inaccettabile e altamente distruttivo. È ciò che avvelena l'atmosfera nel team. Interrompete tale comportamento non appena lo sentite/vedete. E non dimenticate di indagare sulle cause. È necessario capire se dietro questo comportamento ci sia una personale antipatia o un conflitto lavorativo. Bisogna analizzare la situazione per prevenire il ripetersi di tali eventi. Ad esempio, a volte le persone nascondono i propri errori addossando le colpe ad altri o a reparti. I programmatori incolpano i tester, i tester incolpano i programmatori. Spesso succede che le persone non sappiano cosa faccia il dipartimento accanto e non apprezzino il suo contributo alla causa comune. Si può lavorare per migliorare la situazione, ad esempio creando canali per comunicare i successi dei vari reparti, affinché i dipendenti comprendano chi si occupa di cosa in azienda e qual è il loro contributo.
Voci
L'emergere di voci è sempre il risultato di scarsa informazione. La scarsa informazione crea un vuoto che viene riempito da incertezze. Quando un manager viene a conoscenza di una voce, dovrebbe spiegare il più verosimilmente possibile come stanno realmente le cose, e successivamente pensare a creare canali adeguati per comunicare questo tipo di informazioni: newsletter, digest, seminari regolari, ecc.
Non molto tempo fa, in Badoo abbiamo avuto una situazione simile. L'azienda ha deciso di trasferire parte dello sviluppo da Mosca a Londra — una richiesta commerciale normale, che col tempo si è dimostrata giustificata. Ma ciò ha generato voci che dicevano che l'ufficio di Mosca stava chiudendo. Questa idea si era radicata così profondamente nelle menti di molti dipendenti che abbiamo dovuto fare grandi sforzi per dissipare il rumore. Immaginate la motivazione di coloro che ci credevano: "Perché pianificare delle attività se tanto ci chiuderanno comunque presto?"
Conclusioni
Come fare affinché le relazioni informali lavorino a vantaggio dell'azienda?
- Riconoscete e formate la cultura aziendale. Assumete persone che condividono i vostri valori. Liberatevi di chi agisce contro di essi.
- Lavorate regolarmente per consolidare il team. Create e sviluppate formati in cui le persone possano instaurare relazioni informali.
- Reagisci alle deviazioni distruttive. Ricorda che sei un manager e quindi un custode della cultura della tua azienda.
E soprattutto: conosci la tua gente! Integra in modo intelligente le relazioni informali nel lavoro. Questo ti darà un quadro completo, che a sua volta ti permetterà di prendere decisioni più ponderate.
Fonte: habr.com
