Vuoi sapere cosa pensano gli organizzatori del "Digital Breakthrough" su come si è svolto il concorso? In questo post non parleremo di dimensioni, libri dei record, figure di spicco, soluzioni uniche e organizzazione impeccabile. Racconteremo dei nostri principali fallimenti — credeteci, ce ne sono stati molti. Ma sbagliare è normale, specialmente se si impara da questi errori.
Iniziamo dall'inizio
Campagna di registrazione
Invece di mille domande, mille quesiti
Ammettiamo che, all'inizio, ci siamo imbattuti nel problema che il nostro pubblico non capiva del tutto come funzionano gli hackathon — tra i partecipanti c'erano molti neofiti, a cui questo formato non era familiare. Erano interessati alla meccanica di svolgimento di tali eventi, ai sistemi di valutazione dei progetti, ai criteri per la selezione del comitato di esperti e molto altro. Così, nelle prime settimane della campagna di registrazione, raccoglievamo non registrazioni, ma una miriade di domande su vari temi — spesso nemmeno riguardavano il concorso stesso.
Da questo abbiamo tratto la lezione che, prima di avviare la raccolta delle domande, è necessario comunicare molto con i potenziali partecipanti — immergersi nella specificità dell'evento e rispondere a domande su tutte le fasi imminenti.
In generale, è importante lavorare attivamente con la comunità tecnologica, che è più interessata non alle ultime scoperte delle aziende partner, ma alle novità sullo svolgimento del concorso — perché abbiamo scelto il formato hackathon? Come si adatta al nostro concorso? Come si svolgerà il test online? Wow, il test online è iniziato — cosa fare dopo? Aspetta, non capisco — ho partecipato al test, ma non ci sono risultati. Quando arriveranno? Quali compiti ci saranno nelle fasi regionali? Chi li propone? E chi sarà nel comitato di esperti? Come sono stati selezionati?
E così via.
La lezione principale: non basta dire: "Ciao, siamo un concorso per manager, specialisti IT e designer. Partecipa subito. Ah, a proposito, sarà in formato hackathon". È necessario spiegare tutto in modo dettagliato e per fasi.
Test online
Errori nei test o comprensione errata dei compiti da parte di persone diverse?
Nella fase di test online, i nostri social media erano inondati di messaggi di protesta riguardo agli errori nei compiti. Il problema era che gli stessi testi delle missioni venivano percepiti in modo diverso da esperti di settori diversi. Tutto dipendeva da come erano arrivati alla professione: se avevano studiato da soli o possedevano ampie conoscenze accademiche e un'istruzione adeguata. La percezione della semantica e della linguistica era molto differente tra loro: questo doveva essere considerato nella composizione dei test.
Lezione principale: la prossima volta pianifichiamo di raccogliere gruppi di focus regionali composti da specialisti di profili diversi. Ci aiuteranno a formulare compiti per regioni specifiche.
Fasi regionali
D'estate bisogna riposare
Il primo errore è stato quello di scegliere proprio l'estate, stagione delle vacanze e delle ferie studentesche, per la conduzione delle fasi regionali: per questo in alcune città hanno partecipato pochissime persone all'hackathon.
Per questo motivo abbiamo ridotto il numero di nomination, costringendo le squadre a rinunciare ai compiti che desideravano risolvere inizialmente. Tuttavia, quelle città con un numero esiguo di partecipanti hanno completato tutte le missioni con successo, dimostrando che è possibile realizzare buone soluzioni anche con un piccolo gruppo. È stato così, ad esempio, a Jakutsk e a Novgorod: lì sono arrivate in finale tutte le squadre che inizialmente avevano partecipato all'hackathon.
Lezione principale: e se non in estate?
Caratteristiche di ciascuna regione
Le condizioni in cui si sono svolti gli hackathon regionali dipendevano direttamente dal partner locale che supportava la competizione. Perciò, in alcuni posti è andato meglio, mentre in altri, peggio. Non tutti comprendevano la specificità di tali eventi e perché le persone lavorano 24/7, dormono su pouff o tende e si nutrono di paninetti della mensa. Di conseguenza, ci sono stati alcuni inconvenienti.
Ringraziamo sinceramente le università: ci hanno aiutato con la location, gli esperti, l'invito dei media e la raccolta dei partecipanti. Lavorare con loro ci ha permesso di comprendere meglio le specificità delle regioni: in futuro questo renderà la nostra collaborazione più efficace.
Lezione principale: nella prossima stagione è necessario pianificare più dettagliatamente il lavoro nelle regioni e fare maggiore affidamento su se stessi e sulla propria esperienza, piuttosto che sui partner locali.
Nelle regioni si percepisce l'informazione in modo diverso
I canali per attrarre partecipanti nelle città con milioni di abitanti e nelle regioni funzionano in modo totalmente diverso. Se, per esempio, a Mosca e San Pietroburgo basta lanciare una pubblicità sui social media e fare un 'seeding' nei gruppi dove si trova il pubblico target, nelle regioni risulta più efficace il passaparola e le chiamate a partecipare da parte di 'influencer' locali (amministrazioni regionali, blogger, università, comunità IT).
Lezione principale: aumentare il numero di canali con cui lavoreremo con il pubblico. Attirare più leader d'opinione, blogger locali.
Abbiamo confuso con formulazioni poco chiare delle attività.
Cosa può deludere e persino infuriare di più i partecipanti all'hackathon? Certamente attività noiose e poco sviluppate. Durante la fase regionale e finale, i team si sono lamentati del fatto che le formulazioni delle attività spesso suonavano poco chiare e trasparenti.
Durante tutto il concorso abbiamo sempre cercato di seguire la regola — definisci bene l'attività => ottieni una soluzione di qualità. Ma ammettiamo che non ci siamo riusciti sempre. In un contesto in cui le attività erano molte e per ciascuna venivano forniti i propri dataset… si sono verificati dei fallimenti. Ma tutto è stato compensato dall'aiuto degli esperti, che non si sono mai allontanati dai team, hanno risposto a tutte le domande e hanno analizzato i progetti da ogni angolazione. È proprio questo che ha influenzato la qualità dei prototipi emersi dai risultati.
Lezione principale: per la formulazione delle attività ci avvarremo dell'aiuto di specialisti che conoscono a fondo le tecnologie con cui i partecipanti dovranno lavorare. Quindi, se formuliamo un'attività per lo sviluppo di un'applicazione AR per interni, avremo bisogno di un esperto che abbia già utilizzato la realtà aumentata per soluzioni simili.
Finale
«Salve! L'hackathon sta arrivando e non ci sono stati inviati i biglietti», o problemi di logistica.
Alcuni partecipanti hanno ricevuto in ritardo informazioni su come sarà organizzato il loro viaggio per la finale. Questo ha suscitato un'ondata di domande, e noi, come organizzatori, siamo stati messi sotto tiro. Non daremo la colpa a nessuno; il team di progetto è sicuramente responsabile per tutti i ritardi. Nella maggior parte dei casi, erano legati al fatto che ci rivolgeva a richiesta di aiuto alle regioni, ma ognuna di esse ha potuto organizzare la logistica in tempi diversi. In futuro, dedicheremo più tempo a questo.
Lezione principale: è necessario informare costantemente i partecipanti sullo stato dell'acquisto dei biglietti, della prenotazione degli hotel e su altre questioni operative. Questo li aiuterà a sentirsi più tranquilli e semplicemente ad aspettare che i documenti tanto attesi arrivino via email.
E, naturalmente, Guinness
Inizialmente non avevamo l'obiettivo di entrare nel Libro dei record Guinness. Ma durante le fasi regionali abbiamo gradualmente capito che avevamo tutte le possibilità, e vicino alla finale abbiamo deciso: 'Ce la faremo, colleghi!'. Tutto stava procedendo benissimo, finché i rappresentanti del Libro dei record Guinness non hanno annunciato i requisiti secondo cui i partecipanti all'hackathon dovevano rimanere all'interno del locale per un'intera giornata lavorativa (12 ore). Avevano solo 40 minuti di libertà. Questo ha avuto un impatto sul normale regime di ristorazione e sui permessi, suscitando l'indignazione dei partecipanti.
Lezione principale: ora chiederemo subito di tutti i possibili problemi che potrebbero sorgere nelle varie attività del concorso e informeremo i partecipanti in anticipo.
Condividete nei commenti quali altri errori sono stati notati nell'organizzazione del concorso? Siamo sempre pronti a lavorare per migliorare i risultati!
Fonte: habr.com
