Un marchio rinomato o un relatore di alto profilo possono contribuire a riempire le sale conferenze. Le persone sono attratte dalle “stelle” per essere al passo con i tempi e conoscere i loro errori e successi. Tuttavia, alla fine delle presentazioni, i partecipanti non attribuiscono a tali relatori punteggi molto elevati.
Nello studio di creazione di presentazioni e infografiche VisualMethod, sono stati intervistati imprenditori e dipendenti aziendali riguardo a cosa li abbia maggiormente delusi nelle conferenze. È emerso che quando relatori esperti ignorano le diapositive organizzative e passano direttamente alla descrizione del processo o del caso, la fiducia viene meno. Alcuni intervistati hanno persino definito tale comportamento dei relatori arrogante (“non si è presentato affatto”) e distratto (“nel tema è una cosa, ma a parole è un'altra”). Spieghiamo dettagliatamente quali diapositive sono importanti da ricordare.
Perché è importante
Anche se hai parlato 1000 volte, queste 5 diapositive devono essere assolutamente presenti nella tua presentazione:
- tema della presentazione
- presentazione di se stessi
- struttura della presentazione
- agenda
- conclusioni della presentazione e contatti
Se la presentazione prevede un blocco di domande e risposte, create una diapositiva separata per questo, per focalizzare l'attenzione del pubblico o utilizzate una diapositiva con i risultati della presentazione.
Accumulating experience in presentations, speakers focus more on the essence of the presentation, believing that only the results and personal experiences of the speaker matter to the audience. Of course, this is significant, but regardless of your status and the outcomes of your work, it is valuable for the audience to receive reinforcement of the importance of what is happening and a sense of involvement. Organizational slides help to tune into your frequency, immerse in the topic, and understand why your presentation should impact the professional lives of the listeners. Even if your speech is a monologue, organizational information creates a sense of interaction between the speaker and the audience in the hall.
Attira con il tema
Qualsiasi presentazione inizia con una copertina. Di solito contiene informazioni generali, anche se il primo slide è stato originariamente creato per spiegare la rilevanza dell'argomento per il pubblico. Perché succede questo? I nostri clienti, che spesso si esibiscono, ammettono di ricevere il tema dall'organizzatore o, se lo formulano da soli, lo fanno mesi prima dell'evento e, in mancanza di tempo, presentano un tema provvisorio. Col passare del tempo, appare su tutti i volantini, banner e nelle newsletter, e quando si tratta di preparare, sembra troppo tardi per cambiare qualcosa. VisualMethod consiglia di sempre formulare il tema sottolineando il suo vantaggio per il pubblico. Anche se potrebbe differire leggermente da quanto annunciato. In questo modo, sarete in grado di catturare l'attenzione delle persone fin dai primi istanti.
Utilizzate una forma attiva nella formulazione del tema e siate il più specifici possibile. Ad esempio, la formulazione "Sviluppo di una proposta commerciale" suona più debole rispetto a "3 modelli di proposta commerciale che vi aiuteranno a vendere servizi di consulenza".
Trova un interesse comune con il pubblico. Un buon relatore, prima di un intervento, chiederà agli organizzatori chi sarà presente in sala e quali sono i risultati dei sondaggi sulle tematiche più rilevanti per i partecipanti. Questa conversazione richiede cinque minuti, ma aiuta a risparmiare tempo nella preparazione, perché saprai esattamente le aspettative delle persone e potrai offrire loro informazioni interessanti. Se parli con una sola presentazione durante l'anno, puoi collegare il tuo argomento agli interessi dei partecipanti con una sola frase.
Anche quando non si ha informazioni su chi sarà presente in sala, è sufficiente porre 2-3 domande chiarificatrici sul campo professionale degli ascoltatori prima dell'intervento e fornire un motivo sul perché le informazioni che presenterai saranno utili per loro.
Sostieni la tua esperienza
Una volta definito il tema, le persone si pongono la domanda successiva: perché voi dovreste essere considerati esperti e perché dovrebbero fidarsi di voi? Questa reazione avviene automaticamente e, senza una risposta, l'ascoltatore potrebbe seguire con interesse, ma avrà dei dubbi sul fatto che, in questo caso specifico, le informazioni siano affidabili e che ciò che ha udito valga la pena di essere messo in pratica. Pertanto, suggeriamo anche ai relatori più "celebrati" di spiegare perché hanno il diritto di esprimere certe informazioni. Come farlo in modo naturale, senza enfatizzare il "io"?
Alcuni formati di eventi prevedono che il relatore venga presentato dall'organizzatore. In questo caso, è importante fornire al moderatore le informazioni corrette e collegarle al tema della tua presentazione. Ad esempio, a un nostro cliente abbiamo consigliato di parlare a una conferenza per imprenditori non solo dell'ultima esperienza lavorativa nella più grande azienda per numero di dipendenti del paese, ma anche delle esperienze precedenti in un piccolo ufficio. Dopo la presentazione, il relatore ha ricevuto commenti riguardanti la sua comprensione dei problemi delle piccole imprese, sebbene precedentemente nel blocco delle “domande e risposte” fosse spesso emerso il quesito “bene, in grande azienda questa metodologia funziona, ma cosa riguarda le piccole?”. Quando hai una chiara comprensione di chi è il tuo pubblico, puoi selezionare esempi dalla tua attività che risuonano con gli interessi degli ascoltatori.
Se ti presenti da solo, dedica a questo un diaporama separato. In questo modo potrai esprimere solo il legame tra la tua esperienza e il tema, mentre gli altri fatti le persone li leggeranno da soli, e non apparirai presuntuoso. Esiste un concetto noto come “triangolo della fiducia”. Per guadagnare fiducia, devi collegare tre aspetti: la tua esperienza, il tema e gli interessi del pubblico.
Il primo modo per farlo prevede l'uso di uno stereotipo. Si presenta così:
Mi chiamo _______, sono _______ (Posizione): stereotipo _______________. Se sei un direttore commerciale, il tuo esempio potrebbe apparire così:
Mi chiamo Pietro Brodski (nome), sono un tipico direttore commerciale (posizione) che approva diverse proposte commerciali al mese e riceve feedback dai clienti (stereotipo). In questo modo confermi di avere il diritto di parlare sulla redazione di proposte commerciali e che comprendi di cosa si occupano le persone presenti in sala, se parli davanti a persone con la stessa posizione.
La seconda opzione è l'esperienza pregressa. Se doveste parlare a sviluppatori che, ad esempio, creano servizi per automatizzare l'invio di proposte commerciali, potreste dire quanto segue:
Mi chiamo Petr Brodsky (nome) e ogni giorno trascorro il 30% del mio tempo con il team di sviluppatori, perché credo che il futuro sia nell'automazione dei processi. Se avete esperienza nello sviluppo, potete dirlo con ancor più enfasi: sono uno sviluppatore e lo sono sempre stato. Il codice è nel mio DNA. Ma è successo che sono riuscito a costruire un algoritmo per gestire le proposte commerciali e aumentare le vendite del 999%, e ora lavoro come responsabile di una divisione. Questo è positivo, perché vedo entrambi i lati del processo.
Se non avete esperienza pertinente, potete passare a un linguaggio più emotivo e spiegare perché il tema vi sta a cuore. Potrebbe suonare così: ogni giorno sono un acquirente e sarei pronto a piangere di gioia quando un venditore ascolta ciò di cui ho bisogno, invece di cercare di vendere secondo un modello. Ma questo è il punto del modello di una buona azienda: insegnare ai dipendenti a usare i vantaggi della umanità e della tecnologia per comprendere il cliente.
Per quanto riguarda la diapositiva che descrive l'esperienza, si possono includere le seguenti informazioni:
- La posizione e i nomi delle aziende in cui hai lavorato
- La tua formazione o corsi specializzati relativi all'argomento
- Titoli, premi e certificazioni
- Risultati quantitativi. Ad esempio, quante offerte commerciali hai fatto nella tua vita.
- A volte è opportuno menzionare clienti o progetti di grande rilevanza.
Importante: ricorda che il pubblico è venuto per ascoltare non la tua storia di vita. Pertanto, lo scopo della presentazione è semplicemente quello di giustificare perché sia fondamentale per le persone ascoltare il tuo intervento su questo argomento.
Intriga con il contenuto
Hai spiegato perché l'argomento e la tua expertise meritano attenzione, ora il pubblico vuole sapere come intendi trasmettere le conoscenze e quale sarà il processo. È importante indicare il contenuto della presentazione sulle diapositive e stabilire l'ordine del giorno per evitare delusioni dopo il tuo intervento. Quando non avvisi sulla struttura del tuo intervento, le persone formano aspettative che raramente coincidono con la realtà. Da qui nascono commenti come "non ha parlato affatto di questo" o "pensavo fosse meglio". Aiuta gli ascoltatori con i loro desideri e aspettative: stabilisci delle regole e racconta cosa possono aspettarsi.
Un buon modo per comunicare l'ordine del giorno senza intitolare la diapositiva "Ordine del giorno". Invece, puoi creare una timeline o un'infografica. Indica quanto tempo richiederà ciascuna parte: teorica, pratica, casi studio, domande e risposte, pause se previste. Se intendi inviare la presentazione, è meglio presentare il contenuto come un menu con link — in questo modo ti prendi cura del lettore e risparmi il suo tempo nello scorrere le diapositive.
VisualMethod consiglia non solo di specificare il contenuto della presentazione, ma di farlo attraverso un beneficio per gli ascoltatori. Ad esempio, nella diapositiva c'è un punto "come definire i limiti di budget in un'offerta commerciale". Mentre esponete questo punto, fate una promessa: "Dopo la mia presentazione, saprete come definire i limiti di budget in un'offerta commerciale". Assicuratevi che le persone trovino le vostre parole utili per sé.
Come sottolinea nel suo libro "Cinema tra inferno e paradiso" Alexander Mitta, i primi 20 minuti di un film suscitano un'esplosione di interesse per l'intera narrativa. I professionisti chiamano questo evento "Inciting event" o, in una traduzione approssimativa, "evento scatenante". Un approccio simile si trova anche nei classici teatrali. Le vostre diapositive introduttive fungono da attacco e generano interesse per l'intera narrativa.
Fate un riepilogo
Ricordate il colpo di scena alla fine di un film o di uno spettacolo: quel momento in cui il pubblico ha la rivelazione e ottiene conoscenza universale. Un momento simile nella vostra presentazione sarà la diapositiva finale con le conclusioni riassuntive. Può essere un'unica conclusione scritta in grande se parlate di una vera e propria scoperta, oppure 3 regole o conclusioni principali per riassumere l'intero intervento.
Perché riassumere le conclusioni in una diapositiva separata? Innanzitutto, aiutate il pubblico a ottenere un chiaro e corretto verdetto sulle conclusioni del vostro intervento. In secondo luogo, preparate il pubblico al finale della presentazione e offrite la possibilità di formulare domande.
In terzo luogo, potete aggiungere valore al vostro intervento. Per farlo, dovete sottolineare come grazie alla vostra presentazione il pubblico abbia appreso, compreso e realizzato qualcosa. In generale, create un effetto di valore aggiunto. Per esempio, elencando i nomi di tre modelli su cui si basa un'offerta commerciale, potete dire: oggi avete appreso questi tre modelli, e utilizzandoli potrete mostrare più chiaramente ai vostri clienti i benefici della collaborazione con voi e accelerare le vendite.
La slide finale deve essere concisa e rappresentare realmente una conclusione. Non è opportuno continuare a esplorare l'argomento dopo di essa, anche se potrebbero esserti venute in mente alcune informazioni aggiuntive. Approfitta di questo momento per consolidare il tuo status di esperto e per enfatizzare un'ultima conclusione. Un buon modo per chiudere è passare alla sezione delle domande, anche se nella maggior parte dei casi è meglio inserire questo blocco un po' prima e concludere la presentazione con il messaggio che desideri trasmettere.
Aiutaci a metterti in contatto
Ogni presentazione ha un obiettivo. Salendo sul palco, il relatore propone un'offerta al pubblico, che può essere un prodotto, un'azienda, la propria esperienza o una certa azione. Oggi è raro vedere vendite dirette attraverso una presentazione, a meno che non si tratti di piramidi di cosmetici o pillole magiche. Nella maggior parte dei casi, il relatore raccoglie i contatti del pubblico. Questo non significa che si aggiri per la sala con un questionario, ma indica dove è possibile proseguire il dialogo.
Se non sei pronto a fornire contatti diretti, indica sull'ultima slide l'e-mail dell'azienda. Ad esempio, noi utilizziamo l'indirizzo generale hello@visualmethod.ru, oppure è ancora meglio fornire un link a un social network dove puoi comunicare con il pubblico o dove appaiono materiali utili sulla tua tematica.
Se sei un consulente indipendente, puoi anche fornire un indirizzo generale o personale, o indicare una pagina sui social network tramite cui puoi essere contattato.
Per attivare il pubblico, fai un 'invito all'azione'. Chiedi di lasciare un feedback sulla tua presentazione, di condividere link sull'argomento o di suggerire come migliorare la tua presentazione. Come dimostra l'esperienza di VisualMethod, circa il 10% degli ascoltatori è sempre sufficientemente disponibile e attivo da lasciare un commento, mentre circa il 30% è pronto ad iscriversi alle notizie del tuo gruppo.
P.S.
Secondo la “vecchia” tradizione, qui dovrebbe esserci un riferimento alla frase “Grazie per l'attenzione!”. Dire “addio” è sempre difficile e si desidera riempire il momento imbarazzante con una slide di ringraziamento, ma vi invitiamo a fermarvi sulla slide con i contatti. La slide di ringraziamento segnala al pubblico che le vostre relazioni sono terminate, mentre l'obiettivo di qualsiasi azienda è espandere e mantenere costantemente i contatti con il proprio pubblico. I vostri contatti saranno più efficaci in questo compito.
Fonte: habr.com
