Come abbiamo messo in pista il campionamento presso SIBUR

E cosa ne è venuto fuori

Ciao!

In produzione è fondamentale monitorare la qualità del prodotto, sia quello in arrivo dai fornitori che quello che noi stessi consegniamo. Per questo motivo, vengono spesso effettuati prelievi — dipendenti appositamente formati prelevano campioni e seguendo le istruzioni raccolgono i campioni, che poi vengono inviati in laboratorio per essere controllati sulla qualità.

Mi chiamo Katya, sono il proprietario del prodotto di uno dei team in SIBUR, e oggi vi racconterò come abbiamo migliorato la vita (almeno durante l'orario di lavoro) dei professionisti che prelevano campioni e di altri partecipanti a questo affascinante processo. Nel seguito - sulle ipotesi e la loro verifica, sul rapporto con gli utenti del tuo prodotto digitale e un po' su come è organizzato il nostro lavoro.

Ipotesi

È importante sottolineare che il nostro team è piuttosto giovane, operiamo dal settembre 2018, e una delle nostre prime sfide nella digitalizzazione dei processi è stata il controllo della produzione. Di fatto, si tratta di verificare tutto nella fase che intercorre tra l'arrivo delle materie prime e l'uscita del prodotto finito dalle nostre strutture. Abbiamo deciso di affrontare la questione a piccoli passi e abbiamo iniziato con la raccolta dei campioni. Infatti, affinché le ricerche di laboratorio sui campioni possano essere digitalizzate, qualcuno deve prima raccoglierli e portarli. Di solito, ciò avviene manualmente.

Le prime ipotesi riguardavano l'abbandono della carta e del lavoro manuale. In passato, il processo era questo: una persona doveva scrivere su un foglio di carta cosa stava per raccogliere nel campionatore, identificandosi (cioè scrivendo su carta il proprio nome e cognome insieme all'ora di prelievo), attaccare quel foglio sul tubo. Poi doveva andare al ponte, prelevare un campione da diversi vagoni e tornare alla sala operativa. Nella sala operativa, la persona doveva reinserire gli stessi dati nel verbale di campionamento, insieme al quale il campione veniva inviato in laboratorio. Inoltre, doveva scrivere un registro per se stesso, in modo da poter verificare chi e quando ha prelevato un determinato campione. E il chimico che registrava il campione in laboratorio trasferiva poi le annotazioni dai fogli di carta in un software specifico per il laboratorio (LIMS).

I problemi sono evidenti. Innanzitutto, ci vuole tempo e stiamo osservando la duplicazione della stessa operazione. In secondo luogo, la bassa precisione: il tempo di campionamento era in parte stimato a occhio, perché è una cosa scrivere su carta un tempo di campionamento approssimativo, un'altra è che, mentre ti rechi al vagone per iniziare a raccogliere i campioni, il tempo sarà già leggermente diverso. Per l'analisi dei dati e il monitoraggio del processo, questo è più importante di quanto sembri.

Come potete vedere, c'è realmente margine per ottimizzare il processo.

Avevamo poco tempo e dovevamo fare tutto in fretta, all'interno della rete aziendale. Fare qualcosa nel cloud in produzione è piuttosto problematico, perché si lavora con un'enorme quantità di dati, parte dei quali rappresenta un segreto commerciale o contiene dati personali. Per creare un prototipo avevamo bisogno solo del numero del vagone e del nome del prodotto: questi dati sono stati approvati dagli esperti di sicurezza, e abbiamo iniziato.

Nel mio team ci sono attualmente 2 sviluppatori esterni, 4 interni, un designer, uno scrum master e un junior product manager. Ecco, a proposito, quali sono le posizioni aperte adesso in generale.

In una settimana abbiamo creato un pannello di amministrazione per il team con Django e un'app mobile semplice per gli utenti. Poi abbiamo impiegato un'altra settimana per affinare e configurare, e infine abbiamo consegnato agli utenti, li abbiamo formati e abbiamo iniziato a testare.

Prototipo

Qui è tutto semplice. C'è una parte web che consente di creare un compito per la raccolta di campioni, e c'è un'app mobile per i dipendenti, dove tutto è chiaro: per esempio, vai a quel cavalcavia e raccogli campioni da quel vagone. All'inizio abbiamo incollato dei codici QR sui campionatori, per non dover reinventare la ruota, poiché una modifica più seria del campionatore avrebbe dovuto essere approvata, ma in questo caso è stata un'operazione innocua: abbiamo semplicemente attaccato un foglio di carta e siamo andati a lavorare. All'impiegato restava solo scegliere il compito nell'app e scansionare il codice, dopo di che nel sistema venivano registrati i dati su quando (da quale dipendente specifico) aveva prelevato i campioni dal vagone con quel numero. In termini semplici, "Ivan ha prelevato il campione dal vagone n. 5 alle 13:44". Al suo ritorno alla sala operatoria, non doveva fare altro che stampare il verbale già pronto con gli stessi dati e semplicemente firmarlo.

Versione precedente del pannello di amministrazione

Creazione di un compito nel nuovo pannello di amministrazione

Per le ragazze in laboratorio è diventato più semplice — ora possono semplicemente scansionare il codice e capire immediatamente cosa c'è nel campionatore, senza dover decifrare le scritte su carta.

E qui abbiamo incontrato un problema simile già sul lato del laboratorio. Anche le ragazze hanno il loro software complesso, LIMS (Laboratory Information Management System), in cui dovevano inserire manualmente tutti i dati degli atti di campionamento. E in questa fase il nostro prototipo non risolveva affatto i loro problemi.

Quindi abbiamo deciso di fare un'integrazione. La situazione ideale sarebbe quella in cui tutto ciò che abbiamo creato per integrare questi punti in comune, dal prelievo dei campioni all'analisi di laboratorio, aiuta a eliminare completamente la carta. Un'app web sostituirà i registri cartacei e gli atti di campionamento verranno compilati automaticamente, utilizzando la firma elettronica. Grazie al prototipo abbiamo capito che il concetto può essere applicato e abbiamo iniziato a sviluppare l'MVP.

Prototipo della versione precedente dell'app mobile

MVP della nuova app mobile

Dita e guanti

Qui bisogna considerare anche il fatto che lavorare in produzione non è +20 e una leggera brezza che scompiglia i campi di cappelli di paglia, ma a volte -40 e un vento incredibile, al quale non si vuole affatto togliere i guanti per toccare lo schermo di un smartphone antideflagrante. Assolutamente no. Anche sotto la minaccia di dover compilare documenti cartacei e sprecare tempo. Però le dita rimangono calde.

Per questo motivo abbiamo leggermente modificato il processo di lavoro per i ragazzi: in primo luogo, abbiamo assegnato alcune funzioni ai pulsanti laterali hardware dello smartphone, che si possono premere facilmente anche con i guanti, e in secondo luogo, abbiamo migliorato i guanti stessi: i nostri colleghi che si occupano della fornitura di dispositivi di protezione individuale ci hanno trovato dei guanti che soddisfano tutti gli standard richiesti e che permettono anche di lavorare con gli schermi touch.

Ecco qui un breve video su di loro.

Inoltre, abbiamo ricevuto feedback riguardo le etichette sui campionatori. Il fatto è che i campionatori possono essere diversi: plastici, di vetro, di forma curva, insomma, una varietà. Attaccare un codice QR su quelli curvi è scomodo, il foglietto si piega e potrebbe essere scannerizzato non così bene come vorresti. Inoltre, sotto il nastro adesivo si scannerizza peggio, e se si usa troppo nastro — non si scannerizza affatto.

Abbiamo sostituito tutto con etichette NFC. Questo è molto più comodo, ma non l'abbiamo reso completamente pratico — vogliamo passare a etichette NFC flessibili, ma per ora siamo bloccati con l'approvazione riguardo la protezione contro le esplosioni, quindi abbiamo etichette grandi, ma esplosioni sicure. Comunque, lavoreremo su questo con i colleghi della sicurezza industriale, quindi c'è ancora molto da fare.

Ancora riguardo le etichette

LIMS come sistema prevede la stampa di codici a barre per tali necessità, ma hanno un importante svantaggio: sono monouso. In altre parole, dopo averlo attaccato al campione, una volta terminato il lavoro, è necessario strappare l'etichetta, buttarla via e attaccarne una nuova. Da un lato, non è esattamente ecologico (la quantità di carta utilizzata è molto più alta di quanto sembri a prima vista). Dall'altro, è poco pratico. Le nostre etichette sono riutilizzabili e riscrivibili. Quando un campione arriva in laboratorio, basta scansionarlo. Poi il campione viene accuratamente pulito e restituito per il prelievo di ulteriori campioni. Un operatore in produzione lo scansiona di nuovo e registra i nuovi dati sull'etichetta.

Questo approccio si è rivelato piuttosto efficace, e lo abbiamo testato attentamente cercando di risolvere tutte le problematiche. Attualmente siamo nella fase di sviluppo dell'MVP in un ambiente produttivo con integrazione completa nei sistemi aziendali e nei conti. Questo è facilitato dal fatto che in passato abbiamo migrato molte cose ai microservizi, quindi nella gestione dei conti non abbiamo riscontrato problemi. A differenza del LIMS, per il quale non è stato fatto nulla. Avevamo alcune difficoltà nell'integrarla con il nostro ambiente di sviluppo, ma siamo riusciti a superarle e lanceremo tutto in produzione durante l'estate.

Controlli e formazione

Ecco un caso nato da un problema piuttosto comune: un giorno è emersa l'ipotesi che talvolta i risultati delle prove differissero dalla norma perché i campioni venivano semplicemente prelevati in modo improprio. Le ipotesi riguardo a ciò erano le seguenti.

1. I campioni vengono prelevati in modo errato a causa del non rispetto del processo tecnologico da parte dei dipendenti sul campo.
2. In produzione arrivano molti nuovi assunti, che potrebbero non ricevere spiegazioni dettagliate, con la conseguenza di prelevare campioni in modo non del tutto corretto.

All'inizio abbiamo criticato la prima opzione, ma per precauzione abbiamo anche iniziato a controllare.

Qui voglio evidenziare una cosa importante. Stiamo attivamente insegnando all'azienda a ricostruire il proprio modo di pensare verso una cultura di sviluppo dei prodotti digitali. In passato, il modello mentale era tale che esisteva un fornitore, bisognava semplicemente scrivere un chiaro capitolato con le soluzioni una volta, consegnarlo e lasciarlo fare tutto. Così, alla fine, le persone si basavano de facto su potenziali soluzioni pronte che dovevano essere incluse nel capitolato come dati di fatto, invece di partire dai problemi esistenti che desideravano risolvere.

E ora stiamo spostando il focus da un 'generatore di idee' alla formulazione di problemi chiari.

Pertanto, dopo aver ascoltato la descrizione di questi problemi, abbiamo iniziato a pensare a modi per verificare queste ipotesi.

Controllare la qualità del lavoro degli estrattori di campioni è più semplice utilizzando la videosorveglianza. È chiaro che non è facile equipaggiare l'intera passerella con telecamere antideflagranti per verificare una nuova ipotesi, un calcolo preliminare ci ha subito fornito cifre di diverse milioni di rubli, e abbiamo rinunciato a questa idea. È stata presa la decisione di contattare i nostri colleghi dell'industria 4.0, che stanno attualmente sperimentando l'uso di una singularità antideflagrante wifi in Russia. Da quanto descritto, dovrebbe somigliare a un bollitore elettrico, ma in realtà questo dispositivo non è più grande di un evidenziatore per lavagne.

Abbiamo portato questo piccolino e siamo andati sulla passerella, spiegando in dettaglio agli operatori cosa stiamo offrendo, per quanto tempo e con quale scopo. Era importante far capire subito che si trattava effettivamente di una verifica sperimentale e che era temporaneo.

Per alcune settimane, le persone hanno lavorato normalmente, non sono state rilevate violazioni, e abbiamo deciso di testare la seconda ipotesi.

Per un apprendimento rapido e dettagliato, abbiamo scelto il formato dei video tutorial, ritenendo che un adeguato video tutorial, da visualizzare in pochi minuti, possa mostrare tutto in modo molto più chiaro rispetto a un manuale di 15 pagine. Inoltre, esisteva già un simile manuale.

Detto fatto. Sono andata a Tobol'sk, ho osservato come prelevano i campioni e ho scoperto che la meccanica del prelievo è la stessa ormai da 20 anni. Sì, è un processo piuttosto routinario, che può essere automatizzato con frequente ripetizione, ma ciò non significa che non possa essere semplificato. Tuttavia, inizialmente l'idea del video tutorial è stata respinta dal personale, dicendo che non aveva senso girare quei video se qui facciamo sempre la stessa cosa da 20 anni.

Ci siamo messi d'accordo con il nostro team PR, abbiamo scelto il ragazzo più adatto per le riprese nel video, gli abbiamo dato una fantastica chiave inglese lucida e abbiamo registrato il processo di prelievo in condizioni ideali. È venuta fuori una versione esemplare. Ho anche doppiato il video per maggiore chiarezza.

Abbiamo riunito i dipendenti di otto turni, abbiamo allestito una proiezione cinematografica e abbiamo chiesto loro come si sentivano. È emerso che è stato come guardare i primi «Avengers» per la terza volta: fantastico, bello, ma nulla di nuovo. Hanno detto che è così che stiamo facendo tutto questo tempo.

Poi abbiamo chiesto ai ragazzi direttamente cosa non gli piacesse di questo processo e cosa causasse disagi. E qui la barriera è finalmente crollata: dopo una sessione di design improvvisata con i lavoratori della produzione, abbiamo portato alla direzione un backlog piuttosto ampio, volto a modificare proprio i processi operativi. Perché prima bisognava apportare alcune modifiche ai processi stessi e solo dopo realizzare un prodotto digitale che nelle nuove condizioni venga percepito correttamente.

Dai retta, se una persona ha un grande campionatore scomodo senza maniglia e deve portarlo a due mani, e tu dici: «Ehi, Vanya, prendi il cellulare, scannerizza lì» — non è molto motivante.

Le persone per le quali stai creando il prodotto devono capire che le stai ascoltando, e non semplicemente preparando qualche oggetto alla moda che al momento non gli serve affatto.

Su processi ed effetti

Se stai creando un prodotto digitale e hai un processo disordinato, non dovresti implementare il prodotto per ora, ma concentrarti a sistemare prima quel processo. La nostra priorità attuale è migliorare tali processi; nel corso delle sessioni di design, stiamo continuando a raccogliere un backlog non solo per il prodotto digitale, ma anche per miglioramenti operativi globali che a volte riusciamo a implementare addirittura prima del prodotto stesso. E questo di per sé produce un ottimo effetto.

È importante anche che parte del team si trovi direttamente nell'azienda. Abbiamo membri provenienti da diversi reparti che hanno deciso di costruire una carriera nel digitale e ci aiutano nell'implementazione dei prodotti e nello studio dei processi. Sono proprio questi cambiamenti operativi che ci suggeriscono loro.

Inoltre, per i dipendenti è più semplice; capiscono che non ci siamo riuniti solo per discutere, ma stiamo davvero parlando di come eliminare documenti inutili, oppure come consolidare 16 documenti necessari per un processo in 1 documento (e poi anche eliminarlo), come creare una firma elettronica e ottimizzare il lavoro con le autorità, e così via.

E se parliamo del processo stesso, abbiamo scoperto anche questo.

La raccolta dei campioni richiede in media circa 3 ore. Durante questo processo ci sono persone che fungono da coordinatori, e per tutte e tre queste ore il loro telefono squilla continuamente mentre comunicano gli aggiornamenti — dove inviare il veicolo, come distribuire gli ordini ai laboratori, e simili. E questo accade dalla parte del laboratorio.

Dall'altra parte, in produzione, c'è la stessa figura con un telefono altrettanto intasato. Abbiamo deciso che sarebbe utile creare un dashboard visivo, che permetta di monitorare lo stato del processo, dalle richieste di raccolta campioni fino alla consegna dei risultati nei laboratori, con le necessarie notifiche e altro. In seguito pensiamo di collegarlo all'ordine dei trasporti e ottimizzare anche l'attività dei laboratori — distribuire il lavoro tra i dipendenti.

In definitiva, grazie ai cambiamenti digitali e operativi, riusciremo a risparmiare circa 2 ore di lavoro umano e un'ora di inattività del veicolo per ogni campione raccolto, rispetto al modo in cui operavamo precedentemente. E questo vale solo per un campione, poiché durante il giorno possono essercene diversi.

Degli effetti, attualmente circa un quarto dei campionamenti viene effettuato in questo modo. Ciò ha comportato il liberare circa 11 unità di personale per dedicarsi a compiti più utili. Inoltre, la riduzione delle ore-treno (e anche delle ore-composizione) apre spazi per la monetizzazione.

Certo, non tutti comprendono appieno perché il team digitale sia qui e cosa ci faccia impegnato nel miglioramento operativo; persiste una percezione un po' errata, secondo la quale sviluppatori arrivano, creano un'app in un giorno e risolvono tutti i problemi. Il personale operativo, ovviamente, è soddisfatto di questo approccio, sebbene con un certo scetticismo.

Ma è importante ricordare che non esistono scatole magiche. Si tratta di lavoro, ricerca, ipotesi e verifiche.

Fonte: habr.com