Ciao a tutti, mi sono già imbattuto più volte in articoli sugli hackathon: perché le persone ci vanno, cosa funziona e cosa no. Forse le persone saranno interessate a conoscere gli hackathon dall’altra parte: quella dell’organizzatore. Tieni presente che stiamo parlando della Gran Bretagna, gli organizzatori russi potrebbero avere un'opinione leggermente diversa al riguardo.
Un po' di storia: sono uno studente del 3° anno dell'Imperial College di Londra, un programmatore, vivo qui da 7 anni (la qualità del testo russo potrebbe averne risentito), ho partecipato personalmente a 6 hackathon, compreso quello che faremo parlarne adesso. Ho partecipato personalmente a tutti gli eventi, quindi c'è un po' di soggettività. All'hackathon in questione sono stato 2 volte partecipante e 1 volta organizzatore. Si chiama IC Hack, è stato creato da studenti volontari e quest'anno ha consumato 70-80 ore del mio tempo libero. e alcune foto.
Gli hackathon sono solitamente organizzati da aziende (le dimensioni dell'azienda stessa non hanno importanza in questo caso) o da università. Nel primo caso ci sono notevolmente meno domande sull'organizzazione. Le sponsorizzazioni sono fornite dall'azienda stessa, di solito viene incaricata un'agenzia per organizzare l'evento (a volte i dipendenti stessi sono coinvolti nell'organizzazione al 100%), la giuria è reclutata tra i dipendenti e spesso viene loro assegnato un argomento su cui si propone di esprimere un progetto. Tutt'altro discorso sono gli hackathon universitari, anch'essi divisi in due categorie. Il primo interessa le piccole università con poca esperienza nella conduzione di tali eventi. Sono organizzati tramite MLH (Major League Hacking), che si assume la responsabilità di quasi tutto il processo.
È MLH che gestisce la sponsorizzazione, occupa la maggior parte dei posti della giuria e insegna agli studenti come organizzare gli hackathon nel processo. Esempi di tali eventi includono HackCity, Royal Hackaway e altri. Il vantaggio principale è la stabilità. Tutti gli hackathon organizzati in questo modo sono molto simili tra loro, seguono lo stesso scenario, hanno sponsor simili e non richiedono una preparazione speciale da parte degli studenti che conducono questi eventi. Gli svantaggi sono evidenti: gli eventi non sono molto diversi tra loro, anche per quanto riguarda le categorie di premi. Un altro svantaggio è la piccola quantità di finanziamento (dal sito ufficiale del Royal Hackaway 2018 si vede che uno sponsor gold porta loro 1500 GBP) e una selezione molto scarsa di “swag” (merchandising gratuito portato dalle aziende sponsor). Dalla mia esperienza posso dire che questi eventi non sono molto grandi, sono adatti ai principianti e quasi sempre è possibile procurarsi i biglietti (ho pensato di andarci o meno per 3 giorni, ma non è stata venduta nemmeno la metà dei biglietti) ) e molto spesso hanno team concorrenti simili (il 70-80% di tutti i progetti sono legati ad applicazioni web). Pertanto, non è molto difficile per le squadre "hipster" distinguersi dal proprio background.
PS I biglietti sono quasi sempre gratuiti; vendere un biglietto per un hackathon è considerato una cattiva forma.
Ora che ho parlato brevemente delle alternative, torniamo all'argomento principale del post: gli hackathon organizzati da studenti indipendenti appassionati. Per cominciare, chi sono questi studenti e qual è esattamente il vantaggio di organizzare un evento del genere? La maggior parte di queste persone partecipano spesso agli hackathon, sanno cosa funziona bene e cosa non funziona bene e desiderano un hackathon con preferenza e un'esperienza ideale per i suoi partecipanti. Il vantaggio principale qui è l’esperienza, inclusa la partecipazione/vincita personale in altri hackathon. L'età e l'esperienza vanno dal 1° anno di laurea al 3° anno di dottorato. Anche le facoltà sono diverse: ci sono biochimici, ma per la maggior parte sono studenti programmatori. Nel nostro caso, il team ufficiale contava 20 persone, ma in realtà avevamo altri 20-25 volontari che ci aiutavano nei piccoli compiti possibili. Ora una domanda più interessante: come è possibile organizzare un evento di dimensioni paragonabili agli hackathon organizzati dai giganti del settore (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London - questi sono alcuni di quegli hackathon a cui ho partecipato personalmente, e colossali eventi organizzativi? il lavoro è stato svolto lì)?
Cominciamo dal primo problema evidente: il budget. Un piccolo spoiler: organizzare eventi del genere anche nella propria università (dove l'affitto è basso/nessun affitto) può costare facilmente 50.000 GBP e trovare una cifra del genere è molto difficile. La principale fonte di questo denaro sono gli sponsor. Possono essere interni (altre comunità universitarie che desiderano pubblicizzare e reclutare nuovi membri) o aziendali. Il processo con gli sponsor interni è abbastanza semplice: conoscenti, professori e tutor che amministrano queste comunità. Sfortunatamente, il loro budget è limitato e in alcuni casi rappresenta servizi (mettere degli snack nell’armadio, prendere in prestito una stampante 3D, ecc.) invece che denaro. Pertanto, possiamo solo sperare nella sponsorizzazione aziendale. Qual è il vantaggio per le aziende? Perché vogliono investire soldi in questo evento? Assumere nuovo personale promettente. Nel nostro caso, 420 partecipanti, un record per il Regno Unito. Di questi, il 75% sono studenti dell'Imperial College (attualmente l'università numero 8 nel ranking mondiale).
Molte aziende offrono stage estivi/annuali per gli studenti e questa è una grande opportunità per trovare persone che hanno già esperienza e desiderio di lavorare in questo settore. Come ha detto il nostro presidente: perché pagare più del dovuto le agenzie di reclutamento 8000 per 2-3 potenziali candidati quando puoi pagarci direttamente 2000 per 20 nuovi candidati? I prezzi dipendono dalle dimensioni dell’hackathon, dalla reputazione degli organizzatori e da molti altri fattori. I nostri partono da 1000 GBP per le piccole startup, e arrivano fino a 10.000 GBP per lo sponsor principale. Ciò che ricevono esattamente gli sponsor dipende interamente da quanto sono disposti a offrire: gli sponsor di bronzo riceveranno un logo sul sito, l'opportunità di parlare all'inaugurazione, l'accesso ai curriculum di tutti i partecipanti e l'opportunità di inviarci il loro merch per noi. da distribuire ai partecipanti. Tutti gli stati a partire dall'argento offrono l'opportunità di inviare i tuoi ingegneri a reclutare direttamente sul posto, creare la tua categoria di premi personalizzata e un workshop per i partecipanti come bonus a tutti i vantaggi del bronzo. Per esperienza personale, posso dire che una delle aziende di livello argento ha reclutato 3 persone (2 per l'estate e una per un posto fisso) proprio durante l'hackathon, e non ho nemmeno contato quante altre avrebbero potuto assumere dopo l'invio della posta alla fine. Creare la propria categoria di premi permette di trovare chi realizza progetti simili ai prodotti dell'azienda. Oppure vedi chi può rispondere a una domanda molto aperta nel modo più creativo (ad esempio Most Ethical Hack powered by Visa). Dipende dalla compagnia. Ogni anno raccogliamo 15-20 sponsor, tra cui Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg e altri. Lavoriamo con tutti: dalle startup ai colossi del settore, la regola principale è il profitto per i nostri studenti. Se dovessimo rifiutare uno sponsor perché i nostri studenti non hanno lasciato le migliori recensioni riguardo allo stage/lavoro a tempo indeterminato in questa azienda, molto probabilmente rifiuteremo.
Come troviamo gli sponsor? Questo è un processo degno di un breve articolo, ma ecco un breve algoritmo: trova un reclutatore su LinkedIn / trova una persona con un contatto in questa azienda; concordare con il comitato organizzatore quanto è grande l'azienda, quanto è buona la sua reputazione (cerchiamo di non lavorare con coloro che hanno una cattiva reputazione negli ambienti studenteschi, sia per il loro atteggiamento nei confronti degli stagisti o per il tentativo di risparmiare sui loro stipendi) e chi sarà il principale punto di contatto. Segue un lungo dibattito su quanto questa azienda può offrirci e le viene inviata una proposta commerciale. Abbiamo un sistema di sponsorizzazione molto flessibile e quindi le trattative possono protrarsi per molto tempo: lo sponsor deve capire cosa sta pagando e quindi ci riserviamo il diritto di aggiungere/togliere alcuni articoli dall'offerta se lo sponsor ritiene che lo faranno non portare molti profitti all’azienda. Dopo le trattative, concordiamo l'importo con l'università, firmiamo un contratto e li invitiamo a un incontro con gli organizzatori per discutere esattamente cosa vogliono ottenere dall'evento e come esattamente vogliono pubblicizzarsi presso gli studenti. Ci sono casi in cui le aziende hanno pagato meno di 3000 sterline e hanno ricevuto una dozzina di potenziali dipendenti per un impiego a tempo pieno dopo la laurea.
Perché abbiamo bisogno di questi soldi comunque? Sei troppo avido per chiedere 3000 per la sponsorizzazione? In realtà, si tratta di una cifra molto modesta per gli standard dell'evento. I soldi servono per un numero enorme di cose necessarie (pranzo x2, snack, cena x2, pizza, colazione e bevande per tutte le 48 ore) e non così necessarie (cialde, bubble tea, affitto di console, affitto di un bar per tre ore) , karaoke, ecc.) cose. Cerchiamo di assicurarci che tutti ricordino l'evento solo con cose buone, quindi acquistiamo un sacco di cibo delizioso (Nandos, Dominos, Pret a Manger), un'enorme quantità di snack e bevande e aggiungiamo nuovi intrattenimenti ogni anno. Quest'anno ho preparato popcorn per 500 persone, l'anno scorso ho preparato lo zucchero filato. Il budget, considerando 420 partecipanti, 50 organizzatori e 60 sponsor, potrebbe facilmente superare le 20.000 sterline.
E c'è anche elettricità, sicurezza, premi (molto buoni per gli standard degli studenti: PS4 per esempio) per tutti i membri del team. E questo è un massimo di 5 persone al minuto. Quello che segue è un “maiale” da parte degli sponsor e da parte nostra. Magliette, tazze termiche, zaini e tanti altri utili articoli per la casa. Date le dimensioni, potresti facilmente spenderne diverse migliaia in più. Anche se ospitiamo IC Hack nel campus, paghiamo l'affitto. Meno di una società terza, ma comunque. Più il costo dei cuochi per il pranzo (l'università vieta di organizzare il pranzo da soli, e chissà perché), il noleggio di un proiettore (visto che il suo costo è molte volte superiore al costo dell'hackathon stesso) e altri costi a cui molti non pensano Di. La maggior parte delle categorie di premi sono state inventate da noi e anche i premi vengono scelti e acquistati da noi (ne parleremo più avanti nella parte successiva). Questa volta il budget per i premi ha superato le 7000 sterline. Non posso dare l'importo esatto, ma dico che quest'anno i costi hanno superato tranquillamente le 60.000 sterline. Ecco le foto dei vincitori.
Il denaro è stato raccolto, il budget è stato concordato, i premi e il cibo sono stati ordinati. Qual è il prossimo? Inferno totale e sodomia, noto anche come preparazione del palcoscenico. Tutta questa bellezza inizia 2 mesi prima dell'hackathon. È necessario spostare un'enorme quantità di mobili, compilare valutazioni dei rischi, ricevere carichi, firmare progetti e così via. L'elenco è enorme. Ecco perché chiediamo a un gran numero di volontari di aiutarci nel processo di organizzazione. E anche loro non sempre bastano. Ma questo è argomento del prossimo articolo.
Questa è la prima parte della mia storia sull'organizzazione IC Hack. Se c'è abbastanza interesse, pubblicherò altre 2 parti sui principali problemi e blocchi nell'organizzazione del sito stesso e parlerò un po' dei premi, delle categorie e dell'esperienza di sponsor, organizzatori e partecipanti (compresi i resoconti in diretta della BBC dalla scena). Se sei interessato a conoscere IC Hack in modo più dettagliato, inviami un'e-mail [email protected], o se sei interessato a sponsorizzare il più grande hackathon del Regno Unito, allora sei il benvenuto. Torno ancora una volta alla sede degli organizzatori.
Fonte: habr.com