Ciao di nuovo. Questa è la continuazione dell'articolo sull'organizzazione di un hackathon studentesco.
Questa volta vi racconterò dei problemi emersi proprio durante l'hackathon e di come li abbiamo risolti, degli eventi locali che abbiamo aggiunto allo standard “codifica tanto e mangia pizza” e alcuni consigli su quali applicazioni utilizzare più facilmente organizzare eventi di questa portata.
Una volta completati tutti i preparativi finanziari, inizia la fase più interessante: la preparazione del sito. Qui puoi trovare il maggior numero di problemi e problemi a cui non pensi nemmeno. Iniziamo ordinando diversi snack e attrezzature. Ciò porta immediatamente a due problemi principali: chi li riceverà e dove mettere il tutto? Permettetemi di ricordarvi ancora una volta che tutti gli organizzatori sono studenti e che l'hackathon stesso si è svolto il 26-27 gennaio, esattamente a metà trimestre. Per ogni ordine avevamo bisogno di 4-5 persone (data la portata dell'evento, avremmo potuto facilmente ricevere 20-30 scatole di bevande alla volta) e la nostra unica opzione era cercare volontari tra gli altri corsi. Ovviamente puoi utilizzare i gruppi Facebook per trovarli, ma Slack è il candidato della nostra gente. Puoi creare un canale separato per ogni consegna, integrarli in Trello (un'applicazione per creare elenchi di azioni) e quindi aggiungere coloro che hanno accettato di aiutare e registrare tutto ciò che è stato ricevuto in Trello. Quindi, tutto è stato ricevuto, anche supponiamo che la consegna sia avvenuta nella sede universitaria corretta (un paio di volte l'hanno consegnato in altri edifici, e ok, l'Imperial era quasi tutto a South Kensington, avrebbero potuto essere consegnati al University of London per errore) e che abbiamo abbastanza persone e diversi carri per trasportare carichi particolarmente pesanti, cosa succederà dopo? Dove dovrebbe andare tutto questo carico? Ogni grande comunità universitaria ha il proprio piccolo magazzino per tali eventi. Sfortunatamente, probabilmente non entrerà tutto in una stanza 2x3. È qui che gli sponsor universitari sono venuti in nostro aiuto. Diverse tonnellate (!) di bevande e snack sono state consegnate al nostro partner del sindacato studentesco. Una piccola digressione. Ogni facoltà ha la propria unione: ingegneria, medicina, scienza e geologia. Il nostro dipartimento di ingegneria ha circa 2 stanze libere (ma shhh, non so quanto questo segua le regole universitarie) sono state completamente (!) convertite in magazzini per un evento. Successivamente ci sarà un lasso di tempo su come abbiamo tirato fuori queste cose da lì. La mia schiena non mi ha ringraziato affatto dopo.
È molto difficile trovare dove tenere tutte queste cose, e ancora più difficile distribuirle correttamente. Per riferimento: ci sono 3 zone in totale: hackathon inferiori e 2 superiori. Le dimensioni sono approssimativamente uguali e in generale non ci sono problemi di distribuzione. Fino a quando non compaiono persone con preferenze dietetiche speciali. Vegani, vegetariani e molti altri. Inviamo sempre un questionario in anticipo in modo da sapere quanto ordinare. Naturalmente le e-mail vengono dimenticate e perse. Ecco perché aggiungiamo sempre il 20% all'ordine principale sotto forma di opzioni speciali di riserva, come i margarita con impasto senza glutine. Costoso? Indubbiamente. Ma l’ultima cosa di cui abbiamo bisogno sono vegani militanti che non ne hanno mai abbastanza di cibo non animale. I problemi moderni richiedono soluzioni moderne.
Diciamo che miracolosamente tutto quadra. Magia, nientemeno. Anche se tutto è stato portato al suo posto durante la notte. Qual è il prossimo? Ricordi cosa ho detto riguardo allo "swag"? Sì, e comunque ogni sponsor ne ha uno. E tutti sono progettati per almeno 200 persone, e per i grandi sponsor generalmente sono 300. Deve anche essere archiviato, ma questa non è la cosa principale. Ho anche detto che abbiamo il nostro “mashtag”. Ed eccola qui per 500 persone. E il problema è la sua frammentazione. Molte cose sono arrivate la sera prima dell'hackathon e non c'era la possibilità di farsi trovare pronti. Inoltre, tutte queste cose devono essere accuratamente imballate in sacchetti. 500 pezzi. 500, Carlo. Allora abbiamo dovuto organizzare un trasportatore improvvisato: c'erano buoni per le bevande alcoliche al bar, magliette, set con pasta e pennello, tazze, adesivi e non ricordo nemmeno quante altre cose. E nonostante il fatto che abbiamo ordinato questa bellezza da fornitori diversi e sono arrivati tutti in tempi diversi. Ho dovuto lavorare duro tanto che, oltre all'organizzazione dell'evento stesso, ho anche lavorato part-time in una fabbrica. Spoiler: abbiamo finito la preparazione alle 4 del mattino, e abbiamo iniziato alle 8:30. Sono rimasto solo fino a mezzanotte per poter essere in servizio per il resto della notte. Poi arriva la parte piuttosto noiosa di sistemare i tavoli, sistemare prolunghe e altre sciocchezze obbligatorie.
È arrivata l’ora X. Gli sponsor arrivano presto, si sistemano, distribuiscono tatticamente il loro “mashtag” per attirare più studenti. Memorabile: un'azienda durante l'inaugurazione ha affermato che esistono due tipi di datori di lavoro. Coloro che pagano bene rispettano i propri dipendenti e consentono loro di svilupparsi in modo creativo. Come (nome dell'azienda). E tutti gli altri sponsor possono raccontare quest'ultimo con il proprio esempio. Questa frase è diventata candidata al premio per il miglior meme (sul suo premio alla fine dell'ultimo articolo). Gli studenti arrivano il prima possibile per prendere quante più cose possibile gratuitamente. Ecco alcune parole su come li lasciamo entrare. I biglietti vengono acquistati da Eventbride e tutti gli organizzatori dispongono di un'app di scansione. I problemi iniziano quando i partecipanti non leggono le condizioni: l'età minima è 18 anni, ad esempio, oppure portano con sé il passaporto, oppure addirittura i biglietti non possono essere trasferiti dopo la scadenza (tre giorni prima dell'hackathon). Molti, purtroppo, devono essere rifiutati. Ma da quello che ricordo: due che hanno dimenticato il passaporto di Londra, quindi sono semplicemente tornati a casa e li hanno portati con sé. Abbiamo fatto passare dopo tutti gli altri coloro ai quali erano stati consegnati i biglietti; loro hanno scansionato i biglietti in modo che poi il loro proprietario non tentasse di passare con un bonus.
Parliamo ora dei problemi con i biglietti stessi: ce ne sono solo circa 400. Più alcuni per i laureati, come regalo di addio. Inizialmente li abbiamo tenuti sul sito web dell'università, ma sono scesi costantemente da 10 minuti prima dell'inizio delle vendite fino a 30 minuti dopo l'inizio, e sono stati distribuiti in modo del tutto casuale tra i partecipanti. Sono già in silenzio sulle condizioni di gara a causa delle quali abbiamo venduto in media 20-30 in più di quanto avremmo dovuto. La soluzione era il sito web di Eventbride. Gestisce il carico perfettamente, i biglietti volano via in media in 1-3 secondi per lotto e vengono emessi esattamente nei tempi previsti. Ma qui sorge un altro problema: l’onestà dei partecipanti. Dal primo collegamento di Google puoi scaricare e configurare il bot e, idealmente, cerchiamo di intimidire persone così intelligenti affinché annullino i loro biglietti. In realtà è quasi impossibile dimostrare di non aver utilizzato/usato un bot. I biglietti, a loro volta, sono divisi in Imperiali/tutti gli altri e (leggera discriminazione) per i nostri studenti ce ne sono leggermente di più. Perché il dipartimento possa aiutare, queste sono le regole.
Poi ci sono problemi di preparazione più specifici. Uno degli eventi che si tengono più vicino a mezzanotte è l'open bar. Naturalmente, nella cultura dell’hackathon e della mancanza di sonno, questa non è sempre una buona idea. Ecco perché poche persone visitano. Ma chi viene è sempre felice, le bevande sono gratuite (fino a 5 GBP incluse), una scorta abbastanza ampia di buoni, in più questo è un ottimo modo per rilassarsi dopo un'intera giornata di hackathon senza sosta. Gli svantaggi sono più probabili per gli organizzatori: molti, di nascosto, mentre gli organizzatori sono stanchi di guardare tutto, riescono ad ubriacarsi parecchio. Naturalmente spetta a noi affrontarli. Ma non si sono mai verificati problemi seri. È importante notare che, come un hackathon, il bar serale ha uno sponsor. E quest'anno si sono divertiti tantissimo, comprando “bombe jaeger” per tutti i presenti. È stato molto difficile spiegare (cosa a cui sono d'accordo, versa di più) che i partecipanti mezzi morti nel campus sono un po 'diversi da quelli che vogliono assumere nella loro azienda e fermare questo caos intorno al 30esimo cocktail. Successivamente c'è stata la leggendaria consegna del pollo Nandos.
È leggendario perché i proprietari dei ristoranti locali venivano con i loro fattorini per vedere chi decideva di spendere diverse migliaia di dollari in pollo il sabato sera. In totale ci sono volute 2 ore e 30 volontari per scaricare tutto e distribuirlo tra le zone. Le foto sono allegate. Non dimenticare di gridare “qui vegani”, altrimenti mangeranno cibo vegetariano invece di cibo vegano e poi ti malediranno. Un altro evento memorabile è stato il karaoke. Tutti stavano già festeggiando lì, compresi noi. Immagina: 200 persone che occupano un'aula alle 2 del mattino, cantando canzoni completamente casuali (ho cantato Let It Go, mia sorella ne sarebbe orgogliosa). È stato meraviglioso, ma ancora una volta i tipici problemi: portare l'attrezzatura, installarla, negoziare con la sicurezza e la biblioteca (il sabato sera è un orario di visita molto popolare) in modo da non essere cacciati. Alla sicurezza è stato chiesto di cantare, ma hanno rifiutato.
Tutto questo è divertente, ovviamente. Ma. L'hackathon dura due giorni: i partecipanti possono andare e venire. Gli organizzatori no. In totale, ho dormito 3.5 ore in due giorni e 5 ore il giorno prima. E questo perché altri volontari lo hanno forzato (e andare al bar si è fatto sentire). Potresti dormire in una stanza separata con tappetini da yoga o ovunque tu possa. Ho dormito su una sedia, non è vietato dalla legge, dormo dove voglio. La cosa principale è che ci siano 3 persone attive per ogni hackzone. Un altro compito era controllare periodicamente il proiettore, dato che poteva surriscaldarsi e sicuramente non avevamo soldi extra per le riparazioni. Per montarlo avevamo bisogno di 6 persone e 2 carri. In generale, le tonsille erano quasi sempre occupate. Ad un certo punto abbiamo iniziato a distribuire popcorn e zucchero filato, ancora una volta, eravamo noi a cucinare. La valutazione della sicurezza antincendio è scesa notevolmente quando ho tirato fuori i popcorn mentre mi scaldavo “perché ora arriveranno in aereo e non ne avrò più”.
Questa parte ha attraversato molti problemi nell'organizzazione e le loro soluzioni. Dopotutto, gli ingegneri. Ma dietro le quinte sono rimaste molte cose: quali problemi ci sono stati durante l'hackathon stesso, la selezione di premi e riconoscimenti, come ha funzionato il voto "intelligente", le recensioni degli sponsor e come abbiamo gestito la pulizia dei locali una settimana dopo l'evento. E anche una piccola novità: questo è il primo hackathon studentesco a ricevere copertura dalla BBC. Ne scriverò anche nel prossimo episodio di questa saga di hackathon. Inizierò a scrivere presto, ma per ora ecco la mia email: [email protected] e il sito web del progetto:
Fonte: habr.com