Nel 20° secolo, la vita e il lavoro delle persone andavano secondo i piani. Al lavoro (per semplificare si può immaginare una fabbrica), le persone avevano un piano chiaro per la settimana, per il mese, per l'anno a venire. Per semplificare: devi tagliare 20 parti. Nessuno verrà a dire che ora è necessario tagliare 37 parti e, inoltre, scriverà un articolo in cui riflette sul motivo per cui la forma di queste parti è esattamente quella - e preferibilmente ieri.
Nella vita quotidiana delle persone era più o meno la stessa cosa: la forza maggiore era una vera forza maggiore. Non ci sono cellulari, un amico non può chiamarti e chiederti di “venire urgentemente per aiutare a risolvere il problema”, vivi nello stesso posto quasi tutta la vita (“muoversi è come il fuoco”), e in generale hai pensato sull'aiutare i tuoi genitori a "venire a dicembre per una settimana".
In queste condizioni si è formato un codice culturale in base al quale ti senti soddisfatto se hai completato tutti i compiti. Ed era reale. Il mancato completamento di tutte le attività è una deviazione dalla norma.
Ora tutto è diverso. L'intelligenza è diventata uno strumento di lavoro e nei processi lavorativi è necessario utilizzarla in diverse forme. Un manager moderno (soprattutto un top manager) svolge decine di compiti di vario tipo durante la giornata. E, soprattutto, una persona non può controllare il numero di "messaggi in arrivo". Le nuove attività possono annullare quelle vecchie, modificarne la priorità e modificare l'impostazione stessa delle vecchie attività. In queste condizioni è quasi impossibile formulare un piano in anticipo e poi attuarlo passo dopo passo. Non puoi rispondere ad un incarico in entrata “abbiamo una richiesta urgente da parte dell'Agenzia delle Entrate, dobbiamo rispondere oggi, altrimenti ci sarà una multa” e dire “lo fisserò per la prossima settimana”.
Come convivere con questo, in modo da avere tempo per la vita fuori dal lavoro? Ed è possibile applicare alcuni algoritmi di gestione del lavoro nella vita di tutti i giorni? 3 mesi fa ho cambiato radicalmente l'intero sistema di impostazione delle attività e di monitoraggio delle stesse. Voglio raccontarti come sono arrivato a questo e cosa è successo alla fine. Lo spettacolo sarà diviso in 2 parti: nella prima - un po', per così dire, sull'ideologia. E il secondo riguarda interamente la pratica.
Mi sembra che il problema per noi non sia che ci siano molti più compiti. Il problema è che il nostro codice socio-culturale è ancora impostato per portare a termine “tutti i compiti previsti per oggi”. Ci preoccupiamo quando i piani falliscono, ci preoccupiamo quando non realizziamo tutto ciò che era stato pianificato. Allo stesso tempo, le scuole e le università operano ancora nel quadro del codice precedente: c'è un determinato insieme di lezioni, ci sono compiti a casa chiaramente pianificati e il bambino forma nella sua testa un modello che presuppone che la vita continuerà ad essere come questo. Se immagini la versione difficile, allora nella vita, infatti, nella tua lezione di inglese iniziano a parlare di geografia, la seconda lezione dura un'ora e mezza invece di quaranta minuti, la terza lezione è cancellata, e nella quarta nella a metà lezione tua madre ti chiama e ti chiede urgentemente di comprare e portare da mangiare a casa.
Questo codice socio-culturale fa sperare in una persona che sia possibile cambiare il flusso in entrata - e in questo modo migliorare la sua vita, e la vita sopra descritta è anormale, perché non esiste un piano chiaro in essa.
Questo è il problema principale. Dobbiamo renderci conto e accettare che non possiamo controllare il numero di messaggi in arrivo, possiamo solo controllare il modo in cui ci relazioniamo ad esso e il modo in cui effettivamente elaboriamo i messaggi in arrivo.
Non c’è da preoccuparsi che arrivino sempre più richieste di cambio di programma: non lavoriamo più sulle macchine (salvo rare eccezioni), le lettere non arrivano prima di un mese (sì, sono ottimista), e il telefono fisso è diventato un anacronismo. Pertanto, è necessario cambiare il processo di elaborazione dei messaggi, accettare la vita attuale così com'è e rendersi conto che il precedente codice socio-culturale non funziona.
Cosa possiamo fare per renderlo più semplice? È molto difficile “creare un buon sito web”, ma con specifiche tecniche chiare (o almeno solo una descrizione più chiara del compito da svolgere), ottenere il giusto risultato (e in generale, ottenere almeno qualche risultato) diventa molto difficile. Più facile.
L’esempio migliore è il mio, quindi cercherò di scomporre i miei desideri. Capisco chiaramente cosa c'è che non va nell'elaborazione dei piani di vita e di lavoro: ora è “cattivo”, ma voglio che diventi “buono”.
Cosa è "cattivo" e "buono" a un livello "alto" di decomposizione?
Cattivo: mi sento in ansia perché non sono sicuro di riuscire a fare tutto ciò che ho promesso di fare agli altri o a me stesso, mi arrabbio perché non riesco proprio ad arrivare alle cose che avevo programmato da tempo , perché devono essere rinviati o perché hanno compiti scottanti, oppure sono troppo difficili da affrontare; Non posso fare tutto ciò che è interessante, perché la maggior parte del mio tempo è occupato dal lavoro e dalla vita di tutti i giorni, peccato perché non posso dedicare tempo alla famiglia e al relax. Un punto a parte: non sono in costante modalità di cambio di contesto, che è in gran parte responsabile di tutto quanto sopra.
Bene: non provo ansia perché so cosa farò nel prossimo futuro, l'assenza di questa ansia mi permette di trascorrere meglio il tempo libero, non avverto una sensazione di stanchezza regolare (la parola “ costante" non è adatto a me, è semplicemente normale), non devo contrarmi e passare alle comunicazioni in arrivo.
In generale, gran parte di ciò che ho descritto sopra può essere descritto con una semplice frase: “ridurre l’incertezza e l’ignoto”.
Pertanto, la specifica tecnica diventa qualcosa del tipo:
- Modificare l'elaborazione delle attività in entrata in modo che il contesto venga cambiato.
- Lavorare con un sistema per impostare i compiti in modo che almeno gli affari e le idee attuali non vengano dimenticati e un giorno vengano elaborati.
- Regolare la prevedibilità del domani.
Prima di cambiare qualcosa, devo capire cosa posso cambiare e cosa no.
Un compito difficile ed enorme è capire e ammettere che non posso cambiare il flusso in entrata stesso, e questo flusso è una parte della mia vita in cui mi sono ritrovato di mia spontanea volontà; I pro di una vita simile superano i contro.
Forse, al primo livello di risoluzione del problema, dovresti pensare: vuoi almeno il posto nella vita in cui ti trovi, o vuoi qualcos'altro? E se ti sembra di volere qualcos'altro, allora forse vale la pena lavorare proprio su questo in parallelo con uno psicologo/psicoanalista/psicoterapeuta/guru/chiamali con qualsiasi nome - questa domanda è così profonda e seria che non lo farò entra qui.
Quindi, sono dove sono, mi piace, ho un'azienda di 100 persone (ho sempre desiderato fare affari), faccio un lavoro interessante (questa è interazione con le persone, anche per raggiungere obiettivi di lavoro - e sono sempre stato mi interessa “ingegneria sociale” e tecnologia), il business si basa sul “problem solving” (e mi è sempre piaciuto essere un “fixer”), mi sento bene a casa. Mi piace qui, ad eccezione degli "effetti collaterali" elencati nella parte "cattiva".
Dato che mi piace questa vita, non posso cambiare (ad eccezione della delega dei compiti, di cui parleremo più avanti) il flusso in entrata, ma posso cambiarne l'elaborazione.
Come? Sono un sostenitore del concetto secondo cui dobbiamo passare dal meno al più: prima risolvere i problemi più urgenti, che possono essere risolti con semplici cambiamenti, e poi passare a cambiamenti più grandi.
Tutte le modifiche che ho apportato possono essere ridotte a tre aree; Li elencherò dalle modifiche semplici (per me) a quelle complesse:
1. Elaborazione e salvataggio delle attività.
Non sono mai stato in grado di tenere correttamente (e non riesco ancora) a tenere diari cartacei; scrivere e formulare un compito è un compito molto difficile per me, e sedermi regolarmente su una sorta di task tracker è molto difficile.
L'ho accettato e il mio concetto principale era che le cose che sono nella mia testa sono le più importanti.
I miei compiti sono stati elaborati in questa modalità:
- il compito che ricordo è di completarlo non appena ci metto le mani sopra;
- compito in arrivo - se viene svolto rapidamente, completalo immediatamente come ricevuto, se richiede molto tempo - prometti che lo farò;
- compiti che ti sei dimenticato: svolgili solo quando te li ricordano.
Ho convissuto con questa situazione più o meno normalmente per un po’ di tempo, fino a quando “i compiti di cui mi ero dimenticato” si sono trasformati in un problema.
Questo è diventato un problema in due forme:
- Quasi ogni giorno arrivavano compiti dimenticati che dovevano essere completati oggi (hardcore, che si è concluso: un messaggio di testo degli ufficiali giudiziari sulla cancellazione di denaro dai conti per una multa della polizia stradale prima di volare negli Stati Uniti e l'urgente necessità di capire se mi sarebbe stato permesso di volare via).
- Un numero enorme di persone ritiene errato chiedere nuovamente una richiesta e tenerla per sé. Le persone si offendono perché hai dimenticato qualcosa se si tratta di una richiesta personale, e se è una richiesta di lavoro, alla fine si trasforma in un incendio che deve essere fatto oggi (vedi punto uno).
Bisognava fare qualcosa a riguardo.
Per quanto insoliti fossimo per me, ho iniziato a scrivere tutto. In realtà tutto. Ho avuto la fortuna di inventarlo io stesso, ma in generale l'intera idea è molto simile al concetto .
La prima fase è stata semplicemente scaricare tutte le cose dalla mia testa nel sistema più semplice per me. È venuto fuori che : l'interfaccia è molto veloce, la procedura per creare un'attività è minima nel tempo, sul telefono c'è una semplice app (poi sono passato a Todoist, ma di questo ne parleremo nella seconda parte, tecnica).
Grazie a Dio, mi occupo di gestione IT in un modo o nell'altro da 10 anni e capisco che "creare un'applicazione" è un compito destinato a fallire, proprio come "andare dal medico". Pertanto, ho iniziato a suddividere i compiti in compiti scomposti sotto forma di azioni.
Capisco chiaramente che sono una persona molto dipendente dal feedback positivo, che posso darmi sotto forma di feedback "guarda quanto hai fatto oggi" (se lo vedo). Pertanto, il compito di “andare dal medico” si trasforma nei compiti di “scegliere a quale medico rivolgersi”, “scegliere l’orario in cui recarsi dal medico”, “chiamare e fissare un appuntamento”. Allo stesso tempo, non voglio sforzarmi: ciascuna delle attività può essere completata in un giorno della settimana ed essere felice di aver già completato una fase dell'attività.
Punto chiave: scomporre le attività e registrarle sotto forma di azioni brevi.
Finché il compito è nella tua testa, finché pensi che un giorno dovrà essere completato, non sarai calmo.
Se non è stato ancora scritto e lo hai dimenticato, soffrirai quando lo ricorderai e ricorderai di averlo dimenticato.
Questo vale per tutte le questioni, comprese quelle domestiche: partire per andare al lavoro e ricordare lungo la strada che ti sei dimenticato di buttare la spazzatura non è affatto bello.
Queste esperienze semplicemente non sono necessarie. Così ho iniziato a scrivere tutto quello che ho fatto.
L'obiettivo è che, dopo esserti allenato a caricare tutte (assolutamente tutte) le cose su qualsiasi tracker, il passo successivo è iniziare a smettere di pensare alle cose scritte nella tua testa.
Quando ti rendi conto che tutto quello che hai pensato di fare è scritto e prima o poi ci arriverai, per me personalmente l'ansia se ne va.
Smetti di contrarti perché a metà giornata ti ricordi che volevi cambiare le lampadine nel corridoio, parlare con un impiegato o scrivere un documento (e ti affretti urgentemente a scriverlo).
Riducendo al minimo il numero di compiti dimenticati (in questo contesto, non scritti), riduco al minimo l'ansia che sorge quando ricordo quei compiti più dimenticati.
Non puoi scrivere o ricordare tutto, ma se prima c'erano 100 di questi compiti, a un certo punto ne rimangono 10 e ci sono semplicemente meno "incidenti" preoccupanti.
Punto chiave: scriviamo tutto, proprio tutto, anche se siamo sicuri che lo ricorderemo.
Non puoi ricordare tutto: non importa quanto possa sembrare stupido, scrivo tutto, fino a "portare a spasso il cane".
Cosa ho deciso in questo modo? L'ansia dovuta al fatto che avevo costantemente paura di dimenticare qualcosa è diminuita (nella mia testa ripercorrevo piani, compiti, promesse, ecc.) e in generale, il cambiamento non necessario nella mia testa sul "pensare a cos'altro devo fare" potrebbe promettere” è scomparso.
2. Reattività ridotta.
Non possiamo ridurre il flusso di input, ma possiamo cambiare il modo in cui rispondiamo ad esso.
Sono sempre stato una persona reattiva e ne traevo emozione, rispondevo subito alla richiesta di fare qualcosa al telefono, cercavo di portare a termine subito un compito assegnato nella vita o nella quotidianità, in generale ero velocissimo quanto possibile, ho provato un brivido per questo. Questo non è un problema, ma diventa un problema quando una reazione del genere si trasforma in un istinto. Smetti di distinguere dove sei veramente necessario in questo momento e dove le persone possono facilmente aspettare.
Il problema è che questo dà origine anche a sentimenti negativi: in primo luogo, se non avevo il tempo di fare qualcosa o dimenticavo di aver promesso di reagire, mi arrabbiavo di nuovo molto, ma questo individualmente non era critico. Ciò è diventato fondamentale nel momento in cui il numero di compiti a cui volevo reagire istintivamente e istantaneamente è diventato maggiore della capacità fisica di farlo.
Ho iniziato a imparare a non reagire subito alle cose. All'inizio si trattava solo di una decisione puramente tecnica: ad ogni richiesta che arrivava "per favore fallo", "per favore aiutami", "ci vediamo", "chiamiamo", invece di reagire e addirittura invece di analizzare quando lo avrei fatto, io è diventato il primo Il compito è semplicemente elaborare questa richiesta in arrivo e pianificare quando la completerò. Cioè, il primo compito nel tracker non è il compito di fare ciò che è stato chiesto, ma il compito di “domani leggi quello che Vanja ha scritto nel telegramma e capisci se posso farlo e quando lo farò, se posso. " La cosa più difficile qui è combattere il tuo istinto: un numero enorme di persone per impostazione predefinita chiede una risposta rapida e, se sei abituato a vivere al ritmo di tale risposta, ti senti a disagio se non rispondi alla richiesta della persona subito.
Ma è successo un miracolo: si scopre che 9 persone su 10 che ti chiedono di fare qualcosa “ieri” possono facilmente aspettare fino a “domani” quando arrivi a svolgere il loro compito, se solo dici loro che lo farai domani. Questo, unito allo scrivere le cose da fare e al mantenere le promesse per arrivarci, rende la vita molto più semplice che inizi a sentire come se stessi vivendo secondo un piano strutturato (e forse è così). Certo, hai bisogno di molta formazione, ma, in effetti, nelle condizioni in cui hai accettato una regola del genere per te stesso, puoi impararla rapidamente. E questo risolve notevolmente i problemi legati al cambio di contesto e al mancato rispetto dei piani prefissati. Cerco di impostare tutte le nuove attività per domani, tutte le richieste a cui in precedenza ho reagito in modo reattivo, le fisso anche per domani, e già “domani” al mattino capisco cosa si può fare al riguardo e quando. I piani per “oggi” diventano meno fluidi.
3. Assegnazione delle priorità e registrazione delle attività impreviste.
Come ho detto all'inizio, ho ammesso a me stesso che il flusso di compiti ogni giorno è più di quello che posso gestire. Rimane ancora una serie di compiti reattivi. Pertanto, ogni mattina mi occupo dei compiti assegnati per oggi: quali sono realmente da svolgere oggi, quali possono essere rimandati a domani mattina, per decidere quando svolgere, quali delegare e quali può essere buttato via del tutto. Ma la questione non si ferma qui.
Un'enorme frustrazione nasce quando la sera ti rendi conto di non aver completato i compiti critici pianificati per oggi. Ma molto spesso ciò avviene perché oggi sono sorti fatti imprevisti, ai quali, nonostante ogni sforzo per rinviare la reazione, è stato necessario rispondere oggi. Ho iniziato a scrivere tutte le cose che ho fatto oggi subito dopo averle fatte. E la sera ho guardato l'elenco delle attività completate. Un avvocato è venuto a parlare e l'ha scritto, un cliente ha chiamato e l'ha scritto. C'è stato un incidente a cui bisogna rispondere: l'ho annotato. Il servizio auto ha chiamato e ha detto che l'auto doveva essere portata oggi in modo che potesse essere riparata entro domenica - l'ha annotato. Ciò mi consente sia di capire perché non sono riuscito a portare a termine i compiti assegnati per oggi e di non preoccuparmene (se ne valeva la pena per i compiti improvvisi), sia di registrare dove avrei potuto elaborare le attività in arrivo in modo meno reattivo (dire al servizio che ho non posso farlo e porterò la macchina solo domani, e scoprirò che sarà ancora possibile farla entro domenica, consegnandola anche domani). Cerco di annotare assolutamente tutte le attività completate, fino a "firmare due documenti del reparto contabilità" e una breve conversazione con un collega.
4. Delegazione.
L'argomento più difficile per me. E qui sono ancora più felice di ricevere che di dare consigli. Sto appena imparando a farlo correttamente.
Il problema con la delega è l'organizzazione dei processi di delega. Laddove vengono costruiti questi processi, trasferiamo facilmente le attività. Laddove i processi non vengono sottoposti a debug, la delega sembra troppo lunga (rispetto a quando svolgi l'attività da solo) o semplicemente impossibile (nessuno tranne me può sicuramente completare questa attività).
Questa mancanza di processi crea un blocco nella mia testa: il pensiero di poter delegare un compito non mi viene nemmeno in mente. Solo un paio di settimane fa, quando ho deciso di passare da Trello a Todoist, mi sono ritrovato a trasferire compiti da un sistema all'altro per tre ore, senza nemmeno pensare che qualcun altro potesse farlo.
L'esperimento principale per me ora è superare il mio blocco nel chiedere alle persone di fare qualcosa nei casi in cui sono sicuro che non saranno d'accordo o non sanno come farlo. Dedica del tempo a spiegare. Accetta il fatto che le cose richiederanno più tempo per essere completate. Se condividi la tua esperienza mi farà molto piacere.
trappole
Tutti i cambiamenti sopra menzionati sono descritti da raccomandazioni abbastanza tecniche per lavorare con il software, di cui scriverò nella parte successiva, e alla conclusione di questa - su due trappole in cui sono caduto durante il processo di tutta questa vita riorganizzazione della mia.
Concetto di fatica.
A causa del fatto che lavoriamo non fisicamente, ma mentalmente, sorge un problema enorme e inaspettato: capire e cogliere il momento in cui inizi a stancarti. Questo ti dà l'opportunità di fare una pausa nel tempo.
In linea di principio, il lavoratore condizionale alla macchina non aveva questo problema. In primo luogo, la sensazione di stanchezza fisica ci è comprensibile fin dall'infanzia e inoltre è abbastanza difficile continuare a fare qualcosa fisicamente quando il corpo non ne è capace. Non possiamo, dopo aver fatto 10 approcci in palestra, farne altri 5 “perché è quello che dobbiamo fare”. Questa motivazione non funzionerà per ragioni biologiche molto ovvie.
La situazione del pensiero è leggermente diversa: non smettiamo mai di pensare. Non ho trattato quest'area, ma in generale le ipotesi sono le seguenti:
- Una persona che è in costante frenesia non nota immediatamente la stanchezza mentale. Ciò non avviene nella forma di "Non riesco più a pensare, mi sdraierò" - prima influenza lo spettro emotivo, la capacità di pensare, poi la percezione, ma da qualche parte qui puoi sentire cosa sta arrivando.
- Per staccarsi dal flusso non basta semplicemente smettere di lavorare. Ho notato che se, ad esempio, smetto di lavorare, mento e fisso il telefono, leggo, guardo e il mio cervello continua a funzionare, la stanchezza non scompare. È davvero utile sdraiarsi e costringersi a non fare nulla (incluso frugare nel telefono). Per i primi 10 minuti è molto difficile uscire dal flusso delle attività, i successivi 10 minuti mi vengono in mente un milione di idee su come fare tutto bene, ma poi è pulizia.
È importante e necessario dare una pausa al tuo cervello e, poiché è molto difficile cogliere questo momento, devi solo farlo regolarmente.
Tempo di riposo/vita/famiglia.
Io, come ho già scritto, sono una persona dipendente dai feedback positivi, ma posso generarli da solo: questo è sia un vantaggio che un problema.
Dal momento in cui ho iniziato a tenere traccia di tutti i miei compiti, mi lodo per averli completati. Ad un certo punto, sono passato da uno stato di “vita lavorativa sistemata” a uno stato di “ora sono un supereroe e posso fare quante più cose possibili”, raggiungendo 60 attività al giorno.
Ho bilanciato lavoro e faccende domestiche e mi sono assicurato di includere le faccende domestiche nella mia lista quotidiana, ma il problema era proprio che erano faccende domestiche. E hai sicuramente bisogno di tempo per il riposo e la famiglia.
L’operaio viene espulso dall’officina alle 6, ma anche l’imprenditore si diverte a lavorare. Risulta essere più o meno lo stesso problema dell'incapacità di cogliere il momento della “stanchezza mentale”: nell'alto dei compiti completati, dimentichi che in realtà hai bisogno di vivere.
È molto difficile uscire dal flusso quando tutto funziona e ne trai entusiasmo, devi anche sforzarti.
La stanchezza non deriva dal desiderio di “sdraiarsi”, ma da un disturbo delle emozioni (“tutto è fastidioso fin dal mattino”), difficoltà nella percezione delle informazioni e deterioramento della capacità di cambiare contesto.
È fondamentale trovare il tempo per riposare, anche se è un peccato. È importante che ciò non ti influenzi in seguito. Non è bello essere felici della propria produttività per due mesi e poi ritrovarsi in uno stato in cui tutto è noioso e non puoi vedere le persone.
Dopotutto, non viviamo solo per la produttività, ci sono moltissime cose interessanti e sorprendenti al mondo 😉
In generale, si tratta di considerazioni approssimative su come, in generale, convenga (ri)organizzare i processi lavorativi e non lavorativi. Nella seconda parte ti racconterò quali strumenti ho utilizzato per questo e quali risultati sono stati ottenuti.
PS Questo argomento si è rivelato così importante per me che ho persino aperto un canale Telegram separato in cui condivido i miei pensieri su questo argomento, unisciti a noi -
Fonte: habr.com