Nel ventesimo secolo, la vita e il lavoro delle persone seguivano un piano. Al lavoro (semplificando, si può pensare a una fabbrica), le persone avevano un chiaro programma per la settimana, il mese e addirittura l'anno a venire. Semplificando: devi produrre 20 pezzi. Nessuno verrà a dirti che ora devi produrne 37 e, in aggiunta, scrivere un articolo con considerazioni su perché la forma di questi pezzi sia proprio quella — e preferibilmente ieri.
Nella vita quotidiana, le cose erano più o meno simili: un imprevisto era un vero imprevisto. Non c'erano telefoni cellulari, quindi il tuo amico non poteva chiamarti e chiederti di "venire urgentemente ad aiutare a risolvere un problema"; vivevi nello stesso posto per praticamente tutta la vita ("trasferirsi è come un incendio"), e l'idea di aiutare i genitori significava davvero "venire a dicembre per una settimana".
In queste condizioni si è formato un codice culturale, dove ti senti soddisfatto se hai completato tutte le tue mansioni. E questo era reale. Il non completamento di tutte le mansioni rappresentava una deviazione dalla norma.
Ora tutto è diverso. Lo strumento di lavoro è diventato l'intelligenza, e nei processi lavorativi è necessario utilizzarla in diverse forme. Un manager moderno (soprattutto un top manager) affronta decine di compiti di vario tipo durante la giornata. E la cosa principale è che non può gestire il numero di "messaggi in arrivo". Nuovi compiti possono annullare vecchi, modificarne la priorità, cambiare la formulazione stessa dei compiti precedenti. In queste condizioni, pianificare in anticipo e poi eseguire per fasi è praticamente impossibile. Non puoi rispondere a un compito che è appena arrivato, come "abbiamo una richiesta urgente dall'agenzia delle entrate, dobbiamo rispondere oggi, altrimenti multa", dicendo "lo pianificherò per la prossima settimana".
Come vivere con questo — per avere tempo per la vita al di fuori del lavoro? E si possono applicare alcuni algoritmi di gestione al vivere quotidiano? Tre mesi fa ho completamente cambiato l'intero sistema di impostazione dei compiti e di controllo su di essi. Voglio raccontare come ci sono arrivato e cosa è successo alla fine. L'opera sarà in 2 parti: nella prima — un po' di ideologia, per così dire. E la seconda — completamente sulla pratica.
A mio parere, il problema per noi non è tanto che ci siano molte più attività. Il problema è che il nostro codice socio-culturale è ancora impostato per completare "tutte le attività pianificate per oggi". Ci preoccupiamo quando i piani vengono infranti, ci preoccupiamo quando non riusciamo a portare a termine tutto ciò che era previsto. Allo stesso tempo, le scuole e le università continuano a funzionare secondo il codice precedente: c'è un insieme prestabilito di lezioni, ci sono compiti a casa ben definiti, e il bambino sviluppa nella sua mente un modello che presuppone che la vita proseguirà in questo modo. Se immaginiamo una versione rigida, nella vita reale, durante la lezione d'inglese si comincia a parlare di geografia, la seconda lezione invece di quarant minuti dura un'ora e mezza, la terza lezione viene annullata, e alla quarta lezione, in mezzo all'insegnamento, ti chiama mamma e ti chiede urgentemente di comprare e portare a casa della spesa.
Questo codice socio-culturale spinge la persona a sperare di poter cambiare il flusso in entrata — e in questo modo sistemare la propria vita, mentre la vita descritta sopra è anormale, poiché non c'è un piano chiaro.
Questo è il problema principale. È necessario riconoscere e accettare che non possiamo controllare il numero di messaggi in arrivo, possiamo solo gestire come ci rapportiamo e come, di fatto, elaboriamo i messaggi in entrata.
Non c'è bisogno di preoccuparsi per il fatto che continuano ad arrivare nuove richieste di modifiche ai piani: non lavoriamo più su macchine (salvo rare eccezioni), le lettere non viaggiano per mesi (sì, sono ottimista), e il telefono fisso è diventato un'anacronismo. Dobbiamo quindi cambiare il processo di gestione dei messaggi e accettare la vita attuale così com'è, riconoscendo che il precedente codice socio-culturale non è più efficace.
Cosa possiamo fare per semplificare le cose? È molto difficile "creare un buon sito", ma con un chiaro capitolato tecnico (o almeno con una descrizione più precisa del compito da svolgere) ottenere risultati corretti (e, in generale, raggiungere almeno qualche risultato) diventa molto più semplice.
Questo è il mio miglior esempio, quindi proverò a scomporre i miei desideri. È chiaro che qualcosa non va nella gestione dei piani personali e lavorativi: attualmente è "male" e vorrei che diventasse "bene".
Cosa si intende per "male" e "bene" a un livello di scomposizione "alto"?
Male: sento ansia per l'incertezza di riuscire a fare tutto ciò che ho promesso agli altri o a me stesso, mi sento frustrato perché non riesco a mettere in pratica le attività che avevo pianificato da tempo, poiché sono costretto a rimandarle per compiti urgenti o perché è troppo difficile accedervi; non riesco a dedicarmi a tutto ciò che mi interessa, poiché il lavoro e la vita quotidiana occupano la maggior parte del mio tempo, e mi dispiace non poter dedicare tempo alla famiglia e al riposo. Un punto separato: non sono in uno stato di continuo cambio di contesto, da cui deriva in gran parte tutto ciò che ho appena elencato.
Bene: non sento preoccupazione perché so a cosa sarò dedicato nei prossimi giorni, l'assenza di questa ansia consente di trascorrere il tempo libero in modo più qualitativo, non avverto una sensazione di stanchezza regolare (la parola “costante” non si adatta, è proprio regolare), non devo agitarmi e passare a qualsiasi comunicazione in arrivo.
In generale, molto di ciò che ho descritto sopra può essere riassunto in una semplice frase: «riduzione dell'incertezza e dell'ignoto».
Pertanto, il compito tecnico diventa qualcosa del genere:
- Modifica del processo di gestione delle richieste in ingresso — in modo che il contesto possa essere cambiato.
- Lavorare con il sistema di assegnazione dei compiti — affinché almeno le questioni e le idee attuali non vengano dimenticate e vengano elaborate in un secondo momento.
- Regolazione della prevedibilità del giorno dopo.
Prima di cambiare qualcosa, devo capire cosa posso cambiare e cosa no.
L'obiettivo complesso e vasto è comprendere e riconoscere che non posso modificare il flusso in arrivo e che questo flusso è parte della mia vita, nella quale mi trovo volontariamente; i vantaggi di questa vita superano i svantaggi.
Forse, a livello iniziale nella risoluzione dei problemi, dovresti riflettere: vuoi davvero essere nel posto in cui ti trovi o desideri qualcos'altro? E se senti di voler qualcos'altro, allora forse è anche il momento di lavorare su questo con uno psicologo/psicoanalista/psicoterapeuta/guru/chiamali come preferisci: la questione è così profonda e seria che non intendo addentrarmi qui.
Quindi, mi trovo dove mi trovo, mi piace, ho un'azienda con 100 persone (ho sempre voluto fare impresa), faccio un lavoro interessante (interagendo con le persone, anche per raggiungere obiettivi lavorativi — mi è sempre interessata la «ingegneria sociale» e la tecnologia), il business è basato sulla «risoluzione dei problemi» (mi è sempre piaciuto essere un «fixer»), mi sento bene a casa. Mi piace qui, tranne per gli «effetti collaterali» menzionati nella parte «negativa».
In una vita che mi piace, non posso cambiare (tranne che delegando compiti, come descritto di seguito) il flusso in ingresso, ma posso cambiare il modo in cui lo gestisco.
Come funziona? Credo fermamente che si debba procedere dal semplice al complesso: prima risolvere i problemi più urgenti, che possono essere affrontati con semplici cambiamenti, e poi avanzare verso modifiche più significative.
Tutti i cambiamenti che ho fatto possono essere riassunti in tre direzioni; li elencherò dalla più semplice (per me) alla più complessa:
1. Gestione e conservazione delle attività.
Non sono mai riuscito a tenere un diario cartaceo in modo adeguato (e ancora oggi faccio fatica), scrivere e formulare un compito è sempre stato molto complicato per me, e sedere regolarmente in un qualche task tracker è davvero difficile.
Ho accettato questo fatto, e la mia principale concezione è stata che le attività che ho in mente sono le più importanti.
La gestione delle attività avveniva in questo modo:
- un'attività che ricordo – la faccio quando ne ho modo;
- un'attività in entrata – se può essere completata rapidamente, la faccio subito appena la ricevo; se richiede più tempo – prometto che la farò;
- le attività che ho dimenticato – le faccio solo quando qualcuno me le ricorda.
Questo metodo ha funzionato per un certo periodo, finché le "attività dimenticate" non sono diventate un problema.
Il problema si è manifestato in due forme:
- Praticamente ogni giorno si presentavano compiti dimenticati che dovevano essere affrontati entro oggi (una situazione estrema, aggravata dal messaggio dell'agenzia di recupero crediti riguardo al prelievo di denaro dai conti per una multa GIBDD prima della partenza per gli Stati Uniti e l'urgenza di chiarire se sarei potuto partire).
- Un numero enorme di persone trova inappropriato chiedere chiarimenti su una richiesta e trattiene tutto per sé. Le persone si risentono se dimentichi qualcosa, se è una richiesta personale; mentre se si tratta di una richiesta di lavoro, alla fine questa si trasforma in un'emergenza che deve essere risolta oggi (vedi punto uno).
Era necessario fare qualcosa al riguardo.
Per quanto strano possa sembrarmi, ho iniziato a annotare tutte le mie attività. Davvero tutte. Sono stato fortunato a pensarci da solo, ma in generale, l'idea si allinea molto bene con il concetto di .
Il primo passo è stato semplicemente scaricare tutte le attività dalla mia mente in un sistema il più semplice possibile per me. Si è rivelato essere : l'interfaccia è molto veloce, il processo di creazione di un'attività richiede minimo tempo, c'è una semplice app sul telefono (poi sono passato a Todoist, ma di questo parlerò nella seconda parte, quella tecnica).
Grazie a Dio, sono 10 anni che mi occupo di gestione nel settore IT e capisco che "creare un'applicazione" è un compito destinato a fallire, proprio come "andare dal medico". Per questo motivo, ho iniziato a suddividere i compiti in attività più piccole e concrete.
Comprendo chiaramente che sono una persona molto dipendente dal feedback positivo, che in forma di messaggi come "guarda quanto hai fatto oggi" posso anche darmi da solo (se lo vedo). Così, il compito "andare dal medico" si trasforma nei seguenti compiti: "scegliere quale medico visitare", "scegliere un orario per andare dal medico", "chiamare e prenotare un appuntamento". In questo modo non voglio mettermi sotto pressione: ognuna di queste attività può essere svolta in uno dei giorni della settimana, e mi sento soddisfatto di aver già completato una parte del compito.
Punto chiave: decomposizione dei compiti e registrazione dei compiti sotto forma di azioni brevi.
Fintanto che il compito è nella tua testa, e mentre pensi che prima o poi dovrai eseguirlo, non sarai tranquillo.
Se non è nemmeno scritto, e te lo sei scordato — soffrirai quando ti ricorderai di esso e ti renderai conto di averlo dimenticato.
Questo riguarda tutte le faccende, comprese quelle quotidiane: andare al lavoro e ricordarsi lungo il tragitto di aver dimenticato di portare fuori la spazzatura non è affatto piacevole.
Queste preoccupazioni sono semplicemente superflue. Perciò ho cominciato a scrivere tutto ciò che devo fare.
L'obiettivo è addestrarsi a scaricare tutte (assolutamente tutte) le attività in qualunque tracker, per poi smettere di pensarci mentalmente.
Quando capisci che tutto ciò che volevi fare è scritto e che prima o poi lo farai — personalmente, l'ansia svanisce.
Smetti di preoccuparti quando, a metà giornata, ti ricordi di dover cambiare le lampadine nel corridoio, di parlare con un collega o di scrivere un documento (e ti butti subito a farlo).
Riducendo il numero di compiti dimenticati (in questo contesto — non registrati), minimizzo l'ansia che sorge quando mi ricordo di questi compiti dimenticati.
Non si possono registrare e ricordare tutte le cose, ma se prima c'erano 100 compiti, a un certo punto ne rimangono 10 e gli 'incidenti' di preoccupazione diminuiscono.
Il punto chiave: scriviamo tutto, davvero tutto, anche se siamo certi di ricordarci.
Non riesco a ricordare tutto: per quanto possa sembrare sciocco, scrivo tutto, fino a "portare fuori il cane".
Cosa ho ottenuto in questo modo? È diminuita l'ansia derivante dalla paura di dimenticare qualcosa (ripercorrevo mentalmente piani, compiti, promesse, ecc.) e in generale è scomparsa l'inutile interruzione mentale su "pensare a cosa avrei potuto promettere ancora".
2. Diminuzione della reattività.
Non possiamo ridurre il flusso in entrata, ma possiamo cambiare il modo in cui reagiamo.
Sono sempre stato una persona reattiva e ne traevano piacere, rispondevo subito alla richiesta di qualcuno di fare qualcosa al telefono, cercavo di completare immediatamente le cose quotidiane o i compiti, in generale ero molto veloce, provavo piacere in questo. Non è un problema, ma diventa un problema quando questa reazione si trasforma in un istinto. Smarrisci la capacità di distinguere dove sei davvero necessario in questo momento e dove le persone possono tranquillamente aspettare.
Il problema è che ciò genera anche sensazioni negative: da un lato, se non riesco a completare qualcosa o dimentico di reagire a quanto promesso, mi sento molto frustrato, ma questo singolarmente non era critico. È diventato critico nel momento in cui il numero di compiti a cui volevo reagire istintivamente è aumentato oltre le mie capacità fisiche di farlo.
Ho iniziato a imparare a non reagire immediatamente alle richieste. All'inizio era una soluzione puramente tecnica: su ogni richiesta in entrata come "per favore, fai", "per favore, aiuta", "incontriamoci", "sentiamoci", ho cominciato a mettere come prima attività non la reazione, né l'analisi di quando avrei fatto, ma semplicemente elaborare questa richiesta in entrata e pianificare quando sarei riuscito a soddisfarla. Cioè, nel tracker la prima attività non diventa quella di eseguire ciò che è stato richiesto, ma l'attività "domani leggere cosa ha scritto Vanya su Telegram e capire se posso farlo e quando lo farò, se posso". La parte più difficile è combattere con gli istinti: un'enorme quantità di persone chiede automaticamente una risposta rapida, e se sei abituato a vivere con tale ritmo di reazione, ti senti a disagio se non rispondi subito a una richiesta.
Ma è successo un miracolo: si scopre che 9 persone su 10 che chiedono di fare qualcosa "ieri" possono tranquillamente aspettare fino a "domani" quando tu hai tempo di gestire la loro richiesta, se semplicemente dici loro che ti occupi della cosa domani. Questo, insieme alla registrazione delle attività e all'adempimento delle promesse, semplifica la vita in un modo tale che inizi a sentirti come se stessi vivendo secondo un piano ben strutturato (e forse è proprio così). Certo, ci vuole molta pratica, ma in realtà, nel momento in cui hai adottato questa regola, riesci ad imparare rapidamente. E questo risolve in gran parte i problemi di cambio di contesto e di incompleti piani. Cerco di rinviare tutte le nuove attività a domani, anche le richieste a cui rispondevo in modo reattivo le metto a domani, e poi il "domani" al mattino vedo cosa posso fare e quando. I piani per "oggi" diventano meno fluidi.
3. Stabilire priorità e registrare compiti imprevisti.
Come ho detto all'inizio, ho riconosciuto che il flusso di compiti quotidiani è maggiore di quanto io possa gestire. Resta comunque un insieme di compiti reattivi. Pertanto, ogni mattina mi occupo dei compiti assegnati per il giorno: quali è davvero il momento di completare oggi, quali possono essere rimandati a domani per decidere quando affrontarli, quali devono essere delegati e quali possono essere eliminati del tutto. Ma la questione non si limita a questo.
Una grande frustrazione sorge quando, alla fine della giornata, ti rendi conto di non aver completato i compiti critici programmati. Spesso, questo succede perché nella giornata sono emersi imprevisti, sui quali, nonostante tutti gli sforzi per posticipare le reazioni, era necessario intervenire subito. Ho iniziato a annotare tutte le attività che ho completato non appena le ho portate a termine. E alla sera, rivedevo l'elenco delle attività completate. È passato un avvocato — l'ho annotato, ho chiamato un cliente — l'ho annotato. Si è verificato un incidente che richiedeva una reazione — l'ho annotato. Ho ricevuto una chiamata dal servizio auto che mi ha detto di portare l'auto proprio oggi, affinché potesse essere riparata per domenica — l'ho annotato. Questo mi consente di capire perché non sono riuscito a dedicarmi ai compiti programmati per la giornata e di non sentirmi in colpa (se le attività improvvise ne valessero la pena), e di identificare dove avrei potuto gestire in modo meno reattivo le attività in ingresso (dire al servizio che non ce la faccio e che porterò l'auto solo domani, e scoprire che alla fine si riesce a sistemarla per domenica, anche portandola domani). Cerco di annotare assolutamente tutte le attività completate, fino a "ho firmato due documenti della contabilità" e una conversazione di un minuto con un collega.
4. Delegazione.
È il tema più difficile per me. Qui sono più felice di ricevere che di dare consigli. Sto solo imparando a farlo correttamente.
Il problema nella delegazione risiede nell'organizzazione dei processi di delegazione. Dove questi processi sono ben strutturati, trasferiamo facilmente i compiti. Dove i processi non sono affiatati, la delegazione appare o troppo lenta (rispetto a quando svolgi tu stesso il compito), o semplicemente impossibile (questo compito nessuno, tranne me, può svolgerlo correttamente).
Questa mancanza di processi crea un blocco nella mente: non mi viene nemmeno in mente di poter delegare un compito. Letteralmente un paio di settimane fa, quando ho deciso di passare da Trello a Todoist, mi sono accorto di passare già tre ore a trasferire compiti da un sistema all'altro, senza nemmeno pensare che qualcun altro potesse farlo.
L'esperimento principale per me ora è superare il blocco nel chiedere alle persone di fare qualcosa nei casi in cui sono sicuro che non accetteranno o non sanno come farlo. Spendere tempo a spiegare. Accettare che le cose richiederanno più tempo. Se condividete la vostra esperienza, sarei molto felice.
Traps
Tutte le modifiche sopra menzionate sono descritte da raccomandazioni tecniche su come lavorare con il software, di cui parlerò nella prossima parte, e alla fine di questa parte discuterò di due insidie in cui sono inciampato durante tutta questa riorganizzazione della mia vita.
Il concetto di stanchezza.
Poiché lavoriamo non fisicamente ma mentalmente, sorge un grande e inaspettato problema: capire e afferrare il momento in cui inizi a sentirti stanco. Questo ti permette di fare una pausa in tempo.
Un lavoratore convenzionale alla macchina non ha in linea di principio questo problema. In primo luogo, il senso di stanchezza fisica ci è familiare fin dall'infanzia, e inoltre è abbastanza difficile continuare a fare qualcosa fisicamente quando il corpo non è in grado. Non possiamo, dopo aver fatto 10 serie in palestra, farne un'altra 5 "perché è così che deve essere". Questo tipo di motivazione non funzionerà per motivi biologici piuttosto ovvi.
Con il pensiero la situazione è un po' diversa: non smettiamo di pensare. Non ho approfondito questo settore, ma in generale le ipotesi sono le seguenti:
- In una persona costantemente sotto stress, la stanchezza mentale non è subito evidente. Non si manifesta come "non riesco più a pensare, mi sdraio" — inizialmente influisce sullo spettro emotivo, sulle capacità cognitive e poi sulla percezione. È in questo frangente che ci si può accorgere di cosa sta succedendo.
- Per disconnettersi dal flusso, non basta semplicemente smettere di lavorare. Ho notato che, se ad esempio smetto di lavorare, mi sdraio e guardo il telefono, leggo e guardo, il mio cervello continua comunque a lavorare, la stanchezza persiste. È davvero utile sdraiarsi e costringersi a non fare assolutamente niente (compreso il traffico sul telefono). I primi dieci minuti sono molto difficili per uscire dal flusso di attività, nei successivi dieci minuti vengono in mente milioni di idee su come fare tutto per bene, e poi — finalmente — arriva la calma.
È importante e necessario dare al cervello dei momenti di riposo e, poiché è molto difficile capire quando è il momento giusto, è consigliabile farlo semplicemente con regolarità.
Tempo per riposo/vita/famiglia.
Io, come già scritto, sono una persona dipendente dal feedback positivo, ma posso generarlo da solo: è sia un vantaggio che un problema.
Da quando ho iniziato a tenere traccia di tutte le attività, mi lodo per tutto ciò che realizzo. Ad un certo punto, sono passato dallo stato di "gestire la vita lavorativa" a quello di "ora sono un supereroe e posso fare un sacco di cose", arrivando a 60 attività al giorno.
Ho bilanciato le faccende lavorative e domestiche, includendo sempre nel mio elenco giornaliero anche i compiti di casa, ma il problema è proprio che si tratta di compiti. È necessario riservare del tempo per il riposo e per la famiglia.
Il lavoratore esce dalla fabbrica alle 6, mentre l'imprenditore prova piacere nel lavorare. Risulta così simile alla difficoltà di riconoscere il momento di "stanchezza mentale": nella gioia per le attività completate, dimentichi che, in fondo, devi vivere.
È molto difficile uscire dal flusso quando tutto procede bene e provi piacere; anche in questo caso, devo costringermi.
La stanchezza non arriva dal desiderio di "sdraiarsi", ma da un turbamento emotivo ("tutto infastidisce sin dal mattino"), dalla difficoltà di elaborare informazioni e dal deterioramento della capacità di cambiare contesto.
È fondamentale ritagliarsi del tempo per il relax, anche quando sembra difficile. È importante che questo non abbia ripercussioni su di te. Non è bello godere della propria produttività per due mesi e poi trovarsi in uno stato in cui tutto ti pesa e non riesci a vedere le persone.
Dopotutto, non viviamo solo per la produttività; ci sono così tante cose interessanti e sorprendenti nel mondo 😉
In generale, queste sono le considerazioni su come (ri)organizzare i processi lavorativi e non. Nella seconda parte parlerò degli strumenti che ho utilizzato e dei risultati ottenuti.
P.S. Questo argomento è stato così rilevante per me che ho persino creato un canale Telegram separato dove condivido le mie riflessioni a riguardo, unisciti a noi —
Fonte: habr.com
