Ho provato a gestire le attività in modo sistematico probabilmente 20-25 volte. E ogni tentativo fallì, come ora capisco, per due ragioni.
In primo luogo, per dedicare tempo al completamento delle attività, è necessario capire perché ciò viene fatto.
Inizi a gestire le attività, a dedicarci del tempo, a svolgere meno attività, tutto inizia ad accumularsi - per cosa?
Qualsiasi lavoro è difficile da svolgere quando non ne capisci il motivo. "Ordinare la propria vita" non è l'obiettivo più adeguato, poiché la "vita ordinata" è un fenomeno piuttosto vago. Ma “ridurre il livello di ansia riducendo il livello di incertezza” è un obiettivo molto più specifico e migliore, su cui si può facilmente dedicare un’ora al giorno.
In secondo luogo, tutte le metodologie che ho letto descrivono immediatamente lo stato finale del processo. "Devi prendere ToDoIst, suddividerlo in progetti, integrarlo con il calendario, rivedere le attività della settimana, dare loro la priorità..." È difficile iniziare a farlo subito. Come nello sviluppo del software, credo che sia necessario utilizzare - iterativamente.
Pertanto, esaminerò le mie "iterazioni" e forse ti sarà utile nella stessa forma. Dopotutto, quale è un buon motivo per sfruttare le vacanze di maggio per tornare al lavoro utilizzando un paradigma (relativamente) nuovo?
Puoi leggere come sono arrivato a questo .
Trello, un paio di elenchi
Creiamo solo 4 elenchi, utilizziamo applicazioni desktop e mobili.
Elenchi:
- Cose da fare: scrivi qui tutte le attività che ti vengono in mente. E scriveteli non appena mi vengono in mente. “Buttare via la spazzatura” è un compito. “Lavare i piatti” è un compito. "Programmare una riunione di pianificazione" è un compito. Bene, e così via. Anche le cose più ovvie o importanti possono essere dimenticate se succede qualcosa di inaspettato o se hai appena avuto una giornata difficile.
- Cose da fare per oggi: ogni sera sposto le cose dalla bacheca "Cose da fare" alla bacheca "Cose da fare per oggi". Se una parte del tuo lavoro rimane lì la sera, è normale; ne parleremo più avanti. Col tempo, inizi a capire quante attività possono essere presenti nell'elenco in modo che la maggior parte di esse possa essere completata nel giorno pianificato.
- Fatto oggi. Questa bacheca è il modo principale per ridurre l’ansia di “non ho fatto nulla oggi” e un buon modo per approfondire la riflessione sull’autorganizzazione. Scrivo qui tutte le attività che ho svolto oggi, anche quelle non previste nell'elenco. "Ho chiamato Vasya per i documenti", ha scritto. "Mi hanno chiesto di firmare dei documenti", ho scritto. "Abbiamo discusso l'accordo con Anton", ha scritto. In questo modo, alla fine della giornata, capirai a cosa hai effettivamente dedicato il tuo tempo e cosa avresti potuto tralasciare da quelle attività solo per il gusto di completare il piano.
- Fatto: un elenco di tutte le attività completate. All'inizio o alla fine della giornata, li sposto da "Fatto oggi" a "Fatto". In sostanza, è un cestino della spazzatura dove puoi semplicemente trovare le attività completate e quindi necessita di una pulizia regolare.
Trello, "mini-calendario"
Ad un certo punto, diventa chiaro che alcuni compiti sono vincolati al tempo e non vuoi dimenticartene durante la settimana, per non pianificare qualcos'altro per questo periodo. Ho sempre avuto difficoltà con il calendario, quindi ho aggiunto diverse bacheche con i nomi "Cose da fare per lunedì", "Cose da fare per martedì", ecc., in cui ho iniziato a elencare le cose da fare con una scadenza temporale. fare.
Pertanto, quando le persone mi chiedono: "Possiamo parlare giovedì alle 16:00?" - Vado semplicemente alla bacheca apposita e vedo cosa abbiamo scritto lì per questa volta. E non dobbiamo dimenticare di trasferire puntualmente le attività tra elenchi durante la settimana: ad esempio, "cose da fare per giovedì" quando arriva giovedì - a "cose da fare per oggi".
Perché non un calendario? Per me è terribilmente difficile utilizzare due utilità contemporaneamente. Se utilizzo un calendario per questo, dovrò entrarci, compilarlo, controllarlo regolarmente per verificare se ho dimenticato qualcosa...
A questo punto ho raggiunto i limiti di Trello. Il problema principale era che venivano registrate più di 50 attività al giorno e c'era un pool abbastanza ampio di attività legate sia all'elenco generale che agli elenchi legati ai giorni. Come faccio a capire che ho già scritto il compito che devo svolgere? Cominciarono ad apparire duplicati. Come dare priorità simultaneamente a tutte le attività per uno dei progetti? Come dare ad altre persone l'opportunità di vedere i tuoi programmi di calendario?
Avevo bisogno di un sistema che, pur mantenendo una relativa semplicità:
- Potrei raggruppare le attività per progetti.
- Avere un collegamento al calendario (fallo domani) e trasferirlo automaticamente alle attività di oggi, quando arriva il giorno.
- Si integrerebbe con il calendario di Google.
È qui che sono tornato su ToDoist, e in questa fase si è rivelata la soluzione più adatta.
Discussione corrente in ToDoist
Posta in arrivo
Scrivo tutte le attività in arrivo nella Posta in arrivo, che cerco di risolvere immediatamente. Analizzare significa:
- Determinazione della data in cui l'attività verrà completata (per attività brevi, molto spesso imposto Oggi, e la sera capisco quando, in effetti, può essere eseguita).
- Determinazione del progetto a cui può essere attribuita l'attività (per le statistiche e la possibilità di modificare in qualche modo la priorità di tutte le attività nel progetto).
I compiti che vengono in mente e che non è necessario svolgere nel prossimo futuro vengono inseriti nei progetti Personale senza categoria ("portare i portabicchieri in macchina") e Opera senza categoria (“pensa a quando potremo organizzare una sessione di PR strategica”). ToDoist ti consente di assegnare attività ricorrenti, quindi ogni fine settimana ho un'attività chiamata "Personale non categorizzato" e ogni lunedì "Lavoro non categorizzato".
Integrazione del calendario
ToDoist si integra perfettamente con Google Calendar, in entrambe le direzioni. Condivido il mio calendario con i miei colleghi in modo che possano vedere quando sicuramente non possono raggiungermi.
Allo stesso tempo, le attività del calendario vengono trasferite nella direzione opposta: posso dire "Seryoga, guarda il mio tempo per venerdì e scrivi un incontro lì", che apparirà sia nel calendario che in ToDoist. Quindi, in effetti, ho iniziato a utilizzare un calendario per la prima volta senza doverci creare eventi.
Elaborazione delle attività in entrata non operative
Non mi affretto a svolgere subito i compiti, ad eccezione di quei compiti in cui il fuoco è evidente. "Dobbiamo contattare urgentemente la direzione della società ABC, poiché il server è inattivo e non c'è risposta da parte dei suoi dipendenti" è ovviamente un compito urgente e non rinviabile, ma "Zhenya, posso chiamarti adesso per parlare di un nuovo progetto" si trasforma in "Programma quando puoi parlare con X di Y", che si trasformerà già nell'attività "Di' a X che possiamo parlare allora" e nell'attività "Parla con X di Y", già con limiti di tempo. Quasi tutte le attività in arrivo si trasformano prima in "Pianificazione...".
Dare priorità ai compiti
Non è possibile completare tutte le attività incluse nella giornata. Osservando me stesso, ho capito quanto segue (ogni numero sarà diverso, ma l'importante è giungere alle conclusioni).
- Per ogni giorno scrivo circa 50-70 attività.
- Posso svolgere comodamente fino a 30 attività (senza sentirmi completamente stanco a fine giornata).
- Dopo aver completato fino a 50 attività, mi stancherò, ma non in modo critico.
- Posso completare 70 compiti, ma dopo avrò difficoltà a uscire dal “flusso del maniaco del lavoro”, avrò difficoltà ad addormentarmi e, in generale, sarò un po' socievole.
In base a questo decido cosa fare oggi. ToDoist ha una priorità per ogni attività, quindi al mattino seleziono le attività critiche da completare e completo il resto in base alle mie capacità e ai miei desideri. Ogni giorno trasferisco circa 40-20 compiti al successivo: la cosa interessante è che i compiti del giorno dopo diventano nuovamente 60-70.
Mantenimento delle statistiche
Voglio davvero capire in generale quanto tempo oggi è stato dedicato alle questioni lavorative, e su quali. Per questo utilizzo l'applicazione , che si trova sia sul telefono che sul laptop, e la Cronologia delle posizioni di Google Maps (sì, non sono paranoico).
Viviamo fuori città, quindi il tempo trascorso in viaggio può essere utilizzato saggiamente. Adesso, quando non sono stanco, ascolto gli audiolibri mentre sono in movimento, così da poter sfruttare in qualche modo questi 40 minuti.
Non aggrego ancora i dati, creando una sorta di Data Lake personale; Quando arriverà il momento, ci riuscirò.
Non ci sarà alcuna conclusione
- La vita di una persona moderna è un grande flusso di compiti in arrivo. Non sarà possibile ridurlo; dobbiamo imparare a gestire questo flusso.
- La maggior parte dell’ansia deriva dall’ignoto del futuro. Se capiamo cosa ci aspetta nei prossimi giorni, ci sarà molta meno ansia.
- Per questo motivo puoi dedicare del tempo ad organizzare la tua giornata. So cosa succederà oggi, cosa succederà domani e non dimentico quei compiti che prima dimenticavo.
- Condurre il monitoraggio delle attività non è fine a se stesso, ma, se vuoi, un modo di autoeducazione. Cose che prima eri troppo pigro per fare o cose che non riuscivi mai a fare diventano molto più facili da fare. Molte persone (incluso me) generalmente si sentono meglio quando i compiti vengono stabiliti dal mondo esterno. Il monitoraggio delle attività è un modo per impostare attività per te stesso e imparare a vivere secondo i tuoi desideri.
- Il lavoro non è fine a se stesso. L'obiettivo è organizzare il tuo programma di lavoro in modo da avere un tempo libero prevedibile in cui puoi prenderti cura di te stesso, della tua famiglia e dei tuoi interessi.
Fonte: habr.com