Come gestire 70 compiti al giorno: vivere nei task manager è una bella vita

Ho provato a gestire sistematicamente i compiti circa 20-25 volte. E ogni tentativo falliva, come ora comprendo, per due motivi.

In primo luogo, per dedicare tempo alla gestione dei compiti, è necessario capire il perché.
Inizi a gestire i compiti, spendi tempo in questo, fai meno attività, e tutto si accumula — per quale motivo?

Qualsiasi lavoro è difficile da gestire quando non capisci a cosa serve. "Mettere ordine nella vita" non è un obiettivo adeguato, poiché "una vita ordinata" è un concetto piuttosto vago. Ma "ridurre il livello di ansia diminuendo l'incertezza" è un obiettivo molto più specifico e adeguato, sul quale vale la pena dedicare un'ora al giorno.

In secondo luogo, tutte le metodologie che ho letto descrivono subito lo stato finale del processo. "Devi prendere ToDoIst, suddividerlo per progetti, integrarlo con il calendario, rivedere i compiti settimanalmente, prioritarli..." È difficile cominciare tutto in una volta. Come nello sviluppo software, credo che bisogna adottare il metodo del JPEG progressivo — in modo iterativo.

Quindi farò un breve resoconto delle mie "iterazioni" e, forse, in questo modo potrebbe essere utile anche a voi. Dopotutto, quale miglior motivo per utilizzare le vacanze di maggio per tornare al lavoro con una nuova (relativamente) parodia?

E come ci sono arrivato, lo puoi leggere qui.

Trello, un paio di liste

Creiamo solo 4 liste, utilizzando l'app desktop e quella mobile.

Liste:

• Cose da fare — scrivi qui tutte le attività che ti vengono in mente. E annotale subito, non appena ti vengono in mente. «Portare fuori la spazzatura» — attività. «Lavare i piatti» — attività. «Programmare una riunione» — attività. E così via. Anche le cose più ovvie o importanti possono essere dimenticate, se succede qualcosa di inatteso o semplicemente si ha avuto una giornata difficile.
• Cose da fare oggi — ogni sera trasferisco le attività dalla bacheca «Cose da fare» alla bacheca «Cose da fare oggi». Se alla sera alcune attività rimangono lì, va bene, ne parlerò più avanti. Col tempo inizia a capire quante attività possono essere nella lista per poter realizzare gran parte di esse nel giorno programmato.
• Fatto oggi. Questa scheda è il modo principale per ridurre l'ansia di "non ho fatto nulla oggi" e un buon modo per riflettere ulteriormente sulla propria auto-organizzazione. Anoto qui le cose che ho fatto oggi, anche se non erano nella lista delle attività pianificate. "Ho chiamato Marco riguardo ai documenti" — annotato. "Chiesto di firmare dei documenti" — annotato. "Discussa con Antonio il contratto" — annotato. In questo modo, alla fine della giornata capirai su cosa hai realmente speso il tuo tempo e cosa avresti potuto evitare di fare solo per rispettare il piano.
• Fatto — lista di tutte le attività completate. All'inizio o alla fine della giornata, trasferisco gli elementi da "Fatto oggi" a "Fatto". In sostanza, è un tipo di cestino dove si possono trovare semplicemente le attività completate, quindi ha bisogno di una pulizia regolare.

Trello, "mini-calendario"

A un certo punto, diventa chiaro che alcune attività sono legate a un orario specifico, e non voglio dimenticarle durante la settimana per non pianificare qualcos'altro in quel momento. Ho sempre avuto difficoltà con i calendari, quindi ho aggiunto alcune bacheche chiamate "Attività di lunedì", "Attività di martedì" e così via, in cui ho iniziato a inserire le attività legate a un orario.

Così, quando mi chiedono: "Possiamo parlare giovedì alle 16:00?" — vado semplicemente alla bacheca corrispondente e vedo cosa abbiamo programmato per quel momento. E non devo dimenticare di trasferire le attività tra le liste durante la settimana: ad esempio, le "attività di giovedì" all'arrivo di giovedì — in "attività di oggi".

Perché non usare un calendario? Per me, è estremamente difficile usare due strumenti contemporaneamente. Se utilizzo un calendario per questo — dovrei entrarci, compilarlo e controllarlo regolarmente per assicurarmi di non aver dimenticato nulla...

A questo punto, sono arrivato ai limiti di Trello. Il problema principale era che ogni giorno venivano registrate più di 50 attività, e c'era un numero considerevole di compiti legati sia alla lista generale che a liste specifiche legate ai giorni. Come capire se ho già registrato l'attività che devo svolgere? Cominciavano a comparire dei duplicati. Come dare priorità a tutte le attività di un progetto contemporaneamente? Come permettere ad altre persone di vedere i tuoi piani nel calendario?

Avevo bisogno di un sistema che, mantenendo una relativa semplicità:

1. Potesse raggruppare le attività per progetto.
2. Avesse una connessione al calendario (completare domani), e trasferisse automaticamente questa attività nel giorno odierno all'inizio della giornata.
3. Si integrasse con Google Calendar.

A questo punto, sono tornato a ToDoist, e in questa fase si è rivelato la soluzione più adeguata.

Flusso attuale in ToDoist

Inbox

Annoto qualsiasi attività in arrivo nell'Inbox, che cerco di gestire subito. Con 'gestire' intendo:

• Stabilire la data in cui l'attività sarà completata (per attività brevi, di solito, segno Oggi, e poi in serata capisco quando, effettivamente, potrà essere fatta).
• Definizione del progetto a cui può essere assegnato il compito (per statistica e possibilità di cambiare la priorità di tutti i compiti del progetto).

I compiti che vengono in mente e che non è necessario eseguire a breve termine vengono spostati nei progetti Non categorizzato Personale («prendere i portabicchieri in macchina») e Non categorizzato Lavoro («pensare a quando possiamo organizzare una strategia di PR»). In ToDoist, è possibile assegnare compiti ricorrenti: ogni weekend ho il compito «Esaminare Non categorizzato Personale», mentre ogni lunedì — «Esaminare Non categorizzato Lavoro».

Integrazione con il calendario
ToDoist si integra perfettamente con Google Calendar, sia in un verso che nell'altro. Il mio calendario è condiviso con i colleghi, affinché possano vedere quando non posso essere contattato.

Le attività del calendario vengono trasferite anche in senso opposto: posso dire «Sergey, guarda il mio orario per venerdì e prenota lì un incontro», che apparirà sia nel calendario che in ToDoist. In questo modo, ho effettivamente iniziato ad utilizzare il calendario, senza dover creare eventi in esso.

Elaborazione di compiti in arrivo non urgenti

Non mi butto a fare i compiti subito, tranne in quelli che sono chiaramente urgenti. «Dobbiamo contattare immediatamente la direzione della società ABC, poiché il server è giù e non riceviamo risposta dai loro dipendenti»— questa è chiaramente una questione urgente da affrontare, mentre «Eugenio, posso chiamarti ora per parlare di un nuovo progetto» si trasforma in «Pianificare quando posso parlare con X di Y», che poi diventa il compito «Dire a X che possiamo parlare a quell'ora» e il compito «Parlare con X di Y», già legato a un orario specifico. Praticamente ogni compito in ingresso si trasforma prima in «Pianificare…».

Prioritizzazione delle attività
Non è possibile completare tutte le attività programmate per il giorno. Osservando me stesso, ho capito quanto segue (ogni numero avrà la sua propria interpretazione, ma l'importante è giungere a conclusioni).

1. Ogni giorno ho circa 50-70 attività registrate.
2. In modo confortevole per me (senza sentirsi completamente esausto a fine giornata) riesco a completare fino a 30 attività.
3. Completando fino a 50 attività, mi sentirò stanco, ma non in modo critico.
4. Posso chiudere 70 attività, ma dopo questo faccio fatica a uscire dal «flusso del lavoro», ho difficoltà ad addormentarmi e in generale sarò poco socievole.

Sulla base di questo, decido cosa fare oggi. Su ToDoist c'è una priorità per ogni attività, quindi al mattino scelgo i compiti critici da completare, mentre gli altri li svolgo a seconda delle possibilità e della voglia. Ogni giorno sposto circa 20-40 attività al giorno successivo: ciò che è interessante è che il numero di attività per il giorno successivo torna a 60-70.

Gestione delle statistiche

È molto importante comprendere, in generale, quanto tempo ho speso oggi per le attività lavorative e per quali in particolare. Per questo uso l'applicazione RescueTime, disponibile sia sul cellulare che sul laptop, insieme alla cronologia delle location di Google Maps (sì, non sono un paranoico).

Viviamo in periferia, quindi il tempo speso in viaggio può essere sfruttato in modo utile. Ora, quando non sono stanco, ascolto audiolibri durante i 40 minuti di viaggio, per sfruttare al meglio quel tempo.

Per ora non aggrego i dati, creando una sorta di Lago Dati personale; arriverà il momento — ci lavorerò su.

Non ci saranno conclusioni

1. La vita dell'uomo moderno è un grande flusso di compiti in arrivo. Non si riuscirà a ridurlo; bisogna imparare a gestire questo flusso.
2. La maggior parte delle ansie deriva dall'incertezza del futuro. Se riusciremo a capire cosa ci aspetta nei prossimi giorni, le preoccupazioni diminuirebbero decisamente.
3. Per questo vale la pena dedicare tempo a organizzare la propria giornata. So cosa accadrà oggi, cosa ci sarà domani e non dimentico quei compiti che prima trascuravo.
4. Tenere traccia delle attività non è un obiettivo in sé, ma, se vuoi, un modo per lavorare su se stessi. Le cose che prima erano faticose da fare, o che rimandavamo, diventano molto più facili. Molte persone (e io tra queste) si sentono generalmente meglio quando i compiti vengono fissati da un contesto esterno. Il task tracking è un modo per assegnare compiti a se stessi e imparare a vivere secondo i propri desideri.
5. Il lavoro non è un fine a se stesso. L’obiettivo è organizzare il proprio programma di lavoro in modo da avere del tempo libero prevedibile, quando si può dedicare del tempo a se stessi, alla famiglia o ai propri interessi.

Fonte: habr.com