Molti anni fa, sono arrivato in una nuova azienda con il ruolo di sviluppatore e presto sono stato testimone di una scena insolita. Il team leader del dipartimento vicino ha chiamato uno dei suoi subordinati nel bel mezzo della giornata lavorativa e, piuttosto ad alta voce e con nonchalance, gli ha detto: «Ehi, prendi questi soldi. Vai al negozio, compra del whiskey e degli stuzzichini».
Ho pensato: «Ma dai! È tutto strano…». Ma la situazione si ripeteva ancora diverse volte. Dopo aver lavorato in azienda per un po', ho capito che quel comportamento era considerato normale. Alcuni team si alleavano contro altri, c'era un clima di rivalità sotterranea, e la dirigenza non reagiva affatto. Sono andato via, nonostante le mansioni fossero interessanti e le condizioni di lavoro buone. Ma il clima morale era insopportabile.
Non ero il solo a pensarla così: ora questa azienda non esiste più. Tuttavia, in quel momento ho capito quanto sia importante lavorare sulle relazioni informali e quanto possano influenzare profondamente il business nel suo complesso. È infatti fondamentale che a occuparsene siano prima di tutto i manager operativi, e non i responsabili delle risorse umane o gli psicologi aziendali, poiché sono proprio i manager a essere in contatto quotidiano con i loro subordinati.
Tuttavia, i team leader nel settore IT provengono solitamente da ruoli di sviluppatori o ingegneri e non hanno un'istruzione specifica nelle aree della psicologia e della metodologia di management. Questo porta spesso i manager a comprendere i loro compiti in modo piuttosto limitato: risolvere i problemi aziendali, rispettare gli obiettivi e così via. E non capiscono perché dovrebbero prendersi cura di persone adulte.
Negli ultimi dieci anni mi sono occupato di guidare team di sviluppo, sette dei quali in Badoo. Questo articolo è scritto ispirato al mio intervento alla : in cui cercherò di spiegare come e perché sia necessario lavorare sulle relazioni informali all'interno del team.
Problemi con le relazioni informali
Come riconoscere che ci sono problemi nelle relazioni informali del team? Ci sono diversi segnali.
I neofiti non restano.
Sono certo che per la maggior parte delle persone cambiare lavoro sia una fonte di stress. Un neofita si trova in una situazione estremamente scomoda e instabile, anche perché la sua esperienza e le sue capacità non sono ancora state validate in un nuovo team. Potrebbe essere stata una persona significativa e rispettata nel suo precedente impiego. In questo caso, il contrasto sarà ancora più evidente e provocherà ulteriore disagio.
Cosa fa una persona per farsi notare? Mostra iniziativa. Tuttavia, l'iniziativa dei nuovi collaboratori viene spesso ignorata: «Cosa stai facendo? Noi sappiamo già come funziona tutto!».
Inoltre, i neofiti spesso non vengono coinvolti nelle comunicazioni informali. Si va a pranzo e il neofita non viene invitato. Si festeggia il compleanno di qualcuno e il neofita non è tra gli invitati. Ha già abbastanza stress per le questioni lavorative e non ha nemmeno nessuno con cui parlarne. È davvero difficile.
In queste condizioni, molti decidono semplicemente di lasciare per un'altra azienda.
Colleghi sconosciuti
Il problema principale è la mancanza di conoscenza tra i colleghi. Questo accade più frequentemente al confine tra i reparti piuttosto che all'interno di uno stesso team. Gli esecutori non conoscono i loro richiedenti interni e viceversa: ad esempio, la squadra di prodotto e quella di sviluppo non si conoscono tra loro.
La cosa più triste è quando i dirigenti non conoscono i loro subordinati: non sanno quali sono le loro reali aspettative e non riescono a motivarli.
Leader informali in opposizione al potere formale
In ogni gruppo ci sono leader informali. Come tutte le persone, hanno i loro obiettivi. La caratteristica dei leader informali è che sanno coinvolgere gli altri nel raggiungimento dei loro obiettivi. Se l'obiettivo di un leader informale non è allineato a quello dell'organizzazione, queste persone possono diventare molto tossiche. E la cosa peggiore che potrebbe accadere è che possano portare una parte del team in un'altra azienda.
Disgregazione
Tutti i problemi che ho delineato — la cattiva gestione dei nuovi arrivati, la mancanza di comunicazione, i leader informali in opposizione — portano alla disgregazione. In un caso specifico, questo può essere illustrato con un meme eloquente:
Le persone non sanno cosa facciano i loro colleghi. Di conseguenza, non apprezzano il loro contributo al lavoro comune. La disconnessione porta a una mancanza di lavoro di squadra: i membri del team non si completano a vicenda, il che rende le soluzioni inefficaci. C'è una mancanza di flessibilità a causa della mancanza di comunicazione. È difficile per i leader motivare e far crescere i propri subordinati. Tutto ciò porta alla partenza delle persone.
E sarebbe bello che fosse così, che ci fosse almeno questo:
E ancora meglio, se fosse così:
Cosa fare?
Cosa fare affinché le relazioni informali nella vostra azienda siano "giuste" e lavorino a beneficio del business? Parlerò di cosa abbiamo fatto e continuiamo a fare qui a Badoo. Sono tre componenti importanti:
- cultura aziendale;
- lavoro regolare per unire il team;
- risposta alle deviazioni distruttive.
Cultura aziendale
La cultura aziendale è l'insieme dei valori fondamentali che plasmano la mentalità e le norme di comportamento dei dipendenti. È ciò che unisce le persone in un team, ciò che distingue l'azienda dalle altre e permette di esserne orgogliosi. Questi sono i valori condivisi dalla maggior parte del team.
I valori fondamentali non sono una costante. Possono variare e arricchirsi in base ai cambiamenti nella strategia aziendale. Non è opportuno inventarli o copiarli pedissequamente da aziende altrui. Inoltre, non è utile chiamare esperti esterni con l'idea che possano crearli per voi: i valori devono nascere all'interno dell'azienda.
Molti anni fa lavoravo come programmatore in una azienda di marketing di rete. Lì regnava un culto del capo: i suoi ritratti e le sue citazioni decoravano gli uffici. Tutti i dipendenti dovevano essere appassionati, tentando di rendere il mondo un posto migliore. Invece del consueto saluto, si urlava un canto di battaglia: “100 miliardi è il nostro destino!”. Ora sembra ridicolo, ma allora non era affatto divertente. Questo è un esempio di come non si dovrebbe fare, un esempio di pseudocultura.
Torniamo a Badoo. A un certo punto ci siamo riuniti, abbiamo fatto brainstorming e creato un elenco dei nostri valori fondamentali.
Ma ciò che conta non è l'elenco in sé, ma come lo utilizziamo.
In primo luogo, lo utilizziamo durante il processo di assunzione: cerchiamo di capire se i candidati sono disposti a condividere i nostri valori fondamentali. In secondo luogo, lo utilizziamo per la valutazione dei dipendenti: durante il periodo di prova, nelle revisioni trimestrali e semestrali.
Come valutiamo i candidati nei colloqui? Poniamo domande specifiche. Ad esempio, riguardo agli errori passati; scopriamo il loro atteggiamento verso di essi, per capire quanto una persona sia consapevole, quanto sia autocritica e capace di imparare dai propri errori.
Osserviamo la reazione a domande alle quali il candidato non conosce la risposta. Molti iniziano a tergiversare, spostando la conversazione su un altro argomento, oppure si arrendono subito. Ci piace invece quando una persona cerca di arrivare logicamente alla risposta corretta e, una volta raggiunto un punto morto, ammette onestamente di non sapere. In questo caso, vediamo che la persona è in grado di riconoscere ciò che non comprende e che va bene così.
Chiediamo se ci sono persone a cui il candidato ha aiutato nella carriera e nello sviluppo, e in che modo le ha aiutate. Questo è un segno che la persona è aperta al mondo e pronta ad aiutare gli altri.
Siamo interessati a sapere se ci sono persone che recentemente hanno imparato qualcosa da sole. Questo parla indirettamente di quanto una persona, innanzitutto, ami apprendere e, in secondo luogo, sia grata alle persone che la circondano e sono pronte a offrirle qualcosa di nuovo.
È interessante conoscere anche le circostanze dell'uscita dal precedente posto di lavoro. Qui siamo interessati non tanto alla causa del licenziamento, quanto a come la persona ha trasferito le proprie responsabilità: ha preparato tutto o ha lasciato tutto al caso? Questo riflette sul senso di responsabilità.
Spesso durante i colloqui le persone affermano di voler crescere e per questo hanno lasciato l'azienda precedente. È interessante scoprire cosa impedisse di crescere lì. Rispondendo a questa domanda, i candidati a volte iniziano a cercare colpevoli, parlando di un capo inadeguato, colleghi sciocchi, ecc. Così verifichiamo quanto una persona sia proattiva, quanto sia disposta a riconoscere i propri problemi e a fare qualcosa per risolverli.
Lavoro regolare per il rafforzamento del team
Dopo aver compreso e formulato la cultura aziendale, è necessario lavorare sul rafforzamento del team. Ho suddiviso questo in diverse direzioni:
- lavorare con i leader informali;
- lavorare con i principianti;
- lavorare con dipendenti complessi;
- incontri one-to-one appropriati;
- considerare le circostanze personali;
- eliminazione dell'isolamento.
Leader informali
I leader informali sono uno strumento efficace nelle mani di un team leader. Attraverso di loro possiamo proiettare gli obiettivi dell'azienda sugli altri membri del team.
Non forzare, ma vendere
La cosa principale nel lavorare con un leader informale è la fiducia. Non dovresti agire in modo direttivo, dicendo loro cosa fare e come farlo. È necessario convincerli che il compito è importante e che la sua soluzione renderà l'azienda migliore. Oppure rivolgersi a loro come esperti e chiedere: «Guarda, abbiamo questo problema. Cosa pensi sia il modo migliore per risolverlo?». Questo conferma l'autorità del leader, che è il suo principale strumento e arma.
Elogiare, apprezzare
Elogiare tempestivamente il leader informale. Questo consiglio si applica all'interazione con qualsiasi dipendente, ma nel caso del leader informale, il riconoscimento è ancora più importante.
Non minare l'autorità
Non mettere in discussione l'autorità di un leader informale, non criticarlo pubblicamente e non prenderlo in giro. Per te, lui non è un rivale: il leader formale e il leader informale giocano in campi diversi. Il primo ha a disposizione molti strumenti per influenzare il team, mentre il secondo ha, in sostanza, solo la sua influenza e autorità.
Accettare il feedback
Ascolta il feedback dai leader informali (sugli altri dipendenti, sui processi) — loro lo apprezzano. Il fatto che tu ascolti conferma anche l'autorità del leader informale.
Assegnare responsabilità formale
Se possibile, è utile assegnare al leader informale una responsabilità formale. A lungo termine, questo eliminerà la motivazione a opporsi e soddisferà le ambizioni di leadership del leader informale.
Lavorare con i nuovi arrivati
Da un lato, i nuovi arrivati sono le persone che portano con sé tutto ciò che è fresco, interessante ed efficace, di cui potresti non essere a conoscenza. Dall'altro, sono anche coloro che possono potenzialmente ‘diluire’ la cultura aziendale.
Cosa facciamo noi in Badoo?
Onboarding ‘gentile’
Fin dal primo giorno assegniamo un tutor al neofita. Può essere un leader o un qualsiasi dipendente esperto, pronto a rispondere alle domande del nuovo arrivato in qualsiasi momento. Non gettiamo subito il nuovo dipendente nella gestione di compiti "critici" e non richiediamo molto da lui. Le prime settimane, il neofita si immerge nel lavoro a stretto contatto con il tutor.
Feedback regolare
All'inizio, i neofiti aspettano molto questo, perché, al fondo, il feedback è il loro unico indicatore e misura di quanto stiano facendo le cose nel modo giusto. In Badoo, per i primi due mesi, il manager incontra ogni settimana il neofita in uno a uno per discutere tutte le domande emerse. È fondamentale trattare la critica con estrema cautela in questo periodo. Dobbiamo, al contrario, dire che sbagliare è normale, soprattutto all'inizio. È utile coinvolgere uno specialista HR, affinché il neofita possa dare un feedback al suo manager: ciò che non riesce a dire di persona, lo dirà al manager HR.
Coinvolgimento nella comunicazione informale
Non lasciate i neofiti fuori dalle conversazioni informali. Quando andate a pranzo con il team, invitate il nuovo arrivato. Se celebrate un compleanno, chiamate il neofita. Può rifiutare, ma dopo un po' accetterà di partecipare. L'importante è fargli capire che non è un estraneo, ma un membro a pieno titolo del gruppo.
Iniziative
È fondamentale trattare le iniziative con attenzione. Questo non significa che dobbiate accogliere ogni proposta del nuovo arrivato. Il peso della prova della validità e del cambiamento dello status quo aziendale grava su chi propone, in questo caso sul nuovo dipendente. Se la sua iniziativa non è adatta per qualche motivo, cercate di spiegare in modo argomentato, da professionisti, perché non funziona.
Aiuto
All'inizio, ricevere aiuto è molto importante per i neofiti. Siamo tutti interessati a garantire che un nuovo dipendente si adatti il prima possibile e inizi a risolvere compiti pratici. Spesso i principianti temono di chiedere aiuto, pensando che le loro domande siano stupide. Oggi è già venuto una volta: se torna di nuovo, penseranno probabilmente che non sia professionale. Spieghiamo che non c'è nulla di sbagliato in questo: bisogna rivolgersi a un collega non appena ci si trova di fronte a un problema. Hai provato a capire per mezz'ora o un'ora — e non riesci a risolvere? Chiedi aiuto, altrimenti la situazione peggiorerà per tutti.
Lavorare con dipendenti difficili
I dipendenti difficili sono persone che lavorano contro la cultura aziendale, contro i suoi valori fondamentali. Sono individui che sistematicamente fanno commenti irrispettosi, cercano di minare l'autorità del leader, ecc. Come si lavora con loro?
Comprendere i veri motivi della resistenza
Potrebbe essere un'offesa che non hai notato, oppure una posizione di vita: sono contro e basta. Si può provare a chiedere direttamente. Se non si riesce a scoprire qual è il problema e la persona si ritira in una difesa totale, si può provare a parlare con le persone con cui ha un rapporto stretto. Forse loro illumineranno i motivi.
Se i motivi sono chiari, allora si può provare a trovare un accordo.
Potrebbe essere necessario scendere a compromessi. Se non si riesce a trattare direttamente con l'impiegato, si può provare a coinvolgere un cosiddetto mediatore, ad esempio un esperto HR, che parlerà in privato con l'impiegato, discuterà con te, trarrà delle conclusioni e fornirà consigli preziosi a entrambe le parti.
Allontanare l'impiegato: per esempio, trasferirlo in un'altra squadra.
A volte ci sono conflitti a livello personale: le persone semplicemente non si piacciono, e basta. In questo caso si può provare a trasferire la persona in un altro dipartimento per non perdere un prezioso collaboratore.
Ignorare
Se le misure descritte sopra non funzionano, si può provare a escludere la persona dai processi in cui si sente significativa. Questo colpirà la sua autorità e, forse, lo farà riflettere.
Licenziare
Se neanche questo funziona, rimane solo un'opzione: separarsi da un collaboratore problematico, poiché i conflitti continui con lui danneggiano gravemente l'autorità del manager.
Incontri one-to-one efficaci
Ricordo che stiamo parlando solo di relazioni informali. Ritengo che incontri regolari one-to-one con i dipendenti siano un ottimo modo per costruire relazioni di fiducia tra manager e subordinati. Durante i colloqui one-to-one, oltre ai momenti lavorativi, è importante dedicare attenzione anche a questioni extra-lavorative.
- Lascia parlare prima il tuo subordinato. Potrebbe avere qualcosa da dire e averci pensato. Non interromperlo: lascia che si esprima.
- Discuti le difficoltà. Sia quelle lavorative che quelle personali, che potrebbero influenzare i processi lavorativi.
- Parla con i colleghi riguardo alla situazione: va tutto bene? Se hai scoperto che ci sono problemi, offri il tuo aiuto o, più precisamente, chiedi in che modo puoi supportare il tuo team come leader. L'importante è non dimenticare di aiutare realmente, se un collaboratore lo richiede.
- Un consiglio che ho trovato nel libro di Maxim Batyrev "45 tatuaggi del manager". Alla fine dell'incontro, quando sembra che si sia già parlato di tutto, poni la domanda: "Cosa dovremmo discutere ancora?" Alcune persone, proprio in quel momento, rivelano le informazioni più interessanti.
Considerare le circostanze personali
Se tra un leader e un subordinato c'è un rapporto di fiducia, il subordinato può tranquillamente informarti su questioni personali: la nascita di un bambino, problemi di salute, un mutuo, un divorzio, ecc. Siamo tutti esseri umani e può succedere di tutto.
Cosa farà in questo caso un buon leader?
- Darà una pausa. Sposterà il collaboratore da progetti complessi e critici a compiti a bassa priorità.
- Lo invierà in ferie.
- Rivedere il sistema di incentivazione. Se una persona ha acceso un mutuo, il problema finanziario diventa prioritario. Pertanto, potrebbe ricevere un premio, se c'è motivo (anziché un semplice attestato).
- Modificare l'orario di lavoro. Ad esempio, se una persona ha figli che iniziano la scuola materna, si potrebbe adattare l'orario di inizio della giornata lavorativa. Perché non farlo?
Quando un manager ascolta i dipendenti e tiene conto delle loro circostanze personali, questo viene apprezzato. E viceversa: quando una persona sa che il manager è a conoscenza dei suoi problemi e non li considera, ciò genera risentimento.
Eliminazione della disconnessione
Vi racconterò come combattiamo la disconnessione in Badoo.
Pranzi di gruppo
Con sorpresa ho sentito che in molte aziende i dipendenti pranzano da soli o in coppia. Questo è estremamente inefficace! Mentre aspettiamo il cameriere, possiamo discutere molte cose e scoprire nuove informazioni sulle persone con cui lavoriamo. Se le dimensioni dell'ufficio lo consentono, si potrebbe organizzare una mensa, come abbiamo fatto noi. Durante l'ora di pranzo, persone di diversi reparti siedono fianco a fianco e discutono su vari argomenti: questo aiuta molto a unire il team.
Team building e eventi aziendali con famiglie
Nel nostro caso, i team building consistono in uscite regolari (una ogni tre mesi) in diversi luoghi: laser tag, bowling, biliardo, o semplicemente una visita al bar. La partecipazione a queste attività è volontaria. Si sceglie un giorno che va bene per la maggior parte, dando priorità ai nuovi, cercando di coinvolgerli il più possibile.
I nostri eventi aziendali sono eventi davvero grandiosi, come le uscite estive di tre giorni. Quest'anno siamo stati a Krasnaya Polyana. Partiamo con le famiglie, ma so che questo è un punto controverso. Sì, ci sono degli svantaggi: certo, i costi, e anche il fatto che le famiglie diminuiscono il 'team building' dell'evento. Ci sono persone che preferiscono trascorrere del tempo con la famiglia piuttosto che con i colleghi. Ma abbiamo provato diversi formati e ci siamo stabiliti su questo. In primo luogo, è molto più facile coinvolgere una persona con famiglia in un evento di tre giorni rispetto a una persona sola, dato che la maggior parte di noi ha una famiglia. In secondo luogo, otteniamo una persona leale dall'esterno — il coniuge. Spesso succede che le famiglie, conoscendosi durante l'evento aziendale, continuano a mantenere amicizie nella vita di tutti i giorni.
Sport, escursioni, rafting
Questo è un metodo molto semplice e altrettanto efficace per rafforzare il gruppo. Abbiamo squadre di corsa, triathlon e tennis da tavolo. Ogni anno andiamo a rafting. Considero davvero questo uno dei modi più potenti per unire un team, perché in situazioni inusuali e talvolta estreme, le persone scoprono aspetti nuovi sia su se stesse che sugli altri.
Club di interesse
Coloro che non amano lo sport possono essere coinvolti in giochi come dama, scacchi, "Cosa? Dove? Quando?". Circa tre anni fa, i nostri colleghi hanno creato un gruppo musicale. È interessante notare che molti dei suoi membri all'epoca non sapevano suonare strumenti musicali o lo facevano con grande incertezza. Recentemente hanno tenuto un altro concerto in ufficio e è stato fantastico! Ricordo quanto orgoglio ho provato per le persone con cui lavoro.
Hackathon
È anche un modo abbastanza semplice. Persone di diversi dipartimenti si riuniscono per risolvere un compito interessante, non necessariamente lavorativo. Pizza, birra, ci si riunisce e si crea qualcosa insieme, e nel frattempo ci si conosce meglio — cose che nella routine lavorativa sono impossibili da scoprire.
Reazione
L'ultimo blocco riguarda la reazione a vari eventi distruttivi che vanno contro i principi fondamentali dell'azienda, influenzando negativamente il clima morale all'interno del team.
Familiarità
Quando un manager e un dipendente si lasciano andare a un'eccessiva amicizia, rischiano di oltrepassare i limiti. In questo caso, il manager deve sempre ricordare di essere un manager (anche durante le bevute e le uscite insieme) e interrompere fermamente qualsiasi comportamento che superi i confini che deve stabilire per se stesso.
Commenti e comportamenti irrispettosi
È inaccettabile e estremamente dannoso. Questo avvelena l'atmosfera nel team. Intervieni non appena lo senti o lo vedi. E non dimenticare di indagare sulla causa. È necessario capire se questo comportamento deriva da antipatia personale o da un conflitto lavorativo. È importante analizzare la cosa per prevenire il ripetersi di tali situazioni. Ad esempio, a volte le persone coprono i propri errori attribuendo la colpa agli errori di altri o di altre divisioni. Gli sviluppatori incolpano i tester, i tester incolpano gli sviluppatori. Spesso ciò accade perché le persone non sanno cosa faccia il reparto vicino, non apprezzano il suo contributo al lavoro comune. Si può lavorare su questo, creando canali per informare sui successi dei reparti, in modo che i dipendenti comprendano chi fa cosa in azienda e quale sia il loro contributo.
Dicerie
L'emergere di voci è sempre il risultato di una mancanza di informazioni. La disinformazione è un vuoto che si riempie di spazzatura. Una volta venuto a conoscenza di una voce, il manager deve spiegare in modo il più veritiero possibile la situazione reale e successivamente considerare la creazione di canali adeguati per comunicare informazioni di questo tipo: newsletter, riassunti, seminari regolari, ecc.
Non molto tempo fa, in Badoo abbiamo vissuto una situazione simile. L'azienda ha deciso di trasferire parte dello sviluppo da Mosca a Londra — una richiesta aziendale normale, che nel tempo si è rivelata giustificata. Ma questo ha generato voci che l'ufficio di Mosca sarebbe stato chiuso. Questo pensiero era così radicato nella mente di molti dipendenti che ci è stato necessario fare un grande sforzo per dissipare il rumor. Immaginate la motivazione delle persone che ci credevano: «Perché pianificare qualcosa se tanto presto saremo chiusi?»
Conclusioni
Come fare per far sì che le relazioni informali lavorino a beneficio dell'azienda?
- Comprendere e formare la cultura aziendale. Assumete persone che condividono i vostri valori. Liberatevi di coloro che agiscono contro di essi.
- Lavorate regolarmente per rafforzare il legame del team. Create e sviluppate formati in cui le persone possano instaurare relazioni informali.
- Reagite alle deviazioni distruttive. Ricordate che siete manager e quindi custodi della cultura della vostra azienda.
E soprattutto: conoscete la vostra gente! Intrecciate in modo efficace le relazioni informali in quelle lavorative. Questo vi darà una visione completa, che a sua volta permetterà di prendere decisioni più ponderate.
Fonte: habr.com
