{"id":74126,"date":"2020-03-14T14:42:11","date_gmt":"2020-03-14T11:42:11","guid":{"rendered":"https:\/\/prohoster.info\/blog\/administrirovanie\/kak-my-pereveli-na-saas-raspredelennuyu-komandu-iz-neskolkih-soten-chelovek"},"modified":"2020-03-14T14:42:11","modified_gmt":"2020-03-14T11:42:11","slug":"kak-my-pereveli-na-saas-raspredelennuyu-komandu-iz-neskolkih-soten-chelovek","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prohoster.info\/it\/blog\/administrirovanie\/kak-my-pereveli-na-saas-raspredelennuyu-komandu-iz-neskolkih-soten-chelovek","title":{"rendered":"Come abbiamo trasferito in SAAS un team distribuito di diverse centinaia di persone","gt_translate_keys":[{"key":"rendered","format":"text"}]},"content":{"rendered":"<p>Il lavoro collaborativo \u00e8 un punto critico degli strumenti d'ufficio tradizionali. Quando dieci persone lavorano contemporaneamente su un file, il tempo e le energie vengono spesi non tanto per le modifiche, ma per la ricerca delle modifiche e dei loro autori. Questo \u00e8 complicato dalla moltitudine di applicazioni che non sempre sono compatibili. Uno dei modi per affrontare questo problema \u00e8 passare a pacchetti d'ufficio basati sul cloud. Ce ne sono pochi, e racconteremo come abbiamo superato il conservatorismo dei dipendenti del Forex Club e siamo riusciti a migrare a G Suite un'azienda distribuita con centinaia di uffici in pochi mesi.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" alt=\"Come abbiamo trasferito in SAAS un team distribuito di diverse centinaia di persone\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/bc4aa59768428aa9d4fbcb57101b1213.png\" style=\"display:block;margin: 0 auto;\" \/><br \/>\n<noindex><a rel=\"nofollow\" name=\"habracut\"><\/a><\/noindex><\/p>\n<h2>Perch\u00e9 abbiamo deciso di fare il passaggio<\/h2>\n<p>\nIl Forex Club viene solitamente ricordato nel contesto del trading online di valute. Ma questa azienda lavora con diversi strumenti valutari in vari paesi del mondo. Per questo motivo, ha un'infrastruttura IT molto complessa con una propria piattaforma per i clienti.<\/p>\n<p>Al momento del nostro incontro, il back office dell'azienda utilizzava diverse piattaforme e applicazioni. Lo strumento di lavoro principale per la maggior parte dei dipendenti era il pacchetto Office di Microsoft e la posta su Zimbra. Su tutto questo si ergeva un insieme di archivi aggiuntivi, backup, antivirus, numerosi connettori e integrazioni, oltre alla gestione delle licenze di Microsoft e Zimbra con audit periodici.<\/p>\n<p>Per il dipartimento IT del Forex Club era costoso mantenere questo sistema. L'infrastruttura complessa richiedeva l'affitto di un gran numero <a class=\"wpil_keyword_link\" href=\"https:\/\/prohoster.info\/it\/server\/\"   title=\"server\" data-wpil-keyword-link=\"linked\"  data-wpil-monitor-id=\"1470\">server<\/a>, di piani DRP in caso di interruzione di questi server o di fallimento della connessione a Internet, di backup. Per garantire un funzionamento ininterrotto, nel tempo \u00e8 stato formato un reparto speciale di amministratori, a cui era assegnato anche il compito degli audit delle licenze.<\/p>\n<p>A causa dell'abbondanza di software diversi, anche i dipendenti del Forex Club hanno riscontrato problemi. Senza strumenti per il tracciamento delle versioni dei documenti era difficile trovare l'autore di alcune modifiche e la versione finale del testo o del foglio di calcolo.\u00a0<\/p>\n<p>Cercando di ridurre i costi di gestione, il Forex Club cercava un modo per svolgere gli stessi compiti in modo pi\u00f9 semplice. Da qui \u00e8 iniziata la nostra collaborazione.<\/p>\n<h2>Ricerca di un'alternativa<\/h2>\n<p>\nPer implementare una piena collaborazione era necessario cambiare approccio: passare da archivi locali al cloud. Il Forex Club ha iniziato a cercare una soluzione cloud comune per tutte le applicazioni d'ufficio. I candidati erano due: Office 365 e G Suite.\u00a0<\/p>\n<p>L'Office 365 era prioritario, poich\u00e9 Forex Club aveva acquistato molte licenze Microsoft. Tuttavia, Office 365 sposta solo alcune funzioni della suite office nel cloud. Gli utenti devono ancora scaricare l'applicazione dal proprio pannello personale e usarla per lavorare con i documenti secondo il vecchio schema: inviare e salvare copie con indici di versione.<\/p>\n<p>G Suite di Google Cloud offre pi\u00f9 funzionalit\u00e0 per la collaborazione, ed \u00e8 anche una soluzione pi\u00f9 economica. Nel caso dei prodotti Microsoft, sarebbe stato necessario utilizzare un Enterprise Agreement, e questo comporterebbe spese completamente diverse (anche tenendo conto del software acquistato). L'implementazione di G Suite con il nostro aiuto \u00e8 avvenuta attraverso un programma Google che ha compensato i costi di transizione per i grandi clienti.<\/p>\n<p>Si prevedeva di trasferire la maggior parte dei servizi utilizzati dai dipendenti a G Suite:<\/p>\n<ul>\n<li>Calendario e posta elettronica (Gmail e Google Calendar);\n<\/li>\n<li>Note (Google Keep);\n<\/li>\n<li>Chat e videoconferenze (Chat, Hangouts);\n<\/li>\n<li>Suite office e generatore di sondaggi (Google Docs, Google Forms);\n<\/li>\n<li>Archiviazione condivisa (GDrive).\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><\/p>\n<h2>Affrontiamo il negativismo<\/h2>\n<p>\n<img decoding=\"async\" alt=\"Come abbiamo trasferito in SAAS un team distribuito di diverse centinaia di persone\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/350a04ddd6d5aa235574b3256c7ec629.png\" style=\"display:block;margin: 0 auto;\" \/><br \/>\n<br \/>\nL'implementazione di qualsiasi strumento, anche il pi\u00f9 comodo, si scontra sempre con la resistenza degli utenti finali. La motivazione principale \u00e8 il conservatorismo, poich\u00e9 le persone non vogliono cambiare e abituarsi a nuovi approcci nel lavoro. La situazione \u00e8 stata complicata dalla percezione specifica della presenza nel web come semplice navigazione tra siti (ma non come lavoro su questi siti), diffusasi tra i dipendenti non IT. Non capivano semplicemente come potessero lavorarci.<\/p>\n<p>Per l'implementazione del progetto, Forex Club era rappresentato da Dmitry Ostroverkhov. Ha controllato le fasi di implementazione, raccolto feedback dagli utenti e stabilito le priorit\u00e0 nei compiti. La preparazione congiunta, i sondaggi ai dipendenti e la spiegazione delle regole aziendali ci hanno permesso di avviare il progetto pi\u00f9 facilmente.<\/p>\n<p>L'obiettivo principale di Softline in questo progetto \u00e8 stato quello di formare utenti e amministratori di sistema e fornire supporto tecnico nella prima fase. Abbiamo spiegato come il prodotto dovesse funzionare attraverso una serie di corsi di formazione. In totale abbiamo condotto 15 sessioni di formazione della durata di 4 ore. La prima \u2014 prima del pilota \u2014 per gli amministratori di sistema, che preparavano il terreno per la trasformazione. Le sessioni successive erano gi\u00e0 destinate ai dipendenti ordinari.\u00a0<\/p>\n<p>Nell'ambito del programma di formazione principale, abbiamo messo in evidenza i vantaggi che compensavano le difficolt\u00e0 degli utenti finali nell'abituarsi a un nuovo strumento. Alla fine di ogni corso di formazione, i dipendenti potevano avvicinarsi con le loro domande, il che ha eliminato le insidie all'inizio del lavoro.<\/p>\n<p>Sebbene Forex Club organizzi seminari di formazione per i propri clienti, non \u00e8 riuscita a lanciare la formazione su G Suite in autonomia a causa della mancanza di docenti con le competenze necessarie. Per valutare l'impatto dei nostri corsi, Forex Club ha condotto sondaggi tra i partecipanti prima e dopo la formazione. La prima indagine mostrava principalmente una percezione negativa delle imminenti modifiche. La seconda, al contrario, un rimbalzo di positivit\u00e0. Le persone hanno cominciato a capire che era applicabile al loro lavoro.<\/p>\n<h3>Ufficio pilota<\/h3>\n<p>\nIl progetto \u00e8 iniziato alla fine del 2017, quando dieci amministratori di sistema sono passati a G Suite. Queste persone hanno dovuto diventare dei pioniere, identificando i pro e i contro della soluzione e preparando il terreno per la trasformazione. Abbiamo preso in considerazione i loro feedback e raccomandazioni e a gennaio 2018 abbiamo scelto una filiale di dimensioni medie con un amministratore di sistema locale per il primo passaggio di prova dei dipendenti non IT.<\/p>\n<p>La transizione \u00e8 avvenuta in un colpo solo. S\u00ec, \u00e8 difficile per le persone passare a nuovi strumenti, quindi, quando \u00e8 possibile scegliere tra una soluzione cloud e un'applicazione desktop, gli utenti saranno inclini a mantenersi su un desktop pi\u00f9 familiare, rallentando i piani globali di aggiornamento. Cos\u00ec, al termine del corso di formazione per l'ufficio pilota, abbiamo rapidamente trasferito tutti a G Suite. Le prime due settimane ci sono stati comunque dei segnali di resistenza, che sono stati gestiti dal sysadmin locale, che spiegava e mostrava tutti i punti complessi.<\/p>\n<p>Dopo l'ufficio pilota, abbiamo completamente trasferito l'intero dipartimento IT di Forex Club su G Suite.<\/p>\n<h2>Modifichiamo la rete delle filiali<\/h2>\n<p>\nDopo aver analizzato l'esperienza del progetto pilota, insieme al dipartimento IT di Forex Club, abbiamo sviluppato un piano di transizione per il resto dell'azienda. Inizialmente si prevedeva che il processo si svolgesse in due fasi. Nella prima fase volevamo formare solo i dipendenti pi\u00f9 leali al prodotto di Forex Club, che avrebbero promosso il progetto nei loro uffici \u2014 aiutando i colleghi a passare alla nuova piattaforma nella fase successiva. Per selezionare gli 'evangelisti' in azienda abbiamo condotto un sondaggio, i cui risultati hanno superato ogni aspettativa: circa met\u00e0 dell'intero Forex Club ha risposto. A quel punto abbiamo deciso di non allungare il processo e di saltare la fase di 'implementazione tramite i dipendenti'.<\/p>\n<p>Come nel progetto pilota, inizialmente sono stati migrati gli uffici centrali, dove c'\u00e8 un amministratore di sistema locale \u2014 che ha aiutato a gestire le difficolt\u00e0 emergenti. In ogni ufficio, la transizione ai nuovi strumenti \u00e8 stata preceduta da corsi di formazione. La formazione \u00e8 stata pianificata secondo un programma flessibile che tenesse conto dei diversi fusi orari e degli orari di lavoro. Ad esempio, per gli uffici in Kazakistan e in Cina, i corsi di formazione dovevano iniziare alle 5 del mattino secondo il fuso orario di Mosca (tra l'altro, in Cina G Suite funziona perfettamente, nonostante tutto).<\/p>\n<p>Subito dopo gli uffici centrali, la rete dei filiali \u00e8 passata a G Suite \u2014 circa 100 punti. La particolarit\u00e0 dell'ultima fase del progetto consisteva nel fatto che in queste filiali la maggior parte degli occupati sono venditori, che lavorano molto con i fogli di calcolo. Per loro abbiamo tenuto corsi di formazione per due settimane, aiutandoli a trasferire i dati.<\/p>\n<p>Parallelamente, i nostri esperti lavoravano 'dietro le quinte' del supporto di Forex Club, poich\u00e9 subito dopo il passaggio a G Suite, il numero delle richieste al supporto tecnico \u00e8 aumentato, come previsto. Il picco delle richieste si \u00e8 verificato durante la transizione della rete filiale, ma gradualmente il numero delle richieste ha cominciato a diminuire. In particolare, si sono ridotte le richieste riguardanti i prodotti per ufficio e la posta elettronica, la gestione delle licenze software, il lavoro con <a class=\"wpil_keyword_link\" href=\"https:\/\/prohoster.info\/it\/server\/dts-dusseldorf\/\"   title=\"server\" data-wpil-keyword-link=\"linked\"  data-wpil-monitor-id=\"3429\">server<\/a> e le attrezzature di rete, cos\u00ec come per i canali di comunicazione di riserva. In altre parole, l'implementazione ha ridotto il carico sulla prima linea di supporto e sul back office.<\/p>\n<p>In totale, la conversione degli uffici \u00e8 durata circa due mesi: a febbraio 2018 si sono conclusi i lavori negli uffici principali e a marzo in tutta la rete filiale.<\/p>\n<h2>Inconvenienti<\/h2>\n<p>\n<img decoding=\"async\" alt=\"Come abbiamo trasferito in SAAS un team distribuito di diverse centinaia di persone\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/6ec67fa9ee1d47185938979e2ce67381.png\" style=\"display:block;margin: 0 auto;\" \/><br \/>\n<br \/>\nUn problema di grande portata \u00e8 stata la velocit\u00e0 di migrazione della posta elettronica. Per trasferire un'email da Zimbra a Gmail tramite IMAP Sync ci voleva 1 secondo. Nei cento uffici di Forex Club lavorano circa 700 dipendenti, e ognuno di loro ha migliaia di email (complessivamente gestiscono oltre 2 milioni di clienti). Pertanto, per accelerare la migrazione abbiamo utilizzato lo Strumento di Migrazione di G Suite, con cui il processo di copia delle email \u00e8 andato pi\u00f9 veloce.\u00a0<\/p>\n<p>Non era necessario trasferire i dati dai calendari e dalle attivit\u00e0. Anche se nella vecchia infrastruttura c'erano delle soluzioni, non venivano utilizzate appieno dai dipendenti. Ad esempio, i calendari aziendali erano implementati come un portale su Bitrix, il che era scomodo, cos\u00ec i dipendenti avevano i propri strumenti e si occupavano autonomamente del trasferimento dei dati.<\/p>\n<p>Inoltre, gli utenti si sono trovati a gestire il trasferimento dei documenti operativi (si parla solo dei dati sul lavoro attuale \u2014 per la base di conoscenza dell'azienda si utilizza un'altra soluzione). Qui non ci sono stati problemi. Semplicemente, a un certo punto \u00e8 stata tracciata una linea amministrativa \u2014 la responsabilit\u00e0 per le informazioni conservate localmente \u00e8 passata agli stessi utenti, mentre la sicurezza e la conservazione dei dati su Google Drive sono state monitorate dal reparto IT.\u00a0<\/p>\n<p>Sfortunatamente, non \u00e8 stato possibile trovare equivalenti in G Suite per tutti i processi lavorativi. Ad esempio, le caselle di posta comuni, a cui i dipendenti di Forex Club erano abituati, in Gmail non hanno filtri, quindi trovare una email specifica \u00e8 difficile. Una difficolt\u00e0 simile c'era con l'autenticazione SSO in Google Chat, ma questo problema \u00e8 stato risolto tramite una richiesta al supporto Google.<\/p>\n<p>I principali problemi per gli utenti erano legati al fatto che i servizi Google non hanno ancora alcune funzionalit\u00e0 dei concorrenti, come Skype o Office 365. Hangouts permette solo di fare chiamate, in Google Chat manca la funzione di citazione, e in Google Sheets non c'\u00e8 supporto per le macro di Microsoft Excel.<\/p>\n<p>Inoltre, i prodotti Microsoft e Google Cloud adottano approcci diversi per gli strumenti di editing dei fogli. I file Word contenenti tabelle a volte venivano aperti in Google Documenti con formattazioni errate.<\/p>\n<p>Con l'abituarsi alla nuova infrastruttura, parte delle difficolt\u00e0 \u00e8 stata risolta attraverso approcci alternativi. Ad esempio, invece di macro nelle fogli di calcolo, vengono utilizzati script che risultano persino pi\u00f9 comodi per i dipendenti del Forex Club. Non siamo riusciti a trovare un analogo solo per il dipartimento finanziario del Forex Club, che si occupa dei report 1C (con script e formattazione complessa). Pertanto, ha adottato Google Sheet solo per la collaborazione. Per gli altri documenti, si continua a utilizzare il pacchetto Office (Excel).\u00a0<\/p>\n<p>In totale, il Forex Club ha mantenuto circa il 10% delle licenze Microsoft Office. Per progetti di questo tipo, \u00e8 una prassi normale: una parte ridotta dei dipendenti utilizza funzioni avanzate dei pacchetti Office, cos\u00ec gli altri accettano facilmente la sostituzione.<\/p>\n<p>\u00c8 importante sottolineare che non sono stati effettuati grandi cambiamenti nel resto dell'infrastruttura. Il Forex Club non ha abbandonato Jira e Confluence, anche se ha introdotto Google Keep per le attivit\u00e0 operative. Per integrare Jira e Confluence con G Suite, abbiamo attivato plugin che consentono un rapido trasferimento dei dati. \u00c8 rimasto il sistema di monitoraggio, cos\u00ec come molti strumenti aggiuntivi: Trello, Teamup, CRM, Metriche, AWS, ecc. Naturalmente, nelle filiali sono rimasti gli amministratori di sistema.<\/p>\n<h2>Esperimento con Chromebook<\/h2>\n<p>\nAlla ricerca di un modo per ridurre i costi, il Forex Club ha considerato di trasferire tutti a postazioni di lavoro mobili basate su Chromebook. Il dispositivo stesso costa molto poco, e usando i servizi cloud era possibile allestire rapidamente una postazione di lavoro.<\/p>\n<p>Abbiamo testato le postazioni di lavoro mobili su un piccolo gruppo di utenti di 25 persone nel dipartimento vendite. I dipendenti di questo dipartimento non avevano compiti che impedissero di lavorare solo tramite web, quindi questa migrazione doveva avvenire senza problemi per loro. Ma al termine del test \u00e8 emerso che l'hardware economico del Chromebook non era sufficiente per il corretto funzionamento di tutte le applicazioni aziendali del Forex Club. E i modelli pi\u00f9 costosi, che avrebbero soddisfatto i requisiti tecnici, avevano un prezzo comparabile con i classici laptop basati su Windows. Alla fine, si \u00e8 deciso di abbandonare il progetto.<\/p>\n<h2>Cosa \u00e8 cambiato con l'arrivo di G Suite<\/h2>\n<p>\nNonostante tutti i pregiudizi e le diffidenze, gi\u00e0 dopo 3 mesi dai corsi, l'80% dei dipendenti ha dichiarato nei sondaggi che G Suite ha davvero semplificato il loro lavoro con i documenti. Dopo il passaggio, \u00e8 aumentata la mobilit\u00e0 dei dipendenti, che hanno cominciato a lavorare di pi\u00f9 da dispositivi portatili:<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" alt=\"Come abbiamo trasferito in SAAS un team distribuito di diverse centinaia di persone\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/78a449150ebd56f64809f75d16060986.png\" style=\"display:block;margin: 0 auto;\" \/><br \/>\n<i>Statistiche sull'uso dei dispositivi mobili secondo i dati di Forex Club<\/i><\/p>\n<p>Google Forms ha guadagnato grande popolarit\u00e0. All'interno dei dipartimenti, consentono di condurre rapidamente sondaggi, per i quali in precedenza era necessario utilizzare email, raccogliendo i risultati manualmente. Il passaggio a Google Chat e Hangouts Meet ha sollevato il maggior numero di domande e reclami, poich\u00e9 hanno in generale meno funzionalit\u00e0, ma il loro utilizzo ha permesso di eliminare molti messaggeri all'interno dell'azienda.<\/p>\n<p>Dmitrij Ostroverhov, con cui abbiamo lavorato, ha riassunto i risultati del progetto: \u00abIl progetto ha ridotto le spese di Forex Club per l'infrastruttura IT e ne ha semplificato il supporto. Un intero insieme di compiti legati alla gestione dei processi \u00e8 scomparso, poich\u00e9 queste questioni sono risolte da Google. Ora tutti i servizi possono essere configurati da remoto, sono supportati da un paio di amministratori Google, e il team IT ha liberato tempo e risorse per altre attivit\u00e0\u00bb.<br \/>\n<br \/>Fonte: <a content=\"nofollow\" rel=\"nofollow\" href=\"https:\/\/habr.com\/ru\/company\/softline\/blog\/487132\/\">habr.com<\/a> <\/p>","protected":false,"gt_translate_keys":[{"key":"rendered","format":"html"}]},"excerpt":{"rendered":"<p>\u0421\u043e\u0432\u043c\u0435\u0441\u0442\u043d\u0430\u044f \u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u0430 \u2014 \u0431\u043e\u043b\u044c\u043d\u043e\u0435 \u043c\u0435\u0441\u0442\u043e \u0442\u0440\u0430\u0434\u0438\u0446\u0438\u043e\u043d\u043d\u044b\u0445 \u043e\u0444\u0438\u0441\u043d\u044b\u0445 \u0438\u043d\u0441\u0442\u0440\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u043e\u0432. \u041a\u043e\u0433\u0434\u0430 \u043d\u0430\u0434 \u0444\u0430\u0439\u043b\u043e\u043c \u043e\u0434\u043d\u043e\u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u043d\u043e \u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u0430\u0435\u0442 \u0434\u0435\u0441\u044f\u0442\u044c \u0447\u0435\u043b\u043e\u0432\u0435\u043a, \u0431\u043e\u043b\u044c\u0448\u0435 \u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u0438 \u0438 \u0441\u0438\u043b \u0443\u0445\u043e\u0434\u0438\u0442 \u0443\u0436\u0435 \u043d\u0435 \u043d\u0430 \u043f\u0440\u0430\u0432\u043a\u0438, \u0430 \u043d\u0430 \u043f\u043e\u0438\u0441\u043a\u0438 \u0438\u0437\u043c\u0435\u043d\u0435\u043d\u0438\u0439 \u0438 \u0438\u0445 \u0430\u0432\u0442\u043e\u0440\u043e\u0432. \u042d\u0442\u043e \u0443\u0441\u043b\u043e\u0436\u043d\u044f\u0435\u0442\u0441\u044f \u043c\u043d\u043e\u0436\u0435\u0441\u0442\u0432\u043e\u043c \u043f\u0440\u0438\u043b\u043e\u0436\u0435\u043d\u0438\u0439, \u043a\u043e\u0442\u043e\u0440\u044b\u0435 \u043d\u0435 \u0432\u0441\u0435\u0433\u0434\u0430 \u0441\u043e\u0432\u043c\u0435\u0441\u0442\u0438\u043c\u044b. \u041e\u0434\u0438\u043d \u0438\u0437 \u0441\u043f\u043e\u0441\u043e\u0431\u043e\u0432 \u0440\u0435\u0448\u0438\u0442\u044c \u044d\u0442\u0443 \u043f\u0440\u043e\u0431\u043b\u0435\u043c\u0443 \u2014 \u043f\u0435\u0440\u0435\u0439\u0442\u0438 \u043d\u0430 \u043e\u0431\u043b\u0430\u0447\u043d\u044b\u0435 \u043e\u0444\u0438\u0441\u043d\u044b\u0435 \u043f\u0430\u043a\u0435\u0442\u044b. \u0418\u0445 \u043d\u0435 \u0442\u0430\u043a \u043c\u043d\u043e\u0433\u043e, [&hellip;]<\/p>\n","protected":false,"gt_translate_keys":[{"key":"rendered","format":"html"}]},"author":1,"featured_media":74127,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[688],"tags":[],"class_list":["post-74126","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-administrirovanie"],"aioseo_notices":[],"aioseo_head":"\n\t\t<!-- All in One SEO 5.0.1.1 - 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