{"id":74126,"date":"2020-03-14T14:42:11","date_gmt":"2020-03-14T11:42:11","guid":{"rendered":"https:\/\/prohoster.info\/blog\/administrirovanie\/kak-my-pereveli-na-saas-raspredelennuyu-komandu-iz-neskolkih-soten-chelovek"},"modified":"2020-03-14T14:42:11","modified_gmt":"2020-03-14T11:42:11","slug":"kak-my-pereveli-na-saas-raspredelennuyu-komandu-iz-neskolkih-soten-chelovek","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prohoster.info\/it\/blog\/administrirovanie\/kak-my-pereveli-na-saas-raspredelennuyu-komandu-iz-neskolkih-soten-chelovek","title":{"rendered":"Come abbiamo tradotto in SAAS un team distribuito di diverse centinaia di persone.","gt_translate_keys":[{"key":"rendered","format":"text"}]},"content":{"rendered":"<p>La collaborazione \u00e8 un punto critico per gli strumenti d'ufficio tradizionali. Quando dieci persone lavorano contemporaneamente su un file, si perde pi\u00f9 tempo ed energia non per le modifiche, ma per cercare le modifiche e i loro autori. Questo \u00e8 complicato da molte applicazioni che non sono sempre compatibili. Uno dei modi per risolvere questo problema \u00e8 passare a pacchetti di ufficio basati sul cloud. Non ce ne sono molti, e condividiamo come abbiamo superato il conservatorismo dei dipendenti di Forex Club e siamo riusciti a migrare a G Suite di una azienda distribuita con cento uffici in soli pochi mesi.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" alt=\"Come abbiamo tradotto in SAAS un team distribuito di diverse centinaia di persone.\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/bc4aa59768428aa9d4fbcb57101b1213.png\" style=\"display:block;margin: 0 auto;\" \/><br \/>\n<noindex><a rel=\"nofollow\" name=\"habracut\"><\/a><\/noindex><\/p>\n<h2>Perch\u00e9 abbiamo deciso di effettuare il passaggio<\/h2>\n<p>\nForex Club \u00e8 spesso ricordata nel contesto del trading online dei tassi di cambio. Ma questa azienda lavora con diversi strumenti valutari in vari paesi del mondo. Perci\u00f2 dispone di un'infrastruttura IT molto complessa con una piattaforma proprietaria per i clienti.<\/p>\n<p>Al momento del nostro incontro, il back-office dell'azienda utilizzava diverse piattaforme e applicazioni. Il principale strumento di lavoro per la maggior parte dei dipendenti era il pacchetto Microsoft Office e la posta su Zimbra. Sopra tutto ci\u00f2 si ergeva un sistema di archiviazione supplementare, backup, antivirus, numerosi connettori e integrazioni, e la gestione delle licenze Microsoft e Zimbra con audit periodici.<\/p>\n<p>Per il dipartimento IT di Forex Club, mantenere questo sistema era costoso. L'infrastruttura complessa richiedeva l'affitto di un gran numero di <a class=\"wpil_keyword_link\" href=\"https:\/\/prohoster.info\/it\/server\/\"   title=\"server\" data-wpil-keyword-link=\"linked\"  data-wpil-monitor-id=\"1470\">server<\/a>, piani DRP nel caso in cui questi server si disserviziassero o ci fosse un'interruzione della connessione internet, backup. Per garantire un funzionamento senza interruzioni, nel tempo fu costituito un reparto speciale di amministratori, i quali si occupavano anche degli audit delle licenze.<\/p>\n<p>A causa della miriade di diversi programmi, sorsero problemi anche tra i comuni dipendenti di Forex Club. Senza strumenti di tracciamento delle versioni dei documenti, era difficile trovare l'autore di alcune correzioni e la versione finale del testo o del foglio di calcolo.\u00a0<\/p>\n<p>Cercando di ridurre i costi di manutenzione, Forex Club stava cercando un modo per risolvere le stesse questioni in modo pi\u00f9 semplice. Cos\u00ec ha avuto inizio la nostra collaborazione.<\/p>\n<h2>Ricerca di un'alternativa<\/h2>\n<p>\nPer realizzare una collaborazione completa era necessario cambiare approccio: abbandonare i sistemi di archiviazione locali a favore del cloud. Forex Club ha iniziato a cercare una soluzione cloud condivisa per tutte le applicazioni di ufficio. I candidati erano due: Office 365 e G Suite.\u00a0<\/p>\n<p>Office 365 era prioritario, poich\u00e9 Forex Club aveva acquistato molte licenze Microsoft. Tuttavia, Office 365 trasferisce solo alcune funzioni della suite per ufficio nel cloud. Gli utenti devono comunque scaricare l'applicazione dal proprio account e utilizzarla per lavorare con i documenti nel modo tradizionale: inviando e risalvando copie con indici di versioni.<\/p>\n<p>G Suite di Google Cloud offre pi\u00f9 funzionalit\u00e0 per la collaborazione, ed \u00e8 anche una soluzione meno costosa. Con i prodotti Microsoft sarebbe stato necessario utilizzare un Enterprise Agreement, che implica una spesa considerevolmente diversa (anche tenendo conto del software gi\u00e0 acquistato). L'implementazione di G Suite \u00e8 avvenuta con il nostro supporto attraverso il programma di Google, che ha compensato i costi di transizione per i grandi clienti ai servizi dell'azienda.<\/p>\n<p>Con G Suite si intendeva trasferire la maggior parte dei servizi utilizzati dai dipendenti:<\/p>\n<ul>\n<li>Calendario e email (Gmail e Google Calendar);\n<\/li>\n<li>Note (Google Keep);\n<\/li>\n<li>Chat e conferenze online (Chat, Hangouts);\n<\/li>\n<li>Pacchetto Office e generatore di sondaggi (Google Docs, Google Forms);\n<\/li>\n<li>Archiviazione condivisa (GDrive).\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><\/p>\n<h2>Affrontiamo il negativo<\/h2>\n<p>\n<img decoding=\"async\" alt=\"Come abbiamo tradotto in SAAS un team distribuito di diverse centinaia di persone.\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/350a04ddd6d5aa235574b3256c7ec629.png\" style=\"display:block;margin: 0 auto;\" \/><br \/>\n<br \/>\nL'implementazione di qualsiasi strumento, anche il pi\u00f9 conveniente, incontra sempre il rifiuto degli utenti finali. La ragione principale \u00e8 il conservatorismo, poich\u00e9 le persone non vogliono cambiare e abituarsi a nuovi approcci nel lavoro. La situazione \u00e8 complicata dalla percezione specifica della presenza online come semplice navigazione sui siti (e non lavorare su questi siti), diffusa tra i dipendenti al di fuori dell'IT. Non comprendevano semplicemente come poter lavorare con questo.<\/p>\n<p>Da parte di Forex Club, Dmitry Ostroverhov \u00e8 stato responsabile dell'implementazione del progetto. Ha controllato le fasi di integrazione, raccolto feedback dagli utenti e stabilito le priorit\u00e0 nelle attivit\u00e0. Una preparazione congiunta, i sondaggi tra i dipendenti e le spiegazioni delle regole aziendali ci hanno permesso di partire pi\u00f9 facilmente.<\/p>\n<p>L'obiettivo principale di Softline in questo progetto era formare gli utenti e gli amministratori di sistema, nonch\u00e9 fornire supporto tecnico nella fase iniziale. Abbiamo spiegato come il prodotto dovesse funzionare attraverso una serie di corsi di formazione. In totale, abbiamo svolto 15 corsi di 4 ore. Il primo \u2014 prima del pilota \u2014 per gli amministratori di sistema, che preparavano il terreno per la trasformazione. I successivi \u2014 gi\u00e0 per i dipendenti comuni.\u00a0<\/p>\n<p>Nell'ambito del programma di formazione principale, ci siamo concentrati sui vantaggi che compensavano per gli utenti finali le difficolt\u00e0 di adattamento al nuovo strumento. Alla fine di ogni corso di formazione, i dipendenti potevano avvicinarsi con le proprie domande, eliminando le difficolt\u00e0 iniziali di lavoro.<\/p>\n<p>Sebbene Forex Club organizzi seminari di formazione per i propri clienti, l'azienda non \u00e8 riuscita a avviare corsi su G Suite a causa della mancanza di insegnanti con le competenze necessari. Per valutare l'impatto dei nostri corsi di formazione, Forex Club ha condotto sondaggi tra i partecipanti prima e dopo la formazione. Il primo sondaggio mostrava principalmente una percezione negativa delle imminenti modifiche. Il secondo, al contrario, un aumento del sentimento positivo. Le persone hanno iniziato a capire che questo era applicabile al loro lavoro.<\/p>\n<h3>Ufficio pilota<\/h3>\n<p>\nIl progetto \u00e8 iniziato alla fine del 2017, quando dieci amministratori di sistema sono passati a G Suite. Queste persone hanno dovuto diventare pioniere, identificando i pro e i contro della soluzione e preparando il terreno per la trasformazione. Abbiamo preso in considerazione i loro feedback e raccomandazioni e a gennaio 2018 abbiamo scelto una filiale di dimensioni medie con un amministratore di sistema locale per il primo passaggio di prova dei dipendenti non IT.<\/p>\n<p>La transizione \u00e8 avvenuta in un colpo solo. S\u00ec, per le persone \u00e8 difficile adattarsi a nuovi strumenti, quindi, quando si ha la possibilit\u00e0 di scegliere tra soluzioni cloud e applicazioni desktop, gli utenti tendono a preferire un desktop pi\u00f9 familiare, rallentando cos\u00ec i piani globali di aggiornamento. Cos\u00ec, al termine del training per l'ufficio pilota, abbiamo rapidamente trasferito tutti su G Suite. Nei primi due settimane c'\u00e8 stato un certo grado di resistenza, ma \u00e8 stata gestita da un sistemista locale che ha spiegato e mostrato tutti i punti complessi.<\/p>\n<p>Dopo l'ufficio pilota, abbiamo completamente trasferito tutto il dipartimento IT di Forex Club su G Suite.<\/p>\n<h2>Stiamo cambiando la rete filiale<\/h2>\n<p>\nDopo aver analizzato l'esperienza del progetto pilota, abbiamo sviluppato congiuntamente con il dipartimento IT di Forex Club un piano per il passaggio del resto dell'azienda. Inizialmente era previsto che il processo si svolgesse in due fasi. Nella prima fase, volevamo formare solo i dipendenti pi\u00f9 fedeli al prodotto di Forex Club, che avrebbero promosso il progetto nei loro uffici e aiutato i colleghi a migrare sulla nuova piattaforma nella seconda fase. Per selezionare gli \u00abevangelisti\u00bb all'interno dell'azienda, abbiamo condotto un sondaggio i cui risultati hanno superato ogni aspettativa: ha risposto circa la met\u00e0 di tutto Forex Club. A quel punto, abbiamo deciso di non allungare il processo e abbiamo saltato la fase di \u00abimplementazione attraverso i dipendenti\u00bb.<\/p>\n<p>Come nel progetto pilota, inizialmente sono stati migrati gli uffici centrali, dove c'era un amministratore di sistema locale che aiutava a gestire le difficolt\u00e0 che si presentavano. Ogni ufficio ha preceduto il passaggio a nuovi strumenti con sessioni di formazione. L'apprendimento \u00e8 stato pianificato secondo un programma flessibile, considerando i vari fusi orari e le diverse ore di lavoro. Ad esempio, per gli uffici in Kazakistan e in Cina, le sessioni di formazione sono dovute iniziare alle 5 del mattino, ora di Mosca (tra l'altro, in Cina G Suite funziona benissimo, nonostante tutto).<\/p>\n<p>Dopo gli uffici centrali, la rete di filiali ha migrato a G Suite \u2014 circa 100 sedi. La particolarit\u00e0 dell'ultimo progetto era che in queste filiali lavorano principalmente venditori che utilizzano molto i fogli di calcolo. Per loro, abbiamo tenuto sessioni di formazione di due settimane per aiutare con il trasferimento dei dati.<\/p>\n<p>Parallelamente, i nostri specialisti hanno lavorato \"dietro le quinte\" del supporto di Forex Club, poich\u00e9 subito dopo il passaggio a G Suite il numero di richieste di supporto tecnico \u00e8 aumentato, come previsto. Il picco delle richieste si \u00e8 avuto durante la transizione della rete filiale, ma gradualmente il numero di richieste \u00e8 diminuito. In particolare, sono diminuite le richieste relative ai prodotti da ufficio e alla posta elettronica, alla gestione delle licenze software e al lavoro con <a class=\"wpil_keyword_link\" href=\"https:\/\/prohoster.info\/it\/server\/dts-dusseldorf\/\"   title=\"server\" data-wpil-keyword-link=\"linked\"  data-wpil-monitor-id=\"3429\">server<\/a> l'attrezzatura di rete, cos\u00ec come per i canali di comunicazione di backup. In altre parole, l'implementazione ha ridotto il carico sulla prima linea di supporto e sul back office.<\/p>\n<p>In totale, ci sono voluti circa due mesi per il trasferimento degli uffici: a febbraio 2018 sono stati completati i lavori nelle sedi principali e a marzo in tutta la rete filiale.<\/p>\n<h2>Problemi inaspettati<\/h2>\n<p>\n<img decoding=\"async\" alt=\"Come abbiamo tradotto in SAAS un team distribuito di diverse centinaia di persone.\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/6ec67fa9ee1d47185938979e2ce67381.png\" style=\"display:block;margin: 0 auto;\" \/><br \/>\n<br \/>\nUn problema significativo \u00e8 stata la velocit\u00e0 di migrazione della posta elettronica. Per trasferire un'email da Zimbra a Gmail utilizzando IMAP Sync era necessaria 1 seconda. Nei cento uffici di Forex Club lavorano circa 700 dipendenti, e ognuno di loro ha migliaia di email (complessivamente servono pi\u00f9 di 2 milioni di clienti). Pertanto, per accelerare la migrazione, abbiamo utilizzato lo strumento di migrazione di G Suite, con il quale il processo di copia delle email \u00e8 diventato pi\u00f9 veloce.\u00a0<\/p>\n<p>Non era necessario trasferire i dati da calendari e attivit\u00e0. Anche se nella vecchia infrastruttura esistevano alcune soluzioni, non venivano utilizzate appieno dai dipendenti. Ad esempio, i calendari aziendali erano implementati come un portale su Bitrix, il che risultava scomodo, quindi i dipendenti utilizzavano strumenti propri, occupandosi autonomamente del trasferimento dei dati.<\/p>\n<p>Inoltre, gli utenti hanno dovuto gestire il trasferimento dei documenti operativi (si tratta solo dei dati relativi al lavoro corrente \u2014 per la base di conoscenze dell'azienda viene utilizzata un'altra soluzione). Non ci sono stati problemi in questo ambito. A un certo punto \u00e8 stata tracciata una linea amministrativa: la responsabilit\u00e0 delle informazioni conservate localmente \u00e8 passata agli utenti stessi, mentre la sicurezza e l'integrit\u00e0 dei dati su Google Drive venivano monitorate gi\u00e0 dal dipartimento IT.\u00a0<\/p>\n<p>Sfortunatamente, non \u00e8 stato possibile trovare equivalenti in G Suite per tutti i flussi di lavoro. Ad esempio, le caselle email condivise, a cui i dipendenti di Forex Club erano abituati, in Gmail non hanno filtri, rendendo difficile trovare una determinata email. \u00c8 emersa una difficolt\u00e0 simile con l'autenticazione SSO in Google Chat, ma questo problema \u00e8 stato risolto tramite una richiesta al supporto Google.<\/p>\n<p>I principali problemi per gli utenti erano legati al fatto che i servizi Google attualmente non dispongono di alcune funzionalit\u00e0 dei concorrenti, come Skype o Office 365. Hangouts permette solo di fare chiamate, in Google Chat manca la possibilit\u00e0 di citare, mentre in Google Sheets manca il supporto per i macro di Microsoft Excel.<\/p>\n<p>Inoltre, i prodotti Microsoft e Google Cloud si approcciano in modo diverso agli strumenti per la modifica dei fogli di calcolo. I file Word contenenti tabelle a volte venivano aperti in Google Documenti con un formato errato.<\/p>\n<p>Man mano che ci si abitua alla nuova infrastruttura, alcune complessit\u00e0 sono state risolte attraverso approcci alternativi. Ad esempio, invece di utilizzare le macro nei fogli di calcolo, sono stati impiegati script, che sono risultati addirittura pi\u00f9 comodi per i dipendenti di Forex Club. Non \u00e8 stato possibile trovare un'alternativa solo per il dipartimento finanziario di Forex Club, che si occupa dei report 1C (con script e formati complessi). Pertanto, ha iniziato a utilizzare Google Sheet solo per la collaborazione. Per gli altri documenti si continua a utilizzare il pacchetto Office (Excel).\u00a0<\/p>\n<p>In totale, Forex Club ha mantenuto circa il 10% delle licenze Microsoft Office. Per progetti di questo tipo \u00e8 una prassi normale: una minoranza dei dipendenti utilizza funzionalit\u00e0 avanzate dei pacchetti Office, quindi gli altri accettano facilmente la sostituzione.<\/p>\n<p>\u00c8 importante notare che non sono state effettuate trasformazioni significative nel resto dell'infrastruttura. Forex Club non ha abbandonato Jira e Confluence, sebbene abbia implementato Google Keep per le operazioni quotidiane. Per integrare Jira e Confluence con G Suite, abbiamo implementato dei plugin che consentono di trasferire rapidamente i dati. \u00c8 rimasto attivo il sistema di monitoraggio, cos\u00ec come numerosi strumenti aggiuntivi: Trello, Teamup, CRM, Metriche, AWS, ecc. Naturalmente, rimangono degli amministratori di sistema nelle filiali.<\/p>\n<h2>Esperimento con Chromebook<\/h2>\n<p>\nAlla ricerca di un modo per ridurre i costi, Forex Club considerava di trasferire tutti verso postazioni di lavoro mobili basate su Chromebook. Il dispositivo stesso \u00e8 molto economico e, utilizzando servizi cloud, \u00e8 possibile configurare rapidamente una postazione di lavoro.<\/p>\n<p>Abbiamo testato postazioni di lavoro mobili su un piccolo gruppo di 25 utenti del dipartimento vendite. I dipendenti di questo dipartimento non avevano attivit\u00e0 che impedissero loro di lavorare esclusivamente tramite web, quindi la migrazione doveva avvenire senza problemi. Tuttavia, dai risultati del test \u00e8 emerso che l'hardware a basso costo del Chromebook non era sufficiente per il corretto funzionamento di tutte le applicazioni aziendali di Forex Club. I modelli pi\u00f9 costosi che avrebbero potuto funzionare bene dal punto di vista tecnico si sono rivelati comparabili come costo ai classici laptop basati su Windows. Alla fine si \u00e8 deciso di abbandonare il progetto.<\/p>\n<h2>Cosa \u00e8 cambiato con l'arrivo di G Suite<\/h2>\n<p>\nContrariamente a tutti i pregiudizi e scetticismi, gi\u00e0 dopo 3 mesi di formazione, l'80% dei dipendenti ha dichiarato nei sondaggi che G Suite ha effettivamente semplificato loro il lavoro con i documenti. Dopo il passaggio, la mobilit\u00e0 dei dipendenti \u00e8 aumentata, e hanno iniziato a lavorare di pi\u00f9 con dispositivi portatili:<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" alt=\"Come abbiamo tradotto in SAAS un team distribuito di diverse centinaia di persone.\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/78a449150ebd56f64809f75d16060986.png\" style=\"display:block;margin: 0 auto;\" \/><br \/>\n<i>Statistiche sull'uso dei dispositivi mobili secondo i dati di Forex Club<\/i><\/p>\n<p>Google Forms ha guadagnato molta popolarit\u00e0. All'interno dei dipartimenti, consente di somministrare rapidamente sondaggi che in passato richiedevano l'uso della posta per raccogliere manualmente i risultati. La transizione a Google Chat e Hangouts Meet ha sollevato il maggior numero di domande e preoccupazioni, poich\u00e9 in generale offrono meno funzionalit\u00e0, ma il loro utilizzo ha permesso di abbandonare molti messaggeri interni all'azienda.<\/p>\n<p>Le conclusioni del progetto sono state formulate da Dmitry Ostroverkh, con cui abbiamo collaborato: \u00abIl progetto ha ridotto i costi dell'infrastruttura IT di Forex Club e ne ha semplificato la manutenzione. Un intero insieme di compiti per la gestione dei processi \u00e8 scomparso, poich\u00e9 queste questioni vengono risolte da Google. Ora tutti i servizi possono essere configurati da remoto, supportati da un paio di amministratori Google, mentre il dipartimento IT ha guadagnato tempo e risorse per altre attivit\u00e0.\u00bb<br \/>\n<br \/>Fonte: <a content=\"nofollow\" rel=\"nofollow\" href=\"https:\/\/habr.com\/ru\/company\/softline\/blog\/487132\/\">habr.com<\/a> <\/p>","protected":false,"gt_translate_keys":[{"key":"rendered","format":"html"}]},"excerpt":{"rendered":"<p>\u0421\u043e\u0432\u043c\u0435\u0441\u0442\u043d\u0430\u044f \u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u0430 \u2014 \u0431\u043e\u043b\u044c\u043d\u043e\u0435 \u043c\u0435\u0441\u0442\u043e \u0442\u0440\u0430\u0434\u0438\u0446\u0438\u043e\u043d\u043d\u044b\u0445 \u043e\u0444\u0438\u0441\u043d\u044b\u0445 \u0438\u043d\u0441\u0442\u0440\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u043e\u0432. \u041a\u043e\u0433\u0434\u0430 \u043d\u0430\u0434 \u0444\u0430\u0439\u043b\u043e\u043c \u043e\u0434\u043d\u043e\u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u043d\u043e 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Quando dieci persone lavorano contemporaneamente su un file, il tempo e le energie vengono spesi pi\u00f9 nella ricerca delle modifiche e dei loro autori che nei miglioramenti stessi. Questo \u00e8 complicato da una miriade di applicazioni che non sempre sono compatibili. Una delle soluzioni a questo problema \u00e8 passare ai pacchetti per ufficio basati sul cloud. 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