10 דרכים לחסוך בתשתית IT לכולם

זה היה 2013. הגעתי לעבוד באחת מחברות הפיתוח היוצרות תוכנות למשתמשים פרטיים. הם אמרו לי דברים שונים, אבל הדבר האחרון שציפיתי לראות זה מה שראיתי: 32 מכונות וירטואליות יוצאות דופן על VDS ששכרה אז יקר בצורה מגונה, שלושה רישיונות פוטושופ "חינם", 2 Corel, קיבולת טלפוניה IP בתשלום ולא בשימוש ועוד דברים קטנים. בחודש הראשון "הורדתי את המחיר" של התשתית ב-230 אלף רובל, בשני בכמעט 150 (אלף), ואז נגמרה הגבורה, החלו אופטימיזציות ובסוף חסכנו חצי מיליון בחצי שנה.

החוויה נתנה לנו השראה והתחלנו לחפש דרכים חדשות לחסוך. עכשיו אני עובד במקום אחר (נחשו איפה), אז עם מצפון נקי אני יכול לספר לעולם על החוויה שלי. ואתם משתפים, בואו נהפוך את תשתית ה-IT לזולה ויעילה יותר!

"הצמר האחרון נקטף עם העלויות שלך עבור שרתים, רישיונות, נכסי IT ומיקור חוץ", רטן סמנכ"ל הכספים ודרש תכנון ותקצוב

1. תהיו חנונים - תכננו ותקצוב.

תכנון תקציב עבור סביבת ה-IT של החברה שלך משעמם, ותיאום לפעמים אפילו מסוכן. אבל עצם העובדה שיש לך תקציב כמעט מובטחת שתגן עליך מפני:

• קיצוץ בעלויות לפיתוח צי ציוד ותוכנה (למרות שיש אופטימיזציות רבעוניות, אבל שם אתה יכול להגן על עמדתך)
• חוסר שביעות רצון של המנהל הפיננסי או מחלקת הנהלת החשבונות בזמן רכישה או השכרה של אלמנט תשתית אחר
• כעסו של המנהל עקב הוצאות לא מתוכננות.

יש צורך לערוך תקציב לא רק בחברות גדולות – ממש בכל חברה. לאסוף דרישות לתוכנה ולחומרה מכל המחלקות, לחשב את הקיבולת הנדרשת, לקחת בחשבון את הדינמיקה של שינויים במספר הצוות (לדוגמה, המוקד הטלפוני או התמיכה שלך עולה במהלך העונה העמוסה ויורד במהלך העונה הפנויה), הצדק הוצאות ופיתוח תוכנית תקציבית בחלוקה לפי תקופות (אידיאלי - לפי חודש). כך תדעו בדיוק כמה כסף תקבלו עבור המשימות עתירות המשאבים שלכם ותבצעו אופטימיזציה של עלויות.

2. השתמשו בתקציב שלכם בחוכמה

לאחר שהתקציב סוכם ונחתם, יש פיתוי גיהנום לחלק מחדש את העלויות, ולדוגמא, לשפוך את כל התקציב לשרת יקר עליו ניתן לפרוס את כל ה-DevOps עם ניטור ושערים :) במקרה זה, אתה עלול למצוא את עצמך במצב של מחסור במשאבים עבור משימות אחרות וקבל מוצף. לכן, התמקד אך ורק בצרכים אמיתיים ובבעיות עסקיות שדורשות כח מחשוב לפתרון.

3. שדרג את השרתים שלך בזמן

שרתי חומרה מיושנים, כמו גם וירטואליים, אינם מביאים תועלת כלשהי לארגון - הם מעלים שאלות במונחים של אבטחה, מהירות ואינטליגנציה. אתה מבלה יותר זמן, מאמץ וכסף על פיצוי על פונקציונליות חסרה, על ביטול בעיות אבטחה, על כמה תיקונים כדי להאיץ את העניינים. לכן, עדכן את החומרה והמשאבים הוירטואליים שלך - למשל, תוכל לעשות זאת כבר עכשיו עם המבצע שלנו "טורבו VPS", זו לא בושה להציג מחירים על Habré.

אגב, לא פעם נתקלתי במצבים שבהם שרת ברזל במשרד היה פתרון לגמרי לא מוצדק: רוב העסקים הקטנים והבינוניים יכולים לפתור את כל הבעיות באמצעות יכולות וירטואליות ולחסוך הרבה כסף.

4. ייעל את חווית המשתמש הממוצעת

למד את כל המשתמשים שלך לחסוך בחשמל ולהשתמש בתשתית בזהירות. להלן דוגמאות לחריגות טיפוסיות בצד המשתמש:

• התקנה של תוכנות אפליקציה מיותרות על בסיס "מחלקה שלמה" - משתמשים מבקשים להתקין תוכנה כמו זו של השכן כי הם זקוקים לה, או פשוט להגיש בקשה כמו "7 רישיונות פוטושופ למחלקת העיצוב". במקביל, ארבעה אנשים עובדים במחלקת העיצוב עם פוטושופ, והשלושה הנותרים הם מעצבי פריסה, ומשתמשים בה אחת לחצי שנה. במקרה זה עדיף לרכוש 4 רישיונות ולפתור 1-2 בעיות בשנה בעזרת עמיתים. אבל לעתים קרובות יותר הסיפור הזה קורה עם תוכנות משרדיות (במיוחד, חבילת MS Office, שכולם זקוקים לה במלואה). למעשה, הרוב המכריע של העובדים יכול להסתדר עם עורכי קוד פתוח או Google Docs מעשיים.
• משתמשים תופסים משאבים וירטואליים ואוכלים באופן שיטתי את כל הקיבולת השכורה - למשל, בודקים אוהבים ליצור מכונות וירטואליות עמוסות ושוכחים לפחות לכבות אותן, והמפתחים אינם מזלזלים בכך. המתכון פשוט: כשיוצאים לכבות את כולם :)
• משתמשים משתמשים בשרתי החברה כאחסון קבצים עולמי: הם מעלים תמונות (ב-RAW), סרטונים, מעלים ג'יגה-בייט של מוזיקה, במיוחד מושרשים יכולים אפילו ליצור שרת משחקים קטן תוך שימוש ביכולת עבודה (גינו זאת בפורטל הארגוני בהומוריסטי אופן - זה עבד טוב מאוד).
• עובדים יקרים בכל מובן מביאים תוכנות פיראטיות לעבודה, והנה, קנסות, בעיות עם המשטרה והספקים. עבוד עם גישה ומדיניות, כי הם עדיין יגררו אותך פנימה, גם אם תנשא נאומים קורעים בדמעות בקנטינה הארגונית ותכתוב כרזות מוטיבציה.
• משתמשים מאמינים שיש להם את הזכות לדרוש כל כלי שימצאו נוח. אז בארסנל שלי היו לי השכרות של Trello, Asana, Wrike, Basecamp ו-Bitrix24. כי כל מנהל פרויקט בחר מוצר נוח או מוכר למחלקה שלו. כתוצאה מכך, 5 פתרונות נתמכים, 5 תגי מחיר שונים, 5 חשבונות, 5 מקומות שוק וכיוונים שונים וכו'. אין אינטגרציה, איחוד או אוטומציה מקצה לקצה עבורך - טחורים מוחיים שלמים. כתוצאה מכך, בהסכמה עם המנהל הכללי, סגרתי את החנות, בחרתי באסנה, עזרתי בהעברת הנתונים, הכשרתי בעצמי את הקולגות העזים שלי וחסכתי הרבה כסף, כולל מאמץ ועצבים.

באופן כללי, נהלו משא ומתן עם המשתמשים, הכשירו אותם, ערכו תוכניות חינוכיות ושאפו להקל על עבודתם ועל עבודתכם. בסופו של דבר, הם יודו לכם על הסדר, ומנהלים יודו לכם על קיצוץ בעלויות. ובכן, אתם, מקצועני הבר היקרים שלי, בוודאי שמתם לב שהפתרון לבעיות המפורטות אינו אלא היווצרות אבטחת מידע ארגונית. על כך, תודה מיוחדת למנהל המערכת (אינך יכול להודות לעצמך...).

5. שלב פתרונות ענן ושולחן עבודה

באופן כללי, על סמך העובדה שאני עובד אצל ספק אחסון ובסוף הכתבה אני מלא חשק לספר לכם על מכירה מגניבה של קיבולת שרתים לחברות בכל סדר גודל, כדאי לי להניף את הדגל ולצעוק “ כולם לעננים!" אבל אז אחטא לכישורי ההנדסה ואראה כמו משווק. לכן, אני קורא לכם לגשת לנושא בתבונה ולשלב פתרונות ענן ושולחן עבודה. לדוגמה, אתה יכול לשכור מערכת CRM בענן כשירות (SaaS), ולפי החוברת זה עולה 1000 רובל. למשתמש לחודש - אגורות בלבד (אני אשמיט את נושא היישום, זה כבר נדון ב-Habré). אז, בעוד שלוש שנים תוציא 10 רובל עבור 360 עובדים, ב-000 - 4, ב-480 - 000 וכו '. במקביל, אתה יכול ליישם CRM שולחני על ידי תשלום עבור רישיונות תחרותיים (+5 חיסכון) עבור כ -600 אלף רובל. ולהגיש אותו כמו אותו פוטושופ. לפעמים היתרונות לאורך תקופה של 000-100 שנים באמת מרשימים.

ולהיפך, טכנולוגיות ענן מאפשרות לעתים קרובות לחסוך בחומרה, במשכורות של מהנדסים, בבעיות הגנת נתונים (אבל אל תחסוך בהן בכלל!), ובקנה מידה. קל להתחבר ולנתק כלי ענן, עלויות הענן לא נופלות בהוצאות ההון של החברה - באופן כללי, יש הרבה יתרונות. בחר פתרונות ענן כאשר קנה מידה, זריזות וגמישות הגיוניים.

ספרו, שלבו ובחרו שילובים מנצחים - אני לא אתן מתכון אוניברסלי, הם שונים עבור כל עסק: יש אנשים שנוטשים את העננים לחלוטין, אחרים בונים את כל העסק שלהם בעננים. אגב, לעולם אל תסרב לעדכוני תוכנה (אפילו בתשלום) - ככלל, מפתחי תוכנות אפליקציות עסקיות מוציאים גרסאות יציבות ופונקציונליות יותר.

ועוד כלל לתוכנה: היפטר מתוכנות ישנות שמכניסות פחות ממה שהיא צורכת לתחזוקה ותמיכה. בהחלט יש כבר אנלוגי בשוק.

6. הימנע משכפול תוכנה

כבר דיברתי על חמש מערכות ניהול פרויקטים בגן החיות של ה-IT שלי, אבל אכניס אותן בפסקה נפרדת. אם אתה מסרב לתוכנה מסוימת, בחר תוכנה חדשה - אל תשכח להפסיק לשלם על הישנה, ​​מצא שירותי אירוח חדשים - סיים את ההתקשרות עם הספק הישן, אלא אם יש שיקולים מיוחדים. עקוב אחר פרופילי שימוש בתוכנות עובדים והיפטר מתוכנות שאינן בשימוש וכפולות.

זה יהיה אידיאלי אם יש לך מערכת לניטור וניתוח תוכנות מותקנות - כך תוכל לראות כפילויות ובעיות פועלות באופן אוטומטי. אגב, עבודה מהסוג הזה עוזרת לחברה להימנע משכפול וחזרה של נתונים - לפעמים החיפוש אחר מי עשה את הטעות לוקח יותר מדי זמן.

7. נקה את תשתית האפליקציות והציוד ההיקפי שלך

מי סופר את החומרים המתכלים האלה: מחסניות, כונני הבזק, נייר, מטענים, UPS, מדפסות וכו'. דיסקיות צינור. אך לשווא. התחל עם נייר ומדפסות - נתח פרופילי הדפסה וצרו רשת של מדפסות או MFP עם גישה ציבורית, תופתעו כמה נייר ומחסניות תוכלו לחסוך וכמה תפחת עלות הדפסת גיליון אחד. ולא, זה לא מוצץ כסף, זה אופטימיזציה של תהליך חשוב. אף אחד לא אוסר על הדפסת מאמרים ומאמרים על ציוד משרדי, אבל הדפסת ספרים שהייתם מצטערים לקנות או לא רוצים לקרוא מהמסך זה יותר מדי.

לאחר מכן, תמיד יש להצטייד באספקה ​​של חומרים מתכלים שאתם רוכשים מספקים בהנחה, כך שבמקרה של בעיות בציוד, לא קונים במחירים מופקעים בשוק הטכנולוגי הקרוב. עקוב אחר ירידת ערך ובלאי, נהל רישום וצור קרן חלופית - אגב, כדאי שתהיה לך קרן חלופית לציוד משרדי בסיסי. רק בגלל שלא תקבלו שבחים על השבתה בעבודה, מדובר גם בהפסד כסף, במיוחד בחברות מסחר ושירותים.

באשר לתשתית האפליקציות, ישנם שני סעיפי עלות עיקריים: אינטרנט ותקשורת. בבחירת ספק, הסתכלו על הצעות החבילה, קראו את הכוכבים בתעריפים, שימו לב לאיכות התקשורת וה-SLA. חלק מהמנהלים מחליטים לא לטרוח ולקנות למשל טלפוניה IP בחבילה עם מרכזיה וירטואלית בתשלום, שגם לה מופק מנוי חודשי. אל תתעצלו, קנו רק טראפיק ולמדו לעבוד עם כוכבית - זה הטוב ביותר שנוצר בתחום המע"מ ופתרון כמעט ללא טרחה לבעיות עסקיות של עסקים קטנים ובינוניים (אם יש לכם ידיים ישירות).

8. לתעד וליצור הנחיות לעובדים

זה עצלן וזה הכרחי. ראשית, יהיה לך קל יותר לעבוד, ושנית, ההסתגלות של עולים חדשים תהיה חלקה. לבסוף, אתם בעצמכם תדעו שהתשתית שלכם מעודכנת, שלמה ובסדר מושלם. חבר הוראות בטיחות, מדריכים קצרים למשתמשים, שאלות נפוצות, תאר את הכללים והתקנות לשימוש בציוד משרדי. הוראות קיימות מבחינה חומרית משכנעות הרבה יותר ממילים; אתה תמיד יכול לפנות אליהן. כך תוכלו לשלוח קישור למסמך לכל שאלה רלוונטית ולא לקבל את הטיעון "לא הוזהרתי". כך תחסכו הרבה בביטול שגיאות.

9. השתמש בשירותי מיקור חוץ

גם אם לחברה שלכם יש מחלקת IT שלמה או להיפך, תשתית קטנה, אין בושה להשתמש בשירותים של גורמים חיצוניים. למה לא לקבל שירותים של אנשי מקצוע מעולים, המתמחים במשהו מורכב, תמורת מעט כסף, כלומר, מבלי להעסיק מומחה כזה בצוות. מיקור חוץ של חלק מה-DevOps, שירותי הדפסה, ניהול אתר עמוס, אם יש לך, תמיכה ומוקד טלפוני. הערך שלך לא ירד בגלל זה, להיפך, תקבל מומחיות נוספת בתחום המגעים עם קבלני צד ג'.

אם המנהל שלכם חושב שמיקור חוץ הוא יקר, פשוט הסבירו לו כמה הוא יצטרך לשלם למומחה המסור. זה באמת עובד.

10. אל תתערב בקוד פתוח ובפיתוח שלך

אני מהנדס, אני מפתח בעבר, ואני מאמין באמונה שלמה שזה קוד פתוח שמציל את העולם - מה העלות של ספריות, מערכות ניטור, מערכות ניהול שרתים וכו'. אבל אם החברה שלך מחליטה לקנות קוד פתוח CRM, ERP, ECM וכו'. או שהבוס צועק בפגישה שאתה הולך לדפוק את החיוב שלך, תציל את הספינה, היא הולכת לשוניות. להלן הטיעונים שעליהם לעמוד מול מנהיג בעל השראה עם מבט בוער:

• קוד פתוח נתמך גרוע אם הוא מאגר ציבורי או יקר מאוד לתמיכה אם הוא קוד פתוח מחברות (DBMS, חבילות אופיס וכו') - תשלם ממש על כל שאלה, בקשה וכרטיס;
• מומחה פנימי לפריסת מוצר קוד פתוח פנימי יהיה יקר מאוד בשל נדירותו;
• שיפורים בקוד פתוח יכולים להיות מוגבלים מאוד על ידי ידע, מיומנויות או אפילו רישוי;
• ייקח לך הרבה זמן להתחיל עם קוד פתוח ויהיה לך קשה מדי להתאים אותו לתהליכים עסקיים.

מיותר לציין שפיתוח משלך הוא משימה מאוד ארוכה ויקרה? מניסיוני האישי, אני יכול לומר שלוקח לפחות שלוש שנים ליצור אב טיפוס עובד העונה על הדרישות העסקיות ומאפשר למשתמשים להשתמש בו. ורק אם יש לך צוות מתכנתים טוב (תוכל להסתכל על המשכורות ב"מעגל שלי" - המסקנות יגיעו אליך).

אז אני אהיה פשוט ואחזור: שקול את כל האפשרויות.

אז, הרשו לי לסכם בקצרה כדי לוודא שלא שכחתי כלום:

• לספור כסף - להשוות אפשרויות שונות, לקחת בחשבון גורמים, להשוות;
• לשאוף לצמצם את זמן השירות והדרכת המשתמשים, להפחית את הסיכון ל"התערבות של שוטה";
• נסו לאחד ולשלב טכנולוגיות - ארכיטקטורה קוהרנטית ואוטומציה מקצה לקצה עושים את ההבדל;
• להשקיע בפיתוח IT, לא לחיות עם טכנולוגיות מיושנות - הם ישאבו כסף;
• לקשר בין הביקוש והצריכה של משאבי IT.

אפשר לשאול - למה לחסוך כסף של אחרים, כי המשרד משלם? שאלה הגיונית! אבל היכולת שלך לייעל עלויות ולנהל נכסי IT ביעילות היא בעיקר הניסיון שלך והמאפיינים שלך כמקצוענים. כולנו יודעים להכין ממתקים מגרוטאות כאן :)

У RUVDS הוא פשוט קידום WOW כסיבה מצוינת לשדרג יכולות וירטואליות. היכנסו, תראו, בחרו - נותרו מעט מאוד עד ה-30 באפריל.

לכל השאר - מסורתי הנחה 10% הנחה באמצעות קוד ההטבה habrahabr10.

מקור: www.habr.com