הקצאת עלויות IT - האם יש הגינות?

אני מאמין שכולנו הולכים למסעדה עם חברים או עמיתים. ואחרי כיף, המלצר מביא את הצ'ק. לאחר מכן ניתן לפתור את הבעיה בכמה דרכים:

• שיטה ראשונה, "באופן ג'נטלמני". לסכום הצ'ק מתווסף "טיפ" של 10-15% למלצר, והסכום המתקבל מתחלק שווה בשווה בין כל הזכרים.
• השיטה השנייה היא "סוציאליסטית". הצ'ק מתחלק שווה בשווה בין כולם, ללא קשר לכמות שאכלו ושתו.
• השיטה השלישית היא "הוגנת". כל אחד מדליק את המחשבון בטלפון ומתחיל לחשב את עלות הכלים שלו בתוספת כמות מסוימת של "טיפ", גם אינדיבידואלי.

מצב המסעדות דומה מאוד למצב בעלויות ה-IT בחברות. בפוסט זה נדבר על חלוקת ההוצאות בין המחלקות.

אבל לפני שנצלול לתהום ה-IT, בואו נחזור לדוגמה של המסעדה. לכל אחת מהשיטות לעיל של "הקצאת עלויות" יש יתרונות וחסרונות. החיסרון הברור של השיטה השנייה: אחד יכול לאכול סלט קיסר צמחוני ללא עוף, והשני יכול לאכול סטייק ריבייה, כך שהכמויות עשויות להיות שונות משמעותית. החיסרון של שיטת ה"הוגנת" הוא שתהליך הספירה ארוך מאוד, וסכום הכסף הכולל תמיד קטן ממה שיש בצ'ק. מצב שכיח?

עכשיו בואו נדמיין שבילינו במסעדה בסין, והצ'ק הובא בסינית. כל מה שברור שם הוא הסכום. למרות שחלק עלולים לחשוד שזה בכלל לא הסכום, אלא התאריך הנוכחי. או, נניח שזה קורה בישראל. הם קוראים מימין לשמאל, אבל איך הם כותבים את המספרים? מי יכול לענות בלי גוגל?

מדוע יש צורך בהקצאה עבור IT ועסקים?

אז, מחלקת ה-IT מספקת שירותים לכל חטיבות החברה, ולמעשה מוכרת את שירותיה לחטיבות עסקיות. ולמרות שלא יהיו קשרים פיננסיים פורמליים בין מחלקות בחברה, כל יחידה עסקית צריכה לפחות להבין כמה היא מוציאה על IT, כמה עולה להשיק מוצרים חדשים, לבדוק יוזמות חדשות וכו'. ברור שמודרניזציה והרחבת התשתיות משולמות לא על ידי "המודרניזטור, הפטרון של אינטגרצי מערכות ויצרני ציוד" המיתולוגי, אלא על ידי העסק, שחייב להבין את האפקטיביות של עלויות אלו.

יחידות עסקיות משתנות בגודלן וכן בעוצמת השימוש שלהן במשאבי IT. לפיכך, חלוקת עלויות שדרוג תשתית ה-IT באופן שווה בין המחלקות היא השיטה השנייה על כל חסרונותיה. השיטה ה"הוגנת" עדיפה יותר במקרה זה, אך היא עתירת עבודה מדי. נראה שהאופציה האופטימלית ביותר היא האופציה ה"מעין הוגנת", כאשר העלויות מוקצות לא לפרוטה, אלא בדיוק סביר, בדיוק כפי שבגיאומטריה של בית הספר אנו משתמשים במספר π כ-3,14, ולא בכל רצף המספרים. אחרי הנקודה העשרונית.

הערכת עלות שירותי IT שימושית מאוד בהחזקות עם תשתית IT אחת בעת מיזוג או הפרדה של חלק מההחזקה למבנה נפרד. זה מאפשר לך לחשב באופן מיידי את עלות שירותי ה-IT על מנת לקחת סכומים אלו בחשבון בעת ​​התכנון. כמו כן, הבנת העלות של שירותי IT עוזרת להשוות אפשרויות שונות לשימוש ובבעלות משאבי IT. כאשר גברים בחליפות של אלפי דולרים מדברים על איך המוצר שלהם יכול לייעל את עלויות ה-IT, להגדיל את מה שצריך להגדיל ולהפחית את מה שצריך להפחית, הערכת העלויות השוטפות של שירותי IT מאפשרת ל-CIO לא לסמוך באופן עיוור על הבטחות שיווקיות , אלא להעריך במדויק את ההשפעה הצפויה ולשלוט בתוצאות.

עבור עסקים, הקצאה היא הזדמנות להבין את עלות שירותי ה-IT מראש. כל דרישה עסקית אינה מוערכת כעלייה בתקציב ה-IT הכולל באחוזים רבים כל כך, אלא נקבעת כסכום עבור דרישה או שירות ספציפיים.

מקרה אמיתי

ה"כאב" המרכזי של ה-CIO של חברה גדולה היה שהיה צורך להבין כיצד לחלק עלויות בין יחידות עסקיות ולהציע השתתפות בפיתוח IT בפרופורציה לצריכה.

כפתרון, פיתחנו מחשבון שירותי IT שהצליח להקצות את סך עלויות ה-IT תחילה לשירותי IT ולאחר מכן ליחידות העסקיות.

למעשה ישנן שתי משימות: חישוב עלות שירות IT וחלוקת עלויות בין יחידות עסקיות המשתמשות בשירות זה לפי נהגים מסוימים (שיטה "מעין הוגנת").

במבט ראשון זה עשוי להיראות פשוט אם מלכתחילה שירותי IT תוארו כראוי, מידע הוכנס למסד הנתונים של תצורת CMDB ומערכת ניהול נכסי IT ITAM, נבנו מודלים של משאבים ושירות וקטלוג של שירותי IT. מפותח. ואכן, במקרה זה, עבור כל שירות IT ניתן לקבוע באילו משאבים הוא משתמש וכמה משאבים אלו עולים, תוך התחשבות בפחת. אבל אנחנו עוסקים בעסקים רוסיים רגילים, וזה מטיל כמה מגבלות. לפיכך, אין CMDB ו-ITAM, יש רק קטלוג של שירותי IT. כל שירות IT מייצג בדרך כלל מערכת מידע, גישה אליה, תמיכת משתמשים וכו'. שירות ה-IT משתמש בשירותי תשתית כגון "שרת DB", "שרת יישומים", "מערכת אחסון נתונים", "רשת נתונים" וכו'. בהתאם לכך, כדי לפתור את המשימות שהוקצו יש צורך:

• לקבוע את עלות שירותי התשתית;
• חלוקת עלות שירותי התשתית לשירותי IT וחישוב עלותם;
• לקבוע את המניעים (המקדמים) לחלוקת עלות שירותי ה-IT ליחידות העסקיות ולהקצות את עלות שירותי ה-IT ליחידות העסקיות, ובכך לחלק את גובה העלויות של מחלקת ה-IT בין חטיבות אחרות של החברה.

כל עלויות ה-IT השנתיות יכולות להיות מיוצגות כשקית כסף. חלק מהתיק הזה הושקע בציוד, עבודות הגירה, מודרניזציה, רישיונות, תמיכה, משכורות לעובדים וכו'. עם זאת, המורכבות טמונה בהליך החשבונאי לחשבונאות של רכוש קבוע ונכסים בלתי מוחשיים ב-IT.

ניקח דוגמה של פרויקט למודרניזציה של תשתית SAP. במסגרת הפרויקט נרכש ציוד ורישיונות, והעבודה מתבצעת בעזרת אינטגרטור מערכות. בעת סגירת פרויקט, על המנהל לערוך ניירת כך שציוד הנהלת חשבונות ייכלל ברכוש קבוע, רישיונות נכללים בנכסים בלתי מוחשיים ושאר עבודות תכנון וביצוע נמחקות כהוצאות נדחות. בעיה מספר אחת: בהרשמה כרכוש קבוע, לרואה החשבון של הלקוח לא אכפת איך זה ייקרא. לכן, ברכוש קבוע אנו מקבלים את הנכס "UpgradeSAPandMigration". אם במסגרת הפרויקט עבר מודרניזציה של מערך דיסקים, שאין לו שום קשר ל-SAP, הדבר מסבך עוד יותר את החיפוש אחר עלות והקצאה נוספת. למעשה, ניתן להסתיר כל ציוד מאחורי הנכס "UpgradeSAPandMigration", וככל שעובר יותר זמן, כך קשה יותר להבין מה בעצם נרכש שם.

כך גם לגבי נכסים בלתי מוחשיים, שיש להם נוסחת חישוב מורכבת הרבה יותר. מורכבות נוספת מתווספת על ידי העובדה שרגע הפעלת הציוד והעלאתו למאזן עשוי להיות שונה של כשנה. בנוסף, הפחת הוא 5 שנים, אבל למעשה הציוד יכול לעבוד פחות או יותר, בהתאם לנסיבות.

לפיכך, תיאורטית ניתן לחשב את עלות שירותי ה-IT בדיוק של 100%, אך בפועל מדובר בתרגיל ארוך ודי חסר טעם. לכן בחרנו בשיטה פשוטה יותר: עלויות שניתן לייחס בקלות לכל תשתית או שירות IT מיוחסות ישירות לשירות המקביל. שאר העלויות מחולקות בין שירותי IT לפי כללים מסוימים. זה יאפשר לך לקבל דיוק של כ 85%, וזה די מספיק.

בשלב הראשון לצורך חלוקת עלויות עבור שירותי תשתית, נעשה שימוש בדוחות פיננסיים וחשבונאיים עבור פרויקטי IT וב"וולונטריות קולית" במקרים בהם לא ניתן לייחס עלויות לשירות תשתית כלשהו. העלויות מוקצות ישירות לשירותי IT או לשירותי תשתית. כתוצאה מחלוקת העלויות השנתיות, אנו מקבלים את גובה ההוצאות עבור כל שירות תשתית.

בשלב השני מקדמי הפצה בין שירותי IT נקבעים עבור שירותי תשתית כגון "שרת יישומים", "שרת מסד נתונים", "אחסון נתונים" וכו'. חלק משירותי התשתית, למשל, "מקומות עבודה", "גישה ל-Wi-Fi", "ועידות וידאו" אינם מופצים בין שירותי IT ומוקצה ישירות ליחידות העסקיות.

בשלב הזה הכיף מתחיל. כדוגמה, שקול שירות תשתית כמו "שרתי יישומים". הוא קיים כמעט בכל שירות IT, בשתי ארכיטקטורות, עם ובלי וירטואליזציה, עם ובלי יתירות. הדרך הפשוטה ביותר היא להקצות עלויות ביחס לליבות בהן נעשה שימוש. על מנת לספור "תוכים זהים" ולא לבלבל ליבות פיזיות עם וירטואליות, תוך התחשבות במנוי יתר, אנו מניחים כי ליבה פיזית אחת שווה לשלושה וירטואליות. אז נוסחת חלוקת העלויות עבור שירות התשתית "שרת יישומים" עבור כל שירות IT תיראה כך:

,

כאשר Rsp היא העלות הכוללת של שירות התשתית "שרתי יישומים", ו-Kx86 ו-Kr הם מקדמים המציינים את חלקם של שרתי x86 ו-P.

המקדמים נקבעים באופן אמפירי על סמך ניתוח של תשתית ה-IT. עלות תוכנות אשכול, תוכנות וירטואליזציה, מערכות הפעלה ותוכנות אפליקציה מחושבת כשירותי תשתית נפרדים.

בואו ניקח דוגמה מסובכת יותר. שירות תשתית "שרתי מסד נתונים". הוא כולל את עלויות החומרה ועלויות רישיונות מסד הנתונים. לפיכך, ניתן לבטא את עלות הציוד והרישיונות בנוסחה:

כאשר РHW ו-РLIC הם העלות הכוללת של הציוד והעלות הכוללת של רישיונות מסד נתונים, בהתאמה, ו-KHW ו-KLIC הם מקדמים אמפיריים הקובעים את חלקן של העלויות עבור חומרה ורישיונות.

יתרה מכך, עם חומרה זה דומה לדוגמא הקודמת, אבל עם רישיונות המצב קצת יותר מסובך. הנוף של חברה עשוי להשתמש במספר סוגים שונים של מסדי נתונים, כגון Oracle, MSSQL, Postgres וכו'. לפיכך, הנוסחה לחישוב ההקצאה של מסד נתונים ספציפי, למשל, MSSQL, לשירות ספציפי נראית כך:

כאשר KMSSQL הוא מקדם שקובע את חלקו של מסד נתונים זה בנוף ה-IT של החברה.

המצב מסובך עוד יותר עם חישוב והקצאה של מערכת אחסון נתונים עם יצרני מערכים שונים וסוגים שונים של דיסקים. אבל התיאור של החלק הזה הוא נושא לפוסט נפרד.

התוצאה?

התוצאה של תרגיל זה עשויה להיות מחשבון אקסל או כלי אוטומציה. הכל תלוי בבגרות החברה, בתהליכים שהושקו, בפתרונות המיושמים וברצון של ההנהלה. מחשבון כזה או ייצוג חזותי של נתונים עוזרים לחלק נכון עלויות בין יחידות עסקיות ולהראות כיצד ומה מוקצה תקציב ה-IT. אותו כלי יכול להדגים בקלות כיצד שיפור האמינות של שירות (יתירות) מעלה את העלות שלו, לא בעלות השרת, אלא בהתחשב בכל העלויות הנלוות. זה מאפשר לעסק ול-CIO "לשחק על אותו לוח" לפי אותם כללים. בעת תכנון מוצרים חדשים, ניתן לחשב עלויות מראש ולהעריך כדאיות.

איגור טיוקצ'וב, יועץ ב-Jet Infosystems

מקור: www.habr.com