אוטומציה של תהליכי משאבי אנוש באמצעות Microsoft Teams, PowerApps ו-Power Automate. בקשות יציאה של עובדים

יום טוב לכולם! היום אני רוצה לשתף דוגמה קטנה לאוטומציה של תהליך יצירת בקשות יציאה לעובדים חדשים באמצעות Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate ומוצרי Teams. בעת יישום תהליך זה, לא תצטרך לרכוש תוכניות משתמש נפרדות של PowerApps ו-Power Automate; מנוי Office365 E1/E3/E5 יספיק. אנו ניצור רשימות ועמודות באתר SharePoint, PowerApps יעזור לך ליצור טופס, ו-Power Automate יספק הזדמנויות להתאמה אישית של ההיגיון של תהליכים עסקיים. נחבר את התהליך הסופי לצוות MS Teams. בואו לא נבזבז זמן ונראה מה קורה.

בשלב הראשון אנו יוצרים רשימות ופרטים. אנחנו צריכים רשימות:

1. בקשות יציאה של עובדים
2. חלוקות
3. משאבי אנוש לפי מחלקות
4. מנהלים

כל רשימה תמלא את תפקידה בעתיד, ונראה איזו. צור פרטים והגדר את תפריט הניווט:

PowerApps

כעת, בואו ניצור טופס עבור רשימת "בקשות יציאה של עובדים" באמצעות PowerApps. בטופס הסופי זה ייראה כך:

בשדה "עובד" אתה בוחר מרשימת משתמשי Office 365, "תאריך יציאה" מצוין מהלוח, "חטיבה" מסומנת ממדריך המחלקה, ו"HR" נבחר מתוך "HR לפי מחלקה". מַדרִיך:

אבל יש צורך לוודא שרשימת משאבי אנוש הזמינים לבחירה מסוננת על ידי המחלקה המצוינת בטופס. בוא נשתמש בנוסחה כדי לסנן נתונים ב-PowerApps. עבור המאפיין "פריטים" של השדה "HR" אנו כותבים:

בנוסף, תוכל לבצע התאמות קטנות בערך ברירת המחדל עבור שדה הסטטוס בטופס. עבור המאפיין "ברירת מחדל" של השדה "סטטוס" אנו כותבים:

אם הטופס ליצירת אלמנט נפתח, הערך "חדש" ייכתב בשדה "סטטוס", אחרת, הערך מעמודת SharePoint עבור האלמנט הנוכחי יוחלף בשדה הסטטוס בטופס.

אחת הבעיות עם PowerApps היא חוסר היכולת לאחזר בקלות נתונים מקבוצות SharePoint. בשל כך, לא ניתן להגדיר בקלות את הנראות/זמינות של שדות או אובייקטים בטופס אם רציתם לסמוך על כך שהמשתמש חבר בקבוצת SharePoint. אבל אתה יכול לעשות פתרון. במיוחד למטרה זו, יצרנו מראש רשימה של מנהלי מערכת:

רשימה זו מכילה שדה "עובד" מסוג "משתמש או קבוצה", המוצג רק בטופס, ושדה "שם", בו כתוב שם העובד הנבחר, המוצג רק בתצוגת הרשימה. כעת, בואו ננסה טריק קטן ב-PowerApps. לדוגמה, אתה יכול להגדיר את הזמינות של כל שדה אם המשתמש הנוכחי נמצא ברשימת המנהלים. מצא את המאפיין "מצב תצוגה" של השדה "תאריך שחרור" וכתוב:

לפי נוסחה זו, אם יש לפחות עובד אחד ברשימת המנהלים שהכניסה שלו תואמת את הכניסה של המשתמש הנוכחי, אז השדה יהיה זמין לעריכה, אחרת, לצפייה. לאמינות רבה יותר, אנו מצמצמים את הכניסה לאותיות קטנות, אחרת יכולים לקרות כל מיני מקרים.

אולי שמתם לב שבכותרת הטופס יש כפתור "פעולות באפליקציה":

כפתור זה יעבור למסך אחר, שבו, מטעמי נוחות, נאספות כל הפעולות האפשריות באפליקציה:

לאחר לחיצה על כל כפתור, נפתח חלון פעולה נוסף, לדוגמה, אם נבחרה פעולת "ביטול אפליקציה", נפתח חלון נוסף עם אפשרות להזין הערה:

לאחר לחיצה על כפתור "אשר", סטטוס האפליקציה משתנה, וניתן לעשות זאת גם מבלי להפעיל את זרימת Power Automate. בואו נשתמש בפונקציית "תיקון" עבור המאפיין "OnSelect" של הכפתור:

באמצעות פונקציית התיקון, אנו מעדכנים את פריט רשימת ההזמנות על ידי סינון לפי המזהה של הפריט הנוכחי. אנו משנים את הערך של שדה "סטטוס" ונעבור למסך הראשי. עבור כפתורי פעולה אחרים ההיגיון דומה.

כל מה שנותר הוא להגדיר את זרימת האישור. בואו נעשה את זה בצורה הפשוטה ביותר.

כוח אוטומציה

זרימת האישורים שלנו תפעל אוטומטית עם יצירת כרטיס. במהלך הביצוע ישתנה סטטוס הבקשה, ראש המחלקה יקבל אותה ותשלח הודעה במייל על הבקשה החדשה לראש. כדי לקבוע את המנהיג, יש לנו ספרייה "מחלקות":

צור זרימת Power Automate:

במהלך ביצוע זרימה זו, מקבל ראש המחלקה הודעת מייל על יצירת אפליקציה חדשה ויכול להיכנס לקישור לקבלת החלטה בלחיצה על הכפתור:

לחיצה על כפתור "הסכים" או "דחה" מפעילה גם זרימת Power Automate, אשר משנה את מצב האפליקציה ושולחת הודעת דוא"ל למומחה משאבי אנוש:

התהליך מוכן.

נבחרת

והנגיעה האחרונה היא ארגון שיתוף הפעולה עם התהליך הזה. כדי לעשות זאת, חבר את התהליך לפקודת MS Teams:

כעת, לכל חברי הצוות של MS Teams יש גישה לתהליך היציאה של העובדים החדש בכרטיסייה נפרדת.

כמובן, אתה יכול לספק אישורים מרובי שלבים בלוגיקת הזרימה שלך, בנוסף אתה יכול להשתמש ברכיב Approvals כדי להקצות משימות Power Automate. אתה יכול גם להתאים אישית דוחות ולייצר התראות שיישלחו לצ'אטבוט של Microsoft Teams. אבל עוד על כך במאמרים הבאים. תודה על תשומת הלב ויום טוב לכולם!

מקור: www.habr.com