הגירה מ-IBM Notes ל-Microsoft Exchange או Office 365 מספקת מספר לא מבוטל של יתרונות לארגון, אך פרויקט ההגירה עצמו נראה מרתיע ולא לגמרי ברור היכן להתחיל את ההגירה. Exchange עצמה אינה כוללת כלים משלה להעברה מלאה או דו קיום של Notes ו-Exchange. למעשה, כמה משימות הגירה ודו-קיום אינן אפשריות ללא מוצרי צד שלישי. במאמר זה, נתאר שבעה שלבים מרכזיים שיש לבצע בהתבסס על שיטות עבודה מומלצות והניסיון שלנו עם העברות מוצלחות.

הגירה מוצלחת כוללת את השלבים הבאים:

1. הערכת הגירה ראשונית.
2. ביסוס דו קיום בין Notes ו-Exchange.
3. תכנן לדיוק הגירה מיטבי.
4. הבטחת יעילות הגירה מקסימלית.
5. הפעל העברת בדיקה.
6. תכנון תזמון ההגירה כדי למזער את ההשפעה על הארגון.
7. הפעל את ההגירה ועקוב אחר התקדמותה.

במאמר זה, נבחן כיצד להתכונן להגירה ולהשלים באמצעות שני פתרונות מ-Quest - מנהל דו קיום עבור Notes и Migrator עבור Notes to Exchange. מתחת לגזרה יש כמה פרטים.

שלב 1: הערכת הגירה ראשונית

עריכת מלאי של הסביבה הנוכחית שלך

אם תחליט ש-Exchange היא הפלטפורמה המתאימה לארגון שלך, כל מה שאתה צריך לעשות הוא לעבור לשם. ראשית, עליך לאסוף מידע על הסביבה הנוכחית שלך, לאסוף מידע מלאי על הנתונים שאתה מתכנן להעביר, לקבוע מה ניתן להסיר כדי לצמצם את ניצול שטח הדיסק, לחשב את רוחב הפס הזמין בין סביבות וכו'. ההערכה המוקדמת צריכה לכלול את השאלות הבאות :

• כמה דומיינים של Notes ושרתי Domino יש?
• כמה תיבות דואר יש לך? כמה מהם לא בשימוש?
• כמה שטח דיסק תופסים קבצי דואר ראשיים? כמה יש בארכיון? כמה יש בהעתקים מקומיים?
• היכן נמצא הארכיון?
• כמה משתמשים משתמשים בהצפנה? צריך להעביר תוכן מוצפן?
• כמה תיקיות אישיות יש בסביבה?
• אילו משתמשים משתמשים בקישורי מסמכים? כמה משתמשים קיבלו קישורים ממשתמשים ואפליקציות אחרים?
• כמה נתונים אתה מתכוון להעביר? לדוגמה, אתה רוצה להעביר נתונים רק עבור ששת החודשים האחרונים.
• האם ארכיונים מקוריים יועברו לארכיוני Exchange אישיים או קבצי Outlook *.pst?
• מהן מגבלות רוחב הפס? לכמה נתונים ניתן להעביר
  פרק זמן מסוים?
• כמה נפח אחסון יידרש לאחר ההעברה?

כיצד ההגירה תשפיע על העסק והתפעול

יש לתכנן את הפרויקט בקפידה כדי למזער את זמני ההשבתה ולמזער אובדן פרודוקטיביות.

לדוגמה, חשוב לשקול האצלה בין משתמשים - אם משתמש עובר אבל הנציג שלו נשאר בפלטפורמה המקורית, איך זה ישפיע על העבודה היומיומית שלהם? באופן רחב יותר, עליך לשקול כיצד פרויקט הגירה עשוי להשפיע על כל התהליכים העסקיים הקריטיים וזרימות העבודה של החברה שלך.

חשוב גם לשקול נקודות מגע קריטיות בתוך Notes. לדוגמה, כאשר עוסקים בהעברת הודעות, חשוב לנתח אפליקציות ולשקול את האינטראקציה בין ניתוב דואר ליישומים כדי למנוע הפרעה לתהליכים עסקיים במהלך ואחרי ההעברה. הקפד לשאול את השאלות הבאות:

• לאילו משתמשים יש נציגים וכיצד ניתוק הקשר הזה יכול להשפיע על תהליכים עסקיים?
• אילו יישומים ותהליכים עסקיים משויכים לסביבת האימייל? כל אינטגרציה מרכזית בין האפליקציה לשירות הדוא"ל, כגון תהליך האישור, תהיה קריטית בעת תכנון ההגירה שלך.
• אילו רכיבים ומאפיינים חשובים של האפליקציה צריכים להישמר?
• איך אתה יכול להשתמש בתכונות המובנות של הפלטפורמה החדשה כדי להשיג את הפונקציונליות שאתה צריך?
• האם יש לאחסן תוכן לא פעיל לארכיון לאחסון עתידי?
• האם יש צורך לבנות מחדש יישומים כלשהם כדי לפעול כהלכה בסביבה החדשה?
• כיצד תימדד הצלחה?

לפני שתתחיל את ההגירה שלך, עליך להגדיר קריטריונים למדידת הצלחה. בפרט, אתה צריך להבין שזה לא הגיוני לצפות ל-100% העברת נתונים. לא לכל סוג פריט Notes יש מקבילה ב-Exchange (Active Mail היא הדוגמה המבישה ביותר). לכן, המציאות היא שלא כל הפריטים ב-Notes יהיו קיימים ב-Exchange לאחר ההעברה. יעד בר השגה ומדידה הוא 95% מהפריטים שהועברו ל-95% מתיבות הדואר. מדידה ותיעוד תוצאות היא קריטית להבטחת הצלחת הגירה, ותוצאות אמיתיות אפשריות רק אם הוגדרו קריטריונים להצלחה ממש בתחילת פרויקט העברת דוא"ל.

שלב 2: הקמת הערות והחלפת דו קיום

עבור רוב הארגונים, הגירה היא תהליך, לא אירוע. לכן, העברת תיבות דואר והעברת יישומים צריכות לפעול לפי לוח זמנים המתאים ביותר לעסק ולפעילות ואינו מבוסס על דרישות טכניות.

פיתוח אסטרטגיית דו קיום

כדי למקסם את הערך מההגירה, יש לפתח וליישם תוכנית דו-קיום מלאה בשלב מוקדם בתהליך ההגירה. ההגדרה של "דו קיום" עשויה להשתנות מארגון לארגון. ארגונים מסוימים משתמשים באופן פעיל בנתוני פנוי/עסוק, אחרים אינם משתמשים בפונקציונליות זו כלל. חלקם מתמקדים בהעברת נתוני לוח שנה, בעוד שאחרים מתמקדים בכוונון עדין של העברת ספריית משתמשים מלאה. חשוב לעבוד עם כל אחד מבעלי העניין כדי לקבל תמונה ברורה של מה שחשוב באמת ולעזור לכולם להבין את החשיבות של אסטרטגיית דו קיום יעילה.

העברה מ-Notes ל-Exchange ו-Office 365 דורשת תכנון של העברת תיבת דואר ויישומים בו-זמנית. יש לתמוך בפונקציונליות אפליקציית Current Notes עבור כל המשתמשים, ללא קשר לפלטפורמת האימייל הנוכחית שלהם. כאשר משתמשים עוברים ל-Exchange ו-Office 365, הם אמורים להיות מסוגלים לגשת לאפליקציות Notes ולהשתמש בהן כחלק מתזרימי העבודה הקיימים שלהם. יכולת זו אמורה להימשך עד שיישומי Notes יועברו ל-SharePoint או לפלטפורמה אחרת.

בנוסף לדו-קיום של יישומים, יש ליישם אינטראקציה בין משתמשים בפלטפורמות שונות לפני תחילת ההעברה. זה כולל ניתוב ועדכונים אוטומטיים של ספריות, סטטוסים של פנוי/עסוק ולוחות שנה לכל המשתמשים ללא קשר לפלטפורמה הנוכחית שלהם.

לבסוף, עליך לשקול שיתוף פעולה לא רק בין שירות הדוא"ל שלך, אלא גם לוחות השנה והמשאבים המשותפים שלך, כגון חדרי ישיבות. משתמשים צריכים להיות מסוגלים להוריד מידע על תזמון פגישות. זה כולל גם פגישות חד פעמיות וגם פגישות חוזרות. בין אם נקבעו פגישות לפני ההגירה או שנוצרו במהלך ההגירה, יש לשמור על הדיוק של נתוני לוח השנה לאורך כל הפרויקט. עליך לוודא שמשתמשים יכולים, למשל, לשנות את חדר הישיבות לפגישה הבאה בפגישה חוזרת או לבטל פגישה אחת מבלי לגרום לקונפליקט ובלבול בפגישות הבאות.

שלב 3: תוכנית לדיוק הגירה אופטימלי

תכנון העברה מ-Notes ל-Exchange או Office 365 דורש הבנה של מספר הבדלים ספציפיים בין הפלטפורמות.

כתובות דוא"ל

נתוני Notes מכילים בדרך כלל כתובות קנייניות המופיעות במספר מקומות: בכותרות הודעות, מוטמעות בארכיונים, אנשי קשר אישיים ורשימות מבוזרות. כחלק מתהליך ההגירה, יש לעדכן כתובות קנייניות אלו לכתובות SMTP כדי להבטיח פונקציונליות מלאה בסביבת Exchange. ארגונים רבים גם בוחרים לעדכן את תחום ה-SMTP או את תקן הכתובת במהלך ההגירה. אם זה חל על הארגון שלך, חשוב להבין שחלק מפתרונות ההעברה מעדכנים אוטומטית מופעים היסטוריים של כתובת SMTP עבור כל משתמש.

מבנה תיקיות

בארגונים רבים משתמשים משתמשים בתיבות דואר וארכיונים משלהם, לכן חשוב לשמור על נתונים אלו. היכולת של משתמשים לצפות במבנה התיקיות המלא שלהם משפיעה גם על חווית המשתמש כתוצאה מההגירה. חשוב לבחור פתרונות ומעברים השומרים על שלמות התיקיות ומבני הנתונים.

העתקים וארכיונים מקומיים

כדי לשלוט בעלויות האחסון ולנהל טוב יותר את צמיחת הנתונים, ארגונים רבים מגדירים מכסות תיבות דואר. תוצאה לא מכוונת של מדיניות זו היא לעתים קרובות גידול במספר ובגודל של ארכיונים. יש להעריך את מקורות הנתונים הנוספים הללו ולשקול את ההגירה שלהם במהלך תכנון ההגירה. אתה יכול לספק למשתמשים רכיב שירות עצמי המאפשר להם להעביר נתונים חשובים בלבד. כדי לייעל את אחסון Exchange, אנו ממליצים להשתמש במוצר אחר של Quest - מנהל ארכיון עבור Exchange, יש לו, במיוחד, פונקציונליות שימושית למניעת כפילויות של קבצים מצורפים, אנלוגי של DAOS ב-Notes.

ACL ומשלחת

רשימות בקרת גישה (ACL) והאצלה הן מרכיבי מפתח לפעולה בסביבת Notes, והן גם קריטיות להגנה על שלמות. כתוצאה מכך, חשוב לתרגם במדויק זכויות משויכות וזכויות גישה לזכויות מקבילות ב-Exchange Server וב-Office 365. באופן אידיאלי, ביצוע פעולה זו באופן אוטומטי יזרז את התהליך ותמנע טעויות אנוש. כדי לשמור על האפקטיביות של ההגנה על נכסי המידע של הארגון, יש לבצע ACLs ומיפוי האצלה בו-זמנית עם נתוני דואר. ארגונים מסוימים מנסים להקצות זכויות שוות באופן ידני או באמצעות סקריפטים לאחר השלמת העברת הנתונים. עם זאת, גישה זו עלולה להשפיע לרעה על הפרודוקטיביות ולהוסיף חורי אבטחה לנתוני הארגון.

מציין תוכן משלו

אותו דואר פעיל. בעיה נפוצה נוספת בעת הגירה מ-IBM Notes היא נתקלים בהרבה טקסט עשיר. Exchange ו-Office 365 אינם תומכים בטבלאות משולבות, לחצנים, טפסים שמורים ותוכן קנייני אחר ב-Notes. כתוצאה מכך, תצטרך להתכונן לאובדן הפונקציונליות הזו או להשקיע בפתרון העברה שיכול להמיר את האלמנטים הללו לפורמט שניתן להעברה. בוא נגיד מיד שפתרונות מ-Quest אינם ממירים זאת בשום צורה ויכולים להעביר רק מכתבים כאלה כקבצים מצורפים כך שהמשתמש יוכל לפתוח אותם דרך לקוח Notes.

קבוצות ופנקסי כתובות אישיים

ארגונים רבים עושים שימוש נרחב ברשימות תפוצה ציבוריות עבור פנימיות ו
תקשורת חיצונית. בנוסף, למשתמשי Notes לעתים קרובות חשוב לשמור על קשרים עסקיים בפנקסי הכתובות האישיים. מקורות נתונים אלה הם קריטיים לפעילות העסקית וחייבים לעבור טרנספורמציה יעילה במהלך ההגירה לפלטפורמת Microsoft. כתוצאה מכך, חשוב להכין קבוצות באופן אוטומטי להגירה ל-Active Directory ולהמיר ביעילות את כל הכתובות האישיות, אפילו אלה המאוחסנות על שולחנות העבודה של המשתמשים.

אינטראקציה עם אפליקציות Notes

נקודות אינטגרציה בין יישומים ושירות הדואר, כגון תהליכי התאמה, חשובות בעת תכנון ותזמון העברות. ל-IBM Notes יש אינטגרציה הדוקה יותר בין דואר אלקטרוני ליישומים מאשר פלטפורמות אחרות. האינטגרציות הללו יכולות לכלול הכל, החל מקישורי doclinks פשוטים ועד לתהליכים עסקיים.

משאבים ומאגרי דואר

ארגונים רבים משתמשים במסדי נתונים של הזמנת משאבים, מסדי נתונים של דואר ומסדי נתונים משותפים אחרים ב-Notes. כתוצאה מכך, מאגרי מידע אלו ממלאים תפקיד חשוב בתפקוד הארגון. כדי להבטיח המשכיות עסקית ותפוקת עובדים, חשוב מאוד לשקול את הגישה ואת העיתוי של היישום עבור:

• יצירת תיבות דואר של משאבים בסביבת היעד;
• העברת נתונים ממאגר ההזמנות ל- Exchange;
• הבטחה שמשתמשי שתי המערכות יכולים לשתף פעולה ולהשתמש במשאבים ב-Notes ו-Exchange.

שלב 4: ממקסם את יעילות ההגירה

בנוסף להבטחת דיוק הנתונים, חשוב גם להבטיח שההגירה תהיה יעילה ככל האפשר בהתחשב בדרישות הארגון. האפקטיביות של הגירה ישירות תלויה לא רק בעלויות ישירות, אלא גם במידת ההשפעה על העסק.

ארכיטקטורת פתרונות הגירה

אחד הגורמים החשובים ביותר המשפיעים על היעילות הוא הארכיטקטורה של פתרון ההגירה. חשוב לבחור פתרון עם ארכיטקטורת ריבוי הליכי שרשרת המאפשרת לשרת העברה אחד להעביר מספר משתמשים בו זמנית. ארכיטקטורה מרובת הליכי מפחיתה את דרישות חומרת ההגירה ומגבירה את מהירות ההגירה, ומפחיתה באופן דרמטי את עלות הפרויקט הכוללת. אל תלך שולל על ידי פתרונות מיגרציה שמתיימרים להיות מרובי-שרשורים אך למעשה מעבירים רק משתמש אחד בכל פעם ודורשים הוספת תחנות עבודה כדי להעביר משתמשים נוספים בכל פעם. בהתאם לתצורה ולסביבה, פתרונות אמיתיים עם ריבוי הליכים יעילים ב-30 עד 5000 אחוזים יותר בעת העברת נתונים ל-Exchange ו-Office 365.

תהליך הגירה

הגירה כוללת שלבים רבים והתהליכים חייבים להתרחש בזמן הנכון כדי להבטיח מעבר חלק. כדי למזער את ההפרעה העסקית ולמקסם את היתרונות של ההגירה, כל התהליכים חייבים להיות משולבים ונשלטים על ידי אפליקציה אחת שיכולה לטפל בכל שלב של ההגירה בזמן.

גמישות ושירות עצמי

חלק מהמשתמשים והמחלקות יצטרכו לסטות מתהליך ההגירה הסטנדרטי. לדוגמה, למחלקה המשפטית עשויות להיות דרישות אחסון שונות, או שמנהלים יצטרכו להעביר את כל תיבת הדואר והארכיון שלהם. לכן, חשוב לבחור בפתרון הגירה גמיש המאפשר לצוות ההגירה להסתגל בקלות לדרישות אלו. אחת הדרכים היעילות ביותר לספק גמישות זו היא לאפשר שירות עצמי עבור חלק מהמשתמשים שלך. לדוגמה, ייתכן שחלק מהמשתמשים יורשו להעביר נתונים נוספים מקובצי הדואר הראשיים שלהם או נתונים מקומיים כדי להמיר אותם מאוחר יותר לארכיון אישי בשרת.

שלב 5: הפעל העברת בדיקה

לאחר השלמת הערכת טרום-הגירה, אסטרטגיית הדו-קיום הושלמה סופית והוגדרו תוכניות אופטימיזציה, חיוני לקבל אישור לאסטרטגיה באמצעות הגירת פיילוט אחת או יותר.

מטרת הגירת הפיילוט היא לבחון את הנהלים שפותחו ולזהות בעיות שעלולות להתעורר לאחר תחילת ההגירה המלאה, ולתת להם את האפשרות לפתור אותן לפני תחילת ההגירה החיה. כתוצאה מכך, יש לצפות לבעיות במהלך הגירת פיילוטים ואף להתקבל בברכה.

קביעת נפח הגירת הטייסים

הגירת הפיילוט צריכה להיות גדולה מספיק כדי לאסוף מדגם מייצג של נתונים ולענות על שאלות רלוונטיות שעלולות להיתקל במהלך ההגירה הקרבית. אם אתה מעביר כמה אלפי תיבות דואר, גודל המדגם אמור להיות מספיק. עבור הגירות גדולות מאוד האחוז עשוי להיות נמוך יותר.

בחירת נתונים ומערכות

במהלך תהליך הגירת הפיילוט, חשוב להשתמש בנתוני לחימה ובמערכות לחימה. זה חשוב מאוד מכמה סיבות:

• אתה צריך להבין איך סביבת הלחימה תתנהג. סביבה שנוצרה באופן סינתטי לא תהיה מייצגת את סביבת הלחימה.
• תוכל לקבל מידע נוסף על הודעות מוצפנות, תדירות סוגי הודעות שלא נמצאו ב-Exchange ודרישות אחסון בהתבסס על נתונים לדוגמה.

הגדרת ציפיות

תהליך ההגירה הפיילוט מספק גם הזדמנות מצוינת לבחון את קריטריוני ההצלחה המפורטים עבור הפרויקט ולכייל את הציפיות עבור ההגירה שנותרה. אם נדרשות התאמות, יש לתעד אותן ולהביא אותן בחשבון במהלך הגירה קרבית.

שלב 6: תכנן את זמן ההגירה כדי למזער את ההשפעה על הארגון

קיבוץ משתמשים

כדי למזער את ההשפעה על המשתמשים ועל הארגון בכללותו, יש להעביר משתמשים שעובדים יחדיו במקביל. גורמים מרכזיים שיש לקחת בחשבון בעת ​​יצירת קבוצות אלה כוללים האצלה. חפש פתרון שיכול להמליץ ​​על אוספים להעברה על סמך מידע על קשרי משתמשים בסביבת המקור.

תזמון הגירה

לאחר השלמת העברת הקבוצה, הקפד לתזמן את השעה שבה
ההשפעה על משתמשים אלה היא מינימלית. משמעות הדבר עשויה להיות תזמון חלון העברה לשעה ספציפית ביום כדי להימנע מהגירה בשעות העבודה, בסוף חודש בשנה או במהלך חלונות תחזוקה. לדוגמה, צוותי מכירות כנראה לא צריכים לעבור עד לקראת סוף הרבעון, ולמחלקות החשבונאות והמשפטיות יהיו הגבלות לגבי המועד שבו הם יכולים לעבור.

שלב 7: התחל את ההגירה ועקוב אחר התקדמותה

עם גישות העברת נתונים מאומתות לפי פיילוט, הגירות קרב צריכות להפוך לאירועים שגרתיים. סביר להניח שיהיו התאמות קלות לאורך התהליך כדי להתאים לצרכים של קבוצות מסוימות. עדיין יהיה צורך במעקב קפדני כדי להבטיח שכל המקרים יילקחו בחשבון בשלב התכנון והפיילוט. עם זאת, התהליך חייב להפוך לאוטומטי יותר ויותר. ביצוע לוח הזמנים של ההגירה הקרבית חשוב כדי לתעד ולתקשר את ההתקדמות בכל הארגון כדי לספק אישור לכך שהציפיות מתקיימות. ניטור ומשוב נותרים היבטים מרכזיים של הגירה מוצלחת לאורך כל התהליך.

מסקנה

כיסינו את הדברים שעליך לקחת בחשבון בעת ​​העברת שירות הדואר שלך. אם אתם נמצאים כעת בתהליך של בחירת פתרון הגירה או רק חושבים עליו, חשוב לקחת את כל זה בחשבון. אנו עובדים עם פתרונות הגירה מ-Quest ומוכנים להמליץ ​​עליהם כיעילים ביותר בצמצום מספר הצעדים הידניים והגדלת כמות הנתונים המועברים כתוצאה מההגירה.

אם אתה רוצה ללמוד עוד על גישות יעילות להגירה, שלח בקשה ל טופס משוב באתר שלנו או פשוט התקשרו, ותוכלו גם ללמוד חומרים נוספים באמצעות הקישורים הבאים:

מאמר: הגירה של IBM Lotus Notes/Domino ל-Microsoft Exchange

Quest Migrator עבור הערות להחלפה באתר Gals

Quest Co-existence Manager עבור Notes באתר Gals

Quest Migrator עבור הערות להחלפה באתר Quest

Quest Co-existence Manager עבור Notes באתר Quest

מקור: www.habr.com