מערכת ERP: מה זה, למה ליישם אותה והאם החברה שלך צריכה את זה

בהטמעת מערכות ERP מוכנות, 53% מהחברות הִתנַסוּת אתגרים רציניים הדורשים שינויים בתהליכים עסקיים ובגישות ארגוניות, ו-44% מהחברות מתמודדות עם בעיות טכניות משמעותיות. בסדרת מאמרים נסביר מהי מערכת ERP, כיצד היא מועילה, כיצד לקבוע את הצורך בהטמעתה, מה צריך לדעת בבחירת ספק פלטפורמה וכיצד ליישם אותה.

הרעיון של מערכת ERP מגיע מארה"ב ומתורגם מילולית כתכנון משאבים ארגוניים - Enterprise Resource Planning. מבחינה אקדמית, זה נראה כך: "ERP היא אסטרטגיה ארגונית לשילוב ייצור ותפעול, ניהול עבודה, ניהול פיננסי וניהול נכסים, המתמקדת באיזון מתמשך ואופטימיזציה של משאבי ארגונים באמצעות חבילת תוכנת יישומים (תוכנה) מיוחדת ומשולבת. מספק מודל נתונים ותהליכים משותפים לכל תחומי הפעילות."

כל ספק יכול להבין את המערכת שפיתח בדרכו שלו, בהתבסס על המיקוד והמשימות שיש לפתור. לדוגמה, מערכת ERP אחת מתאימה יותר לקמעונאות, אך אינה מתאימה לבית זיקוק נפט. יתרה מכך, כל חברה והעובד שלה שמשתמשים בפלטפורמה מדמיינים אותה אחרת, בהתאם לחלק איתו הם באים במגע בעבודתם.

בבסיסה, ERP היא מערכת מידע לניהול כל התהליכים העסקיים ומשאבי החברה המבוססת על מסד נתונים אחד. 

למה צריך מערכת ERP?

כמו כל מערכת מידע, ERP עובד עם נתונים. כל עובד ומחלקה יוצרים כל הזמן מאות מגה-בייט של מידע. בארגון קטן, למנהל יש גישה ישירה לכל המידע וזמן לניטור תהליכים. אם נוצר נפח גדול של נתונים במסגרת של תהליכים עסקיים אחד או שניים, אזי המנהל צריך רק לבצע דיגיטציה באמצעות פתרונות IT ממוקדים. בדרך כלל, ארגון קונה תוכנת הנהלת חשבונות, למשל, CRM.

ככל שהחברה גדלה, אותם תהליכים בודדים שקודם לכן לקח זמן מינימלי לניהול הופכים לכמויות גדולות של מידע. בשילוב עם תהליכים עסקיים אחרים, זרימות מידע שונות דורשות צוות אדמיניסטרטיבי ענק לשלב ולנתח אותם. לכן, מערכת ERP נדרשת לא על ידי עסקים קטנים, אלא על ידי עסקים בינוניים וגדולים.

איך להבין שחברה צריכה מערכת ERP

סיפור אופייני ללקוחות שלנו הולך ככה. בשלב מסוים מתברר שכל התהליכים העיקריים הם אוטומטיים, ויעילות העבודה לא עולה. 

מסתבר שכל תהליך ממוקם במערכת מידע נפרדת משלו. כדי לקשר ביניהם, העובדים מכניסים נתונים ידנית לכל מערכת, ולאחר מכן ההנהלה אוספת ידנית את הנתונים המשוכפלים כדי לנתח את הפעילות של החברה כולה. באופן עקרוני, מכניקת עבודה כזו היא פרודוקטיבית עד לנקודה מסוימת. העיקר הוא לקבוע את רגע השגת היעילות המקסימלית לפני שהיא מתרחשת, ולא כאשר יש צורך לשנות את מנגנוני התהליכים במצב חירום.

אף אחת ממערכות המידע לא תדווח לעולם שהגיע הרגע בו החברה גדלה לרמה שבה יש צורך במערכת ERP. הניסיון העולמי מראה 4 סימנים עיקריים שיאפשרו לך להבין זאת:

אין מספיק נתונים כדי לקבל החלטה ניהולית מושכלת.

לכל החלטה בעסק יש השלכות שבסופו של דבר גורמות להפסדים כספיים או להיפך, להכנסה. איכות ההחלטה תלויה במידע שעליו היא מבוססת. אם הנתונים אינם מעודכנים, חלקיים או שגויים, ההחלטה תהיה שגויה או לא מאוזנת. 

הסיבות העיקריות לחוסר עקביות של מידע: 

• מידע קריטי מפוזר בין עובדים ומחלקות בודדים; 

• אין תקנות לאיסוף נתונים; 

• המידע נאסף על ידי עובדים בעלי תפקידים שונים ובזמנים שונים.

עם פלטפורמת ERP שמתאימה לתהליכים העסקיים שלך, תוכל לרכז את כל הנתונים שלך. כל המידע נוצר על ידי כל עובד ומחלקה במערכת אחת בזמן אמת. המשמעות היא שהנתונים שאתה וכל אחד אחר בחברה עשויים להזדקק להם תמיד מדויקים ועדכניים ככל האפשר.

חוסר אינטגרציה בין מערכות IT מוביל לכשלים תפעוליים ומפריע לצמיחת החברה.

לכל מערכת IT דרישות משלה לפורמט נתונים, שנבנו בזמנים שונים ובשימוש בטכנולוגיות, עקרונות ושפות תכנות שונות. הדבר בא לידי ביטוי בעבודה של עובדים, המקיימים אינטראקציה כאילו בשפות שונות, ובמהירות האינטראקציה. 

מערכת ERP משלבת פונקציות בודדות לחלל אחד משולב וקל להבנה. מערכת ה-ERP פועלת כמתרגמת, דוברת שפות תכנות מרובות כדי להבטיח שיתוף פעולה ועקביות.

הלקוחות שלך לא מרוצים מהשירות.

אם לקוחות מתלוננים או עוזבים, כדאי לחשוב על יעילות. זה נובע מביקוש גובר על ההיצע, איחור במשלוחים, שירות איטי או סתם תחושה כללית שאין לעסק משאבים או זמן לטפל בכל לקוח. 

כאשר עסק גדל לגודל בינוני או גדול, ERP הופך לקוחות לא מרוצים לנאמנים. הלקוחות מתחילים להרגיש את השיפור בשירות ולחוות את השינויים יחד עם החברה.

אתה משתמש במערכות מיושנות.

על פי מחקר דוח מגמות הגנת נתונים של Veeam 2020, המחסום העיקרי לטרנספורמציה עסקית דיגיטלית הוא טכנולוגיות מיושנות. אם חברה עדיין עובדת עם מערכות כניסה ידניות או מסמכי נייר, אז בתקופה שלאחר המגפה היא בהחלט תישאר מאחור. 

בנוסף, מערכות ה-IT של חברה עשויות להיות מודרניות למדי אך מפורקות. במקרה זה, כל מחלקה יוצרת בונקר מידע משלה, שהנתונים ממנו יוצאים במינונים או בצורה לא נכונה. אם האינטגרציה של מערכות בודדות היא יקרה מאוד או בלתי אפשרית, אז יש צורך לשנות אותן למערכת ERP אחת.

אילו יתרונות מספקת מערכת ERP לעסק?

מערכת ERP היא מוצר שחברה רוכשת על חשבונה. יישומו נתפס כהשקעה שאמורה להביא רווח. אף יצרן מערכות ERP לא מבטיח שזה יביא לצמיחה בהכנסות לחברה. וזה חל לא רק על מערכות ERP, אלא גם על כל פתרונות IT. עם זאת, כל היתרונות של יישום משפיעים בעקיפין על הרווחים:

חיסכון במערכות IT

במקום לבזבז משאבים על מספר מערכות שונות, שכל אחת מהן דורשת תמיכה מיוחדת, תשתית, רישיונות והכשרת עובדים, אתה יכול לרכז את כל העלויות בפלטפורמת ERP אחת. הוא מורכב ממודולים שמחליפים מערכות שונות עם חלקים משולבים. 

אם מערכת ERP פותחת מאפס כדי לענות על הצרכים של חברה ספציפית, היא יכולה לכלול מערכות ושירותים של צד שלישי שיהיה נוח לעבודה עם שותפים עסקיים, ספקים, לקוחות וצדדים נגדיים אחרים.

שקיפות מלאה

ERP מספק להנהלה גישה מלאה לכל תהליך עסקי בכל מחלקה 24/7. לדוגמה, אתה יכול לעקוב אחר מלאי על בסיס יומי, כולל משלוחים מתוכננים ומשלוחים במעבר. תמונה מלאה של רמות המלאי מאפשרת לך לשלוט בצורה מדויקת יותר בהון החוזר.

דוחות אוטומטיים ותכנון רב עוצמה

ERP יוצר מערכת דיווח אחת ומאוחדת לכל התהליכים. זה מייצר באופן אוטומטי דוחות וניתוחים שימושיים בכל עת. בעזרתו, ההנהלה לא תצטרך לאסוף ידנית גיליונות אלקטרוניים ומכתבים. 

כך, הפלטפורמה מפנה זמן לתכנון אסטרטגי, ניתוח טוב יותר והשוואה של ביצועי המחלקות. מערכת ERP עוזרת למצוא טרנדים באנליטיקה שלא הבחינו בהם קודם ואפילו לא הייתה להם הזדמנות להבחין בהם.

צמיחה ביעילות

ERP עצמו אינו תרופת פלא. חשוב לא רק לעמוד בפרטי העסק, אלא גם ליישם אותו נכון. לפי מחקר עם 315 ספקי מערכות ERP מדף, נתח ההטמעות שהצליחו חלקית בלבד נאמד בין 25 ל-41 אחוזים, תלוי בתעשייה. ה-ERP הנכון מפחית משמעותית את הזמן והמאמץ המושקעים בעבודה שגרתית. 

שירות לקוחות

שירות לקוחות הוא חלק מרכזי בעסק. מערכת ERP מעבירה את המיקוד של העובדים מניהול רישומי לקוחות לבנייה ותחזוקה של קשרים עם הלקוחות. 

הסטטיסטיקה מראה כי 84 אחוז מהלקוחות מאוכזבים בחברה אם הם לא מקבלים מספיק תשובות לשאילתות. ERP מספק לעובד את כל המידע הדרוש והיסטוריית הלקוח ממש ברגע הפנייה. העובדים עוסקים איתה לא בבירוקרטיה, אלא במשיכת ושימור לקוחות. הלקוחות מרגישים את היתרונות של יישומו, גם מבלי לדעת על השינויים בחברה.

הגנת נתונים

אין כמעט מערכת מידע שיכולה לספק ערובה מוחלטת לאבטחת מידע. נתונים אישיים של לקוחות ועובדים, מיילים, קניין רוחני, נתונים פיננסיים, חשבוניות, חוזים – ככל שיותר מערכות מעבדות מידע זה, כך קשה יותר לעקוב אחר סיכונים. מערכת ה-ERP מציגה סטנדרטים אחידים לגישה, קלט ופלט נתונים ואחסון מרכזי של מידע. 

עם זאת, ככל שנתח השוק של מערכת ERP מוכנה גדול יותר, כך היא נתונה להתקפות האקרים לעתים קרובות יותר. עדיף לפתח מערכת ERP משלך, שבסיס הקוד שלה רק לך תהיה גישה אליו. אם מערכת ה-ERP של החברה שלך מפותחת מאפס, האקרים לא יוכלו למצוא עותקים של המערכת כדי לבדוק אותה לאיתור נקודות תורפה תחילה.

שיתוף פעולה פרודוקטיביות

לעיתים קרובות העניין בשיתוף פעולה בין מחלקות או עובדים דועך מכיוון שהעברת נתונים מצריכה פעולות שגרתיות רבות או בשל האקלים הפסיכולוגי בחברה. מערכת מאוחדת הופכת את הגישה למידע לאוטומטית, מבטלת את החוויה השלילית של הגורם האנושי ומאיצה את התקשורת בתוך החברה.

תהליכים עסקיים מאוחדים

מערכות ERP מובנות מראש מפותחות בהתאם לשיטות העבודה המומלצות בתעשייה. זה מאפשר לעסקים לתקן את התהליכים שלהם. 

עם זאת, במציאות, ארגון צריך לעשות בחירה קשה: או שלוקח זמן רב ויקר להגדיר ולשנות את מערכת ה-ERP כך שתעמוד בסטנדרטים של הארגון, או שזה כואב להתאים את התהליכים העסקיים שלו ל- סטנדרטים של מערכת ה-ERP. 

ישנה דרך שלישית - לפתח את המערכת בהתחלה לתהליכים העסקיים שלך.

מדרגיות

בין אם אתה מרחיב את בסיס הלקוחות שלך, מתרחב לשווקים חדשים, מציג תהליכים, מחלקות או מוצרים חדשים, או מרחיב את העסק שלך בדרך אחרת, עם הספק הנכון, פלטפורמת ה-ERP שלך יכולה להסתגל לשינויים.

מאחר ומערכת ה-ERP מיושמת בכל תהליכי החברה, רשימת ההטבות יכולה לגדול בהתאם לפרטים הספציפיים. ישנם עשרות ומאות פתרונות מוכנים שפותחו בשוק המכריעים קונים למסגרת של מנויים, מהירות עדכונים ותמיכה, פונקציונליות סגורה וארכיטקטורה – במסגרת ספק יחיד. רק פיתוח של מערכת ERP משלך מספק מקסימום הזדמנויות ללא כל הגבלה. 

קראו את המאמרים הבאים כדי ללמוד כיצד לבחור יצרן מערכת ERP, אילו שאלות לשאול כדי לא להפסיד כסף, ומה לקחת בחשבון בעת ​​תכנון היישום.

מקור: www.habr.com