כיצד עזרנו לשנות את עבודת מחלקת הנהלת החשבונות ב-MOEK

כתבנו כמה פעמים על איך הטכנולוגיות שלנו עוזרות ארגונים שונים ואפילו מדינות שלמות לעבד מידע מכל סוג של מסמכים ולהזין נתונים למערכות הנהלת חשבונות. היום נספר לכם איך יישמנו ABBYY FlexiCapture в חברת האנרגיה של מוסקבה מאוחדת (MOEK) - הספק הגדול ביותר של חום ומים חמים במוסקבה.

דמיינו את עצמכם במקום רואה חשבון רגיל. אנחנו מבינים שזה לא קל, אבל נסו בכל זאת. כל יום אתה מקבל מספר עצום של חשבונות נייר, חשבוניות, אישורים וכדומה. ובעיקר הרבה - בימים שלפני הדיווח. יש לבדוק את כל הפרטים והסכומים במהירות ובקפידה, להקליד ולהזין למערכת הנהלת החשבונות, לבצע עסקאות ידנית ולשלוח מסמכים לארכיון, על מנת שניתן יהיה להגישם מיידית לאימות למבקרים פנימיים, לשירות המס, לתעריף. רשויות רגולטוריות ואחרות. קָשֶׁה? אבל מדובר בנוהג עסקי ותיק שקיים בחברות רבות. יחד עם MOEK, פישטנו את העבודה הקפדנית הזו והפכנו אותה לנוחה יותר. אם אתה מעוניין איך היה, ברוך הבא לחתול.

התמונה מציגה את מוסקבה CHPP-21, היצרנית הגדולה באירופה של אנרגיה תרמית. החום שנוצר בתחנה זו מסופק על ידי MOEK ל-3 מיליון תושבים בצפון מוסקבה. מקור צילום.

ל-MOEK יש תריסר וחצי סניפים במוסקבה. הם נותנים שירות ל-15 ק"מ של רשתות הסקה, 811 תחנות תרמיות ובתי דוודים, 94 נקודות חימום ו-10 תחנות שאיבה, וכן בונים ומתקינים מערכות אספקת חום חדשות. החברה רוכשת מגוון ציוד ושירותים לפעילות העסקית: כ-2000 רכישות בשנה. הכנת המסמכים בכל מחלקה יוזמת הרכישה מתבצעת על ידי עובדים מיוחדים - מפקחי חוזים.

איך עובדים חוזים בחברה גדולה? כאשר אוצרים מתקשרים בהסכם, הם מקבלים מסמכי נייר חשובים רבים מהצדדים המקבילים שלהם: תעודות משלוח, אישורי מתן שירות, חשבוניות, אישורים וכו'. בדרך כלל, האוצר סורק מסמכים עסקיים ולאחר מכן מצרף את הסריקות להזמנה במשאב הארגוני. מערכת ניהול. המבקר הפיננסי בודק ידנית את כל הנתונים. לאחר מכן, האוצרת לוקחת את המסמכים המקוריים למחלקת הנהלת החשבונות. או שהשליח עושה זאת, ואז העברת מסמכים עשויה להימשך זמן רב יותר - ממספר שעות עד מספר ימים.

והכל יהיה בסדר, אבל, כמו בחברות רבות אחרות:

• מסמכים עשויים להגיע למחלקת הנהלת החשבונות מספר ימים לפני הגשת הדיווח. ואז רואי חשבון צריכים לבלות ימים ולילות במקום עבודתם. יש לבדוק ידנית האם כל החשבוניות, החשבוניות וכו' ממולאות כהלכה, לאחר מכן, אם הכל תקין, העובד מקליד מחדש את הנתונים למערכת הנהלת החשבונות ומבצע רישומים. במקביל, 90% מזמנו של רואה החשבון מוקדש להדפסה מחדש של נתונים - פרטים, סכומים, תאריכים, מספרי פריטים וכו'. בגלל זה, קיים סיכון לטעויות.
• מסמכים עשויים להגיע עם שגיאות. ולפעמים חסרים כמה שטרות או תעודות. לפעמים זה מתברר בימים האחרונים לפני הגשת הדיווח. בשל כך, העיתוי של אישור המסמך עלול להתעכב.
• לאחר ביצוע הערכים, רואי החשבון מאחסנים חשבוניות, חשבוניות ופועלים בארכיון נייר וארכיון נפרד. למה זה קשה? כך למשל, MOEK פועלת לפי תעריפים, ולכן היא מחויבת לדווח באופן שוטף על עלויותיה לרשויות המבצעות. וכאשר מגיעה ביקורת המדינה או המס הבאה למחלקת הנהלת החשבונות, העובדים צריכים לחפש מסמכים במשך זמן רב.

כך נראתה בעבר מחלקת הנהלת החשבונות של MOEK:


MOEK הייתה הראשונה בתעשיית האנרגיה שהחליטה לבנות מחדש ולפשט את התוכנית הזו כדי לסגור במהירות עסקאות ולהגיש דוחות, להעריך טוב יותר את השינויים בשוק ברכש ולתכנן את האסטרטגיה הפיננסית שלה. לא היה קל לשנות לבד את שיטת העבודה הוותיקה של מחלקת הנהלת החשבונות, ולכן החברה החליטה לשנות אותה יחד עם שותפתה - ABBYY.

לא מוקדם יותר מאשר נעשה

צוות של מומחי ABBYY הטמיע פלטפורמה אוניברסלית לעיבוד מידע חכם ב-MOEK ABBYY FlexiCapture ומוגדר:

• תיאורים גמישים (תבניות מיצוי נתונים) לעיבוד מסמכים. דיברנו בפירוט על מה זה ולמה זה נחוץ ב-Habré כאן и כאן. באמצעות הפתרון, MOEK מעבדת יותר מ-30 סוגי מסמכים (לדוגמה, תעודת ציוד מותקן או תעודת עמלות סוכנות) ומחלצת מהם למעלה מ-50 מאפיינים (מספר מסמך, סכום כולל כולל מע"מ, שם קונה, מוכר, קבלן, כמות סחורה וכו');
• מחבר לביצוע בדיקות והעלאת נתונים, שחיבר את ABBYY FlexiCapture, SAP ו-OpenText. הודות למחבר, ניתן היה לבדוק אוטומטית נתונים מההזמנה והחוזה באמצעות ספריות שונות. נדבר על כך להלן;
• ייצוא מסמכים לארכיון אלקטרוני המבוסס על OpenText. כעת כל סריקות המסמכים מאוחסנות במקום אחד;
• טיוטה של ​​ערכים חשבונאיים ב-SAP ERP עם קישורים לתמונות סרוקות של מסמכים.

לאחר מכן עובדי ABBYY ו-MOEK פיתחו טופס חיפוש כך שרואה החשבון יוכל, תוך שניות, למצוא חשבונות חשובים לפי כל מאפיין בארכיון האלקטרוני ולהגיש אותם לבדיקות מס.

החיפוש אפשרי באמצעות 26 קריטריונים שונים (ניתן להקליק על התמונה):

לאחר ש-MOEK בדק בהצלחה את המערכת כולה, היא הופעלה. הפרויקט כולו, כולל אישורים, הבהרות ושיפורים, הסתיים תוך 10 חודשים.

תכנית העבודה לאחר הטמעת ABBYY FlexiCapture:


האם אתה מרגיש ששום דבר לא השתנה? כן, התהליך העסקי נשאר זהה, רק שרוב הפונקציות מבוצעות כעת על ידי המכונה.

חיווט, בוצע!

איך הדברים עכשיו? נניח שאוצר החוזה קיבל סט מסמכים ראשוניים לעסקה לאספקת משאבות לתחנות כוח תרמיות, או, למשל, בניית רשתות חימום. המומחה כבר לא צריך לבדוק בעצמו את שלמותם ותכולתם של המסמכים, להתקשר לשליח ולשלוח את המסמכים המקוריים למחלקת הנהלת החשבונות. האוצר פשוט סורק את סט המסמכים העיקריים החתומים, ואז הטכנולוגיה משתלטת.

באמצעות מערכת סריקת רשת, עובד שולח סריקות בפורמט TIFF או PDF לתיקיה החמה שלו או למייל. לאחר מכן הוא פותח את תחנת הקלט האינטרנט של ABBYY FlexiCapture ובוחר את סוג המסמך שהוגדר לעיבוד. לדוגמה, "רכישת עבודות/שירותים בדמי סוכנות", "קבלת משאבים חומריים וטכניים (MTR)" או "חשבונאות נכסים".

סוג הסט קובע את מספר וסוגי המסמכים והנתונים הנדרשים שעל המערכת לסווג, לזהות ולאמת.

האוצר מעלה סריקות לצורך זיהוי. המערכת בודקת אוטומטית את הימצאות כל המסמכים, תוכן כל נייר, והשרת מזהה את הפרטים - תאריך חוזה, סכום, כתובת, מספר זיהוי מס, מחסום ונתונים נוספים. אגב, MOEK היא חברת האנרגיה הראשונה ברוסיה שהשתמשה בגישה הזו.

במידה והאוצר לא העלה את כל המסמכים או שחשבונית כלשהי אינה מכילה את כל הנתונים, המערכת מבחינה בכך ומבקשת מיד מהעובד לתקן את הטעות:

המערכת מתלוננת ומבקשת להוסיף את המסמכים החסרים (להלן צילומי המסך ניתנים ללחיצה):

המערכת הבחינה שתוקף המסמך פג:

לפיכך, העובד אינו צריך עוד לקבוע האם המסמך ערוך כהלכה. אם הכל נכון, רוב בדיקות הנתונים מתרחשות אוטומטית ישירות בתחנת הכניסה לאינטרנט. זה מספיק כדי להזין את מספר ההזמנה שצוין ב-SAP ERP. לאחר מכן, הנתונים המוכרים מושווים למידע המעובד ב-SAP: TIN ו-KPP של הצד שכנגד, מספרי חוזים וסכומים, מע"מ, מוצר או שירות. עיבוד ובדיקה של מסמך אחד נמשכים רק כמה דקות.

באמצעות הפרטים - INN ו-KPP - ניתן לבחור את החברה הרצויה מתוך המדריך:

אם יש טעות בחשבונית או בחשבונית, זה לא יאפשר לייצא את המסמך לארכיון. לדוגמא, אם מסמך מורכב בצורה לא נכונה או שאחד התווים מזוהה בצורה לא נכונה, המערכת תציין זאת ותבקש מהעובד לתקן את כל אי הדיוקים. הנה דוגמה:

המערכת גילתה כי Vasilek CJSC אינו נכלל ברשימת ספקי MOEK.

זה מאפשר לעובדים לעקוב אחר שגיאות לפני שהמסמך מגיע למחלקת הנהלת החשבונות.

אם כל הבדיקות הושלמו בהצלחה, אז בלחיצה אחת נשלח עותק סרוק של המסמך לארכיון האלקטרוני של OpenText, וב-SAP מופיעים קישור וכרטיס עם המטא נתונים שלו. רואה חשבון או אוצר תמיד יכולים לצפות בארכיון האלקטרוני ברשימת מסמכים לסדר הנדרש ומידע על מי עיבד את המסמכים, באיזו מסגרת זמן ועם איזו תוצאה.

פיוטר פטרוביץ' הסתכל בארכיון האלקטרוני, ...

...לראות מי העלה מסמכים להזמנה מס' 1111.

לאחר העלאת נתונים וסריקות מ-ABBYY FlexiCapture ל-SAP, מופיעה טיוטה של ​​עסקה עם נתונים מלאים מראש וקישורים לתמונות סרוקות של מסמכים.

טיוטה של ​​חיווט:

לאחר מכן רואה החשבון מקבל הודעת דוא"ל עם קישור לטיוטה המוגמרת וסריקות. המומחה כבר לא צריך להיאבק בנייר. כל שעליו לעשות הוא לבדוק בסריקות את סכום העסקה הכולל, הימצאות חותמת וחתימה ולבצע את העסקה. רואה החשבון משקיע בזה פחות מדקה.

תוצאות הפרויקט

• באמצעות טכנולוגיות ABBYY, MOEK פשטה והאיצה לא רק את החשבונאות, אלא גם את הבקרה הפיננסית. כדי לבצע פרסום, העובדים כבר לא צריכים לחכות לשליח עם המסמכים המקוריים - כל מה שהם צריכים לעשות הוא לקבל סריקה עם נתונים מאומתים כבר מהארכיון האלקטרוני בקליק אחד. נכון, עדיין צריך מסמך נייר. אבל כעת ניתן לשלוח אותו למחלקת הנהלת החשבונות מאוחר יותר. בהגיעו לשם, העובד יסמן את התיבה "התקבל מקורי" במערכת הנהלת החשבונות.
• העובדים מקבלים מיד את כל הנתונים הדרושים על העסקה מסריקות, מבצעים עסקאות בזמן ומכינים את כל המסמכים לדיווח מראש. כעת הם לא חוששים מבדיקות פנימיות או חיצוניות.
• רואי חשבון מבצעים עסקאות פיננסיות פי 3 מהר יותר, ו-MOEK סוגר את תקופת הדיווח 10 ימים קודם לכן.
• כל סניפי MOEK מאחסנים מסמכים חשבונאיים בארכיון אלקטרוני אחד. הודות לכך, ניתן למצוא כל חשבונית, חוזה או פעולת השלמה, וכן כל מאפיינים מהם (סכומים, מע"מ, טווחי מוצרים או שירותים) פי 4 מהר יותר מבעבר.
• הפתרון מעבד יותר מ-2,6 מיליון דפי מסמכים בשנה.

במקום מסקנה

MOEK משתמש ABBYY FlexiCapture כבר שנתיים ובמהלך הזמן הזה אספתי סטטיסטיקות. התברר שרואי חשבון מבצעים 2% מהכניסות מבלי לבצע שינויים בטיוטות. המשמעות היא שניתן לדלג על פרסומים כאלה באופן אוטומטי לחלוטין בעתיד. כך קרה שהמוצר הזה היה למעשה הצעד הראשון של החברה לקראת הכנסת אלמנטים של "בינה מלאכותית" לתהליכים העסקיים של החברה: MOEK מפתחת תוכנית מקבילה.

חברות רוסיות אחרות גם עושות אוטומציה של עבודת הנהלת החשבונות: הופכות אותה לפשוטה ונוחה יותר. לדוגמה, באמצעות טכנולוגיות ABBYY, שירות הבקרה הפיננסית "כלבפרום» מקבל מידע עסקי חשוב פי 2 מהר יותר ומבלה 20% פחות זמן בחיפוש אחר החשבוניות ותעודות המשלוח הנחוצות. טכנולוגיות עיבוד מידע חכמות מסייעות לעובדי מחלקת הנהלת החשבונות של ההחזקה"חֲלוּדָה» מצא באופן מיידי את המסמכים הפיננסיים הדרושים במהלך ביקורת מס המונית. בשנת 2019 מתכננים המומחים של החברה לעבד כ-10 מיליון עמודים של מסמכים.

האם אתה רוצה לדעת יותר על פרויקט MOEK ו-ABBYY? ב-3 באפריל בשעה 11:00, סגן ראש מרכז טכנולוגיית המידע MOEK ולדימיר פוקטיסוב ידבר על פרטי המקרה במפגש חינם סמינר מקוון "כיצד טכנולוגיות בינה מלאכותית עוזרות לחברות בתעשיית האנרגיה להתפתח". הצטרף אם אתה רוצה לשאול שאלות.

אליזבטה טיטרנקו,
עורך הבלוג התאגידי של ABBYY

מקור: www.habr.com