כיצד אנו מבטיחים מבחינה טכנית את פעולת משרדי ABBYY במהלך ההסגר

האבר, שלום! שמי אולג, ואני אחראי על שירות ה-IT בקבוצת החברות ABBYY. לפני יותר מחודש, עובדי ABBYY ברחבי העולם החלו לעבוד ולגור רק בבית. לא עוד שטחים פתוחים או נסיעות עסקים. האם העבודה שלי השתנתה? לא. למרות שבדרך כלל כן, זה השתנה לפני 2-3 שנים. ועכשיו אנחנו מבטיחים מבחינה טכנית את פעילותם של משרדים ב-13 מדינות באותו אופן כמו קודם. רק שעכשיו אנחנו עושים את זה בישיבה בבית - במטבח, על הספה או במרפסת, ובמשרד יש רק אדם אחד תורן. אגב, הנה זה:

היום אדבר על הבעיות ששירות ה-IT של ABBYY צריך לפתור כעת, כיצד הדיילים במשרד מצילים אותנו, מדוע MS Teams וזום הם כעת הכל שלנו, ועוד הרבה יותר. ברוכים הבאים לחתול.

לפני הרבה זמן, לפני ההסגר...

לפני 5-7 שנים ABBYY הייתה חברה שהתמקדה בפיתוח תשתיות פנימיות. השתמשנו במוצרי ענן מעט – ניסינו לפרוס אפליקציות באופן פנימי, ולכן הגישה אליהם מבחוץ הייתה קשה. אבל הזמנים השתנו...

מוצרי ענן התפתחו הרבה יותר מהר, הם הציעו יותר גמישות ומגוון בפונקציונליות. ועכשיו זה לעתים קרובות פשוט בלתי אפשרי למצוא אנלוגים עם יכולות מקומיות.

עובדים נזקקו לניידות. מכירות ומשווקים נמצאים כל הזמן בנסיעות עסקים, מטיילים ברחבי העולם, הולכים לפגישות – הם פשוט צריכים גישה למערכות ארגוניות בכל זמן ובכל מקום.

גם דור האנשים השתנה. עובדים צעירים חדשים מעדיפים לעבוד בחללי עבודה משותפים, בבתי קפה או מהבית. הניידות חשובה להם. לכן, טכנית יצרנו סביבת עבודה דומה לזו שקיימת בחיי היומיום. הקולגות נעשים הרבה יותר נוחים כאשר הם לא צריכים לעבור בין המשרד למקום אחר שבו הם יכולים לעבוד.

נכון לעכשיו, משרדים בינלאומיים של ABBYY פתוחים ב-13 מדינות מארה"ב ועד אוסטרליה. והרבה יותר נוח שתהיה תשתית ענן משותפת מאשר להיות "קשורה" למיקום ספציפי על ידי שירותים פנימיים.

לפני מספר שנים, שינינו את האסטרטגיה שלנו והתחלנו להשתמש באופן פעיל ביישומי ענן לצורך עבודתנו. לדוגמה, אנחנו מאוד אוהבים את חבילת Office 365 - MS Teams, OneDrive, SharePoint ואחרים.

זה לא אומר שכל העובדים תלויים בפתרונות ענן. ל-ABBYY יש תשתית פנימית עשירה; לדוגמה, מפתחים משתמשים במתקנים מקומיים כדי להכשיר רשתות עצביות. הייתי אומר שאנחנו משתמשים במוצרי ענן ובתשתית הפנימית שלנו בערך 50/50.

על הפופולריות של RDP

תמיד אפשרנו לעבוד עם הרשת הפנימית מרחוק, וכל אחד בחר בשיטה הנוחה לו. מי שנמצא לעתים קרובות יותר במשרד מעדיף RDP (שולחן עבודה מרוחק). ככלל, לכל אחד יש ציוד משלו בבית: הוא לא תמיד חזק, וכל המשפחה יכולה להשתמש בו. ובעבודה יש ​​מחשב מודרני שמוגדר ומחובר להכל. לכן נוח יותר להתחבר ל-RDP מהבית ומהעבודה מבלי לשים לב למה שיש במחשב האישי.

עבור המשרד, שנמצא במוסקבה (מרכז המו"פ, המשרדים של ABBYY Russia ו-ABBYY Emerging Markets נמצאים כאן), בדרך כלל תמיד היו לנו שני שערים מרוחקים לשולחן עבודה (RD Gateway) לחיבור מרחוק, הם התמודדו. אבל עכשיו שיטת החיבור הזו הפכה פופולרית מאוד. כדי לאזן את העומס, שירות ה-IT פרס שני שערים נוספים. זה כנראה שינוי התשתית היחיד שעשינו מאז מרץ.

להלן, אספק נתונים סטטיסטיים על משרד ABBYY במוסקבה, מכיוון שעובדים כאן יותר מ-800 אנשים והנתונים הם האינדיקטיביים ביותר.

VPN

יש קולגות שרגילים לעבוד עם VPN. עכשיו רבים לקחו ציוד ארגוני הביתה. בעיקר לקחנו איתנו מחשבים ניידים ומסכים. כשאתה עובד כל הזמן מרחוק, צג גדול אחר הוא הרבה יותר נוח. לא רכשנו ציוד נוסף עבור העובדים שלנו.

בְּנֵי לְוָיָה

גם בזמן הסגר אי אפשר להסתדר בלי אנשים במשרד. מינינו שני מנהלי מערכת בתפקיד - יורה וסטאס. כל אחד מהם עובד שבוע במשרד, ומהבית שבוע. לחבר'ה יש לוח זמנים רגיל - מ-10 עד 19.

הם עוזרים לפתור בעיות טכניות שעומדות בפני העובדים. יש לנו הרבה ציוד, ולפעמים הוא מתקלקל. לא פעם, המחשב של מישהו קופא. כמה פעמים בשבוע הכונן הקשיח מתקלקל, משהו נשרף וצריך להחליף או לתקן.

היו מספר מקרים של הפסקות חשמל, כלומר מישהו צריך להפעיל מחדש מחשבים כי העובדים לא יכולים לעשות זאת מרחוק. באופן כללי, 90% מזמנם מוקדש לשמירה על הפעלת ציוד משרדי.

ישנן גם כמה משימות חריגות ששוטרים החלו לבצע במהלך ההסגר.

1. הכנס נייר למדפסות והסר מסמכים מודפסים. זה נחוץ לעובדים המעבדים מסמכים נכנסים ומדפיסים אותם מהמחשבים הביתיים במדפסת עבודה. כשהם יחזרו למשרד, הם יאספו מיד את כל המסמכים, במקום להדפיס 100500 עמודים. כמובן שאפשר היה לעשות זאת מאוחר יותר, אבל אנחנו עוזרים לעמיתינו לא לשנות את התהליך הרגיל - עכשיו יש כל כך הרבה דברים חריגים.
2. ארזנו ומסרנו סורקים ומדפסות לעמיתים שהיו צריכים אותם לעבודה. אחד העובדים, שהתבודד בדאצ'ה שלו, נעזר בחיבור כבל כדי שיהיה לו אינטרנט יציב.

   אגב, אפליקציית ABBYY FineScanner AI לנייד עוזרת גם לסרוק מסמכים, כמו גם לזהות טקסט בהם, להוסיף חתימות, להמיר קבצים ל-12 פורמטים פופולריים ועוד הרבה יותר. עד 31 ביולי כולל אנחנו תן גישה מובחרת ל-ABBYY FineScanner AI.

מה עם בסוף השבוע?

אין עובדים במשרד בסופי שבוע. סיכמנו עם מנהל המערכת שלנו, שגר באוטרדני (שם נמצא משרדנו), שאם יקרה משהו, הוא יבוא לעזור. ועזרתו הועילה: במהלך סוף השבוע היו כמה מקרים של הפסקות חשמל, והיה צורך לשחזר את פעולת הציוד.

עובר

עוד במרץ, הנפקנו כרטיסים ל-mos.ru עבור כל העובדים שצריכים להגיע למשרד במהלך ההסגר. עכשיו, אם אתה צריך ללכת לעבודה, העובד גם מנפיק כרטיס עם קוד QR. אבל היכולת להגיע למשרד לא אומרת שעמיתים הולכים לשם כל יום. בדרך כלל יש רק אדם אחד תורן בבניין. השאר רשאים להגיע רק במקרה חירום.

במשרדים במדינות אחרות

המצב במשרדים אחרים של ABBYY הוא בדרך כלל זהה - הם סגורים, והעובדים עובדים מהבית ומשתמשים באותם כלים. למשל, במשרד אמריקאי אין אפילו קצין תורן. מנהל המערכת המקומי לקח חלק מהציוד מהמחסן לפני ההסגר, וכשעובד חדש מגיע, הוא פשוט שולח את המחשב הנייד שהוגדר בדואר.

איך להישאר מחובר

כעת העומס על ערוצי התקשורת אפילו ירד בהשוואה לתקופה שבה אנשים עבדו במשרד. התעבורה העיקרית - הורדת קבצים וצפייה בסרטונים - היא כעת על ספקים ביתיים. לא היה צורך להרחיב את הערוצים, למרות שתכננו זאת השנה.

במהלך ההסגר, הדבר הראשון שעשינו היה לבדוק היטב את התקנות לשחזור תקשורת - הוספנו מספר בדיקות ניטור, פיתחנו תוכנית למעבר לערוצי גיבוי, ובדקנו את כללי איזון העומס.

איך הבטחת אבטחה מרחוק?

ללא ספק, הדבר החשוב ביותר היה הבטחת האבטחה. אבל גם לזה התכוננו. לפני שנה הוצג אימות דו-גורמי. אני חושב שזה אחד הדברים החובה כשאנשים עובדים הרבה מחוץ לסביבה הארגונית. וזה מסוג הדברים שאתה לא יכול להתקין במהירות. כיום, גישה לכל משאב ארגוני דורשת שני גורמים. אם מישהו מתכנן לעבור לעבודה מרחוק, אז זה חובה מבחינת אבטחת מידע.

אנו רואים כיצד הרמאים הפכו פעילים יותר ומנסים להשיג את האישורים שלהם. אלו הן בעיקר התקפות פישינג. ולמרות שהמייל מוגן, לא ניתן למנוע לחלוטין דיוג מבחינה טכנית. חשוב שהעובדים עצמם יבינו שאסור להם ללחוץ על קישורים חשודים או לפתוח קבצים מהודעות שלא ציפו להם. לשם כך ערכנו סמינר מקוון לעובדים והזכרנו להם מה לעשות במצבים כאלה. עכשיו זה זמן טוב מאוד לסמינרים מקוונים כאלה, מכיוון שאנשים, בהיותם במצב לא רגיל, נאספים, ממוקדים, פתוחים יותר למידע ותופסים אותו טוב יותר.

שמנו לב גם לכללים פשוטים לעבודה מהבית, למשל, הצורך לכבות את סשן העבודה, לנעול את המחשב כשאתה עוזב, חשבונות נפרדים: אתה עובד תחת אחד, הילד משחק תחת אחר. זה מאוד חשוב, כי הילד רואה את אבא או אמא מקישים על המקלדת, וגם הוא רוצה לעשות את זה. הוא יבוא וידפוק, אבל אנחנו לא יודעים מה הוא ידפוק שם ובאיזה תוכנית הוא ימחק או יחליף את הנתונים.

ביקשנו גם מהקולגות שלנו לבדוק איך מוגדר האינטרנט הביתי שלהם, מהי הסיסמה והאם בכלל קיימת. כמובן, הם עשו הסתייגות: אם אדם לא מבין מה לעשות, אז עדיף לא לעשות את זה. לשמור על קשר זה הרבה יותר חשוב. הם ביקשו מהעובדים לבדוק גם את נתבי ה-Wi-Fi הביתיים שלהם. לחלקם אף המליצו לקנות משהו אחר, כי היה להם ציוד כל כך עתיק שלא אפשר להם לעבוד במהירויות הנוכחיות של הספקים.

על היישומים המרוחקים הפופולריים ביותר

בטח כבר ניחשתם שמדובר בכלי תקשורת. מכיוון שאנו משתמשים ב-Office 365, העובדים מתקשרים באמצעות מסנג'ר Teams הן זה עם זה והן עם אנשים חיצוניים. הוא הוכיח את עצמו טוב מאוד.

מספר ההודעות הקבוצתיות שנשלחו ב-Teams על ידי עובדי כל המשרדים גדל:

• מה-21 בפברואר עד ה-20 במרץ, שלחנו מעל 689 אלף הודעות.
• מ-21 במרץ עד 19 באפריל, שלחנו יותר ממיליון הודעות.

גם מספר השיחות (אחת לאחת) גדל:

• מ-21 בפברואר עד 20 במרץ היו 11,5 אלף.
• מ-21 במרץ עד 19 באפריל – >16 אלף.

בנוסף ל-Teams, אנו משתמשים גם בזום, מכיוון שאיכות השמע והווידאו של שירות זה היא מהטובות בשוק. בנוסף, זום מאפשרת "להתקשר" לוועידה ולהתחבר בטלפון.

עד ה-15 במרץ, מספר פגישות הזום כמעט ולא עלה על 100 ביום, ומהמחצית השנייה של החודש התחלנו ב-ABBYY להשתמש בשירות זה בצורה פעילה יותר:

באפריל, כמעט בכל יום עבודה היו 100 פגישות או יותר בזום:

יש כיום דיווחים רבים באינטרנט על חוסר האמינות של זום. זה בכלל לא מפתיע שהמכשיר הפופולרי ביותר זוכה כעת לתשומת לב כזו. אנחנו בקשר עם הנציגים שלנו מ-Zoom ורואים באיזו רצינות החברה מתייחסת לכל הממצאים. נקטנו גם במספר צעדים. הפשוט והיעיל שבהם הוא איסור שמירת הקלטות פגישות באחסון ענן.

אבטחת אינטרנט היא קודם כל תשומת הלב של העובד עצמו. אנו מאמינים שזום יתמודד, והמצב הזה רק יחזק את השירות הזה.

הגרף מראה כיצד החל מהמחצית השנייה של מרץ מספר המשתתפים במפגשי זום החל לגדול. כמו גם מספר הדקות.

המגמה נמשכה באפריל, עם יותר ויותר עובדים שהצטרפו לוובינרים ופגישות זום.

עבורנו, Zoom ו-Teams הם שירותים שמשכפלים זה את זה. אבל שני כלים לתקשורת הם כנראה חובה כעת, שכן העומס על התקשורת הוא עצום. היו מקרים שאחד השירותים התחיל להיכשל ברגע הכי לא מתאים, אז העובדים התקשרו במהירות לשירות אחר והמשיכו לעבוד.

בנוסף, אלו כלים לתקשורת. חשוב שאנשים יישארו מחוברים עכשיו. רוב השיחות אל ABBYY מתבצעות עם מצלמות מופעלות. כשעבדתי במשרד, אני לא חושב שהפעלתי את המצלמה. עכשיו, לא משנה באיזו צורה אתה נמצא, אתה תמיד מדליק אותו. כמעט תמיד.

במקום מסקנה

הכנה טכנית של חברה לעבודה מרחוק היא לא משהו שאפשר לעשות תוך כמה ימים. עדיף להתכונן לזה מראש. התחלנו את המעבר לשירותי ענן לפני זמן רב כי רצינו לעזור לעובדים שלנו להיות ניידים יותר. אבל, כפי שהתברר, ניידות זו שימושית גם במצב שבו הוכרז על הסגר.

כנראה, עכשיו החזרנו את כל עלויות העבודה שלנו עבור המעבר והשינוי של תשתיות מפנים לחיצוניות יותר, כי אנשים לקחו את הציוד שלהם, עזבו את המשרדים שלהם, הלכו לבתים ולדאצ'ות שלהם... ושום דבר לא השתנה.

תודה למנהל המערכת שלנו Yura Anikeev על התמונות בפוסט זה.

מקור: www.habr.com