איך לעבוד ביחד תוך כדי עבודה בנפרד

התקשורת מלאה בחדשות על המצב האפידמיולוגי והמלצות לבידוד עצמי.

אבל אין המלצות פשוטות לגבי עסקים. מנהלי חברות התמודדו עם אתגר חדש - כיצד להעביר עובדים מרחוק במינימום הפסדים לפריון ולבנות את עבודתם כך שהכל יהיה "כבעבר".

מה שעבד במשרד לרוב לא עובד מרחוק. כיצד יכולים צוותים מבוזרים לשמור על שיתוף פעולה ותקשורת אפקטיבית בתוך הצוות ומחוצה לו?

זמינות תקשורת סלולרית, אינטרנט מהיר, יישומים נוחים וטכנולוגיות מודרניות אחרות, באופן כללי, עוזרות להתגבר על מחסומים רבים ולבנות עבודה פרודוקטיבית עם שותפים או עמיתים.

אבל אנחנו צריכים להתכונן.

הכל ילך לפי התוכנית. אם הוא כן

עבודה מרחוק דורשת בנייה מיוחדת של תהליכים פנימיים ותקשורת. ושלב ההכנה יכול לבטל שאלות ובעיות רבות לפני שהן עולות.

גם במשרד וגם בתנאי עבודה מרחוק הכל בנוי על ארבעה עמודים:

• תִכנוּן
• ארגון
• לשלוט
• מוטיבציה

קודם כל, אתה והצוות שלך צריכים להגדיר את היעדים הנכונים, לבנות מחדש את מערכת הדיווח ולשלב נכון תקשורת א-סינכרונית וסינכרונית בתוך הצוות. תקשורת אסינכרונית כוללת מכתבים, צ'טים, דיווח מעודכן וכל אפשרויות תקשורת שאינן דורשות מענה מיידי. תקשורת סינכרונית היא תקשורת בזמן אמת עם משוב מהיר.

חשוב מאוד לזכור שכאשר עובדים מרחוק, התכנון דורש סדירות. יש צורך לשמור על איזון עבודה עם משימות אסטרטגיות ותפעוליות, קביעת קצב העבודה על משימות עדיפות מדי שבוע או אפילו יומי. תכנון נכון והגדרת יעדים יהפכו את העבודה לברורה יותר ויעזרו למנוע שחיקת עובדים. הם לא ירגישו מבודדים מהתהליך.

שיחות ועידה בווידאו: הכלי מספר אחת

הבידוד של עובדים מרוחקים הוא יותר אינפורמטיבי מאשר חברתי. הם לא כל כך מתגעגעים לשבת ליד מישהו (למרות שזה משתנה) שהם בעיקר דואגים מהיעדר גישה מהירה למידע ולתקשורת עם עמיתים. אין להם הזדמנות לשאול עמית שאלה ולקבל תשובה מיידית, לחגוג ניצחון קטן או תחקיר, סיעור מוחות או סתם לשוחח על תוכניות לסוף השבוע.

גירעון זה מפצה חלקית על ידי שירותי ועידת וידאו.

שיחות ועידה בווידאו מאפשרות לאדם אחד או יותר לנהל שיחה בזמן אמת, בטלפון או באמצעות פלטפורמות ועידת וידאו מקוונות. שיחות הן ערוץ תקשורת סינכרוני, אך ניתן להשתמש בהן גם כאשר רק אדם אחד מדבר עם קבוצה - למשל, כדי לנהל סמינרים ברשת. דוגמאות לשירותים כאלה: OVKS מבית MegaFon, זום, BlueJeans, GoToMeeting.

יתרונות:

1. שיחות וידאו מעבירות את האינטונציה, הרגשות, אותות הפנים ושאר אותות מילוליים של בן השיח, ובכך עוזרות להבהיר ולהבין את מצב רוחו.
2. מידע נוסף הופך את המסרים לבהירים יותר, מוסיף תוכן רגשי ועוזר לבנות חיבור ואמון.

חסרונות:

1. תיאום לאורך זמן. שיחות יכולות להתרחש רק בזמן אמת, מה שמקשה על תקשורת לצוות הפרוס על פני אזורי זמן שונים.
2. מהלך התקשורת אינו מתועד בשום צורה. אתגרים לא משאירים תוצאה כתובה.
3. פרשנות. איכות התקשורת אינה מיטבית לכולם (במיוחד למי שמתבודד בארץ). מילים לא תמיד נתפסות בצורה נכונה.

מתי להשתמש בשיחות ועידה בווידאו?

• מפגשים קבועים, הן אחד על אחד והן בקבוצה
• מפגשי צוות
• תכנון וסיעור מוחות (הכי טוב עם וידאו)
• פתרון אי הבנות או התמודדות עם מצבים מתגברים או רגשיים מערוצים אחרים (כגון דואר אלקטרוני, צ'אט)

אם אתה חושב שעבודת הצוות שלך מרחוק אינה פרודוקטיבית מספיק, אל תבזבז זמן - נסה לשנות את המצב.

1. הצג צ'ק אין יומי עם הצוות.
2. עקבו בקפדנות אחר התזמון והיעדים של הפגישה, רשמו אותם בהזמנה והזכירו אותם כבר בהתחלה.
3. תעשה שיעורי בית. התכוננו לפגישה ורשמו על הנייר אילו רעיונות הביאו אתכם למפגש הזה, אילו ציפיות יש לכם מהמשתתפים ומה יש להם מכם?
4. בקשו מהמשתתפים לחלוק תפקידים (רשום הערות, הצגת מידע, שמש כמנחה פגישות).
5. Не проводите встречи на большую команду (больше 8 человек).
6. זכור לסנכרן את הפגישות שלך עם אזור הזמן של המשתתפים.

כשכולם ביחד: איך לארגן פגישות כלליות של החברה

פגישות של כל עובדי החברה הפכו לדרך פופולרית להחלפת מידע.

ישנם מספר טיפים כיצד לארגן אותם בצורה הטובה ביותר:

1. זְמַן. עבור חברות ברוסיה, עדיף לקיים פגישות כאלה בשעות 11-12 בצהריים. נסו לבחור זמן נוח לכמה שיותר עובדים. הקפד להקליט את הפגישה. בפלטפורמות רבות, כולל MegaFon, ניתן לעשות זאת בלחיצה אחת ולאחר מכן להעלות בפורמט mp4.
2. שידור חי. זה אולי לא נחוץ עבור חברות קטנות, אבל עבור גדולות עם רשת סניפים מבוזרת, הגיוני לערוך שידורים חיים.
3. שאלות ותשובות. אפשר לבקש מאנשים לשאול שאלות שמעסיקות אותם מראש, ואז אפשר להכין מידע שרלוונטי לקהל.
4. אל תשכח מהומור. זה לא מערך בבית הספר, אלא הזדמנות לספק חיבור אישי ולעזור בבניית אמון בין צוותים מבוזרים.

סיעור מוחות: הסר בלבול

כשזה מגיע לסיעור מוחות, חשוב שצוותים מבוזרים ישתמשו בכלי דיגיטלי נפוץ. זה מאפשר לך לאסוף, לקבץ ולסווג רעיונות במהלך סיעור מוחות.

הנה כמה טיפים חשובים שיעזרו לכם להסתער ביעילות:

1. הצוות המרוחק עשוי לבחור בכלי לניהול פרויקטים שיתופי התומך בפונקציונליות של kanban-board שצוותים רבים כבר מכירים, כגון Trello.
2. חלופה יכולה להיות זו שמספקת הפלטפורמה. סמינרים ברשת הכלי הוא לוח ציור שכולם יכולים לראות וניתן לערוך אותו על ידי כל אחד מהמשתתפים.
3. השתמש באפשרות ההצבעה כדי להעריך איזה רעיון הכי מעניין ליישם. ניתן להוריד את כל הנתונים הסטטיסטיים מאוחר יותר בפורמט csv או xlsx.

   
   
   

4. הניסיון מלמד שעדיף להזהיר את העובדים על התקיפה מראש כדי שיהיה להם זמן לחשוב על רעיונות. כשהקבוצה תתכנס, המשתתפים לא יגיעו יותר בידיים ריקות.

Синхронные коммуникации, такие как видеозвонки, при грамотном использовании могут стать прекрасным инструментом для ведения командной работы, отслеживания ее результатов и эмоциональной поддержки всех членов команды. А в сочетании с асинхронными инструментами они помогают распределенным участникам процесса быть не менее (а иногда и более) продуктивными, чем их коллеги в офисе.

מקור: www.habr.com