הפוך את "אודלנקה" לגדולה שוב: איך להעביר את כל החברה לעבודה מרחוק ב-4 שלבים

בעוד נגיף הקורונה שוטף את כדור הארץ, האסלה מובילה את שוק המניות ומדינות שלמות נמצאות בהסגר, יותר ויותר חברות נאלצות להעביר עובדים לעבודה מרחוק. אנחנו ב-RUVDS לא היינו יוצאי דופן והחלטנו לחלוק עם Habr את הניסיון שלנו בארגון זרימת עבודה מרחוק ברחבי החברה. כדאי להזכיר מיד שהכתבה לא תכיל עצות קפטן כמו "אם אתה בבית, תלבש מכנסיים", רק מציאות קשה והנחיות לפעולה.

כדי להימנע מכאבי תופת כתוצאה מהעברת עובדים לעבודה מרחוק, חילקנו את כל התהליך לשלבים קטנים.

שלב 1: חלקו את החברה לקבוצות/כיוונים

מכיוון שיש לנו חברה קטנה (עד 20 איש), קל לנו יותר בעניין הזה, כי אין מספר גדול של מחלקות, חטיבות ויחידות קטנות יותר של אנשים מחלקים. בסך הכל, RUVDS יכול להבחין ב-5 קבוצות/כיוונים מותנים:

• תמיכה טכנית;
• מנהלי מערכת;
• מפתחים;
• שירות פיננסי (חשבונאות, תשלומים ותזרים מסמכים);
• שירות ניהול ושיווק.

במקרה שלנו החלוקה מותנית, כי מבחינה מבנית קבוצות שונות של אנשים, כמו בניהול התיקים והשיווק שלנו, זקוקות לזכויות גישה דומות. אנו מזדהים עם אלה שאין להם 5, אלא הרבה יותר קבוצות, שכל אחת מהן דורשת רמת גישה משלה.

שלב 2: קביעת צורכי העבודה של קבוצות/כיוונים והגדרת גישה

• כדי לשמור על היעילות שלהם, החבר'ה מהתמיכה הטכנית - שיש לנו מסביב לשעון - זקוקים לגישה למערכת הכרטיסים הפנימית שלנו (OTRS) וליכולת להגיב מיידית ללקוחות, מה שאומר שהם צריכים להעביר שיחות מהעבודה למספרים ניידים של העובדים . במובן הטוב, המיקום של ה-TP אינו משנה כלל, כל עוד התמיכה מוכשרת ומהירה.
  כדי שתוכלו להתחבר למערכת הכרטיסים מכל מקום, היא מבוססת על אחד השרתים הווירטואליים ומשוכפלת בדטה סנטר אחר, אין שום דבר במשרד. אם שרת אחד נופל, השני עולה תוך דקה; העובדים אפילו לא תמיד שמים לב שהתרחשה החלפה.
• מנהלי מערכת עובדים ישירות מול שרתים שאינם מחוברים למשרד, ולכן עבורם המעבר לעבודה מהבית הוא הכי לא כואב. יתרה מכך, כל השרתים שלנו מצוידים בממשק ניהול מיוחד, הרבה יותר פונקציונלי מה-KVM הקלאסי. הממשק שלנו מאפשר למנהלי מערכת לעבוד עם השרת אפילו מאנטארקטיקה (זו הייתה החוויה לאחרונה).
• מפתחים תמיד הצליחו לעבוד מרחוק וההעברה שלהם לעבודה מהבית לא תשפיע כלל על הפרודוקטיביות.
• תשלומים, הנהלת חשבונות ותזרים מסמכים הם אולי המבלבלים ביותר מבחינת העברתם מרחוק, אך גם כאן ישנם מספר פתרונות עבורם אנו משתמשים בשרתים וירטואליים משלנו.
  לפיכך, תשלומים הדורשים אימות מיחידים נבדקים במכונות וירטואליות שירות הממוקמות בשניים ממרכזי הנתונים שלנו. תשלומים המתקבלים מגורמים משפטיים הדורשים חיבור לבנק לקוח נאספים ומעובדים שוב במכונה וירטואלית הנמצאת באחד ממרכזי הנתונים. הצ'קים מעובדים באופן מקוון ואינם תלויים במשרד שלנו או אפילו ב-Data Center, והחזרות מתבצעות באופן ידני ושוב באחד השרתים הווירטואליים.

  מסדי הנתונים החשבונאיים ממוקמים על שרת במרכז הנתונים שלנו בקורולב בשטח מפעל ההגנה Composite - במקלט פצצות לשעבר - ולצורך אמינות משוכפלים במרכז הנתונים M9 (אובייקט בעל חשיבות אסטרטגית עבור רוסיה כולה ). בזמן מסוים מתרחשת העתקה המאפשרת במקרה של אובדן אחד השרתים להמשיך במהירות את עבודת מחלקת הנהלת החשבונות במינימום עלויות.

• ביצענו גם אוטומציה של זרימת המסמכים - בחשבון האישי, הלקוח יכול להוריד בעצמו את החוזה ואת הצהרות ההתאמה עם חותמות, זה בדרך כלל מספיק ליחידים. אבל רוב הלקוחות שלנו הם ישויות משפטיות הזקוקות למסמכים מקוריים. במקרה כזה, מחלקת הנהלת החשבונות מדפיסה את כל מה שצריך בבית ושולחת בדואר או עם שליח לכל מקום. כל התכתובת הנכנסת נאספת על ידי האבטחה ונשלחת בשירות שליחים לחתימה למחלקת הנהלת החשבונות, ולאחר מכן המסמכים נשלחים חזרה למשרד השולח. ובכן, כמה פעמים בשבוע מגיע למשרד אדם אחד מההנהלה, ליתר בטחון. ובכל זאת, כאשר מדובר במסמכי נייר, ביקור במשרד הוא בלתי אפשרי לחלוטין.
• הדרך הקלה ביותר לעשות עבודה מרחוק היא עבור מחלקות ניהול ושיווק שעובדות ממחשבים ניידים, שם אתה רק צריך לגלגל תעודה כדי לגשת למשאבים של החברה וסיימתם.

שלב 3: ביטוח מפני סיכונים, מידע וברזל

אחד הקשיים העיקריים בעבודה מרחוק הוא דליפת נתונים, וזו הסיבה שהיא הופכת לכאב עבור אנשי מקצוע רבים בתחום האבטחה. אנו מיישמים את אותם כללים מרחוק כמו במשרד - גישה למשאבים רגישים ניתנת באמצעות אימות דו-גורמי באמצעות אישור וכניסה/סיסמה. כך תוכלו לחסום גישה מיידית לעובד ספציפי על ידי ביטול התעודה שלו.

כמו שאומרים, עדיף להיות בטוח מאשר להצטער, אז השתמשנו בזמנים כל כך קשים כסיבה לבדיקת חוזק לא מתוכננת של "החומרה" של התשתית. שלושה שירותים אחראים לזמינותו ב-DC: מהנדסים תורנים שנמצאים בתפקידם מסביב לשעון, תמיכה טכנית ומנהלי מערכת.

כל הצמתים המרכזיים של מרכזי הנתונים שלנו שמורים על פי תכנית N+1 בהתאם לסטנדרטים שאינם נמוכים מ-Tier III, כולל ציוד תקשורת ואספקת חשמל. למרות שמשהו חמור יותר מהסגר כללי חייב לקרות כדי להגביל את אספקת החשמל, בכל זאת ערכנו תרגילים להחלפת חשמל במרכזי נתונים לגנראטורי דיזל. הסכמים לאספקת דלק עבורם יאפשרו למרכז הדגל RUCLOUD לפעול באופן אוטונומי במהלך ניתוק ארוך טווח מרשת החשמל. במקביל, ביצענו ביקורת בכל ערכות התיקון, במקרה של בעיות באספקת רכיבים חדשים. 

מכיוון שמגיפת הקורונה כבר מוכרת ככוח עליון, מה שמאפשר לא לעמוד בהתחייבויות, בדקנו מי מהצדדים שכנגד יכול לנצל זאת ולהיכשל ברגע קשה.

בהתבסס על הניסיון של סין ואיטליה, ניתן לומר שגם התפשטות המחלה הנרחבת אינה משפיעה ישירות על ספקי האינטרנט, במיוחד שלכל מרכז נתונים יש לפחות 2 ערוצי תקשורת עצמאיים המשכפלים זה את זה.

שלב 4: קבע את הכללים לעבודה מרחוק

הכללים מאפשרים לצוות לא להירגע ולעבור לעבודה מרחוק מבלי לאבד את איכות העבודה. הכנו לעצמנו רשימה קטנה:

• עמידה בשעות העבודה, גם תוך התחשבות בעובדה שהעבודה ממוקדת בתוצאה, לא בתהליך. זה חשוב במיוחד עבור תמיכה טכנית, שחייבת להיות זמינה מסביב לשעון. שעות העבודה הן הקבוע שבתוכו כולם יכולים לתקשר אחד עם השני.
• קבע את מקום התקשורת העיקרי (צ'אט צוות) בכל הנושאים החשובים. באופן מסורתי, זו עבודה Slack. למי שאוהב את Slack, אבל לא אוהב לתרום עבורו, נסה את Mattermost בקוד פתוח.
• השתמש בשיחות וידאו למשימות ודיונים מורכבים (לזום אין תחרות). כל מה שסוכם במהלך שיחת הווידאו צריך להיות מוקלט ולפרסם בצ'אט הכללי של הצוות, או בשרשור הצ'אט שחבריו עוסקים בפרטי השיחה שלכם. קיבוע זה מאפשר לכל הצוות להיות בשדה מידע אחד.
• בתנאים של עבודה מרחוק לטווח ארוך, יש צורך לקיים מפגשי צוות וווידאו אחד על אחד באופן קבוע. לדוגמה, פעמיים בשבוע, עם סקירה כללית של מצב המשימות שלך. זה שוב הכרחי כדי שתהיה הבנה מי עושה מה.

הרשימה מאוחדת ככל האפשר, אבל אתה יכול לקחת אותה כבסיס ולבצע התאמות ותוספות בהתאם לפרטי העבודה שלך.

לסיכום, ברצוני לציין שהמגמה לעבודה מרחוק היא לא קיפאון, אלא אבולוציה שבה שורד רק מי שמסתגל באופן אקטיבי לשינויים סביבתיים. לכן, מי שילמד לעבוד ללא בקרה משרדית מתמדת, יתמקד בתוצאה, ולא בזמן המושקע, ירוויח רק מהמצב הנוכחי.

אילו צעדים ננקטים כדי לעבור לעבודה מרחוק בצוות או בחברה שלך? אולי יש לנו מה ללמוד אחד מהשני.

מקור: www.habr.com