הניסיון שלנו בעבודה מרחוק בתחום יצירת חנויות מקוונות

כיום, המציאות היא שבשל הסגר וקורונה, חברות רבות צריכות לחשוב כיצד לספק עבודה מרחוק לעובדיהן. כמעט מדי יום מופיעות מאמרים החושפים היבטים טכניים ופסיכולוגיים כאחד של בעיית המעבר לעבודה מרחוק. יחד עם זאת, ניסיון עצום בעבודה כזו כבר נצבר, למשל, על ידי פרילנסרים או אותן חברות IT שעובדות עם עובדים ולקוחות שחיים בכל העולם כבר תקופה ארוכה.

מעבר של חברת IT גדולה לעבודה מרחוק עשויה להיות משימה לא פשוטה. עם זאת, במקרים רבים ניתן להסתדר עם כלים וטכניקות ידועות. במאמר זה נבחן את החוויה שלנו בעבודה מרחוק מהצד הטכני. אנו מקווים שמידע זה יסייע לחברות להסתגל לתנאים חדשים. אשמח לכל הערה, הצעה ותוספות.

גישה מרחוק למשאבי החברה

אם חברת IT עובדת במשרד, אז, ככלל, יש יחידות מערכת, מחשבים ניידים, שרתים, מדפסות וסורקים, כמו גם טלפונים. כל זה מחובר לאינטרנט באמצעות נתב. בשנים הראשונות לקיומה החברה שלנו הציבה בדיוק ציוד כזה במשרד.

עכשיו תארו לעצמכם שאתם צריכים לשלוח במהירות את כל העובדים הביתה תוך 1-2 ימים, וכדי שהעבודה על פרויקטים לא תיפסק. מה לעשות במקרה זה?

הכל ברור במחשבים ניידים - העובדים יכולים פשוט לקחת אותם איתם. יחידות מערכת ומסכים קשים יותר להובלה, אך עדיין ניתן לעשות זאת.

אבל מה לעשות עם שרתים, מדפסות וטלפונים?

פתרון בעיית הגישה לשרתים במשרד

כשעובדים עוברים הביתה, אבל השרתים נשארים במשרד ויש מי שישמור עליהם, אז כל שנותר הוא לפתור את הבעיה של ארגון גישה מאובטחת מרחוק לעובדים לשרתי החברה שלך. זוהי עבודה למנהל מערכת.

אם Microsoft Windows Server מותקן על שרתי משרד (כפי שהיה לנו בשנים הראשונות לעבודה), אז ברגע שהמנהל יגדיר גישה למסוף באמצעות פרוטוקול RDP, העובדים יוכלו לעבוד עם השרת מהבית. יתכן שתצטרך לרכוש רישיונות נוספים לגישה למסוף. בכל מקרה, העובדים יזדקקו למחשב שבו פועל Microsoft Windows בבית.

שרתים המריצים מערכת הפעלה לינוקס יהיו נגישים מהבית וללא רכישת רישיונות. המנהל של החברה שלך יצטרך להגדיר גישה רק באמצעות פרוטוקולים כגון SSH, POP3, IMAP ו-SMTP.

אם זה עוד לא נעשה, אז כדי להגן על שרתים מפני גישה לא מורשית, הגיוני שמנהל המערכת יתקין לפחות חומת אש (חומת אש) על שרתי המשרד, וכן יגדיר גישה מרחוק לעובדים שלך באמצעות VPN. אנו משתמשים בתוכנת OpenVPN, הזמינה כמעט לכל פלטפורמה ומערכת הפעלה.

אבל מה לעשות אם המשרד סגור לחלוטין כשכל השרתים כבויים? נותרו ארבע אפשרויות:

• במידת האפשר, עברו לחלוטין לטכנולוגיות ענן - השתמשו במערכת CRM בענן, אחסנו מסמכים משותפים בגוגל דוקס וכו';
• להעביר את השרתים לביתו של מנהל המערכת (הוא ישמח...);
• להעביר את השרתים למרכז נתונים כלשהו שיסכים לקבל אותם;
• לשכור קיבולת שרת במרכז נתונים או בענן

האפשרות הראשונה טובה מכיוון שאינך צריך להעביר או להתקין שרתים. תוצאות המעבר לטכנולוגיות ענן ימשיכו להיות שימושיות עבורך, הן יאפשרו לך לחסוך כסף ומאמץ בתמיכה ובתחזוקה.

האפשרות השנייה יוצרת בעיות בבית עבור מנהל המערכת, שכן השרת יהיה מסביב לשעון ודי רועש. מה אם לחברה אין שרת אחד במשרד, אלא מתלה שלם?

העברת שרתים למרכז נתונים גם היא לא קלה. ככלל, ניתן להציב במרכז נתונים רק שרתים המתאימים להתקנת מתלים. במקביל, משרדים משתמשים לעתים קרובות בשרתי Big Tower או אפילו במחשבים שולחניים רגילים. יהיה לך קשה למצוא מרכז נתונים שיסכים לארח ציוד כזה (אם כי קיימים מרכזי נתונים כאלה; למשל, אירחנו אותם במרכז הנתונים של PlanetaHost). תוכלו כמובן לשכור את המספר הנדרש של מתלים ולהרכיב שם את הציוד שלכם.

בעיה נוספת בהעברת שרתים למרכז נתונים היא שככל הנראה תצטרך לשנות את כתובות ה-IP של השרתים. זה, בתורו, עשוי לדרוש הגדרה מחדש של תוכנת השרת או ביצוע שינויים ברישיונות תוכנה כלשהם אם הם קשורים לכתובות IP.

האופציה של השכרת קיבולת שרתים במרכז נתונים היא פשוטה יותר מבחינת לא צורך להעביר שרתים לשום מקום. אבל מנהל המערכת שלך יצטרך להתקין מחדש את כל התוכנה ולהעתיק את הנתונים הדרושים מהשרתים המותקנים במשרד.

אם הטכנולוגיות המשרדיות שלך מבוססות על השימוש במערכת ההפעלה Microsoft Windows, תוכל לשכור שרת Microsoft Windows עם המספר הנדרש של רישיונות מסוף במרכז הנתונים. קח רישיון אחד כזה עבור כל אחד מהעובדים שלך שעובד עם השרת מרחוק.

השכרת שרתים פיזיים יכולה להיות זולה פי 2-3 מהשכרת שרתים וירטואליים בענן. אבל אם אתה צריך מעט מאוד כוח, ולא שרת שלם, אז אפשרות הענן עשויה להיות זולה יותר.

המחיר המוגדל של משאבי ענן הוא תוצאה של שמירת משאבי חומרה בענן. כתוצאה מכך, הענן עשוי לעבוד בצורה אמינה יותר משרת פיזי מושכר. אבל כאן כבר צריך להעריך את הסיכונים ולספור את הכסף.

באשר לחברה שלנו, העוסקת ביצירת חנויות מקוונות, כל המשאבים הדרושים ממוקמים זה מכבר במרכזי נתונים ונגישים מרחוק. אלו הם שרתים פיזיים בבעלות ושכירה המשמשים לאירוח חנויות, כמו גם מכונות וירטואליות למפתחי תוכנה, מעצבי פריסה ובודקים.

העברת עמדות עבודה מהמשרד לבית

כפי שכבר אמרנו, העובדים יכולים פשוט לקחת איתם את מחשבי העבודה שלהם - מחשבים ניידים או יחידות מערכת עם מוניטורים. במידת הצורך, תוכלו לרכוש לעובדים מחשבים ניידים חדשים ולקבלם במשלוח עד הבית. כמובן שתצטרכו להתקין את התוכנה הדרושה במחשבים חדשים, מה שיוביל לתוספת זמן.

אם לעובדים כבר יש מחשבים ביתיים שבהם פועל Microsoft Windows, הם יכולים להשתמש בהם כמסופי Microsoft Windows Server או כדי לגשת לשרתים המריצים לינוקס. זה יספיק כדי להגדיר גישת VPN.

העובדים שלנו עובדים על Windows ו-Linux כאחד. יש לנו מעט מאוד שרתי Microsoft Windows, כך שאין צורך לרכוש רישיונות מסוף עבור מערכת הפעלה זו. באשר לגישה למשאבים הממוקמים במרכזי נתונים, היא מאורגנת באמצעות VPN ומוגבלת בנוסף על ידי חומות אש המותקנות בכל שרת.

אל תשכחו לספק לעובדים העובדים מהבית אוזניות (אוזניות עם מיקרופונים) ומצלמת וידאו. זה יאפשר לכם לתקשר מרחוק ביעילות רבה, כמעט כמו במשרד.

אנשים רבים מנסים לשלוט על מה שהעובדים עושים בבית בשעות העבודה על ידי התקנת צגים מיוחדים שונים במחשב שלהם. מעולם לא עשינו זאת, רק שלטנו בתוצאות העבודה. ככלל, זה די מספיק.

מה לעשות עם המדפסת והסורק

מפתחי תוכנה של אתרי אינטרנט זקוקים רק לעתים רחוקות למדפסות וסורקים. עם זאת, אם ציוד כזה נחוץ לעובדים, תתעורר בעיה במעבר לעבודה מרחוק.


בדרך כלל, במשרד מותקן MFP ברשת, שהוא מהיר, גדול וכבד. כן, ניתן לשלוח אותו לביתו של העובד שצריך להדפיס ולסרוק בתדירות הגבוהה ביותר. אם, כמובן, לעובד הזה יש הזדמנות לארח אותו.

אבל אם רבים מהעובדים שלך מרבים לסרוק ולהדפיס מסמכים, תצטרך לרכוש MFP ולהתקין אותו בביתם, או לשנות את התהליכים העסקיים של החברה.

כחלופה להובלה ורכישה של MFPs חדשים, ישנו מעבר מואץ לניהול מסמכים אלקטרוני בכל מקום אפשרי.

עבודה עם נייר ומסמכים אלקטרוניים

עדיף אם, לפני המעבר לעבודה מרחוק, תצליחו להעביר את כל זרימת המסמכים לטופס אלקטרוני. לדוגמה, אנו משתמשים ב-DIADOK כדי להחליף מסמכים חשבונאיים ולשלם חשבונות דרך הבנק של הלקוח.

בעת יישום מערכת כזו, יהיה צורך לספק לכל העובדים המעורבים בניהול מסמכים אלקטרוניים (לדוגמה, רואי חשבון) שלטי מפתח עם חתימה אלקטרונית מוסמכת משופרת. יתכן שיקח קצת זמן עד לקבלת מחזיקי מפתחות כאלה, ולכן עדיף לשקול נושא זה מראש.

ב-DIADOK (כמו בשירותים דומים) ניתן להגדיר נדידה עם מפעילי ניהול מסמכים אלקטרוניים אחרים. זה יידרש אם צדדים נגדיים משתמשים במערכות ניהול מסמכים שאינן שלך.

אם אתה או חלק מהעמיתים שלך עובדים עם מסמכים בדרך הישנה, ​​תצטרך לשלוח ולקבל מכתבי נייר רגילים על ידי ביקור בסניף דואר או התקשרות לשליחים. במקרה של הסגר, פעולות כאלה יצטרכו לצמצם למינימום.

מה לעשות עם טלפוניה

בשנים הראשונות לפעילות החברה שלנו השתמשה בטלפונים קוויים וניידים. עם זאת, מהר מאוד הבנו שעם מספר רב של עובדים ולקוחות, אנחנו צריכים פתרון הולם יותר.

האפשרות הנוחה ביותר עבורנו הייתה המרכזיה הוירטואלית מבית MangoTelecom. בעזרתה נפטרנו מהחיבור למספרי טלפון בעיר (ולכן מהמיקום הפיזי של המשרד). קיבלנו גם את ההזדמנות לשלב את המרכזיה עם ה-CRM שלנו, להקליט שיחות תמיכת לקוחות עם לקוחות, להגדיר העברת שיחות וכו'.

לאחר מכן, תוכל להתקין את אפליקציית המרכזיה הוירטואלית על הסמארטפון, הנייד או המחשב השולחני שלך. זה יאפשר לך להתקשר למספרים רוסיים או לקבל שיחות בתעריפים מקומיים, אפילו מחו"ל.

כך, מרכזייה וירטואלית מאפשרת להפוך את מעבר העובדים מהמשרד לבית כמעט בלתי מורגש מנקודת מבט של המשכיות עסקית.

אם אתה משתמש במרכזייה משרדית וכיבוי שלה הוא בלתי נמנע בעת מעבר דירה, שקול לעבור למרכזיה וירטואלית. בדוק עם ספק הטלפון שלך אם אפשר לאפשר העברת שיחות ממספרי מרכזיה קוויים למספרים וירטואליים נכנסים. במקרה זה, כאשר אתה עובר למרכזיה וירטואלית, לא תאבד שיחות נכנסות.

באשר לשיחות בין עובדים, כאשר עובדים עם מרכזיה וירטואלית, שיחות כאלה, ככלל, אינן כרוכות בתשלום.

בחירה והדרכה מרחוק של עובדים

בעת חידוש הצוות שלנו, בשנים הראשונות לפעילות החברה שלנו, תמיד הזמנו מועמדים למשרד, ערכנו ראיונות קלאסיים ונתנו משימות. לאחר מכן, הענקנו הכשרה פרטנית למצטרפים חדשים במשרד.

עם זאת, עם הזמן עברנו לחלוטין לגיוס מרחוק.

ניתן לבצע מיון ראשוני באמצעות מבחנים המצורפים למשרה באתר HH או בכל שירות גיוס אחר. יש לומר שכאשר מתוכננים נכון, מבחנים אלו יכולים לסנן מספר לא מבוטל של מועמדים שאינם עומדים בדרישות.

ואז הכל פשוט - אנחנו משתמשים בסקייפ. באמצעות סקייפ ותמיד עם מצלמת הווידאו מופעלת, תוכלו לנהל ראיון בצורה לא פחות יעילה מאשר אם המועמד היה יושב לידכם ליד השולחן.

אמנם ישנם חסרונות מסוימים, אך לסקייפ יש גם יתרונות חשובים מאוד על פני מערכות דומות. קודם כל, דרך סקייפ אתה יכול לארגן הדגמה של שולחן העבודה של המחשב שלך, וזה הכרחי מאוד כאשר מלמדים ודנים בנושאי עבודה. בשלב הבא, סקייפ היא חינמית, זמינה בכל הפלטפורמות הגדולות וקל להתקנה במחשב או בסמארטפון.

אם אתה צריך לארגן פגישה או הדרכה עבור מספר עובדים, פשוט צור קבוצה בסקייפ. על ידי שיתוף שולחן העבודה שלהם, מגיש או מורה יכולים לספק למשתתפים בפגישה את כל החומרים הדרושים. בחלון הצ'אט תוכלו לפרסם קישורים, הודעות טקסט, להחליף קבצים או לנהל דיאלוגים.

בנוסף לשיעורים בסקייפ, אנחנו מכינים סרטים חינוכיים (באמצעות תוכנית Camtasia Studio, אבל אתה יכול להשתמש במה שאתה רגיל). אם הסרטים האלה מיועדים לשימוש פנימי בלבד, אז אנחנו מפרסמים אותם בשרתים שלנו, ואם לכולם, אז ביוטיוב.

ברוב המקרים, השילוב הזה של סרטים חינוכיים, שיעורים בקבוצות סקייפ עם דיאלוג והדגמות שולחן עבודה, כמו גם תקשורת פרטנית בין המורה לתלמידים מאפשר לנו לבצע הדרכה מרחוק לחלוטין.

כן, ישנם שירותים שנועדו להדגים שולחן עבודה לקבוצת משתמשים, לערוך סמינרים מקוונים ואפילו פלטפורמות להדרכה (כולל בחינם). אבל על כל זה אתה צריך לשלם או עם כסף או זמן המושקע בלימוד איך לעבוד עם הפלטפורמה. פלטפורמות חינמיות עשויות בסופו של דבר להפוך בתשלום. יחד עם זאת, יכולות סקייפ יספיקו במקרים רבים.

שיתוף פעולה בפרויקטים

כאשר עובדים יחד על פרויקטים, אנו מקיימים פגישות יומיות ושבועיות, משתמשים בתכנות זוגיות ובביקורות קוד. קבוצות סקייפ נוצרו עבור פגישות ובדיקת קוד, והדגמות שולחניות משמשות במידת הצורך. לגבי הקוד, הוא מאוחסן בשרת GitLab שלנו, שנמצא במרכז הנתונים.

אנו מארגנים עבודה משותפת על מסמכים באמצעות Google Docs.

בנוסף לכל זה, יש לנו בסיס ידע פנימי של קלונדייק, המשולב עם מערכת עיבוד האפליקציות ותכנון המשאבים (CRM ו-ERP שלנו). יצרנו ושיפרנו את הכלים הללו, המתארחים בשרתים במרכז הנתונים, במהלך השנים. הם מאפשרים לנו לעבד ביעילות מספר רב של בקשות מלקוחותינו, להקצות מנהלים, לנהל דיונים בבקשות, לתעד שעות עבודה ולעשות הרבה יותר.

סביר להניח שהחברה שלך כבר משתמשת במשהו דומה, וכאשר עוברים לעבודה מרחוק לעובדים, זה יספיק כדי לספק גישה מרחוק למשאבים המתאימים.

תמיכת משתמשים מרחוק

המשתמשים שלנו הם בעלים ומנהלים של חנויות מקוונות הפועלות כמעט בכל אזורי רוסיה. כמובן שאנו מספקים להם תמיכה מרחוק.

צוות התמיכה שלנו עובד באמצעות מערכת כרטיסים, עונה על שאלות במייל ובטלפון, וצ'אט דרך האתר האדמיניסטרטיבי של החנות המקוונת ואתר החברה שלנו.

בשלב הדיון במשימות, אנו משתמשים בכל מסרים מיידיים העומדים לרשות הלקוח, למשל טלגרם, וואטסאפ, סקייפ.

לפעמים יש צורך לראות מה הלקוח עושה במחשב שלו. ניתן לעשות זאת דרך סקייפ במצב הדגמה של שולחן העבודה.

במידת הצורך, ניתן לעבוד מרחוק על מחשב המשתמש באמצעות כלים כגון TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk וכו'. כדי להשתמש בכלים אלו, הלקוח יצטרך להתקין את התוכנה המתאימה במחשב שלו.

הגדרת גישת VPN

יש לנו שרתי OpenVPN מותקנים על מכונות וירטואליות הממוקמות במרכזי נתונים שונים (באמצעות Debian 10 OS). לקוח OpenVPN מותקן במחשבי העבודה של העובדים שלנו בדביאן, אובונטו, MacOS ו-Microsoft Windows.

באינטרנט תוכלו למצוא הוראות רבות להתקנת שרת ולקוח OpenVPN. אתה יכול גם להשתמש בשלי מדריך התקנה ותצורה של OpenVPN.

יש לומר שההליך הידני ליצירת מפתחות לעובדים הוא מייגע מאוד. כדי להבטיח שחיבור משתמש חדש לא ייקח יותר מעשר שניות, אנו משתמשים בסקריפט דומה לזה שמתחת לספוילר.

סקריפט ליצירת מפתחות

#!/bin/bash

if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage:  bash gen.sh username"
exit
fi

echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="

ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1

RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"

# If user key does not exists, create it

if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
  echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
  cd "$RSA"
  ./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi

# Removing user folder, if exists

if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi

# Create user folder for key and other files

mkdir $USR_CRT/$USER/

# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder

cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"

cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"

# Copy Manual files

cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"

# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER

cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1

# Create tar.gz and send it to administrator e-mail

tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"

echo "--------->  DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"

בעת ההשקה, הסקריפט הזה מועבר מזהה המשתמש (באמצעות אותיות לטיניות) כפרמטר.

הסקריפט מבקש את סיסמת רשות האישורים, שנוצרת בעת התקנת שרת OpenVPN. לאחר מכן, סקריפט זה יוצר ספרייה עם כל האישורים וקבצי התצורה הדרושים עבור לקוחות OpenVPN, כמו גם קובץ תיעוד להתקנת לקוח OpenVPN.

בעת יצירת קובצי תצורה ותיעוד, change_me מוחלף במזהה המשתמש.

לאחר מכן, הספרייה עם כל הקבצים הדרושים נארזת ונשלחת למנהל המערכת (הכתובת מצוינת ישירות בסקריפט). כל שנותר הוא להעביר את הארכיון שנוצר למשתמש לכתובת המייל שלו.

אנו מקווים שתוכלו לנצל את תקופת הכליאה הכפויה בבית בצורה מועילה. לאחר שליטת בטכניקות של עבודה ללא משרד, אתה יכול להמשיך להשתמש באופן פעיל בעבודה של עובדים מרוחקים.

בהצלחה במעבר ובעבודה פורה מהבית!

מקור: www.habr.com